INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KAMPUS PULAU PINANG

Nama : Gun Yong Jing
No kad pengenalan : 950516-07-5409
No angka giliran : 2014272340015
Kumpulan akademik : PISMP Ambilan Jun
2014
Nama : Richard a/l Santiago
No kad pengenalan : 950916-08-6545
No angka giliran : 2014272340010
Kumpulan akademik : PISMP Ambilan Jun
2014

Pengurusan Kokurikulum
WAJ 3081

Sistem fail
dan
pengurusan

Apa itu fail?

Berasal dari perkataan fillum( Latin)
Merupakan satu dokumen di mana
dalamnya mengandungi surat-suratan,
rekod, kertas kerja dan dokumen yang
disusun dengan cermat dan teratur, diberi
label, didaftar dan diindekskan

 Dinomborkan dan didaftarkan mengikut

kaedah tertentu (abjad, perkara, angka,
tempat)
Dokumen yang berkaitan dengan satusatu perkara atau subjek akan disimpan
dalam kategori yang sama

Apa itu sistem pengurusan fail?

Proses menyimpan segala dokumen supaya
dokumen ini dapat disimpan secara selamat
Satu proses yang melibatkan klasifikasi,
penyusunan, penyimpanan dan penutupan
rekod.
Mudah diperolehi dengan cepat apabila
dekehendaki

fail
Mengandungi dokumen,
surat dan catatan minit

Meliputi pembukaan,, pergerakan,

penyimpanan, pemindahan dan
penutupan

SPF

Tujuan
Membantu melaksanakan urusan pentadbiran
pejabat dengan lebih cepat, teratur dan berkesan
Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang
sistematik, cekap dan berkesan
Maklumat dan rekod mudah dicari apabila
diperlukan tanpa membuang masa

 Maklumat dan rekod tidak hilang,

mudah disediakan dan disimpan
Mendapatkan pengiktirafan kerajaan
dalam Anugerah MS ISO

Kenapa fail diperlukan

Alat perhubungan
Menguruskan maklumat jabatan/agensi
Membantu membuat keputusan
Mengambil tindakan

 Mengekalkan ingatan
Bahan rujukan utama
Bahan bukti
Bahan penyelidikan

Ciri-ciri sistem fail

Dokumen mudah dicari dan diperoleh
dengan cepat
Sistem fail yang digunakan tidak kompleks,
mudah dikendali dan difahami
Perlu sesuai dengan keperluan organisasi

Kepentingan sistem pengurusan fail

Boleh diubahsuai jike perlu mengikut

kehendak dan keadaan organisasi
Melibatkan kos dan ruang yang seminimum
mungkin
Perlu mendapat perlindungan keselamatan
daripada kebakaran, kekotoran, bencana
alam dan kebocoran rahsia organisasi

Prinsip-prinsip Sistem Fail

Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;

Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
Rekod mudah dicari bila diperlukan;
Cross reference maklumat berkaitan dimasukkan
dalam fail berkenaan.

KATEGORI FAIL
Housekeeping
Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan
yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran,
perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan

Functional
Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk
melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya

PENGKELASAN FAIL
Fail Urusan Am
(house keeping file )
mengandungi surat dan dokumen lampiran
berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan
harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan
dan personal.

PENGKELASAN FAIL
Kategori 1:
- Fail Urusan Am (house keeping files)
- Pentadbiran Am
- Bangunan & Harta (Aset Tetap)
- Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih)
- Kewangan
- Personel

: 100
: 200
: 300
: 400
: 500

PENGKELASAN FAIL .
Kategori 2
- Fail Urusan Fungsian (function file)
- Pengurusan Kurikulum

: 600

- Pengurusan Kokurikulum : 700

PENGKELASAN FAIL .
Fail Urusan Fungsian (function file )
- mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan
fungsi dan aktiviti asas jabatan.

KLASIFIKASI FAIL
Taraf Keselamatan
1. Terbuka
2. Terperingkat:
Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan
Arahan Keselamatan
- Rahsia Besar

Rahsia
- Sulit
- Terhad
-

Fail Terperingkat
Rahsia Besar:
Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara

Rahsia:

Boleh membahayakan keselamatan negara

Sulit:

Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara

Terhad:

Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran

Pengenalan Fail
Rahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah serta

tercatat RAHSIA BESAR

Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah dan tercatat
RAHSIA
Sulit
- Hijau tercatat perkataan SULIT
Terhad - Putih tercatat perkataan TERHAD
Terbuka - Putih

MAKSUD CIRI -CIRI

KESELAMATAN

TERBUKA - Tiada had

TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas
SULIT
- Individu
RAHSIA
- Maruah Negara
RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara

PENGKELASAN FAIL

1. Rahsia Besar:
Maklumat tentang urusan kerajaan yang
masih dalam proses perancangan adalah
merupakan antara rahsia besar kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan di dalam fail
berwarna kuning dan berpalang (X)
merah memenuhi kulit hadapan fail

 Dokumen ini ialah hak milik kerajaan

Malaysia/negeridan dimaksudkan bagi

makluman.sendiri dan lain-lain pegawai
yang perlu mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi
mereka. Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak langsung kepada
akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

PENGKELASAN FAIL
2. Rahsia:
Urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan dianggap sebagai
maklumat berkelas Rahsia.
Fail yang menyimpan maklumat pengelasan
rahsia berwarna merah jambu dan berpalang
(X) merah memenuhi kulit hadapan fail

 Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn

Malaysia/Negeri.dan dimaksudkan bagi
makluman orang-orang yang perlu
mengetahui kandungannya dalam masa
menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak kepada akhbar
atau sesiapa yang tidak dibenarkan

PENGKELASAN FAIL
3. Sulit:
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu
keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun
telah diumumkan oleh Menteri begitu juga
urusan tatakelakuan pegawai awam.
Maklumat berkenaan disimpan dalam fail
warna hijau muda dan dicatat sebagai SULIT

PENGKELASAN FAIL
4. Terhad:
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai
fail yang edarannya terhad disebabkan
maklumat yang terkandong di dalamnya.
Maklumat seperti butiran peribadi staf
dianggap sebagai maklumat terhad.
Fail jenis ini berwarna putih.

PENGKELASAN FAIL
5. Terbuka:
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan
adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail
berkaitan dengan pengurusan harian
sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran
adalah tergulung dalam kategori ini.
Fail jenis ini berwarna putih.

Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak

boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau
tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

PENGKELASAN FAIL
6. Sampul Kecil:
Sampul kecil ialah fail sementara
diwujudkan berlandaskan fail
utamanya.
Warna fail ialah kuning atau coklat.

PENGKELASAN FAIL
7. Fail Timbul:
Fail timbul mengandungi
bahan-bahan yang belum
diedarkan kepada pegawaipegawai atau untuk perhatian
pegawai atasan

PEMBUKAAN FAIL
LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA

FAIL
Semak setiap memo yang diterima
Semak perkara utama dalam surat
Semak panduan-panduan/doket abjad/senarai fail/buku
daftar
Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut

PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL

PASTIKAN SURAT / LAPORAN / PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN

DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK

PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH
DIDAFTARKAN

JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN
DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

TAJUK DAN NOMBOR FAIL

ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR,

ANM,PPR , MNI, BMW DLL.

ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA

YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN

(OMOGRAPHS) CONTOHNYA KABINET,

BAHAGIAN KABINET DLL.

BERDASARKAN FUNGSI JABATAN /

AGENSI.

NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL

SEDIA ADA.

Perkara dan Nombor fail

Isi surat menentukan perkara/tajuk

Jelas, ringkas dan padat
Tidak guna singkatan
Elak guna perkataan/ejaan sama yang mempunyai makna
berlainan
Berdasarkan fungsi jabatan/unit
Nombor fail ikut sistem fail sedia ada
Didaftarkan di bawah perkara

PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN

PERGERAKAN FAIL
FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP
TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod
Fail No. :
Telah saya serahkan
Kepada ............................

Nama Pagawai
Unit / Bahagian : .....................................
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan : ........................................
Nama : ........................................
Unit : ........................................

Terima kasih