UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH
SIDOARJO

SISTEM PENGARSIPAN
(PENOMORAN)
Umi Khoirun Nisak., SKM., M. Epid
Atika Mima Amalin., Str. Kes
 KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN
1. Menguraikan sistem pengarsipan, terutama
penomoran dengan benar

2
 Manajemen Kearsipan
• Manajemen kerasipan adalah pekerjaan pengurusan
arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan pekerjaan
tersebut meliputi siklus hidup arsip.

3
 Tujuan Manajemen Arsip
Tujuan manajemen arsip/penyelenggaraan kearsipan
menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. di
antaranya adalah:
• Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah.
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
• Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
• Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
4
 Tujuan Manajemen Arsip
• Menjamin pedindungan kepentingan negara dan hak-
hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
• Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
bukti penanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bemegara.
• Menjamin keselamatan aset nasionaldalam
bidangekonomi.sosial. budaya. pertahanan. serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
• Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
5
 FUNGSI ARSIP
• Mendukung proses pengambilan keputusan
• Menunjang proses perencanaan
• Mendukung pengawasan
• Sebagai alat pembuktian
• Memori perusahaan

6
 JENIS ARSIP
Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
• Arsip berbentuk lembaran. Contohnya: surat, kuitansi, faktur, dll
• Arsip tidak berbentuk lembaran. Contohnya: disket, flash disk, cd, dvd, dll
Jenis arsip berdasarkan masalahnya
• Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan.
• Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
• Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
• Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
• Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi
Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
• Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik
Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
• Instansi Pemerintah/swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan
arsip unit.

7
 JENIS ARSIP
• Jenis arsip berdasarkan fungsinya
• Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi 3
jenis yaitu arsip aktif, inaktif dan vital
• Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan. Contohnya : Surat Keputusan.

8
 Jenis Arsip
• Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum
• Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai
tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
• Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

• Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

• Arsip Asli, adalah dokumen yang awal dari mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan basah
dan legalisasi asli atau dokumen utama.
• Arsip Tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses
pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima
dokumen asli.
• Arsip Salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

9
 Pengarsipan RM
Data pasien bersifat rahasia shg penyimpanannya
berbeda dengan dokumen perkontoran atau lainnya.

10
 PERATURAN DAN KEBIJAKAN YANG
TERKAIT DG SISTEM PENYIMPANAN

a. Permenkes 269 /MENKES/PER/III/ 2008 tentang Rekam Medis

b. Surat Edaran Dirjen Yanmed no. HK.00.6.1.5.01160 tentang
Formulir dasar RM dan pemusnahan berkas Rekam Medis
tahun 1995
c. Pedoman Pengelolaan RM Rumah sakit No.YM 00.03.2.2.1996 o.
Dirjen Yanmed th 1996
d. Peraturan, prosedur dan tata laksana intern
e. UU ITE tentang Informasi dan Transaksi Elektronik , 25 Maret
2008

11
 PERATURAN DAN KEBIJAKAN YANG
TERKAIT DG SISTEM PENYIMPANAN
• UU ITE tentang Informasi dan Transaksi Elektronik , 25
Maret 2008

12
 Permenkes 269/MENKES/PER/III/ 2008 tentang
Rekam Medis
• Bab IV Pasal 8 tentang lama penyimpanan Rekam Medis
Pasal 8;
1) RM pasien ruang inap di RS wajib disimpan sekurang–
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
2) Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui, rekam
medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik .
3) Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus
disimpan untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
4) Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang
dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan
sarana pelayanan kesehatan

13
 Permenkes 269/MENKES/PER/III/ 2008
tentang Rekam Medis
• Bab IV pasal 9 tentang pemusnahan berkas Rekam
Medis Pasal 9:
• 1) Rekam medis pada saryankes non RS disimpan
sekurang-kurangnya 2 tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat
• 2) Setelah batas waktu (1) dilampaui, RM dapat
dimusnahkan

14
KEBIJAKAN DAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL INTERN
INSTITUSI PELAYANAN KESEHATAN

• Standar Prosedur Operasional (SPO)

a. Contoh Prosedur Penanganan Rekam MedisNomor
Ganda
b. Prosedur Pengambilan Kembali (retrieval),
Pendistribusian dan Pengembalian Rekam Medis

15
CONTOH SPO Penanganan Rekam Medis Nomor Ganda bag.1

16
CONTOH SPO Penanganan Rekam Medis Nomor Ganda bag.2

17
ALUR PENANGANAN NOMOR GANDA (bag 1)

18
ALUR PENANGANAN NOMOR GANDA (bag. 2)

19
 Tujuan Penyimpanan
• Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali
berkas RM yg disimpan dalam rak.
• Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.
• Mudah pengembaliaanya.
• Melindungi berkas RM dari bahaya pencurian,
kerusakan fisik/ kimia dan biologi

20
 PENGARSIPAN RM
BERDASARKAN LOKASI:

SENTRALISASI & DESENTRALISASI

“Sentralisasi” berarti seluruh informasi tentang seorang pasien

disimpan di satu berkas, apakah ia rawat inap, atau jalan ataupun
emergensi atau lain-lain pelayanan di satu lokasi dan dikelola
oleh suatu unit yang diberi tanggung jawab oleh pimpinan
pelayanan kesehatan tsb.

21
 BERDASARKAN LOKASI:
• Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari
desentralisasi tetapi dalam praktek sangat tergantung
pada kondisi dan situasi masing-masing rumah sakit,
seperti:
1. Keterbatasan tenaga trampil , khususnya yang
mengelola Rekam Medis
2. Kemampuan dana RS , baik milik pemda maupun
swasta
3. Pada rumah sakit yang besar dengan gedung
horizontal atau bangsal rawat yang terpisah-pisah,
maka untuk tingkat tertentu, desentralisai mungkin
perlu dipertimbangkan dengan alasan kemudahan
penyediaan dan akses ke rekam medisnya

22
 BERDASARKAN LOKASI:
4. Menyertakan seluruh RM yang tebal ke tempat
asuhan rawat jalan juga harus dipertimbangkan, bila
tidak mengurangi keperluan asuhan bisa saja hanya
dikirim bagian berkas yang perlu
5. Pada rumah sakit yang besar mungkin saja
permintaan terhadap RM sangat banyak dan terus
menerus. Untuk itu cara sentralisasi dan RM dalam 1
berkas bisa saja kurang menguntungkan

23
 Berdasarkan Lokasi
• Kedua cara mempunyai kekurangan dan kelebihan
tergantung dari :
1. Situasi dan Kondisi RS (luas daerah)

2. Jumlah petugas

3. Sarana/prasarana

24
 Kekurangan dan Keuntungan
Sentralisasi
Kekurangan:
1.Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit
rawat jalan dan unit rawat inap
2.Tempat penerimaan pasien harus bekerja selama 24 jam

Keuntungan:
1. Prosedur ADM mudah
2. Semua informasi dalam satu berkas
3. Duplikasi kurang
4. Biaya kurang
5. Tata kerja mudah diatur
6. Efisiensi kerja bertambah
7. Mudah dikontrol/retrieval
25
 SENTRALISASI RM
KEUNTUNGAN:
1. Semua informasinya tersimpan di 1 berkas,
2. <<<duplikasi informasi dan RM.
3. Nomor ini membedakan ia dari nomor RM pasien lain di RS / klinik tsb.
4. <<< beaya u/ peralatan dan ruangan
5. Tata kerja dan peraturan mengenai pencatatan RM mudah distandarisasi
6. Peningkatan efisiensi kerja petugas penyimp
7. Mudah menerapkan UNS, muda Retrieve
8. Kontrol berkas RM lebih mudah
9. Implementasi SOP adm RM bisa terlaksana.

KERUGIAN *Petugas lebih sibuk ( RI & RJ)* Pekerjaan 24 jam

26
 Kekurangan dan Keuntungan
Desentralisasi
Kekurangan:
1. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis
2. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan
lebih banyak

Keuntungan:
1. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan
lebih cepat
2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

27
 JENIS PENGARSIPAN RM
• Pengarsipan/ Penyimpanan:
• 1. ALFABETIK
• 2. ALFANUMERIK
• 3. KRONOLOGIS/ TANGGAL
• 4. WILAYAH
• 5. KASUS
• 6. PENOMORAN

28
 Alphabetic
Penyimpanan berdasarkan urutan abjad.

Huruf depan nama px dijadikan kunci utk pencarian

pada rak penyimpanan

Kekurangan :
1. Waktu kerja lama
2. Berisiko tinggi timbulnya kesalahan
3. Tidak dapat memperkirakan kebutuhan
penggunaan area rak
4. Perugas harus teliti terhadap satu persatu nama Px

29
 Alfanumerik
• Sama dengan tipe alfabetik, pengarsipan Rekam Medis
secara alfabetis dari nama pasien yang diikuti nomor
urut. Alfabetik untuk awal nama dan Numerik = nomor
urut untuk alfabet tersebut
• Contoh:

30
 Kronologis
Penyimpanan berkas RM berdasarkan urutan peristiwa/
kejadian pasien datang ke fasilitas pelayanan
kesehatan.
Misal :
Penyimpanan dikelompokkan Berdasarkan tanggal
pasien datang

0 1 0 1 0 1
Nomor Urut Tanggal Pelayanan Bulan Pelayanan
Dalam satu hari

31
 Contoh
• Sebagai Contoh: Klinik Mayo di Rochester, Minnesota kemudian
diberi nama St.Mary’s Hospital, sejak berdiri 1889 Rekam Medis
nya menggunakan buku besar untuk diagnose tertentu, khusus
untuk klinik bedah saja. Henry S.Plummer seorang “Clinic
Associate” tahun 1900 diminta oleh pimpinan Klinik Mayo untuk
memperbaiki penataan Rekam Medis, maka dibuatlah Sistim
Penyimpanan yang setiap pasien mendapatkan 1 berkas Rekam
Medis dan bersifat sentralisasi dimana semua catatan medis
pasien dikumpulkan dalam berkas tsb. termasuk sertifikat
kelahiran dan kematian pasien serta disusun secara kronologis.
Setiap berkas pasien tersebut diberi nomor dan disusun
berdasarkan nomor (Widjaya, 2015).
32
 Sistem penyimpanan wilayah
• Pada puskesmas pada masa lalu ditemui pengarsipan
dengan memisahkan rekam medis pasien berdasarkan
kecamatan asal si pasien yang menjadi tanggung jawab
atau ruang lingkup dari Puskesmas tersebut. Berbeda
untuk di rumah sakit, karena pasien juga berasal dari
berbagai tempat tinggal dan malah dari berbagai
daerah

33
 Sistem penyimpanan wilayah
Penyimpanan dok RM berdasarkan wilayah yang ada
dilingkup pelayanan kesehatan berada.

Berkas RM pasien disimpan berdasarkan wilayah

tempat tinggal.

Umumnya disebut family folder

34
Sistem Penyimpanan Subjek (Kasus)
Penyimpanan berdasarkan kasus penyakit yang diderita
masing2 pasien

Misal : rak 1 : kasus jantung

rak 2 : kasus penyakit dalam dst.

35
 Contoh:
• Seperti Klinik Mayo (1889) yang menyusun indeks
penyakit berdasarkan kasus. Indeks penyakit
berdasarkan sistem organ tubuh yang dimasukkan
dalam kartu ( 5x7 inchi) disusun secara alfabetik oleh
sekretarisnya bernama Mabel Root. Saat ini tidak ada
lagi yang menggunakan cara ini.

36
37
 SISTEM PENOMORAN
(RECORD NUMBERING)
• Sistem pengarsipan rekam medis umumnya dilakukan
berdasarkan penomoran rekam medis pasien. Dengan
pengarsipan secara alfabetik nama pasien sering terjadi
kesalahan dibanding dengan sistem penomoran,
karena nama yang sering sama dan ejaan yang sering
berbeda, namun bagi unit pelayanan kesehatan yang
relatif kecil hal ini lebih memudahkan pelaksanaan.
Untuk selanjutnya sistem penomoran ini akan kita
bahas lebih luas.

38
 SISTEM PENOMORAN
(RECORD NUMBERING)
Sistem pengarsipan RM umumnya dilakukan berdasarkan Penomoran
RM Pasien. Pengarsipan secara alfabetik nama pasien sering terjadi
kesalahan dibanding dengan sistem penomoran,

3 jenis pemberian nomor RM pasien berdasarkan nomor masuk:

1. Pemberian Nomor Cara Seri ( Serial Numbering System)

2. Pemberian Nomor Cara Unit ( Unit Numbering System)

3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( S-U N System)

Cara lain: Family numbering, Social security Numbering, Relational

numbering

39
 Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering
System)
• Setiap pasien mendapat nomor RM baru setiap
kunjungan ke RS. Jika ia berkunjung 3 kali maka ia akan
mendapat 3 nomor yang berbeda. Semua nomor yang
diberikan kepada pasien itu harus dicatat di Kartu
Indeks Utama Pasien (Master Index Patient’s),
sedangkan Rekam Medis nya disimpan diberbagai
tempat, terpisah-pisah sesuai dengan nomor yang
diberikan serta sistim penjajaran yang digunakan

40
 Pemberian Nomor Cara Seri
(Serial Numbering System)
• Kelebihan

• Kekurangan

41
 SISTEM PENOMORAN
(RECORD NUMBERING)
1. SNS: Setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke
RS
2. UNS: Setiap pasien yang berkunjung hanya diberikan satu (1)
nomor RM baik untuk kunjungan Rawat Jalan maupun Rawat
Inap.
3. S-U NS Merupakan gabungan sistem seri dan unit . Setiap
pasien berkunjung ke RS, kepadanya diberikan satu nomor
baru, tetapi RM nya yang terdahulu digabungkan dan disimpan
di RM dengan nomor yang paling baru, sehingga berkasnya
tetap 1 unit.
42
 UNIT NUMBERING SYSTEM
» “ Keuntungan “

1. R M terpusat di satu berkas.

2. R M lengkap menggambarkan riwayat sakit/ kesh pasien & terapi setiap asuhan
medis / kesh.

3. RM terjajar di satu tempat khusus.

4. <<< pekerjaan dalam hal mengumpulkan RM pasien yang terpisah-pisah.

5. Mengurangi pekerjaan dalam hal mengumpulkan RM pasien yang lama untuk

dipindahkan ke nomor yang terbaru.

43
 UNIT NUMBERING SYSTEM
“Kerugian”

1. .R M >>> tebal, dan mungkin dibutuhkan Map yang baru : No. Volume ( 01 dari 2,
02 dari 2,)

2. .Pasien mandaftar lagi sebagai pasien baru --> 2 nomor yang menyebabkan
tidak berkesinambungnya RM pasien tsb(Komputer! )

3. .Sulit untuk memilah berkas RM yang inaktif, dan harus dilihat satu persatu. (
Komputer! )

4. Harus mengecek KIUP sebelum menerbitkan nomor bagi RM baru. <<<

duplikasi R M pasien

44
 Konversi Ke Sistem yang Baru
• Pengertian
Perubahan dari satu sistem ke sistem lain harus
dipertimbangkan dengan matang. Perubahan selalu
menambah volume kerja, mengingat kedua sistem harus
dioperasikan secara bersama untuk jangka waktu yang
tidak dapat ditentukan Biasanya pada bulan-bulan
pertama akan banyak RM yang perlu digeser dan
dipindah tempat.

45
Langkah-langkah yang diusulkan untuk perubahan dari
1 sistem penomoran ke system penomoran lainnya

46
Langkah-langkah yang diusulkan untuk perubahan dari
1 sistem penomoran ke system penomoran lainnya

47
Langkah-langkah yang diusulkan untuk perubahan dari
sistem alfabetik ke system penomoran

48
Langkah-langkah yang diusulkan untuk perubahan dari
sistem alfabetik ke system penomoran

49
 Relational Numbering
• Relational Numbering adalah sistem pengarsipan
dengan menggunakan Nomor yang berhubungan
secara menyeluruh atau sebagian dengan data /
identitas pribadi pasien
• Identitas pribadi yang terdiri dari :

50
51
Relational Numbering

52
 Social Security Numbering
• Sistem penomoran dipakai di fasilitas pemberi
pelayanan kesehatan dengan menggunakan kode
huruf dan tanggal lahir
• Cara ini di pakai di RS Veteran ( USA) yang menyimpan
RM tanpa sistem penomoran yang lazim digunakan.
Penomoran ini ada juga digunakan untuk orang –orang
yang dianggap terkenal/ sukses. Tetapi tidak
dianjurkan digunakan sebagai sistem penomoran RM
pasien pada umunya.

53
Social Security Numbering

54
Social Security Numbering

55
 Family Numbering

Kelebihan:
Berguna bagi poliklinik di puskesmas. Sistem ini dipakai di Puskesmas atau Pusat
Kesehatan Mental yang membutuhkan teknik konsultasi keluarga.

Kekurangan:
Kekurangannya ialah sering terjadi perubahan dari anggota keluarga. Bila bercerai dan
kawin lagi maka kepala keluarga tersebut menjadi kepala keluarga dari keluarga yang lain
lagi. Juga anak akan menjadi kepala keluarga yang baru sesudah kawin. Nomor RM baru
diberikan sesudah keluar dari anggota keluarga tersebut

56
 Pembagian/ Alokasi Nomor
• Sistem Manual
Dalam sistem manual yang menggunakan seri
penomoran, sebaiknya dikeluarkan oleh unit RM atau
staf pendaftaran untuk pertanggungjawabannya. Contoh
staf pendaftaran menetapkan nomor RM, nomor di blok
yang telah ditentukan berdasarkan jumlah pasien rata-
rata sebelumnya . Jumlah nomor di setiap "blok" harus
ditentukan oleh aktivitas masing-masing daerah dan
harus dibatasi dan dikendalikan dengan hati-hati. Karena
setiap daerah dialokasikan blok tertentu angka, duplikat
nomor sebaiknya tidak ditugaskan
57
 Pembagian/ Alokasi Nomor
• Sistem komputerisasi
Sistem yang terbaik untuk alokasi nomor ada ditempat registrasi
yang telah menggunakan unit numbering system dengan
komputerisasi
Petugas registrasi ditempat pasien mendaftar, petugas staf
mencari database IUP/ MPI secara komputerisasi untuk
menentukan apakah pasien itu telah diberi nomor unit (Pasien
lama). Jika pasien lama perlu mendapat informasi yang diperbarui
bila ada perubahan tempat tinggal atau lainnya dan informasi
identitas pasien dapat diedit. Hal ini penting untuk dicatat,
bagaimanapun, bahwa jika lebih banyak orang bertanggung jawab
untuk menetapkan nomor, risiko duplikasi akan meningkat.

58
 Fasilitas di Ruang Penyimpanan
• Ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas
dan keamanan dari serangan fisik lainnya.
• Alat penyimpanan berkas RM : Rak RM
• Tracer sbg pengganti dok RM di rak filing

59
60
Thank You

61