Konsep Peminjaman

Rekam Medis
Peminjaman berkas rekam medis
Secara umum peminjaman rekam medis dibagi
menjadi 2 ( dua ) yaitu :
•Peminjaman rutin adalah peminjaman berkas
rekam medis oleh dokter dikarenakan pasien yang
memiliki berkas tersebut memerlukan atau sedang
mendapatkan perawatan di unit pelayanan.
•Peminjaman tidak rutin adalah peminjaman berkas
rekam medis oleh tenaga kesehatan atau dokter
untuk keperluan penelitian, makalah atau
sejenisnya
 Pengambilan kembali Rekam
Medis
Kegiatan pengambilan kembali rekam medis dari
tempat penyimpanan di lakukan karena
kebutuhan diantaranya:
a) Untuk berobat jalan/control
b) Untuk rawat inap
c) Untuk penelitian
d) Untuk pendidikan
e) Untuk pengadilan
f) Untuk Analisa kuantitatif dan kualitatif
 Prosedur Peminjaman
Dalam kegiatan penyimpanan dan pengambilan kembali agar
pelaksanaan dapat di simpan dan di ambil kembali dengan cepat
dan tepat serta dapat di pelihara/dapat di simpan dalam waktu
yang lama tanpa cepat rusak, maka sarana dan prasarananya
harus mendukung,yaitu sebagai berikut:
a) Ruang penyimpanan
b) Alat penyimpanan
c) Petunjuk penyimpanan atau penyekat antara beberapa RM
d) Pelindung rekam medis
e) Bon peminjaman
f) Outguides (petunjuk keluar) atau tracer
g) Alat penunjang lainnya.
Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan
a) Rekam medis sebelum di simpan harus di sortir terlebih dahulu
b) Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan
pengambilan rekam medis, kecuali petugas khusus.
c) Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus
segera di perbaiki.
d) Pemeriksaan/Audit penyimpanan harus dilakukan secara periodik
(untuk menemukan salah simpan atau RM yang belum kembali
pada waktunya)
e) RM yang penting(berkaitan dengan hukum) di simpan di tempat
khusus yang terjaga kerahasiaannya.
f) Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan
kebersihannya.
g) RM yang dalam proses (Assembling,Analisa dan lain-lain) di
simpan di meja/rak tertentu.
Koordinator penyimpanan harus
membuat laporan:

1) Jumlah RM yang keluar/dipinjam

2) Jumlah permintaan darurat
3) Jumlah salah simpan
4) Jumlah RM Salah Ambil
5) Jumlah yang RM yang tidak di temukan
 Ketentuan pengambilan kembali
rekam medis
a) Setiap RM yang di ambil kembali/keluar harus di ganti
menggunakan out guide/petunjuk keluar
b) Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dalam keadaan baik
c) Ditentukan kebijakan /peraturan berapa lama/ waktu RM dapat di
luar rak penyimpanan sesuai dengan jenis
peminjamnanya.Idealnya setelah jam kerja sudah kembali lagi.
d) RM tidak boleh di bawa keluar RS kecuali atas perintah pengadilan.
e) Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah ,riset,dll
oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya di kerjakan di
ruang RM.
f) Mahasiswa dapat meminjam RM jika mempunyai surat pengantar
dari dokter ruangan.
g) Untuk pasien yang di rujuk,RM tidak boleh di bawa cukup dengan
resume akhir pelayanan.
Prosedur Pengambilan Kembali Rekam
Medis
a) Setelah ada permintaan untuk peminjaman, maka
sebelum di lakukan pengambilan kembali di buatkan
bon peminjaman
b) Menyimpan bon peminjaman pada RM, Out Guide
dan pada kotak Bon peminjaman di unit RM atau di
tempat yang meminjamnya.
c) Menyimpan Out Guide pada tempat RM yang di
ambil.
d) Apabila ada perpindahan peminjaman maka di catat
pada slip transfer dan di beritakan ke unit RM
e) Slip transfer di simpan di Out Guide.
 Ketentuan mengenai peminjaman ini
dengan ketentuan sebagai berikut :
• Semua berkas rekam medis yang keluar dari ruangan
rekam medis wajib dicatat pada tracer
• Semua berkas rekam medis rawat jalan harus kembali
dalam waktu 1X24 jam, diluar ketentuan tersebut 
• perawat/dokter yang masih membutuhkan rekam
medis, wajib memberitahu kepada petugas rekam
medis pada rawat jalan
• Berkas rekam medis rawat inap harus dikembalikan ke
unit rekam medis 2X24 jam setelah pasien pulang
• Peminjaman rekam medis untuk keperluan riset,
penelitian dilakukan di unit rekam medik
 Pengelolaan Arsip :
Melestarikan masa lalu, mempersiapkan masa depan,
melindungi saat ini ....

( George D. Darnell )
PEMBENAHAN
Langkah-langkah Dalam Pembenahan Pengelolaan RM:

• Pemilahan
• Pendeskripsian
• Entry Data
• Olah Data
• Manuver Arsip
• Penataan Boks
• Pelabelan
• Pembuatan Daftar Arsip
Pemilahan

• Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang

berlebihan.
Non arsip antara lain amplop, map, blanko, formulir kosong,
dan lain-lain.
• Mengelompokkan arsip sehingga menjadi berkas dengan
kesatuan informasi yang utuh.
Pendeskripsian

• Memindahkan isi informasi arsip/dokumen ke dalam lembar

deskripsi atau langsung di entry pada komputer
Entry Data

• Memasukkan seluruh data hasil deskripsi arsip/dokumen ke

dalam program excel
Olah Data
• Mengelompokkan data berdasarkan pada Unit Pengolah dan Klasifikasi
secara elektronik dari seluruh kode pelaksana, sehingga arsip yang
memiliki kesamaan kode klasifikasi, kegiatan, kurun waktu, dll. akan
berurutan.
• Langkah-langkahnya : penggabungan data dari semua pelaksana, pengisian
kode klasifikasi, pengisian kode kegiatan, sorting.
Manuver Arsip

• Merupakan pelaksanaan kegiatan pengelompokan fisik dan

informasi arsip/ dokumen berdasarkan klasifikasi
arsip/dokumen yang merupakan hasil dari olah data.
• Pemberian nomor definitif pada Folder.
• Penomoran boks sementara .
Penataan Boks

• Merupakan kegiatan penempatan boks arsip dengan penentuan

skema penyimpanan dari posisi boks sementara menjadi boks
definitif.
• Penomoran boks.
Pelabelan

• Merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap folder dan

boks berdasarkan lokasi simpan yang telah ditetapkan.

Contoh: Keterangan :
A : Ruang
01 : Lemari/rak
03 : baris
0015 : nomor boks
A.01.03.0015
Pembuatan Daftar Arsip

• Merupakan kegiatan pembuatan Daftar dari keseluruhan arsip

yang telah ditata
• Daftar Arsip ini digunakan sebagai sarana bantu penemuan
kembali arsip secara manual.
• Dalam daftar arsip ini tercantum : No. Urut, Kode Klasifikasi,
Unit Pengolah, Uraian arsip, Tingkat Perkembangan Arsip,
Kurun Waktu, Lokasi Simpan Arsip yang terdiri dari nomor
ruang, nomor rak, nomor folder, dan nomor boks.
 Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal yang sangat penting
dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. sistem penataan arsip adalah
kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan
secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus sesuai dengan
klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan kembali
dengan cepat dan tepat.