1

MARKAS BESAR ANGKATAN DARAT Lampiran II Keputusan Dirajenad

DIREKTORAT AJUDAN JENDERAL Nomor Kep / 8 / II / 2019
Tanggal 28 Februari 2019

PENGURUSAN TULISAN DINAS

BAB I
PENDAHULUAN

1. Umum.

a. Agar pelaksanaan peran dan tugas pokok TNI berjalan dengan lancar perlu
pembinaan beberapa sistem, salah satu diantaranya adalah pembinaan administrasi
secara terus-menerus dan terarah yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
b. Menyikapi kemajuan teknologi yang terus berkembang telah mendorong
aparatur pemerintah untuk mengantisipasi paradigm baru dalam upaya
meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju sistem tata kelola
pemerintahan yang baik (good govermance) salah satu pengurusan administrasi.

c. Untuk memberikan petunjuk tentang pengurusan tulisan dinas, agar tercapai

kesamaan pengertian dan keseragaman dalam pengurusan tulisan dinas baik
secara manual maupuin elekronik.

2. Maksud dan Tujuan.

a. Maksud. Naskah sekolah ini disusun dengan maksud untuk dijadikan
salah satu bahan ajaran pada Diklapa I Kecabangan Ajen.

b. Tujuan. Naskah Departemen ini disusun dengan tujuan agar Pasis

memahami tentang Penyampaian Tulisan Dinas dan mampu menerapkannya
dalam pelaksanaan tugas.

3. Ruang Lingkup dan tata urut.

a. Ruling. Naskah Departemen ini memuat tentang pengertian, derajat,

klasifikasi, pengurusan Tuldis secara manual, pengurusan Tuldis secara elektronik
dan penggadaan naskah dengan cetakan.

b. Tata urut. Disusun dengan tata urut sebagai berikut :

1) Pendahuluan
2) Derajat dan Klasifikasi
3) Pengurusan Tuldis Secara Manual
4) Pengurusan Tuldis Secara Elektronik
5) Penggandaan Naskah Dengan Cetakan
6) Penutup.
 2

4. Pengertian.

a. Surat Menyurat Dinas. Surat menyurat dinas adalah usaha pekerjaan dan
kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program keputusan, yang memungkinkan
adanya permintaan, penjelasan, penambahan kekurangan-kekurangan atau
perubahan-perubahan.

b. Derajat. Derajat adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu

tulisan dinas.

c. Klasifikasi. Klasifikasi tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas.

d. Surat Masuk. Surat masuk adalah tulisan dinas yang diterima dari intansi
luar dalam satu instansi.

e. Surat Keluar. Surat keluar adalah semua tulisan dinas yang dikirim kepada
pejabat di luar Satker/instansi.

BAB II
DERAJAT DAN KLASIFIKASI

5. Umum. Pengurusan dan pengendalian surat menyurat dinas harus dilakukan

dengan cermat dan teliti, agar tujuan surat menyurat dinas tercapai secara berdaya guna
dan berhasil guna serta penguruan surat menyurat dinas dilaksanakan dengan
memperhatikan derajat dan klasifikasi tulisan dinas.

6. Derajat dan Klasifikasi.

a. Derajat.

1) Yang dimaksud dengan derajat dalam surat menyurat dinas adalah

tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu tuldis.

2) Derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh

Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu lainnya.

3) Penyelesaian suatu tulisan dinas disesuaikan dengan derajatnya.

4) Derajat tulisan dinas terdiri atas tiga tingkat, yaitu :

a) Kilat, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/

disampaikan seketika itu juga, pada hari itu juga atau pada waktu-
waktu yang telah ditentukan pada hari itu.

b) Segera, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/

disampaikan dalam waktu 2 X 24 jam.

d) Biasa, berarti tulisan dinas diselesaikan/dikirimkan/ disampaikan

menurut urutan proses kegiatan (mana yang lebih dulu, didahulukan).
 3

5) Tulisan Kilat dan Segera dibubuhkan pada sudut kanan atas tulisan
dinas, dan pada sampulnya.

b. Klasifikasi.

1) Yang dimaksud dengan Klasifikasi dalam surat menyurat dinas adalah

tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas.

2) Klasifikasi ditentukan oleh Pejabat yang menandatangani tulisan dinas

atau oleh Kepala Sekretariat atau Sekretaris atau Pejabat Minu atau Pejabat
yang ditunjuk.

3) Klasifikasi tulisan dinas TNI Angkatan Darat terdiri atas tiga tingkat
yaitu :

a) Sangat Rahasia (SR) ketentuan dan dokumen yang sangat erat

hubungannya dengan pertahanan negara, yang bila disiarkan secara
tidak sah dan atau jatuh pada tangan yang tidak berhak, dapat
membahayakan pertahanan negara, harus dianggap sebagai
keterangan yang harus diamankan, dan dimasukan kedalam klasifikasi
sangat rahasia.
Beberapa contoh klasifikasi sangat rahasia adalah sebagai
berikut :

(1) Klasifikasi sangat rahasia disediakan untuk keterangan

yang berhubungan erat sekali dengan pertahanan negara yang
disiarkan dengan tidak sah, dapat mengakibatkan salah satu
dari hal-hal di bawah ini :

(a) Gagalnya sesuatu rencana perang, jika rencana

dijalankan.

(b) Hilangnya suatu keuntungan teknik yang

mempunyai nilai taktis dan strategis militer sehingga
dapat mempengaruhi pelaksanaan atau hasil sesuatu
peperangan.

(2) Hal-hal tersebut di bawah ini adalah beberapa contoh

dari soal-soal yang erat hubungannya dengan pertahanan
negara, yang sangat tergantung pada kebijakan dan syarat
tersebut di atas, dan yang dianggap sebagai keterangan Sangat
Rahasia.

(a) Rencana Perang dan rencana operasi militer, dan

semua keterangan mengenai penempatan pasukan kita,
yang erat dengan operasi tersebut.

(b) Dokumen intelijen dan surat-surat lainnya yang

memuat intelijen negara.

(c) Keterangan yang mempengaruhi pertahanan

negara diluar hal-hal yang menyangkut kemiliteran.

b) Rahasia. Keterangan dan dokumen yang berkaitan dengan

pertahanan negara, jika disiarkan secara tidak sah dan atau jatuh pada
 4

tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan pertahanan negara,

menyebabkan kerugian besar bagi kepentingan dan kredibilitas
negara, atau yang akan sangat menguntungkan bagi sesuatu negara
asing, harus dimasukan ke dalam klasifikasi Rahasia.

Beberapa contoh mengenai klasifikasi rahasia adalah sebagai

berikut :

(1) Segala keterangan tentang operasi militer yang sedang

berjalan.

(2) Rencana atau keterangan tentang operasi militer,

rencana perang dengan laporannya, yang tidak termasuk
klasifikasi Sangat Rahasia.

(3) Keterangan yang berhubungan dengan alat perang yang

baru.

(4) Keterangan mengenai sistem tekhnologi alat-alat perang.

(5) Keterangan tentang keadaan alat-alat perang musuh,

cara-cara bekerja penempatan pasukannya, nilai keterangan ini
terletak pada tidak tahunya musuh, bahwa keterangan tersebut
pada pihak kita.

(6) Laporan operasi yang memuat keterangan yang penting

bagi musuh.

(7) Keterangan mengenai strategi pertahanan yang penting.

(8) Laporan mengenai moril, yang mempengaruhi operasi.

(9) Keterangan mengenai intelijen perhubungan dan alat-alat

untuk melindungi perhubungan.

(10) Keterangan yang memuat kekuatan pasukan sendiri, di

darat, di laut, di udara, dan nama serta susunan kesatuan, atau
jumlah perlengkapan yang ada pada pasukan tersebut dalam
daerah operasi.

(11) Penambahan tenaga pada kesatuan yang akan

dijalankan.

(12) Keterangan mengenai pergeseran pasukan sendiri, serta

penempatan dan gerakan yang mempengaruhi pertempuran.

(13) Teknik atau cara baru dan khusus, yang akan digunakan
dalam operasi di kemudian hari. Nama serta susunan
pasukan, dimana saja tempatnya, yang khusus diperuntukan
dalam penggunaan teknik dan cara dimaksud.

(14) Foto, Klise, fotostat, diagram atau model dari bahan yang
termasuk klasifikasi rahasia.

(15) Sekumpulan keterangan atau barang, yang secara

tersendiri dimasukan klasifikasi biasa, tetapi kalau diambil
 5

keseluruhnya memerlukan klasifikasi yang lebih tinggi, yakni

rahasia.

(16) Peta militer dan foto udara yang tersebut di bawah ini :

(a) Peta tentang bangunan atau tempat di dalam

wilayah yurisdiksi NKRI.

(b) Foto udara dan peta, yang memerlukan

keterangan atau dokumen serta benda dalam klasifikasi
Rahasia.

(c) Foto udara dari daerah penting yang berada di

bawah yurisdiksi NKRI.

(d) Klasifikasi dari foto udara harus ditentukan

menurut isinya.

(17) Keterangan rahasia, yang diperoleh sedemikian rupa,

sehinnga sumbernya harus dirahasiakan dan dilindungi.

c) Biasa. Klasifikasi Biasa adalah klasifikasi tulisan dinas

yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti
bahwa isi tulisan dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak
mengetahuinya.

BAB III
PENGURUSAN TULDIS SECARA MANUAL

7. Umum. Tulisan dinas masul secara manual adalah tulisan dinas masuk yang
diterima dari instansi luar atau dalam satu instansi yang sama yang diajukan salah satu
unit kerja dalam suatu instansi, setelah mengalami proses penerimaan, pemilahan, dan
pengagendaan, tulisan dinas disampaikan kepafa pejabat yang dituju sesuai alamat aksi,
kemudian dicatat dalam buku ekspedisi, dan pelaksanaannya secara manual.

8. Tahap-tahap Pengurusan Tuldis Masuk. Pengurusan tulisan dinas masuk

dilaksanakan smelalui tahap-tahap penerimaan, pencatatan, pengelolaan, dan
penyimpanan.

a. Tahap Penerimaan.

1) Pada dasarnya semua tulisan dinas masuk harus diterima dalam

keadaan utuh. Jika tulisan dinas yang diterima dalam keadaan cacat (tidak
utuh), petugas penerima berhak mengembalikan kepada pengirim/pembawa
tulisan dinas.
Sedangkan jika terjadi kerusakannya kecil, Tuldis tersebut dapat diteruskan
dengan membuat catatan sebagai laporan.
 6

2) Petugas penerima mencocokan nomor tulisan dinas, menandatangani

tanda terima/buku ekspedisi, dan mencatat jam/tanggal penerimaan pada
sampul sebelah kiri.

3) Tulisan dinas yang diterima dipilih sesuai dengan derajat dan

klasifikasinya, selanjutnya diserahkan kepada petugas pencatatan dengan
menggunakan buku ekspedisi.

b. Tahap Pencatatan.

1) Petugas pencatatan menerima tulisan dinas dari petugas penerimaan,

mencocokan nomor tulisan dinas, membubuhkan paraf pada buku ekpedisi,
dan membubuhkan tulisan dinas tersebut d dalam buku agenda dengan
nomor berututan selama satu tahun takwim.

2) Tulisan dinas yang berklasifikasi SR dan R dicatat nomor dan

pengirimnya, di buku agenda SR dan R serta masing-masing diberi lembar
disposisi , dan dalam keadaan sampul masih tertutup diajukan kepada kepala
sekretariat/sekretaris/pejabat minu, atau pejabat yang ditunjuk. Tulisan dinas
tersebut kembali ke petugas pencatatan setelah ada arahan/catatan pada
lembar disposisi. Catatan perihal dimasukkan ke dalam buku agenda,
selanjutnya tulisan dinas diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada
lembar disposisi.

3) Tulisan dinas yang berklasifikasi B dibuka sampulnya, kemudian

dicatat dalam buku agenda B, selanjutnya diteruskan kepada kepala
sekretariat/sekretaris/pejabat minu yang ditunjuk. Tulisan dinas dimaksud
kembali ke petugas pencatatan, selanjutnya diteruskan sesuai dengan
arahan/catatan pada lembar disposisi.

c. Tahap Pengolahan.

1) Pengolahan tulisan dinas dilaksanakan oleh pejabat terkait sesuai

dengan bidang tugasnya setelah diadakan penilaian terlebih dahulu.

2) Masalah-masalah yang berlanjut , dan melibatkan beberapa pejabat,

serta memerlukan penyelesaian dalam waktu relative lama, diproses melalui
tata naskah (Takah) sedangkan maasalah yang dinilai tidak berlanjut,
diselesaikan dengan cara administrasi biasa.

3) Tulisan dinas yang dialamatkan kepada beberapa pejabat, dalam

pengolahannya agar dikoordinasikan dengan pejabat yang terkait.

d. Tahap Penyimpanan.

1) Tulisan dinas yang telah di proses hendaknya disimpan dengan baik di

sekretariat/urusan tata usaha, agar mudah ditemukan kembali apabila
diperlukan.

2) Penyimpanan tulisan dinas hendaknya berpedoman kepada ketentuan

tata kearsipan.
 7

9. Sarana pengurusan Surat Masuk. Sarana pencatatan pokok yang digunakan

dalam pengurusan surat masuk adalah buku agenda, buku ekspedisi, dan lembar disposisi.

a. Buku Agenda. Buku agenda merupakan sarana pencatatan lengkap yang

memuat data surat masuk adalah buku agenda, buku ekspedisi, dan lembar
disposisi.

Format buku agenda.

BUKU AGENDA

NOMOR
NOMOR ALAMAT
TANGGAL DAN TANGGAL LAMPIRAN PERIHAL/ISI KET
AGENDA PENGIRIM
SURAT MASUK
1 2 3 4 5 6 7

b. Buku Espdesi/Tanda Terima. Buku ekspedisi/tanda terima merupakan

sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman dan
penerimaan tulisan dinas.
 8

Format buku ekspedisi.

BUKU EKSPEDISI

PERIHAL/ TANDA TANGAN

NO. TANGGAL NOMOR SURAT
NOMOR AGENDA PENERIMA

1 2 3 4 5
 9

Format tanda terima.

MARKAS BESAR TENTARA NASIONAL INDONESIA

SEKRETARIAT UMUM

TANDA TERIMA PENGIRIMAN

Macam kiriman : …………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..

Nomor/Kode : …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..

Dikirim kepada : …………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..

Penerima

Nama : ………………
Pangkat : ………………
Jabatan : ………………
Tanggal : ………………
Pukul : ………………
Tanda Tangan : ………………
 10

Format lembar disposisi.

MARKAS BESAR TENTARA NASIONAL INDONESIA

SEKRETARIAT UMUM

LEMBAR DISPOSISI
NO. AGENDA / / /SPANG

TANDA TERIMA : ……………………………………………………………………………

TANGGAL : ………………………….PUKUL ………………………………………

DITERUSKAN KEPADA : ……………………………………………………………………………

TANGGAL : ………………………….PUKUL ………………………………………

PERIHAL : …………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….

DISPOSISI PANGLIMA TNI

………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
….
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….

CATATAN KOORSPRI PANGLIMA TNI PENYELESAIAN

 11

10. Tulisan Dinas Keluar. Surat keluar secara manual adalah semua tulisan dinas
yang akan dikirim kepada pejabat di luar Satker/Satminkal sendiri sesuai dengan alamat
yang tercantum pada tulisan, atau sampulnya. Tulisan dinas keluar timbul karenadapat
timbul karena adanya kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi, atau sebagai
suatu konsep baru. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, pengurusan
tulisan dinas keluar hendaknya dipusatkan di secretariat/urusan tata usaha, dan proses
pelaksanaannya masih dilakukan secara manual.

a. Tahap-Tahap Pengurusan Tulisan Dinas Keluar. Pengurusan tulisan dinas

keluar dilaksanakan melalui tahap-tahap pengolahan, penggadaan, pengiriman, dan
penyimpanan.

1) Tahap Pengolahan.

a) Penyusunan konsep dibuat oleh pejabat terkait sesuai dengan

bidang tugasnya, namun dalam keadaan tertentu pimpinan dapat
menunjuk pejabat lain.

b) Konsep yang akan diajukan kepada pimpinan, terlebih dahulu

harus diteliti oleh Kepala Sekretariat/sekretaris/pejabat Minu dalam hal
kebenaran isi, bentuk, dan redaksinya. Jika terjadi penyimpangan,
hendaknya dikoordinasikan dengan dengan konseptor untuk diadakan
perbaikan.

2) Pembubuhan Paraf.

a) Pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep tulisan dinas

diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggung-jawaban bahwa
konsep tersebut sudah benar.

b) Paraf dibubuhkan d sebelah kiri bawah tajuk tanda tangan pada

lembar kedua, dengan urutan:

Contoh pemarafan tulisan dinas yang ditandatangani oleh Panglima

TNI:

(1) Konseptor;
(2) Kepala secretariat/sekretaris/pejabat minu; dan
(3) Pejabat terkait.

c) Pembubuhan Tanda Tangan. Konsep yang sudah dibubuhi

paraf lengkap, diajukan kepada pejabat penandatangan untuk
ditandatangani.

d) Penomoran.

(1) Penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan

nomor terakhir dalam satu tahun takwin dan dibukukan dalam
buku verbal.

Format penomoran surat keluar.

 12

BUKU VERBAL

NO.
TANGGAL SURAT LAMPIRAN KEPADA PERIHAL/ISI KETERANGAN
KELUAR
1 2 3 4 5 6

(2) Setiap bentuk tulisan dinas menggunakan buku verbal

tersendiri. Untuk surat-surat telegram, dan telegram, buku
verbalnya dipisah masing-masing berdasarkan klasifikasi (SR,
R, B).

e) Tahap Penggandaan. Tulisan dinas yang sudah ditandatangani

dan diberi nomor digandakan sesuai dengan kebutuhan, dengan
catatan:

(1) Peraturan digandakan setelah ada autentikasi dari

Dirajenad, Kepala Sekretariat Umum Angkatan Laut dan Kepala
Sekretariat Umum Angkatan Udara.

(2) Keputusan mengenai perubahan status personel TNI

digandakan dengan cara disalin sesuai dengan jumlah alamat
salinan untuk satuan dan dipetik untuk perorangan.
Ketupusan mengenai perubahan status PNS digandakan
menurut ketentuan BKN, sedangkan keputusan lainnya
digandakan secara langsung.

(3) Penggandaan tulisan dinas yang berbentuk naskah dan

dicetak menjadi buku.

(4) pembubuhan Cap Dinas. Cap dinas dibubuhkan setelah

tulisan digandakan dengan alamat yang dituju dan tembusan
yang dikirim, dengan menggunakan cap dinas basah.

f) Tahap Pengiriman. Semua tulisan dinas yang akan dikirimkan

dimasukkan ke dalam sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai
berikut:
 13

(1) Pengiriman secara Resmi:

(a) Surat berklasifikasi B dimasukkan ke dalam satu

sampul dan ditulisi alamat yang dituju, nomor surat, dan
dibubuhi tanda klasifikasi.

(b) Surat berklasifikasi SR dan R dimasukkan ke

dalam dua sampul. Pada sampul dalam ditulisi alamat
yang dituju dan nomor surats serta dibubuhi tanda
klasifikasi dan cap staf/secretariat, sedangkan sampul
luar tidak dibubuhi tanda klasifikasi.

(c) Petugas pencatatan dan pengiriman surat sangat

rahasia dan rahasia dibuat surat perintah khusus untuk
bertanggung jawab terhadap keamanan tulisan dinas
tersebut selain surat perintah jabatan strukturat yang
bersangkutan.

(2) Pengiriman Tidak Resmi. Pengiriman tidak resmi adalah

pengiriman yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui
faksmile yang berisi:

(a) dari (pejabat yang mengirim);

(b) kepada (pejabat yang dituju);

(c) nomor faksmile;

(a) tanggal dan pukul pengiriman;

(b) jumlah halaman;

(c) isi berita; dan

(d) petugas pengirim berita berupa tajuk tanda

tangan.

Format formulir pengantar faksmile.

KOP NAMA BADAN

 14

PENGANTAR BERITA FAKSMILE

Dari : …………………….Kepada Yth. : …………………………………….

No. Faks. Pengirim :…………… No. Faks. Penerima : …………………………………….

Tanggal : …………………….. Pukul : ……………………………………..

Jumlah Halaman : ………………………………

Isi Berita

Pengirim

Nama
Pangkat

g) Tahap penyimpanan. Semua pertinggal/arsip disimpan di

secretariat/urusan tata usaha dengan berpedoman kepada ketentuan
tata kearsipan.
 15

11. Sarana Pengurusan Surat Keluar. Sarana pencatatan pokok yang digunakan
dalam penguruan surat keluar adalah buku verbal dan buku ekspedisi/tanda terima.

1) Buku Verbal. Buku verbal merupakan sarana pencatatan lengkap

yang memuat data surat keluar, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan
pengendalian.

2) Buku Ekspedisi/Tanda terima. Buku ekspedisi/tanda terima

merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti
pengiriman/penerimaan surat keluar.

3) Sampul Surat. Sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari
kebocoran atau kerusakan. Sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek
dan tahan air. Ukuran sampul surat sebagai berikut:

(a) 10,5 x 25 cm (ukuran kecil;

(b) 10 cm x 30 cm (ukuran sedang);
(c) 24 cm x 34 cm (ukuran folio/A-4); dan
(d) 28,5 cm x 40 cm (ukuran map Takah).

Format sampul surat.

25 cm

KOP
NAMA BADAN KILAT

10.5 cm
Kepada :
Nomor : ……… Yth : ………………………………..
………………………………..
………………………………..
cap staf ……………

30 cm

KOP
NAMA BADAN KILAT
Nomor
cap:staf
………
 16

19 cm
Kepada :
Yth : ………………………………..
………………………………..
………………………………..
……………

BAB IV
PENGURUSAN TULDIS SECARA ELETRONIK
 17

12. Umum. Menyikapi kemajuan teknologi yang terus berkembang telah mendorong
aparatur pemerintah untuk mengantisipasi paradigm baru dalam meningkatkan kinerja
birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju adanya sistem tata kelola kepemerintahan
yang baik (good governance). Penerapan tulisan dinas elektronik bila diterapkan dengan
benar dan baik akan meningkatkan efektivitas kerja, serta adanya tertib administrasi di
lingkungan instansi pemerintah khususnya TNI, dengan memanfaatkan penggunaan
aplikasi saluran tulisan dinas eletronik akan tercapai keterpaduan pengelolaan tata naskah
dinas elektronik, kelancaran komunikasi, dan kemudahan dalam pengurusan naskah dinas,
yang didukung oleh kecepatan arus data informasi melalui penggunaan internet, namun
dalam pelaksanaannya perlu kesiapan hard ware dan soft ware untuk mengoperasikan
tulisan dinas secara elektronik, dengan mekanisme kerja sebagai berikut:

13. Surat Masuk. Surat masuk serta adalah surat yang masuk diterima dari instansi
luar atau dalam instansi yang sama diajukan untuk salah satu unit kerja dalam instansi,
akan diterima secara otomatis sehingga semua data tersimpan dalam basis dan pangkal
data dengan menggunakan pemindai, berkas unggah, dan salinan naskah (softcopy)
elektronik. Dan pengiriman data menggunakan sistem jaringan computer (network).
Adapun tahap pengurusan surat masuk sebagai berikut:

a. surat masuk diterima oleh sekretariat/bagian penerima surat;

b. staf bagian penerimaan surat melakukan pencatatan data agenda surat

masuk dan penyimpanan fisik surat dengan melakukan pemindai/pemilahan
dokumen;

d. data agenda surat masuk tersimpan dalam pangkal data yang terpusat (tidak
tersimpan d computer local pengguna);

e. pengguna tujuan surat dapat melihat data surat masuk yang diajukan
kepadanya untuk diperiksa isi detail surat tersebut;

f. apabila surat salah alamat, terdapat fasilitas khusus untuk mengembalikan ke

bagian sekretariat/tata usaha agar dilakukan penyesuaian;

g. pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk tersebut dengan

membuat disposisi, selanjutnya akan mengikuti alur kerja disposisi; dan

h. apabila diperlukan, pengguna tujuan surat dapat melakukan penanganan

secara langsung (misalnya, dengan membuat surat balasan untuk surat yang
bersifat Rahasia).

14. Surat Keluar. Pengurusan surat keluar elektronik adalah surat/naskah yang
dikirim kepada instansi lain yang dibuat oleh unit kerja dari suatu instansi, dengan
menggunakan sistem, jaringan computer (network), melalui aplikasi tulisan dinas
elektronik, yang akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep surat keluar
berdasarkan pedoman umum tata naskah dinas, dan agenda surat keluar yang telah
selesai akan disimpan dengan cara pemindaian dokumen. Adapun tahap pengurusan
surat keluar sebagai berikut :
a. pembuatan Konsep Surat Nondisposisi. Mekanisme pembuatan surat
keluar yang tidak melalui proses disposisi diawali dengan pembuatan konsep surat:

1) konsep surat dibuat oleh unit kerja yang mempunyai inisiatif membuat
konsep surat keluar;
 18

2) konsep surat dibuat dengan menggunakan templat/boring acu naskah

dinas; dan

3) apabila dieprlukan, konsep surat dapat diajukan kepada pimpinan

untuk mendapat persetujuan.

b. tindak lanjut Laporan Disposisi. Laporan disposisi yang telah disepakati

pada alur sebelumnya dapat menjadi konsep surat keluar;

c. unit kerja akan membuat agenda surat keluar untuk mendapatkan nomor
agenda;

d. surat diberi nomor dengan memilih format penomoran yang berlaku;

e. surat telah lengkap dan siap untuk dicetak;

f. surat yang telah dicetak dibubuhi tanda tangan dan cap, sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

g. langkah terakhir adalah melakukan pemindahan terhadap surat yang telah

dibubuhi tanda tangan dan cap untuk disimpan sebagai arsip eletronik.

BAB V
PENGGANDAAN NASKAH DENGAN CETAKAN

15. Umum. Kegiatan memperbanyak atau penggandaan adalah kegiatan mencetak

suatu naskah menjadi buku, agar dapat didistribusikan kepada setiap satuan atau yang
memerlukan di lingkungan TNI/masing-masing Angkatan

16. Kegiatan Mencetak Naskah Menjadi Buku. Diatur sebagai berikut:

a. Susunan Buku. Buku terdiri atas sampul buku dan isi buku.

1) Sampul Buku. Sampul buku terdiri atas:

a) sampul depan memuat:

(1) kop nama badan;

(2) nomor kode;

(3) lambang TNI/Angkatan;

(4) judul buku;

(5) nomor kopi (untuk buku yang berklasifikasi SR dan R);

(6) garis pemisah;

 19

(7) bentuk nomor, dan tanggal pengesahan suatu naskah;

dan

(8) tingkat klasifikasi sangat rahasia dan rahasia, ditulis di

bagian atas dan bawah.

b) sampul belakang (tidak ada tulisan).

2) Isi Buku. Isi Buku terdiri atas:

a) sampul dalam menggunakan kertas yang lebih tipis (80 gram),

tulisannya sama dengan sampul luar;

b) kata pengantar untuk buku-buku tertentu;

c) daftar isi terdiri dari:

(1) kata “Daftar Isi” di tengah-tengah halaman atas dengan

huruf kapital;

(2) peraturan atau keputusan sebagai pengesahan dari

peraturan/petunjuk TNI, jika berbentuk juklak, juknis langsung
sesuai dengan bentuknya;

(3) lampiran;

(4) nomor bagian, bab, dan pasal diikuti judulnya;

(5) nomor halaman pada judul (sampul dalam), kata

pengantar dan daftar isi menggunakan huruf i, ii, iii, iv diketik di
sisi tengan halaman, di bawah klasifikasi; dan

(6) tingkat klasifikasi sangat rahasia ditulis di bagian atas

dan bawah setiap halaman, huruf kapital, tanpa garis bawah;

3) Halaman Buku.

a) Halaman pertama berisi:

(1) kop nama badan;

(2) judul buku;

Jika naskah merupakan lampiran dari peraturan atau keputusan

maka di sebelah kanan atas ditulis lampiran peraturan atau
keputusan sesuai dengan ketentuan pada lampiran, sedangkan
untuk buku saku tidak perlu dicantumkan kata lampiran

Klasifikasi sangat rahasia atau rahasia sesuai dengan tingkat

klasifikasinya;

(3) nomor halaman tidak perlu ditulis; dan

 20

(4) Halaman berikutnya adalah.

Klasifikasi rahasia tidak perlu ditulis di setiap halaman tetapi

cukup di halaman pertama dan terakhir, sedangkan klasifikasi
sangat rahasia ditulis pada sisi tengan sebelah atas dan bawah
setiap halaman.

Nomor halaman diketik di sisi tengah sebelah atas. Untuk

buku yang berklasifikasi rahasia dan sangat rahasia diketik di
bawah klasifikasi.
Apabila buku disusun dengan menggunakan susunan bagian,
maka setiap bagian baru harus berganti halaman.

b) Halaman Terakhir. Halaman terakhir terdiri atas tajuk tanda

tangan ditulis lengkap tanda tangan dan cap dinas.

4) Susunan halaman buku;

a) Petunjuk TNI;

(1) sampul depan;

(2) kertas kosong;
(3) sampul dalam;
(4) daftar isi;
(5) peraturan/keputusan;
(6) naskah (sebagai lampiran);
(7) kertas kosong; dan
(8) sampul belakang;

b) Petunjuk pelaksanaan;

(1) sampul depan;

(2) kertas kosong;
(3) sampul dalam;
(4) daftar isi;
(5) naskah;
(6) kertas kosong; dan
(7) sampul belakang;

b. Ukuran. Ukuran buku tergantung pada kepentingan, dan ukuran buku dapat
dibuat dalam tiga ukuran sebagai berikut:

1) ukuran A – 4 (297 mm x 210 mm);

2) ukuran A – 5 (210 mm x 148 mm); dan
3) ukuran A – 7 (105 mm x 74 mm).
 21

c. Jenis Naskah. Jenis naskah yang dapat digandakan denga cara dicetak
adalah:

1) doktrin;
2) sistem;
3) organisasi dan prosedur;
4) peraturan TNI;
5) hasil seminar;
6) buku petunjuk;
7) petunjuk pelaksanaan;
8) hasil rapim;
a) himpunan-himpunan;
(1) himpunan peraturan TNI;
(2) himpunan amanat, briefing, dan ceramah;
(3) kamus.
b) buku-buku pelajaran; dan

c) naskah-naskah lain.

d. Warna sampul. Sesuai dengan strata/tingkatan naskah yang dicetak, perlu

ditentyjan warna sampul buku, selaim memudahkan pengelompokan jenis buku,
juga mempermudah pencarian/penyajian kembali sewaktu-waktu dibutuhkan.
Untuk tingkat Mabes TNI warna sampul buku diatur sebagai berikut:

1) sistem berwarna hitam;

2) organisasi dan prosedur berwarna merah;
3) peraturan berwarna biru;
4) hasil-hasil rapim berwarna kuning; dan
5) himpunan berwarna hijau.
Sedangkan warna sampul buku untuk tingkat Angkatan diatur oleh Angkatan
masing-masing.

9) Nomot Kode.

1) Nomor kode buku yang dikeluarkan di lingkungan TNI berdasarkan

pada Nomor Indeks Pencetakan Buku (NIPB) dan Nomor Indeks Persoalan
Takah (NIPT) tiap-tiap nomor kode menggunakan dua angka, kecuali nomor
kode lingkungan pada NIPB menggunakan satu angka.

2) Nomor kode buku dibagi menjadi dua kelompok ialah kelompok NIPTB
dan NIPT yang di antara keduanya digunakan tanda ( - ).

Contoh:
a) Buku Naskah Sementara Petunjuk Administrasi Pemberian Cuti
Kepada Prajurit TNI.
 22

Nomor kode: 101.01-080801

Penjelasan:

1 = lingkungan Mabes TNI.

01 = satminkal (Staf Mabes TNI).
. = tanda titik.
01 = staf.
- = tanda hubung.
08 = pokok persoalan (personel).
08 = anak persoalan (cuti personel).
01 = cucu persoalan/perihal (cuti prajurit TNI) diambil
dari nomor urut pada nomor indeks persoalan takah (NIPT).

Buku Petunjuk Administrasi Pemberian Tunjangan Kompensasi

Kerja bagi Prajurit TNI yang ditugaskan di bidang persandian di
lingkungan TNI.

Nomor kode: 101.01-061001

Penjelasan:

1 = lingkungan TNI.
01 = satminkal (Staf Mabes TNI).
. = tanda titik.
01 = staf.
- = tanda hubung.
06 = pokok persoalan (Intelijen).
10 = anak persoalan (pengamanan sandi).
01 = cucu persoalan/perihal (tunjangan).

b) Untuk penomoran buku yang judulnya sama menggunakan

nomor yang sama, perbedaanya hanya terletak pada tahun
pengeluaran;

c) Untuk mencatat pencetakan buku, digunakan buku daftar kode

pencetakan yang berisi kolom-kolom;

(1) tanggal;
(2) nomor urut;
(3) nomor kode;
NIPB.
= lingkungan/satminkal.
= badan
= staf

NIPT.
= PP.
= AP.
= CP (perihal).

(4) Bentuk (buku-buku saku/formulir);

(5) Judul;
 23

(6) Ukuran (A-4 ½ folio);

(7) Warna (sesuai dengan ketentuan);
(8) Pembina (penanggung jawab naskah);
(9) Jumlah (eksemplar/buku);
(10) cetakan ke;
(11) tahun dicetak; dan
(12) keterangan;

d) hak penomoran kode buku diatur oleh Setum TNI/Angkatan.

Format penomoran buku.

UKURAN ½ FOLIO

3 kait
TENTARA NASIONAL INDONESIA
MARKAS BESAR
 24

No. 104.03-171202

210 MM

PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM

TENTARA NASIONAL INDONESIA

DISAHKAN DENGAN PERATURAN PANGLIMA TNI

NOMOR 5 TAHUN 2012

3 kait

165 MM

Catatan:

1. Huruf yang digunakan untuk klasifikasi font 12, ditebalkan (di-bold), untuk kop surat
dan keputusan, serta tanggal menggunakan font 10. Sedangkan untuk judul disesuaikan
dengan jumlah dan besar kecilnya huruf yang digunakan.

2. Sampul dibuat dari kertas karton ukuran nomor 30, 40 atau 50 dilapis dengan kain
linen; atau dibuat dari kertas linen/buffalo ukuran tebal + 210 gram, tulisan judul folimas
atau tinta hitam.

3. Penjilidan dengan jilid punggung, atau snelhelches.

4. Nomor buku menggunakan nomor indeks pencetakan buku (NIPB) lima angka,
diikuti dengan nomor pokok persoalan, anak persoalan, dan cucu persoalan dari nomor
indeks persoalan takah (NIPT), (101.01-080801).

a. lingkaran - 1
 25

b. instansi - 1
c. staf - 01
d. nomor indeks persoalan takah - 080801

DAFTAR ISI

Halaman

Peraturan Panglima TNI Nomor 5 Tahun 2012 tentang xxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxx……………………………………………………. 1

LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

1. Umum…………………………………………………… 3
2. Maksud dan Tujuan …………………………………… 3
3. Ruang Lingkup ………………………………………… 3
4. Pengertian …………………………………………….. 4

BAB II ………………………………………………………………

5. …………………………………………………………… 5
6. …………………………………………………………… 5
7. …………………………………………………………… 5
Format daftar isi. 8. …………………………………………………………… 5
9. …………………………………………………………… 6

BAB III ………………………………………………………………..

3 kait 6
3 kait
BAB IV …………………………………………………………… dst 6

BAB VIII
…………………………………………………………………………… 210
 26

210 MM

3 kait

3 kait

165 MM

Catatan:

- Judul dalam, dengan kertas HVS.

- Daftar Isi, (sebelum daftar isi, dapat dimasukin kata Pengantar).
- Nomor halaman dihitung dari halam sebelum ini setelah judul dalam buku kosong
dengan menggunakan hurup i, ii, iii, dst.

NOMOR INDEKS PENCETAKAN BUKU (NIPB)

LINGKUNGAN INSTANSI STAF KET

NO.
NAMA KODE NAMA KODE NAMA KODE
1 2 3 4 5 6 7 8

1. Mabes TNI 1 Mabes TNI 01 Staf Umum TNI 01

Sintel 02
 27

Sops 03
Spers 04
Slog 05
Skomlek 06
Ster 07
Itjen TNI 08
Srenum TNI 09
Sahli Panglima TNI 10

Kotamaops TNI 02 Kohanudnas 01

Balakapus TNI 03 Sesko TNI 01

Akademi TNI 02
Kodiklat TNI 03
Paspampers 04
Bais TNI 05
Babinkum TNI 06
Puspen TNI 07
Puskes TNI 08
Ssuspom 09
Dilmiltama 10
Otjen TNI 11
Babek TNI 12
Pusku TNI 13
Pusjarah TNI 14
Pusbintal TNI 15
Pusinfohlahta TNI 16
Pusjianstra TNI 17
PMPP TNI 18

Staf Pelayanan 04 Satkomlek TNI 01

Pusdalops TNI 02
Setum TNI 03
Denma Mabes TNI 04

2. Mabesad 2 Mabesad 01 Wakasad 01

Itjenad 02
Spam 03
Sops 04
Spers 05
Slog 06
Ster 07
Srena 08
Sahli Kasad 09

1 2 3 4 5 6 7 8

Kotama TNI AD 02 Kostrad 01

Kodiklat TNI AD 02
Kopassus 03
Kodam Iskandar 04
Muda
Kodam I/BB 05
Kodam II/Swj 06
Kodam III/Slw 07
Kodam IV/Dip 08
 28

Kodam V/Brw 09
Kodam VI/Mlw 10
Kodam VII/Wrb 11
Kodam IX/Udy 12
Kodam XII/Tpr 13
Kodam XVI/Ptm 14
Kodam XVII/Trikora 15
Kodam Jaya 16

Lakpus TNI AD 03 Seskoad 01

Akmil 02
Puspomad 03
Pusterad 04
Ditziad 05
Dithubad 06
Ditpalad 07
Dibekangad 08
Ditkesad 09
Ditajenad 10
Dittopad 11
Ditkuad 12
Ditkumad 13
Dispenad 14
Disbintalad 15
Dispsiad 16
Dislitbangad 17
Disinfolahtad 18
Disjasad 19
Puspenerbad 20
Pusintelad 21

Lakstaf/Pelayanan 04 Setumad 01
Denma Mabesad 02
Puskodal 03

3. Mabesal 3 Mabesal 01 Wakasal 01

Itjenal 02
Spam 03
Sops 04
Spers 05
Slog 06
Srena 07
Sahli Kasal 08

1 2 3 4 5 6 7 8

Kotama AL 02 Kodikal 01
Kormar 02
Koarmabar 03
Koarmatim 04
Kolinlamil 05

Lakpus 03 Seskoal 01
AAL 02
Dispamal 03
 29

Dispenal 04
Dishidros 05
Diskomlekal 06
Disnerbal 07
Diskumal 08
Dispotmar 09
Disminpersal 10
Disdikal 11
Diswatpersal 12
Diskesal 13
Dismatal 14
Dissenlekal 15
Dislaikmatal 16
Disfaslanal 17
Disadaal 18
Disbekal 19
Diskual 20
Dislitbangal 21
Disinfolahtal 22
Pomal 23
Dispsial 24

Lakstaf/Pelayanan 04 Setumal 01
Denma Mabesal 02
Puskodal 03

4. Mabesau 4 Mabesau 01 Wakasau 01

Itjenau 02
Srena 03
Spam 04
Sops 05
Spers 06
Slog 07
Sahli Kasau 08

Kotama AU 02 Kodikau 01
Koharmatau 02
Korpaskhas 03
Koopsau I 04
Koopsau II 05

1 2 3 4 5 6 7 8

Lakpus AU 03 Seskoau 01
AAU 02
Dispamsanau 03
Dissurpotrudau 04
Disbangopsau 05
Dislambagja 06
Dislitbangau 07
Disminpersau 08
Diswatpersau 09
Disdikau 10
Diskesau 11
 30

Disaeroau 12
Dismatau 13

Diskomlekau 14
Disfaskonau 15
Disadaau 16
Diskuau 17
Diskumau 18
Dispsiau 19
Dispotdirga 20
Dispenau 21
Disinfolahtau 22
Pomau 23

Lakstaf/Pelayanan 04 Setumau 01
Denma Mabesau 02
Puskodalau 03

RAHASIA
31

BAB VI
PENUTUP

17. Penutup. Demikian Naskah sekolah ini disusun sebagai bahan ajaran untuk
pedoman bagi Gadik dan Pasis dalam proses belajar mengajar pelajaran Pengurusan
Tulisan Dinas pada pendidikan Perwira.
 31

Direktur Ajudan Jenderal Angkatan Darat,

F.F. Fransis Wewengkang, S.E., M.M.

Brigadir Jenderal TNI

RAHASIA