BUJUKNIS KEARSIPAN 2014untitled

TENTARA NASIONAL INDONESIA
MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA AU-7.8.5-06.04

________________________________
BUKU PETUNJUK TEKNIS TNI AU

TENTANG
KEARSIPAN
TAHUN 2014
PENGESAHAN: BERLAKU EFEKTIF:
KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN UDARA TANGGAL 16 JUNI 2014

NOMOR KEP/480/VI/2014
TANGGAL 16 JUNI 2014
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI
Keputusan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/480/VI/2014 tanggal

16 Juni 2014 tentang Buku Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Kearsipan
BAB I PENDAHULUAN
Umum....................................................................................................... 1
Maksud dan Tujuan .................................................................................. 1
Ruang Lingkup dan Tata Urut .................................................................. 1
Landasan.................................................................................................. 2
Kedudukan ............................................................................................... 2
Pengertian ................................................................................................ 2
BAB II KETENTUAN UMUM
Umum....................................................................................................... 3
Tujuan ...................................................................................................... 3
Sasaran .................................................................................................... 3
Kebijakan Dasar ....................................................................................... 3
Asas-Asas ................................................................................................ 3
Prinsip-Prinsip .......................................................................................... 4
BAB III PEDOMAN KEARSIPAN
Umum....................................................................................................... 4
Arsip Berdasarkan Fungsi ........................................................................ 4
Arsip Berdasarkan Fisiknya ...................................................................... 5
Macam Himpunan, Metode, dan Sistem Penyimpanan Arsip................... 5
Tingkatan.................................................................................................. 6
BAB IV PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Umum....................................................................................................... 10
Pengorganisasian ................................................................................... 11
Daur Arsip ................................................................................................ 30
Pengelolaan Arsip Media Baru ................................................................. 34
Sarana dan Prasarana ............................................................................. 38
Kesejahteraan Petugas Arsip ................................................................... 39
Arsip Vital ................................................................................................. 39
Sanksi Administrasi dan Ketentuan Pidana.............................................. 41
BAB V TATARAN KEWENANGAN
Umum....................................................................................................... 44
Wewenang dan Tanggung Jawab ............................................................ 44
BAB VI PENUTUP
DAFTAR PENGERTIAN
DAFTAR CONTOH
DAFTAR DISTRIBUSI
MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA
________________________________
KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN UDARA

Nomor Kep/480/VI/2014
tentang

TENTANG
KEARSIPAN
KEPALA STAF ANGKATAN UDARA
Menimbang : Bahwa Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor

Perkasau/181/XII/2011 tentang Buku Petunjuk Teknis TNI AU Tentang
Kearsipan sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi TNI
Angkatan Udara. Untuk tertib hukum dan tertib administrasi perlu
mencabut keputusan dimaksud untuk ditata dan disusun kembali dengan
keputusan Kepala Staf Angkatan Udara.
Mengingat : 1. Keputusan Presiden Nomor 78/TNI/Tahun 2012 tentang

Pemberhentian Dari dan Pengangkatan Dalam Jabatan Kepala Staf
Angkatan Laut dan Kepala Staf Angkatan Udara.
2. Keputusan Panglima TNI Nomor Kep/294/V/2012 tentang

Pemberhentian Dari dan Pengangkatan Dalam Jabatan di Lingkungan
Tentara Nasional Indonesia.
3. Keputusan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/3/III/2004

tentang Pokok-Pokok Organisasi dan Prosedur Sekretariat Umum TNI
Angkatan Udara (Setumau).
4. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/22/IV/ 2011

tentang Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI AU Tentang Administrasi
Umum.
2
MEMUTUSKAN
Menetapkan : 1. Buku Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Kearsipan sebagaimana

tercantum pada lampiran keputusan ini.
2. Buku petunjuk teknis TNI AU dimaksud angka 1 keputusan ini

merupakan dasar dan pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan TNI Angkatan Udara.
3. Dengan ditetapkannya Keputusan Kasau Tentang Buku Petunjuk

Teknis TNI AU Tentang Kearsipan, maka Peraturan Kasau Nomor
Perkasau/181/XII/2011 tentang Buku Petunjuk Kearsipan dicabut dan
dinyatakan tidak berlaku.
4. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 16 Juni 2014
_______________________
a.n. Kepala Staf Angkatan Udara
Kasetum,
Cap/tertanda
Drs. Moh. Frans Yusuf, M.M.

Kolonel Adm NRP 512654
Autentikasi
a.n. Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara
Waka,
Ahmad Dachlan S.
TENTARA NASIONAL INDONESIA Lampiran Keputusan Kasau
MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA Nomor Kep/480/VI/2014
________________________________ Tanggal 16 Juni 2014
_______________________

TENTANG
KEARSIPAN
BAB I
PENDAHULUAN
1. Umum.
a. Pembinaan administrasi umum TNI Angkatan Udara dalam pelaksanaan fungsi

administrasi umum didukung oleh pembinaan kearsipan yang tertib dan teratur,
sehingga dapat mendukung terwujudnya pelaksanaan peran, tugas, dan fungsi TNI
Angkatan Udara. Pembinaan administrasi umum di TNI Angkatan Udara
dilaksanakan oleh Sekretariat Umum Angkatan Udara sesuai dengan lingkup tugas
dalam organisasi dan diatur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
b. Pelaksanaan pembinaan administrasi umum salah satu bidang tugasnya

adalah kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan yang tertib dan teratur disesuaikan
dengan perkembangan organisasi TNI Angkatan Udara yang meliputi unit pengolah
sebagai pencipta arsip dan unit kearsipan yang disesuaikan dengan fungsi,
tingkatan, kepengurusan, daur arsip, serta kelengkapan sarana dan prasarana.
c. Kearsipan harus dilaksanakan secara teratur, seragam, bertingkat, dan terpadu

di satuan jajaran TNI Angkatan Udara, guna memberikan rumusan sistem
pengelolaan pengurusan dokumen secara tepat, maka disusun Buku Petunjuk
Teknis TNI Angkatan Udara Tentang Kearsipan.
2. Maksud dan Tujuan.
a. Maksud. Maksud penyusunan Buku Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara

Tentang Kearsipan, untuk dijadikan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan
kearsipan.
b. Tujuan. Tujuan penyusunan Buku Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara

Tentang Kearsipan, agar dicapai kesamaan pemahaman dan keseragaman dalam
penyelenggaraan kearsipan.
3. Ruang Lingkup dan Tata Urut. Ruang lingkup dan tata urut buku petunjuk teknis
ini meliputi penyelenggaraan kearsipan, disusun dengan tata urut sebagai berikut:
a. Bab I Pendahuluan.
b. Bab II Ketentuan Umum.
c. Bab III Pedoman Kearsipan.

2
d. Bab IV Penyelenggaraan Kearsipan.
e. Bab V Tataran Kewenangan.
f. Bab VI Penutup.
4. Landasan. Landasan yang digunakan dalam penyusunan Buku Petunjuk Teknis

TNI Angkatan Udara Tentang Kearsipan sebagai berikut:
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan
Lembaran Negara RI Nomor 5071).
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip.
c. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan
Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana.
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005

tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip
Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana.
e. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/675/XI/2011 tentang Pedoman

Pengelolaan Arsip TNI.
f. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/122/XII/2010 tentang

Buku Petunjuk Induk TNI Angkatan Udara Tentang Manajemen dan Administrasi.
g. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/22/IV/2011 tentang

Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI Angkatan Udara Tentang Administrasi Umum.
5. Kedudukan. Kedudukan Buku Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara Tentang

Kearsipan, berada satu tingkat di bawah Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI Angkatan Udara
Tentang Administrasi Umum.
6. Pengertian. Pengertian merupakan istilah-istilah yang digunakan dalam Buku

Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara Tentang Kearsipan, untuk memperoleh persepsi
yang sama perlu dijelaskan beberapa pengertian sebagaimana tercantum dalam Daftar
Pengertian.
3
BAB II
KETENTUAN UMUM
7. Umum. Fungsi pembinaan administrasi umum tidak terlepas dari kearsipan,

untuk menunjang keberhasilan penyelenggaraan kearsipan yang tertib dan aman maka
penyelenggaraannya dilaksanakan secara bertingkat dan terpadu. Kearsipan di
lingkungan TNI Angkatan Udara dapat disajikan sesuai dengan kebutuhan berupa arsip
yang autentik, oleh karena itu kearsipan perlu diselenggarakan sesuai dengan ketentuan
umum meliputi tujuan, sasaran, kebijakan dasar, asas-asas, dan prinsip-prinsip.
8. Tujuan. Tujuan kearsipan TNI Angkatan Udara adalah menjamin tersedianya arsip
yang autentik dan terpercaya serta dapat disajikan kembali secara cepat sebagai alat
bukti yang sah guna kepentingan pelaksanaan tugas.
9. Sasaran. Sasaran kearsipan TNI Angkatan Udara sebagai berikut:
a. Mewujudkan ketertiban dan keamanan dalam penyelenggaraan kearsipan.
b. Mewujudkan pengorganisasian yang bertingkat dan terpadu dalam kearsipan.
c. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai.
d. Mewujudkan pemeliharaan arsip berdasarkan kaidah kearsipan yang berlaku.
e. Mencapai kecepatan, ketepatan, dan kelengkapan dalam penyajian kembali.
10. Kebijakan Dasar. Kebijakan dasar kearsipan meliputi:
a. Terselenggaranya kearsipan yang dapat mendukung kepentingan pengguna

arsip.
b. Terselenggaranya kearsipan secara berkelanjutan, bertingkat, dan terpadu.
c. Tercapainya arsip sebagai bentuk informasi yang harus dipelihara, dijaga, dan
dapat disajikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
11. Asas-Asas. Asas-asas yang digunakan dalam kearsipan sebagai berikut:
a. Keamanan. Keamanan berarti bahwa semua arsip harus dijaga

kerahasiannya dan keamanannya dari kebocoran dan penyalahgunaan informasi
oleh pengguna yang tidak berhak.
b. Keselamatan. Keselamatan berarti penyelenggaraan kearsipan harus dapat

menjamin arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan alam maupun
perbuatan manusia.
c. Keautentikan. Autentik berarti bahwa arsip yang disimpan harus sesuai

dengan aslinya sehingga dapat digunakan sebagai bahan bukti yang sah.
4
d. Keutuhan. Keutuhan berarti bahwa arsip harus lengkap, menyatu, dan

tidak boleh terpisah dari bagiannya.
e. Akuntabilitas. Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip

sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa
yang direkam.
f. Kemanfaatan. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan man-

faat bagi pengguna arsip, khususnya organisasi di lingkungan TNI Angkatan Udara.
g. Aksesibilitas. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan

kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan.
h. Kepentingan. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memper-

hatikan kepentingan dinas.
12. Prinsip-Prinsip. Prinsip-prinsip yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan

sebagai berikut:
a. Kearsipan harus didukung oleh personel yang profesional di bidang arsip.
b. Penyajian arsip harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang berlaku.
c. Kearsipan harus dijadikan sebagai pedoman dalam mendukung tugas

pelayanan arsip.
BAB III
PEDOMAN KEARSIPAN
13. Umum. Pedoman kearsipan merupakan tolok ukur penyelenggaraan kearsipan

dengan mengikuti prosedur yang mendukung kelancaran fungsi administrasi umum.
Penyelenggaraan kearsipan harus dapat menyajikan dokumen yang autentik dengan
berpedoman pada arsip berdasarkan fungsi, arsip berdasarkan fisiknya, macam metode,
dan sistem penyimpanan arsip serta tingkatan.
14. Arsip Berdasarkan Fungsi. Arsip berdasarkan fungsi dibedakan menjadi:
a. Dinamis. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi di lingkungan TNI Angkatan Udara.
Arsip dinamis dibedakan menjadi:
1) Arsip Aktif. Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunannya tinggi
dan/atau terus menerus.
2) Arsip Inaktif. Arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunannya telah
menurun.
b. Statis. Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan

dan penyelenggaraan administrasi di lingkungan TNI Angkatan Udara.
5
c. Vital. Arsip Vital merupakan arsip yang sangat penting dan melekat pada
keberadaan dan kegiatan arsip TNI AU yang di dalamnya mengandung informasi
mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta aset TNI AU, Apabila arsip
tersebut hilang tidak dapat diganti sehingga hal tersebut dapat
mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan TNI AU.
15. Arsip Berdasarkan Fisiknya. Arsip berdasarkan fisiknya dikelompokkan menjadi

empat, yaitu:
a. Arsip Tulisan (Konvensional). Arsip tulisan merupakan informasi dalam

bentuk teks, yang biasanya direkam pada kertas dan dapat dibaca tanpa bantuan
alat/mesin.
b. Arsip Pandang-Dengar (Audio Visual). Arsip pandang dengar merupakan

informasi atau arsip yang bisa dipandang dan didengar menggunakan peralatan
khusus. Arsip pandang dengar memiliki bentuk fisik yang beraneka ragam
tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.
Adapun bentuk fisik arsip pandang dengar berupa:
1) Gambar Statik (still visual/images) arsip yang isi informasinya terekam

dalam citra gambar diam, tidak bergerak, yang termasuk dalam kategori arsip
gambar statik adalah foto, gambar, poster, dan slide.
2) Citra bergerak (moving images) arsip yang isi informasinya terekam

dalam citra gambar bergerak, seperti pada film gambar hidup (motion pictures)
dan video, yang diciptakan dengan teknik tersendiri dan menggunakan
peralatan khusus.
3) Rekaman suara (sound recording), berupa: gramaphone, kaset atau

(kartridge), tapes, disc.
c. Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Arsip kartografik dan kearsitekturan

merupakan informasi dalam bentuk peta, chart, denah bangunan, engineering
drawing, dan sebagainya.
d. Arsip Komputer. Arsip komputer merupakan informasi yang diciptakan

dengan menggunakan komputer yang direkam dalam media magnetik maupun
media optikal seperti hard disk, floppy disk, cd-rom, dan sebagainya. Arsip
komputer ini sering disebut dengan arsip bacaan mesin (machine readable records).
16. Macam Himpunan, Metode, dan Sistem Penyimpanan Arsip. Macam himpunan,
metode, dan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:
a. Macam himpunan. Macam himpunan sebagai berikut:
1) Seri, yaitu himpunan/berkas arsip dari satu naskah yang disusun secara
kronologis, misalnya himpunan/berkas keputusan.
2) Rubrik, yaitu himpunan/berkas arsip dari satu macam masalah/

perihal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya himpunan/
berkas arsip mengenai intelijen, operasional, personel, dan materiel.
6
3) Dosir, yaitu himpunan/berkas arsip dari satu macam masalah/perihal/

pokok persoalan/perorangan yang disusun secara kronologis, dari awal sampai
akhir, misalnya himpunan/berkas arsip personel perorangan dan takah.
4) Campuran, yaitu himpunan/berkas arsip yang merupakan gabungan

antara seri dan rubrik, misalnya himpunan/berkas keputusan mengenai
kepegawaian dan sebagainya.
b. Metode Penyimpanan. Metode penyimpanan sebagai berikut:
1) Lateral, yaitu penyimpanan himpunan/berkas arsip sedemikian rupa

sehingga yang terlihat hanya bagian sisi/punggungnya, seperti penyimpanan
map ordner, boks arsip, dan buku-buku di perpustakaan.
2) Vertikal, yaitu penyimpanan himpunan/berkas arsip sedemikian rupa

sehingga terlihat hanya halaman depan arsip, seperti penyimpanan arsip pada
filing cabinet.
3) Horisontal, yaitu penyimpanan himpunan/berkas arsip sedemikian rupa

sehingga bagian depan arsip terlihat di sebelah atas, seperti penyimpanan
arsip di atas meja.
c. Sistem Penyimpanan. Sistem penyimpanan sebagai berikut:
1) Sistem abjad, digunakan untuk penyimpanan himpunan/berkas arsip

yang disusun berdasarkan nama badan/instansi dan personel.
2) Sistem nomor, digunakan untuk menyimpan himpunan/berkas arsip yang

disusun berdasarkan nomor urut.
3) Sistem persoalan (Pokok persoalan, anak persoalan, cucu persoalan),

digunakan untuk menyimpan himpunan takah.
4) Sistem wilayah, digunakan untuk menyimpan himpunan/berkas arsip yang

disusun berdasarkan pembuat naskah/tulisan dinas dihubungkan dengan
daerah/wilayah.
5) Sistem waktu, digunakan untuk menyimpan himpunan/berkas arsip yang

disusun berdasarkan kurun waktu.
17. Tingkatan. Tingkatan pengelolaan arsip terdiri atas:
a. Arsip I. Arsip I merupakan arsip yang mempunyai masa simpan sampai

dengan dua tahun dan bernilai dua tahun, antara lain:
1) Nonperbendaharaan:
a) Surat pengantar.
b) Surat lamaran yang ditolak.

7
c) Surat perintah yang telah dilaksanakan dan tidak ada hubungannya

dengan peristiwa bersejarah.
d) Undangan yang tidak ada hubungannya dengan peristiwa

bersejarah.
e) Surat edaran yang bersifat sementara dan berakhir setelah waktu

dalam edaran dipenuhi dan tidak ada hubungannya dengan peristiwa
bersejarah.
f) Laporan statistik yang telah selesai dikerjakan menurut tujuannya

dan bukan merupakan laporan statistik kegiatan tahunan dari
satuan/instansi.
g) Surat usulan yang telah selesai.
h) Naskah yang tidak mengandung sifat organisasi kebijakan dan

bukan bahan/hasil riset atau telaahan.
i) Surat peringatan penyelesaian suatu masalah dan tidak ada

hubungannya dengan peristiwa bersejarah.
j) Naskah/surat yang telah selesai persoalannya dan tidak ada

hubungannya dengan peristiwa bersejarah.
2) Perbendaharaan:
a) Arsip Keuangan:
(1) Bukti kas kecuali kontrak pembelian barang/jasa dan kontrak

pembangunan.
(2) Ikhtisar dan surat-menyurat guna menyusun program

anggaran belanja TNI dan tambahannya.
(3) Dokumen pembukuan anggaran.
b) Arsip Materiel:
(1) Surat/berkas tentang permintaan materiel.
(2) Surat/berkas/bentuk lainnya tentang penyerahan/peminjaman

dan pengembalian materiel.
(3) Berkas laporan penggunaan materiel.
(4) Rencana distribusi dan pemeliharaan materiel.
(5) Laporan berkala tentang distribusi dan pemeliharaan materiel.
(6) Berkas penunjukan/penawaran harga.

8
(7) Berkas pengajuan suku cadang.
(8) Berkas penunjukan rekanan.
(9) Surat jalan pengantar barang.
b. Arsip II. Arsip II merupakan arsip yang mempunyai masa simpan tiga sampai
dengan lima tahun dan bernilai lima tahun, arsip-arsip tersebut antara lain:
1) Arsip Nonperbendaharaan: arsip pada pasal 16 subsubpasal a yang oleh

unit kearsipan I dianggap masih perlu disimpan dan dipelihara oleh unit
kearsipan II karena sewaktu-waktu masih diperlukan.
2) Arsip Perbendaharaan:
a) Arsip Keuangan: bukti kontrak pembelian barang/jasa terhitung

setelah barang/jasa diterima dengan baik.
b) Arsip Materiel:
(1) Laporan pertanggungjawaban materiel.
(2) Berita acara materiel hilang.
(3) Pembukuan materiel yang ditemukan.
(4) Berita acara penerimaan materiel.
(5) Laporan khusus tentang materiel.
(6) Perintah pengeluaran materiel.
(7) Berita acara pelaksanaan penghapusan.
(8) Berkas usul penghapusan materiel.
(9) Berkas tentang percobaan/pengujian serta penelitian dan

pengembangan materiel.
(10) Berkas tentang rehab materiel.
c. Arsip III. Arsip III merupakan arsip yang mempunyai masa simpan enam
sampai dengan sepuluh tahun dan bernilai sepuluh tahun, arsip-arsip tersebut
antara lain:
1) Arsip Nonperbendaharaan: arsip yang tersebut pada pasal 16 sub-

subpasal b yang oleh unit kearsipan II dianggap masih perlu disimpan dan
dipelihara oleh unit kearsipan III karena sewaktu-waktu masih diperlukan.
9
a) Arsip Keuangan:
(1) Register pembukuan.
(2) Bukti kontrak pembangunan terhitung setelah bangunan

diserahkan.
b) Arsip Materiel:
(1) Buku agenda materiel.
(2) Kartu persediaan materiel.
(3) Berita acara serah terima jabatan.
(4) Petunjuk teknis sistem dan prosedur pergudangan dan

pemeliharaan.
(5) Tanda penerimaan materiel.
(6) Buku verbal materiel.
(7) Buku katalog materiel.
(8) Buku verbal pemeliharaan.
d. Arsip IV. Arsip IV merupakan arsip yang mempunyai masa simpan sebelas
sampai dengan lima belas tahun dan bernilai lima belas tahun, arsip ini disimpan
oleh Unit Kearsipan IV atau Depo Arsip TNI.
1) Arsip Nonperbendaharaan:
a) Arsip yang oleh unit kearsipan III dinyatakan mengandung nilai

sejarah.
b) Arsip yang berisi informasi tentang pertumbuhan dan perkembangan

institusi TNI Angkatan Udara.
c) Arsip yang berisi informasi tentang doktrin, organisasi, pendidikan

dan pelatihan, personel dan materiel.
d) Arsip tentang prosedur kerja suatu institusi/satuan.
e) Arsip yang berisi usaha-usaha satuan dalam lapangan sosial

ekonomi dan sebagainya.
f) Arsip yang berisi tentang penelaahan pelaksanaan tugas satuan.
g) Arsip yang berisikan perencanaan operasi dan organisasi.
h) Arsip yang berisikan hal-hal/sebab-sebab ditempuhnya suatu

kebijakan.
10
i) Arsip yang berisikan petunjuk sebagai kebijakan, baik langsung

maupun tidak langsung mempengaruhi soal komando.
j) Arsip yang berisi transaksi atau kontrak atau perjanjian yang

mempunyai akibat yuridis, umum dan berlaku terus-menerus.
k) Arsip yang berisikan ketetapan kedudukan hukum personel, proses

pengusutan, pemeriksaan dan pengadilan atas perkara dan peristiwa.
l) Arsip yang berisi riwayat hidup pimpinan TNI AU, tokoh TNI AU dan
prajurit, serta personel lainnya yang ada hubungannya dengan suatu
peristiwa bersejarah yang menyangkut TNI AU.
m) Arsip yang berisi laporan, surat-menyurat yang merupakan telaah

staf yang ada hubungannya dengan peningkatan daya guna suatu hal.
n) Notula sidang/rapat, laporan seminar, diskusi, kongres, konferensi,

dan sidang/rapat pimpinan khusus dalam hubungannya dengan peristiwa
bersejarah.
o) Arsip yang berisi heraldika (ilmu tentang asal-usul perkembangan

dan/atau makna lambang), meliputi ketentuan-ketentuan tentang atribut,
perlengkapan, seragam dan tanda jasa.
a) Arsip Keuangan:
(1) Berita Acara Pemeriksaan Keuangan.
(2) Berita Acara Serah Terima.
(3) Nota Hasil Pemeriksaan Laporan.
(4) Nota Hasil Pertanggungjawaban beserta jawabannya.
b) Arsip Materiel:
(1) Arsip materiel yang bernilai sejarah.
(2) Arsip tentang barang selama barang tersebut masih ada.
(3) Arsip yang berisi kebijakan, sistem pembinaan materiel.
BAB IV
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
18. Umum. Penyelenggaraan kearsipan merupakan bagian dari pembinaan fungsi

administrasi umum di lingkungan TNI AU yang dilaksanakan secara tertib sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. Penyelenggaraan kearsipan meliputi pengorganisasian, daur
arsip, sarana dan prasarana, kesejahteraan petugas arsip, arsip vital, dan ketentuan pidana.
11
19. Pengorganisasian. Pengorganisasian kearsipan terdiri atas:
a. Unit Pengolah. Unit pengolah merupakan satuan pencipta arsip yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Tugas dan pembagian Unit
pengelola sebagai berikut:
1) Unit pengolah menyelenggarakan kearsipan sebagai berikut:
a) Mengolah arsip aktif yang meliputi penerimaan dan pencatatan pada

buku agenda setiap arsip yang masuk.
b) Menyimpan arsip aktif selama tiga bulan sampai dengan enam bulan
atau lebih sesuai dengan kebutuhan.
c) Melaksanakan penilaian setiap tiga bulan sampai dengan enam

bulan atau lebih sesuai dengan kebutuhan.
d) Memindahkan arsip inaktif beserta daftar arsipnya ke unit kearsipan I

setiap tiga atau enam bulan sekali.
e) Memusnahkan nonarsip inaktif setelah mendapat persetujuan dari

kepala unit kerja/unit pengolah setiap tiga atau enam bulan sekali setelah
terlebih dahulu dibuatkan daftar nonarsip yang dimusnahkan.
f) Menyerahkan arsip inaktif kepada unit kearsipan pada tingkat di

atasnya.
2) Pembagian unit pengolah
a) Jajaran Kohanudnas:
(1) Makohanudnas:
(a) Urtu Inspektorat.
(b) Urtu Sren.
(c) Urtu Sintel.
(d) Urtu Sops.
(e) Urtu Spers.
(f) Urtu Slog.
(g) Urtu Skomlek.
(h) Urtu Ku.
(i) Urtu Popunas.

12
(j) Urtu Kes.
(k) Urtu Pen.
(l) Urtu Satprov.
(2) Kosek Hanudnas I:
(a) Makosek Hanudnas I:
i. Urtu Sintel.
ii. Urtu Sops.
iii. Urtu Spers.
iv. Urtu Slog.
v. Urtu Skomlek.
vi. Urtu Posek.
(b) Urtu Satrad 211 Tkt.
(c) Urtu Satrad 212 Rni.
(d) Urtu Satrad 213 Tpi.
(e) Urtu Satrad 214 Pml.
(f) Urtu Satrad 215 Cgt.
(g) Urtu Satrad 216 Cbl.
(3) Kosek Hanudnas II:
(a) Makosek Hanudnas II:
i. Urtu Sintel.
ii. Urtu Sops.
iii. Urtu Spers.
iv. Urtu Slog.
v. Urtu Skomlek.
vi. Urtu Posek.
(b) Urtu Satrad 221 Nli.

13
(c) Urtu Satrad 222 Plo.
(d) Urtu Satrad 223 Bpp.
(e) Urtu Satrad 224 Kwd.
(f) Urtu Satrad 225 Trk.
(g) Urtu Satrad 226 Brn.
(4) Kosek Hanudnas III:
(a) Makosek Hanudnas III:
i. Urtu Sintel.
ii. Urtu Sops.
iii. Urtu Spers.
iv. Urtu Slog.
v. Urtu Skomlek.
vi. Urtu Posek.
(b) Urtu Satrad 231 Lse.
(c) Urtu Satrad 232 Dmi.
(d) Urtu Satrad 233 Sab.
(e) Urtu Satrad 234 Sbg.
(5) Kosek Hanudnas IV:
(a) Makosek Hanudnas IV:
i. Urtu Sintel.
ii. Urtu Sops.
iii. Urtu Spers.
iv. Urtu Slog.
v. Urtu Skomlek.
(c) Urtu Satrad 242 Tjw.
(d) Urtu Satrad 243 Tmi.

14
(e) Urtu Satrad 244 Mre.
(f) Urtu Satrad 245 Sli.
b) Jajaran Koopsau I:
(1) Makokoopsau I
(a) Urtu Inspektorat.
(b) Urtu Sren.
(c) Urtu Sintel.
(d) Urtu Sops.
(e) Urtu Spers.
(f) Urtu Slog.
(g) Urtu Skomlek.
(h) Taud Satkomlek.
(i) Urtu Satprov Denma.
(j) Urtu Pom.
(k) Taud Den Intel.
(l) Urtu Satudtani.
(2) Lanud Halim Perdanakusuma.
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 1.
(c) Set Skadud 2.
(d) Set Skadud 17.
(e) Set Skadud 31.
(f) Set Skadud 45.
(g) Set Skatek 021.
(3) Lanud Atang Sendjaja:
(a) Urtu Satpom.

15
(b) Taud Wing 4.
(c) Set Skadud 6.
(d) Set Skadud 8.
(e) Set Skatek 024.
(f) Taud Rumkit.
(4) Lanud Husein Sastranegara: Urtu Satpom.
(5) Lanud Suryadarma
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 8.
(c) Set Skadud 7.
(d) Taud Rumkit.
(6) Lanud Roesmin Noerjaddin:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 6.
(c) Set Skadud 12.
(d) Urtu Skatek 045.
(e) Taud Rumkit.
(7) Lanud Supadio:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 7.
(c) Set Skadud 1.
(d) Taud Rumkit.
(8) Lanud Soewondo:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Rumkit.
(9) Lanud Sultan Iskandar Muda: Urtu Satpom.

16
(10) Lanud Palembang: Taud Rumkit.
(11) Lanud Ranai: Taud Rumkit.
c) Jajaran Koopsau II:
(1) Makokoopsau II:
(a) Urtu Ir.
(b) Urtu Sren.
(c) Urtu Sintel.
(d) Urtu Sops.
(e) Urtu Spers.
(f) Urtu Slog.
(g) Urtu Skomlek.
(h) Taud Satkomlek.
(i) Urtu Satprov Denma.
(j) Urtu Pom.
(k) Taud Den Intel.
(2) Lanud Iswahjudi:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 3.
(c) Set Skadud 3.
(d) Set Skadud 14.
(e) Set Skadud 15.
(f) Set Skatek 042.
(g) Taud Rumkit.
(3) Lanud Abdulrachman Saleh:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 2.

17
(c) Set Skadud 4.
(d) Set Skadud 32.
(e) Set Skadud 21
(f) Set Skatek 022.
(g) Taud Rumkit.
(4) Lanud Sultan Hasanuddin:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Wing 5.
(c) Set Skadud 5.
(d) Set Skadud 11.
(e) Set Skatek 044.
(f) Taud Rumkit.
(5) Lanud Surabaya:
(a) Urtu Satpom.
(b) Taud Rumkit.
(6) Lanud Jayapura: Urtu Satpom.
(7) Lanud Balikpapan: Taud Rumkit.
(8) Lanud Sjamsuddin Noor: Taud Rumkit
(9) Lanud Sam Ratulangi: Taud Rumkit.
(10) Lanud Manuhua: Taud Rumkit.
(11) Lanud El Tari: Taud Rumkit.
d) Jajaran Kodikau:
(1) Makokodikau:
(a) Urtu Ir.
(b) Urtu Sren.
(c) Urtu Ditops.

18
(d) Urtu Ditpers.
(e) Urtu Ditlog.
(f) Urtu Ditjiandik.
(g) Urtu Denma.
(h) Urtu Satprov.
(i) Urtu Pom.
(2) Lanud Adisutjipto:
(a) Urtu Satpom.
(b) Kataud Wingdik Terbang.
(c) Urtu Skadik 101.
(d) Urtu Skadik 102.
(e) Urtu Skadik 104.
(f) Urtu Skadik 105.
(g) Set Skatek 043.
(3) Lanud Adi Soemarmo:
(a) Urtu Satpom.
(b) Urtu Skadik 401.
(f) Urtu Skadik 405.
(g) Taud Rumkit.
(4) Lanud Sulaiman:
(a) Urtu Satpom.
(b) Urtu Skadik 201

19
(f) Taud Rumkit.
(5) Wingdiktekkal:
(a) Urtu Skadik 301.
(6) Wingdikum:
(a) Urtu Skadik 501.
e) Jajaran Koharmatau:
(1) Makokoharmatau:
(a) Urtu Sren.
(b) Urtu Dithar Pesbang.
(c) Urtu Dithar Senban.
(d) Urtu Dithar Komlek.
(e) Urtu Diteng.
(f) Urtu Ditpers.
(g) Urtu Denma.
(h) Urtu Satprov.
(2) Depohar 10:
(a) Urdal Sathar 11.

20
(b) Urdal Sathar 12.
(c) Urdal Sathar 13.
(d) Urdal Sathar 14.
(e) Urdal Sathar 15.
(f) Urdal Sathar 16.
(3) Depohar 20:
(4) Depohar 30:
(5) Depohar 40:
(6) Depohar 50:
(7) Depohar 60:
(b) Urdal Satgudiaansen 62.
(c) Urdal Satgudiaanmu 63.
(d) Urdal Sathar 64.

21
(8) Depohar 70:
(c) Urdal Sathar pazam 73.
f) Jajaran Korpaskhas:
(1) Makokorpaskhas:
(a) Urtu Ir.
(b) Urtu Sren.
(c) Urtu Sintel.
(d) Urtu Sops.
(f) Urtu Spers.
(g) Urtu Slog.
(h) Urtu Satprov.
(i) Urtu Denbravo
(2) Wing I Paskhas:
(a) Urtu Yonko 461.
(b) Urtu Yonko 463.
(c) Urtu Yonko 467.
(d) Urtu Denmatra 1.
(e) Urtu Denhanud 471.
(f) Urtu Denhanud 474.
(3) Wing II Paskhas:
(a) Urtu Yonko 464.
(b) Urtu Yonko 466.
(c) Urtu Yonko 468.
(d) Urtu Denmatra 2.

22
(e) Urtu Denhanud 472.
(4) Wing III Paskhas:
(a) Urtu Yonko 462.
(b) Urtu Yonko 465.
(c) Urtu Yonko 469.
(d) Urtu Denhanud 473.
(5) Pusdiklat Paskhas.
(a) Urtu Satdikpurrat.
(b) Urtu Satdik Matra.
(c) Urtu Satdikhanud.
(d) Urtu Satdiksus.
(6) Satbravo 90 Paskhas.
(a) Urtu Den 901/Intel.
(b) Urtu Den 902/Aksus.
(c) Urtu Den 903/Bansus.
g) Jajaran Diskesau:
(1) Taud RSAU dr. E. Antariksa.
(2) Taud Lakesgilut.
(3) Taud RSAU dr. Moh. Salamun.
(4) Taud Lafiau.
h) Dismatau: Taud Bekmatpus.
i) Disfaskonau: Taud Satharlan.
j) Seskoau:
(1) Urtu Pusoyu
(2) Urtu Satprov.

23
k) Akademi Angkatan Udara:
(1) Taud Dirdik.
(2) Taud Dirmin.
(3) Taud Dirjian.
(4) Taud Kes AAU.
(5) Urtu Satprov.
(6) Taud Dep AAU.
(7) Taud Dep Aero.
(8) Taud Dep Darlek.
(9) Taud Dep TMI.
(10) Taud Dep Matra.
(11) Taud Dep Jasmil.
(12) Taud Wingkar.
(13) Taud Denma.
3) Pencipta arsip nonstruktural/bentukan dalam pengelolaan arsip dilaksana-

kan oleh kaset satker yang ditunjuk.
b. Unit Kearsipan. Unit kearsipan merupakan satuan kerja pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit
kearsipan terbagi menjadi :
1) Unit Kearsipan I menyelenggarakan kearsipan sebagai berikut:
a) Menyimpan arsip masa simpan selama dua tahun terhitung mulai

tanggal diterima.
b) Menerima arsip beserta daftar arsipnya dari unit kerja/unit pengolah.
c) Mencocokkan arsip yang diterima dengan daftar arsipnya.
d) Mencatat pada buku agenda setiap arsip yang diterima.
e) Menyimpan arsip dengan aman dan praktis ke dalam lemari sesuai

dengan Nomor Indeks Persoalan Takah (NIPT).
f) Memelihara arsip supaya terlindungi baik fisik maupun informasinya.

24
g) Menyajikan kembali apabila arsip dibutuhkan dari pengguna.
h) Menilai arsip yang memasuki masa dua tahun mulai tanggal arsip
diterima.
i) Memindahkan arsip yang bernilai lebih dari dua tahun ke unit

kearsipan II dengan disertai daftar arsipnya.
j) Memusnahkan arsip yang bernilai dua tahun setelah mendapat

persetujuan dari unit kearsipan II.
k) Membuat berita acara dan surat perintah pemusnahan arsip sesuai

dengan ketentuan.
2) Pembagian unit kearsipan I:
a) Jajaran Mabesau:
(1) Bagum Disinfolahtaau.
(2) Bagum Diskuau.
(3) Bagum Dislitbangau.
(4) Bagum Dispamsanau.
(5) Bagum Dispenau.
(6) Bagum Dissurpotrudau.
(7) Bagum Disbangopsau.
(8) Bagum Diskumau.
(9) Bagum Dislambangjaau.
(10) Bagum Dispotdirga.
(11) Bagum Disdikau.
(12) Bagum Diskesau.
(13) Bagum Dispsiau.
(14) Bagum Disminpersau.
(15) Bagum Diswatpersau.
(16) Bagum Disadaau.
(17) Bagum Disaeroau.

25
(18) Bagum Disfaskonau.
(19) Bagum Diskomlekau.
(20) Bagum Dismatau.
(21) Set AAU.
(22) Set Seskoau.
(23) Set Puspomau.
(24) Set Denma Mabesau.
(25) Taud Koorsmin Kasau.
(26) Taud Puskodalau.
(27) Taud Setumau.
(28) Bagum Lakespra Saryanto.
(29) Bagum RSPAU dr. S. Hardjolukito.
b) Jajaran Kotama:
(1) Kohanudnas:
(a) Set Denma Kohanudnas.
(b) Set Kosek Hanudnas I.
(c) Set Kosek Hanudnas II.
(d) Set Kosek Hanudnas III.
(e) Set Kosek Hanudnas IV.
(f) Set Pusdiklat Hanudnas.
(2) Koopsau I:
(a) Set Denma Koopsau I.
(b) Set Lanud Halim Perdanakusuma.
(c) Set Lanud Atang Sendjaja.
(d) Set Lanud Husein Sastranegara.
(e) Set Lanud Suryadarma.

26
(f) Set Lanud Roesmin Noerjadin.
(g) Set Lanud Supadio.
(h) Set Lanud Soewondo.
(i) Set Lanud Sultan Iskandar Muda.
(j) Set Lanud Maimun Saleh.
(k) Set Lanud Padang.
(l) Set Lanud Palembang.
(m) Set Lanud Ranai.
(n) Set Lanud Tanjung Pinang.
(o) Set Lanud H. Abdullah Sanusi Hanandjoeddin.
(p) Set Lanud Wiriadinata.
(q) Set Lanud Astra Ksetra.
(r) Set Lanud Singkawang II.
(s) Set Lanud Sukani.
(t) Set Lanud Wirasaba.
(3) Koopsau II:
(a) Set Denma Koopsau II
(b) Set Lanud Abdulrachman Saleh.
(c) Set Lanud Iswahjudi.
(d) Set Lanud Sultan Hasanuddin.
(e) Set Lanud Surabaya.
(f) Set Lanud Jayapura.
(g) Set Lanud Balikpapan.
(h) Set Lanud Tarakan.
(i) Set Lanud Samratulangi.
(j) Set Lanud Sjamsuddin Noor.

27
(k) Set Lanud Wolter Monginsidi.
(l) Set Lanud Pattimura.
(m) Set Lanud Manuhua.
(n) Set Lanud Merauke.
(o) Set Lanud Rembiga.
(p) Set Lanud El Tari.
(q) Set Lanud Ngurah Rai.
(r) Set Lanud Dumatubun.
(s) Set Lanud Iskandar.
(t) Set Lanud Leo Wattimena.
(u) Set Lanud Timika.
(4) Kodikau:
(a) Set Denma Kodikau
(b) Set Lanud Adisutjipto.
(c) Set Lanud Adi Soemarmo.
(d) Set Lanud Sulaiman.
(e) Set Sekkau.
(f) Set Wingdikum.
(g) Set Wingdiktekkal
(5) Koharmatau:
(a) Taud Depohar 10 Hsn.
(b) Taud Depohar 20 Iwj.
(c) Taud Depohar 30 Abd.
(d) Taud Depohar 40 Slm.
(e) Taud Depohar 50 Smo.
(f) Taud Depohar 60 Iwj.

28
(g) Taud Depohar 70 Slm.
(6) Korpaskhas:
(a) Set Wing I Paskhas.
(b) Set Wing II Paskhas.
(c) Set Wing III Paskhas
(d) Set Pusdiklat Paskhas.
(e) Set Satbravo 90 Paskhas.
(f) Set Denma Makorpaskhas.
3) Unit kearsipan II. Unit kearsipan II meliputi kotama dan pembantu

pimpinan/staf kecuali smin Kasau menyimpan arsip dengan masa simpan 3 s.d.
5 tahun. Unit Kearsipan II menyelenggarakan kearsipan sebagai berikut:
a) Menerima arsip beserta daftar arsipnya dari unit kearsipan I.
b) Mencocokkan arsip yang diterima dengan daftar arsipnya.
c) Mencatat pada buku agenda setiap arsip yang diterima.
d) Menyimpan arsip dengan aman dan praktis ke dalam lemari sesuai

dengan NIPT.
e) Memelihara arsip supaya terlindungi baik fisik maupun informasinya.
f) Menyajikan arsip apabila dibutuhkan dari pengguna.
g) Menilai arsip yang telah memasuki masa penilaian lima tahun

terhitung mulai tanggal arsip tersebut diterima.
h) Memindahkan arsip yang bernilai lebih dari lima tahun ke unit

kearsipan III disertai daftar arsipnya.
i) Memusnahkan arsip yang bernilai lima tahun setelah mendapat

persetujuan dari unit kersipan III.
j) Membuat berita acara dan surat perintah pemusnahan sesuai

dengan ketentuan.
4) Pembagian unit kearsipan II:
a) Jajaran Mabesau:
(1) Bagum Itjenau.

29
(2) Bagum Sahli Kasau.
(3) Bagum Srenaau.
(4) Bagum Spamau.
(5) Bagum Sopsau.
(6) Bagum Spersau.
(7) Bagum Slogau.
b) Jajaran Kotama:
(1) Set Kohanudnas.
(2) Set Koopsau I.
(3) Set Koopsau II.
(4) Set Kodikau.
(5) Set Koharmatau.
(6) Set Korpaskhas.
5) Unit Kearsipan III. Unit Kearsipan III dilaksanakan di Bagian Arsip

Sekretariat Umum Angkatan Udara (Bagarsip Setumau) yang berfungsi
sebagai pusat arsip TNI AU. Unit Kearsipan III menyimpan arsip masa simpan
selama lima tahun terhitung mulai tanggal diterima, sebagai berikut:
a) Menerima arsip beserta daftar arsipnya dari unit kearsipan II.

dengan NIPT.
g) Menilai arsip yang telah memasuki masa penilaian sepuluh tahun

h) Memindahkan arsip yang bernilai lebih dari sepuluh tahun ke unit

kearsipan IV dengan disertai daftar arsipnya.
30
i) Memusnahkan arsip yang bernilai sepuluh tahun setelah mendapat

persetujuan dari unit kearsipan IV.
j) Membuat berita acara dan surat perintah pemusnahan arsip.
6) Kearsipan IV. Unit Kearsipan IV menyimpan arsip masa simpan selama

sepuluh tahun terhitung mulai tanggal diterima, sebagai berikut:
a) Menerima arsip beserta daftar arsipnya dari unit kearsipan III.

dengan NIPT.
g) Menilai arsip yang telah memasuki masa penilaian lima belas tahun
h) Memindahkan arsip yang bernilai lebih dari sepuluh tahun ke ANRI

dengan disertai daftar arsipnya.
i) Memusnahkan arsip yang bernilai lima belas tahun setelah

mendapat persetujuan dari ANRI.
j) Membuat berita acara dan surat perintah pemusnahan arsip.
19. Daur Arsip. Arsip TNI Angkatan Udara diselenggarakan melalui daur arsip
sebagai berikut:
a. Pencatatan. Arsip dicatat dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Teliti. Semua unsur-unsur arsip harus dicatat pada kolom-kolom yang

tersedia dengan benar.
2) Lengkap. Semua data yang ada harus tercatat dengan lengkap.
3) Jelas. Pencatatan dilakukan dengan jelas agar dapat dibaca oleh

siapapun.
4) Kronologis. Pencatatan diurutkan sesuai dengan datangnya arsip.
5) Bersih. Tidak boleh membubuhkan apapun dalam arsip, kecuali cap

nomor agenda saja.
31
b. Penyimpanan. Arsip disimpan dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Arsip harus disimpan pada tempat yang mudah dicapai.
2) Arsip tidak boleh diketahui oleh semua orang sehingga harus aman
dalam penyimpanan.
3) Arsip dihimpun dengan cara sebagai berikut:
a) Seri. Arsip disusun berdasarkan kesamaan jenis/bentuk redaksi,

misalnya himpunan keputusan, himpunan surat perintah dan sebagainya.
b) Rubrik. Arsip disusun berdasarkan kesamaan masalah/perihal/

pokok persoalan tetapi tidak berhubungan satu sama lain, misalnya
himpunan arsip masalah intelijen, himpunan arsip masalah disiplin dan
sebagainya.
c) Dosir. Arsip disusun berdasarkan kesamaan masalah/perihal/

pokok persoalan tetapi mempunyai hubungan satu sama lain, misalnya
Takah.
d) Campuran. Arsip disusun dengan cara digabung antara seri dan

rubrik, misalnya himpunan keputusan tentang personel, himpunan surat
telegram, tata tertib dan sebagainya.
4) Arsip aktif disusun secara kronologis dengan urutan usia muda di bagian
atas dan tua di bagian bawah.
5) Arsip inaktif disusun secara kronologis dengan urutan usia muda di

bagian bawah dan tua di bagian atas.
c. Pemeliharaan. Arsip dipelihara dengan memperhatikan hal-hal sebagai

berikut:
1) Gunakan kertas, tinta atau pita mesin tik/komputer dengan kualitas yang
baik dalam setiap pembuatan tulisan dinas terutama untuk tulisan dinas yang
penting.
2) Selalu menjaga kebersihan ruangan/gudang tempat penyimpanan arsip

dengan membersihkannya secara rutin.
3) Hindari ruangan arsip dari kelembapan dan atur temperatur ruangan

berkisar antara 15 sampai dengan 21º C dengan kelembapan ruangan berkisar
antara 40% sampai dengan 60%.
4) Hindari ruangan/gedung arsip dari kebocoran dan bahan-bahan yang

mudah terbakar.
5) Adakan larangan merokok, membuang sampah atau menyimpan

makanan di ruangan/gedung arsip.
32
6) Hindarkan sinar matahari langsung masuk ke ruangan/gedung arsip.
7) Fumigasi. Kegiatan membasmi hama dengan cara menyemprotkan

metile bromide atau fost toxin ke dalam ruang arsip tanpa menyemprotkannya
langsung pada arsip. Fumigasi ruang arsip perlu dilaksanakan setiap tiga
bulan sekali.
d. Penyajian. Penyajian arsip dengan ketentuan dan prosedur sebagai berikut:
1) Arsip-arsip tertentu hanya dapat dipinjamkan di tempat dan tidak boleh di

bawa ke luar ruangan.
2) Peminjaman dilakukan secara tertulis, dan peminjaman tidak lebih dari

satu minggu.
3) Petugas arsip berkewajiban mencatat dalam buku peminjaman.
4) Petugas arsip wajib memeriksa arsip yang dikembalikan baik nomor,

masalah, jumlah lembaran, dan kondisinya, serta mengembalikannya ke
tempat penyimpanan semula.
5) Peminjaman arsip-arsip tertentu dapat dilayani dengan fasilitas fotokopi

dengan dilegalisasi terlebih dahulu oleh pejabat/petugas yang ditunjuk.
e. Penyusutan. Penyusutan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai

berikut:
1) Penilaian. Penilaian arsip dilakukan dengan memperhatikan hal-hal

sebagai berikut:
a) Nilai Guna Arsip. Nilai guna arsip merupakan nilai guna arsip yang
didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip dan
dibedakan menjadi:
(1) Nilai Guna Primer. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip
yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan satuan, yang
terdiri atas:
(a) Nilai guna administrasi adalah nilai guna yang didasarkan

pada kegunaan bagi pelaksana tugas dan fungsi satuan
pencipta.
(b) Nilai guna hukum adalah nilai guna arsip yang didasarkan
pada bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak
dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
(c) Nilai guna keuangan adalah nilai guna arsip yang

didasarkan pada hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
33
(d) Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah nilai guna arsip
didasarkan pada data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil
penelitian murni atau terapan.
(2) Nilai Guna Sekunder. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan satuan/instansi
lain atau kepentingan umum di luar satuan pencipta sebagai bahan
bukti dan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi:
(a) Nilai guna kebuktian/sejarah adalah arsip yang

didasarkan pada fakta dan keterangan yang dapat digunakan
untuk menjelaskan tentang bagaimana satuan/instansi
dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya itu.
(b) Nilai guna informasi adalah nilai guna arsip yang

didasarkan pada isi atau informasi yang terkandung dalam
arsip, digunakan untuk berbagai kepentingan penelitian dan
kesejahteraan tanpa dikaitkan satuan pencipta.
b) Cara-Cara Penilaian. Cara-cara penilaian arsip sebagai berikut:
(1) Menilai arsip yang telah memasuki masa penilaian sesuai

dengan tingkatan yang telah ditentukan.
(2) Apabila ada keraguan pilih nilai yang lebih tinggi.
(3) Sebagai dasar waktu penilaian terhitung mulai tanggal arsip

tersebut diterima.
2) Pemindahan. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat melaksanakan

pemindahan arsip sebagai berikut:
a) Pemindahan arsip hanya dilakukan setelah melalui prosedur

penilaian dan telah dibuatkan daftar arsip yang dipindahkan.
b) Pejabat unit pengolah/kearsipan membuat surat pengantar dengan

dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.
c) Arsip yang akan dipindahkan dibungkus kemudian dimasukkan ke

dalam boks, dan diberi tanda pengenal pada boks.
d) Petugas membawa sendiri arsip-arsip yang dipindahkan sampai

kepada alamat yang dituju.
e) Serah terima antara petugas yang membawa dan menerima secara

teliti sesuai dengan daftar arsip yang ada dan keadaan fisik arsip waktu
diterima.
34
3) Pemusnahan. Pemusnahan merupakan kegiatan terakhir dari proses

pengelolaan arsip. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemusnahan
arsip sebagai berikut:
a) Arsip hanya dapat dimusnahkan oleh unit kearsipan.
b) Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan setelah mendapat

persetujuan dari pemimpin/komandan dengan dikeluarkan surat perintah
yang melibatkan pejabat terkait satuan dan unit kearsipan yang lebih
tinggi.
c) Arsip yang akan dimusnahkan telah dinilai sesuai dengan ketentuan

yang berlaku serta telah dibuatkan daftar arsipnya.
d) Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah/dihancurkan atau

dibakar habis sehingga tulisan pada arsip tidak terbaca lagi.
e) Pemusnahan arsip dilaksanakan oleh panitia yang terdiri atas unsur

pengamanan, unsur kesekretariatan, dan pelaksana arsip, serta unsur
lain yang dianggap perlu.
f) Panitia yang melakukan pemusnahan arsip membuat berita acara

pemusnahan yang dilampiri dengan daftar arsip yang dimusnahkan.
g) Mengirimkan berita acara pemusnahan kepada unit kearsipan di

atasnya.
h) Jika terjadi bencana alam/kejadian yang dapat menyebabkan

musnahnya arsip maka arsip yang tidak dapat terselamatkan dibuatkan
berita acara kejadian yang menyebabkan hilangnya arsip disertai laporan
kejadian dari Pomau.
20. Pengelolaan Arsip Media Baru. Pengelolaan arsip media baru sebagai berikut :
a. Asas Pengelolaan. Asas pengelolaan arsip aktif media baru adalah

desentralisai dan arsip inaktif adalah sentraliosasi terhadap pencataan,
penyimpanan, pemeliharaan, penemuan dan penyusutan arsip.
b. Penerimaan dan pencataan. Penerimaan dan pencataan arsip media baru

sebagai berikut:
1) Unsur. Unsur-unsur yang mendasari sistem pencataan sebagai

berikuit:
a) Nomor.
b) Masalah/perihal/judul.
c) Pembuat.
d) Tempat pembuatan.
e) Tanggal pembuatan.
35
2) Pencataan pada arsip. Metode pencataan arip media baru

dilaksanakan dengan cara melekatkan label/ditulis langsung pada prinsip arsip
kecuali arsip foto unsur pencataan didiskripsikan pada bagian bawah dari foto
dengan uraian sebagai berikut:
a) Arsip foto, dicatat pada bagian belakang foto.
b) Arsip video, dicatat pada salah satu sisinya.
c) Arsip rekaman suara, dicatat pada bagian depan kotak dan isinya.
d) Arsip CD, dicatat pada sisi bagian luar.
e) Arsip disket komputer dicatat pada bagian depan.
3) Pencatatan pada buku dan daftar pertelaan juga dilakukan apabila arsip
tersebut akan disimpan atau dipindahkan dengan menggunakan sarana buku
agenda arsip, daftar pertelaan arsip dan daftar arsip.
4) Pelaksanaan pencataan sebagai berikut:
a) Di unit kerja/unit pengelola semua arsip yang akan dipindahkan

harus dicatat dalam daftar pertelaan arsip.
b) Di pelaksanaan arsip setelah mencocokkan fisik arsiop dengan

daftar pertelaannya kemudian mencatat dalam buku agenda arsip
selanjutnya membuat daftar arsip untuk memudahkan penemuan kembali.
c. Penyimpanan dan penataan. Arsip disimpan dalam bentuk himpunan

berdasarkan kesamaan bentuk yang disusun secara kronologis kemudian disimpan
dalam tempat dan ruangan khusus dengan pengelolaan sebagai berikut:
1) Cara menyimpan:
a) Arsip Foto:
(1) Himpunan arsip foto dibungkus dengan menggunakan

amplop/kantong yang terbuat dari kertas aspal kemudian diberi
catatan tentang isi arsip yang memuat nomor, jumlah, tahun arsip
dan kesatuan.
(2) Masukkan ke dalam boks arsip dan susun secara vertikal.
(3) Kemudian disimpan dalam rak/lemari arsip secara lateral

dengan nomor urut dari kiri ke kanan mulai dari tingkat atas sampai
dengan tingkat paling bawah.
b) Arsip video dan kaset rekaman suara dalam setiap kotak diberi
catatan kemudian disimpan dalam lemari kaca, diatur secara lateral
dengan nomor urut dari kiri ke kanan dan bebas dari medan magnet.
36
c) Arsip disket harus selalu tersimpan dalam amplop/kotak

perlindungannya, kemudian masukkan dalam boks atau kotak yang bebas
debu, dan disusun dalam rak disket secara vertikal selanjutnya diberi label
pada rak sesuai dengan kelompok/fungsi serta bebas dari medan magnet.
d) Arsip cd harus selalu tersimpan dalam tempatnya yang terbuat dari

plastik atau sejenisnya , kemudian dimasukkan ke dalam boks atau kotak
yang bebas debu dan susun dalam rak atau lemari secara vertikal,
selanjutnya diberi label pada rak sesuai dengan kelompok dan jenisnya.
2) Sarana penyimpanan meliputi:
a) Sampul arsip foto/album.
b) Lemari foto.
c) Rak kaset.
d) Lemari/rak yang tertutup dari kaca.
e) Rak/lemari berlaci.
d. Pemeliharaan. Secara umum pemeliharaan arsip bukan tulisan/arsip audio

visual/arsip media baru prinsipnya tidak terlalu berbeda selain hal-hal khusus sesuai
dengan sifat dan karakter khusus yang dimiliki oleh bahan-bahan yang bukan kertas.
1) Penyebab kerusakan.
a) Kerusakan dari dalam, adalah kerusakan yang disebabkan oleh

bahan-bahan yang digunakan untuk membuat atau menyimpan arsip itu
sendiri.
b) Kerusakan dari luar, adalah kerusakan yang disebabkan oleh faktor

dari luar seperti air, api, suhu, kelembaban udara, manusia, serangga dan
sinar matahari.
2) Pencegahan kerusakan. Untuk mencegah kerusakan arsip bukan tulisan

tergantung bahan dan jenis yang digunakan untuk membuat atau menyimpan
arsip.
a) Arsip cd untuk mencegah kerusakan arsip cd dengan cara

membersihkan secara teratur menggunakan kain yang halus dan cairan
khusus, serta jangan terkontaminasi dengan bahan lain. Selain itu
gunakan pembungkus atau tempat cd yang terbuat dari plastik atau bahan
lain agar terhindar dari kotoran atau debu.
b) Arsip video dan rekaman suara, untuk mencegah kerusakan arsip

video dan kaset rekaman suara dengan cara simpan dalam tempat
khusus untuk video atau kaset rekaman sebagai pelindung apabila
sedang tidak digunakan. Jangan menyentuh bagian yang terdapat pita
37
video atau kaset karena akan menimbulkan kerusakan yang permanen,

serta jauhkan dari medan magnet.
3) Cara memperbaiki kerusakan.
a) Menyambung arsip yang putus/robek, gambar foto yang robek, pita

kaset suara/pita video yang putus dapat disambung dengan
menggunakan splicer atau aceton dengan menggunakan splicer (alat
penyambung film).
b) Apabila arsip terbakar atau terkena panas, bungkus dengan plastik,

apabila terbakar habis usahakan catatan-catatan tentang arsip tersebut
tidak hilang.
c) Mengatasi arsip basah/terendam air.
(1) Bersihkan kotoran dengan cara ditempel-tempel dengan

menggunakan kapas lembab dan jangan digosok-gosok.
(2) Keringkan arsip tersebut dengan kipas angin, kemudian

diperas untuk arsip foto, dan digulung untuk berntuk pita kemudian
disimpan di tempat semula.
(3) Apabila terjadi kerusakan pada arsip yang berupa media

penyimpanan data pada komputer misalnya cd, disket, hard disk dan
lain-lain, segera pindahkan datanya ke media yang baru.
4) Sarana pemeliharaan, sarana pemeliharaan adalah semua sarana untuk

pemeliharaan arsip tulisan ditambah dengan perlengkapan atau benda sebagai
berikut:
a) Sarung tangan katun.
b) Carbon tetrachloride/campuran carbon tatrechlorida toluene.
c) Splicer.
d) Kain planel.
e) Pengatur kelembaban.
e. Layanan dan Penyajian Kembali. Kecepatan dalam memenuhi permintaan

sangat tergantung pada ketelitian dan keteraturan pada saat pencataan dan
penyimpanan arsip. Ketentuan untuk pemenuhan arsip bukan tulisan/arsip media
baru pada prinsipnya sama dengan ketentuan pemenuhan arsip tulisan, yang
membedakan pemenuhan jenis arsip tersebut hanya boleh dipinjam fotokopinya atau
hasil reproduksinya saja.
f. Penyusutan. Pelaksanaan penyusutan arsip media baru pada prinsipnya

sama dengan proses penyusutan arsip tulisan, yaitu terdiri atas proses penilaian,
pemindahan, dan penyaluran, serta pemusnahan hanya perlu diperhatikan untuk
38
pembungkusan/pengepakan pada saat dipindahkan, atau disalurkan. Karena jenis

arsip mermpunyai karakteristik yang berbeda, sehingga harus diperhatikan jangan
sampai merusak fisik dan informasinya yang ada di dalamnya.
21. Sarana dan Prasarana. Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam kegiatan
pengelolaan arsip TNI Angkatan Udara mulai dari kegiatan penerimaan, penyimpanan,
pemeliharaan, penyajian kembali sampai tahap penyusutan sebagai berikut:
a. Sarana. Sarana yang digunakan dalam kearsipan terdiri atas:
1) Pokok. Sarana pokok adalah peralatan minimal yang harus ada dalam
ruangan arsip, terdiri atas:
a) Almari arsip.
b) Ordner jepit.
c) Ordner khusus/ordner tali.
d) Rak arsip buku.
e) Boks/kotak arsip.
f) Almari foto.
g) Rak kaset.
h) Almari/rak yang tertutup dari kaca .
i) Rak/almari berlaci.
j) Sampul arsip foto/album.
k) Agenda penerimaan arsip.
l) Formulir arsip tulisan dinas/naskah.
m) Formulir arsip takah.
n) Formulir arsip buku.
o) Buku verbal peminjaman arsip.
p) Bon peminjaman arsip.
q) Meja pemilahan.
r) Alat pemadam kebakaran.
s) Kapur barus dan obat anti serangga.

39
2) Penunjang. Sarana penunjang adalah peralatan yang diperlukan untuk

melengkapi peralatan pokok, terdiri atas:
a) Mesin pencacah kertas.
b) Masker dan sarung tangan.
c) Pakaian kerja khusus.
d) Almari arsip dorong (Roll-O-Pact).
e) Filling cabinet.
f) Alat penghisap debu (vacum cleaner).
g) Gerobak dorong.
h) Alarm/fire detector.
i) Alat-alat kebersihan.
j) Tangga lipat.
k) Almari obat.
l) Alat mesin kantor (Alsintor).
b. Prasarana. Ruangan arsip yang digunakan untuk penerimaan,

penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian arsip dengan ukuran sebagai berikut:
1) Ruang arsip unit arsip I, berupa ruangan dengan ukuran minimal 20 m 2

dan berpendingin udara.
2) Ruang arsip unit arsip II, berupa ruangan dengan ukuran minimal 40 m 2
3) Ruang arsip unit arsip III, berupa ruangan dengan ukuran minimal 500 m 2
22. Kesejahteraan Petugas Arsip. Untuk menjaga kesehatan jasmani petugas

arsip yang setiap hari bekerja dalam ruangan yang berdebu serta berfumigasi, maka
petugas arsip dapat diberikan kesejahteraan berupa makanan tambahan (extra fooding)
yang disesuaikan dengan aturan setempat, serta dilakukan pemeriksaan kesehatan
secara rutin.
23. Arsip Vital. Arsip vital keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang. Penentuan arsip vital meliputi:
a. Identifikasi. Identifikasi sebagai berikut:

40
1) Pembentukan tim kerja terdiri atas pejabat yang mewakili unit kearsipan,
hukum, pengawasan, logistik serta bagian-bagian lain yang dianggap perlu.
2) Penentuan arsip vital didasarkan pada kriteria sebagai berikut:
a) Prasyarat bagi keberadaan TNI Angkatan Udara/satuan TNI

Angkatan Udara karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi
dan legalitasnya.
b) Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional

kegiatan TNI Angkatan Udara karena berisi informasi yang digunakan
sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana.
c) Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan TNI Angkatan Udara.
d) Berkaitan dengan kebijakan strategis TNI Angkatan Udara.
3) Penentuan bagian/satuan yang mempunyai potensi menciptakan arsip

vital.
4) Pendataan jenis-jenis arsip vital yang ada dengan menggunakan formulir

yang berisi informasi tentang unit pengolah (pencipta), unit kerja/unit kearsipan,
dan jenis arsip.
5) Pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dan hasil analisis
sehingga dapat ditentukan arsip-arsip vital tersebut secara pasti.
6) Menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang
ada pada satuan TNI Angkatan Udara.
b. Perlindungan. Arsip vital dilindungi dengan menggunakan metode sebagai

berikut:
1) Menciptakan duplikat atau salinan atau fotokopi arsip dan menyimpannya

di tempat yang berbeda.
2) Penyimpanan dengan peralatan khusus (vaulting), seperti lemari besi,

filling cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan sebagainya.
c. Penyelamatan. Penyelamatan arsip sebagai berikut:
1) Arsip yang terkena bencana dipindahkan ke tempat yang lebih aman.
2) Arsip dibersihkan dari kotoran yang menempel kemudian disiram dengan

cairan alkohol/thynol agar kotorannya terlepas dan arsip tidak lengket.
3) Arsip dikeringkan dengan vacum pengering atau kipas angin dan jangan
dijemur di bawah matahari secara langsung.
4) Arsip yang rusak dimusnahkan dengan membuat berita acara

pemusnahan.
41
5) Untuk jumlah arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana
yaitu tetap menjaga suhu udara antara 10 s.d. 17° C dengan tingkat
kelembaban 25 s.d. 35%.
d. Pemulihan. Perbaikan kerusakan, baik bangunan, peralatan maupun

penyimpanan arsip lainnya dengan melakukan sebagai berikut:
1) Memindahkan arsip ke tempat yang lebih aman.
2) Merawat dalam waktu 48 jam, karena arsip tersebut akan ditumbuhi

jamur.
3) Menetralisasikan arsip dengan cara menjauhkan dari pusat musibah.
4) Melakukan penilaian dan pemeriksaan terhadap tingkat kerusakan untuk

menentukan jumlah dan jenis kerusakan.
24. Sanksi Administratif dan Ketentuan pidana. Sanksi administratif dan ketentuan
pidana sebagai berikut:
a. Sanksi Administratif. Sanksi administratif sebagai berikut:
1) Pasal 48 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berbunyi

“Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN
dan/atau BUMD wajib memiliki jadwal Retensi Arsip (JRA) sipelanggar dapat
dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis dan apabila:
a) Selama enam bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau

pelaksana dikenakan sanksi administratif berupa penundaan kenaikan
pangkat untuk paling lama satu tahun.
b) Selama enam bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat

dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penundaan
kenaikan pangkat untuk paling lama satu tahun.
2) Sesuai Pasal 56 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang

berbunyi “Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta
BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital” dan sesuai Pasal
64 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang berbunyi “Lembaga
kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis”, sipelanggar dapat
dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis, dan apabila:
a) Selama enam bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau

pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan gajih sebesar
satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama satu tahun.
b) selama enam bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat

dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan
pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama satu
tahun.
42
3) Sesuai Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang

berbunyi “untuk mendukung pengelolahan arsip dinamis yang efektif dan
efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal
retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip” dan Pasal 42
ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, yang berbunyi “Pencipta arsip
wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak”, sipelanggar dapat dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis,
dan apabila:
a) Selama enam bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan

instansi dan/atau pelaksana dikenai administratif berupa penurunan
pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama satu
tahun.
b) Selama enam bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat,

pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa
pembebasan dari jabatan.
b. Ketentuan Pidana. Ketentuan pidana penyalahgunaan arsip dapat

dikenakan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan Undang-Undang RI Nomor 43
Tahun 2009, tentang Kearsipan, sebagai berikut:
1) Sesuai Pasal 33 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berbunyi “Arsip

yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara”. Setiap orang
yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk
kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak, sipelanggar dapat
dipidana dengan pidana penjara paling lama lima tahun atau denda paling
banyak Rp.250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
2). Sesuai Pasal 42 ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berbunyi

“Pecinta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna
arsip yang berhak”. Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip
dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak,sipelanggar dapat dipidana
dengan pidana penjara paling lama tiga tahun atau denda paling banyak
Rp. 125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah).
3) Sesuai Pasal 42 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang

berbunyi “Pecinta arsip wajib menjaga keutuhan, kemanan dan keselamatan
arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga”. Setiap orang yang
dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip
negara yang terjaga untuk kepentingan negara, sipelanggar dapat dipidana
dengan pidana penjara paling lama satu tahun atau denda paling banyak
Rp. 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
4) Sesuai Pasal 43 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

berbunyi “Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan,
kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya,
dan masalah pemerintahan yang strategis wajib memberkaskan serta
melaporkan arsip kepada ANRI”. Pejabat yang dengan sengaja tidak
melaksanakan pemberkasan dan pelaporan, sipelanggar dapat dipidana
43
dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling
banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
5) Sesuai Pasal 44 ayat 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berbunyi

“Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup “ dan sesuai Pasal 44
ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 berbunyi “Pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum
dapat:
a) Menghambat proses penegakan hukum.
b) Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan

intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat.
c) Membahayakan pertahanan dan keamanan negara.
d) Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam

kategori dilindungi kerahasiaannya.
e) Merugikan ketahanan ekonomi nasional.
f) Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri.
g) Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan

terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum.
h) Mengungkapkan rahasia atau data pribadi.
i) Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya

perlu dirahasiakan.
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip

tertutup, dapat dipidana dengan penjara paling lama lima tahun atau denda
paling banyak Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
6) Sesuai Pasal 51 ayat 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berbunyi

“Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar
terhadap arsip yang:
a) Tidak memiliki nilai guna.
b) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan.
c) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur

yang benar, dapat dipidana dengan pidana penjara paling lama sepuluh tahun
dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
44
7) Sesuai Pasal 53 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,

berbunyi “Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis
kepada ANRI”. Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip
yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah
ditentukan, dapat dipidana dengan pidana penjara paling lama sepuluh tahun
dan denda paling banyak Rp. 500.000.000, (lima ratus juta rupiah).
8) Sesuai Pasal 58 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berbunyi

“Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara, pemerintah
daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN, dan/atau BUMD berdasarkan
perjanjian kerja wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang
dibiayai dengan anggaran negara kepada pemberi kerja”. Pihak ketiga yang
tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan
anggaran negara, sipelanggar dapat dipidana dengan pidana penjara paling
lama lima tahun atau denda paling banyak Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima
puluh juta rupiah).
BAB V
TATARAN KEWENANGAN
25. Umum. Keberhasilan tugas, fungsi, dan peran administrasi umum dalam
penyelenggaraan kearsipan TNI Angkatan Udara dipengaruhi tataran kewenangan yang
diatur sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab pejabat terkait pada strata
organisasi di lingkungan TNI Angkatan Udara melalui tahap perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan dan pengendalian.
26. Wewenang dan Tanggung Jawab. Wewenang dan tanggung jawab bagi
pejabat terkait dalam penyelenggaraan kearsipan terdiri atas:
a. Perencanaan. Pejabat yang berwenang pada tahap perencanaan, terdiri

atas:
1) Kepala Staf Angkatan Udara (Kasau). Kasau menetapkan kebijakan

pokok penyelenggaraan kearsipan TNI Angkatan Udara.
2) Asisten Perencanaan dan Anggaran Kasau (Asrena Kasau). Asrena

Kasau merumuskan kebijakan umum penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
TNI Angkatan Udara.
3) Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara (Kasetumau). Kasetumau

merencanakan pembinaan kearsipan di lingkungan TNI Angkatan Udara.
b. Pelaksanaan. Pejabat yang berwenang pada tahap pelaksanaan terdiri atas:
1) Asisten Perencanaan dan Anggaran Kasau (Asrena Kasau). Asrena

Kasau melaksanakan kebijakan umum anggaran kearsipan TNI Angkatan
Udara.
45

membina dan melaksanakan kearsipan di lingkungan TNI Angkatan Udara.
3) Kepala Bagian Umum/Kepala Sekretariat/Kataud/Kaurtu/pejabat adminis-

trasi umum balakpus/kotama bertanggung jawab melaksanakan pembinaan
kearsipan satuan di lingkungan TNI Angkatan Udara.
c. Pengawasan dan Pengendalian. Pejabat yang berwenang pada tahap

pengawasan dan pengendalian terdiri atas:
1) Inspektur Jenderal dan Perbendaharaan Angkatan Udara (Irjenau).

Irjenau mengawasi dan memeriksa terhadap proses penyelenggaraan
kearsipan TNI Angkatan Udara.

melakukan pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan kearsipan TNI
Angkatan Udara.
3) Kabagum/Kaset/Kataud Balakpus/Kotama. Kabagum/Kaset/Kataud ba-

lakpus/kotama melaksanakan pengawasan dan pengendalian serta ber-
tanggung jawab atas pembinaan penyelenggaraan kearsipan satuan di
lingkungan TNI Angkatan Udara.
BAB VI
PENUTUP
27. Demikian Buku Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Kearsipan disusun untuk dijadikan
sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan TNI Angkatan Udara.
Kadiskumau : a.n. Kepala Staf Angkatan Udara

Kasetum,
Wakasetumau :
Cap/tertanda
Drs. Moh. Frans Yusuf, M.M.

Autentikasi
Waka,
Ahmad Dachlan S.
DAFTAR PENGERTIAN
1. Arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
3. Arsip Statis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
4. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara
5. Arsip Vital. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip
6. Arsip Aktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
7. Arsip Inaktif. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
8. Pencipta Arsip. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis.
9. Unit Pengolah. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
10. Unit Kearsipan. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
11. Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang
tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga
menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan masalah dari suatu
unit kerja.
12. Penduplikasian. Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan

melakukan penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda
dengan arsip yang asli.
13. Pemeliharaan Arsip. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan,

keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
2
14. Penggunaan Arsip. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan

penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
15. Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi
jangka waktu penyimpanan atau retensi yang digunakan sebagai pedoman penyusutan.
16. Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
17. Tingkatan Arsip. Pembagian organisasi kearsipan yang berlaku di TNI Angkatan
Udara mulai dari Tingkat kearsipan terendah sampai tingkat tertinggi.
18. Kertas Aspal. Kertas aspal adalah kertas yg di lapisi aspal yang berguna untuk
membungkus arsip agar tahan terhadap air.
DAFTAR CONTOH
NO URUT CONTOH NOMOR
1. Kotak/Boks Arsip Contoh 1
2. Model Penyimpanan Contoh 2
3. Lembar Buku Verbal Peminjaman Arsip Contoh 3
4. Cap Legalisasi Arsip Contoh 4
5. Label Pada Pembungkus dan Boks Arsip Contoh 5
6. Bon Peminjaman Arsip Contoh 6
7. Agenda Penerimaan Arsip Contoh 7
8. Agenda Arsip Tulisan Dinas/Naskah Contoh 8
9. Agenda Arsip Tata Naskah (Takah) Contoh 9
10. Agenda Arsip Buku Contoh 10
11. Daftar Arsip Yang Dipindahkan/dimusnahkan Contoh 11
12. Berita acara Pemusnahan arsip Contoh 12
13. Lemari Arsip Dorong/Roll-O-Pack Contoh 13
14. Filling Cabinet Contoh 14
15. Lemari Dua Pintu Contoh 15

DAFTAR DISTRIBUSI
NO.
JABATAN JUMLAH KETERANGAN
URUT
1 2 3 4
MABESAU
1. Kasau 1
2. Wakasau 1
3. Irjenau 1
4. Koorsahli Kasau 1
5. Asrena Kasau 1
6. Aspam Kasau 1
7. Asops Kasau 1
8. Aspers Kasau 1
9. Aslog Kasau 1
10. Gubernur AAU 1
11. Danseskoau 1
12. Danpuspomau 1
13. Kadiskuau 1
14. Kadisinfolahtaau 1
15. Kadislitbangau 1
16. Kadispamsanau 1
17. Kadissurpotrudau 1
18. Kadispenau 1
19. Kadisbangopsau 1
20. Kadislambangjaau 1
21. Kadispotdirga 1
22. Kadiskumau 1
23. Kadisminpersau 1
24. Kadisdikau 1
25. Kadiswatpersau 1
26. Kadiskesau 1
27. Kadispsiau 1
28. Kalakespra Saryanto 1
29. Kadismatau 1
30. Kadisaeroau 1
31. Kadiskomlekau 1
32. Kadisfaskonau 1
33. Kadisadaau 1
34. Ketum Inkopau 1
35. Koorsmin Kasau 1
36. Kapuskodalau 1
37. Dandenma Mabesau 1
38. Kabekmatpus Dismatau 1
39. Kalafiau Diskesau 1
40. Kalakesgilut Diskesau 1
41. Karuspau dr. E. Antariksa Diskesau 1
42. Karumkit dr. Salamun 1
ii
1 2 3 4
Kohanudnas serta Satuan Jajarannya
43. Pangkohanudnas 1
44. Pangkosek Hanudnas I 1
45. Pangkosek Hanudnas II 1
46. Pangkosek Hanudnas III 1
47. Pangkosek Hanudnas IV 1
48. Danpusdiklat Hanudnas 1
Koopsau I serta Satuan Jajarannya
49. Pangkoopsau I 1
50. Danlanud Halim Perdanakusuma 1
51. Danlanud Atang Sendjaja 1
52. Danwing I Halim Perdanakusuma 1
53. Danwing IV Atang Sendjaja 1
54. Danlanud Husein Sastranegara 1
55. Danlanud Soewondo 1
56. Danlanud Roesmin Nurjadin 1
57. Danlanud Sultan Iskandar Muda 1
58. Danlanud Supadio 1
59. Danlanud Suryadarma 1
60. Danlanud Maimun Saleh 1
61. Danlanud Padang 1
62. Danlanud Palembang 1
63. Danlanud Ranai 1
64. Danlanud H.A. Sanusi Hanandjoeddin 1
65. Danlanud Tanjung Pinang 1
66. Danlanud Wiriadinata 1
67. Danlanud Astra Ksetra 1
68. Danlanud Singkawang II 1
69. Danlanud Sukani 1
70. Danlanud Wirasaba 1
Koopsau II serta Satuan Jajarannya
71. Pangkoopsau II 1
72. Danlanud Iswahjudi 1
73. Danlanud Abdurachman Saleh 1
74. Danlanud Sultan Hasanuddin 1
75. Danwing II Abdurachman Saleh 1
76. Danwing III Iswahjudi 1
77. Danwing IV Sultan Hasanuddin 1
78. Danlanud Surabaya 1
79. Danlanud Jayapura 1
80. Danlanud Balikpapan 1
81. Danlanud El Tari 1
82. Danlanud Manuhua 1
83. Danlanud Mereuke 1
84. Danlanud Ngurah Rai 1
iii
1 2 3 4
85. Danlanud Pattimura 1
86. Danlanud Rembiga 1
87. Danlanud Sam Ratulangi 1
88. Danlanud Sjamsuddin Noor 1
89. Danlanud Tarakan 1
90. Danlanud Wolter Monginsidi 1
91. Danlanud Dumatubun 1
92. Danlanud Iskandar 1
93. Danlanud Leo Wattimena 1
94. Danlanud Timika 1
Koharmatau serta Satuan Jajarannya
95. Dankoharmatau 1
96. Dandepohar 10 Husein Sastranegara 1
97. Dandepohar 20 Iswahjudi 1
98. Dandepohar 30 Abdulrachman Saleh 1
99. Dandepohar 40 Sulaiman 1
100. Dandepohar 60 Iswahjudi 1
101. Dandepohar 70 Sulaiman 1
Kodikau serta Satuan Jajarannya
102. Dankodikau 1
103. Danlanud Adisutjipto 1
104. Danlanud Adi Soemarmo 1
105. Danlanud Sulaiman 1
106. Danwingdikterbang Adi 1
107. Dansekkau 1
108. Danwingdikum Ats 1
109. Danwingdiktekkal Kjt 1
Korpaskhas serta Satuan Jajarannya
110. Dankorpaskhas 1
111. Danwing I Paskhas Jkt 1
112. Danwing II Paskhas Mks 1
113. Danwing III Paskhas Mdn 1
114. Pusdiklat Paskhas Bdg 1
115. Satbravo 90 Pakhas Boo 1
Arsip/Cadangan
116. Para Kabag Setumau 5

117. Bagminu Setumau 7
Jumlah 127
KOTAK/BOKS ARSIP Contoh 1
a. Boks arsip kecil dengan ukurannya.
Ukuran : Tinggi = 27 cm
Panjang = 37 cm
Lebar = 10 cm
b. Boks arsip besar dengan ukurannya
Ukuran : Tinggi = 27 cm
Panjang = 37 cm
Lebar = 19 cm
Contoh 2
MODEL PENYIMPANAN
a. Lateral
b. Vertikal
c. Horizontal
Contoh 3
LEMBAR BUKU VERBAL PEMINJAMAN ARSIP
PEMINJAM
TGL. JUDUL/PERIHAL ARSIP NOMOR/ PARAF TGL.
NO. NAMA/ SATKER/ KETERANGAN
PINJAM YANG DIPINJAM KODE LOKASI PEMINJAM KEMBALI
PANGKAT NO. TELP.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Contoh 4
CAP LEGALISASI ARSIP
(Ukuran 7,5 cm x 12 cm)
LEGALISASI ARSIP
Surat masuk/surat keluar:

Nomor : ……………………… tanggal : ………………
Perihal : …………………………………………………..
Sesuai dengan aslinya

Kabagarsip,
…………………………………..
…………………………………..
Contoh 5
LABEL PADA PEMBUNGKUS DAN BOKS ARSIP
(Ukuran 10 cm x 8 cm)
1. NOMOR : ………………………………..
2. PERIHAL : ………………………………..
3. TAHUN/BULAN : ………………………………..
Keterangan:
1. Nomor ditulis nomor 1 dan seterusnya.

2. Perihal ditulis perihal isi arsip.
3. Tahun/bulan ditulis tahun bulan arsip.
MABESAU
DINAS KEUANGAN
1. NO. URUT : ……………………………....
2. ISI : ………………… BUNGKUS

NO. ………..S.D. ………….
3. TAHUN/BULAN : ………………………………
Keterangan:
1. Nomor urut nomor 1 dan seterusnya.

2. Isi merupakan jumlah arsip dalam boks.
3. Tahun/bulan ditulis tahun dan bulan arsip.
Contoh 6
BON PEMINJAMAN ARSIP
Nomor Arsip: .........................
BON PEMINJAMAN ARSIP

Nomor: BPA/ / / /Bagarsip
1. Judul :
2. Asal/tahun :
3. Jumlah helai :
4. Tanggal peminjaman :
5. Tanggal kembali :
6. Peminjam :
a. Nama/pangkat/NRP/NIP :
b. Jabatan/instansi :
c. Nomor telepon :
Peminjam Pejabat Arsip
................................... ...................................
Catatan:
1. Lamanya peminjam selama satu minggu dan bila diperpanjang mohon

memberitahukan ke Bagian Arsip Setumau.
2. Segala kerusakan atas arsip yang dipinjam menjadi tanggung jawab

peminjam.
Contoh 7
AGENDA PENERIMAAN ARSIP
NO. TANGGAL JENIS JUMLAH

DITERIMA DARI URAIAN KETERANGAN
URUT PENERIMA ARSIP NASKAH LEMBAR BUKU
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Contoh 8
AGENDA ARSIP TULISAN DINAS/NASKAH
TANGGAL NOMOR TULISAN DINAS/NASKAH JUMLAH NASKAH/

KETERANGAN
MASUK AGENDA NOMOR TANGGAL PERIHAL LEMBAR
1 2 3 4 5 6 7
Contoh 9
AGENDA ARSIP TATA NASKAH (TAKAH)
NOMOR NO. AGENDA/ JUMLAH NASKAH/

TANGGAL BUKA NOMOR TAKAH PERIHAL KETERANGAN
URUT TGL. MASUK LEMBAR
1 2 3 4 5 6 7
Contoh 10
AGENDA ARSIP BUKU
NOMOR TANGGAL JUMLAH

JUDUL, PENGARANG, PENERBIT/PENCETAK, TAHUN, KODE KETERANGAN
URUT MASUK BUKU HALAMAN
1 2 3 4 5 6
Contoh 11
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN/DIMUSNAHKAN
NOMOR NOMOR
ASAL TANGGAL PERIHAL JUMLAH KET
URUT SURAT
1 2 3 4 5 6 7
MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA Contoh 12
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini ……………1), tanggal ……………………..1), kami yang bertanda

tangan di bawah ini:
1. …………………………………………………..2)
2. …………………………………………………..2)
3. …………………………………………………..2)
berdasarkan Surat Perintah ……………………3) Nomor …………………..tanggal ………...

telah memusnahkan arsip tahun ……….dari ………….4), sejumlah sebagaimana tersebut
dalam Daftar Arsip yang akan dimusnahkan dan terlampir pada berita acara ini.
Pemusnahan dilakukan dengan cara ………………….5) dan berita acara ini dibuat
dengan sesungguhnya dalam rangkap tiga dikirim kepada ……………….6) serta
tembusan kepada Kasetumau dan ………………..
Mengetahui: Jakarta, …………………..7)
……………………………4) Ketua Panitia
Nama Nama
Pangkat Pangkat
Anggota
Nama
Pangkat
Anggota
Nama
Pangkat
Keterangan:
1) Ditulis dengan huruf.
2) Nama, pangkat/gol, NRP/NIP, dan jabatan.
3) Pejabat yang mengeluarkan sprin.
4) Nama instansi yang arsipnya disimpan oleh unit kearsipan..
5) Misalnya: dibakar, dilebur atau dicacah.
6) Pejabat pemimpin instansi.
7) Tanggal dilaksanakan pemusnahan.
Contoh 13
LEMARI ARSIP DORONG/MOBILE COMPACTOR TYPE ASR 24/K001
40 Cm 80 Cm 100 Cm
33 Cm
2 Cm (Sekat)
RAK 6 SUSUN
215 Cm
10 Cm
Contoh 14
Filling Cabinet
Contoh 15
Lemari Dua Pintu

TENTARA NASIONAL INDONESIA Sub Lampiran AKeputusan Kasau
____________________________________________ Tanggal 16 Juni 2014
_________________________________________
PROSESUNIT PENGOLAH DANUNIT KEARSIPAN DI MABESAU

UNIT KEARSIPAN III
BAGARSIP
SETUMAU
UNIT KEARSIPAN II
BAGUM BAGUM
ITJENAU SAHLI KASAU
BAGUM BAGUM BAGUM BAGUM BAGUM

SRENAAU SPERSAU SLOGAU SPAMAU SOPSAU
BAGUM DISINFOLAHTAAU BAGUM DISDIKAU BAGUM DISADAAU BAGUM DISPAMSANAU BAGUM DISBANGOPSAU
BAGUM DISKUAU BAGUM DISPSIAU BAGUM DISAEROAU BAGUM DISPENAU BAGUMDISKUMAU
BAGUMDISLITBANGAU BAGUM DISMINPERSAU BAGUMDISSURPOTRUDAU

BAGUM DISFASKONAU BAGUM DISPOTDIRGA
TAUD SETUMAU BAGUMDISWATPERSAU

BAGUM DISKOMLEKAU BAGUM
DISLAMBANGJAAU
KASET DENMA MABESAU SET PUSPOMAU
BAGUM DISMATAU
PUSKODALAU
TAUD KOORSMIN KASAU BAGUM LAKESPRA
SET SESKOAU
SET AAU
BAGUM DISKESAU
UNIT KEARSIPAN I
TAUD RSPAU TAUD BEKMATPUS
TAUD LAKESGILUT TAUD SATKOMLEKAU

TAUD DIR Autentikasi
a.n. Kepala Staf Angkatan Udara a.n. Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara
RSAU dr. SALAMUN TAUD SATHARLAN
TAUD DEP Kasetum, Waka,
RSAU TAUD SATPROV
TAUD WINGKAR dr. S.HARDJOLUKITO
Cap Tertanda
TAUD DENMA URTU PUS OYU
TAUD LAFIAU
Ahmad Dachlan S.
URTU SATPROV URTU SATPROV Drs. Moh. Frans Yusuf, M.M. Kolonel Adm NRP 515583
UNIT PENGOLAH
TENTARA NASIONAL INDONESIA Sub Lampiran BKeputusan Kasau
____________________________________________ Tanggal 16 Juni 2014
_________________________________________
PROSES UNIT PENGOLAH DAN UNIT KEARSIPAN DI KOTAMA TNI AU
DEPO ARSIP TNI UNIT KEARSIPAN IV
BAGARSIP SETUMAU UNIT KEARSIPAN III
SET KOHANUDNAS SET KOOPSAU SET KOHARMATAU SET KODIKAU SET KORPASKHAS UNIT KEARSIPAN II
SET KOSEK SET LANUD TAUD DEPOHAR SET SET WING UNIT KEARSIPAN I
WINGDIK/SEKKAU/LANUD
URTU SATRAD URTU WING/SKADUD/ URTU SKADIK URTU BATALIYON

SKATEK
UNIT PENGOLAH
a.n. Kepala Staf Angkatan Udara Autentikasi

Kasetum, a.n. Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara
Waka,
Cap/tertanda
Drs. Moh. Frans Yusuf, M.M. Ahmad Dachlan S.

Kolonel Adm NRP 512654 Kolonel Adm NRP 515583

BUJUKNIS KEARSIPAN 2014untitled

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUJUKNIS KEARSIPAN 2014untitled

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TENTARA NASIONAL INDONESIA

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA AU-7.8.5-06.04

BUKU PETUNJUK TEKNIS TNI AU

PENGESAHAN: BERLAKU EFEKTIF:

KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN UDARA TANGGAL 16 JUNI 2014

Keputusan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/480/VI/2014 tanggal

BAB II KETENTUAN UMUM

BAB III PEDOMAN KEARSIPAN

BAB IV PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

BAB V TATARAN KEWENANGAN

KEPUTUSAN KEPALA STAF ANGKATAN UDARA

BUKU PETUNJUK TEKNIS TNI AU

KEPALA STAF ANGKATAN UDARA

Menimbang : Bahwa Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor

Mengingat : 1. Keputusan Presiden Nomor 78/TNI/Tahun 2012 tentang

2. Keputusan Panglima TNI Nomor Kep/294/V/2012 tentang

3. Keputusan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Kep/3/III/2004

4. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/22/IV/ 2011

Menetapkan : 1. Buku Petunjuk Teknis TNI AU Tentang Kearsipan sebagaimana

2. Buku petunjuk teknis TNI AU dimaksud angka 1 keputusan ini

3. Dengan ditetapkannya Keputusan Kasau Tentang Buku Petunjuk

4. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Drs. Moh. Frans Yusuf, M.M.

BUKU PETUNJUK TEKNIS TNI AU

a. Pembinaan administrasi umum TNI Angkatan Udara dalam pelaksanaan fungsi

b. Pelaksanaan pembinaan administrasi umum salah satu bidang tugasnya

c. Kearsipan harus dilaksanakan secara teratur, seragam, bertingkat, dan terpadu

2. Maksud dan Tujuan.

a. Maksud. Maksud penyusunan Buku Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara

b. Tujuan. Tujuan penyusunan Buku Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara

b. Bab II Ketentuan Umum.

c. Bab III Pedoman Kearsipan.

d. Bab IV Penyelenggaraan Kearsipan.

e. Bab V Tataran Kewenangan.

4. Landasan. Landasan yang digunakan dalam penyusunan Buku Petunjuk Teknis

a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang

c. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005

e. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/675/XI/2011 tentang Pedoman

f. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/122/XII/2010 tentang

g. Peraturan Kepala Staf Angkatan Udara Nomor Perkasau/22/IV/2011 tentang

5. Kedudukan. Kedudukan Buku Petunjuk Teknis TNI Angkatan Udara Tentang

6. Pengertian. Pengertian merupakan istilah-istilah yang digunakan dalam Buku

7. Umum. Fungsi pembinaan administrasi umum tidak terlepas dari kearsipan,

9. Sasaran. Sasaran kearsipan TNI Angkatan Udara sebagai berikut:

a. Mewujudkan ketertiban dan keamanan dalam penyelenggaraan kearsipan.

b. Mewujudkan pengorganisasian yang bertingkat dan terpadu dalam kearsipan.

c. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai.

d. Mewujudkan pemeliharaan arsip berdasarkan kaidah kearsipan yang berlaku.

e. Mencapai kecepatan, ketepatan, dan kelengkapan dalam penyajian kembali.

10. Kebijakan Dasar. Kebijakan dasar kearsipan meliputi:

a. Terselenggaranya kearsipan yang dapat mendukung kepentingan pengguna

b. Terselenggaranya kearsipan secara berkelanjutan, bertingkat, dan terpadu.

11. Asas-Asas. Asas-asas yang digunakan dalam kearsipan sebagai berikut:

a. Keamanan. Keamanan berarti bahwa semua arsip harus dijaga

b. Keselamatan. Keselamatan berarti penyelenggaraan kearsipan harus dapat

c. Keautentikan. Autentik berarti bahwa arsip yang disimpan harus sesuai

d. Keutuhan. Keutuhan berarti bahwa arsip harus lengkap, menyatu, dan

e. Akuntabilitas. Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip

f. Kemanfaatan. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan man-

g. Aksesibilitas. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan