RAHASIA

KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT Lampiran III Keputusan Danpusdikajen

PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL Nomor Kep/ / /2010
Tanggal 2010

SURAT MENYURAT DINAS

BAB I
PENDAHULUAN

1. Umum. Tugas pokok TNI AD menegakkan kedaulatan Negara, keutuhan

wilayah NKRI. Pembinaan administrasi yang merupakan salah satu system pembinaan
dalam TNI harus dilaksanakan secara terus menerus disesuaikan dengan perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi. Surat menyurat dinas bagian dari system pembinaan
administrasi yaitu kegiatan penerimaan dan pengiriman surat dilaksanakan untuk
membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan.
Pengurusan surat menyurat secara tertib, teratur dan cermat merupakan pangkal tolak
penyelenggaraan Minu secara baik dan merupakan dukungan langsung atas tercapainya
tujuan pokok suatu organisasi.

2. Maksud dan Tujuan.

a. Maksud. Naskah Departemen ini disusun dengan maksud untuk dijadikan
salah satu bahan ajaran pada Diksarcab Ajen.

b. Tujuan. Naskah Departemen ini disusun dengan tujuan agar Pasis

mengetahui tentang pengurusan surat masuk dan keluar dan dapat secara terbatas
menerapkannya dalam pelaksanaan tugas.

3. Ruang Lingkup dan tata urut.

a. Ruling. Bahan pelajaran ini memuat hal-hal mengenai tata cara
pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar, penyampaian tulisan dinas.

b. Tata urut. Naskah ini meliputi tata urut sebagai berikut :

1) Pendahuluan.
2) Pengetahuan surat menyurat.
3) Pengurusan surat masuk.
4) Pengurusan surat keluar.
5) Penyampaian tulisan dinas
6) Evaluasi.
7) Penutup.

4. Pengertian-Pengertian.

a. Surat Menyurat Dinas. Surat Menyurat Dinas adalah usaha pekerjaan dan
kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari
adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program keputusan, yang
memungkinkan adanya permintaan, penjelasan, penambahan kekurangan-
kekurangan atau perubahan-perubahan.

RAHASIA
 2

b. Surat masuk. Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi
yang diterima dari instansi/pihak lain, untuk diteruskan kepada alamat yang dituju.

c. Surat keluar. Surat keluar adalah semua tulisan dinas atau berita yang
akan dikirim/disampaikan kepada pejabat di luar instansi sendiri sesuai dengan
alamat yang tercantum pada tulisan dinas maupun pada sampul yang
pengurusannya dilaksanakan secara terpusat di Sekretariat / tata usaha.

d. Derajat dalam surat-menyurat dinas. Derajat dalam surat-menyurat dinas

adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu tulisan dinas.

e. Klasifikasi dalam surat-menyurat dinas. Klasifikasi dalam surat-menyurat

dinas adalah tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas.

f. Paktir. Paktir adalah seorang Bintara/Tamtama atau Pegawai Negeri Sipil

setingkat, yang diangkat diatas sumpah, dengan menjamin kelancaran pengiriman
dan pengambilan pos kesatuan dengan Pos TNI/PT Pos Indonesia dan sebaliknya.

g. Caraka. Caraka adalah seorang pejabat berpangkat perwira yang

ditugaskan untuk menyampaikan suatu berita, instruksi atau perintah dan dokumen
serta diberikan hak untuk membicarakan/merundingkan dengan pejabat yang
dituju.

h. Kurir. Kurir adalah anggota satuan yang diangkat diatas sumpah dengan
tugas penyampaian tulisan dinas/dokumen dari pejabat satu kepejabat lain atau
dari instansi satu keinstansi yang lain.

BAB II

PENGETAHUAN SURAT MENYURAT

5. Umum. Kegiatan penerimaan dan pengiriman surat dilaksanakan untuk

membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan di
lingkungan TNI Angkatan Darat, serta tata cara penyampaian tulisan dinas, surat
menyurat dinas merupakan salah satu kegiatan Minu TNI AD dalam pengendalian arus
berita baik tertulis maupun lisan yang harus dilaksanakan secara tertib, teratur dan
cermat.

6. Maksud dan tujuan. Bab ini dimaksudkan sebagai pedoman dan petunjuk
tentang pengurusan dan pengendalian surat menyurat dinas dilingkungan TNI dengan
tujuan untuk :

a. Memperlancar komunikasi kedinasan.

b. Memudahkan pengendalian surat menyurat dinas.

c. Meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam rangka pelaksanaan tugas
pokok TNI.
 3

7. Derajat dan Klasifikasi.

a. Derajat.

1) Yang dimaksud dengan derajat dalam surat menyurat dinas adalah

tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu tuldis.

2) Derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh

Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu lainnya.

3) Penyelesaian suatu tulisan dinas disesuaikan dengan derajatnya.

4) Derajat tulisan dinas terdiri atas tiga tingkat, yaitu:

a) Kilat, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/ dikirimkan/

disampaikan seketika itu juga, pada hari itu juga atau pada waktu-
waktu yang telah ditentukan pada hari itu.

b) Segera, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/

disampaikan dalam waktu 1 X 24 jam.

d) Biasa, berarti tulisan dinas diselesaikan/ dikirimkan/ disam-

paikan menurut urutan proses kegiatan (mana yang lebih dulu,
didahulukan).

5) Tulisan Kilat dan Segera dibubuhkan pada sudut kanan atas tulisan
dinas, dan pada sampulnya.

b. Klasifikasi.

1) Yang dimaksud dengan Klasifikasi dalam surat menyurat dinas

adalah tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas.

2) Klasifikasi ditentukan oleh Pejabat yang menandatangani tulisan

dinas atau oleh Kepala Sekretariat atau Sekretaris atau Pejabat Minu atau
Pejabat yang ditunjuk.

3) Klasifikasi tulisan dinas TNI Angkatan Darat terdiri atas tiga tingkat
yaitu :

a) Sangat Rahasia (SR) ketentuan dan dokumen yang sangat

erat hubungannya dengan pertahanan negara, yang bila disiarkan
secara tidak sah dan atau jatuh pada tangan yang tidak berhak, dapat
membahayakan pertahanan negara, harus dianggap sebagai
keterangan yang harus diamankan, dan dimasukan kedalam
klasifikasi sangat rahasia.
 4

Beberapa contoh klasifikasi sangat rahasia adalah sebagai

berikut :

(1) Klasifikasi sangat rahasia disediakan untuk keterangan

yang berhubungan erat sekali dengan pertahanan negara yang
disiarkan dengan tidak sah, dapat mengakibatkan salah satu
dari hal-hal dibawah ini :

(a) Gagalnya sesuatu rencana perang, jika rencana

dijalankan.

(b) Hilangnya suatu keuntungan teknik yang

mempunyai nilai taktis dan strategis militer sehingga
dapat mempengaruhi pelaksanaan atau hasil sesuatu
peperangan.

(2) Hal-hal tersebut dibawah ini adalah beberapa contoh

dari soal-soal yang erat hubungannya dengan pertahanan
negara, yang sangat tergantung pada kebijakan dan syarat
tersebut di atas, dan yang dianggap sebagai keterangan
Sangat Rahasia.

(a) Rencana perang dan rencana operasi militer, dan

semua keterangan mengenai penempatan pasukan kita,
yang erat dengan operasi tersebut.

(b) Dokumen intelijen dan surat-surat lainnya yang

memuat intelijen negara.

(c) Keterangan yang mempengaruhi pertahanan

negara diluar hal-hal yang menyangkut kemiliteran.

b) Rahasia. Keterangan dan dokumen yang berkaitan dengan

pertahanan negara, jika disiarkan secara tidak sah dan atau jatuh
pada tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan pertahanan
negara, menyebabkan kerugian besar bagi kepentingan dan
kredibilitas negara, atau yang akan sangat menguntungkan bagi
sesuatu negara asing, harus dimasukan kedalam klasifikasi Rahasia.

Beberapa contoh mengenai klasifikasi rahasia adalah sebagai

berikut :

1) Segala keterangan tentang operasi militer yang sedang

berjalan.

2) Rencana atau keterangan tentang operasi militer,

rencana perang dengan laporannya, yang tidak termasuk
klasifikasi Sangat Rahasia.
 5

3) Keterangan yang berhubungan dengan alat perang

yang baru.

4) Keterangan mengenai sistem tekhnologi alat-alat

perang.

5) Keterangan tentang keadaan alat-alat perang musuh,

cara-cara bekerja penempatan pasukannya, nilai keterangan
ini terletak pada tidak tahunya musuh, bahwa keterangan
tersebut pada pihak kita.

6) Laporan operasi yang memuat keterangan yang

penting bagi musuh.

7) Keterangan mengenai strategi pertahanan yang

penting.

8) Laporan mengenai moril, yang mempengaruhi operasi.

9) Keterangan mengenai intelijen perhubungan dan alat-

alat untuk melindungi perhubungan.

10) Keterangan yang memuat kekuatan pasukan sendiri, di

darat, di laut, di udara, dan nama serta susunan kesatuan,
atau jumlah perlengkapan yang ada pada pasukan tersebut
dalam daerah operasi.

11) Penambahan tenaga pada kesatuan yang akan

dijalankan.

12) Keterangan mengenai pergeseran pasukan sendiri,

serta penempatan dan gerakan yang mempengaruhi
pertempuran.

13) Teknik atau cara baru dan khusus, yang akan

digunakan dalam operasi di kemudian hari. Nama serta
susunan pasukan, dimana saja tempatnya, yang khusus
diperuntukan dalam penggunaan teknik dan cara dimaksud.

14) Foto, Klise, fotostat, diagram atau model dari bahan

yang termasuk klasifikasi rahasia.

15) Sekumpulan keterangan atau barang, yang secara

tersendiri dimasukan klasifikasi biasa, tetapi kalau diambil
keseluruhnya memerlukan klasifikasi yang lebih tinggi, yakni
rahasia.

16) Peta militer dan foto udara yang tersebut dibawah ini :

(a) Peta tentang bangunan atau tempat di dalam

wilayah yurisdiksi NKRI.
 6

(b) Foto udara dan peta, yang memerlukan

keterangan atau dokumen serta benda dalam klasifikasi
Rahasia.

(c) Foto udara dari daerah penting yang berada

dibawah yurisdiksi NKRI.

(d) Klasifikasi dari foto udara harus ditentukan

menurut isinya.

17) Keterangan rahasia, yang diperoleh sedemikian rupa,

sehinnga sumbernya harus dirahasiakan dan dilindungi.

c) Biasa. Klasifikasi Biasa adalah klasifikasi tulisan dinas

yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti
bahwa isi tulisan dinas dapat disampaikan kepada yang tidak
berhak mengetahuinya.
8. Evaluasi.

a. Jelaskan maksud dan tujuan surat menyurat dinas!

b. Jelaskan dan sebutkan derajat surat!
c. Jelaskan dan sebutkan klasifikasi surat!

BAB III
PENGURUSAN SURAT MASUK

9. Umum. Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang
diterima dari Satminkal/pihak lain, untuk diteruskan kepada alamat yang dituju. Untuk
memudahkan pengawasan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk
hendaknya dipusatkan di Sekretariat atau bagian yang ditugaskan untuk itu seorang
Pejabat yang menerima surat secara langsung dari pengirim, sebaiknya memberitahukan
kepada Sekretariat, agar surat tersebut dapat dicatat pada buku agenda.

10. Petunjuk Umum.

a. Pengurusan dan Pengendalian Surat Menyurat Dinas harus dilakukan

dengan cermat dan teliti, agar tujuan Surat Menyurat Dinas tercapai secara
berdaya guna dan berhasil guna.

b. Pengurusan Surat Menyurat Dinas dilaksanakan dengan memperhatikan

derajat dan klasifikasi tulisan dinas.

11. Tahap – Tahap Pengurusan Surat Masuk. Pengurusan surat masuk dilak-
sanakan melalui tahap-tahap penerimaan, pencatatan, pengolahan dan penyimpanan.
 7

a. Tahap penerimaan.

1) Pada dasarnya semua surat masuk harus diterima dalam keadaan

utuh, jika surat yang diterima dalam keadaan cacat (tidak utuh), petugas
penerima berhak mengembalikan kepada pengirim/pembawa surat.
Sedangkan jika kerusakannya kecil, surat tersebut dapat diteruskan dengan
membuat catatan sebagai laporan.

2) Petugas penerima mencocokkan nomor surat, menandatangani tanda

terima/buku ekspedisi dan mencatat pukul/tanggal penerimaan pada sampul
sebelah kiri bawah.

3) Surat – surat yang diterima dipilah sesuai dengan derajat dan

klasifikasinya, selanjutnya diserahkan kepada petugas pencatatan dengan
menggunakan buku ekspedisi.

b. Tahap pencatatan.

1) Petugas pencatatan menerima surat dari petugas penerimaan,

mencocokkan nomor surat, membubuhkan paraf pada buku ekspedisi dan
membukukan surat-surat tersebut di dalam buku agenda dengan nomor
berurutan selama satu tahun takwim.

2) Surat-surat yang berklasifikasi SR, R dan B, dicatat nomor dan

pengirimanya, dibuku agenda SR, R dan B serta masing-masing diberi
lembar disposisi dan dalam keadaan sampul masih tertutup diajukan kepada
Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu, atau pejabat yang ditunjuk.
Surat-surat tersebut kembali ke petugas pencatatan setelah ada
arahan/catatan pada lembar disposisi. Catatan perihal dimasukan ke dalam
buku agenda, selanjutnya surat diteruskan sesuai dengan arahan/catatan
pada lembar disposisi.

3) Surat-surat yang berklasifikasi B dibuka sampulnya, kemudian dicatat

dalam buku agenda B, selanjutnya diteruskan kepada Kepala
Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu/pejabat yang ditunjuk. Surat-surat
dimaksud kembali ke petugas pencatatan, selanjutnya diteruskan sesuai
dengan arahan/catatan pada lembar disposisi.

4) Surat-surat pribadi adalah surat yang beralamat nama orang baik

diikuti nama jabatan maupun tidak, tidak boleh dibuka sampulnya dan tetap
dicatat dalam buku agenda tersendiri, kemudian langsung diteruskan
kepada alamat yang dituju.

5) Setiap ada perpindahan surat, petugas pencatatan diwajibkan

mencatat di dalam buku agenda tentang, tanggal dan dimana surat tersebut
berada.

c. Tahap pengolahan.

1) Pengolahan surat masuk dilaksanakan oleh pejabat terkait sesuai

dengan bidang tugasnya setelah diadakan penilaian terlebih dahulu.
 8

2) Masalah-masalah yang berlanjut dan melibatkan beberapa pejabat

serta memerlukan penyelesaian dalam jangka waktu relatif lama, diproses
melalui tata naskah (Takah) sedangkan masalah yang dinilai tidak berlanjut
diselesaikan dengan cara administrasi biasa.

3) Surat masuk yang dialamatkan kepada beberapa pejabat, dalam

pengolahannya agar dikoordinasikan dengan pejabat yang terkait.

d. Tahap penyimpanan.

1) Surat masuk yang telah diproses hendaknya disimpan dengan baik di

Set/Urusan TU, agar mudah ditemukan kembali apabila diperlukan.

2) Penyimpanan surat masuk hendaknya berpedoman kepada tata

kearsipan .

e. Sarana Pengurusan Surat Masuk. Sarana pencatatan pokok yang

digunakan dalam pengurusan surat masuk adalah buku agenda,buku ekspedisi
dan lembar disposisi.

1). Buku Agenda. Buku agenda merupakan sarana pencatatan

lengkap yang memuat surat masuk, dan digunakan sebagai alat
pengawasan dan pengendalian.

2). Buku Ekspedisi/Tanda Terima. Buku ekspedisi/tanda terima

merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti
pengiriman dan penerimaan surat masuk.

3). Lembar Disposisi. Lembar disposisi adalah lembaran khusus yang

disertakan pada surat masuk, dan digunakan oleh pejabat untuk
mencantumkan disposisi/arahan.

12. Evaluasi.

a. Jelaskan yang dimaksud dengan surat masuk !

b. Jelaskan kegiatan pengurusan surat masuk pada tahap penerimaan !
c. Dalam pengurusan surat masuk terdiri dalam beberapa tahapan. Sebutkan
tahap-tahap pengurusan surat masuk?

d. Kegiatan kedua pengurusan surat masuk adalah tahap pencatatan.

Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam pencatatan surat masuk tersebut !

e. Sebutkan sarana yang digunakan dalam pengurusan surat masuk!

 9

BAB IV
PENGURUSAN SURAT KELUAR

13. Umum. Kegiatan pengurusan surat keluar dilaksanakan untuk membantu

pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan di lingkungan TNI
Angkatan Darat, serta tata cara penyampaian tulisan dinas. Pengurusan surat menyurat
secara tertib, teratur dan cermat merupakan pangkal tolak penyelenggaraan administrasi
umum secara baik. Pengurusan surat menyurat dinas merupakan dukungan langsung
atas tercapainya tujuan pokok suatu organisasi. Surat keluar adalah semua tulisan
dinas yang akan dikirim kepada pejabat di luar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang
tercantum pada tulisan dinas atau sampulnya. Surat keluar timbul karena adanya
kebijakan pemimpin, sebagai reaksi atas suatu aksi, atau sebagai suatu konsep baru.
Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian pengurusan surat keluar hendaknya
dipusatkan di Set/Urtu.

14. Tahap-tahap Pengurusan surat keluar. Pengurusan surat keluar dilaksanakan

melalui tahap-tahap pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan.

a. Tahap pengolahan. Tahap pengolahan dimulai dari penilaian suatu

masalah sampai dengan penandatanganan tulisan dinas.

1) Penyiapan/penyusunan konsep.
a) Penyusunan konsep dibuat oleh pejabat terkait sesuai dengan
bidang tugasnya, namun dalam keadaan tertentu pemimpin dapat
menunjuk pejabat lain.

b) Konsep yang akan diajukan kepada pemimpin, terlebih dahulu

harus diteliti oleh Kaset/Ses/Pejabat Minu dalam hal kebenaran
isi,bentuk, dan redaksinya, jika terjadi penyimpangan,hendaknya
dikooordinasikan dengan konseptor untuk diadakan perbaikan.

2) Pembubuhan paraf.
a) Pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep tulisan dinas
diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggungjawaban bahwa
konsep tersebut sudah benar.

b) Paraf dibubuhkan di sebelah kiri bawah tajuk tanda tangan

pada lembar kedua, dengan urutan:

Contoh pemarafan tulisan dinas yang ditanda tangani oleh

Panglima TNI :

(1) Konseptor .

(2) Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu.

(3) Pejabat terkait.

3) Pembubuhan tanda tangan. Konsep yang sudah dibubuhi paraf

lengkap, diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk ditandatangani.
 10

4) Penomoran.
a) Penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan nomor
terakhir dalam satu tahun takwim dan dibukukan dalam buku verbal.

b) Setiap bentuk tulisan dinas menggunakan buku verbal

tersendiri. Untuk surat, surat telegram dan telegram, buku verbalnya
dipisah masing-masing berdasarkan klasifikasi (Sangat Rahasia,
Rahasia, Biasa).

b. Tahap penggandaan. Tulisan dinas yang sudah ditandatangani dan diberi

nomor digandakan sesuai dengan kebutuhan, dengan catatan :

1) Peraturan digandakan setelah ada autentikasi dari kepala sekretariat

umum.

2) Keputusan mengenai perubahan status personel TNI digandakan

dengan cara disalin sesuai dengan jumlah alamat salinan untuk satuan dan
dipetik untuk perorangan. Keputusan mengenai perubahan status PNS
digandakan menurut ketentuan BKN, sedangkan surat keputusan lainnya
digandakan secara langsung.

3) Penggandaan tulisan dinas yang berbentuk naskah, dan dicetak

menjadi buku.

4) Pembubuhan cap dinas. Cap Dinas dibubuhkan setelah tulisan

dinas digandakan sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusan yang
dikirim, dengan menggunakan cap dinas basah.

c. Pengiriman. Semua tulisan dinas yang akan dikirim dimasukan ke dalam

sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Pengiriman secara resmi.

a) Surat berklasifikasi B dimasukan ke dalam satu sampul yang

ditulis alamat yang dituju, nomor surat dan dibubuhi cap staf/Set.

b) Surat berklasifikasi SR dan R dimasukan ke dalam dua

sampul. Pada sampul dalam ditulisi alamat yang dituju dan nomor
surat, serta dibubuhi tanda klasifikasi dan cap staf/Set. Pada sampul
luar tidak dibubuhi tanda klasifikasi.

c) Petugas pencatatan dan pengiriman surat sangat rahasia dan

rahasia agar dibuat surat perintah khusus untuk bertanggung jawab
terhadap keamanan tulisan dinas tersebut selain surat perintah
jabatan struktural yang bersangkutan.

2) Pengiriman tidak resmi. Pengiriman tidak resmi adalah pengiriman

yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui faksimile, hendaknya
menggunakan formulir pengantar berita faksimilie yang berisi :
 11

a) Dari (pejabat yang mengirim).

b) Kepada (pejabat yang dituju).
c) Nomor faksimile.
d) Tanggal pengiriman.
e) Jumlah halaman.
f) Isi berita.
g) Petugas pengirim berita berupa tajuk tanda tangan.

d. Tahap penyimpanan. Semua pertinggal/arsip disimpan di Set/Urtu dengan

berpedoman kepada tata kearsipan.

e. Sarana Pengurusan Surat Keluar. Sarana pencatatan pokok yang

digunakan dalam pengurusan surat keluar adalah buku verbal, buku ekspedisi/
tanda terima dan sampul surat.

1) Buku verbal. Buku verbal merupakan sarana pencatatan lengkap

yang memuat data surat keluar dan digunakan sebagai alat pengawasan
dan pengendalian.

2) Buku ekspedisi/tanda terima. Buku ekspedisi/tanda terima

merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti
pengiriman/penerimaan surat keluar.

3) Sampul surat. Sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari
atau kerusakan. Sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek dan tahan air.
Ukuran sampul surat sebagai berikut :

a) 10,5 cm x 30 cm ( ukuran kecil ).

b) 19 cm x 25 cm ( ukuran sedang).
c) 24 cm x 34 cm ( ukuran folio/A-4 ).
d) 28,5 cm x 40 cm ( ukuran map Takah ).

f. Penggandaan Naskah dengan Cetakan. Penggandaan naskah dengan

adalah kegiatan mencetak naskah menjadi buku, diatur sebagai berikut :

1) Susunan buku. Buku terdiri atas sampul buku dan isi buku.

a) Sampul buku. Sampul buku terdiri atas :

(1) Sampul depan memuat :

(a) Kop nama badan.

(b) Nomor kode.
(c) Lambang TNI/Angkatan.
(d) Judul buku.
(e) Nomor kopi (untuk buku yang berklasifikasi SR
dan R)
 12

(f) Garis pemisah.

(g) Bentuk, nomor dan tanggal pengesahan suatu
naskah
(h) Tingkat klasifikasi , rahasia dan sangat rahasia
ditulis di bagian atas dan bawah.

b) Sampul belakang (tidak ada tulisan).

2) Isi buku.

a) Sampul dalam menggunakan kertas yang lebih tipis ( 80

gram), tulisannya sama dengan sampul luar.

b) Kata pengantar untuk buku – buku tertentu.

c) Daftar isi terdiri atas :

(1) Kata “daftar isi” ditulis di tengah-tengah halaman atas

huruf kapital.

(2) Keputusan atau surat keputusan sebagai pengesahan

dari peraturan/petunjuk TNI, jika berbentuk Juklak, Juknis
langsung sesuai dengan bentuknya.

(3) Lampiran.

(4) Nomor bagian, bab dan pasal diikuti judulnya.

(5) Nomor halaman pada judul (sampul dalam), kata

pengantar dan daftar isi menggunakan huruf i, ii, iii, iv diketik
di sisi tengah halaman, di bawah klasifikasi.

(6) Tingkat klasifikasi sangat rahasia, ditulis di bagian atas

dan bawah setiap halaman, huruf kapital, tanpa garis bawah.

d) Halaman buku.

(1) Halaman pertama berisi :

(a) Kop nama badan.

(b) Judul buku.

(c) Jika naskah merupakan lampiran dari peraturan

atau keputusan maka di sebelah kanan atas ditulis
lampiran keputusan sesuai dengan ketentuan pada
lampiran, sedangkan untuk buku saku tidak perlu
dicantumkan lampiran.

(d) Klasifikasi Sangat rahasia atau rahasia sesuai

dengan tingkat klasifikasinya.

(e) Nomor halaman tidak perlu ditulis.

 13

(2) Halaman berikutnya adalah :

(a) Klasifikasi tidak perlu ditulis di setiap halaman

tetapi cukup di halaman pertama dan terakhir,
sedangkan klasifikasi sangat rahasia ditulis pada sisi
tengah sebelah atas dan bawah setiap halaman.

(b) Nomor halaman diketik di sisi tengah sebelah

atas. Untuk buku yang berklasifikasi rahasia dan
sangat rahasia diketik di bawah klasifikasi.Apabila
buku disusun dengan menggunakan susunan bagian,
maka setiap bagian baru harus berganti halaman.

(c) Tata cara pengetikan mengikuti ketentuan

pengetikan naskah.

(3) Halaman terakhir. Tajuk tanda tangan ditulis lengkap

tanda tangan dan cap dinas.

(4) Susunan halaman buku.

(a) Petunjuk TNI.

- Sampul depan.
- Kertas kosong.
- Sampul dalam.
- Daftar isi.
- Peraturan/ keputusan.
- Kertas kosong.
- Naskah (sebagai lampiran).
- Sampul belakang.

(b) Petunjuk pelaksanaan.

- Sampul depan.
- Kertas kosong.
- Sampul dalam.
- Daftar isi.
- Naskah.
- Kertas kosong.
- Sampul belakang.

2) Ukuran. Ukuran buku tergantung pada kepentingan dan ukuran

buku dapat dibuat dalam tiga ukuran sebagai berikut :

a) Ukuran A – 4 ( 297 mm x 210 mm ).

b) Ukuran A – 5 ( 210 mm x 148 mm ).
c) Ukuran A – 7 ( 105 mm x 74 mm ).
3) Jenis Naskah. Naskah yang dapat dicetak adalah :
 14

a) Doktrin.
b) Sistem
c) Organisasi dan Prosedur.
d) Peraturan-peraturan TNI.
e) Hasil seminar.
f) Petunjuk TNI/Angkatan.
g) Petunjuk Pelaksanaan.
h) Hasil-hasil rapim.
i) Himpunan-himpunan :

(1) Himpunan peraturan TNI.

(2) Himpunan amanat, brifing dan ceramah.
(3) Kamus.

j) Buku – buku pelajaran.

k) Naskah – naskah lain.

4) Warna sampul. Sesuai dengan strata/tingkatan naskah yang

dicetak, perlu ditentukan warna sampul buku, selain memudahkan
pengelompokkan jenis buku juga mempermudah pencarian / penyajian
kembali sewaktu – waktu dibutuhkan. Untuk tingkat Mabes TNI warna
sampul buku diatur sebagai berikut :

a) Doktrin dan sistem berwarna hitam.

b) Organisasi dan prosedur berwarna merah.
c) Peraturan dan petunjuk TNI berwarna biru.
d) Hasil-hasil rapim berwarna kuning.
e) Himpunan berwarna hijau.
Sedangkan warna sampul buku untuk tingkat Angkatan diatur
oleh Angkatan masing-masing.

5) Nomor kode.

a) Nomor kode buku yang dikeluarkan di lingkungan TNI

berdasarkan pada nomor kode Nomor Indeks Pencetakan Buku
(NIPB) dan Nomor Indeks Persoalan Takah (NIPT) tiap-tiap nomor
kode menggunakan dua angka, kecuali nomor kode lingkungan pada
NIPB menggunakan satu Angka.

b) Nomor kode buku dibagi menjadi dua kelompok ialah

kelompok NIPB dan NIPT yang diantara keduanya digunakan tanda
hubung (-).

Contoh :

(1) Buku Naskah Sementara Petunjuk Administrasi

Pemberian Cuti kepada prajurit TNI.
 15

Nomor kode : 101.01-080801.

Penjelasan :

1 = Lingkungan Mabes TNI.

01 = Instansi (Staf Mabes TNI).
. = Tanda titik.
01 = Staf
- = Tanda hubung.
08 = Pokok persoalan (Personel).
08 = Anak persoalan (Cuti personel).
01 = Cucu persoalan/perihal (Cuti prajurit TNI)
diambil dari urut pada NIPT.

(2) Buku Petunjuk Administrasi Pemberian Tunjangan

Kompensasi Kerja bagi prajurit TNI yang ditugaskan di bidang
persandian di lingkungan TNI.

Nomor kode : 101.01-061001.

Penjelasan :

1 = Lingkungan TNI.
01 = Satminkal (Staf Mabes TNI)
. = Tanda titik.
01 = Staf
- = Tanda hubung.
06 = Pokok Persoalan (Intelijen).
10 = Anak Persoalan (Pengamanan sandi).
01 = CP/perihal (Tunjangan).

(3) Untuk penomoran buku yang judulnya sama

menggunakan nomor yang sama, perbedaannya hanya
terletak pada tahun pengeluaran.

(4) Untuk mencatat pencetakan buku, digunakan buku

daftar kode pencetakan yang berisi kolom – kolom.

i. Tanggal.
ii. Nomor urut.
iii. Nomor kode.

NIPB.
= Lingkungan / Instansi.
= Badan.
= Staf.

NIPT.
= PP.
= AP.
= CP (perihal).
 16

iv. Bentuk (buku/buku saku/formulir).

v. Judul.
vi. Ukuran ( A – 41/2 folio ).
vii. Warna (sesuai dengan ketentuan).
Viii. Pembina (penanggung jawab naskah).
ix. Jumlah (eksemplar/buku).
x. Cetakan ke.
xi. Tahun dicetak.
` xii. Keterangan.

(5) Hak penomoran kode buku diatur oleh Setum Mabes

TNI/ Angkatan.

15. Evaluasi.

a. Jelaskan yang dimaksud dengan surat keluar!

b. Sebutkan tahap-tahap yang dilaksanakan dalam pengurusan surat keluar!

c. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam pengurusan surat keluar pada

tahap pengolahan!

d. Jelaskan cara pengiriman surat !

e. Jelaskan tahap-tahap yang dilaksanakan dalam penggandaan surat !

f. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam penyimpanan surat!

g. Jelaskan cara penyimpanan surat !

BAB V
PENYAMPAIAN TULISAN DINAS

16. Umum. Penyampaian tulisan dinas merupakan salah satu bagian dari Minu
TNI, berfungsi meneruskan dan menyampaikan produk-produk Minu yang berupa tulisan
dinas, serta bentuk-bentuk lainnya. Saran atau media penyampaian tulisan dinas yang
digunakan merupakan masalah teknis yang perlaksanaannya tergantung pada klasifikasi
dan derajat, area atau lokasi, serta macam dan bentuk tulisan dinas yang akan
disampaikan atau dikirimkan.

17. Pedoman Umum.

a. Setiap penyampaian tulisan harus dilaksanakan secara tepat guna dan

berdaya guna dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Hemat, dalam arti dilaksanakan secara ekonomis.

2) Cepat, dalam arti waktu penyampaian singkat.
3) Tepat, dalam arti dapat sampai ke alamat yang tepat.
 17

4) Aman, dalam arti tulisan dinas tidak bocor, rusak, hilang atau jatuh
ketangan yang tidak berhak menerima.

b. Penyampaian tulisan dinas dilaksanakan dengan memperhatikan derajat

serta klasifikasi berita yang disampaikan/dikirim.

c. Pelaksanaan penyampaian tulisan dinas dilakukan pula dengan

memperhatikan jangkauan, jarak tempuh dan sarana para petugas penyampaian
tulisan dinas.

18. Pokok-pokok penyampaian tulisan dinas.

a. Bentuk dan struktur penyampaian tulisan dinas

1) Bentuk

a) Kegiatan Pimpinan/Atasan dalam penyampaian keterangan

dan ide disebut komunikasi ke bawah. Keterangan dan ide yang
berasal dari Pimpinan/Atasan itu dapat dibedakan dalam berbagai
bentuk yaitu :

(1) Petunjuk.
(2) Keterangan Umum.
(3) Perintah
(4) Teguran
(5) Pujian.

b) Kegiatan bawahan untuk menyampaikan keterangan dan ide

Kepada Pimpinan/Atasannya disebut komunikasi ke atas. Bentuk
keterangan dan ide yang disampaikan oleh bawahan kepada
pimpinan/atasan dapat berupa :

(1) Laporan.
(2) Keluhan
(3) Pendapat
(4) Saran

c) Kegiatan pejabat untuk menyampaikan keterangan dan ide

kepada pejabat yang sederajat disebut komunikasi mendatar. Pada
umumnya komunikasi-komunikasi mendatar dilaksanakan dalam
rangka koordinasi, agar keputusan yang akan diambil tidak saling
bertentangan, atau untuk menumbuhkan keserasian dan kerja sama
yang harmonis.

d) Penyajian bentuk-bentuk komunikasi tersebut antara lain dapat

dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat, sprin, laporan ataupun
secara lisan.
 18

2). Struktur. Struktur penyampaian tulisan dinas terdiri dari :

a) Penyampaian tulisan dinas secara vertical, yaitu arus

penyampaian tulisan dinas dari atasan kepada bawahan atau dari
bawahan kepada atasan secara timbal balik.

b) Penyampaian tulisan dinas secara horizontal, yaitu arus

penyampaian tulisan dinas dari dan kepada pejabat setingkat secara
timbal balik.

b. Area penyampaian tulisan dinas, sebagai berikut:

1) Setempat (lokal). Penyampaian tulisan dinas setempat dapat

berupa:

a) Penyampaian tulisan dinas didalam satuan sendiri, yaitu

penyampaian tulisan dinas dari pejabat satu kepada pejabat lainnya
atau dari staf satu kepada staf lainnya didalam satu komplek/markas.

b) Penyampaian tulisan dinas antar satuan didalam satu daerah.

2) Insuler (antar kota dalam satu pulau).

3) Intra insuler (antar pulau).
4) Internasional (antar negara).
`
19. Media penyampaian tulisan dinas.

a. Macam media penyampaian tulisan dinas . Dilingkungan TNI ada delapan

macam penyampaian tulisan dinas, yaitu:

5) Caraka.
6) Kurir.
7) Paktir.
8) Pos TNI dan PT Pos Indonesia.
9) Telegram.
10) Telek dan faksimile.
11) Radio/telepon.
12) E-mail
b. Media penyampaian tulisan dinas setempat atau lokal. Media yang
digunakan untuk penyampaian tulisan dinas setempat ( lokal ) sebagai berikut :

1) Caraka.

2) Kurir.

3) Paktir.
 19

4) Pos TNI dan Pos Indonesia.

5) Telegram.

6) Teleks dan faksimile.

7) Radio/telepon.

8) E-mail

c. Media Penyampaian Isi Tulisan Dinas Insuler ( dalam satu Pulau ).

Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas, penyampaian
isi tulisan dinas di dalam satu pulau dapat menggunakan media sebagai berikut :

1) Caraka.
2) Pos TNI dan PT pos Indonesia.
3) Telegram.
4) Teleks dan faksimile.
5) Radio/telepon.
6) E-mail.
d. Media penyampaian tulisan dinas intrainsuler (Antar pulau).

1) Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas,,

media yang digunakan sebagai berikut:

a) Caraka.
b) Pos TNI dan PT Pos Indonesia.
c) Telegram.
d) Teleks dan faksimile.
e) Radio/telepon.
f) E-mail.

2) Pemilihan caraka dalam menyampaikan tulisan dinas antar pulau

dilakukan apabila dititik beratkan pada faktor keamanan. Penggunaan
radio/telepon dilakukan apabila tulisan dinas yang akan disampaikan
merupakan perintah dari atasan kepada bawahan, dan memerlukan aksi
pada waktu itu juga, atau tulisan dinas yang berklasifikasi biasa.

e. Penyampaian Tulisan Dinas Internasional (Antar bangsa).

Penyampaian tulisan dinas dalam area antar negara dilakukan menurut tata
cara yang ditetapkan oleh Bais TNI. Pada umumnya digunakan media seperti
teleks dengan sandi yang sudah ditetapkan melalui Kamar Sandi Departemen Luar
Negeri.
 20

20. Petugas dan sarana penyampaian tulisan dinas.

a. Caraka/kurir.

1) Caraka adalah seorang pejabat berpangkat perwira, yang ditugaskan

untuk menyampaikan suatu berita,instruksi atau perintah dan dokumen serta
diberikan hak untuk membicarakan/merundingkan dengan pejabat yang
dituju.

2) Kurir adalah anggota satuan yang diangkat diatas sumpah dengan

tugas penyampaian tulisan dinas/dokumen dari pejabat satu kepejabat lain
atau dari instansi satu keinstansi yang lain, sesuai dengan jenis tugasnya
kurir dibagi dua ialah:

a) Kurir tetap, yang tugasnya diatur menurut rute dan waktu

yang telah ditetapkan.

b) Kurir khusus/istimewa yang tugasnya tidak tergantung pada

waktu dan rute serta dapat diberangkatkan sewaktu-waktu dalam
keadaan mendadak. Menurut kebutuhan kurir tetap dapat digunakan
untuk mengerjakan tugas kurir khusus atau sebaliknya.

3) Persyaratan caraka/kurir.

a) Caraka atau kurir adalah anggota organik satuan yang

merupakan bagian dari unsur pelayanan utama satuan.

b) Untuk mendapatkan seorang caraka/kurir yang cukup baik

perlu diadakan pendidikan/latihan khusus.

c) Dalam memilih seorang caraka/kurir, harus diingat dan

dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

(1) Mempunyai banyak inisiatif.

(2) Dapat dipercaya, tabah dan taat.
(3) Mempunyai keberanian, kecakapan dan bakat berfikir
dalam melakukan tugas pekerjaannya.

(4) Mengerti dan cepat dalam menangkap perintah lisan.

(5) Dapat segera mengikuti perubahan situasi/keadaan
taktis dan dapat menggunakan kompas serta membaca peta.

d) Didalam keadaan luar biasa, kurir khusus/istimewa hendaknya

selain persyaratan diatas perlu pula diperhatikan persyaratan sebagai
berikut :

(1) Pertimbangan keadaan taktis (PKT).

(2) Urgensinya tugas, waktu dan banyaknya berita yang
disampaikan.
 21

4) Perlengkapan caraka/kurir.

a) Caraka/kurir dilengkapi dengan alat-alat sebagai berikut:

(1) Tas caraka yang dapat dikunci/ditutup rapat, tidak

mudah dicuri dan tidak mudah tembus air.

(2) Jam tangan.

(3) Alat angkutan.
(4) Helm dan kaca mata.
(5) Jaket kulit dan jas hujan.
(6) Peta.
(7) Kompas.

b) Alat-alat tersebut merupakan inventaris yang harus

dipertanggungjawabkan dan selalu dipelihara dengan baik. Oleh
karena itu setahun sekali seyogyanya dibuat laporan tertulis dari
Kepala Kantor Pos mengenai keadaan perlengkapan caraka/kurir
guna mendapatkan kebijakan pemimpin.

5) Sarana pencatatan. Guna kelancaran tugas caraka/kurir diperlukan

sarana pencatatan sebagai berikut:

a) Buku dislokasi yang berisi daftar alamat/satminkal dan pejabat

TNI/pemerintah, pejabat penting serta tokoh masyarakat yang secara
teratur diperiksa/diperbaharui.

b) Buku/formulir catatan terdiri dari :

(1) Buku catatan penerimaan dan pengiriman untuk menca-
tat tiap-tiap tulisan dinas yang diterima dan dikirimkan. Buku
tersebut berisi kolom-kolom, nomor urut, tanggal/waktu, nomor
angka agenda surat pengantar (pengiriman/penerimaan) dan
keterangan.

(2) Formulir tanda terima, pengiriman/penerimaan.

c) Laporan harian/berkala kepada atasannya mengenai :

(1) Kegiatan
(2) Personel
(3) Perlengkapan
(4) Kendala dan kesulitan
(5) Usul/saran
6) Cara kerja caraka/kurir.

a) Penerimaan.
 22

(1) Surat-surat yang boleh diterima ditentukan oleh pejabat

sekretariat masing-masing dengan tanda/kode menurut derajat
dan klasifikasinya.

(2) Surat-surat yang bersifat pribadi harus ada surat kuasa

dari pejabat yang mengirimnya.

(3) Pada waktu menerima surat, hendaknya diperiksa

dengan teliti mengenai :

(a) Sampul dalam keadaan baik, benar-benar telah

terisi surat.
(b) Alamat sudah benar/jelas.
(c) Nomor surat dengan ekspedisi sudah cocok.

Jika ada satu di antaranya belum terpenuhi hendaknya surat

tidak diterima,dikembalikan dengan catatan agar dilengkapi,
sedangkan surat yang telah memenuhi ketentuan, dibubuhi
nomor catatan “dinas caraka” demikian pula pada buku
ekspedisi pengirim, kemudian membubuhkan tanda tangan
pada buku ekspedisi dengan nama terang, NRP/NIP sebagai
pertanggung jawaban.

b) Penyimpanan dan pembawaan surat :

(1) Surat-surat harus dimasukkan kedalam tas caraka yang

tidak tembus air, terkunci dan/atau tertutup rapat sehingga
tidak mudah dicuri atau jatuh.

(2) Demi kepentingan keamanan, maka tas caraka

berisikan surat-surat tidak boleh jatuh ke tangan orang lain.

(3) Dalam keadaan luar biasa seandainya caraka/kurir

tertawan oleh musuh, sedapat mungkin surat-surat yang
dibawa segera dimusnahkan dengan cara :

(a) Dibakar dan abunya diinjak-injak.

(b) Jika perlu surat-surat dikunyah dan ditelan.
(c) Atau dengan cara lain yang lebih sempurna yang
penting musuh tidak dapat merampas surat-
surat/dokumen-dokumen yang dibawanya.

c) Caraka/kurir di dalam melaksanakan tugasnya harus

memperhatikan keamanan,tepat waktu dan tepat sasaran.

d) Caraka/kurir harus melaporkan kepada Kepala/Komandan

mengenai jalan-jalan yang akan dilaluinya, sesuai dengan peta atau
rute yang telah ditetapkan oleh kepala/komandan.
 23

e) Jika keadaan memungkinkan, caraka/kurir harus menempuh

jalan yang searah dengan jalan-jalan yang ditempuh oleh
caraka/kurir lainnya. Hal ini sangat berguna, karena jika seorang
caraka/kurir terhalang dijalan (misalnya mendapat kecelakaan atau
kerusakan kendaraan dapat pula menyerahkan surat-surat kepada
caraka/kurir yang lain untuk diteruskan pengirimannya dengan
demikian kelambatan pengiriman dapat dicegah).

f) Penyerahan surat-surat

(1) Surat-surat yang dibawa oleh caraka/kurir hanya dapat

diserahkan kepada yang berhak menerima, sebagai bukti
penerimaan, sipenerima harus menandatangani dan
membubuhkan nama terang dengan mencantumkan pangkat,
NRP/NIP, jabatan, tanggal dan waktu penerimaan pada tanda
terima yang diajukan oleh caraka/kurir tersebut.

(2) Surat-surat pribadi penyerahannya langsung kepada

pejabat yang berhak, harus diserahkan secara pribadi pula.
Artinya, jika pejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat,
caraka/kurir mencari sampai ketemu. Apabila tidak ditemukan,
caraka/kurir tersebut harus melaporkan kepada
kepala/komandan. Apabila sebelumnya sudah mendapat
petunjuk dari pejabat, pengirim surat dapat menyerahkan
kepada pejabat lain/pejabat sekretariat.

(3) Apabila caraka/kurir akan menyampaikan surat pribadi

berderajat kilat kepada pejabat yang sedang berbicara dengan
pejabat/orang lain, maka caraka/kurir dibenarkan untuk
memutuskan pembicaraan dengan melaporkan, bahwa ada
surat penting untuk pejabat tersebut.

g) Selesai melaksanakan tugas.

(1) Setelah melaksanakan tugas, caraka/kurir diharuskan :

(a) Melaporkan diri.

(b) Menyerahkan kembali tanda terima kepada
kepala/komandan kelompok atau kepala sekretariat
yang bersangkutan.

(2) Jika caraka/kurir dalam melaksanakan tugas mendapat

halangan/kejadian (Misalnya kehilangan surat), maka
diharuskan membuat laporan tertulis berupa Berita Acara
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
kepala/komandan caraka/kurir, kepada pengirim tulisan dinas
dan atau kepada alamat penerima surat/berita.
 24

b. Paktir.

1) Paktir adalah seorang bintara/tamtama atau pegawai negeri sipil

setingkat,yang diangkat di atas sumpah, dengan tugas menjamin kelancaran
pengiriman dan pengambilan pos satuan dengan Pos TNI/PT Pos Indonesia
dan sebaliknya.

2) Perlengkapan paktir. Demi kelancaran tugasnya paktir harus

dilengkapi dengan:

a) Sebuah ruangan kerja dengan papan nama “PAKTIR”

yang dipasang di luar ruangan tersebut.

b) Bis surat untuk menampung surat kiriman pos biasa.

Keamanan surat-surat kiriman harus terjamin, sehingga pada malam
hari perlu diberi penerangan. Tiap-tiap bis surat harus diberi tanda
tulisan BIS SURAT, mempunyai celah dengan ukuran 20 X 4 cm dan
dilengakapi dengan alat penutup dan kunci. Jam angkat “bis surat”
harus dinyatakan dengan angka.

Contoh : Ke – 1 Pukul 08.30

Ke – 2 Pukul 13.00
Ke – 3 Pukul 17.00

c) Buku daftar personel, buku pengantar buku dan perlengkapan

tulis-menulis.

d) Tas surat
e) Alat angkutan
f) Sebuah buku tarif pos
g) Benda pos dan materai kebutuhan anggota-anggota yang
memerlukan dengan harga menurut tarif pos yang ada.

3) Cara Kerja Paktir.

a) Penyampaian kiriman pos.

(1) Paktir harus memeriksa kiriman pos satu per satu.

Kiriman pos yang tidak memenuhi syarat harus dikembalikan
kepada si pengirim disertai penjelasan seperlunya (tertulis
maupun lisan).

(2) Paktir mengatur kiriman dinas untuk alamat setempat

(lokal) dengan mencatat kiriman tersebut pada buku ekspedisi
lokal.

(3) Paktir mancatat kiriman dinas untuk alamat insuler dan

interinsuler pada buku ekspedisi luar garnisun, dan
menyerahkan kiriman tersebut kepada kantor pos TNI.
 25

b) Penerimaan kiriman pos.

(1) Paktir menyerahkan kiriman dinas kepada yang

bersangkutan disertai pengantar sebagai bukti penerimaan.

(2) Surat panggilan atau kiriman tercatat, pos wesel, pos

paket menggunakan buku pengantar yang khusus untuk itu.

(3) Kiriman pos biasa diserahkan kepada alamat secara

langsung atau melalui bagian keberadaan si alamat.

c) Penyusulan/pengiriman kembali.

(1) Paktir menyusul/mengembalikan kiriman pos yang

disebabkan oleh perubahan atau kurang jelasnya alamat
kepada Kantor Pos Militer, disertai dengan catatan pada
sehelai kertas yang ditempelkan di muka alamat yang dibubuhi
paraf sebagai penanggung jawab.

Contoh :

- Disusulkan ke Yonif 324.

- Kembali si pengirim-Alamat tidak jelas.
- Pindah alamat.

(2) Paktir tidak diperkenankan mencoret mengubah atau,

menambah alamat pada kiriman pos yang akan dikembalikan
disusulkan kepada kantor pos TNI.

(3) Jika pada waktu penerimaan kiriman pos terjadi porto

benda. Paktir dapat melakukan pembayaran terlebih dulu
untuk kemudian menuggu kembali dari si alamat dalam
penyerahan kiriman pos tersebut.

4) Sarana Pencatatan.

a) Buku Personel. Buku ini berisi nama-nama personel yang

tergabung dalam kesatuannya, disusun menurut abjad. Buku
personel memuat kolom-kolom sebagai berikut : Nomor urut, nama,
pangkat, nrp, bagian, keterangan, kolom, keterangan digunakan
untuk mencatat personel yang tidak ada dalam kesatuannya, baik
untuk waktu terbatas maupun untuk seterusnya.

b) Buku Ekspedisi Dalam Garnisun. Buku ini dipakai untuk

menyerahkan kiriman kepada kesatuan-kesatuan setempat. Buku
ekspedisi dalam Garnisun memuat kolom-kolom : tanggal, nomor
urut, nomor surat, kepada dan tanda tangan penerima (nama terang,
pangkat, jabatan dibawahnya)

c) Buku Ekspedisi Luar Garnisun. Buku ini dipakai untuk

menyerahkan kiriman-kiriman pos kepada kantor pos militer. Buku
pengantar luar garnisun memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut,
 26

nomor surat, kepada, nomor catatan, korpormil, tanda tangan

penerima (nama terang, pangkat dan jabatan).

d) Buku Ekspedisi Kesatuan. Buku ekspedisi kesatuan memuat

kolom-kolom seperti dalam buku ekspedisi lokal.

e) Buku Ekspedisi Tercatat/Terdaftar. Buku tercatat / terdaftar

hanya dipakai untuk menyerahkan kiriman tercatat/terdaftar. Buku ini
memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut, nomor tercatat /
terdaftar, tanggal, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan
penerima, pangkat, nrp dan nama terang dibawahnya.

f) Buku pengantar wesel pos hanya dipakai untuk menyerahkan

wesel pos. Buku ini memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut,
nomor wesel pos/nomor seri, banyaknya, alamat pengirim, alamat
penerima, tanda tangan penerima, pangkat, nrp dan nama terang di
bawahnya.

g) Buku pengantar Pos Paket. Buku pengantar Pos paket

hanya dipakai untuk menyerahkan paket pos. Buku ini memuat
kolom-kolom : tanggal, nomor urut, no pos paket, nomor seri, dan
tanggal pos paket, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan
penerima, pangkat, NRP dan nama terang di bawahnya.

5) Surat keterangan paktir. Tiap paktir harus mempunyai surat

keterangan paktir yang merupakan surat kuasa dari Komandan
kesatuannya. Pada pengambilan kiriman pos, paktir harus selalu dapat
memerlihatkan Surat keterangan paktir kepada pejabat Torposmil jika
diperlukan. Surat keterangan paktir hanya berlaku di Torposmil setempat.
Pada tiap pemindahan daerah lain surat keterangan tersebut harus
diperbaharui di Torposmil setempat/baru : Surat keterangan paktir harus
diperbaharui sekurang-kurangnya setahun sekali terhitung pada tanggal
surat keterangan tersebut.

6) Paktir pertanggungjawaban kepada Komandannya masing - masing

atas pelaksanaan tugasnya.

c. Pos.

1) Dasar.

a) Undang-undang No. 4 Tahun 1959 tentang Pos.

b) Peraturan pemerintah Ri Nomor 37 Tahun 1985 tentang

penyelenggaraan Pos.

c) Dinas Pos Angkatan pada umumnya berdasarkan pada

peraturan masing-masing. Sedangkan kerja sama antara PT Pos
Indonesia didasarkan atas perjanjian kedua belah pihak.Untuk
terlaksananya pos Angkatan dan Pos TNI yang baik perlu
diikuti/ditaati ketentuan Pos Angkatan dan Pos TNI yang baik perlu
diikuti/ditaati ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang RI
 27

Nomor 6 Tahun 1984 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 Tahun

1985 tersebut.

2) Media pos terbagi atas :

a) Pos umum yang merupakan kegiatan dinas pos yang dapat

digunakan dalam penyampaian berita di lingkungan TNI berdasarkan
persetujuan.

b) Pos Angkatan untuk menjamin kelancaran dinas pos dalam

Angkatan itu. Dalam melaksanakan tugasnya dapat berkerja sama
dengan PT Pos Indonesia. Dengan demikian segala ketentuan
khusus yang berlaku dalam penyelenggaraan pos umum harus di
taati pula oleh pos Angkatan.

c) Pos TNI merupakan satu badan untuk menjamin kelancaran

dinas pos di lingkungan TNI dan Angkatan.

3) Pengiriman Surat Pos Dinas. Wewenang untuk mengirim surat

pos dinas dapat bersifat :

a) Umum, berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan

dapat ditujukan kepada semua alamat.

b) Rahasia, yang berarti semua jenis surat pos dinas

diperkenankan dan hanya dapat ditujukan kepada alamat tertentu.

4) Isi surat pos dinas. Isi surat pos dinas yang menyangkut
kepentingan dinas pemerintah atau kepentingan umum yang dibebaskan
dari pembayaran porto secara tunai. Sebagai dasar umum, tiap kiriman
yang tidak perlu harus dihindarkan. Jika mengirim lebih dari satu surat dinas
untuk alamat yang sama maka surat-surat itu harus dimasukkan ke dalam
satu sampul. Di tempat-tempat yang tidak mempunyai perhubungan pos
tiap hari, pengirim mengumpulkan surat-surat pos untuk alamat yang sampai
hari pengiriman pos.

5) Petujuk dinas dan cap jabatan. Setiap surat pos dinas disamping
diberi nomor urut dan tanggal, pada bagian alamat disebelah atas tengah
dibubuhi petunjuk “ DINAS” dan di sebelah kiri bawah dibubuhkan dari si
pengirim.

6) Pengirim terdaftar. Semua surat pos dinas harus dikirim secara

terdaftar, artinya penunjukan pengirimannya pada Kantor Pos TNI/PT Pos
Indonesia dilakukan dengan buku pengantar yang berisikan catatan tentang
pengiriman surat pos dinas tersebut.

7) Pelanggaran. Dalam menjalankan tugasnya setiap pejabat Pos

TNI diwajibkan memberitahukan setiap pelanggaran kepada para pejabat
yang berkuasa atau berhak.
 28

8). Pertanggung jawaban. Pos TNI/Angkatan bertanggung jawab atas

sampainya pengiriman dari antara kantor Pos TNI dan Angkatan. Semua
kelambatan, kehilangan dan lain-lain di luar itu, tidak menjadi
tanggungjawab Pos TNI dan Angkatan. Demikian pula kehilangan
/kerusakan karena di luar kamampuan.

9) Lain-lain.

a) Alamat. Penggunaan singkatan pada alamat sering

menimbulkan kekeliruan karena banyak singkatan yang hampir sama.
Oleh karena itu, pencantuman alamat diatas label atau sampul surat
disusun secara lengkap dan bila ditulis, supaya terang dan jelas.

b) Pengawasan. Seringkali terjadi pada kiriman pos yang

ditujukan untuk/dari anggota suatu satuan, disebutkan nama tempat
pada ruang pengirim atau alamat yang seharusnya dirahasiakan.
Kewajiban kantor pos TNI dan Angkatan adalah menutup atau
menghapus nama kota tersebut pada sampul, sehingga tidak dapat
dibaca. Jadi pada sampul cukup disebut nama atau nomor satuan
saja. Contoh Ki B/ Yonif-330. Hal ini penting artinya bagi alamat
satuan sangat dirahasiakan dalam operasi-operasi.

c) Dislokasi. Agar Pos TNI dan Angkatan dapat melayani

pengirim pos dengan lancar, maka pos TNI dan Angkatan setiap saat
harus mengetahui dislokasi satuan-satuan dan satminkal. Ketentuan
ini sangat penting untuk daerah operasi/tidak aman, dislokasi
kesatuan harus dirahasiakan sehingga alamat hanya memuat
nama/nomor satuan saja. Untuk itu, pos TNI dan Pos Angkatan
wajib menyediakan daftar alamat satuan serta satminkal. Jika terjadi
dislokasi pimpinan satuan yang bersangkutan memberi laporan
perubahan kepada pejabat pos TNI/ Angkatan.

21. Evaluasi.

a. Jelaskan pedoman umum penyampaian Tuldis !

b. Jelaskan bentuk dan struktur penyampaian Tuldis !
c. Jelaskan area penyampaian Tuldis !
d. Jelaskan pengertian Caraka, Kurir dan Paktir !
e. Sebutkan media yang digunakan dalam penyampaian Tuldis !
f. Jelaskan persyaratan petugas Caraka !
g. Jelaskan cara kerja Paktir !
 29

BAB V
EVALUASI AKHIR PELAJARAN
(Bukan Naskah Ujian)

22. Evaluasi Akhir.

a. Jelaskan yang dimaksud dengan derajat dan klasifikasi surat !

b. Jelaskan kegiatan pengurusan surat masuk dalam tahap penerimaan !
c. Jelaskan kegiatan pengurusan surat masuk dalam tahap pencatatan !
d. Sebutkan sarana yang digunakan dalam pengurusan surat masuk ?
e. Jelaskan yang dimaksud dengan surat keluar !
f. Sebutkan tahap-tahap yang dilaksanakan dalam pengurusan surat keluar ?
g. Jelaskan kegiatan tahap pengolahan dan penggandaan pengurusan surat
keluar !

h. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam penyimpanan surat !

i. Jelaskan pedoman umum penyampaian Tuldis !
j. Jelaskan bentuk dan struktur penyampaian Tuldis !
k. Jelaskan area penyampaian Tuldis !
l. Jelaskan pengertian Caraka, Kurir dan Paktir !
m. Sebutkan media yang digunakan dalam penyampaian Tuldis ?
n. Jelaskan persyaratan petugas Caraka !
o. Jelaskan cara kerja Paktir !
 RAHASIA

30

BAB VII
PENUTUP

23. Penutup. Demikian naskah departemen ini disusun sebagai bahan ajaran untuk
pedoman bagi Gadik dan Pasis dalam proses belajar mengajar pelajaran Surat menyurat
dinas pada pendidikan Diksarcab Ajen.

Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal

Didik Hartanto, S. IP.

Kolonel Caj NRP 28879
 RAHASIA

31

Contoh : 1

BUKU AGENDA

Nomor Nomor dan Alamat

Tangga Agenda tanggal Lampiran pengirim Perihal/Isi Ket
l surat masuk
1 2 3 4 5 6 7
 32
Contoh : 2

BUKU EKSPEDISI

TANDA
NOMOR
NO TANGGAL PERIHAL TANGAN/NAMA
SURAT
PENERIMA
1 2 3 4 5
 33

Contoh : 3 Lembar Disposisi Panglima TNI

Kop Nama Badan

LEMBAR DISPOSISI
NO. AGD. : / / /SPANG

TERIMA DARI : .......................................................................................

.......................................................................................

TANGGAL : ...........................................PUKUL : ...........................

DITERUSKAN KEPADA : .......................................................................................

TANGGAL : ...........................................PUKUL : ...........................

PERIHAL : ......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................

DISPOSISI PANGLIMA TNI

CATATAN KOORSPRI PANGLIMA TNI : PENYELESAIAN :

 34

Contoh : 4

BUKU VERBAL

Nomor Surat
Tanggal surat Lampiran Kepada Perihal/Isi Ket
Keluar
1 2 3 4 5 6
 35

Contoh : 5

Kop Nama Badan

Dikirim :
Tanggal :

TANDA TERIMA PENGIRIMAN

Macam kiriman : ..................................................................................................

..................................................................................................
..................................................................................................
..................................................................................................

Nomor/Kode : ..................................................................................................
..................................................................................................
..................................................................................................
..................................................................................................

Dikirim kepada : ..................................................................................................

..................................................................................................
..................................................................................................
..................................................................................................

PENERIMA

Setelah diisi dan ditandatangani Nama : .......................................

harap dikirim kembali ke Setum
Mabes TNI. Pangkat : .......................................
Jabatan : .......................................
Tanggal : .......................................
Pukul : .......................................
Tanda tangan: .......................................
 36

Contoh : 6

PENGANTAR BERITA FAKSIMILE

Dari : ............................. Kepada Yth. : ........................................

No. Faks. Pengirim : .............................. No. Faks. Penerima : ........................................

Tanggal : .............................. Pukul : .........................................

Jumlah Halaman :
..............................................................................................................

ISI BERITA

PENGIRIM

NAMA
PANGKAT
 37

CONTOH :

CONTOH SAMPUL SURAT

Sampul luar

30 cm

KOPSTUK
KILAT Cap/tulis
tangan
(Lambang TNI/Angkatan) Kopi nomor 1 dari 12 kopi

Nomor : STR/105/2007
10, 5 cm
Kepada
Yth. ………………………….
…………………….…..
Cap Staf …………………….…..
…………………….…..

Sampul dalam

30 cm

KOPSTUK
RAHASIA Cap/tulis
tangan
(Lambang TNI/Angkatan)
KILAT

Nomor : STR/105/2007 Kopi nomor 1 dari 12 kopi

10, 5 cm
Kepada
Yth. ………………………….
…………………….…..
Cap Staf …………………….…..
…………………….…..

Catatan :

- Kertas panjang berwarna coklat yang tahan air dan tidak mudah rusak.
- Selain sampul berukuran biasa juga dapat digunakan sampul berukuran : 28,5 cm
X 40 cm, 24 cm X 34 cm, 19 cm X 25 cm.
 38

CONTOH SAMPUL BUKU NASKAH SEMENTARA

UKURAN ½ FOLIO

3 cm
RAHASIA

KOP Nomor : 101.01-080801

210 mm NASKAH SEMENTARA

PETUNJUK ADMINISTRASI PEMBERIAN CUTI
KEPADA PRAJURIT TNI

PPERATURAN PANGLIMA TNI

NOMOR PERPANG/1073/XII/2000 TANGGAL 19 DESEMBER

RAHASIA
3 Kait

165 mm

Catatan :

1. Huruf yang digunakan untuk klasifikasi font 12, ditebalkan (di-bold), untuk kop surat
dan surat keputusan, serta tanggal menggunakan font 10. Sedangkan untuk judul
disesuaikan dengan jumlah dan besar kecilnya huruf yang digunakan.

2. Sampul dibuat dari kertas karton ukuran nomor, 30, 40 atau 50 dilapis dengan kain
linen, atau dibuat dari kertas linen/buffalo ukuran tebal 210 gram, tulisan judul folimas
atau tinta hitam.

3. Penjilidan dengan jilid punggung, atau snelhelches (cepret).

4. Nomor buku menggunakan nomor indeks pencetakan buku (NIPB) lima angka,
diikuti dengaNn nomor pokok persoalan, anak persoalan, dan cucu persoalan dari nomor
indeks persoalan Takah (NIPT), (101.01-080801).

a. Lingkungan - 1 c. Staf - 01
b. Instansi - 01 d. Nomor Indeks Persoalan Takah - 080801
 39

CONTOH SAMPUL BUKU NASKAH TETAP

UKURAN ½ FOLIO

3 cm
RAHASIA

KOP Nomor : 101.01-061001

210 mm PETUNJUK ADMINISTRASI

PEMBERIAN TUNJANGAN KOMPENSASI KERJA
BAGI PRAJURIT TNI YANG DITUGASKAN
DI BIDANG PERSANDIAN DI LINGKUNGAN TNI

PPERATURAN PANGLIMA TNI

NOMOR PERPANG/1073/XII/2000 TANGGAL 19 DESEMBER

RAHASIA
3 Kait

165 mm

Catatan :

1. Perbedaan dengan naskah sementara, terletak pada juduldan pengesahan

peraturan.

2. Isi buku, adalah naskah sementara yang telah disempurnakan.

3. Nomor buku teta menggunakan NIPB lima angka, diikuti dengan nomor
pokokpersoalan, anak persoalan, dan cucu persoalan dari nomor indeks persoalan Takah
(NIPT), (101.01 – 061001).

a. Lingkungan - 1 c. Staf - 01
b. Instansi - 01 d. Nomor Indeks Persoalan Takah - 061001
 DAFTAR ISI

HALAMAN

BAB I PENDAHULUAN

1. Umum .............................................................................. 1
2. Maksud dan Tujuan......................................................... 1
3. Ruang Lingkup dan tata urut........................................... 1
4. Pengertian-pengertian..................................................... 1

BAB II PENGETAHUAN SURAT MENYURAT

5. Umum……………………………………………………...... 2
6. Maksud dan Tujuan………………………………………… 2
7. Derajat dan klasifikasi……………………………………… 3
8. Evaluasi……………………………………………………… 6

BAB III PENGURUSAN SURAT MASUK

9. Umum ............................................................................. 6
10. Petunjuk Umum ……………………………………………. 6
11. Tahap-tahap Pengurusan surat Masuk .......................... 6
12. Evaluasi .......................................................................... 8

BAB IV PENGURUSAN SURAT KELUAR

13. Umum ............................................................................ 9

14. Tahap-tahap Pengurusan Surat Keluar ........................ 9
15. Evaluasi ...................................... ................................... 16

BAB V PENYAMPAIAN TULISAN DINAS

16. Umum ............................................................................. 16

17. Pedoman Umum ............................................................. 16
18. Pokok-pokok penyampaian Tuldis .................................. 17
19. Media penyampaian Tuldis ............................................. 18
20. Petugas dan sarana Pai Tuldis ...................................... 20
21. Evaluasi .......................................................................... 28

BAB VI EVALUASI AKHIR PELAJARAN

22. Evaluasi ........................................................................ 29

BAB VII PENUTUP

23. Penutup .......................................................................... 30

 RAHASIA

KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT

PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL

NASKAH DEPARTEMEN
tentang

SURAT MENYURAT DINAS

untuk

DIKSARCAB AJEN
Nomor :

DISAHKAN DENGAN KEPUTUSAN DANPUSDIKAJEN KODIKLAT TNI AD

NOMOR KEP/ / /2010 TANGGAL 2010

DILARANG MEMPERBANYAK ATAU MENGUTIP TANPA IJIN DANPUSDIKAJEN

RAHASIA
 RAHASIA
KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT Lampiran II Keputusan Danpusdikajen
PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL Nomor Kep / / /2010
Tanggal 2010

PETUNJUK UMUM
( Khusus untuk Gumil / Instruktur )
1. Mata Pelajaran : Surat menyurat dinas
Untuk Jenis /macam pendidikan : Diksarcab Ajen

2. Jumlah Jam Pelajaran : 17 Jam Pelajaran.

a. Teori : 7 Jam Pelajaran.
b. Praktek siang : 9 Jam Pelajaran.
c. Praktek malam : -
d. Ujian : 1 Jam Pelajaran.
3. Isi Pelajaran :
a. Pendahuluan.
b. Pengetahuan surat menyurat.
c. Pengurusan surat masuk.
d. Pengurusan surat keluar
e. Penyampaian tulisan dinas.
f. Penutup
g. Evaluasi.

4. Tujuan pelajaran :
a. Tujuan Kurikuler : Agar Perwira Siswa mengetahui tentang pengurusan
surat masuk dan keluar dan dapat secara terbatas menerapkannya dalam
pelaksanaan tugas

b. Tujuan Instruksional:
1) Pendahuluan (25 Menit).
a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang
maksud dan tujuan diberikannya materi pelajaran surat menyurat
dinas.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang

maksud dan tujuan diberikannya materi pelajaran surat menyurat
dinas.

2) Pengetahuan surat menyurat. (1 JP)

a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang

maksud dan tujuan, derajat dan klasifikasi.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang

maksud dan tujuan, derajat dan klasifikasi.

RAHASIA
 2

3) Pengurusan Surat Masuk (2 JP).

a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang
tahap-tahap pengurusan surat masuk dan sarana surat masuk.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang

tahap-tahap pengurusan surat masuk dan sarana surat masuk
dengan benar.
4) Pengurusan Surat Keluar (2 JP).
a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang
tahap-tatap pengurusan surat keluar dan sarana surat keluar.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang

tahap-tahap pengurusan surat keluar dengan benar.

5) Penyampaian Tulisan Dinas (1 JP).

a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang
pedoman umum, pokok-pokok penyampaian Tuldis, media, petugas
dan sarana penyampaian Tuldis.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang

pedoman umum, pokok-pokok penyampaian tuldis, media
penyampaian Tuldis, petugas dan sarana dengan benar.

6) Praktek Surat Menyurat Dinas( 9 JP).

a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis dapat secara terbatas

meneliti surat masuk, memberi paraf lembar disposisi, isi bentuk,
redaksi keputusan surat biasa, nota dinas, isi bentuk dan redaksi surat
perintah, surat telegram dan surat edaran.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat secara terbatas meneliti

surat masuk, memberi paraf lembar disposisi, isi bentuk, redaksi
keputusan surat biasa, nota dinas, isi bentuk dan redaksi surat
perintah, surat telegram dan surat edaran.

7) Penutup (20 Menit).

a) Tujuan instruksional umum. Agar pasis mengerti pentingnya
pelajaran surat menyurat dinas dalam menunjang pelaksanaan tugas.

b) Kriteria keberhasilan. Siswa dapat menyampaikan seluruh

pelajaran yang telah diberikan.
 3

8) Evaluasi (1 JP)

a) Tujuan instruksional umum. Agar tingkat pemahaman dan

kemampuan Pasis dapat diukur/diketahui sesuai pelajaran surat
menyurat dinas yang telah diberikan.

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menjawab pertanyaan cukup

mendalam tentang surat menyurat dinas dengan benar.

5. Metode.
a. Metode utama : Ceramah dan aplikasi
b. Metode penunjang : Tanya jawab dan pemberian tugas
6. Alins/Alongins.

a. Laptop.
b. LCD.
c. White Board
d. Spidol.
e. Laser Point.

7. Proses Belajar Mengajar.

KEGIATAN
NO.
GADIK SERDIK
1 2 3
1. Pendahuluan.
- Menjelaskan secara umum tentang - Memperhatikan, mendengarkan &
maksud & tujuan perlunya diberikan mencatat hal-hal yang penting.
pelajaran surat menyurat dinas.

2. Pengetahuan surat menyurat.

a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan &
maksud dan tujuan, derajat dan mencatat hal-hal yang penting.
klasifikasi.

b. Melaksanakan pengecekan/ evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan

terhadap pelajaran yang diberikan mengajukan pertanyaan dari dan kepada
dengan melemparkan pertanyaan dan Gadik.
menjawab pertanyaan ke/dari pasis.

3. Pengurusan Surat Masuk.

a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan &
tahap-tahap pengurusan surat masuk mencatat hal-hal yang penting.
dan sarana pengurusan surat masuk.
 4

1 2 3
b. Melaksanakan pengecekan/ evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan
terhadap pelajaran yang diberikan mengajukan pertanyaan dari dan
dengan melemparkan pertanyaan dan kepada Gadik.
menjawab pertanyaan ke/dari pasis.

4. Pengurusan Surat Keluar.

a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan &
tahap-tahap pengurusan surat keluar mencatat hal-hal yang penting.
dan sarana pengurusan surat keluar.

b. Melaksanakan pengecekan/ b. Menjawab pertanyaan dan

evaluasi terhadap pelajaran yang mengajukan pertanyaan dari dan
diberikan dengan melemparkan kepada Gadik.
pertanyaan dan menjawab pertanyaan
ke/dari siswa.

5. Penyampaian Tulisan Dinas.

a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan &
pedoman umum, pokok-pokok mencatat hal-hal yang penting.
penyampaian Tuldis, media, petugas
dan sarana penyampaian Tuldis.

b. Melaksanakan pengecekan/ evalua- b. Menjawab pertanyaan dan

si terhadap pelajaran yang diberikan mengajukan pertanyaan dari dan
dengan melemparkan pertanyaan dan kepada Gadik.
menjawab pertanyaan ke/dari siswa.

6. Praktek surat menyurat dinas

a. Memberikan penugasan meneliti a. Melaksanakan praktek Tuldis bentuk
surat masuk&member paraf lembar pelajaran teori sesuai tugas/ arahan
disposisi. dari Gadik.

b. Melaksanakan koreksi/evaluasi b. Memperhatikan, mendengarkan dan

terhadap hasil praktek Pasis sesuai menjawab pertanyaan serta menga-
ketentuan Tuldis dan melemparkan jukan pertanyaan dari dan kepada
pertanyaan serta menjawab pertanyaan Gadik.
ke/dari Pasis.

7. Praktek surat menyurat dinas

a. Memberikan penugasan meneliti isi a. Melaksanakan praktek Tuldis bentuk
bentuk dan redaksi keputusan surat pelajaran teori sesuai tugas/ arahan
biasa & nota dinas dari Gadik.

b. Melaksanakan koreksi/evaluasi b. Memperhatikan, mendengarkan dan

terhadap hasil praktek Pasis sesuai menjawab pertanyaan serta menga-
ketentuan Tuldis dan melemparkan jukan pertanyaan dari dan kepada
pertanyaan serta menjawab pertanyaan Gadik.
ke/dari Pasis.
 5

1 2 3
8. Penutup.

a. Memberikan kesimpulan/rangkuman a. Memperhatikan mendengarkan dan

dan penekanan terhadap seluruh materi mencatat hal-hal yang penting.
pelajaran yang telah diberikan.

b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan

terhadap akhir pelajaran yang telah mengajukan pertanyaan dari dan
diberikan dengan melemparkan per- kepada Gadik.
tanyaan dan menjawab pertanyaan
ke/dari Pasis.

9. Evaluasi.
a. Evaluasi Teori :
1) Menyusun bahan ujian yang a. Mengikuti ujian sesuai jadwal dan
diketahui oleh Kadep terkait dan tempat yang ditentukan.
dalam pelaksanaan ujian sebagai
pengawas umum

2) Menyerahkan bahan evaluasi/ b. Menyerahkan hasil ujian kepada

ujian kepada Kasiopsdik dan Pengawas ujian
mengoreksi/ menilai hasil ujian
Pasis.

b. Evaluasi Praktek :
1) Menyusun cheklis tugas/bahan - Mengikuti evaluasi sesuai tugas
evaluasi praktek yang diketahui oleh dan jadwal serta tempat yang
Kadep terkait. ditentukan.

2) Menyerahkan bahan evaluasi

Praktek pada Kasiopsdik dan
mengoreksi / menilai hasil evaluasi
prajurit siswa.

3) Pelaksanaan evaluasi dilaksana-

kan bersama dengan pelajaran
praktek.

8. Kualifikasi Tenaga Pendidik. Gumil minimal golongan VIII maksimal golongan V

yang sudah berkualifikasi Susgadik/Susgumil dan menguasai materi surat menyurat
dinas.

9. Referensi.

a. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/1/II/2007 tanggal 20 Pebruari 2007

tentang Petunjuk Administrasi Umum TNI.

b. Peraturan Kepala Staf Angkatan Darat Nomor Perkasad/1/VII/2007 tanggal

5 Juli 2007 tentang petunjuk Administrasi Tuldis di lingkungan Angkatan Darat.
 RAHASIA

10. Lain – lain.

a. Naskah departemen ini disusun untuk kepentingan lembaga pendidikan.

b. Untuk kepentingan Pasis dapat diproduksi Lembaga Pendidikan tanpa
Petunjuk Umum dan Evaluasi tiap Bab serta Evaluasi Akhir Belajar.

Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal

Didik Hartanto, S. IP.

Kolonel Caj NRP 28879

RAHASIA