STIA LAN JAKARTA

Pertemuan VII

Preservasi
Arsip

Dra. Tyanti Sudarani, M.Hum

Depot Penyimpanan

2
Depot Penyimpanan

Depot Arsip adalah gedung dan ruang penyimpanan arsip yang

dirancang dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap
pelindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan
perawatan arsip
1. Konstruksi bahan sesuai standar dan terisolasi dengan baik.
2. Dilengkapi alat deteksi bahaya kebakaran seperti heat/smoke detection, fire alarm,
extinguisher, dan sprinkler system.
3. Memiliki saluran air/drainase yang baik.
4. Ruangan yang ideal yaitu tidak menggunakan banyak jendela. Jika ada jendela harus
dilindungi dengan filter penyaring sinar UV berupa UV filtering polyester film. Jika
ruangan dilakukan fumigasi secara rutin perlu disediakan ekhaust fan dilengkapi
penutup untuk pengeluaran udara setelah fumigasi.
5. Dilengkapi pintu darurat untuk memindahkan arsip statis jika terjadi
kebakaran/bencana.

3
Depot Penyimpanan

4
 -Maps
E Archives
-Special
Archives
-Paper based
Archive

-Audio-Visual
Archives
Peta Lokasi Penyimpanan
Arsip
 Peta Lokasi Penyimpanan
Arsip
Depot Gedung F
Lantai 9 :
Depot Gedung G Depot Gedung O
Depot Gedung E Lantai 8 : Lantai 8 :
Lantai 7 :
Lantai 7 : Lantai 7 :
Lantai 6 :
Lantai 6 : Lantai 6 :
Lantai 5 :
Lantai 5 : Lantai 5 :
Lantai 4 : Lantai 4 :
Lantai 4 :

Lantai 3 : Lantai 3 :
Lantai 3 :

Lantai 2 : Lantai 2 :
Lantai 2 :

Lantai 1 : KOSONG Lantai 1 : OFFICE Lantai 1 :

Lantai 1 : Restorasi
 SDM Penata Penyimpanan
Arsip
Depot Gedung F
Lantai 9 : Wasir S Depot Gedung G Depot Gedung O

Depot Gedung E Lantai 8 : Hima Lantai 8 :

Tasum+Suradi
Lantai 7 : Dewi + Yus
Lantai 7 : Wasir S. Lantai 7 : Nadi
Lantai 6 : Isro Aliudin Lantai 6 : Anna WK, Lantai 6 : Samsudin
Seno U.
Lantai 5 : Rojali
Lantai 5 : Priyono W Lantai 5 : Satimin
Lantai 4 : Sapta Lantai 4 : Tiyas C , Lantai 4 : Zainuddin
Sunjaya \Agus S
Lantai 3 : Kiswandi Lantai 3 : Andi Lantai 3 : Edy +
Rahman Sahidi
Lantai 2 : Anas
Lantai 2 : Hima Lantai 2 : Ahmad +
Suwono
Lantai 1 : KOSONG Lantai 1 : Lemari
Lantai 1 : OFFICE Lantai 1 : Restorasi besi : Supriyadi
Depot Penyimpanan

Depot arsip tidak sekedar “dirancang secara massal” dalam upaya untuk
membuat valid untuk di mana saja di dunia. Globalisasi arsitektur tidak
dapat diterima. Namun, meskipun standar universal yang ketat tidak
memungkinkan, ada prinsip umum yang harus diterapkan ketika
mempertimbangkan persyaratan teknis dan fungsional bangunan, iklim,
letak tanah, lokasi di pusat kota, terkait sejarah dan harapan masyarakat

Archive buildings cannot be “mass designed‟ in an attempt to make them valid for
anywhere in the world. The globalisation of architecture is unacceptable. However,
although strict universal standards are not possible, there are general principles which
must be applied when considering the technical and functional requirements of the
building, the climate, the lie of the land, the location in town or city, the history and the
community's expectations
5
Archive building in a tropical climate and with low resources, ICA, 2005
Depot Penyimpanan

Archives and Record Storage Buildings

• adalah fasilitas yang menyediakan lingkungan yang layak untuk tujuan
penyimpanan arsip yang memerlukan perlindungan permanen untuk
penyimpanan, pemeliharaan, dan pelestarian bersejarah
• harus merupakan bangunan berkinerja tinggi yang sistemnya harus dirancang
untuk beroperasi secara permanen pada tingkat yang sangat tinggi dengan
toleransi nol terhadap kegagalan
• Jenis bangunan ini harus dirancang untuk menampung beban material yang akan
disimpan; kebutuhan lingkungan yang sensitif dari bahan yang berbeda untuk
disimpan dan dilestarikan secara permanen; efisiensi fungsional, keselamatan,
keamanan, dan kenyamanan pengunjung publik dan personel operasi; dan
perlindungan bahan arsip dari api, air, dan ancaman buatan manusia

6
Archives and Record Storage Building, Edward Acker & paul O’Connel, USA
Depot Penyimpanan
Pembentukan Depot Arsip diselenggarakan dengan Perencanaan pembangunan Depot Arsip
berlandaskan pada asas: dilaksanakan dengan memperhatikan:
a. kemanfaatan; a. lokasi;
b. keamanan dan keselamatan; b. ukuran;
c. keseimbangan; c. area dalam gedung;
d. keserasian bangunan gedung dengan d. struktur dan konstruksi; dan
lingkungannya e. perlindungan, pengamanan, dan kontrol.
e. aksesibilitas.
Pelaksanaan tata ruang Depot Arsip, meliputi:
Pembentukan Depot Arsip meliputi a. ruang kerja,
a. perencanaan pembangunan; b. ruang penyimpanan; dan
b. pelaksanaan tata ruang; dan c. ruangan penunjang kegiatan
c. prasarana dan sarana depot.
Prasarana Depot Arsip meliputi:
a. bahan konstruksi;
b. pondasi dan dinding
Cont…
11

Peraturan kepala ANRI No 31 Tahun 2015

Depot Penyimpanan
Prasarana Depot Arsip meliputi: Sarana Depot Arsip meliputi:
a. sarana seleksi arsip;
a) bahan konstruksi;
b. sarana sterilisasi/fumigasi;
b) pondasi dan dinding; c. sarana pengolahan;
c) fasad atau bagian luar gedung yang d. sarana reproduksi dan restorasi;
e. sarana penyimpanan; dan
berhubungan langsung dengan matahari; f. sarana penanganan bencana.
d) lantai, jendela, pintu, dan atap;

e) ventilasi;
f) isolasi;
g) pencahayaan;
h) hidrolik, sanitasi dan fitting listrik;
i) jaringan Teknologi Informasi Komunikasi
(TIK)
j) prasarana pemeliharaan; dan
12
k) prasarana pelindungan, penjagaan dan
kontrol. Peraturan kepala ANRI No 31 Tahun 2015
Perencanaan Depot Penyimpanan
Perencanaan pembangunan Depot Arsip dilaksanakan
dengan memperhatikan:
a) lokasi;
b) ukuran;
c) area dalam gedung;
d) struktur dan konstruksi; dan
e) perlindungan, pengamanan, dan kontrol.
UKURAN & TATA LETAK
a. jenis arsip yang dikelola;
b. kebutuhan akan fungsi area kerja dan
administrasi;
c. volume arsip yang dikelola oleh lembaga
kearsipan; dan
d. estimasi penambahan khasanah sampai
dengan 50 (lima puluh) tahun ke depan
LOKASI
a) lokasi harus berada di daerah yang jauh dari segala
sesuatu yang dapat membahayakan atau
mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip;
b) pemberian obat antihama sebelum pembangunan;
c) tersedia sistem pengairan (drainage) yang baik;
d) tersedia sarana transportasi yang mudah dijangkau
e) Memperhatikan karakteristik iklim
f) Terbebas dari ancaman hama dan faktor perusak
g) Pertimbangan aspek geologi : resiko lembab, rawa,
sungai, rentan banjir, angin, sentra industri, listrik
tegangan tinggi, traffik lalulintas
h) Status hukum lokasi pembangunan
13
Peraturan kepala ANRI No 31 Tahun 2015
Perencanaan Depot Penyimpanan
AREA DALAM DEPOT
Perencanaan pembangunan Depot Arsip dilaksanakan a. ruang kerja;
dengan memperhatikan: b. ruang penyimpanan;
a) lokasi; c. ruang publik; dan
b) ukuran; d. ruang instalasi teknis
c) area dalam gedung;
d) struktur dan konstruksi; dan
e) perlindungan, pengamanan, dan kontrol. STRUKTUR & KONSTRUKSI
a. rencana perluasan di masa yang akan datang;
b. mampu menanggung beban besar;
c. memiliki kondisi termal yang stabil; dan
d. mengakomodasi untuk pembangunan gedung
Pelindungan, pengamanan, dan kontrol dilakukan berkualitas arsitektur tinggi
terhadap berbagai faktor kerusakan yang meliputi:
a. faktor alam; dan
b. faktor manusia;
terhadap unsur yang disengaja dan tidak disengaja

14

Peraturan kepala ANRI No 31 Tahun 2015

 Tata Ruang Depot Penyimpanan
a. ruang kerja, RUANG KERJA
a) ruang administrasi >> sebagai penunjang
b. ruang penyimpanan; dan kegiatan administrasi umum pegawai yang meliputi
c. ruangan penunjang ruang pimpinan, ruang fungsional, ruang rapat, dan
kegiatan ruang sanitasi pegawai;
b) ruang transit yang berfungsi sebagai ruangan untuk
menerima arsip-arsip hasil akuisisi maupun arsip
yang akan diolah atau dipreservasi, meliputi ruangan
seleksi kondisi arsip dan ruangan sterilisasi/fumigasi;
dan
RUANG PENUNJANG
c) ruang pengolahan, ruang reproduksi, dan restorasi
a. cafetaria;
b. toilet;
c. mushola; dan
d.ruangan lain yang memberikan RUANG PENYIMPANAN
kenyamanan bagi pegawai maupun a.ruang penyimpanan arsip inaktif
pengguna arsip. (record centre);
b. ruang penyimpanan arsip statis; dan
c. ruang penyimpanan arsip vital 15

Peraturan kepala ANRI No 31 Tahun 2015

Depot Penyimpanan
Archives and Record Storage Buildings
• harus memiliki lingkungan kerja yang aman, terjamin,
sehat, nyaman, tahan lama, estetis, dan dapat diakses
 penyimpanan arsip untuk memaksimalkan
efisiensi, memanfaatkan ruang bangunan
 fleksibilitas untuk perubahan kedepan,
persediaan bahan, dan teknologi pengarsipan
 persyaratan suhu dan kelembaban disesuaikan
media yang disimpan
 pencahayaan alami untuk Arsip, dan kenyamanan
karyawan, tetapi tidak akan membahayakan
bahan arsip atau berdampak buruk pada kondisi
lingkungan dalam ruangan yang sensitif

 perluasan / penambahan arsip—secara vertical /  akses terkontrol ke area penyimpanan arsip

horizontal  area pemuatan dan penerimaan yang aman dan
 perlindungan material yang diarsipkan adalah terjamin
pendorong desain utama untuk tipe bangunan ini  akses publik/peneliti yang aman dan terkendali
 kompartementalisasi area penyimpanan untuk
membatasi area yang terancam dari kerugian
bencana jika terjadi kebakaran atau kegagalan
sistem
 proteksi kebakaran dari bahan yang disimpan
 keamanan staf dan pengunjung penghuni 12
Archives and Record Storage Building, Edward Acker & paul O’Connel, USA
Depot Penyimpanan
 umumnya lebih murah untuk
meningkatkan ketinggian bangunan
daripada luas tapak untuk jumlah
volume bahan yang disimpan yang
sama. Hal ini terutama berlaku dalam
pertimbangan perencanaan untuk
perluasan ruang penyimpanan di masa
depan
 Pertimbangkan interaksi antara desain
bangunan dan pemilihan metode
penyimpanan yang akan mempengaruhi
tinggi dan volume ruang penyimpanan,
berat dan beban struktural, aksesibilitas,
dan tindakan proteksi kebakaran
 Pertimbangkan dampak penyimpanan
arsip bertingkat pada proteksi kebakaran
struktur dan desain pondasi berat, dan
kemampuan pemadam kebakaran untuk
mengakses api dan ventilasi panas dan 17
Archives and Record Storage Building, Edward Acker & paul O’Connel, USA
Archives Storage Space

 Ruang penyimpanan terpisah: pertimbangkan perlindungan kebakaran dan persyaratan

keselamatan jiwa jalan keluar, dan persyaratan lingkungan yang berbeda dari bahan yang
disimpan berbeda
 mempertimbangkan berat basah bahan yang disimpan jika terjadi aktivasi sprinkler
 Konfigurasi ruang penyimpanan akan tergantung pada ukuran dan sifat benda yang akan
disimpan: datar atau volumetrik, komposisi fisik bahan arsip, dan frekuensi
penggunaan/akses ke bahan yang disimpan
 Rancang Rancang ruang penyimpanan secara efisien untuk meminimalkan ruang yang
diberikan ke gang
 Metode Metode penyimpanan dapat berdampak besar pada ukuran dan konfigurasi
ruang penyimpanan, dengan implikasi biaya yang besar untuk bangunan dan/atau
peralatan penyimpanan
Depot Penyimpanan

Archives Storage Space

 Pertimbangkan dampak sistem penyimpanan pada metode proteksi
kebakaran: rak terbuka vs. rak padat, ruang cerobong untuk penetrasi air
sprinkler, kebutuhan kepala sprinkler di rak/rak/kabinet, pengaruh air pada
material yang disimpan, dan ventilasi asap dan panas
 Metode penyimpanan dapat terdiri dari semua atau beberapa kombinasi
dari
• Rak baja terbuka dengan kotak arsip dari bahan rekaman yang
disimpan atau bahan volumetrik terbuka
• Lemari arsip—surat, legal, atau arsip datar untuk gambar, bahan seni
• Sistem penyimpanan geser horizontal berdensitas tinggi dan/atau
memutar
• Sistem dan carousel penyimpanan vertikal berkepadatan tinggi

19
Archives and Record Storage Building, Edward Acker & paul O’Connel, USA
Depot Penyimpanan

Archives Access Corridor

 Menghubungkan area Penyimpanan arsip dengan semua jalur akses ke ruangan
pengguna
 Menyediakan jalan keluar darurat yang diperlukan dari semua ruang arsip
 Pertimbangkan strategi desain untuk akses melihat di koridor —jendela, skylight,
jendela clerestory
 Pertimbangkan untuk menjalankan layanan perbaikan fasilitas sarana prasarana dan
listrik untuk memastikan layanan prima
 Terdapat komunikasi ke area penerima/pemuatan yang aman
 Lebar koridor dan pintu cukup untuk dua kereta saling berpapasan, atau untuk
menyimpan benda terbesar

20
Archives and Record Storage Building, Edward Acker & paul O’Connel, USA
Depot Penyimpanan

Sustainable Archives Building

Desain berkelanjutan tergantung pada ukuran bangunan, iklim lokal, profil penggunaan,
dan biaya utilitas
 Pengurangan beban dengan mengintegrasikan bangunan dengan jalur/akses terbuka
 penyesuaian orientasi dan penetrasi bangunan; mengoptimalkan selubung
bangunan (mengurangi infiltrasi, meningkatkan insulasi)
 Mengukur sistem pemanas, ventilasi, dan AC dengan benar
 Memasang peralatan berefisiensi tinggi—mekanik, listrik, dan penerangan
 Memasukkan prinsip Pembangunan Berdampak Rendah (LID) dalam desain lokasi

21
Archives and Record Storage Building, Edward Acker & paul O’Connel, USA
Depot Penyimpanan

Security
Arsip harus dilindungi dari pencurian, kehilangan, penyalahgunaan dan akses atau modifikasi yang tidak
sesuai atau tidak sah, selama disimpan, atau dalam perjalanan ke dan dari fasilitas atau area
penyimpanan
• untuk memastikan bahwa Arsip disimpan dengan aman. Ini terlepas dari di mana Arsip disimpan,
atau apakah dalam perjalanan ke atau dari fasilitas penyimpanan
• Memastikan Arsip tidak ditinggalkan tanpa pengawasan atau tidak aman saat dalam perjalanan;
• Mengenkripsi arsip elektronik jika akan diangkut menggunakan perangkat penyimpanan portabel;
• Memastikan bahwa kontrak dengan pihak yang disewa, menyertakan klausul keamanan dan
kerahasiaan khusus dengan hukuman terlampir;
• Mengikuti ketentuan dari Manual Keamanan Protektif (jika ada);
• Mengontrol dan memantau akses ke area dan fasilitas penyimpanan; dan
• Memasukkan ketentuan untuk akses arsip yang sesuai dan berwenang dalam kebijakan manajemen
arsip dan perjanjian kontrak dengan penyedia yang dialihdayakan.
22

Recordkeeping standard, Public records office Victoria, version 0.12

TERIMA KASIH