WORKSHOP SISTEM PERGUDANGAN

Aplikasi Gudang Online

• Divisi Sistem Teknologi Informasi PLN Pusat

• Divisi SSU Ketenagalistrikan PT. ICON Plus
• PUSDIKLAT

Presented By : Rio Anggoro

WHAT IS – AGO

AGO – APLIKASI GUDANG ONLINE

1. Aplikasi pemantauan stock material gudang (ULP)

2. Aplikasi pencatatan pengeluaran material gudang (ULP)

3. Aplikasi permintaan material gudang (ULP)

4. Aplikasi gudang yang tersinkronisasi dengan SAP

www.pln.co.id |
KEY INTEGRATION – AGO

1. Agenda AP2T terintegrasi ke AGO 1. Katalog Material SAP terintegrasi ke

AGO
2. Transaksi pengiriman dari UP3 ke
ULP dilakukan di SAP dan
terintegrasi ke AGO
3. Transaksi pengeluaran material dari
ULP (AGO) terintegrasi ke SAP

www.pln.co.id |
INTEGRATION CONCEPT AGO - SAP

Stor Loc
UP3

Stor Loc Stor Loc

ULP ULP

www.pln.co.id |
 MODULE FEATURE – AGO
• Permintaan antar ULP
• Permintaan ke UP3
PERMINTAAN

• Penerimaan Material Ex
• Pengiriman Material Antar ULP
Bongkar EX BONGKAR PENGIRIMAN • Pengiriman Material ke UP3
• Pengiriman Material Ex Bongkar
• Integrasi Pengiriman dg SAP
• Monitoring Stock Ex Bongkar

AGO
• Pengeluaran Material Untuk
Pemakaian ke Lapangan • Pemeriksaan
PEMAKAIAN PENERIMAAN
• Integrasi Pemakaian dg SAP • Penerimaan Material

• Reservasi Material Dari Agenda

RESERVASI AP2T
• Integrasi Reservasi dg SAP

www.pln.co.id |
STREAM PROCESS – AGO

Stream 1 : Permintaan - Pengiriman

Permintaan Approval Pengiriman Penerimaan

Stream 2 : Pengeluaran Material

Permohonan Reservasi Pemakaian

Stream 3 : Pengembalian & Pengiriman Ex Bongkar

Pembongkaran Pengembalian Pengiriman

Stream 4: Dashboard & Pelaporan

Dashboard Pelaporan

www.pln.co.id |
USER ROLE – AGO
USER ROLE KODE KETERANGAN

1. PETUGAS ULP UGD Requestor (Petugas PP/HAR/TE)

2. ADMIN GUDANG ULP AGD Admin Gudang/PIC Logistik ULP

3. MANAJER ULP MGR Manajer ULP

4. ADMIN GUDANG UP3 AGA Admin Gudang UP3

5. MB UP3 Kon/JAR/REN UP3 ASA MB UP3 Kon/JAR/REN UP3

6. GUEST GUEST Executive User (UP3, UIW/UID, Pusat)

7. Anggaran ANGGARAN Admin Anggaran UIW/UID

www.pln.co.id |
Tranfer Of Knowledge Methode – AGO

Methode Tranfer Of Knowledge

 MENGETAHUI USER/ROLE
 MENGETAHUI FLOW PROSES
 Question And Answer

www.pln.co.id |
Stream
01 Permintaan dan Approval
Aktor Permintaan & Approval

User/Role yang berperan dalam transaksi Permintaan dan Approval :

1. Petugas ULP, sebagai pejabat pemohon/pembuat Surat Permintaan Material (SPM)
2. Admin ULP, sebagai pejabat pemohon/pembuat SPM
3. Manajer ULP, sebagai approval SPM
4. MB UP3 Kon/JAR/REN, sebagai approval SPM

www.pln.co.id |
FLOW PROSES PERMINTAAN KE UP3

1. Admin Gd/Petugas Gd 2. Manager Ry menyetujui 3. MB UP3 menyetujui 4. Admin Gd UP3

Ry membuat Surat Surat Permintaan Material Surat Permintaan Material melakukan transfer
Permintaan Material (SPM) melalui AGO (SPM) melalui AGO. SPM posting material atas SPM
(SPM) ke Area siap untuk dilakukan tersebut melalui SAP,
pengiriman sesuai Item&Qty yang di
setujui oleh MB

www.pln.co.id |
 FLOW PROSES PERMINTAAN ANTAR ULP

4. MB UP3 menyetujui 5. Admin Gd/Petugas Gd

1. Admin Gd/Petugas Gd 2. Manager Ry Pemohon 3. Manager Ry Pemberi Surat Permintaan Material Ry Pemberi Proses
Ry Pemohon membuat menyetujui Surat menyetujui Surat (SPM) melalui AGO. SPM Pengiriman berdasarkan
Surat Permintaan Material Permintaan Material Permintaan Material siap untuk dilakukan Permintaan Material
(SPM) ke Rayon lain (SPM) melalui AGO (SPM) melalui AGO pengiriman (SPM) ke ULP Pemohon

www.pln.co.id |
Stream
01 Pengiriman dan
Penerimaan Material
Aktor Pengiriman & Penerimaan

User/Role yang berperan dalam transaksi Pengiriman atas Permintaan :

1. Admin UP3, sebagai pejabat pengirim
2. Admin ULP Pemberi, sebagai pejabat Pemberi
3. Admin ULP Penerima, sebagai pejabat Penerima

www.pln.co.id |
 Flow Pengiriman & Penerimaan dari Area

1. MB UP3 menyetujui 2. Admin Gd UP3 3. Admin Gd UP3 4. Material dikirimkan ke 5. Admin Gd Ry Penerima
Surat Permintaan Melakukan Tranfer Melakukan pengecekan Rayon tujuan oleh kurir melakukan Pengecekan
Material (SPM) melalui Posting By terhadap Stok Intransit pengirman atau Material dan Penerimaan (TUG4,
AGO. SPM siap untuk SAP(MOVETYPE 311) pada Gd ULP Tujuan Diambil ke Gudang UP3 TUG3) atas Material yang
dilakukan pengiriman atas SPM melalui SAP dengan menunjukkan dikirimkan
TUG5/SPM yang sudaah
disetujui oleh MB UP3

www.pln.co.id |
 Flow Pengiriman & Penerimaan dari ULP

1. Admin Gd Ry 2. MB UP3 menyetujui 3. Admin Gd UP3 4. Material dikirimkan ke

melakukan Pembuatan Pengiriman Material Melakukan pengecekan UP3 tujuan oleh kurir
Pengiriman material dari berdasarkan terhadap penambahan pengirman atau
ULP ke UP3 No.Peniriman yang di persediaan Stok pada Gd Perwakilan ULP Material
infokan oleh Admin UP3 Diambil ke Gd UP3
ULP dengan menyerahkan
TUG7/8

www.pln.co.id |
Stream
02 Permohonan, Reservasi,
dan Pemakaian
Aktor Permohonan, Reservasi, dan Pemakaian

User/Role yang berperan dalam transaksi Permohonan, Reservasi dan Pemakaian :

1. Petugas ULP, sebagai Pembuat transaksi Reservasi Permohonan
2. Admin ULP, sebagai pembuat transaksi Pemakaian ke Lapangan
3. Admin UP3, sebagai Pembuat Master Paket Material

www.pln.co.id |
Flow Permohonan, Reservasi, dan Pemakaian

1. Data agenda yang 2. Petugas Gd Ry 3. Admin Gd Ry membuat 4. Instalatir melakukan

sudah bayar/sudah membuat reservasi atas pemakaian atas Reservasi pekerjaan di lapangan
konfirmasi akan Agenda dari AP2T dari Petugas
tersinkronisasi ke AGO kemudian menyerahkan
material kepada instalatir

www.pln.co.id |
Flow Reservasi Mandiri, dan Pemakaian

1. Petugas Gd Ry 2. Admin Gd Ry membuat

membuat reservasi pemakaian atas Reservasi
mandiri dari Petugas 3. Instalatir melakukan
Mandiri atas Jenis pekerjaan di lapangan
Pekerjaan (Cetak TUG9 beserta
KON/HAR/OPS Lampiran Peruntukan
kemudian menyerahkan
material kepada instalatir

www.pln.co.id |
Stream
03 Pengembalian Ex
Bongkar
Aktor Pengembalian Ex Bongkar

User/Role yang berperan dalam transaksi Pengembalian Ex Bongkar :

1. Admin Rayon, sebagai Pembuat Pengembalian Ex Bongkar

www.pln.co.id |
FLOW PROSES PENGEMBALIAN EX BONGKAR

1. Instalatir melakukan 2. Material bongkar 3. Admin Gd Ry mencatat

pekerjaan bongkar di dikembalikan ke gudang material bongkaran
lapangan ULP dengan AGO

www.pln.co.id |
Pembuatan Pengembalian Ex Bongkar
Untuk membuat Pengembalian Ex Bongkar masuk ke menu
Pengembalian > Pengembalian Ex Bongkar

www.pln.co.id |
Pembuatan Pengembalian Ex Bongkar
Perhatikan Field berikut dalam membuat
dokumen Pengembalian Ex Bongkar
Header
• Jenis pekerjaan
• Nama : Nama pelanggan / aset
• Alamat : Alamat pelanggan / aset
• Pengembali : Petugas yg mengembalikan
• Pemeriksa : Petugas penerima

Detail
• Nomor/Nama Material
• Jumlah Pengembalian

Lakukan Simpan sehingga akan menambah

stock Ex Bongkar

www.pln.co.id |
Workshop Pengembalian Ex Bongkar

1. Pembuatan Pengembalian Material Ex Bongkar

www.pln.co.id |
Stream
03 PengirimanEx Bongkar ke
Area
AKTOR PENGIRIMAN EX BONGKAR – AGO

User/Role yang berperan dalam transaksi Pengiriman Ex Bongkar :

1. Admin ULP, sebagai Pembuat Pengiriman Ex Bongkar

www.pln.co.id |
FLOW PROSES PENGIRIMAN EX BONGKAR – AGO

1. Admin Gd Ry
4. Material dikirimkan ke
melakukan pembuatan
UP3 tujuan oleh kurir
pengiriman material bekas
pengirman atau
melalui AGO
Perwakilan ULP ke Gd
UP3 dengan menyerahkan
TUG7/8

www.pln.co.id |
Workshop Pengiriman Ex Bongkar

1. Pembuatan Pengiriman Material Ex Bongkar ke Area

www.pln.co.id |
Stream
04 Dashboard dan
Pelaporan
AKTOR DASHBOARD & PELAPORAN – AGO

User/Role yang berperan dalam Dashboard & Pelaporan :

1. Guest, MB KON/JAR/REN, Manager, Admin dan Petugas Dapat melihat pergerakan material
dan ketersediaan material
2. Guest, MB KON/JAR/REN, Manager ULP, Admin dan Petugas Dapat Melihat Laporan Semua
Transaksi dan Cetak Laporan Transaksi

www.pln.co.id |
Dashboard Pergerakan Material

Untuk Melihat Pergerakan Material Berdasarkan Fast Moving Per

Material dalam rentang waktu yang dapat di atur per hari atau per bulan.

www.pln.co.id |
Dashboard Transaksi Unit

Untuk Melihat Jumlah Transaksi material yang dilakukan di unit mulai

dari rayon, area, wilayah/distribusi sampai regional.

www.pln.co.id |
Dashboard Ketersediaan Material

Untuk Melihat Ketersediaan material berdasarkan jenis valuation type nya mulai
dari rayon, area, wilayah/distribusi sampai regional.

www.pln.co.id |
Laporan Perkembangan Stock
Pelaporan Perkembangan Stock digunakan untuk melihat perkembangan Stock dalam satu Rayon,
dalam kurun waktu tertentu

www.pln.co.id |
Laporan Transaksi Material
Pelaporan Transaksi Material digunakan untuk melihat aktifitas transaksi dalam satu rayon dalam kurun
waktu tertentu

www.pln.co.id |
QUESTION & ANSWER SESSION

www.pln.co.id |
Thank You