LAPORAN HASIL ON

THE JOB TRAINING

(OJT) JF MUDA
JENIS KOMPETENSI :
MENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA
P E M E R I N TA H S E C A R A S WA K E L O L A
Jenis Kompetensi 4 (Mengelola
PBJP secara Swakelola) meliputi :
◦ Mampu melakukan pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola untuk pekerjaan dengan
masukan (input), proses/metode pelaksanaan yang telah memiliki standar/pedoman yang spesifik,
dan/atau keluaran (output) yang akan dihasilkan dapat diukur secara kuantitatif dan/atau kualitatif
◦ Mampu melakukan analisis dan pemecahan masalah teknis operasional Penyusunan Rencana,
Persiapan, Pelaksanaan, dan Pengawasan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Swakelola
OBSERVASI DATA

Peserta dalam observasi datanya memilih paket pekerjaan Penyusunan Kajian Tarif Retribusi Pariwisata Tahun
2022 yang merupakan swakelola tipe 2 dengan informasi awal sebagai berikut :

Nama Paket : Penyusunan Kajian Tarif Retribusi Pariwisata Tahun 2022

ID RUP : 28088167

Pagu Anggaran : Rp. 67.518.525,00 (enam puluh tujuh juta lima ratus delapan

belas ribu lima ratus dua puluh lima rupiah)

Instansi : Dinas Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata Kota Mojokerto

Pelaksana : Lembaga Pengembangan Hukum Pemerintahan Fakultas

Hukum Universitas Brawijaya Malang

No Pekerjaan Masukan/Input Proses/Metode Pengukuran Output/
Keluaran
1 Penyusunan Kajian Personil Metode Pelaksanaan Dokumen Kajian Tarif
Tarif Retribusi Bahan/Material menggunakan Retribusi Pariwisata Tahun
Pariwisata Tahun Peralatan/ standar/pedoman 2022
2022 (Tipe II) Perlengkapan petunjuk Undang- Cara pengukuran output
undang No.1 Tahun dilakukan secara
2022 tentang kuantitatif dan kualitatif.
Hubungan Keuangan  
antara Pemerintah
Pusat dengan
Pemerintah Daerah
1. Melakukan Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa melalui Swakelola

Kelengkapan Dokumen Perencanaan Pengadaan

Barang/Jasa melalui Swakelola

No Jenis Dokumen Nomor/Kode dan Dokumen KET

Ada/Tidak Ada
Tanggal Dokumen
1 Identifikasi kebutuhan - -
Tidak Ada
2 Nota Kesepahaman - -
Tidak Ada
3 Penetapan Tipe Swakelola - -
Tidak Ada
4 Kerangka Acuan Kerja 15 Februari 2022 Ada Lampiran 1
5 Perkiraan Biaya/Rencana - Ada Lampiran 2
Anggaran Biaya (RAB)
2. Melakukan persiapan PBJP melalui Swakelola

Kelengkapan Dokumen Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola

No Jenis Dokumen Nomor/Kode dan Dokumen KET

Ada/Tidak Ada
Tanggal Dokumen
1 Kesepakatan Kerjasama (MOU)   -
Tidak Ada
2 Penetapan Penyelenggara - -
Ada
Swakelola
3 Rencana Kegiatan - Lampiran 3
Ada
4 Jadwal Pelaksanaan - Ada Lampiran 4
5 Reviu KAK   Ada Lampiran 5
6 Reviu RAB 027/119/417.512.4/2 Ada Lampiran 5
022
7 Finalisasi dan 4 Maret 2022 Ada Lampiran 6
Penandatanganan Kontrak
Swakelola
3. Melakukan pelaksanaan PBJP melalui Swakelola

Kelengkapan Dokumen Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa melalui Swakelola

No Jenis Dokumen Nomor/Kode dan Dokumen KET

Ada/Tidak Ada
Tanggal Dokumen
1 Dokumen kontrak swakelola   Lampiran 7
Ada
2 Dokumen pembayaran   Lampiran 8
Ada
3 Laporan Pelaksanaan   -
Tidak Ada
4. Melakukan Pengawasan PBJP secara Swakelola

Kelengkapan Dokumen Pengawasan Pengadaan

Barang/Jasa melalui Swakelola

No Jenis Dokumen Nomor/Kode dan Dokumen KET

Ada/Tidak Ada
Tanggal Dokumen
1 Dokumen persiapan swakelola - -
Tidak Ada
2 Dokumen kontrak swakelola   Lampiran 9
Ada
5. Melakukan serah terima PBJP secara Swakelola

Kelengkapan Dokumen Serah Terima Pengadaan

Barang/Jasa melalui Swakelola
No Jenis Dokumen Nomor/Kode dan Dokumen KET
Ada/Tidak Ada
Tanggal Dokumen
1 Dokumen kontrak swakelola - Lampiran 8
Ada
2 Berita Acara Pemeriksaan - Lampiran 9
Ada
Pekerjaan
3 Berita Acara Serah Terima - Lampiran 10
Ada
4 Berita Acara Serah Terima   Tidak Ada -
Administrasi
6. Melakukan Analisis dan Pemecahan Masalah
Teknis Operasional PBJP melalui Swakelola
Kelengkapan Dokumen Analisis dan Pemecahan
Masalah Teknis Operasional Pengadaan Barang/Jasa
melalui Swakelola
No Jenis Dokumen Nomor/Kode dan Dokumen KET
Ada/Tidak Ada
Tanggal Dokumen
1 Dokumen Perencanaan - -
Tidak Ada
2 Dokumen Persiapan - -
Tidak Ada
3 Dokumen Pelaksanaan - -
Tidak Ada
4 Dokumen Pengawasan   Ada Lampiran 11
5 Daftar Permasalahan Teknis - Tidak Ada -
Operasional
6 Laporan Hasil Analisis dan - Tidak Ada -
Pemecahan Masalah
Operasional dan Konsep
HASIL PEMBAHASAN
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola meliputi penetapan tipe Swakelola,
penyusunan spesifikasi teknis/KAK, dan penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB). Hasil
perencanaan Swakelola di masukkan dalam aplikasi SIRUP (sistem informasi rencana umum
pengadaan).

Untuk gambaran proses pengelolaan perencanaan dapat dilihat sebagai berikut :

Input Proses/ Metode Output/Keluaran
 Program kerja Dinas  Identifikasi pengadaan  Penetapan Tipe
Kepemudaan,  Ketersediaan calon Swakelola
Olahraga dan pelaksana Swakelola  Spek Teknis /KAK
Pariwisata Kota  Kriteria pekerjaan yang  RAB
Mojokerto dapat di swakelola  Laporan Perencanaan
 Personil yang memiliki Swakelola
kompetensi PBJP
melalui Swakelola
 Peralatan kantor
seperti komputer,
meja dan kursi
a. Tabel Identifikasi Kebutuhan atau Perencanaan Pengadaan

Analisis Tabel identifikasi kebutuhan atau Perencanaan Pengadaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Tabel identifikasi PPK sudah Penulis merekomendasikan
kebutuhan mengidentifikasikan penyusunan dokumen formulir
kebutuhan akan tetapi identifikasi kebutuhan pekerjaan
belum di dokumentasikan
dalam bentuk form
identifikasi kebutuhan
b. Dokumen Kerangka Acuan Kerja

Analisis Dokumen Kerangka Acuan Kerja

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Kerangka Acuan PPK sudah Dari hasil analisis tersebut
Kerja mendokumentasikan penulis menyatakan output
dengan baik Kerangka sudah sesuai
Acuan Kerja
c. Dokumen Rencana Anggaran Biaya

RAB berdasarkan standar biaya yang berlaku (di dalam paket ini menggunakan Analisa Standar Belanja yang ditetapkan oleh Walikota Mojokerto).
Rencana anggaran biaya (RAB) terdiri dari:
a. gaji tenaga ahli/teknis dan honor Tim Penyelenggara Swakelola
b. biaya bahan/material
c. biaya lainnya yang dibutuhkan, contoh: perjalanan, rapat, komunikasi, laporan.

Analisis Dokumen Rencana Anggaran Biaya

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Rencana PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Anggaran Biaya Dokumen Rencana Dokumen Rencana Anggaran
Anggaran Biaya secara Biaya dibuat dalam dokumen
khusus namun sudah tersendiri.
tercantum dalam
proposal penyusunan
kajian.
d. Surat Penetapan Perencanaan Pengadaan yang berisi
Formulir Perencanaan Pengadaan

Analisis Formulir Perencanaan Pengadaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Formulir PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Perencanaan formulir perencanaan penyusunan formulir
Pengadaan pengadaan perencanaan pengadaan
e. Laporan Perencanaan Swakelola

Analisis Dokumen Laporan Perencanaan Swakelola

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Laporan PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Perencanaan Dokumen Perencanaan dokumen perencanaan swakelola
Swakelola Swakelola
2. Tahap Persiapan
Setelah paket Pengadaan Barang/Jasa baik melalui Swakelola maupun penyedia diumumkan ke dalam aplikasi SIRUP, PPK
mengkoordinasikan persiapan Swakelola setelah penetapan DIPA/DPA dengan memperhatikan penetapan sasaran yang ditetapkan oleh
PA/KPA.

Langkah berikutnya adalah menyusun dan menetapkan dokumen persiapan Pengadaan Barang/Jasa. Dokumen persiapan Swakelola
terdiri dari :

1. Penetapan penyelenggara Swakelola

2. Rencana kegiatan

3. Jadwal pelaksanaan

4. Reviu spesifikasi teknis/KAK

5. Reviu RAB

6. Finalisasi dan penandatanganan kontrak

 Langkah-langkah yang dilakukan PA/KPA dan PPK dalam Penetapan Penyelenggara Swakelola untuk Swakelola Tipe 2 dalam paket ini :
1. PA/KPA penanggung jawab anggaran menetapkan Penyelenggara Swakelola yang terdiri dari Tim Persiapan dan Tim Pengawas Swakelola atas
usulan dari PPK.
2. PA/KPA menyampaikan permintaan kesediaan sebagai Calon Pelaksana Swakelola Tipe II, maka PA/KPA menetapkan Lembaga Pengembangan
Hukum Pemerintahan Fakultas Hukum Universitas Brawijaya Malang sebagai calon pelaksana Swakelola. Selanjutnya PPK meminta Lembaga
Pengembangan Hukum Pemerintahan Fakultas Hukum Universitas Brawijaya Malang sebagai calon pelaksana Swakelola untuk mengajukan
kesediaan calon pelaksana Swakelola dengan melampirkan data personil dan peralatan
3. Jika bersedia, PA/KPA melakukan Kesepakatan Kerjasama dengan pejabat Lembaga tersebut.

Proses pengelolaan persiapan dapat digambarkan sebagai sebagai berikut :

Input Proses/ Metode Output/Keluaran

 Dokumen  Pengecekan sasaran yang  Surat Keputusan
perencanaan tertulis dalam DIPA/DPA (SK) Tim
Swakelola (Penetapan  Koordinasi antara pihak penyelenggara
Tipe Swakelola, Spek penanggungjawab  Rencana kegiatan
teknik/KAK, RAB) anggaran dan calon  Jadwal kegiatan
 Personil yang pelaksana Swakelola  Hasil reviu
memiliki kompetensi tentang Rencana Kegiatan, spesifikasi
PBJP melalui Jadwal dan RAB teknis/KAK
Swakelola  Hasil revieu RAB
 Kontrak Swakelola
a. Dokumen Kesepakatan Kerjasama (MOU)

Analisis Dokumen Kesepakatan Kerjasama (MOU)

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Kesepakatan Dokumen Kesepakatan Dokumen Kesepakatan
Kerjasama (MOU) Kerjasama Kerjasama (MOU)
b. Surat Keputusan Penyelenggaran Swakelola

Analisis Surat Keputusan Penyelenggara Swakelola

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Surat Keputusan PPK sudah membuat Penulis merekomendasikan agar
Penyelenggara Surat Keputusan dibuat Surat Keputusan
Swakelola Penyelenggara Swakelola, Penyelenggara untuk masing-
namun hanya Tim masing tim.
Persiapan dan Pengawas
c. Dokumen Rencana Kegiatan

Analisis Dokumen Rencana Kegiatan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Rencana PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Kegiatan Dokumen Rencana Dokumen Rencana Kegiatan
Kegiatan secara khusus dibuat dalam dokumen tersendiri
namun sudah tercantum
dalam proposal
penyusunan kajian
d. Dokumen Jadwal Pelaksanaan

Tim Pelaksana Swakelola yang di bentuk terlebih dahulu membuat jadwal pelaksanaan kegiatan atau sub kegiatan dan keluaran (output) secara
terperinci dengan ketentuan:

1. Menetapkan waktu dimulainya hingga berakhirnya pelaksanaan Swakelola; dan/atau

2. Menetapkan jadwal pelaksanaan Swakelola berdasarkan kebutuhan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan barang/jasa yang diperlukan

Jadwal pelaksanaan pekerjaan dibuat setelah KAK disusun atau setelah dibuat perjanjian (Kontrak Swakelola) untuk pekerjaan yang
diswakelolakan kepada Lembaga Pemerintah lainnya.

Analisis Dokumen Jadwal Pelaksanaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Jadwal PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Pelaksanaan Dokumen Jadwal Dokumen Jadwal Kegiatan
Kegiatan secara khusus dibuat dalam dokumen tersendiri
namun sudah tercantum
dalam proposal
penyusunan kajian
e. Dokumen Hasil Reviu KAK

Tim Persiapan melakukan reviu atas proposal Tim Pelaksana yaitu menyesuaikan target/sasaran KAK
perencanaan Swakelola dengan anggaran yang tercantum dalam DIPA/DPA
Analisis Dokumen Hasil Reviu KAK

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Hasil PPK membuat Dokumen Penulis merekomendasikan
Reviu KAK Hasil Reviu KAK dan Dokumen Hasil Reviu KAK
RAB tergabung menjadi dibuat tersendiri.
satu.
f. Dokumen Hasil Reviu RAB

Tim Pelaksana mengajukan RAB Swakelola kepada PPK. Kegiatan tersebut meliputi:

a). menyusun detail rencana kebutuhan dan biaya:

1.Gaji tenaga teknis, upah tenaga kerja (mandor, kepala tukang, tukang), honor narasumber, dan honor Tim Penyelenggara Swakelola;

2.Biaya bahan/material termasuk peralatan/suku cadang (apabila diperlukan); dan/atau

3.Biaya lainnya yang dibutuhkan, contoh: perjalanan, rapat, komunikasi, laporan.

b). menyusun rencana total biaya secara rinci dalam rencana biaya bulanan dan/atau biaya mingguan yang tidak melampaui Pagu Anggaran yang telah
ditetapkan dalam dokumen anggaran;

c). menyusun rencana penyerapan biaya mingguan dan biaya bulanan; dan/atau

d). menghitung penyediaan kebutuhan tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan yang dilaksanakan dengan pengadaan melalui penyedia.

Pegawai pada instansi penanggungjawab anggaran atau tenaga ahli/teknis/narasumber yang ditugaskan oleh PPK untuk melakukan pendampingan atau
asistensi terhadap penyelenggara Swakelola melakukan reviu atas RAB sebelum diserahkan kepada PPK. Selanjutnya PPK melakukan reviu atas usulan
RAB.
Analisis Dokumen Hasil Reviu RAB

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Hasil PPK membuat Dokumen Penulis merekomendasikan
Reviu RAB Hasil Reviu RAB dan Dokumen Hasil Reviu RAB
KAK tergabung menjadi dibuat tersendiri.
satu.  
 g. Rancangan Final dan Kontrak Swakelola

PPK menyusun rancangan Kontrak Swakelola dengan ketentuan sebagai berikut:

a). Dalam hal terdapat perbedaan antara biaya yang diusulkan dengan anggaran yang disetujui dalam DIPA/DPA, PPK melakukan negosiasi

teknis dan harga dengan Tim Pelaksana Swakelola. PPK menetapkan spesifikasi teknis/KAK dan RAB setelah negosiasi dengan Tim

Pelaksana mencapai kesepakatan. Hasil negosiasi dituangkan dalam berita acara hasil negosiasi dan menjadi dasar penyusunan

Kontrak Swakelola;

b). PPK menandatangani Kontrak Swakelola dengan pimpinan lembaga pelaksana swakelola. Kontrak Swakelola paling kurang berisi:

1. Para pihak;

2. Barang/Jasa yang akan dihasilkan;

3. Nilai yang diswakelolakan sudah termasuk seluruh kebutuhan Barang/Jasa pendukung Swakelola;

4. Jangka waktu pelaksanaan; dan

5. Hak dan kewajiban para pihak.

Analisis Rancangan Final dan Kontrak Swakelola

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Rancangan Final PPK sudah membuat Dari hasil analisis tersebut
dan Kontrak rancangan final dan penulis menyatakan output
Swakelola Kontrak Swakelola sudah sesuai
h. Laporan Persiapan Swakelola

Analisis Laporan Persiapan Swakelola

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Laporan Persiapan PPK belum membuat Penulis merekomendasikan
Swakelola Laporan Persiapan Laporan Persiapan Swakelola
Swakelola  
3. Tahap Pelaksanaan
Tim pelaksana melaksanakan Swakelola sesuai dengan jadwal dan tahapan pelaksanaan kegiatan berdasarkan Kontrak
Swakelola yang telah disepakati. Pelaksanaan Swakelola memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a). pelaksanaan dilakukan sesuai dengan KAK yang telah ditetapkan oleh PPK;
b). pengajuan kebutuhan tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan sesuai dengan rencana kegiatan;
c). penggunaan tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan sesuai dengan jadwal pelaksanaan;
d). menyusun laporan penerimaan dan penggunaan tenaga kerja (tenaga teknis, tenaga terampil atau tenaga pendukung),
sarana prasarana/peralatan dan material/bahan;
e). menyusun laporan Swakelola dan dokumentasi sesuai dengan yang diatur dalam dokumen Kontrak;
f). PPK melakukan pembayaran pelaksanaan Swakelola sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam Kontrak
Swakelola sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan.
Tim Pelaksana melaksanakan kegiatan Swakelola dengan tahapan sebagai berikut :

No Input Proses Output

1  Tim Pelaksana Pelaksanaan Jenis laporan tergantung ketentuan Kontrak
Swakelola Pekerjaan Swakelola, untuk pekerjaan kajian/penelitian,
 Tenaga kerja Laporanpekerjaan berupa :
 Bahan/material  Laporan Pendahuluan
 Peralatan  Laporan Antara
 Laporan Draft Akhir
 Laporan Akhir

2 Anggaran Proses Pembayaran Bukti Pembayaran

Swakelola/RAB yang dan verifikasi Pembayaran pelaksanaan Swakelola sesuai
kelengkapan dengan kesepakatan yang tercantum dalam
disepakati dokumen Kontrak Swakelola. Pembayaran berdasarkan
dalam pembayaran rencana pengunaan dana dalam pelaksanaan
Kontrak Swakelola. kegiatan.
3 Laporan Swakelola Dilakukan Berita Acara Serah Terima
pemeriksaan Hasil Pekerjaan dari Tim Pelaksana ke PPK
administrasi, teknis
dan keuangan oleh
Tim Pengawas
4 Dokumen Pemeriksaan Berita Acara Serah Terima Administrasi hasil
Administrasi Administratif Hasil Pengadaan dari PPK ke Pa/KPA (termasuk
hasil pengadaan Pekerjaan barang/jasa yang berupa asset)
a. Dokumen Pelaksanaan

Analisis Dokumen Pelaksanaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut
1 Dokumen Dokumen pelaksanaan Dari hasil analisis tersebut
pelaksanaan sudah tersedia penulis menyatakan output
sudah sesuai
b. Dokumen Pembayaran

Analisis Dokumen Pembayaran

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut
1 Dokumen PPK sudah membuat Dari hasil analisis tersebut
pembayaran Dokumen pembayaran penulis menyatakan output
sudah sesuai
c. Dokumen Laporan Pelaksanaan

Analisis Dokumen Laporan Pelaksanaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Dokumen Laporan Dokumen Laporan Dari hasil analisis tersebut
Pelaksanaan pelaksanaan sudah penulis menyatakan output
tersedia sudah sesuai
4 Tahap Pengawasan

Tim Pengawas melaksanakan tugas pengawasan administrasi, teknis, dan keuangan sejak persiapan,
pelaksanaan dan penyerahan hasil pekerjaan yang meliputi:

a. verifikasi administrasi dan dokumentasi serta pelaporan;

b. pengawasan teknis pelaksanaan dan hasil Swakelola untuk mengetahui realisasi fisik meliputi:

1. pengawasan kemajuan pelaksanaan kegiatan;

2. pengawasan penggunaan tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan; dan

3. pengawasan Pengadaan Barang/Jasa (jika ada).

c. Pengawasan tertib administrasi keuangan.

 Input Proses/ Metode Output/Keluaran
 Dokumen Persiapan  Rapat koordinasi  Laporan pengawasan
 Kontrak Swakelola tim persiapan dan persiapan
 Personil yang memiliki PPK  Laporan kelengkapan
kompetensi PBJP melalui  Pemeriksaan administrasi pembayaran
Swakelola kelengkapan admnistrasi  Laporan pengawasan
 Alat tulis dan alat pembayaran teknis antara lain
perekam data  Pemeriksaan administrasi biaya
(kamera/handy cam)  Pemeriksaan teknis di mutu, waktu pelaksanaan
 Kelengkapan dokumen lapangan Laporan pengawasan
pembayaran dan bukti  Pemeriksaan bukti keuangan
pengeluaran pengeluaran

Untuk mengurangi penyimpangan yang terjadi di lapangan, PPK dapat

menunjuk tim pengawas atau tim pendamping yang memiliki kualitas
dapat di percaya, baik dalam bekerja dan memiliki kompetensi cukup
secara menyeluruh karena tim pengawas mempunyai tugas yang tidak
mudah. Semua aspek dalam pekerjaan penyelenggaran kegiatan
swakelola dari mulai administratif, pelaporan dalam pelaksanaan
pekerjaan harus di kuasai
5 Serah Terima Hasil Pekerjaan

Pada tahap ini, penyerahan Hasil Pekerjaan Swakelola pada Swakelola tipe II dilaksanakan dengan
ketentuan:

a. Tim pelaksana menyerahkan hasil pekerjaan dan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada PPK melalui
Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan;

b. Penyerahan hasil pekerjaan dan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada PPK setelah dilakukan
pemeriksaan oleh Tim Pengawas dengan Berita Acara Hasil Pemeriksaan; dan

c. PPK kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang di terimanya kepada PA/KPA.

 Pengelolaan Serah Terima Hasil Pekerjaan
Input Proses/ Metode Output/Keluaran
 Laporan pelaksanaan  Proses penandatanganan  Berita acara serah
dan Laporan BAST dari tim pelaksana terima hasil pekerjaan
pengawasan kepada PPK dari Tim pelaksana
administrasi teknis,  Proses kepada PPK
keuangan penandatanganan  Berita acara serah
 Laporan hasil BAST antara PPK ke terima hasil pekerjaan
pelaksanaan oleh PPK KPA dari PPK kepada KPA
kepada KPA
Analisis Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut
1 Berita Acara Berita Acara Dari hasil analisis tersebut
Pemeriksaan Pemeriksaan sudah penulis menyatakan output
tersedia sudah sesuai

Analisis Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut

1 Berita Acara Serah PPK sudah membuat Dari hasil analisis tersebut
Terima Pekerjaan Berita Acara Serah penulis menyatakan output
dari Tim Pelaksana Terima Pekerjaan dari sudah sesuai
kepada PPK Tim Pelaksana kepada
PPK

Analisis Berita Acara Serah Terima Administrasi Pekerjaan

No Indikator Analisis Hasil Analisis Tindak Lanjut
1 Berita Acara Serah Berita Acara Serah Penulis merekomendasikan
Terima Terima Administrasi Dokumen Berita Acara Serah
Administrasi Pekerjaan dari PPK ke Terima Administrasi Pekerjaan
Pekerjaan dari PA/KPA belum tersedia dari PPK ke PA/KPA
PPK ke PA/KPA
6 Analisis dan Pemecahan Masalah Teknis
Operasional PBJP melalui Swakelola
No. Tahapan Swakelola Permasalahan Teknis Operasional

Identifikasi permasalah dapat digambarkan 1. Perencanaan - PPK Belum mendokumentasikan Identifikasi

Kebutuhan atas pekerjaan yang di
swakelolakan

sebagai berikut : - PPK belum membuat Dokumen Rencana

Anggaran Biaya secara khusus
- PPK belum membuat formulir perencanaan
pengadaan

2. Persiapan - PPK belum membuat Dokumen Kesepakatan

Kerjasama
- PPK belum dibentuk Tim Persiapan dan Tim
Pengawas
- PPK belum membuat Laporan Persiapan
Swakelola

3. Pelaksanaan - Tidak terdapat dokumen BA serah terima dari

Tim Pelaksana ke PPK

4. Pengawasan - Tidak terdapat dokumen pengawasan yang

terdokumentasikan

5. Serah Terima - Tidak terdapat dokumen BA serah terima dari

PPK ke PA/KPA
 
Berdasarkan hasil identifikasi permsalahan
maka dilakukan tahapan penyelesaian
masalah sebagai berikut:
Tahapan mendeskripsikan atau mengetahui fakta dari
suatu masalah saat ini No Pertanyaan Penjelasan
1 What (Apa)?  
  Apa saja yang menjadi sebab Kurangnya pemahaman terkait
pengelolaan administrasi terhadap
permasalahan?
pelaksanaan pekerjaan melalui
Swakelola
2 Who (Siapa)?  
  Siapa saja yang PPK dan PA
terkena dampak?

  Siapa yang bertanggung jawab Tim Persiapan , Tim Pelaksana dan Tim
menangani pelaksanaan Pengawasan dan PPK
pekerjaan?

3 Where (Di mana)?  

  Dimana saja terjadi Kekurangan dokumen terjadi mulai dari
kekurangan dokumen tahapan perencanaan hingga serah
pelaksanaan? terima pekerjaan swakelola
     

4 When (Kapan)?  
  Kapan terjadi kekurangan disetiap tahapan
dokumen pelaksanan
pekerjaan?
b) Tahapan menentukan semua faktor penyebab masalah. Selanjutnya menentukan faktor utama (akar suatu
masalah).
Berdasarkan identifikasi diatas maka dapat ditentukan faktor utama (akar permasalahan) yaitu:
- kurang memahami terkait kelengkapan dokumen untuk pelaksanaan pekerjaan melalui swakelola tipe II

No Pertanyaan
5 Why (Mengapa)?  
  Mengapa bisa terjadi
kekurangan dokumen
pelaksanaan pekerjaan?
Penjelasan
kurang memahami terkait
kelengkapan dokumen untuk
pelaksanaan pekerjaan melalui
swakelola tipe II

c. Tahapan menyusun, merancang tindakan yang efektif dan efesien sebagai solusinya dari data-data yang sudah
dihimpun, didentifikasi dan dianalisa.

No Pertanyaan
6 How (Bagaimana)?  
 
Bagaimana langkah untuk
mengatasi kekurangan
dokumen pelaksanaan
pekerjaan?
Penjelasan
Melengkapi seluruh dokumen   pada
setiap tahapan sesuai denganBerdasarkan
keluaran berdasarkan Peraturan
Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 3
Tahun 2021 Tentang Pedoman
swakelola dan Keputusan Deputi I
Nomor 2 Tahun 2022 tentang
Model Dokumen Swakelola
Langkah-langkah penyelesaian masalah
hasil analisis menggunakan 5W+1H diatas, pilihan konsep
rekomendasi/saran untuk mengatasi masalah dalam
pelaksanaan swakelola yaitu:
 Pelatihan peningkatan kompetensi bagi pengelolaan
Swakelola
 Melengkapi dokumen yang belum ada terkait Pengadaan
Barang/Jasa secara Swakelola
KESIMPULAN
Dalam penyelenggaraan swakelola type II atas pekerjaan Penyusunan Kajian Tarif Retribusi Pariwisata
Tahun 2022 yang dilaksanakan oleh Lembaga Pengembangan Hukum Pemerintahan Fakultas Hukum
Universitas Brawijaya Malang telah berjalan dengan baik walaupun masih di temukan kekurangan dari
sisi beberapa tahapan yang belum dilaksanakan dan dokumentasi laporan yang perlu perbaikan.