Pemindahan Ar-

sip
Dari Unit Kerja ke Unit Kearsipan

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
PINANDITA SYAFRISMAN
ARSIPARIS AHLI MUDA

Saya adalah seorang arsiparis ahli muda pada Direktorat Kearsipan

Daerah 1, Saat ini saya dipercaya untuk menjadi PIC untuk wilayah
Kalimantan Tengah dan Kalimantan Utara pada Tim Timur 1 (Bali dan
Kalimantan).

Lalatar belakang Pendidikan saya adalah Diploma Kearsipan FIB-UI

juga merupakan lulusan dari Ilmu Perpustakaan FIKOM-UNPAD.

Memulai karier dari seorang Penyiar Radio dan pernah 5 tahun

memimpin Depo Arsip Bank Rakyat Indonesia pada kantor wilayah
DKI Jakarta dan sampai saat ini saya telah berkarir sebagai Arsiparis
di Arsip Nasional RI selama 17 Tahun.

/Pinandita Syafrisman @bajajb6616ua

e-mail
pinandita.syafrisman@anri.go.id

2
Adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.

PENYUSUTAN
Pasal 1 Peraturan Kepala ANRI No.37
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan

3
Dampak Arsip tanpa Pemindahan
 PEMINDAHAN ARSIP

Tujuan Pemindahan A rsip

1. Memisahkan dan meminimalisir arsip inaktif dari arsip aktif yang ada di
unitkerja;
2. Menghindari penduplikasian arsip secara massif pada unit kerja;
3. Menjamin Ketersediaan, Keutuhan, Keautentikan, Keamanan dan
Keterpercayaan arsip.
4. Memastikan siklus daur hidup arsip berjalan dan memastikan pengelolaan arsip
di unit kerja berjalan sesuai dengan instruksi pimpinan;
5. Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja yang
berbeda (antara unit kerja dengan unit kearsipan) dengan kewenangan
pengelolaan yang jelas dan tegas.
6. Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggung jawab pengelolaan
informasi.
Manfaat Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip dari Unit Kerja Idealnya
1 tahun 2 kali, Minimal 1 Tahun 1 kali atau sedikit-dikitnya pernah
dilakukan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir (Standar Pen-
gawasan Kearsipan)

Manfaat Pemindahan Arsip

1. Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat penyusutan, arsip harus dalam
keadaan tertata dan terdata);
2. Memaksimalkan penggunaan ruang kerja dan sarana prasarana Kearsipan;
3. Temu kembali menjadi mudah dan cepat (Maximal 3 Menit).
4. Berpindah atau hilangnya informasi dapat diketahui dengan mudah dan sesegera
mungkin.
5. Unit kerja (Unit Pengolah) tidak mengurusi arsip inaktif secara langsung digunakan
untuk mendukung operasional organisasi sehari-hari.
 KOMPOSISI IDEAL ARSIP DI UNIT KERJA
(Betty R Rick)

Inaktif Tidak Berguna

(Non Arsip/Duplikasi)
30 % Aktif: 20 % 35 %

Permanen :10 % Vital 1-5 %

10 % Arsip Permanen
25% Arsip Aktif (1-5 % Arsip Vital)
30 % Arsip inaktif
35 % Arsip tak berguna
 Pelaksana Teknis Pemindahan

Unit Pengolah/Pencipta Arsip

Direktorat Jenderal, Inspek-

torat Jendreal, Sekretariat
Jendral

Unit Pengolah/Pencipta Arsip

Melaksanakan
Kepala Divisi, Kepala Biro, Pemindahan
Kepala Pusat, Direktur, Inspek-
Sesuai tata Peratu-
torat
Unit Kearsi- ran dan Perun-
pan dangan.

Unit Pengolah/Pencipta Arsip

Kepala Bidang, Kepala Bagian,
Kepala Sub Direktorat, Unit
Kerja Otonom Lainnya, Unit
Lain berdasarkan rentang
kendali organisasi
satuan kerja pada Pencipta Arsip
yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan.
 TEKNIS PEMINDAHAN ARSIP
CF
UK

CF CF CF CF

Keterangan
CF : Centrak File/Unit Kerja
UK : Record Center/Unit Kearsipan
 Teknis Pemindahan Arsip

2020 2020 2020 2020 2020

Box.11 Box.12 Box.13 Box.14 Box.15
74-77 78-80 81-90 91-95 95-99
2021 2022 2023

2020 2020 2020 2020 2020

Box.10 Box.9 Box.8 Box.7 Box.6
71-73 66-70 61-65 55-60 53-54

2020 2020 2020 2020 2020

Box.1 Box.2 Box.3 Box.4 Box.5
1-15 16-35 36-38 39-50 51-52

Aktif di Unit Pindah Inaktif di Unit

Kerja Kearsipan
 TEKNIS PEMINDAHAN ARSIP
Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
Pemindahan Arsip dilakukan oleh Unit Pengolah berdasarkan JRA.
 Teknik pemindahan arsip inaktif
dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
JRA
PENYELEKSIAN

PENDAFTARAN

Pe PENATAAN FISIK
2 h njel
a
tah uruf san PELAKSANAAN
un b Pas
20 PP al 5
1
Ke 2 te Nom 7 ay
ars nt a
ipa an or 2 t
n g 8
BERITA ACARA
DAFTAR ARSIP
(Rangkap 2 bagi
(Daftar Berkas dan Isi Berkas)
para pihak)
25
Langkah pemindahan arsip
1. PEN YELEKS I A N ARSIP IN A K TIF YA N G A K A N P N -
DAHKAN
a. Melihat JRA pada kolom retensi aktif pastikan telah melampaui
masa dinamis
aktif;
b. Frekuensi penggunaan arsip yang telah menurun (penggunaan ku-
rang dari 5 (lima)
kali dalam setahun).
2. PE N ATA A N A RSIP I N A K T IF YA N G A KA N DI P I N DA H K A N
a. Dilaksanakan sesuai Prinsip Provenance dan Original Order;
b. Menata folder/berkas yang sudah diberi nomor urut pada daftar ar-
sip
yang dipindahkan;
c. Memasukkan folder/boks ke dalam boks arsip;
d. Memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks, nama
Unit
Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip.
Langkah pemindahan arsip
3. PE M BUATA N DA FTA R A RSIP I N A K T IF YA N G DI P I N DA H K A N
Unit Pengolah menyusun daftar Arsip yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan
Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan
Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Daftar
Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat:

a.Pencipta Ar-
sip;
b.Unit Pengolah;
c.nomor arsip;
d.kode klasi-
e.uraian
fikasi;. informasi ar-
sip;
f.kurun waktu;
g.jumlah; dan
h.keterangan.
Langkah Pemindahan Arsip
4. Pembuatan Berita A cara Pemindahan
Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan,
tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh
pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
 Ketentuan Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip Inaktif dilalaksanakan
dari Unit Pengolah ke Unit Keaarsipan.

Pemindahan Aísip Inaktif di lingkungan Lembaga Negara:

 Dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan
yang ada di lingkungan Lembaga negara y a n g bersangkutan.

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah daerah provinsi:

 R etensi < 10 tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan SKPD
(O PD ) di lingkungan pemerintah daerah provinsi.
 R etensi => 10 tahun dilakukan dari Pencipta Aísip di lingkungan SKPD/ O PD ke
Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

Pemindahan arsip inaktif di lingkiungan pemerintah daerah Kabupaten/Kota:

 R etensi <1 0 Tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan SKPD/O PD
di lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota.
 R etensi => 10 tahun dilakukan dari Pencipta Arsip di lingkungan SKPD/O PD ke
Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.
SOP PEMINDAHAN ARSIP
Kesimpulan

1. Pemindahan arsip dilakukan dari Unit Pengolah/Unit Kerja kepada Unit

Kearsipan dalam keadaan tertata dan terdata (Unit Kearsipan berhak
.
menolak jika pemindahan dilakukan tidak tertata dan tidak ada data arsip
yang dipindahkan);

2. Sebelum dilakukan pemindahan arsip, Unit Kearsipan melakukan

verifikasi terhadap kesesuaian daftar arsip usul pindah dan fisik arsip yang
akan dipindahkan (Unit Kearsipan berhak menolak jika data belum sesuai);

3. Pemindahan arsip disesuaikan dengan bentuk dan media baik yang berupa
Kertas, foto,video, Kearsitekturan,Data Digital dll. Unit Kearsipan
berkewajiban menyiapkan Sarana prasaranan penyimpanan dan
Pelayanan Kearsipan yang sesuai standard.
Terima Kasih

Sampai Jumpa Lagi

19