Astrid Priscilla Dion

131110027
Ilmu Komunikasi – UPB
Assessed by Nana Juana, S.Sos.
Wedding Organizing
Anda diminta untuk menjadi
panitia penanggung jawab dari
acara resepsi yang akan diadakan
di hotel selama 4 jam dengan
undangan sebanyak 1000 orang.

▪ Berapa orang jumlah panitia yang diperlukan?

▪ Bagian apa saja yang diperlukan untuk acara resepsi ini?
▪ Berapa luas ruangan, kursi, dan cendera mata yang
diperlukan dalam acara ini
▪ Berapa orang MC dalam acara ini
▪ Buat susunan acara dari acara ini
Hal pertama yang harus dilakukan setelah
pengantin menentukan hari, tanggal, dan
waktu adalah membentuk panitia. Misalnya
acara pernikahan akan diadakan pada Sabtu, 1
Agustus 2015 mulai 18.00 – 22.00. Kemudian,
sebagai ketua panitia saya akan membentuk
kepanitiaan dengan susunan seperti gambar
berikut:
Tata Rias & Busana = 4 orang
Transportasi = 3 orang
Dokumentasi = 2 orang
Undangan & Souvenir = 2 orang
Kue & Bunga = 2 orang
Catering/Makanan = 2 orang
Hiburan = 3 orang
Tempat & Dekorasi = 3 orang
*Lain-Lain = 6 orang
• Pemesanan gedung sudah harus dilakukan 3 bulan sebelum acara.
Jika 1000 undangan yang disebarkan, kemungkinan paling banyak
tamu yang hadir adalah 3000 orang. Dengan jumlah tamu yang
banyak maka dibutuhkan ruangan yang luas, misalnya dipilih
ballroom hotel Pacific.

• Dalam ruangan, ditata 50 meja bundar. Setiap meja berisi 10 kursi,

jadi daya muatnya 500 orang. Di deretan depan, meja diisi oleh
keluarga dekat kedua pengantin dan kerabat-kerabatnya.

• Tamu yang hadir setelah mengisi buku tamu dapat mengambil

makanan & minuman yang disediakan di prasmanan dan duduk di
kursi dan meja yang masih kosong.

• Tamu tidak akan berdatangan sekaligus, jika ada yang rombongan

dan sudah tidak ada tempat duduk yang kosong lagi, biasanya tamu
lain yang sudah selesai akan beranjak dengan sendirinya.
• Dekorasi dilakukan oleh petugas dari hotel sesuai design yang
kita ajukan. Panitia tempat & dekorasi bertugas untuk
mengawasi dan memastikan dekorasi ruangan sesuai yang
diinginkan.

• Tema yang digunakan adalah indoor garden, ruangan di

dekorasi dengan nuansa putih-mint-hijau.

• Peralatan yang digunakan seperti sofa, gorden, bunga-

bungaan, peralatan makan, tissue, karpet, dan lain-lain harus
sesuai dengan nuansanya.

• Misalnya jika taplak meja berwarna hijau, sebaiknya vas bunga

di tengahnya berwarna putih atau mint, bukan berwarna
merah atau ungu.
• Bagian undangan & souvenir membuat list undangan minimal 3 bulan
sebelum acara. Kita harus mendaftar tamu dengan skala prioritas,
utamakan terlebih dahulu keluarga dekat kedua belah pihak. Selanjutnya
rekan kerja, mulai dari atasan, rekan satu divisi, tetangga, dan orang lain
yang dikenal.

• Ada baiknya pada undangan dicantumkan berapa jumlah orang yang

diperbolehkan hadir untuk mempermudah kita memperkirakan hal-hal
lainnya.

• Pada setiap undangan diinformasikan bahwa satu undangan paling banyak

untuk 3 orang. Cukup untuk sebuah keluarga dengan membawa satu
anaknya, atau seseorang dengan pasangannya. Jika yang disebar
sebanyak 1000 undangan, maka diasumsikan tamu yang akan datang
paling banyak berjumlah 3000 orang.
• Daftar nama tamu karena dicetak bukan ditulis, harus sudah diberikan –
pada pembuat minimal 6 minggu sebelum resepsi dan undangan harus
sudah siap di cetak paling lambat 3 minggu setelahnya untuk disebarkan 2
minggu sebelum acara . Tamu diminta membawa undangan pada saat
datang ke resepsi.

• Souvenir disiapkan sebanyak undangan yang disebarkan. Misalnya pada

acara kali ini akan menggunakan souvenir gelas kopi/mug yang didesain
berwarna putih dengan karikatur calon pengantin. 2 bulan sebelum
resepsi harus sudah dipesan kepada pembuatnya untuk diproses.

• Mug harus sudah selesai dibuat sebanyak 1000 buah dan dikemas dalam
kotak souvenir paling lambat 3 minggu sebelum resepsi untuk dicek oleh
panitia dan dikembalikan pada pembuatnya untuk perbaikan apabila
terdapat kesalahan atau kekurangan. Selambat-lambatnya seminggu
sebelum resepsi seluruh souvenir sudah dalam keadaan baik dan siap
dibagikan.
• Pada saat acara resepsi, di bagian depan ballroom hotel setelah
penyambut tamu, terdapat meja buku tamu di sisi kanan dan sisi kiri.
Setelah tamu mengisi buku dan memberikan undangan, penjaga buku
tamu memberikan souvenir pada undangan. 1 souvenir untuk 1
undangan. Kemudian mempersilahkan tamu untuk memasukkan
amplop/hadiah ke dalam kotak yang sudah disediakan.

• Kartu undangan yang sudah terkumpul disimpan untuk dihitung. 2 minggu

setelah acara selesai, tamu undangan yang sudah datang dikirimkan kartu
ucapan terimakasih beserta foto mereka bersama kedua pengantin saat
bersalaman di pelaminan ketika akan pulang.
• Minimal 3 bulan sebelum resepsi, calon pengantin harus sudah
menentukan tema apa yang akan dipakai saat resepsi dan merencanakan
busana yang akan dipakai.

• Misalnya, calon pengantin memilih tema garden indoor yang menggunakan

nuansa hijau, maka busana, ornamen, dan peralatan yang akan digunakan
harus senada atau serasi dengan warna hijau, entah itu hijau muda, hijau
tua, putih kehijauan, hijau kekuningan, dll.

• Calon pengantin memakai baju yang berbeda yang kesannya lebih mewah
ataupun lebih menarik daripada yang lain. Baik keluarga laki-laki maupun
perempuan memakai baju seragam. Pagar Ayu dan Pagar Bagus juga
memakai baju yang seragam namun berbeda dari keluarga dan calon
pengantin.

• 2 bulan, 1 bulan, dan 2 minggu, dan 3 hari sebelum resepsi dilaksanakan

calon pengantin dan keluarga yang akan memakai busana seragam diukur
dan disesuaikan ukuran tubuh dengan busananya (fitting).
• Panitia bagian tata rias dan busana bertugas menjadwalkan dan
menemani calon pengantin dan keluarga bertemu dengan pihak bridal
agar permasalahan busana tertangani dengan baik
• Panitia juga menjadwalkan dan menemani calon pengantin untuk test
make-up dan hair do yang akan digunakan pada hari resepsi dan
menyiapkan perlengkapan yang diperlukan untuk hari H.
• Pada hari H, panitia menjadwalkan siapa yang terlebih dahulu
dipersiapkan busana dan riasannya. Panitia juga membantu apabila ada
hal-hal yang kurang.
• Setelah acara selesai, panitia tata rias dan busana bertugas untuk
memastikan semua busana dan peralatan yang dipakai dari salon lengkap
dan dalam keadaan baik untuk dikembalikan.
• Contoh keserasian busana yang akan dikenakan
• Panitia transportasi bertugas mengenai kendaraan pengantin, keluarga
sekaligus panitia, dan parkir kendaraan tamu.
• Jika tidak memiliki mobil sendiri, panitia bisa menyewa mobil pengantin
dan mobil van untuk keluarga pada pihak yang menyewakan. Karena yang
akan menikah keluarga saya sendiri, saya menganggap penyewaan
kendaraan tidak diperlukan.
• 3 hari sebelum acara resepsi, mobil sudah harus dibersihkan dan dihias
dengan bunga yang sudah dipesan sebelumnya. Kendaraan dipakai untuk
perjalanan dari rumah ke hotel dan dari hotel pulang ke rumah.
• Mengingat jumlah tamu yang tidak sedikit, maka area parkir pun harus
luas untuk menghindari kemacetan. Panitia transportasi berkoordinasi
bersama satpam dan petugas hotel untuk mengarahkan tamu.
• Panitia dokumentasi bertanggung jawab dalam pengabadian momen
resepsi pernikahan.
• 3 minggu sebelum acara, panitia menghubungi pihak studio untuk
menyewa photographer & videographer dan menyepakati perjanjian
paling lambat 1 minggu sebelum resepsi. Dibutuhkan 2 photographer
& 2 videographer.
• 1 orang photographer diposisikan di dekat pelaminan untuk
mengambil foto tamu undangan yang bersalaman dengan pengantin
dan foto-foto keluarga dekat lainnya yang berada di meja paling depan.
• 1 orang photographer diposisikan di bagian mulai dari pintu masuk
sampai ke tengah untuk mengambil foto penyambut tamu,
groomsmen dan bridesmaid serta para undangan yang datang.
• 1 orang videographer diposisikan tetap di tengah-tengah ruangan
untuk mengambil rekaman yang terjadi di pelaminan dan panggung
acara
• 1 orang videographer bebas berkeliling mengambil rekaman yang
terjadi sepanjang acara.
• Kue & Bunga merupakan persiapan yang cukup ringan. Jika
design kue yang diinginkan tidak terlalu rumit, bisa dipesan 1
bulan sebelum resepsi.

• Apabila kue ingin dibagikan pada tamu yang hadir, maka lebih
baik dipesan 2 kue dengan ukuran yang berbeda. Yang lebih
besar untuk dipotong dan dibagikan, yang lebih kecil untuk
dipajang.

• Bunga diperlukan untuk:

[ ] Hand bouquet tangan (dipegang pengantin wanita)
[ ] Hand bouquet untuk para bridesmaid (pagar ayu)
[ ] Corsage pengantin laki-laki (untuk di kenakan di jas)
[ ] Corsage untuk para groomsmen (pagar bagus)
[ ] Corsage untuk klrg pihak pria
[ ] Corsage untuk klrg pihak wanita
• Hiburan yang akan ditampilkan pada acara resepsi ini diantaranya
Wayang Golek, Tari Jaipong, dan Live Accoustic Music. Hiburan
adat dipilih berdasarkan suku kedua calon pengantin.

• 2 bulan sebelum acara panitia hiburan harus sudah

menghubungi pihak sanggar. Biasanya untuk penampilan wayang
dan jaipong, artis di datangkan dari sanggar dari daerah Jawa
Barat. Untuk accoustic music ditampilkan oleh keluarga sendiri.

• Panitia hiburan dan transportasi untuk akomodasi artis yang

didatangkan untuk penampilannya pada saat acara resepsi.

• Panitia hiburan menemani artis untuk check sound dan stage 1

hari sebelum resepsi dan memastikan peralatan yang dibutuhkan
tersedia.
• Permasalahan MC juga diatur oleh panitia hiburan. 1 bulan
sebelum acara resepsi MC sudah dihubungi dan deal dengan
penawaran.

• MC berjumlah 2 orang, 1 orang pria dan 1 orang wanita.

Karakter MC yang dicari adalah yang cukup santai, menghibur,
namun tetap menjaga suasana sakral acara resepsi.
• Urusan catering/makanan bisa dibicarakan bersamaan
dengan penyewaan hotel. Biasanya pengerjaannya dilakukan
oleh chef hotel & staffnya.

• Tentukan menu masakan dan minuman yang diinginkan atau

pilih menu yang ditawarkan oleh chef. Beritahu agar tidak
menggunakan alkhohol/wine/ sejenisnya.

• Lakukan tes sampel masakan yang akan dihidangkan

seminggu sebelum acara resepsi untuk menyesuaikan rasa,
tampilan, dan lain-lain.

• Untuk 1000 orang, perkiraan makanan dan minuman

dihidangkan sebanyak 3000-3200 porsi.Lebihkan 100 porsi
untuk para artis hiburan dan keluarga sebagai panitia.
SUSUNAN ACARA
 Pembukaan oleh MC
 Perkenalan kedua pengantin dan keluarga
 Kesan dan pesan dari kerabat pengantin
 Pertunjukan hiburan