e-Office System

WORKSHOP TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KEMENAG RI, BALI, 8 NOV 2012

by R D HARTANTO

e-Office Paperless Office

VPN / VSAT IP MPLS Services

MultiPoint to MultiPoint Connection
Services Based : Multiservice

Offering, Provisioning Scalability, Manageability, Cost-Saving Opportunity, Secure Network

Dedicated INTRANET VPN / VSAT IP MPLS Optimizing :

Voice Over IP, Video Conferencing, e-Office and OPTIMALISASI INTRANET

Situation......

Definisi
E-Office merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran, korespondensi surat-menyurat bagi setiap karyawan suatu perusahaan/institusi secara elektronis (office automation)

Why e-Office ?..

Ahmad Rifai, kuasa hukum Zainal Arifin,

mengatakan kliennya sebagai korban pemalsuan tanda tangan. Namun, kliennya justru menjadi tersangka. Sedangkan aktor intelektual kasus tersebut belum diketahui hingga kini. sumber : metrotvnews.com

Karena itu menurut saya petanya mesti dipilah, siapa yang menginisiasi, siapa yang membutuhkan, siapa yang mengorder, lalu siapa yang memproses, kemudian siapa yang menggunakan," ujar Ganjar kepada wartawan di Gedung DPR, Senayan, Jakarta, Selasa (6/9/2011). Sumber http://news.okezone.com

Generic e-Office Product

Example : e-File

Secara eletronik meregister surat dan file

Electronic Movement untuk terima/kirim surat dengan Digital Signature

Pembuatan Draft Dokumen untuk proses approval dan hasil akhir Pendistribusian surat masuk/keluar Penentuan tanggal Due Dates and Reminders Queries and Reports

Search

DAK & Scanning

Setting Due Dates

Receipt Registration Electronic File Tracking System File Creation

Digital Signature

e-File Movement

Architecture

Manfaat e-Office
Sebelum e-Office (Paper-based)
Kecepatan Nota Dinas

Setelah e-Office (Paperless) 15-30 menit (nation-wide coverage)

2-4 Hari (tergantung pada lokasi kerja)

Penomoran & Penanggalan Surat

Tidak Termonitor

Actual Date (auditable)

Coverage

Terbatas hanya di lingkungan kantor

Dapat diakses nation-wide

Manfaat e-Office (2)

Sebelum e-Office (Paper-based)
Kemudahan akses & manajemen dokumen

Setelah e-Office (Paperless)

Mudah, dapat diakses via akses apapun ke network perusahaan kapan saja.

Sulit, karena dokumen tersebar dan hanya dapat diakses pada jam kerja

Budaya Kerja

Terpisah-pisah sesuai unit masingmasing Membutuhkan ruang yang luas untuk arsip

Satu kultural berbasis IT Kebutuhan ruang arsip relatif lebih kecil

Ruang Arsip

Contoh Proses Surat Masuk Eksternal

Surat dari Instansi Lain

Unit TU

Penerima Surat

Penerima Disposisi

Kurir

Kurir

Surat Masuk akan diterima dan diagendakan pada unit tertentu (mis. Unit TU).

Surat secara fisik akan dikirimkan via kurir, beserta buku agenda kepada penerima surat

Jika penerima surat akan mendisposisikan surat, surat akan difotokopi kemudian dibagikan secara fisik melalui kurir dengan disertakan lemabr disposisi

Simplify... Dengan e-Office

Surat dari Instansi Lain

Unit TU/ Masing2 Unit

Penerima Surat

Penerima Disposisi

Proses penerimaan hingga pengiriman surat menggunakan e-Office

Any media Lebih Cepat

Paperless

Realtime

Anytime, Anywhere

Simplify... Dengan e-Office

Pemerintah Pusat

Pemerintah Daerah

Paket Produk E-Office

Standard
Modul Dasar Modul Surat Masuk Modul Pembuatan Surat Keluar: 5 Jenis Surat 10 Jenis Kop Surat Modul Advanced Mobile Version.

Enterprise
Modul Dasar Modul Surat Masuk Modul Pembuatan Surat Keluar: 5 Jenis Surat 10 Jenis Kop Surat Modul Advanced Modul e-Mail / PIM

Fitur E-Office (1)

Modul Dasar Kastemisasi Identitas Organisasi Pemetaan Struktur Organisasi dan Jabatan Notifikasi via Email Modul Pembuatan Surat Keluar Kastemisasi Layout Surat Kategorisasi Masalah / Tata Naskah Penomoran dan Pengagendaan Otomatis Process Edit / Persetujuan Online Tracking posisi edit / persetujuan surat Distribusi secara elektronis Modul Advanced Fungsi Personal Asistant Fungsi Delegasi Jabatan Modul Surat Masuk Scan Surat Masuk manual Penomoran dan Pengagendaan Otomatis Distribusi surat secara elektronis Disposisi Surat Tracking

Fitur E-Office (2)

Modul e-Mail & PIM Email System Calendaring & Scheduling To Do List Share Calendar Management sumberdaya perkantoran ( ruang rapat, projector, konsumsi ) Mobile version

Dapat mengakses mobile version dari OS dan browser apapun

Market Shift: From perpetual license

Customer ISV

Risk

Customer pays up-front for a license for the software. Customer is responsible for defining the architecture of the IT infrastructure Customer is responsible for deployment, operation & maintenance of the IT infrastructure Customer is responsible for customizing software to business requirements Customer pays maintenance to fix software Customer is responsible for upgrading the software as vendors issue new releases

Market Shift: to perpetual accountability

Customer ISV Service Provider
Transfer Of Risk

Customer fees are Pay as you go based on appropriate metrics, such as: per seat per month, per transaction, per software module, flat monthly fee Provider is responsible for defining the architecture of the IT infrastructure Provider is responsible for the deployment, operation & maintenance of the IT infrastructure. Customer is responsible for configuring software to business requirements Provider maintains application and adheres to service levels or pays penalty Provider upgrades the software as new features are developed.

Software as a Service is Helping Fuel Innovation

Software as a Service is the delivery of application functionality via a subscription model over the Internet. The customer does not take ownership of the software but rather subscribes to a total solution that is delivered remotely.
We're beyond the tipping point. The next era of business computing is being driven by on-demand software. Ann Winblad
Hummer Winblad Venture Partners

Leading CIOs are making SaaS an important part of their IT portfolio. IT skills constraints are not diminishing. Inserting SaaS into that mix gives CIOs a lot more budget and staffing flexibility than they had before.
Aberdeen Research

SAP aims to ride smaller-business wave with Business By Design

USA Today, September 19, 2007

Microsoft steps up on SaaS with online family of applications Cisco goes SaaS with $3.2B WebEx buy IBM buys WebDialogs & expands Sametime line-up
Network World, August 22, 2007 InfoWorld, March 15, 2007 PC World October 1, 2007

Adobe takes on Microsoft and Google with SaaS products.

ComputerWorldUK, October1, 2007

Salesforce.com launches SaaS platformhopes to be hub for future SaaS development

InfoWorld, April 23, 2007

Rather than purchasing and deploying applications inside the enterprise, many companies are buying access to externally hosted applications Of the senior IT executives surveyed, 38% said they plan to use the softwareas-a-service approach during the next 12 months.
Two New Tools that CIOs Want in 2007: A McKinsey Survey

Isu-Isu Bisnis : Implementasi e-Office

Apa untungnya buat perusahaan?

Berapa biayanya? Apakah e-Office mengubah proses saat ini? Apakah butuh organisasi baru untuk menangani e-Office? Bagaimana caranya pegawai dapat memanfaatkan e-Office dengan sebaik-baiknya? Pelatihan apa yang dibutuhkan?

Bagaimana mengukur tingkat keberhasilan dari implementasi e-Office?

Apakah perusahaan-perusahaan lain juga menggunakan?

Isu-Isu Teknologi : Implementasi e-Office

Bagaimana kita merancang e-Office agar sesuai dengan

kebutuhan bisnis?

Apakah dapat menggunakan teknologi eksisting? Apa saja yang dibutuhkan untuk mengelola

content/information? diinginkan?

Bagaimana melindungi e-Office dari pengguna yang tidak Bagaimana mendukung e-Office? Apa saja kebutuhan personil operasional?

Maturity Level
Step1: Communication & Information Sharing Step2: Self Service Intranet

Step3: Collaboration Driven

Step4: Enterprise Information Portal Step5: Digital Dashboard Step6: The Consolidated Workplace

e-Office System : TELKOM POINT

POINT e-Office System di TELKOM

Definisi & Tujuannya

Office Automation (OA) System POINT
Sistem Informasi yang mendukung aktivitas Unit Bisnis dalam Perusahaan untuk:

menyediakan suatu aliran informasi dan data yang formal (Flow Process) dalam aktifitas kantor diantara para karyawan yang ter-struktur dengan baik,

serta membantu para karyawan dalam membuat dan berbagi dokumen (Sharing) dalam mendukung aktivitas kantor.

Tujuan:

Kecepatan penyebaran informasi dan pengambilan keputusan Efisiensi waktu dan biaya pengelolaan Surat Menyurat, Dokumen & Knowledge Efektif dalam menciptakan one habit & working culture

Integrated system berbasis IT

POINT (Paperless Office Internal TELKOM)

Surat Keluar (Manual)

Management : Koreksi Return Reject Approval

0,5 1 Hr

0,5 1 Hr

0,5 1 Hr

Staf/Sekr : Konsep Surat Isi Baju Surat Print

Sekretaris : Penomoran Pencatatan Pengiriman

0,5 1 Hr

2-4 Hari

Surat Masuk (Manual)

SPS Pusat

0,5 1 Hr

SPS Lokal

Kendala : Waktu Lokasi

P1
0,25 0,5 Hr

P2

0,25 0,5 Hr

Mediator : Kurir Fax

0,25 0,5 Hr

0,25 0,5 Hr

1,5-3 Hari

Disposisi

Surat Keluar (POINT)

X
5 10

Staf : Konsep Surat Isi baju surat Print Surat Keluar

Management : Koreksi Surat Approval Return Reject

X
5 10

X
5 10

Sekretaris : Penomoran Pencatatan Pengiriman

5 10

X
20 - 40

Surat Masuk (POINT)

Kurir SPS Pusat
Kendala : Waktu yg Lama Lokasi

0,5 1 Hr

X
Kurir

SPS Lokal

X
0,25 0,5 Hr

X
0,25 0,5 Hr

Sarana yg digunakan Kurir Fax

Kurir
5 10

P1

P2
5 10

Surat Masuk
10 20 Staf

Manfaat POINT
Dimensi

Sebelum POINT 2-4 Hari

Tidak termonitor Sulit, dokumen tersebar, terbatas jam kerja Tidak ada Fragmented

Sesudah POINT 15-30 Menit (nation-wide coverage)

Actual date (auditable) Mudah, setiap saat, darimana saja Ada notifikasi via sms, email Satu budaya berbasis TI

Kecepatan Nota Dinas

& Penanggalan

Penomoran

Surat
Kemudahan Klasifikasi

akses & manajemen dokumen urgensi

Budaya

Kerja

Ruang

Arsip
otomatisasi

Dibutuhkan ruang yang luas

-

Tidak dibutuhkan
Mudah dan terpadu

Pengembangan

kerja

Kunci Sukses Implementasi

Tone of the Top Policy Instruksi Direktur Utama IR No.01/PR180/CTG00/2004 tentang Aktualisasi Budaya The Telkom Way 135 dengan Pendayagunaan Sistem Informasi untuk Simplifikasi Proses Interaksi Internal (Korespondensi Internal) menuju Paperless Office Keputusan Direktur SDM dan BISKUNG No. KR. 05/HK000/SDM-60/2004 tanggal 10 Juni 2004 tentang Pedoman Implementasi Sistem Kolaborasi Elektronis di Lingkungan TELKOM. Launching POINT dan Telkom KM secara Nasional oleh DIRUT tanggal 6 Desember 2004 Keputusan Direktur SDM dan BISKUNG No. KR. 21/PS360/SDM-20/2006 tanggal 18 Mei 2005 tentang Implementasi Cuti Online. Aplikasi harus sesuai dengan User Requirements Kemudahan dan Fleksibilitas Evolusi dan Change Management yang kontinyu

Terima Kasih

e-Office System : Start Now......