HALAMAN SAMPUL LAPORAN PRAKTIK INDUSTRI PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT INTAN PARIWARA KLATEN Jalan Ki Hajar Dewantoro,

Klaten Utara 57438

DISUSUN OLEH : ZAIMATUS SHOLIKHAH NIM. 10520244047

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKA JURUSAN PENDIDIKAN TEKNIK ELEKTRONIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2012

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PRAKTEK INDUSTRI

Laporan ini Disusun Guna Memenuhi Salah Satu Persyaratan Menempuh Mata Kuliah Praktik Industri Program Studi Pendidikan Teknik Informatika Fakultas Teknik UNY

Menyetujui/Mengesahkan : Pembimbing Industri, Dosen Pembimbing,

Medayana Hapsari Putri, S.T. NIK. 06113339

Aris Nasuha, M.T. NIP. 19690615 199403 1

Wakil Dekan I Fakultas Teknik Universitas Negeri Yogyakarta,

Koordinator Praktek Indutri Jurusan Pend. Teknik Elektronika,

Dr. Sunaryo Soenarto NIP. 19560630 198611 1 1001

Suprapto, M.T. NIP. 19750710 200501 1

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya, praktik industri ini dapat terselesaikan tanpa ada halangan apapun. Shalawat serta salam senantiasa tercurahkan atas junjungan Nabi Muhammad SAW. Laporan Praktek Industri ini disusun berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan di PT Intan Pariwara Klaten mulai tanggal 1 Juli 2012 sampai dengan 31 Agustus 2012. Maksud dan tujuan penyusunan laporan ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik di Program Studi Pendidikan Teknik Informatika Universitas Negeri Yogyakarta. Dengan penyusunan laporan ini, penulis mengharapkan dapat memberikan tambahan pengetahuan bagi pembaca. Penulis mengucapkan terima kasih atas bantuan, dorongan, dan bimbingan yang telah diberikan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas penyusunan laporan ini. Oleh sebab itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1 . Bpk. Putut Hargiyarto, M.Pd. Selaku koordinator praktik industri FT UNY. 2 . Bpk. Suprapto, M.T. Selaku koordinator praktik industri Jurusan Pendidikan Teknik Elektronika FT UNY. 3 . Bpk. Aris Nasuha, M. T. Selaku pembimbing praktik industri. 4. Bpk. Sugito selaku kepala divisi Informatics Technology 5. Bpk. Tri Wahyudi selaku kepala bagian IT Software 6. Ibu Medayana Hapsari Putri, S. T. Selaku pembimbing industri 7. Kedua Orang tua yang senantiasa memberikan doa dan dorongan spirituil. 8. Semua pihak yang telah membantu penulisan laporan praktik industri ini, baik itu berupa saran, dukungan, dan doanya.
iii

serta memberikan bantuan secara moril maupun

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan praktik industri ini. Untuk itu, penulis mengharapkan adanya kritik, saran atau masukan yang bersifat membagun demi kebaikan dan kesempurnaan laporan praktek industri ini.

Klaten, 12 Juli 2012

Penulis

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ........................................................................................................ i LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................ ii KATA PENGANTAR ....................................................................................................... iii DAFTAR ISI....................................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR .........................................................................................................vii DAFTAR TABEL..............................................................................................................vii DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................................vii BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 A. B. C. 1. 2. 3. Latar Belakang ........................................................................................................ 1 Tujuan Praktik Industri ........................................................................................... 2 Manfaat Praktik Industri ......................................................................................... 2 Bagi mahasiswa .................................................................................................. 2 Dalam dunia pendidikan ..................................................................................... 3 Bagi industri ........................................................................................................ 3

BAB II PROFIL INDUSTRI ............................................................................................. 4 A. 1. 2. 3. B. 1. 2. 3. C. Profil Industri .......................................................................................................... 4 Uraian Singkat PT Intan Pariwara ...................................................................... 4 Visi dan Misi Industri ......................................................................................... 6 Struktur organisasi .............................................................................................. 8 Managemen Industri ............................................................................................... 9 Bidang-bidang di PT Intan Pariwara .................................................................. 9 Alur produksi pembuatan buku ......................................................................... 12 Jaringan perusahaan PT Intan Pariwara grup .................................................... 12 Jenis pekerjaan yang sesuai dengan bidang gerak industri ................................... 13

D. Peralatan dan Bahan yang Diperlukan Untuk Mewujudkan Produk yang Diharapkan .................................................................................................................... 13 1. 2. Hardware ........................................................................................................... 13 Software ............................................................................................................ 14

BAB III KEGIATAN KEAHLIAN ................................................................................. 15 v

A. B. C. 1. 2. 3.

Kegiatan Industri ................................................................................................... 15 Proses produksi ..................................................................................................... 17 Pembahasan........................................................................................................... 17 Analisis Kebutuhan ........................................................................................... 17 Tahap Desain .................................................................................................... 25 Tahap Implementasi .......................................................................................... 31

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 38 A. B. Kesimpulan ........................................................................................................... 38 Saran ..................................................................................................................... 38

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 40 DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... 41

vi

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR TABEL

DAFTAR LAMPIRAN

Dilengkapi !

vii

BAB I PENDAHULUAN BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PT. Intan Pariwara berdiri sejak 1984. PT. Intan Pariwara ikut berperan aktif dalam peningkatan kualitas pendidikan nasional. Hal ini dapat dilihat dari mutu produk - produk yang dihasilkan oleh PT Intan Pariwara mulai dari jenjang TK sampai SMU. Berbagai program yang dicanangkan pemerintah, khususnya Departemen Pendidikan Nasional dan Departemen Agama pun secara aktif diikuti oleh PT Intan Pariwara. PT Intan Pariwara membagi anggotanya menjadi beberapa divisi. Dan salah satu dari divisi yang terdapat di PT Intan Pariwara adalah divisi Informatics & Technology Software. Dalam hal ini tentu saja PT. Intan Pariwara memiliki keterkaitan yang erat dan sesuai dengan bidang yang ditempuh oleh pemohon sekarang ini yaitu Pendidikan Teknik Informatika. Dengan itulah maka PT. Intan Pariwara dijadikan pilihan dalam melaksanakan Praktik Industri. Pelaksanaan Praktek Industri ini, memilih bidang Informatics and Technology Software karena di bidang ini bisa mengembangkan dan mempelajari banyak tentang hardware dan software. Misalnya: membangun sistem informasi kepegawaian PT Intan Pariwara. Dengan program Praktik Industri diharapkan dapat mengetahui perkembangan teknologi di industri yang relevan dengan program studinya dan akan meningkatkan kerjasama yang erat antara lembaga pendidikan dengan industri.

B. Tujuan Praktik Industri Tujuan yang ingin dicapai setelah melaksanakan Praktik Industri di PT. Intan Pariwara Klaten : 1. Memperoleh pengetahuan tentang manajemen perusahaan terutama mengenai struktur organisasi beserta tugasnya. 2. Menambah pengetahuan baru yang berhubungan dengan Program Studi Pendidikan Teknik Informatika, sesuai dengan Program Studi yang sedang ditempuh pengusul proposal. 3. Menambah pengetahuan tentang Programming Theory dan Programming Language terutama pemrograman berbasis visual basic 6.0. 4. Menambah pengetahuan tentang Software Development yang ada di PT Intan Pariwara berbasis visual basic 6.0. 5. Menambah pengetahuan tentang Software Systems Management yang ada di PT Intan Pariwara. 6. Menambah pengetahuan tentang Database Management System Basics berbasis MySQL server.

C. Manfaat Praktik Industri Manfaat dilaksanakanya Praktik Industri adalah : 1. Bagi mahasiswa a. Menambah, memperdalam serta mengembangkan ilmu yang telah didapat di kampus. b. Mengembangkan dan meningkatkan sikap profesional mahasiswa dalam memasuki lapangan kerja yang sebenarnya sesuai dengan bidangnya. c. Mempersiapkan diri menjadi tenaga yang terampil untuk kebutuhan dunia industri. d. Membiasakan diri untuk mengenal dan
2

mengkondisikan diri dengan suasana lingkungan kerja

yang sebenarnya. 2. Dalam dunia pendidikan a. Merupakan suatu pemecahan masalah minimnya sarana dan alat praktik yang sesuai dengan dunia kerja dikampus, terutama peralatan-peralatan yang memang tidak mungkin untuk disediakan dikampus b. Menjalin hubungan baik antara pihak lembaga

pendidikan dengan industri. c. Mengetahui sejauh mana ilmu yang diterapkan di dunia industri. 3. Bagi industri a. Memberikan bantuan bagi Industri. b. Sebagai masukan apabila terdapat suatu permasalahan tentang Software Development. Sehingga bisa

menghasilkan keputusan atau penyelesaian yang efektif dan efisien.

BAB II PROFIL INDUSTRI BAB II PROFIL PT INTAN PARIWARA KLATEN A. Profil Industri 1. Uraian Singkat PT Intan Pariwara Pada tanggal 8 November 1982, terbentuklah sebuah perusahaan penerbit dan percetakan PT Intan Pariwara dengan tujuan mencerdaskan bangsa. Intan adalah permata yang indah, berkilau, bernilai tinggi, dan tahan benturan. Pariwara memiliki arti menyebar kemana-mana, merata, dan memberi manfaat kepada siapa saja. Intan Pariwara memulai usahanya dengan menerbitkan hanya beberapa buku pelajaran. Namun, buku-buku tersebut sudah berhasil memberikan manfaat kepada anak didik di seluruh pelosok nusantara. Sehingga bisa menjadikan siswa lebih pandai, lebih berprestasi baik di negeri sendiri maupun di manca negara. Hal ini, merupakan bukti betapa besar manfaat buku-buku yang diterbitkan PT Intan Pariwara. Intan Pariwara tidak sekedar berupaya melariskan buku terbitannya, tetapi juga selalu menjaga kualitas bahkan selalu meningkatkannya sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kegiatan usaha PT Intan Pariwara dilakukan di sebuah gedung yang berdiri diatas tanah seluas 25.641 m2 di Jalan Beringin, Klaten Utara, Kotif Klaten, Jawa Tengah. Berbagai masukan dari konsumen, pemerintah dan media masa yang membuat PT Intan Pariwara semakin dewasa. Intan Pariwara semakin matang dan semakin tahu bagaimana seharusnya membuat buku yang berkualitas, disukai dan bermanfaat bagi konsumen. Hal ini, bertumpu pada kepegawaian bagian editor.
4

Editor harus mendapatkan pelatihan intensif sehingga semakin hari para editor semakin menampakkan kehandalannya. Dengan hal inilah, PT Intan Pariwara berani menerbitkan buku pelajaran dari tingkat kanak-kanak, sekolah dasar, sekolah lanjut tingkat pertama, hingga sekolah menengah umum. Buku-buku tersebut antara lain : buku pelajaran IPA, IPS, PKN, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Agama, Pendidikan Jasmani dan Kesehatan, Seni Musik, dan buku evaluasi seluruh bidang studi. Namun demikian, kepegawaian bagian editor tidak akan berarti tanpa kerja sama dengan bagian-bagian lain. Editor memang bertanggung jawab terhadap materi buku, akan tetapi agar menjadi buku yang lebih menarik semua naskah harus dilengkapi dengan ilustrasi baik itu tata perwajahan yang baik dan cover yang menarik. Kepegawaian yang bertanggung jawab untuk

menyelesaikan ini semua adalah bagian desain dan tata letak. Setelah ilustrasi, tata perwajahan dan cover naskah tersebut dicetak. Untuk sampai ke konsumen, bagian pemasaranlah yang bertugas memasarkan buku-buku tersebut. Karena proses tersebut, kesibukan tidak dapat dihindarkan. Berpuluh-puluh karyawan memacu diri bergelut dengan pekerjaan masing-masing, berpadu seperti orkestra dar negeri entah berantah membuat kesejahteraan mereka pun bertambah. Untuk menjaga kesehatan jasmani dan rohani pegawai, di Intan Pariwara mengedakan kegiatan keagamaan, olah raga, dan kesenian. Berkat dukungan karyawan dan berbagai kelangan, seperti konsultan ahli bidang ilmu, perusahaan pengangkutan, perusahaan percetakan, agen diseluruh Indonesia, toko buku dan seluruh jajaran depertemen pendidikan dan kebudayaan Intan Pariwara

dapat berperan serta dala mencerdaskan bangsa. Jalinan kerjasama antar beberapa pihak itulah yang membuat PT Intan Pariwara tahan atas benturan sehingga berkembang sampai saat ini.
5

Pada tahun 1992, PT Intan Pariwara menjadi sponsor tunggal olimpiade fisika tingkat dunia di Amerika Serikat. Namun, Indonesia pada saat itu hanya memperoleh medali perunggu. PT Intan Pariwara mengucapkan terima kasih kepada para penulis, editor, masyarakat, media masa dan terutama kepa Tuhan YME atas semua rahmat yang diberikan-Nya PT Intan Pariwara masih berkembang samai sekarang. PT Intan Pariwara juga memohon doa dan restu dari semua lapisan masyarakat untuk dapat mewujudkan impiannya yaitu menerbitkan buku yang lebih berkualitas. Sehingga nanatinya bisa menjadikan anak didik bangsa Indonesia mampu berkiprah di era globaisasi untuk mencapai kesejajaran dengan bangsa lain.

2. Visi dan Misi Industri Visi PT Intan Pariwara adalah ikut mencerdaskan kehidupan bangsa dengan menyediakan sarana pendidikan yang bermutu. Untuk mencapai visi tersebut perusahaan mempunyai misi menerbitkan buku ilmu pengetahuan dengan harga terjangkau. Sedangkan filosofi atau kredo perusahaan adalah mari bersama Intan Pariwara mencerdaskan bangsa. PT Intan Pariwara sangat aktif dalam peningkatan pendidikan nasional di Indonesia. Hal ini dapat dibuktikan dengan berkualitasnya buku-buku, serta produk-produk pendukung lainnya yang bermanfaat bagi kegiatan belajar mengajar di sekolah. Berbagai program yang dicanangkan pemerintah, khususnya Departement Pendidikan Nasional dan Departement Agama pun secara aktif diikuti oleh PT Intan Pariwara. PT Intan Pariwara mengedepankan etika bisnis yang baik sesuai dengan aturan pemerintah. Dengan hal itu, PT Intan Pariwara telah berhasil menciptakan lapangan kerja, baik di
6

wilayah kantor pusat maupun di daerah-daerah (perwakilan, agen, distributor atau toko buku). PT Intan Pariwara juga memberikan perhatian terhadap kesejahteraan karyawan, rekanan kerja, dan selalu termotovasi untuk memberikan nilai tembah terhadap kebutuhan konsumen.

3. Struktur organisasi

B. Managemen Industri 1. Bidang-bidang di PT Intan Pariwara a. Editor Editor adalah bagian yang mempunyai tanggung jawab terhadap bobot materi buku. Tugas editor adalah mengedit naskah dari penulis dalam hal : Menyesuaikan naskah dengan kurikulum yang berlaku. Memperbaiki tata bahasa. Meningkatkan bobot materi. Update informasi disesuaikan dengan

perkembangan.

b. Design Bagian Design bertugas menyiapkan semua elemen artistik yang dibutuhkan dalam penyusunan buku, antara lain: Kover buku Ilustrasi untuk menjelaskan materi Sumber data bisa didapat dari perpustakaan. Internet, manual dll.

c. Layout Bagian Lay-out atau tata letak bertugas menyusun naskah buku ke format buku sebenarnya. Tugas bagian layout: Mengetik naskah Membuat pola layout buku, memasang gambar foto/ilustrasi
9

 Menyediakan print out dummy buku.

d. Film dan Plate Naskah buku (dalam bentuk file) kemudian diserahkan ke bagia repro, untuk dijadikan master film/plate cetak, plate inilah yang akan dipasang pada mesin cetak. Pembuatan film menggunakan mesin image setter yang mampu menyusun (mountage) dan sparasi warna dalam format lebar sesuai dengan ukuran mesin cetak. e. Cetak Proses cetak buku pada dasarnya dibagi dua, cetak cover dan cetak isi buku, Cover buku biasanya full color, dicetak dengan mesin sparasi speedmaster, yang mampu mencetak dengan kecepatan 1200 lembar permenit. Cetak cover diakhiri dengan proses varnishing (pelapisan). Sedangkan isi buku dicetak dengan mesin berbeda, yaitu dengan web dan sheetfed.

f. Penjilidan Tahapan proses berikutnya adalah jilid dan potong Proses jilid dibagi dua yaitu jilid kawat dan jilid lem. Untuk buku yang isinya 96 ke bawah akan diproses dengan jilid kawat. Sedangkan buku yang isinya diatas 96 halaman akan diproses dengan jilid lem. Proses penjilidan semua dilakukan dengan mesin-mesin canggih dan otomatis. Buku-buku yang telah dijilid, kemudian dipotong rapi pada tiga sisi atas, kanan, dan bawah menggunakan mesin potong tiga sisi sekaligus.
10

g. Finishing Buku-buku yang telah selesai dipotong rapi, kemudian akan dilakukan ceking akhir, yaitu dengan cara sortir produkproduk yang cacat. Hanya produk-produk yang baik yang akan dikirim ke relasi. Buku-buku yang sudah diceking kemudian dipak dengan plastik per 10 produk sesuai dengan judulnya. Tujuannya agar tidak rusak apabila kena air baik di penyimpanan maupun dalam distribusinya. Akhirnya buku-buku yang telah dipak tersebut dimasukkan ke dalam kardus dan dipilahkan per judulnya. Buku siap didistribusikan.

h. Distribusi Produk didistribusikan ke seluruh pelosok Indonesia melalui jaringan perwakilan di seluruh negeri. Ada sekitar 140 Perwakilan di seluruh Indonesia. Buku-buku yang sudah dikemas, dikirim ke perwakilan-perwakilan PT Intan Pariwara, kemudian didistribusikan kepada relasi.

11

2. Alur produksi pembuatan buku

Proses Pembuatan Buku
Naskah Repro

Editor

Plate

Layout

Desain

Cetak isi

Cetak Cover

Q.C.

Jilid

File Naskah

Potong

Buku Siap Pakai

3. Jaringan perusahaan PT Intan Pariwara grup a. PT Pakar Raya (Bandung) Penerbit buku referensi terjemahan dari luar negeri dan Buku Pelajaran Bahasa Inggris SD sampai SMA b. PT Sunda Kelapa Pustaka (Jakarta) Penerbit buku sains c. PT Citra Aji Pratama (Yogyakarta) Penerbit buku pelajaran & pelengkap (EYD, Pupi, Atlas, Tabel Mat) d. PT Saka Mitra Kompetensi (Klaten) Penerbit buku sekolah Kejuruan (SMK) e. PT Cempaka Putih (Klaten) Penerbit buku ilmu sosial: PPKN, Sejerah, Ekonomi, Agama, dan Buku-Buku Pengayaan

12

f. PT Intan Pariwara (Klaten) Penerbit buku pelajaran dari TK s.d SMA dan Buku-Buku Pengayaan g. PT Apsara Tiyasa Sambada (Klaten) Produk alat tulis sekolah dan alat peraga h. PT Pustaka Insan Madani (Yogyakarta) Penerbit buku-buku islami i. PT Literatur Media Sukses (Jakarta) Penerbit buku pelajaran mendukung Ujian Akhir Nasional j. PT Macanan Jaya Cermalang ( Klaten) Percetakan k. PT Intan Sejati (Klaten) Percetakan C. Jenis pekerjaan yang sesuai dengan bidang gerak industri Berdasarkan struktur organisasi PT Intan Pariwara terdapat lima kelompok besar. Dari kelima kelompok tersebut, dibagi menjadi beberapa divisi. Untuk masing-masing divisi terdapat beberapa bagian. Dalam melakukan Praktek Industri penulis ditempatkan pada divisi Information & Technology. Dalam divisi ini penulis lebih berkecimpung di bagian programmer, sedangkan di bagian Hardware penulis hanya sedikit mengenal tentang server-server yang ada di PT Intan Pariwara. Bagian programmer di PT Intan Pariwara ditugaskan untuk membangun sebuah aplikasi guna pengarsipan data, pengarsipan gaji, pengarsipan presensi, dll. Sesuai dengan tugas tersebut untuk itu penulis mencoba membuat sebuah aplikasi yang bisa digunakan untuk merekap data persensi, data lembur, data pegawai, dan data gaji. D. Peralatan dan Bahan yang Diperlukan Untuk Mewujudkan Produk yang Diharapkan 1. Hardware a. CPU Processor Intel Core i3 350M
13

b. Harddisk 320 GB c. Monitor, Mouse dan Keyboard d. CD-ROM e. Memory 2 GB 2. Software a. Windows XP atau Windows 7 b. Microsoft Visual Basic 6.0 c. XAMPP Control Panel Version 2.5 d. MySQL ODBC 5.1 e. Crystal Report 8.5 Yang diberi warna merah ini dihapus saja

14

BAB III KEGIATAN KEAHLIAN BAB III KEGIATAN KEAHLIAN MEMBUAT SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT INTAN PARIWARA KLATEN
Berikan satu atau dua alinea pengantar, misal berisi tentang kegiatan praktik industri secara singkat, termasuk tugas yang diberikan pembimbing industri untuk membuat sistem informasi kepegawaian Berikan juga penjelasan sistematika bab ini, misal bagian awal akan dijelaskan dasar teori tentang seputar sistem informasi, perangkat lunak yang dipakai, dsb. Bagian berikutnya tentang pengembangan sistem informasi, yang terakhir tentang pengujian atau semacamnya.

A. Kegiatan Industri Kegiatan yang dilakukan di PT Intan pariwara meliputi berbagai bidang. Dalam kegiatan ini membahas tentang Programming and Software Development . Kegitan yang dilakukan di PT Intan Pariwara Klaten antara lain sebagai berikut : 1. Programming Theory Dalam hal ini kami mempelajari teori pemrograman khususnya visual basic karena interface yang kami gunakan berbasis visual basic. 2. Software Development dan Software System Management Disini kami juga mempelajari tentang pembangunan software khususnya di Industri. Selain itu, kami juga mempelajari tentang management software agar software yang dihasilkan lebih efisien dalam segi apapun. Karena mengingat user tidak semuanya

mengerti bahasa pemrograman jadi diharapkan produk yang dihasilkan bisa dipahami atau digunakan oleh siapapun. 3. Database Management System Basics
15

Walaupun interface itu penting, tapi lebih penting lagi ketika seorang progmamer lebih menguasai tentang pembangunan database. managemen Karena dengan mengetahui pembangunan akan dan

database

seorang

programer

mudah

mengaplikasikan kedalam interface apapun.

16

B. Proses produksi Pembuatan sistem informasi kepegawaian di PT Intan Pariwara ini membutuhkan waktu selama dua bulan. Proses yang harus dilakukan demi terwujudnya sistem informasi tersebut adalah : 1. Menganalisis kebutuhan yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi kepegawaian. 2. Design menu-menu dan form yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi sesuai dengan analisis kebutuhan yang ada. 3. Implementasi masing-masing menu dan form-form yang ada dalam sistem informasi tersebut. 4. Testing sistem informasi oleh pembimbing industri guna mencocokan apakah program sudah sesuai dengan analisis kebutuhan yang ada. 5. Maintanance program baik itu secara korektif, adaptif maupun perfective.

C. Pembahasan 1. Analisis Kebutuhan 1.1.Pendahuluan Arsip kepegawaian merupakan hal yang umum diperlukan untuk masing-masing perusahaan. Selain itu data-data tersebut sering dibutuhkan beberapa pegawai atau karyawan suatu perusahaan jadi tidak hanya satu karyawan saja. Masalah tersebut tentu menjadi permasalahan yang harus segera diselesaikan. Permasalahan ini dapat diselesaikan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang berkembang pesat saat ini. Disamping itu, hampir semua pegawai sudah bisa menggunakan komputer. Untuk itu, kami membangun suatu sistem informasi yang berisi

17

tentang data kepegawaian, gaji, data presensi dan data lembur pegawai berbasis dekstop. 1.2.Sistem yang Direncanakan Sistem informasi dibuat menggunakan dua aplikasi yaitu visual basic dan MySQL. Sistem informasi ini berisi tentang data kepegawaian. Data-data tersebut bisa diupdate, dihapus dan dicetak.. Sistem informasi ini bisa dijalankan oleh semua user, sesuai dengan list transaksi yang diijinkan oleh admin. Sehingga apabila ada pegawai yang ingin mendaftar sebagai user, dia harus daftar lewat admin sekaligus admin memberikan perijinan transaksi apa saja yang diperbolehkan. 1.3.Sasaran Pengembangan Sistem Informasi Sistem informasi ini bisa digunakan untuk semua pegawai di PT Intan pariwara sesuai dengan list transaksi yang disetujui oleh admin. Jadi bisa saja karyawan dalam satu divisi memiliki perijinan transaksi yang berbeda-beda. Perijinan transaksi yang berbeda-beda ini, disesuaikan dengan tugas masing-masing karyawan. Diharapkan dengan seperti ini, semua data bisa terupdate secara terus-menerus dan mempermudah apabila ada seseorang membutuhkan data secara mendadak. 1.4.Kebutuhan kebutuhan Informasi Pemakai Kebutuhan-kebutuhan informasi yang harus dihasilkan oleh software ini adalah menghasilkan informasi tentang data kepegawaian, seperti : nik, nama, divisi, bagian, no hp, alamat, dll.

18

1.5.Spesifikasi Sistem Tujuan dari pembuatan program ini adalah menyediakan informasi data kepegawaian. Lingkup sistem pada program yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar 1. Berdasarkan gambar 1 untuk memberikan informasi tentang data kepegawaian membutuhkan data-data dasar yang

dikelompokkan sebagai berikut : a. Data pegawai b. Data gaji c. Data lembur d. Data presensi
Tabel Pegawai Tabel Gaji

Tabel Presensi

Database Kepegawaian

Tabel Lembur

Informasi

Data Kegawaian

Data Gaji Pegawai

Gambar 1. Lingkup Sistem Sistem Informasi Kepegawaian PT Intan Pariwara Klaten

19

Pemodelan sistem menggunakan analisis terstruktur yaitu menggunakan data flow diagram (DFD) model sistem yang dikembangkan dapat dilihat pada gambar berikut : a. Diagram kontek
LEVEL 0 ( DIAGRAM KONTEK)

Admin

Input Identitas User

Data User

User

Input List Transaksi User

List Transaksi

Proses sesuai dengan List yang diijinkan oleh Admin

Gambar 2. Diagram Kontek

20

b. Data Flow Diagram level 1

Level 1 ( menggunakan Data Store )

Admin

Input Identitas User

Data User

Input List Transaksi User

List Transaksi

User

Stor Data Transaksi

Update dan CetakData Pegawai

Data Pegawai

Input Data Lembur

Data Lembur

Input Data Presensi

Data Presensi

Input Gaji_Master

Gaji Pokok,Tun_Fungsional,Tun_ Harian,Pot_Harian

Input Gaji

Cetak Gaji

Data Gaji Keseluruhan

Gambar 3. DFD Level 1 1.6.Sistem dan Prosedur Pengelolaan Berdasarkan dari Data Flow Diagram sebelumnya, dapat dijelaskan system dan prosedur untuk melakukan transaksi sebagai user. Berikut adalah beberapa transaksi utama beserta keterangannya : Mendaftar sebagai User Terdapat dua langkah ketika pegawai ingin mendaftar sebagai user, yaitu : input identitas user dan input list transaksi user. Yang pertama, admin menginputkan identitas calon user. Setelah data tersebut terekam, kemudian admin memasukkan list transaksi yang sesuai dengan tugasnya masing-masing calon user tersebut.
21

 Login sebagai User Apabila sudah terdaftar sebagai user, bisa login dimana username dan passwordnya menggunakan nik.

Untuk mengganti password bisa diklik tombol sign-up. Setelah login berhasil, akan muncul menu-menu sesuai dengan list transaksi yang disetujui oleh admin. Berikut transaksi-transaksi yang tersedia dalam program : a. Input Data Presensi Transasksi ini digunakan untuk input presensi pegawai setiap harinnya. b. Input Gaji Pegawai Transaksi ini digunakan untuk input Gaji Pegawai sampai memperoleh Gaji Bersih tiap pegawainya. Transaksi ini dilakukan setelah menginputkan Setting Gaji. c. Lihat Gaji Pegawai Transaksi ini digunakan untuk melihat gaji tiap bulan dan tiap pegawainya. d. Setting Gaji Transaksi ini digunakan untuk memasukkan gaji pokok, tunjangan fungsional, total tunjangan harian dan potongan harian. e. Input Data Lembur Transaksi ini digunakan untuk menginputkan data lembur tiap harinya. f. Input Menu Akses Transaksi ini digunakan untuk memasukkan list transaksi yang diijinkan tiap user. g. Input Pegawai

22

Transaksi ini digunakan untuk menginputkan data pegawai. h. Lihat Pegawai Transaksi ini digunakan untuk melihat data baik tiap pegawai maupun semua pegawai. i. Cetak Data Pegawai Transaksi ini digunakan untuk mencetak data baik itu tiap pegawai maupun seluruh pegawai. j. Ubah Data Pegawai Transaksi ini digunakan untuk mengubah identitas pegawai. k. Ganti Password Transaksi ini digunakan untuk mengganti password. Hal ini harus dilakukan tiap user, karena ini merupakan hal yang bersifat privasi. 1.7.Validasi Validasi diterapkan untuk memastikan bahwa sistem informasi yang dibuat sudah benar-benar mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi sebelumnya. Selain itu, validasi ini juga mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan pada sistem. Berikut kriteria yang digunakan untuk melakukan validasi : Masukan Data Pegawai Sebelum data disimpan, sebelumnya akan terjadi

pengecekan apakah penulisan sudah benar. Selain itu juga terdapat pengecekan terhadapa data yang wajib diisi. Apabila terdapat salah satu yang belum diisi dari data yang wajib diisi, maka sistem tersebut tidak akan berhasil

menyimpannya dan akan memberikan peringatan. Masukan Data Gaji

23

Sebelum terjadi penyimpanan untuk data gaji, terjadi pengecekan pada tanggal pemasukan gaji. Jika pemasukan terjadi pada bulan dan tahun yang sama maka data tersebut akan diupdate, tapi jika pada tahun atau bulan yang berbeda maka data tersebut akan dimasukkan sebagai data baru. Masukan Data Lembur Sebelum data tersimpan dalam data lembur dan dimasukkan untuk perhitungan gaji akan terjadi pengecekan pada tanggal, bulan dan tahun lembur. Jika terjadi pada tanggal,bulan, tahun dan NIK yang sama, maka data tersebut akan diupdate sedangkan apabila berbeda data tersebut akan diinsert. Masukan Data Presensi Sebelum data tersimpan dalam data presensi dan dimasukkan untuk perhitungan gaji akan terjadi pengecekan pada tanggal, bulan dan tahun presensi. Jika terjadi pada tanggal,bulan, tahun dan NIK yang sama, maka data tersebut akan diupdate sedangkan apabila berbeda data tersebut akan diinsert. Output Perhitungan Gaji Melakukan pengecekan dengan memasukkan data-data yang dibutuhkan dalam penggajian. Setelah itu mengamati, apakah output yang dihasilkan sistem sudah sesuai dengan hasil yang kita harapkan. 1.8.Batasan Batasan dalam pengembangan sistem ini antara lain : 3.1.Pertama kali ingin menggunakan sistem harus mendaftar lewat admin guna memperoleh NIK dan password untuk login.

24

3.2.Ketika melakukan pendaftaran, admin juga menglist transaksi yang diijinkan oleh masing-masing pegawai. 3.3.User hanya bisa melakukan transaksi yang diijinkan oleh admin. 2. Tahap Desain 2.1.Desain Arsitektur Desain arsitektur merupakan tahap awal dalam proses pengembangan sistem informasi. Berikut desain arsitektur sistem informasi kepegawaian PT Intan Pariwara :

Menu Utama

Entri Data

Sistem Informasi

Utilitas

Data Pegawai

Data Pegawai

Back Up Data Pegawai

Data Presensi

Data Presensi

Back Up Data Presensi

Data Lembur

Data Lembur

Back Up Data Lembur

Gajii

Gajii

Back Up Gajii

Transaksi

Gambar 4. Desain Arsitektur Sistem Informasi Kepagawaian PT Intan Pariwara Klaten

25

Berdasarkan DFD yang sudah ada, struktur file basis data digambarkan dalam kamus data (Data Dictionary). Untuk mengimplementasikan sebagai berikut : File Admin File Divisi File Bagian File Data Lembur File Data Presensi File Gaji Master File Gaji File Transaksi File Data Pegawai sistem tersebut membutuhkan file

2.2.Kamus Data Tabel 1. Tabel Kamus Data Admin No 1. 2. Atribut Username Password Tipe Data Text Varchar(8)

Tabel 2. Tabel Kamus Divisi No 1. 2. Atribut Id divisi Nama divisi Tipe Data Varchar(2) Varchar(50)

26

Tabel 3. Tabel Kamus Bagian No 1. 2. Atribut Id bagian Nama bagian Tipe Data Varchar(5) Text

Tabel 4. Tabel Kamus Data Lembur No 1. 2. Atribut Tanggal lembur Waktu Tipe Data text Varchar(5)

Tabel 5. Tabel Kamus Data Presensi No 1. 2. 3. Atribut Tanggal akses Keterangan Poin Tipe Data Varchar(15) Varchar(5) Int(1)

Tabel 6. Tabel Kamus Gaji Master No 1. 2. 3. Atribut Gaji pokok Tunjangan fungsional Total tunjangan harian Tipe Data Int(11) Int(11) Int(11)

Tabel 7. Tabel Kamus Gaji No 1. 2. 3. 4. Atribut Tunjangan Lembur Tunjangan hari raya Gaji kotor Tipe Data Double Varchar(15) Varchar(15) Varchar(15)
27

5. 6. 7. 8. 9.

Potongan jamsostek Potongan lain-lain Potongan pajak Potongan harian Gaji bersih

Varchar(15) Varchar(15) Varchar(15) Varchar(15) Varchar(15)

Tabel 8. Tabel Kamus Transaksi No 1. 2. 3. Atribut Kode transaksi Kelompok menu Menu Tipe Data Varchar(5) Varchar(50) Varchar(50)

Tabel 9. Tabel Kamus Data Pegawai No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Atribut NIK Nama Password Tanggal masuk Tanggal keluar Alamat domisili Kota domisili Telepon rumah No HP Tempat lahir Tanggal lahir Agama Sex Pendidikan Nama instansi Tipe Data Varchar(10) Varchar(50) Varchar(10) Varchar(20) Varchar(20) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(12) Varchar(15) Varchar(15) Varchar(20) Vachar(8) Varchar(8) Varchar(5) Varchar(50)
28

16. 17.

Status Status perusahaan

Varchar(15) Varchar(15)

2.3.Desain Output Output yaang dihasilkan dari sistem ini adalah laporan mengenai data pegawai. 2.4.Desain Prosedure Desain prosedur ini menjelaskan algoritma dari sistem informasi tersebut.

29

Mulai

Username, Password

Berhasil

Tidak

Daftar Ke Admin

Ya

Apakah Admin?

Input Menu Akses

Tidak Melakukan Transaksi sesuai dengan privileges dari admin

Input Data Presensi

Ya

Menginput Data Presensi

Tidak

Input Data Lembur

Menginput Data Lembur

Input Gaji Pegawai

Menginput Gaji Pegawai

Selesai

Lihat Gaji Pegawai

Melihat Gaji Pegawai

Ubah Data Pegawai

Mengubah Data Pegawai

Lihat dan Cetak Data Pegawai

Melihat dan Mencetak Data Pegawai

Gambar 5. Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian PT Intan Pariwara Klaten

30

3. Tahap Implementasi 3.1. Form Index Saat pertama kali program dijalankan, form inilah yang muncul. Form ini hanya akan berjalan beberapa detik saja sesuai dengan waktu yang diatur dalam program.

Gambar 6. Form Index 3.2. Form Login Setelah proses loading selesai, selanjutnya akan muncul form login. Disini User harus mengisikan username dan password. Untuk User yang baru daftar dan belum

menggantikan password, bisa menggunakan nik.

Gambar 7. Form Login 3.3. Form MDIForm1 Login berhasil, selanjutnya akan muncul form MDIForm1. Form ini akan menampilkan list transaksi sesuai dengan yang diijinkan admin. List transaksi tersebut, ditampilkan dalam
31

listBox. Seperti yang terlihat dalam gambar dibawah ini. Menu yang terdapat dalam ListBox apabila di klik, maka akan muncul form yang sesuai.

Gambar 8. Form MDIForm1 3.4. Form Akses Form ini tampil setelah diklik Input Menu Akses. hal ini sesuai dengan default dalam program, untuk input menu akses hanya bisa dilakukan oleh admin. Jadi disini admin bisa nambah, hapus, dan lihat list transaksi masing-masing user.

Gambar 9. Form Akses

32

3.5. Form Pegawai Form ini akan tampil setelah diklik kepegawaian. Setelah itu akan muncul list menu di listBox yaitu : input pegawai, lihat pegawai, cetak data pegawai, ubah data pegawai dan ganti password. a. Tambah Pegawai Sesuai dengan pegawai bisa

default

program, semuanya

untuk dengan

input syarat

user(pegawai) hanya bisa dilakukan oleh admin. Untuk lihat dilakukan

diperijinkan untuk Input pegawai dan Ubah data pegawai. Hal ini bisa terjadi karena untuk lihat pegawai terletak dalam satu form dengan Ubah data pegawai dan Input pegawai hanya beda tab.

Gambar 10. Form Pegawai untuk menambahkan data pegawai

33

Gambar 11. Form Pegawai untuk melihat data pegawai b. Ubah Data Pegawai Form ini akan muncul setelah klik Ubah Data Pegawai dalam listBox. Untuk Ubah data, data yang ingin diubah dipilih terlebih dahulu sesuai dengan data yang terdapat dalam DataGrid sesudah itu diklik Ubah.

Gambar 12. Form Pegawai untuk Ubah Data Pegawai c. Cetak Data Pegawai Form ini akan muncul setelah klik Cetak Data Pegawai dalam listBox. Form cetak data pegawai terdapat dua pilihan ingin mencetak satu pegawai ataupun seluruh pegawai. Untuk mencetak satu pegawai, dapat dilakukan pencarian identitas

34

terlebih dahulu dengan memasukkan nik dalam checkBox kemudian baru klik Cetak Per Pegawai.

Gambar 13. Form Pegawai untuk Cetak Data Pegawai

Gambar 14. Pencarian Data Pegawai

Gambar 15. Tampilan Hasil Cetak Satu Pegawai

35

Gambar 16. Tampilan Hasil Cetak Seluruh Pegawai 3.6. Form Ganti Password Form ini digunakan untuk menggati password untuk menjaga keamanan sistem informasi ini. karena mengingat password yang diberikan admin adalah nik jadi mudah untuk dilacak oleh user yang lain apabila password tidak segera diganti.

Gambar 17. Form Ganti Password

36

3.7. Form Sign-Up Form ini digunakan untuk menyetting password pegawai. Hal ini harus dilakukan tiap pegawai guna menjaga keamanan sistem karena mengingat default password adalah NIK. Jadi mudah untuk disalahgunakan oleh orang lain.

Gambar 18. Form Sign-Up

37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan 1. PT. Intan Pariwara Klaten merupakan alternatif yang sesuai untuk tempat Praktek Industri, khususnya bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang berlatar belakang Teknik Informatika yang ingin mengembangkan ilmunya tentang hardware dan software. 2. Data kearsipan kepegawaian PT. Intan Pariwara membutuhkan suatu aplikasi yang dapat mempermudah dalam mengelolannya. Dengan aplikasi tersebut data akan saling terintegarasi. 3. Kegiatan utama yang dilakukan selama Praktek Industri adalah membuat sistem informasi tentang kepegawaian PT. Intan Pariwara Klaten. 4. Menjelang akhir pelaksanan Praktek Industri, mahasiswa mempelajari server yang ada di PT. Intan Pariwara Klaten. B. Saran 1. Pihak PT. Intan Pariwara Klaten a. Diharapkan PT. Intan Pariwara Klaten dapat mempertahankan predikat-predikat terbaik mengenai hal-hal yang berkaitan dengan Dunia Pendidikan. b. Diharapkan pembimbing industri dalam membimbing prakerin, lebih sering memonitoring seperti memberikan pengarahan yang lebih menganai proyek praktek industri tersebut. c. Diharapkan pembimbing industri memberikan pengalaman guna menambah pengetahuan dan kreativitas peserta prakerin.

38

2. Pihak Universitas Negeri Yogyakarta a. Diharapkan dari pihak Universitas, memberikan informasi kepada pihak industri mengenai kemampuan, prestasi dan kompetensi peserta prakerin agar lebih makasimal dalam melaksanakan praktek industri. b. Diharapkan dari pihak Universitas mengawasi dan memantau prakerin dengan cara berkomunikasi dengan pihak industri. c. Diharapkan dari pihak Universitas dapat mengatur keseragaman waktu pelaksanaan kegiatan praktek industri. d. Diharapkan pihak Universitas, khususnya pihak Fakultas dan Jurusan dapat menyediakan Link bagi mahasiswa-mahasiswa yang akan melakukan Praktek Industri, agar mahasiswa tidak salah dalam memilih Instansi atau Perusahaan tempat praktek.

39

DAFTAR PUSTAKA (dihapus saja, ini bukan pustaka yang dimaksud)

Tim Praktik Industri. (2012). Pedoman Praktik Industri Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta : FT UNY.

40

DAFTAR LAMPIRAN

41