8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 1

Pengurusan & Pentadbiran

Sistem Fail
Oleh

Sekretariat KRS MUSLEH
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 2
Pengenalan
*Hasil lawatan yang dijalankan oleh sekretariat
mendapati tidak ada keseragaman dalam
pengurusan sistem fail. Sekolah menyediakan
fail mengikut sistem sendiri.
-Pengurusan fail yang telah dilaksanakan oleh
sekolah ditakrif/dikategori sebagai:-
Baik.
Sederhana.
tidak menepati matlamat sebenar sistem fail.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 3
4Tidak ada keseragaman dalam format dan
bentuk fail.
^Penggunaan sistem Fail didapati pelbagai.
=Sistem fail tidak menepati matlamat.

Kesimpulan: Sudah sampai masanya dari
segi pengurusan, format dan pergerakan
fail diselaraskan supaya pihak pentadbiran
sekolah dapat menguruskan fail dengan
lebih baik dan berkesan.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 4
Matlamat
Supaya pentadbiran sekolah dapat
mengendalikan fail secara profesional
dalam memartabatkan profesion
keguruan / institusi pendidikan
khususnya Kadet Remaja Sekolah
MUSLEH.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 5
Objektif
*Supaya semua pihak di sekolah dapat
memahami Sistem Fail yang mantap /
yang diguna pakai:
*1 Mengetahui definisi fail
*2 Mengetahui prinsip-prinsip memfail
*3 Mengetahui proses memfail
*4 Mengetahui cara-cara pengkelasan
fail
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 6
Antaranya:
4Memberi tajuk fail
4Membuat pengkelasan fail
4Penyelenggaraan fail
4Menyimpan selamat

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 7
Diharapkan melalui pembentangan
kertas kerja ini semua peserta
dapat memahami:
4Tujuan sebenar kewujudan Fail
4Sistem Pengkelasan Fail
4Cara Penyelenggaan Fail
4Cara Pergerakan Fail
4Cara Menyimpan Selamat
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 8
Fail
Dari bahasa Sanskrit =

FILUM

=Satu rangkaian yang diikat dengan tali.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 9
Definisi Sistem Fail
Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk simpan
selamat atau satu rantaian aktiviti
yang bermula dan berakhir pada
titik yang sama
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 10
Proses mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan menyelenggara fail-
fail bagi memudahkan pengurusannya
apabila diperlukan
gFail sebagai alat komunikasi yang sah
(Dokumen Hitam Putih).
@Satu rantaian aktiviti yang bermula
dan berakhir pada titik yang sama
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 11
Prinsip-Prinsip
Sistem Fail-Memfail
Tidak banyak menggunakan ruang, fail
berkulit nipis lebih baik dari fail
berkulit tebal.
Mudah disediakan dan disimpan.
Murah dan mudah didapati.
Cara yang mudah diperluaskan dan
dipakai berterusan
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 12

+Rekod mudah dicari bila
diperlukan, tanpa membuang
masa yang banyak
Cross reference - maklumat-
maklumat berkaitan dimasukkan
dalam fail berkenaan.
Beri tanda (art guides) bila
dikeluarkan
3 jenis fail besar
Fail induk
Fail pengurusan & pentadbiran
Fail program
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 13
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 14
Kaedah Pengkelasan Fail Umum
Kini ada pelbagai cara
4Mengikut Siri
4Mengikut Tahun
4Mengikut Bahagian/Unit
Kaedah Sistem Yang Tepat -
Mengikut Pengkelasan Perkara
(Diamalkan oleh IAB)
FAIL INDUK
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 15
TAJUK BESAR
PENGENALAN KRS
HUBUNGAN KRS KPM DENGAN KRS MUSLEH
STRUKTUR ORGANISASI
4 PUSAT
4 SEKOLAH
PEGAWAI
KADET
SUKATAN PELAJARAN
PERANCANGAN TAHUNAN
LAMPIRAN
4 SIJIL PENDAFTARAN
4 SALINAN SURAT KPM
4 SIJIL TAULIAH KOMANDEN & TIMBALAN KOMANDEN
4 SURAT PERLANTIKAN PEGAWAI

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 16
FAIL PENGURUSAN
& PENTADBIRAN
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 17
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 18
TAJUK BESAR
1. PENGURUSAN & PENTADBIRAN

2. PERHUBUNGAN

3. PERLANTIKAN & PENTAULIAHAN

4. KURSUS & BENGKEL

5. PEMANTAUAN

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 19
Memberi Kod Kepada Fail
Memberi tajuk besar fail: cth: Pentadbiran
Memberi Kod kepada Fail - tajuk fail boleh
diberikan angka kod seperti berikut:

MUSLEH / KRS / 1
SRAI / KRS / 1

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 20
Level Satu (perkara fail)
Semua fail Pentadbiran akan
menggunakan tajuk besar yang
sama iaitu:

MUSLEH / KRS / 1




8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 21
Level Dua - Perkara
Bagi perkara kod angka seperti berikut:
MUSLEH / KRS / 1-1
1-1 Jawatankuasa induk
1-2 Jawatankuasa sekretariat
1-3 Jawatankuasa Majlis
Jurulatih


8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 22
Level Tiga (bil dokumen)
Contoh: 1-1 (__?_)
A. Surat panggilan mesyuarat

1. PENTADBIRAN
(MESYUARAT)
Jawatankuasa Lembaga Pengarah MUSLEH MUSLEH / KRS / 1-1
Jawatankuasa Induk MUSLEH / KRS / 1-2
Jawatankuasa Sekretariat MUSLEH / KRS / 1-3
Jawatankuasa Majlis Jurulatih MUSLEH / KRS / 1-4
(surat panggil mesyuarat & minit mesyuarat)
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 23
2. PERHUBUNGAN
Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) MUSLEH / KRS / 2-1
Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) MUSLEH / KRS / 2-2
Sekolah Rangkaian MUSLEH MUSLEH / KRS / 2-3
Sekolah Rangkaian Pendidikan Islam MUSLEH / KRS / 2-4
Sekolah Kerajaan MUSLEH / KRS / 2-5
Sekolah Luar Negara MUSLEH / KRS / 2-6

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 24
3. PERLANTIKAN & PENTAULIAHAN
Pegawai Pengurusan MUSLEH / KRS / 3-1
Pegawai Latihan
Mejar MUSLEH / KRS / 3-2-1
Kepten MUSLEH / KRS / 3-2-2
Leftenan MUSLEH / KRS / 3-2-3
Leftenan Muda MUSLEH / KRS / 3-2-4
Kadet
Pegawai Waran I MUSLEH / KRS / 3-3-1
Pegawai Waran II MUSLEH / KRS / 3-3-2
Staf Sarjan MUSLEH / KRS / 3-3-3
Sarjan MUSLEH / KRS / 3-3-4

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 25
4. KURSUS & BENGKEL
Kursus Kenaikan Pangkat Leftenan MUSLEH / KRS / 4-1
Kursus Kenaikan Pangkat Leftenan Muda MUSLEH / KRS / 4-2
Kursus Kenaikan Pangkat Pegawai Waran MUSLEH / KRS / 4-3
Kursus Kenaikan Pangkat Sarjan/Staf Sarjan MUSLEH / KRS / 4-4
Kursus Kemahiran MUSLEH / KRS / 4-5
Bengkel MUSLEH / KRS / 4-6
Perkhemahan MUSLEH / KRS / 4-7

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 26
PEMANTAUAN
Surat pemakluman & perlantikan MUSLEH / KRS / 5-1
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 27
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 28
Pendaftaran Fail
Satu cara merekod segala fail-fail yang
telah dibuka dengan sistematik
a) Sistem Doket
b) Sistem Kad (digunakan di sekolah)
c) Sistem Buku
d) sistem Komputer
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 29
Kertas Minit
Setiap fail perlu disediakan kertas
minit
Menggunakan Borang khas
- Merekodkan Minit Perhubungan
- (Arahan rasmi dari seorang
pegawai kepada pegawai lain)


8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 30
1.Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit
Contoh bentuk Kertas Minit (Borang khas)
Kertas Minit No: Helaian No:
Bilangan Tarikh

Perkara/Catatan

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 31
Cara Merekod Pada Kertas Minit
Kertas Minit dibahagikan kepada 3 kolum:

Bilangan - merujuk kepada bilangan
kandungan surat dalam fail berkenaan.
Tarikh - tarikh surat dikandungkan/direkod
Perkara/ Catatan - tajuk surat yang
dikandungkan dalam fail berkenaan
- untuk tindakan /perhatian.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 32
2. Salinan surat keluar dan surat masuk diberi
nombor dalam bulatan pada penjuru kanan surat
berkenaan.
Jabatan Pendidikan Pulau Pinang
10900 Pulau Pinang Tel: 04-2625339
______________________________________________________________________________________________________________________________________
Pengetua Ruj. Tuan:
Semua Sek. Men. Ruj. Kami:
Negeri Pulau Pinang Tarikh : 12 Januari 2001

Tuan,

Majlis Taklimat Pengurusan BKP (Thn2001)
1
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 33


3. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail
hendaklah direkod pada kertas minit.

Bil. Tarikh Perkara/Catatan
15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat
Pengurusan BKP(2001).
TP: Untuk makluman tuan. PT 15/1
PK 1
(i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
(ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini
dan sedia jadual Guru ganti kelas beliau.
TP 15/1
1
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 34
4. Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail bagi
tujuan merekod keluar masuk surat.


Salinan surat masuk
dan surat keluar
Kertas Minit
1.
2
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 35
5. Kandungan masuk - dakwat merah



6. Kandungan keluar - dakwat biru / hitam

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 36
Contoh Merekod Kertas Minit:
Bil. Tarikh Perkara/Catatan
15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat
Pengurusan BKP(2001).
TP: Untuk makluman tuan. PT 15/1
PK HEM
(i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
(ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini
dan maklum jadual Guru ganti kelas
beliau.
TP 15/1
1
FAIL PROGRAM
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 37
TAJUK BESAR
KERTAS KERJA
LAPORAN MINGGUAN
LAPORAN PROGRAM
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 38
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 39
Pergerakan Fail (Komunikasi Fail)
1. Fail seharusnya berfungsi sebagai alat
komunikasi (ARAHAN BERTULIS) dari
seorang pegawai kepada pegawai lain.
2. Fail sebagai alat perhubungan semestinya
melalui semua tahap yang diperlukan
3. Surat-surat yang difailkan perlu diedar dan
tindakan perlu diambil hingga selesai.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 40
Cadangan Pergerakan fail seperti berikut:
i. Semua surat mestilah dimasukkan ke dalam
fail yang betul dan dinomborkan.
ii. Semua fail mesti terlebih dahulu
dikemukakan kepada Pengetua.
iii. Pengetua mestilah mengambil tindakan dan
mengarahkan orang bawahannya untuk
mengambil tindakan kepada surat ini melalui
catatan dalam kertas minit.

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 41
iv. Sipenerima fail mestilah juga
membuat catatan kepada tindakan
yang telah diambil
v. Fail yang selesai diambil tindakan
mestilah diberi tanda S -
Simpan/Selesai
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 42



1
S
Bil. Tarikh Perkara/Catatan
15/1/01
Surat panggilan Majlis Taklimat Pengurusan
BKP(2001).
TP: Untuk makluman tuan. PT 15/1
PK HEM
(i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
(ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini dan
sedia jadual Guru ganti kelas beliau. TP 15/1
SU Biasiswa /RMA
(i) Sila hadir taklimat ini. PK HEM 1 16/1
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 43


2/2/01
Menyemak Senarai Nama Pemegang Baru BKP.
TP: Disampaikan untuk makluman dan arahan.
PT 3/2
PK HEM(i) Saya telah maklum. Sila pastikan
semua tindakan dibuat seperti Perkara 2 a ,b dan c
arahan dalam surat berkenaan .
(ii) Pastikan juga senarai nama cetakan komputer
bersama-sama dengan borang-borang.
(iii) Minta Guru Biasiswa ambil perhatian tentang
tarikh penyerahan ke JPN.(14/2/2001) TP 3/2
SU Biasiswa- (i) sila patuh arahan TP spt. di atas.
PK1 4/2
Arahan dipatuhi dan Simpan SU 5/2
2
S
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 44


9/2/01
Senarai Nama Pemegang Biasiswa 2001
TP: Pinta tuan tandatangan untuk dihantar ke JPN
SU Biasiswa 9/2
PAR Sila pos dengan segera TP 9/2


PAR 10/2


3
S
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 45
Penutupan fail
Hendaklah ditutup apabila mengandungi 100
kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal.
Setelah fail itu penuh catatkan Jilit I pada
nombor rujukannya, buka fail lain dengan
menggunakan jilid II(Bilangan kandungan
dimulakan dengan nombor baru (01)
Fail yang perlukan tindakan segera, tanda
bercetak Tindakan Serta merta atau
Segera disematkan pada kulit fail.
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 46
Peringkat Keselamatan Fail

1. Rahsia Besar (Kuning & X Merah) - Keselamatan
Negara
2. Rahsia (Merah) - seperti Tender
3. Sulit (Hijau) - Nilaian Prestasi
4. Terhad (Putih) - Fail Peribadi
5. Biasa (Putih) - Terbuka harian

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 47
SEBAIK-BAI K PEKERJ A I ALAH
ORANG YANG KUAT DAN
J UJ UR

:AL-QISAS:26
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 48
Sekian , Terima kasih
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 49
Pengkelasan Sistem Fail
Memberi Tajuk Fail:
01 - ASRAMA
02 - HAL EHWAL PELAJAR
03 - KEMUDAHAN FIZIKAL
04 - KEWANGAN DAN AKAUN
05 - KO-KURIKULUM
06 - KURIKULUM
07 - PENTADBIRAN AM SEKOLAH
08 - PERHUBUNGAN MASYARAKAT
09 - PERJAWATAN & PERKHIDMATAN KAKITANGAN
10 PENGAUDITAN
15 PANITIA MATA PELAJARAN
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 50
01 - Asrama
01 Bekalan Makanan
02 Kakitangan Asrama/Peraturan
03 Kemasukan Penghuni/Peraturan
04 Kewangan Asrama
05 Penyelenggaraan Alat/Perabot
06 Penyelenggaraan Bangunan
07 Peraturan Asrama
08 Penghuni Asrama
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 51
02 - Hal Ehwal pelajar
01 - Bantuan dan Biasiswa
02 - Bimbingan dan Kaunseling
03 - Berhenti Sekolah
04 - Disiplin
05 - Kemasukan Pelajar
06 - Kesihatan
07 - Lawatan
08 - Pelbagai
09 - Pertukaran Murid
10 - Skim Pinjaman Buku Teks
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 52
03 - Kemudahan Fizikal
01 Keselamatan
02 Pelbagai
03 Pembangunan
04 Penyenggaraan
05 Rumah kakitangan
06 Tapak dan Bangunan


8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 53
04 Kewangan dan Akaun
01 Anggaran Belanjawan
02 Bantuan dan Biasiswa (Kewangan)
03 Bayaran
04 Elaun
05 Gaji
06 Insuran
07 Kehilangan dan Hapuskira
08 Kantin


8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 54
Sambungan Kewangan dan akaun
09 Kutipan
10 Audit
11 Panjar Wang Runcit
12 Bank
13 Pendahuluan dan Pinjaman
14 Pesanan dan Pembelian
15 - Sewa
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 55
05 - Ko-Kurikulum
01 Hari Ucapan
02 Kelab Sukan dan Permainan
03 Kelas Tambahan
04 Koperasi Sekolah
05 Majalah Sekolah
06 Pameran dan Pertandingan
07 Pelbagai
08 Persatuan Ikhtisas
09 Pertubuhan Beruniform
10 Sukan
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 56
06 - Kurikulum
01 Laporan Lawatan
02 Jadual Waktu
03 Kursus Pengajian
04 Pelbagai
05 Peperiksaan
06 Sukatan/Rancangan Pelajaran
07 Sumber Pendidikan
08 Pelajaran Khas
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 57
07 Pentadbiran Am Sekolah
01 Bilik Gerakan
02 Kebajikan
03 Lembaga Pengurus
04 Pelbagai
05 Perangkaan
06 Pekeliling
07 Penyata(Retan)
08 Sambutan Perayaan
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 58
08 Perhubungan Masyarakat
01 Badan Sukarela
02 Badan-badan Swasta
03 Derma dan Bantuan
04 Ibu Bapa
05 Jabatan Kerajaan
06 Murid-murid Tua(Bekas Pelajar)
07 Pelbagai

8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 59
09 - Perjawatan dan Perkhidmatan
01 Anggaran Perjawatan
02 Cuti (Peraturan)
03 Kursus
04 Penyata Kakitangan
05 Perkhidmatan dan Perjawatan
06 Pelbagai
07 Pendaftaran Guru / Permit Mengajar
08 Permohonan Bahasa Ibunda
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 60
Sambungan Perjawatan dan
Perkhidmatan
09 Tatatertib dan Kenaikan pangkat (SULIT)
10 Peperiksaan
11 Perubatan dan Kesihatan
12 Peribadi Guru
13 Pertukaran
14 Persaraan
15 Peribadi Bukan Guru
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 61
10 Pengauditan
01 Peraturan audit
02 Pertanyaan Audit
03 Laporan Audit
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 62
15 - Panitia
01 - Bahasa Melayu
02 - Bahasa Inggeris
03 - Matematik
04 - Sains
05 - Pendidikan Islam
06 - Pendidikan Seni
07 - Pendidikan Jasmani & Kesihatan
* (Panitia di Sekolah telah maklum nombor ini)
8/4/2014 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH 63
Kulit Fail
02/01/002
Perkara
Biasiswa Kecil
Persekutuan
Bil Kod Trk
TP 15/1
PKHEM 15/1
SU 16/1
16/1
1
s