SKOP TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA MSK 2014/2015

BIL BIRO TUGASAN

1
Biro Pendaftaran &
Penempatan
- Memastikan senarai mahasiswa/i baru diterima oleh pihak kolej kediaman yang akan
diduduki oleh mahasiswa/i.
- Memastikan semua mahasiswa/i baru ini mempunyai tempat tinggal di kolej
kediaman sepanjang Minggu Suaikenal. Penolong Pengurus Asrama akan menentukan
nombor bilik mahasiswa/i tersebut.
- Memastikan perjalanan mahasiswa/i ke kolej kediaman tetap mereka mengikut
keperluan serta ditempatkan di lokasi yang sepatutnya apabila tamat minggu
suaikenal.
- Memastikan segala keperluan asrama yang sepatutnya diterima oleh mahasiswa/i
disediakan pada masa yang ditetapkan.
- Mengenal pasti keperluan semua pihak yang terlibat dalam pendaftaran mahasiswa/i.
- Menyediakan segala keperluan yang diperlukan oleh semua pihak semasa
pendaftaran.
- Menyediakan senarai pergerakan mahasiswa/i pada hari pendaftaran untuk
melicinkan perjalanan.
2
Biro Jamuan &
Kebersihan
- Menyediakan bajet jamuan sepanjang MSK 2012/2013
- Mengenalpasti pihak katerer yang layak dan dapat memenuhi kehendak Biro Jamuan.
- Mengadakan perbincangan bersama pihak PPMS berkaitan tugasan dan pergerakan
biro.
- Mengadakan perbincangan bersama pihak katerer berkaitan menu yang bersesuaian,
kaedah penyediaan makanan dan masa penyajian makanan.
- Menyediakan jadual makanan kepada pihak katerer.
- Mengenal pasti bilangan mahasiswa/i baru yang mengamalkan pemakanan
vegetarian
- Bekerjasama dengan PPMS untuk membuat kaji selidik atau bancian sekiranya ada
masalah berkaitan makanan sepanjang MSK.
- Memastikan pihak katerer menyediakan makanan mengikut kriteria yang ditetapkan
seperti menepati masa penyajian makanan dan kebersihan makanan terjamin
- Bekerjasama bersama Biro Logistik/ Teknikal dan Multimedia untuk menyediakan
kemudahan seperti meja, kerusi, khemah dan lain-lain keperluan bagi tujuan
penyajian makanan.
3
Biro Kebudayaan &
Persembahan
- Menguruskan sesi uji bakat
- Persembahan Malam Penutup tertakluk kepada bilangan persembahan, jenis dan flow
persembahan & persiapan majlis.
4
Biro Pameran &
Pusat Pengajian
- Mengenal pasti keperluan fizikal untuk digunakan semasa pameran.
- Merancang aktiviti-aktiviti yang akan diadakan di tempat pameran.
5
Biro Fizikal
& Logistik
- Menyediakan bajet dan keperluan berkenaan logistik untuk MSK 2012/2013
- Menempah alatan dan kemudahan untuk sepanjang sesi mencukupi dan berkeadaan
baik semasa aktiviti berlangsung.
- Memastikan segala keperluan mencukupi untuk MSK 2012/2013.
- Sentiasa memantau kemudahan dan logistik yang diperlukan dari semasa ke semasa.
- Menyediakan tenaga kerja untuk memastikan perjalanan aktiviti berjalan dengan baik
6
Biro Teknikal,
Publisiti &
Multimedia
- Membuat hebahan portal mengenai beberapa program MSK yang berlangsung.
- Membuat tempahan banner untuk menyambut kedatangan mahasiswa/i.
- Membuat tempahan backdrop untuk majlis-majlis rasmi MSK
- Menyediakan & mengedarkan buletin MSK sepanjang program berlangsung.
Multimedia:
- Menyediakan peralatan multimedia dan kawalan multimedia sewaktu aktiviti
berlangsung.
- Mendapatkan khidmat kerjasama dengan Jabatan Pembangunan dan ICT dalam
pengendalian alatan dan bahan-bahan media.
- Merakam gambar pergerakan aktiviti.
7
Biro Protokol &
Program
- Membuat pengesahan setiap aktiviti dengan biro program.
- Pengurusan acara setiap program/ majlis/ taklimat (mc, flow majlis, susunatur
kedudukan kerusi, persiapan pentas, permohonan keperluan logistik/ fizikal dari biro
Logistik & Multimedia, sambutan, pengesahan penceramah/ tetamu yang akan hadir)
- Mengetuai sesi rehearsel majlis sambutan siswa/wi (majlis ikrar & akujanji)
- Mengetuai sesi raptai majlis penutup MSK
- Memastikan cenderahati disediakan semasa program dijalankan. (penceramah/ tokoh
luar)
- Menyemak & memastikan etika pemakaian mahasiswa/i menepati majlis/ program
yang dihadiri (bekerjasama dengan biro disiplin)
- Membuat lawatan awal ke tapak/ lokasi majlis/ program yang akan dijalankan bagi
melaksanakan kerja-kerja persiapan.
8
Biro Kebajikan &
Keselamatan
- Memastikan mahasiswa/i mendapat rawatan yang baik semasa berada dalam minggu
suaikenal.
- Menguruskan mahasiswa/i yang terlibat dalam kemalangan.
- Menguruskan serta melaporkan mahasiswa/i yang meninggal
- Menguruskan serta menghantar pulang mahasiswa/i yang didapati ahli keluarganya
meninggal
- Menyediakan tunjuk arah dari sempadan Kedah Perlis ke tempat pendaftaran
mahasiswa/i.
9
Biro Pengawasan &
Disiplin
- Memastikan mahasiswa/i mengikut arahan yang diberikan.
- Memastikan mahasiswa/i memiliki rupa diri yang mengikut peraturan berpakaian
sebagai seorang mahasiswa UniMAP.
- Memastikan kehadiran semua mahasiswa/i dalam setiap aktiviti yang dianjurkan
mengikut masa yang telah ditetapkan.
- Memastikan semua mahasiswa/i mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
- Mencegah dan menangkap mahasiswa/i yang menjalankan aktiviti menyalahi undang-
undang.
- Membuat spot check terhadap penginapan mahasiswa/i dari semasa ke semasa.
- Mengawal disiplin mahasiswa/i sepanjang MSK.
- Menyediakan kod etika berpakaian bagi setiap program
- Mengambil tindakan tatatertib ke atas mahasiswa/i yang melakukan kesalahan .
- Mengenal pasti mahasiswa/i yang bermasalah dari sudut disiplin dan membawa nama
mereka kepada jawatankuasa tatatertib.
10
Biro Pengangkutan
- Menyediakan pengangkutan kepada mahasiswa/i dan keluarga bagi tujuan
pendaftaran pada sehari sebelum, hari pendaftaran dan sehari selepas hari
pendaftaran.
- Menjemput mahasiswa/i dan keluarga setibanya mereka di Perlis.( Bagi mereka yang
datang dengan kenderaan awam seperti bas ekspress, kereta api dan kapal terbang)
- Menyediakan jadual pergerakan bas bagi menjemput mahasiswa/i dan keluarga yang
tiba di UNIMAP dengan menggunakan kenderaan awam.
- Memastikan pergerakan bas berjalan lancar sepanjang MSK berlangsung.
- Menyediakan pengangkutan sekiranya berlaku apa-apa kecemasan semasa MSK
berlangsung.
11
Biro Jemputan,
Sambutan &
Cenderahati
- -Mengenal pasti beberapa orang pelajar (pembawa bunga manggar) untuk
penyambut tetamu pada hari pendaftaran (semasa ketibaan Tuanku)
- Menyediakan pengiring bagi penceramah / tokoh luar (mengikut kehendak biro
protokol / program).
- Bertugas mengikut tugasan yang telah ditetapkan (mengikut biro yang dilantik).
CENDERAHATI :
- Mengenal pasti terlebih dahulu bilangan dan jenis cenderahati yang perlu disediakan
berdasarkan jadual MSK.
- Membuat tempahan cenderahati kpd. PRO atau luar mengikut keperluan program.
- Menyediakan keperluan/ kemudahan untuk cenderahati (dulang/lapik/meja dll).
- Mengenal pasti PPMS yg bertanggungjawab (yang bertugas Biro Cenderahati) untuk
program tersebut.
- Berhubung AJK Protokol & Program utk mengenal pasti pengiring dan penyampai
cenderahati pada setiap program.
12
Biro
Cenderahati Pelajar
- Menyediakan cenderahati untuk pelajar baru yang akan mendaftar.
- Merancang sistem pengagihan barang-barang cenderahati MSK dengan lebih
sistematik.
13
Biro PPMS
- Memberi kursus-kursus kepada PPMS sebagai persediaan untuk MSK.
- Memantau PPMS agar tugasan yang diberikan dilaksanakan mengikut biro-biro yang
telah ditetapkan.
- Menjaga kebajikan PPMS.
- Membantu PPMS dari segi perancangan setiap program.
- Menyediakan keperluan peralatan untuk kegunaan PPMS.
- Mengenal pasti masalah PPMS dan membantu menyelesaikannya.
- Membuat post-mortem setiap hari bersama-sama PPMS.