KATA PENGANTAR

Panduan Teknis Helpdesk Dapodikmen merupakan panduan bagi

para operator/stakeholder untuk mengunakan Aplikasi Helpdesk
Dapodikmen. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan Sub
Sistem dari Aplikasi Dapodikmen sebagai media untuk semua
pihak dalam mencari solusi terhadap permasalahan dan kendala
teknis yang dihadapai di lapangan.
Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan salah satu aplikasi
layanan yang diberikan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Menengah dalam rangka meningkatkan layanan
publik dalam hal ini layanan penggunaan Aplikasi Dapodikmen.
Kami sadar bahwa Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini belum
sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun
terhadap Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini sangat kami
harapkan

guna

peningkatan

kualitas

Dapodikmen di masa yang akan datang.

layanan

helpdesk

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................I

DAFTAR ISI .......................................................................... II
A. LATAR BELAKANG ........................................................... 1
B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ..................... 4
C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ................... 5
D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ............ 5
E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ........................ 6
1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ............................ 7
2. Halaman Login ............................................................ 7
3. Penjelasan Fitur dan Fungsi .......................................... 8
3.1 Menu Beranda ............................................................................. 9
3.2 Menu Profil .................................................................................. 9
3.3 Menu Posting dan Comment ..................................................... 10
3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik .................................. 11
3.5 Menu Tag .................................................................................. 13
3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik ... 14
3.7 Announcement /Pengumuman ................................................. 15
3.8 Menu Toolbar ............................................................................ 16

PENUTUP ............................................................................ 23

ii

A. LATAR BELAKANG
Perencanaan Pendidikan merupakan salah satu bagian penting
dalam rangka mewujudkan program pembangunan pendidikan
nasional, yaitu: peningkatan akses, mutu, tata kelola dan
penguatan akuntabilitas dan tata kelola pendidikan nasional.
Untuk melaksanakan perencanaan pendidikan maupun untuk
melaksanakan

program-program

pendidikan

secara

tepat

sasaran

berkesinambungan

diperlukan

adanya

data

dan

pendidikan yang cepat, lengkap, valid, akuntabel, dan terbarukan

(up to date).
Data Pokok Pendidikan atau Dapodik adalah sistem pendataan
skala Nasional yang terpadu, dan merupakan sumber data utama
pendidikan nasional, yang merupakan bagian dari Program
perancanaan pendidikan nasional dalam rangka mewujudkan
insan Indonesia yang Cerdas dan Kompetitif.
Dengan ketersediaan data yang cepat, lengkap, valid, akuntabel
dan up to date tersebut, maka proses perencanaan, pelaksanaan,
pelaporan dan evaluasi kinerja program-program pendidikan
nasional dapat dilaksanakan dengan lebih terukur, tepat sasaran,
efektif, efisien dan berkelanjutan. Sehubungan dengan hal
tersebut, Kementerian

Pendidikan

dan

Kebudayaan

telah

mengembangkan suatu sistem pendataan skala nasional yang

terpadu dan disebut dengan Data Pokok Pendidikan (Dapodik).

Telah banyak kegiatan pendataan/penjaringan data yang telah

dilaksanakan oleh berbagai lembaga internal di lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, namun demikian data
yang dimiliki belum bisa memenuhi kebutuhan semua pihak.
Permasalahan yang terjadi selama ini adalah

(1) belum

tercapainya kelengkapan data, (2) masih kurangnya akurasi data,

(3) data yang tidak mutakhir (belum terkini), (4) data kurang
terperinci dan (5) pendataan tidak terpadu sehingga integrasi
sistem sulit untuk dilakukan.
Oleh karena itu sejak akhir 2010, Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan mulai menjalani proses Reformasi Birokrasi. Salah
satu poin yang merupakan bagian dari Reformasi Birokrasi adalah
mekanisme pendataan serta penyaluran dana hibah. Konsep
yang digulirkan oleh Kementerian yaitu integrasi antara berbagai
sistem pendataan di lingkup masing-masing Direktorat Jenderal.
Selanjutnya

langkah-langkah

yang

telah

diambil

untuk

menyelesaikan kendala dan hambatan tersebut makan integrasi

data sekolah direncanakan dan dirumuskan dengan berbasis
web/online. Pada tahun 2011 Ditjen Pendidikan Menengah mulai
membangun Sistem Aplikasi Pendataan Pendidikan Menengah
yang modern, terintegrasi dan sistematis dengan memanfaatkan
teknologi ICT. Teknologi ICT digunakan dalam membangun
aplikasi perangkat lunak (software) beserta perangkat kerasnya
untuk menampung data pendidikan dari stakeholder. Aplikasi
tersebut harus bersifat dua arah sehingga stakeholder dapat
2

menginput/memasukkan data secara mandiri untuk disimpan

dalam server Basis Data Pendidikan Nasional.
Pengembangan basis data dan aplikasi Pendataan Pendidikan
Menengah dilakukan dengan tahapan sebagai berikut

(1)

identifikasi

(3)

kebutuhan

sistem,

(2)

analisis

system,

pengembangan modul pendataan, (4) pengembangan modul

pemutakhiran

data

secara transaksional

dan

online,

(5)

pengembangan modul desimenasi data dan modul eksekutif.

Berdasarkan

hasil

evaluasi

kebutuhan

pendataan

maka

diperlukan suatu system aplikasi pendataan yang dapat

memenuhi

kebutuhan

dan

atau

permintaan

data

pokok

pendidikan dimana data yang dibutuhkan tidak lagi agregat, akan

tetapi data sudah berbasis data individual.
Setelah semua rangkaian persiapan pembangunan aplikasi
pendidikan menengah selesai, maka pada tanggal 2 Mei 2014
yang bertepatan dengan Peringatan Hari Pendidikan Nasional,
Direktur

Jenderal

Pendidikan

Menengah

secara

resmi

meluncurkan Aplikasi DAPODIKMEN. Sejak tanggal tersebut

Aplikasi DAPODIKMEN secara resmi mulai berlaku dan digunakan
sebagai satu-satunya aplikasi penjaringan data pendidikan
menengah yang digunakan di lingkungan Ditjen Dikmen.
Pada perkembangan implementasi Aplikasi Dapodikmen di
lapangan mengalami banyak kendala dan tantangan. Salah
3

satunya adalah belum meratanya kemampuan/skill dari operator

sekolah, masih banyak operator yang masih membutuhkan
bimbingan dalam melakukan input data maupun menjalankan
prosedur terkait transaksi akademik. Oleh karena itu Ditjen
Dikmen memberikan layanan helpdesk baik secara tatap muka di
kantor dan secara online. Oleh karena itu untuk memberikan
solusi secara cepat secara online maka Sekretariat Ditjen Dikmen
menyusun dan meluncurkan aplikasi helpdesk dapodikmen.

B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Adapun tujuan diluncurkannya Aplikasi HelpDesk Dapodikmen
adalah sebagai berikut :
1. Sebagai sarana untuk sosialisasi dan edukasi agar pendataan
Dapodikmen dapat dijalankan dengan baik di lapangan.
2. Sebagai sarana pencari solusi terhadap permasalahan yang
terjadi dilapangan yang bersifat dua arah. Karena solusi
tersebut tidak hanya ditemukan oleh tim dapodikmen pusat
saja, namun juga solusi tersebut ditemukan oleh para
operator di lapangan. Selanjutnya solusi tersebut dapat
dijadikan rujukan bagi Sekolah, Dinas Pendidikan Kab/Kota
dan Propinsi.
3. Sebagai sarana berbagi informasi, konsultasi dan bimbingan
teknis terkait pendataan Dapodikmen secara on line.
4. Sebagai Quality Control dan Quality Assurance terhadap
keberlangsungan Dapodikmen.

C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan subsistem pendataan
data pokok pendidikan menengah untuk membantu menangani
kebutuhan

pengguna/user

terkait

dengan

pertanyaan,

pelayanan, support teknis, atau komplain terhadap produk

aplikasi

dapodikmen

dengan

memanfaatkan

suatu

sistem/prosedur untuk memudahkan penelusuran terhadap

tindakan penyelesaian dari suatu masalah terkait implementasi
pendataan Dapodikmen.

D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK

DAPODIKMEN
Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan atas dasar
prinsip untuk memberikan kemudahan komunikasi antara
operator dapodikmen di sekolah dengan petugas helpdesk
dapodikmen di pusat dalam rangka mengatasi kendala-kendala
yang terjadi di lapangan. Aplikasi helpdesk dapodikmen
diharapkan

dapat

menutupi

kelemahan-kelemahan

model

komunikasi yang selama ini digunakan. Berikut ini beberapa

keunggulan yang dimilkiki oleh Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
yaitu :
1.

Secara fisik aplikasi helpdesk dapodikmen dapat diakses

secara online selama 24 jam per hari. Sehingga pengguna
aplikasi Dapodikmen dapat setiap saat mencari informasi

solusi terhadap permasalahan implementasi dapodikmen di

lapanagan.
2.

Pengguna aplikasi dapodikmen dapat berkomunikasi dengan

petugas

helpdesk

dapodikmen

melalui

topic

yang

terkategorisasi dengan rapih. Pesan teks yang dikirim oleh

operator sekolah dapat dikombinasikan dengan pesan
gambar maupun video.
3.

Bagi petugas helpdesk, aplikasi ini sangat membatu ketika

harus mengkases server dapodikmen secara bersamaan.
Aplikasi helpdesk dapodikmen dirancang agar petugas
helpdesk dapat langsung mengakses ke server dapodikmen
tanpa

harus

keluar

aplikasi

ketika

petugas

tersbeut

memerlukan informasi terkait dengan data sekolah yang

sudah dilayaninya.
4.

Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan dengan

menggunakan Single Sign On (SSO). Artinya bahwa operator
dapodikmen

yang

sudah

terdaftar

dalam

aplikasi

dapodikmen dan sistem PDSP dapat langsung mengakses

aplikasi ini tanpa harus mendaftar ulang lagi.

E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN

Fitur aplikasi helpdesk dapodikmen disusun untuk memfasilitasi
operator sekolah berupa penyediaan informasi atau membantu
Pengguna dapodikmen apabila mengalami masalah. Secara
umum fitur-fitur aplikasi helpdesk dapodikmen antara lain :

1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

Untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen para
operator sekolah/penguna dapat mengetikkan url pada
browser internet (disarankan browser mozila) dengan alamat
http://helpdesk.dikmen.kemdikbud.go.id,

seperti

pada

gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

2. Halaman Login
Pada halaman ini User diwajibkan untuk melakukan Login
untuk dapat mengakses Aplikasi

Helpdesk Dapodikmen.

Masukan Username dan password sesuai dengan akun pada

saat registrasi aplikasi dapodikmen. Login ke Aplikasi
Helpdesk Dapodikmen menggunakan user account yang
diregistrasi di aplikasi Dapodikmen. Syaratnya, user account
yang pertama kali dibuat dan telah disinkronisasi.

Gambar 2. Halaman Login Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

3. Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi
menu-menu khusus sesuai hak akses pengguna helpdesk. Klik
tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu.

Gambar 3. Penjelasan Elemen Elemen Helpdesk Dapodikmen

3.1 Menu Beranda

Menu ini berisi beberapa menu yaitu menu halaman utama,
pemberitaan, posting, refresh halaman, total tag posting, total
posting di balas, pencarian topik, upload foto penggunana,
ubah password posting berita/pemberitahuan informasi
kepada sesama user, logout. Menu-menu aplikasi helpdesk
tersebut silahkan lihat pada gambar 4 dibawah ini.

Gambar 4. Penjelasan Menu Beranda Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

3.2 Menu Profil

Menu profil menginformasikan identitas user pengguna
seperti gambar dibawah ini.

Gambar 5. Menu Profil Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

3.3 Menu Posting dan Comment

Menu posting dan comment ini disesuaikan dengan topik
permasalahan, untuk sementara tema ini dibatasi seputar
diskusi umum, peserta didik, PTK, wilayah, referensi
operasional dan satuan pendidikan, adapun kalau nanti pada
saat sudah berjalan dan banyak masalah yang perlu
penambahan

topik

akan

ditambahkan

sesuai

dengan

kebutuhan yang ada.

Penggunaan menu ini silahkan pengguna memilih topik yang
sudah ada seperti gambar 6 dan silahkan isikan posting pada
menu yang tersedia serta upload file pada tombol browse jika
ada file yang memang harus disertakan untuk lebih jelasnya
silahkan lihat gambar berikut gambar 7 dan praktekan pada
aplikasi helpdesk dapodikmen.

10

Gambar 6. Memilih topik diskusi di Aplikasi Helpdesk Dapodikmen

Adapun menu posting dan comment tombol browse untuk

upload file pada gambar 7 di bawah ini.

Gambar 7. Tampilan saat akan mengunggah gambar pada posting

3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik

Menu ini untuk mencari topik-topik yang disampaikan oleh
operator dapodikmen dan menu ini juga menggambarkan
berapa banyak total komentar pengguna aplikasi helpdesk
dalam menyampaikan komentar maupun sharing informasi
yang sudah dijawab atau belum oleh administrator helpdesk.
Gambar tampilan menu seperti gambar 8 dibawah ini

11

Gambar 8. Rekap total komentar pada masing masing topik

Pada menu rekap pencarian topik silahkan pengguna aplikasi

mengetikan tema/topik yang dicari seperti contoh gambar 9
di bawah ini dengan melakukan dropdown topik

Gambar 9. Pencarian topik diskusi

Selanjutnya pencarian topik/ tema pembahasan masalah

dapat dilakukan melalui menu pencaian seperti gambar 10 di
bawah ini.

12

Gambar 10. Pencarian topik diskusi

Adapun hasil pencarian topic/tema pembahasan dapat

ditampilkan seperti gambar 11 di bawah ini.

Gambar 11. Hasil pencarian topik diskusi

3.5 Menu Tag

Menu tag ini berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman
posting terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu.
Caranya silahkan klik menu tag ketikan nama yang akan ditag
setelah itu klik menu tag. Adapun tampilan menunya seperti
gambar 12 di bawah ini.
13

Gambar 12. Menu Tag

3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik

Menu menghapus/edit topik ini hanya bisa digunakan oleh
administrator helpdesk atau pemposting topik/pengguna.
Tampilan menu hapus/edit topik seperti gambar 13 di bawah
ini.

Gambar 13. Menghapus/edit komentar

14

Gambar uraian menu hapus/edit topic dapat dilihat pada

gambar 14 di bawah ini.

Gambar 14. Penjelasan tombol hapus/edit komentar

3.7 Announcement /Pengumuman

Pada menu ini berfungsi untuk memberikan informasi
pengumuman pada forum. Caranya silahkan klik menu
announcement dan sesuaikan topik yang mau di umumkan.
Langkah 1

Gambar 15. Langkah 1 memberikan pengumuman

Langkah 2
15

Gambar 16. Langkah 2 memberikan pengumuman

3.8 Menu Toolbar

Menu toolbar aplikasi heldpdesk adalah sebuah strip
horizontal yang berisi daftar menu yang tersedia untuk
aplikasi helpdesk dapodikmen. Menu ini berada dibagian atas
jendela layar yang terbuka setelah pengguna login. Adapun
bagian-bagian dari menu bar ini yaitu :

1. Beranda
Menu ini adalah untuk menampilkan beranda halaman aplikasi
helpdesk untuk pengguna ataupun administrator.

Gambar 17. Beranda

16

2. Posting
Posting adalah kegiatan untuk membuat artikel/posting agar
muncul di dalam aplikasi helpdesk untuk disampaikan kepada
semua pengguna atau pengguna tertentu.

Gambar 18. Posting

3. Refresh
refresh page atau reload page pada browser aplikasi helpdesk
dapodikmen yaitu untuk memuat kembali halaman posting
yang gagal dimuat sebelumnya

Gambar 19. Refresh

4. Tag
berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman posting
terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu.

Gambar 20. Tag

5. Berita
berfungsi sebagai membuat berita/posting/informasi untuk
disebarkan kepada group atau pengguna dapodikmen
tertentu

17

Gambar 21. Menu Berita

Gambar 22. Melihat berita

6. Pencarian Topik
Pencarian topik ini berfungsi untuk mencari posting/berita
tertentu supaya efesien,efektif dan hemat waktu dalam
pencarian.

Gambar 23. Form pencarian topik

18

Gambar 24. Hasil pencarian topik

7. Tombol Cari
tombol cari ini berfungsi untuk mengeksekusi pada menu
pencarian topik/posting.

Gambar 25. Tombol pencarian

8. Upload foto pengguna

menu ini yaitu berfungsi untuk mengupload foto pengguna.
Caranya silahkan klik tombol yang diberi tanda seperti gambar
dibawah ini :

Gambar 26. Tombol mengubah foto profil

19

Gambar 27. Tampilan upload foto

setelah mengklik tombol upload foto akan muncul menu

seperti gambar berikut lalu klik tombol browse untuk mencari
lokasi file foto pengguna dan klik tombol upload untuk
mengunggah fotonya.

Gambar 28. Tampilan upload foto

9. Reset password pengguna

Gambar 29. Reset password pengguna

20

Tombol menu reset ini yaitu untuk mengganti password pada

pengguna akun aplikasi helpdesk ini.

Gambar 30. Reset password pengguna

10. Pencarian Sekolah

Menu ini berfungsi untuk mencari sekolah tertentu
keywordnya bis menggunakan nama sekolah ataupun NPSN
caranya silahkan klik menu sekolah ketikan nama
sekolah/npns setelah klik tombol cari. Hasilnya seperti gambar
dibawah ini.

Gambar 31. Pencarian Sekolah

11. Logout / keluar aplikasi

Gambar 32. Tombol Logout

21

Tombol menu logout / keluar yaitu untuk keluar dari aplikasi

helpdesk seperti tampilan dibawah ini.

Gambar 33. Halaman Login setelah logout

22

PENUTUP

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai manual book

aplikasi helpdesk dapodikmen yang menjadi pokok bahasan
pengoperasian,

tentunya

masih

banyak

kekurangan

dan

kelemahan dalam penulisannya.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman untuk
memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis
demi sempurnanya manual book aplikasi helpdesk dapodikmen
ini. Semoga manual book aplikasi helpdesk dapodikmen ini
berguna bagi pengguna sebagai panduan dalam penggunaan
aplikasinya.

23