SISTEM INFORMASI
AUDIT PENJAMINAN STANDAR MUTU INTERNAL
1,2,3,4
Jurusan Komputer dan Bisnis, Politeknik Negeri Tanah Laut, Indonesia
1
agustian@politala.ac.id, 2hafizd@politala.ac.id, 3herpendi@politala.ac.id, 4fathurrahmani@politala.ac.id
Abstrak
Sistem yang berjalan saat ini proses audit AMI Politeknik Negeri Tanah Laut (Politala) dilakukan dengan
mengisi borang dengan Microsoft Office Word lalu dicetak untuk diserahkan kepada tim Auditor. Borang
tersebut harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen secara fisik yang akan diperiksa oleh Auditor. Saat proses
audit selesai maka wajib auditor menulis Berita Acara Audit untuk ditanda tangani bersama. Namun berita acara
ini ditulis dengan Microsoft Office Word lalu dicetak. Hal ini tentu berisiko dalam hal penyimpanan data dan
efektifitas hingga efisiensi dalam tata kelola administrasi P4MP (Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan
Mutu Pendidikan). Hal tersebut yang menjadi latar belakang penelitian ini yakni mengembangkan Sistem
Informasi Audit Mutu Internal (SI AMI). Metode pengembangan sistem menggunakan model Prototype dan
pengujian menggunakan Blackbox Testing. Sistem yang dibangun dirancang dengan Flowchart, ERD dan DFD
serta dibangun dengan Framework Codeigniter serta SQL Server sebagai basis datanya. SI AMI berhasil
dibangun dan dilakukan pengujian menunjukkan hasil setiap fungsinya berjalan dengan baik (berhasil). Dari
hasil uji validitas pada calon pengguna, jumlah respon tertinggi terdapat pada opsi Setuju untuk pernyataan
bahwa SI AMI mempermudah pengarsipan, sehingga pencarian untuk keperluan akreditasi dan keperluan
lainnya menjadi lebih sederhana dan mudah. Dengan sistem yang dibangun (SI AMI) dapat disimpulkan proses
audit menjadi efektif dan efisien sebab data diambil secara otomatis dan terintegrasi dengan antar pengguna
sehingga menjadikan data sinkron dari pengisian borang sampai berita acara AMI.
H a l a m a n | 299
Volume 10, Edisi 2, Februari 2024
Hasil dari pengisian kuesioner tersebut antara pengembang dan pelanggan selama proses
disajikan dalam bentuk grafik kepada pimpinan pembuatan aplikasi. Terkadang, pelanggan hanya
sebagai alat evaluasi dan sebagai dasar untuk memberikan definisi umum tentang kebutuhan
mengambil keputusan atau merancang kebijakan lain mereka, seperti proses dan data yang diperlukan.
yang berkaitan dengan perkembangan Politala Dalam pengembangan aplikasi, langkah-langkah
(Hafizd, 2022b). dalam metode pengembangan harus diperhatikan
Politala memiliki sebuah unit yang dikenal (Sauda & Agustini, 2020). Berikut tampilan Metode
dengan nama Pusat Pengembangan Pembelajaran Prototyping yang dapat dilihat pada Gambar 1.
dan Mutu Pendidikan (P4MP) yang bertanggung
jawab terhadap pengembangan pembelajaran dan
peningkatan mutu pendidikan (Laut, 2023). Salah
Mendengarkan Membangun
satu kegiatan yang secara rutin dilaksanakan setiap
kebutuhan rancangan
semester adalah Audit Mutu Internal (AMI). konsumen sistem
Kegiatan ini bertujuan untuk memantau pelaksanaan
Tridarma di Politala (Ridha dkk., 2022).
Saat ini, proses AMI dilakukan dengan
mengisi formulir menggunakan perangkat Microsoft
Office Word, kemudian formulir tersebut dicetak
Uji coba
untuk diserahkan kepada tim auditor. Selain itu,
rancangan oleh
formulir harus dilengkapi dengan dokumen- konsumen
dokumen fisik yang akan diperiksa oleh auditor.
Setelah proses audit selesai, auditor harus menyusun
Berita Acara Audit yang kemudian ditandatangani Gambar 1. Prototype Method
bersama. Namun, Berita Acara ini juga disusun
menggunakan Microsoft Office Word dan kemudian Metode prototyping digunakan dengan tujuan
dicetak. Metode ini dapat memiliki risiko terkait untuk mendapatkan representasi dari model aplikasi
penyimpanan data dan bisa mengurangi efektivitas yang akan dikembangkan. Rancangan awal aplikasi
serta efisiensi dalam administrasi P4MP. awalnya dibuat dalam bentuk rancangan, yang
Perkembangan teknologi perangkat lunak saat kemudian dievaluasi oleh pengguna. Setelah
ini bisa menjadi solusi bagi P4MP dalam rancangan dievaluasi oleh pengguna, langkah
melaksanakan administrasi AMI secara lebih efisien selanjutnya adalah menggunakan rancangan sebagai
dan aman serta untuk mempermudah siklus AMI. referensi bagi pengembang perangkat lunak untuk
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang aplikasi (Pricillia, 2021).
mengembangkan Sistem Informasi berbasis website
yang akan membantu P4MP dan SPMI dalam 2.1 Analisis Data
pelaksanaan siklus AMI. Seluruh proses AMI yang Langkah awal dari metode prototype ialah
telah dilaksanakan akan tercatat dalam sistem ini dan mendengarkan kebutuhan konsumen yakni
dapat diakses secara daring selama terhubung ke bentuknya analisis data. Analisis data dilakukan
internet. untuk menjalankan analisis kebutuhan yang
Selain itu, sistem informasi yang dibangun diperlukan saat mengembangkan Sistem Informasi
akan memudahkan dalam pengumpulan data yang Audit Mutu Internal bersama pengguna. Proses ini
diperlukan untuk akreditasi oleh setiap program melibatkan mengidentifikasi sistem yang ada yang
studi di Politala. Hal ini sangat penting karena terkait dengan pengelolaan AMI di Politala.
proses penjaminan mutu berperan kunci dalam Mengumpulkan data yang relevan terkait
akreditasi oleh lembaga eksternal seperti BAN PT pengembangan Sistem Informasi Audit Mutu
(Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dan Internal ke unit P4MP dan Program Studi. Setelah
LAM (Lembaga Akreditasi Mandiri) (Suardipa & mendapatkan data yang komprehensif, langkah
Pitriani, 2020). berikutnya adalah memulai proses perancangan antar
muka, database, flowchart, ERD (Entity
2. Metode Relationship Diagram), dan DFD (Data Flow
Penulis mengumpulkan data dengan memulai Diagram) untuk perangkat lunak Sistem Informasi
dengan metode observasi terhadap proses audit mutu Audit Mutu Internal. Rancangan ini diberikan
internal. Setelah itu, dilakukan wawancara dengan kepada pengguna untuk mendapatkan penilaian dan
auditee, auditor, dan P4MP untuk mendapatkan masukan yang sesuai.
informasi yang dibutuhkan dalam perancangan
sistem. 2.2 Desain Perancangan Sistem
Pengembangan sistem menggunakan metode Perancangan sistem dalam penelitian ini berupa
Prototype. Model prototipe adalah salah satu metode Rancangan Antarmuka, ERD, Diagram Konteks,
yang sering digunakan dalam pengembangan Diagram Komposisi dan Flowchart. Berikut
perangkat lunak, yang memungkinkan interaksi
300 | H a l a m a n
JIP (Jurnal Informatika Polinema) ISSN: 2614-6371 E-ISSN: 2407-070X
rancangan yang telah dibuat dalam sistem yang rancangan halaman proses audit yang dapat dilihat
dibangun: pada Gambar 4.
1. Rancangan Halaman Standar
Halaman Standar bertujuan untuk
menampilkan informasi mengenai Standar-Standar
yang digunakan dalam audit AMI. Pada halaman
ini, seorang Admin memiliki kemampuan untuk
menambahkan, mengedit, atau menghapus data
Standar-Standar tersebut. Berikut tampilan
rancangan halaman standar yang dapat dilihat pada
Gambar 2.
atau unit di Politala, memiliki akses untuk sedang dikembangkan tergambar dalam gambar di
menyiapkan data audit pada standar yang mencakup flowchart. Awalnya, admin mengelola semua data
pengendalian dan peningkatan. Berikut tampilan master, dan setelah data tersedia, Auditee dapat
Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 6. mengisi data Evaluasi Diri. Data ini menjadi dasar
bagi Auditor dalam melakukan penilaian atau
pelaksanaan audit terhadap standar yang telah diisi.
Berikut tampilan flowchart dapat dilihat pada
Gambar 8.
6. Diagram Dekomposisi
Diagram Dekomposisi di bawah memberikan
gambaran rinci tentang peran pengguna dalam
sistem yang sedang (Nurmawan & Mulyati, 2019).
Admin memiliki kemampuan untuk mengelola data
standar, data butiran mutu, data periode akademik,
data proses admin, dan hasil AMI. Auditee dapat
mengelola data evaluasi diri, data pengendalian, dan
data peningkatan. Sementara itu, auditor memiliki
keterbatasan dalam mengelola evaluasi audit. Semua
proses ini saling terhubung satu sama lainnya.
Berikut tampilan Diagram Dekomposisi dapat dilihat
pada Gambar 7.
Gambar 8. Flowchart
berita acara ini akan membawa dampak pada proses Pengujian dilakukan dengan memeriksa semua
perbaikan, karena berita acara audit akan dibawa ke fungsi dari sistem yang dibangun meliputi fungsi
tingkat manajemen untuk tindakan selanjutnya. button dan form isian. Hasil dari penerapakan fungsi
Berikut tampilan halaman pelaksanaan evadir auditor tersebut akan dapat menampilkan data, merubah data
dapat dilihat pada Gambar 15. hingga menghapus data. Hasil pengujian
menunjukkan fungsi button dan form isian berfungsi
3.2 . Pengujian
dengan baik sehingga sistem layak digunakan untuk
1. Pengujian Blackbox mendukung kegiatan AMI.
Blackbox Testing adalah uji coba
2. Pengujian Validasi
fungsionalitas sebuah aplikasi atau program yang
sedang dikembangkan (Ningrum dkk., 2019). Validasi dilakukan dengan mengirimkan
Pengujian pada SI AMI dilakukan dengan metode kuesioner kepada 30 responden untuk
Blackbox dan hasilnya dapat dilihat pada tabel 1 mengumpulkan tanggapan terkait penerapan SI
berikut: AMI. Skala Likert diambil dengan nilai 1-3 dengan
Tabel 1. Pengujian Blackbox pilihan Setuju, Ragu dan Tidak Setuju. Rensis Likert
Kelas Skenario Hasil yang Hasil menyarankan bahwa skala Likert dengan 3 pilihan
Uji Diharapkan respons sudah cukup untuk mengukur sikap atau
Login Mengisi Muncul Berhasil pendapat seseorang. Ia menekankan pentingnya
User usernama dan notifikasi membuat pernyataan yang jelas sehingga responden
password lalu Berhasil Login dapat dengan mudah memilih di antara pilihan yang
menekan
tersedia (Likert, 2017). Pertanyaan yang diajukan
tombol login
Pengelol Mengisi Data Standar Berhasil mencakup:
aan inputan dan bertambah 1. Menu-menu dalam SI AMI dapat dengan
Data tombol mudah dipahami dan memiliki tampilan yang
Standar tambah menarik, membuatnya user-friendly;
Mengisi Data Standar Berhasil 2. Proses audit sebelumnya dilakukan dengan
inputan dan berubah office word, adanya SI AMI proses audit
tombol edit lebih terbantu sebab data otomatis terintegrasi;
Menekan Data Standar Berhasil 3. SI AMI mempermudah pengarsipan, sehingga
tombol hapus berkurang 1
pencarian untuk keperluan akreditasi dan
record
Pengelol Mengisi Data Periode Berhasil lainnya menjadi lebih sederhana.
aan inputan dan bertambah
Data tombol Dari hasil uji validitas dapat dilihat bahwa
Periode tambah jumlah respon tertinggi terdapat pada opsi Setuju
Mengisi Data Periode Berhasil untuk pernyataan bahwa SI AMI mempermudah
inputan dan berubah pengarsipan, sehingga pencarian untuk keperluan
tombol edit akreditasi dan lainnya menjadi lebih sederhana.
Menekan Data Periode Berhasil Berikut tampilan hasil uji validitas dapat dilihat pada
tombol hapus berkurang 1
Gambar 16.
record
Pengelol Mengisi Data Prodi Berhasil
aan inputan dan bertambah
Data tombol
Prodi tambah
Mengisi Data Prodi Berhasil
inputan dan berubah
tombol edit
Menekan Data Prodi Berhasil
tombol hapus berkurang 1
record
Pengelol Mengisi Data Audit Berhasil
aan inputan dan Proses AMI
Data tombol bertambah
Proses tambah
Gambar 16. Hasil Uji Validitas
AMI
Mengisi Data Audit Berhasil
inputan dan Proses AMI
4. Kesimpulan
tombol edit berubah Sistem Informasi Audit Mutu Internal Politala
Menekan Data Audit Berhasil (SI AMI) telah berhasil dibangun dengan tujuan
tombol hapus Proses AMI
memfasilitasi pengelolaan audit mutu oleh tim.
berkurang 1
record Sistem ini meningkatkan efektivitas dan efisiensi
audit karena data diambil secara otomatis dan
304 | H a l a m a n
JIP (Jurnal Informatika Polinema) ISSN: 2614-6371 E-ISSN: 2407-070X
H a l a m a n | 305
Volume 10, Edisi 2, Februari 2024
306 | H a l a m a n