134 - 139
ISSN 2407-0939 print/ISSN 2721-2041 online
ABSTRAK
Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PTIPD) merupakan pusat pengembangan dan pelayanan
teknologi informasi. Fungsi (PTIPD) sangatlah penting peningkatan kualitas layanan internet untuk semua civitas
akademik UIN Suska Riau. Menyediakan server untuk pengelolaan data terintegrasi bagi aplikasi yang ada di
lingkungan UIN Suska Riau. Permasalahan yang didapat saat ini, dengan kurang efektifnya proses pelayanan keluhan
pada IRAISE yang dilaksanakan oleh Administrator Customer Care Center, yaitu Administrator kesulitan dalam
menangani keluhan yang masuk dan pemberitahuan apakah pelayanan sudah berhasil, pada bulan maret 2019 di
PTIPD mengalami mutasi pegawai, sehingga pegawai baru menyesuaikan tugas di tempat yang baru, dan mengalami
kekurangan SDM IT pada aplikasi iraise, sehingga banyak keluhan mahasiswa dan laporan keluhan dari
Administrator C3 penyelesaiannya ditujukan satu pegawai senior saja, mengakibatkan banyak memakan waktu.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengukur tingkat kapabilitas dan Memberikan rekomendasi perbaikan terkait
manajemen SDM IT agar kinerja sistem saat ini berjalan lebih baik. Metode yang digunakan adalah Cobit 5 terfokus
pada proses APO 07, Pada proses ini melakukan pendekatan terstruktur untuk memastikan struktur yang optimal,
penempatan, hak keputusan dan keterampilan SDM. Hasil penelitian ini ialah PTIPD berada pada level 3 yaitu
Largely archived (L) bahwa proses yang dilakukan sebelumnya telah dikelola (direncanakan, dipantau dan
disesuaikan).
ABSTRACT
The Information Technology Center and Data Base (PTIPD) is a center for information technology
development and services. The function (PTIPD) is very important to improve the quality of internet services for all
academic community. Providing a server for integrated data management for applications in Uin Suska Riau. The
current problem is, with the ineffectiveness of the complaint service process at Iraise which is carried out by the C3
Administrator, namely the Administrator having difficulty in receiving complaints and notifying whether the service
has been successful, in March 2019 at PTIPD experienced employee mutations, so that new employees adjust
assignments in a new place, and experiencing a lack of IT human resources in the application, so that many student
complaints and complaint reports from C3 Administrators are resolved by leaving only one senior employee, resulting
in a lot of time. The purpose of this study is to measure the level of capability and provide suggestions for improvement
of IT management so that the current system performance is running better. The method used is Cobit 5, which focuses
on the APO 07 process. This process takes a structured approach to ensure optimal structure, placement, decision
rights and skills. The result of this research is that PTIPD is at level 3, namely Largely archived (L) that the process
carried out before has been managed (planned, monitored and invincible).
134
Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 18, No. 1, Desember 2020, pp.134 - 139
ISSN 2407-0939 print/ISSN 2721-2041 online
135
Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 18, No. 1, Desember 2020, pp.134 - 139
ISSN 2407-0939 print/ISSN 2721-2041 online
1. APO07.01 (Maintain adequate and approriate dan Pangkalan Data (PTIPD) yaitu Benny Sukma
staffing) Mengevaluasi kebutuhan kepegawaian Negara.
secara teratur 3. Observasi
2. APO07.02 (Identify key IT personnel) Pada tahap ini penulis akan melakukan survei
Mengidentifikasi personil kunci TI dan langsung dan melakukan magang selama dua bulan di
meminimalkan ketergantungan pada satu individu PTIPD untuk melihat dan mengamati Sistem yang
saja sedang berjalan, proses sistem, permasalahan yang
3. APO07.03 (Maintain the skills and competencies pernah dialami dan bagaimana solusi yang diinginkan
of personel) Secara teratur mendefinisikan dan ole pihak PTIPD Uin Suska Riau.
mengelola ketrampilan dan kompetensi yang 4. Kuesioner
dibutuhkan oleh personil. Kuisioner merupakan teknik pengumpulan data yang
4. APO07.04 (Evaluate employee job performance) dilakukan dengan cara memberikan seperangkat
Lakukan evaluasi kinerja secara tepat waktu dan pertanyaan kepada responden untuk dijawab. Data
teratur terhadap tujuan in- dividu yang berasal dari yang diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner ini
apa yang ingin dicapai oleh perusahaan. adalah data primer, yaitu data yang berasal langsung
5. APO07.05 (Plan and track the usage of IT and dari objek penelitian yang digunakan untuk
business human resource) Memahami dan menganalisis Kapabilitas Level (Capability Level)
menelusuri kebutuhan bisnis saat ini dan masa kinerja sistem informasi PTIPD
depan serta sumber daya manusia TI dengan
tanggung jawab untuk TI perusahaan. Tahap Pengolahan dan Analisis Data
6. APO07.06 (Manage contract staff) Pastikan Setelah melakukan proses pengumpulan data
bahwa konsultan dan tenaga kerja kontrak yang maka dihasilkan data dihasilkan data primer dan data
mendukung operasional perusahaan memiliki skunder. Memberikan penjelasan mengenai hasil
pengukuran yang telah dilakukan dalam bentuk grafik
Capability Level dan tabel dengan disertai penjelasan.Pengukurran
Capability Level merupakan sebuah model capability level dilakukan berdasarkan jawaban
untuk menggambarkan bagaimana setiap proses responden pada kuesioner yang di sebarkan. Penilaian
berjalan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. capability level terbagi menjadi level-level sebagai
indikator kapabilitas adalah kemampuan dalam meraih berikut:
tingkat kapanilitas yang yang ditingkatkan oleh atribut 1. Incomplete Process - level 0 Merupakan
proses[4]. proses yang tidak lengkap, dimana proses ini
hanya terdapat sedikit sekali bukti atau
METODE PENELITIAN bahkan tidak memiliki bukti sama sekali
dalam hal pencapaian dari tujuan proses.
Tahap Perencanaan 2. Performed Process – level 1 Merupakan
Pada tahap perencanaan ini merupakan tahap proses yang dijalankan. Proses yang
awal dari penelitian. dalam tahap perencanaan ini dilakukan sudah mencapai tujuan.
terdapat beberapa kegiatan yang harus dilakukan 3. Managed Process – level 2 Proses yang
diantaranya menentukan masalah, menentukan tujuan, sudah mencapai tujuan dimplementasikan
dan menentukan data yang dibutuhkan. dengan lebih teratur, dijalankan, dikontrol,
dan dikelola dengan tepat.
Tahap Pengumpulan Data 4. Established Process – level 3 Proses
Pada tahap ini ada beberapa tahapan yang perlu diimplementasikan secara teratur yang
dilakukan yaitu selanjutnya sudah berhasil ditetapkan dan
1. Studi pustaka sudah mencapai hasil yang diharapkan.
Peneliti mengumpulkan data dengan cara mencari 5. Predictable process – level 4 Proses ini dapat
sumber untuk mendapatkan teori yang digunakan memprediksi. Proses yang berjalan
untuk mendukung penelitian yang dilakukan baik dari dioperasikan dengan batasan yang telah
buku, jurnal, paper maupun e-book dan penelitian ditentukan agar mendapatkan hasil yang
terdahulu serta literatur - literatur yang sesuai dan sesuai dengan harapan.
mendukung. 6. Optimising process – level 5 Proses ini
2. Wawancara merupakan proses optimasi dimana proses
Wawancara dilakukan kepada staff pengelola yang telah berjalan dilakukan peningkatan
teknologi informasi Kepala memiliki tugas pokok berkelanjutan sebagai usaha pemenuhan baik
yaitu bertanggung jawab penuh terhadap seluruh dimasa sekarang maupun dimasa depan dari
proses yang ada dan tata kelola Teknologi Informasi tujuan bisnis.
136
Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 18, No. 1, Desember 2020, pp.134 - 139
ISSN 2407-0939 print/ISSN 2721-2041 online
7. Membuat Hasil Rekomendasi Setelah proses Hasil pengukuran pada proses operasional dan
pengumpulan data, pengolahan dan analisa penggunaan IRAISE C3 pada PTIPD yang dilakukan
dilakukan, selanjutnya membuat untuk level 1 sampai dengan level 5 dengan
rekomendasi berdasarkan pada tingkat menggunakan COBIT APO07, maka didapatkan hasil
kapabilitas yang dicapai, dan memberikan sebagai berikut:
sebuah solusi untuk pemecahan 1. Level 1 memiliki ketercapaian sebesar 66,46%
permasalahan terkait IRAISE pada PTIPD. yang berarti skala ketercapaian diposisi Largely
Achieved (L).
Rekomendasi 2. Level 2 memiliki ketercapaian sebesar 69.22%
Setelah proses pengumpulan data, pengolahan yang berarti skala ketercapaian diposisi Largely
dan analisa dilakukan, selanjutnya membuat Achieved (L).
rekomendasi berdasarkan pada tingkat kapabilitas 3. Level 3 memiliki ketercapaian sebesar 67.56%
yang dicapai, dan memberikan sebuah solusi untuk yang berarti skala ketercapaian di posisi Largely
pemecahan permasalahan terkait IRAISE pada Achieved (L).
PTIPD. 4. Level 4 memiliki ketercapaian sebesar 62.06%
yang berarti skala ketercapaian diposisi Largely
HASIL DAN PEMBAHASAN Achieved (L).
5. Level 5 memiliki ketercapaian sebesar 61.46%
Analisa PTIPD Saat Ini yang berarti skala ketercapaian diposisi Largely
Achieved (L).
PTIPD Uin Suska Riau merupakan pusat
pengembangan dan pelayanan teknologi informasi Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan
untuk seluruh civitas akademika UIN Suska Riau. dilaksanakan sebagian besar. Kriteria secara garis
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, besar sudah tercapai, dimana telah terdapat fakta atau
maka seharusnya didukung oleh administrasi yang bukti atas pendekatan sistematis dan pencapaian yang
baik pula diantaranya pengelolaan Integrated signifikan atas kriteria tersebut, meski masih ada
beberapa kelemahan. Organisasi dikatakan mencapai
Academic Information System (IRAISE). PTIPD Uin
level kapabilitas tertentu bila atribut pada level
Sultan Syarif Kasim Riau saat ini memiliki 10 orang tersebut bernilai “fully achieved (F)” atau “largely
pegawai tetap Pada setiap divisi memiliki tugas yang achieved (L)” dan nilai atribut untuk seluruh level
tersambung pada sebuah wadah pelayanan yang Kapabilitas di bawahnya bernilai “Largely achieved
disebut Customer Care Centre (C3). Sumber daya (L)”. Oleh sebab itu, maka proses operasional dan
manusia yang ada di PTIPD saat ini Dalam proses penggunaan IRAISE C3 pada PTIPD uin suska riau
telah mencapai tingkat kapabilitas pada level 3
pengelolaan layanan TI yang dilakukan terdapat
(Largely achieved). dikarenakan nilai yang di dapat
beberapa aktor yang terlibat dalam penanganan, pada PTIPD dan terdapatnya kegiatan yang dipantau
pemenuhan permintaan, pengelolaan akses, dan disesuaikan oleh pegawai lama yang memberikan
pemantauan status layanan, hingga penentuan problem pengetahuan dan prosedur Iraise kepada pegawai baru
layanan ditunjukkan pada tabel berikut secara berskala namun tidak terjadwalkan. kegiatan
yang dilakukan hanya disaat jam istirahat dilakukan.
Ringkasan pengolahan data pada proses APO 07 hal ini berarti bahwa proses yang dilakukan
sebelumnya telah dikelola (direncanakan, dipantau
dan disesuaikan) dan produk kerjanya telah didirikan,
dikendalikan dan dipelihara.
Berikut ini hasil pencapaian pengelolaan pada proses
domain APO07
137
Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 18, No. 1, Desember 2020, pp.134 - 139
ISSN 2407-0939 print/ISSN 2721-2041 online
KESIMPULAN
PA Level 3.2 Mendefenisikan tujuan Berikut ini merupakan saran yang dapat
Process pengukuran terkait kegiatan proses diberikan dalam penelitian di PTIPD dan digunakan
Deploymen operasional dan penggunaan sebagai pengembangan selanjutnya:
138
Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 18, No. 1, Desember 2020, pp.134 - 139
ISSN 2407-0939 print/ISSN 2721-2041 online
139