Tata Cara

Penggunaan Aplikasi Pengumpulan Nilai

bagi
Dosen Widya Dharma Pontianak

BEKERJA SAMA DENGAN

PONTIANAK
2014

Selayang Pandang

Pada tanggal 14 November 2014, Direktorat Jenderal dari Departemen Perguruan

Tinggi Republik Indonesia bagian Pangkalan Data Perguruan Tinggi mengadakan pertemuan
dengan Perguruan Tinggi di Wilayah Kalimantan Barat untuk membahas sejumlah perubahan.
Salah satu poin penting dalam rapat tersebut adalah permintaan kepada seluruh Perguruan Tinggi
untuk melaporkan nilai mahasiswa yang lebih mendetail komponennya. Mengingat selama ini (di
lingkungan Widya Dharma Pontianak), data nilai tersebut dilakukan secara manual atau
menggunakan media kertas, maka, pada Tahun Akademik 2014/2015 Ganjil ini dan seterusnya,
Widya Dharma merubah proses pengumpulan nilai tersebut. Perubahan ini dilakukan dengan
harapan mempermudah proses penyampaian laporan semesteran dari Widya Dharma kepada
Dirjen DIKTI dan menghindari keterlambatan. Selain itu juga, tersimpan harapan dapat
membantu / mempermudah proses penyampaian nilai dari dosen ke sekretariat Widya Dharma,
membantu proses pengolahan dan validasi nilai di sekretariat Widya Dharma, dan mempercepat
proses penyampaian nilai kepada Mahasiswa.
Perubahan ini diwujudkan melalui sebuah website aplikasi online yang diberi nama
SENAM ver 2 (Sistem Informasi Nilai Mahasiswa). SENAM ini merupakan kelanjutan dari
sistem penyampaian nilai kepada Mahasiswa yang diluncurkan pada Januari 2013 (melalui
homepage: widyadharma.ac.id/nilai/). SENAM juga merupakan bagian dari project aplikasi
INDOMIKA WD (Interaksi Dosen, Mahasiswa dan Kampus Widya Dharma). SENAM versi 2
akan memuat proses pengisian nilai mahasiswa Widya Dharma berdasarkan mata kuliah yang
telah diregistrasikan mahasiswa oleh dosen pengampu, validasi kebenaran nilai yang diisikan
oleh dosen pengampu, pencetakan hasil validasi oleh dosen pengampu sebagai bukti tertulis,
validasi nilai oleh pihak sekretariat Widya Dharma, dan diakhiri validasi nilai oleh Ketua
Program Studi dari mata kuliah bersangkutan.
Semoga perubahan ini, dapat mengarahkan kita kepada sistem yang lebih baik,
kehidupan yang lebih baik, dan masa depan yang lebih cerah.

Desember 2014,
DDC WIDYA DHARMA

Cat. : Kritik, Saran, dan Bantuan SENAM WD ver.2 dapat dilakukan dengan mengirim email ke
beGiantss@gmail.com atau Add Pin BB 5228BF40 atau Add Line dengan nama DDC WD

Langkah-Langkah
Langkah beserta penjelasan secara terperinci.
1. Pastikan komputer atau laptop anda terhubung dengan jaringan internet
2. Buka browser Google Chrome atau Mozilla Firefox

3. Masukkan Alamat Website widyadharma.ac.id/senamV2/

Muncul tampilan login page seperti di bawah ini:

Masukkan User Name

Masukkan Password

4. Lakukan login menggunakan username dan password yang diberikan oleh ketua program
studi masing-masing.
masing. Setelah login akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

a
b
c

g
h

a. Menu Jadwal Mengajar : direncanakan berfungsi untuk menunjukkan jam

jam-jam kapan saja
dosen yang bersangkutan mengajar (menu ini belum aktif)
b. Menu Daftar Kelas : berfungsi untuk menunjukkan daftar kelas yang telah atau sedang
diampu / diajar oleh dosen yang bersangkutan. Menu ini berisi daftar nama mata kuliah,
kelas, dan mahasiswa yang mengikutinya. Melalui menu ini juga, nilai akan dimasukkan

c. Menu Daftar Bimbingan Aktif : direncanakan berfungsi menunjukkan daftar nama

bimbingan tugas akhir / skripsi. Diharapkan dosen yang memiliki bimbingan dapat
membantu dan memantau langsung perkembangan bimbingannya. (menu ini belum aktif)
d. Menu Pengumuman : direncanakan sebagai sarana komunikasi atau penyampaian
informasi dari institusi / program studi kepada para dosen. (menu ini belum aktif)
e. Menu Live Chat : direncanakan sebagai sarana komunikasi (fast response) bertukar pesan
antar dosen dengan dosen, dosen dengan mahasiswa, dosen dan institusi / program studi.
f. Menu Data Diri : berfungsi sebagai profil dan data diri dosen yang terkini sesuai dengan
keadaan dosen yang bersangkutan. Mohon bantuannya untuk mengisi secara jujur menu
ini, ke depannya akan dilengkapi dengan upload data kelengkapan mengajar dan SK
(untuk memudahkan pencarian data dan tidak perlu fotocopy lagi)
g. Menu Ganti Password : berfungsi untuk mengubah password default sehingga password
lebih mudah diingat oleh dosen / pemilik akun. Diharapkan password diganti ketika login
pertama kali.
h. Menu Logout : berfungsi untuk mengamankan data setelah selesai penggunaan, sehingga
tidak diakses oleh orang yang tidak berhak.
5. Proses pengisian nilai dilakukan dengan meng-klik menu nomor b, dan akan muncul daftar
kelas yang diampu / diajar, tampilannya seperti berikut :

A1

Untuk melihat daftar nama mahasiswa / mengisi nilai mahasiswa dari kelas yang diinginkan,
klik gambar kaca pembesar / loop, seperti yang ditunjukkan oleh petunjuk A1 pada
gambar di atas.
6. Menekan kaca pembesar / loop / A1 akan memunculkan tampilan sebagai berikut :

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B1 textbox: berfungsi sebagai tempat mengisi jumlah maksimal kehadiran. Jumlah

maksimal kehadiran harus diisi terlebih dahulu jika ingin mengisi nilai mahasiswa.
Textbox ini harus diisi dengan nilai minimal 7 kehadiran per semester.

B2 tombol SIMPAN : berfungsi untuk menyimpan jumlah maksimal kehadiran yang

diisikan pada B1
B3 tombol VALID SEMUA : berfungsi untuk membantu memvalidkan semua nilai
yang telah diisi sebagai tanda bahwa data nilai yang diisikan telah benar dan siap
divalidasi oleh secretariat Widya Dharma / Ketua Program Studi mata kuliah yang
bersangkutan. (tombol VALID juga berarti nilai yang telah diisikan sudah tidak dapat
diubah lagi)
B4 tombol OK : berfungsi untuk memunculkan daftar nama mahasiswa dan tempat
mengisi nilai tersebut. Tombol ini akan berfungsi jika jumlah maksimal kehadiran
sudah diisi dan disimpan. Hasil dari penekanan tombol di bawah ini akan
ditampilkan pada poin induk selanjutnya.
B5 tulisan (link) Download : berfungsi untuk mengambil daftar nama mahasiswa pada
mata kuliah terpilih dalam bentuk excel. Dengan menekan tombol ini dan menunggu
beberapa saat, maka file excel akan terunduh / ter-download. Hasil download
berfungsi untuk membantu dosen memperoleh daftar nama, mengisi nilai secara
offline dengan format tampilan excel yang dapat di-upload-kan kembali ke sistem.
B6 tulisan (link) Cetak Hasil : berfungsi untuk mengambil daftar nama mahasiswa
beserta nilai yang telah diinputkan ke dalam sistem. Hasil dari penekanan tombol ini
adalah file pdf. (Pastikan data telah divalid semua terlebih dahulu baru tampilan pdf
ini dicetak dan diserahkan ke sekretariat). Tampilan pdf dapat dilihat sebagai berikut
(gambar pertama adalah hasil yang belum valid semua ; gambar kedua adalah hasil
yang sudah valid semua) :

7. Pada langkah ini, proses dapat dibagi menjadi 2 tahapan, yakni :

7.1. Jika dosen mengisi secara ONLINE, maka dosen akan mengisi jumlah maksimal kehadiran
(B1), menekan tombol Simpan (B2), dan menekan tombol OK (B4) sehingga akan muncul
tampilan sebagai berikut :

C6

C7

C1
C2

C3

C4

C5

C1 Kolom berwarna jingga agak kecoklatan adalah tempat mengisi jumlah kehadiran,
jumlah kehadiran tidak boleh diisi kurang dari nol atau lebih dari jumlah maksimal
kehadiran.
C2 Kolom berwarna biru terang adalah tempat mengisi nilai tugas terstruktur. Nilai
yang diisikan berada pada range 0 sampai 100
C3 Kolom berwarna pink ke-ungu-an adalah tempat mengisi nilai ujian tengah semester
(MID). Nilai yang diisikan berada pada range 0 sampai 100
C4 Kolom berwarna hijau terang adalah tempat mengisi nilai ujian akhir semester
(UAS). Nilai yang diisikan berada pada range 0 sampai 100
C5 Kolom berisi tombol OK digunakan untuk mem-valid-kan nilai yang telah diinput
per mahasiswa (jika di-klik). Nilai yang telah divalidkan tidak dapat diubah dan
kondisi VALID tidak dapat dikembalikan ke kondisi tidak valid.
C6 Tombol choose file adalah tombol yang digunakan untuk mengupload file excel
yang diisikan secara OFFLINE. File excel yang dapat dibaca dengan baik adalah
file excel yang di-DOWNLOAD dari aplikasi (poin B5) dan diisi sesuai dengan
prosedur.
C7 Tombol upload adalah tombol yang diguakan untuk memulai proses transfer nilai
dari file yang di-upload ke dalam system aplikasi ini. Setelah menekan tombol ini,
tunggu beberapa saat hingga proses transfer nilai selesai.
Pengisian nilai pada kolom yang ditunjukkan pada kolom C1, C2, C3, dan C4 dilakukan
dengan mengklik cell yang akan diisi atau mensorot cell yang akan diisi. Setelah diklik
atau disorot, maka mode edit cell akan terbuka dan langkah berikutnya adalan melakukan
pengisian nilai yang sesuai. Nilai yang telah selesai diisi akan secara langsung tersimpan
ke dalam database jika sorot cell dipindahkan atau ditekan keyboard enter.

Cell disorot
ditandai adanya bayangan
berwarna biru di sekeliling cell
Mode
ode Edit dilakukan dengan
enter

Kursor diarahkan ke Cell

Terlihtrr kursor sedang diarahkan
ke cell yang akan diisikan nilainya
Mode Edit dilakukan dengan Klik

Mode Edit telah diaktifkan

Silahkan melakukan pengisian nilai
yang sesuai.

7.2. Jika dosen mengisi secara OFFLINE, maka dosen akan menekan tulisan / link
DOWNLOAD (B5) dan mendapatkan file excel. Setelah dibuka akan mendapatkan
tampilan sebagai berikut :

D1

D2

D3

D4

D5

Pengisian secara OFFLINE dilakukan dengan mengisikan cell berwarna hijau terang dan
disesuaikan dengan header atau judul kolomnya. Format posisi cell jangan sampai digeser
untuk memastikan nilai yang diisi secara offline dapat di-UPLOAD kembali ke aplikasi
SENAM.
D1 cell untuk mengisi jumlah maksimal kehadiran di kelas
D2 cell untuk mengisi jumlah kehadiran mahasiswa di kelas, jumlah kehadiran tidak
boleh diisi kurang dari nol atau lebih dari jumlah maksimal kehadiran (D1)
D3 cell untuk mengisi Nilai Tugas Terstruktur, nilai diisikan yang diisikan berada pada
range 0 sampai 100
D4 cell untuk mengisi Nilai Ujian Tengah Semester (MID) , nilai diisikan yang diisikan
berada pada range 0 sampai 100
D5 cell untuk mengisi Nilai Ujian Akhir Semester (UAS) , nilai diisikan yang diisikan
berada pada range 0 sampai 100
8. UPLOAD File excel yang telah diisikan ke aplikasi SENAM. Mohon perhatikan kelas dan
mata kuliah yang akan di-UPLOAD-kan. Jangan sampai ada kesalahan mata kuliah dan
kelas. (Lakukan C6 dan C7).
9. VALID-kan nilai yang telah diisi sebagai tanda nilai sudah siap untuk divalidasi oleh
Sekretariat / Program Studi Widya Dharma dengan melakukan poin C5 (per mahasiswa) dan
B3 (per kelas)
10. Cetak hasil nilai yang telah diisi dan di-VALID-kan dengan melakukan poin B6.
11. Tanda tangani hasil cetakan dan serahkan ke Sekretariat Widya Dharma beserta dengan
DPNA yang ada dalam amplop berkas ujian (lembaran yang ditanda-tangani oleh mahasiswa
peserta ujian)

Langkah-Langkah Pengisian Nilai Secara ONLINE (versi singkat).

1.

Pastikan Komputer / Laptop terhubung ke Internet

2.

Buka browser Google Chrome atau Mozilla Firefox

3.

Buka alamat website : widyadharma.ac.id/senamV2/

4.

Setelah halaman login terbuka, Login ke dalam sistem / aplikasi dengan menggunakan
username dan password yang telah diberikan Kepala Program Studi

5.

Isikan data diri Dosen secara benar (menu f)

6.

Pilih menu b. ( pengajaran daftar kelas)

7.

Pilih mata kuliah dan kelas yang akan diisikan nilainya dengan menekan gambar aksi
kaca pembesar / loop

8.

Masukkan jumlah masimal kehadiran di kelas pada mata kuliah yang sedang diproses

9.

Tekan tombol simpan dan tunggu beberapa saat (tunggu sampai halaman website terRefresh)

10. Tekan tombol Ok untuk memunculkan daftar nama dan tabel pengisian nilai.
11. Isikan nilai yang sesuai dengan npm mahasiswa dan judul kolom dan prestasi mahasiswanya
12. Setelah selesai melakukan pengisian dan yakin tidak ada perubahan, lakukan pengecekan
ulang dan validasi terhadap isian, sebagai tanda telah siap divalidasi oleh sekretariat Widya
Dharma.
13. Cetak hasil nilai yang telah divalidasi
14. Tanda tangani cetakan nilai yang telah divalidasi
15. Serahkan lembar cetakan aplikasi yang telah ditandatangani beserta lembar DPNA yang
ada dalam berkas ujian ke Sekretariat Widya Dharma.

Langkah-Langkah Pengisian Nilai Secara OFFLINE (versi singkat).

1.

Pastikan Komputer / Laptop terhubung ke Internet

2.

Buka browser Google Chrome atau Mozilla Firefox

3.

Buka alamat website : widyadharma.ac.id/senamV2/

4.

Setelah halaman login terbuka, Login ke dalam sistem / aplikasi dengan menggunakan
username dan password yang telah diberikan Kepala Program Studi

5.

Isikan data diri Dosen secara benar (menu f)

6.

Pilih menu b. ( pengajaran daftar kelas)

7.

Pilih mata kuliah dan kelas yang akan diisikan nilainya dengan menekan gambar aksi
kaca pembesar / loop

8.

Download daftar nama mahasiswa dalam bentuk excel.

9.

Internet sudah dapat diputuskan.

10.

Isikan nilai mahasiswa pada kolom excel yang telah disediakan, usahakan untuk tidak
merubah format dan posisi cell yang telah ter-Setting dari download-an

11.

Pastikan Komputer / Laptop terhubung ke Internet kembali

12.

Upload file excel yang telah diisikan nilainya ke dalam aplikasi

13.

Setelah selesai upload file excel dan yakin tidak ada kesalahan dan perubahan lagi, lakukan
pengecekan ulang dan validasi terhadap isian, sebagai tanda telah siap divalidasi oleh
sekretariat Widya Dharma.

14.

Cetak hasil nilai yang telah divalidasi

15.

Tanda tangani cetakan nilai yang telah divalidasi

16.

Serahkan lembar cetakan aplikasi yang telah ditandatangani beserta lembar DPNA yang
ada dalam berkas ujian ke Sekretariat Widya Dharma.