Daftar Isi

Pendahuluan ........................................................................................................................................... 2
Eksport mail dari archive.bps.go.id .......................................................................................................... 4
Import File Backup Mail Ke arsipmail.bps.go.id ........................................................................................ 6
Pengaturan Email BPS di BlackBerry ........................................................................................................ 9
Pengaturan Email BPS di Android Smartphone....................................................................................... 13

Pendahuluan

Mulai hari Selasa, tanggal 9 Juli 2013, team jkd melakukan migrasi email server lama ke
mail server baru menggunakan zimbra versi 8.0.3 (bewarna biru) yang sebelumnya
menggunakan zimbra versi 7.0.1 (berwarna abu-abu). Migrasi ini dilakukan karena sudah 2 hari
email BPS tidak dapat berfungsi lagi dikarenakan masalah sistem penyimpanan data (storage)
sejak tanggal 7-8 Juli 2013.
Email

BPS

yang

baru

dapat

di

akses

di

alamat

https://mail.bps.go.id

https://mailhost.bps.go.id atau melalui https://community.bps.go.id/ yang berisi forward email

mulai tanggal 31 mei - 6 juli 2013 dan email terbaru sampai sekarang. Sedangkan email lama di
pindahkan ke alamat http://archive.bps.go.id sebagai arsip mail yang berisi email sejak account
anda dibuat/create sampai dengan tanggal 6 Juli 2013.
Melihat kondisi server archive.bps.go.id (mailhost lama) yang kurang stabil, team JKD
melakukan pemindahan data arsip mail ini ke server baru yang lebih stabil dengan system
zimbra versi terbaru secara manual di alamat http://arsipmail.bps.go.id. Tujuan memindahkan
data email dari archive.bps.go.id ke arsipmail.bps.go.id adalah untuk backup jika terjadi
masalah (discountinue) di archive.bps.go.id, kita masih mempunyai arsip mail di mesin baru
yang lebih stabil di arsipmail.bps.go.id.
Baik archive.bps.go.id atau arsipmail.bps.go.id tidak dapat digunakan untuk mengirim,
forward dan menerima email, hanya di peruntukan untuk server arsip saja yang hanya dapat
dibaca dan dibackup. Server arsipmail.bps.go.id bisa di akses kapan saja dan dimana saja anda
berada baik di luar maupun didalam BPS.
Proses pemindahan arsip mail dilakukan secara manual dikarenakan kondisi server yang
kurang stabil dan jumlah account berjumlah 12 .940 account, sehingga tidak dapat dilakukan
secara otomatis. Dengan jumlah account sebanyak itu tentunya proses pemindahan data email
memakan waktu dan tenaga yang cukup lama, untuk itu kami dari team jkd menganjurkan bagi
pengguna email yang data emailnya masih di butuhkan/diperlukan agar melakukan backup mail

dari archive.bps.go.id ke arsipmail.bps.go.id sendiri. Untuk proses backup tersebut kami berikan
panduan untuk melakukan backup secara online.
Untuk email eselon 1, eselon 2, eselon 3 (BPS RI, STIS dan Pusdiklat) dan email bps
Propinsi (bps1100 s.d bps9400) tidak perlu lagi melakukan backup arsip mail tersebut, karena
sudah dipindahkan, jadi bisa langsung mengakses arsip mail di http://arsipmail.bps.go.id
dengan username dan password yang biasa digunakan. Bagi user yang mengalami masalah
dalam proses backup dapat melayangkan email ke jkd@bps.go.id.

Eksport mail dari archive.bps.go.id

Untuk email eselon 1, eselon 2, eselon 3 (BPS RI, STIS dan Pusdiklat) dan
email bps Propinsi (bps1100 s.d bps9400) tidak perlu lagi melakukan
backup arsip mail tersebut, karena sudah dipindahkan.
Archive.bps.go.id adalah server email lama (mailhost lama) yang datanya akan kita
pindahkan ke arsipmail.bps.go.id. Berikut langkah-langkahnya:
Buka email dari browser ke alamat https://archive.bps.go.id
Login menggunakan username dan password email anda.
Pilih menu Preferences diatas :

Pada kolom menu sebelah kiri pilih Import/Export:

Selanjutnya disebelah kanan bawah pilih menu export:

Secara default yang akan terbackup adalah account atau email, anda dapat melakukan
backup calendar atau contacts.

Setelah menu ini dipilih/diklik akan tampil window untuk menyimpan file backup
dengan extention tgz yang telah di beri nama berdasarkan tanggal dan waktu backup
dengan format All-yy-mm-dd-time.tgz

Simpan file tersebut dalam komputer anda , tunggu beberapa saat untuk proses backup
mail. Lama proses backup tergantung dari besar kecilnya data email anda di server.
Setalah selesai selanjutnya anda sudah bisa untuk melakukan restore/import file backup
mail ini ke arsipmail.bps.go.id.

Import File Backup Mail Ke arsipmail.bps.go.id

Untuk email eselon 1, eselon 2, eselon 3 (BPS RI, STIS dan Pusdiklat) dan
email bps Propinsi (bps1100 s.d bps9400) tidak perlu lagi melakukan
backup arsip mail tersebut, karena sudah dipindahkan.
arsipmail.bps.go.id adalah server baru dan lebih stabil daripada server archive.bps.go.id
yang di fungsikan sama sebagai arsip mail, dimana datanya adalah hasil import dari server
archive.bps.go.id (mailhost lama). Berikut langkah-langkah melakukan import file backup mail
ke arsipmail.bps.go.id:
Buka email dari browser ke alamat https://arsipmail.bps.go.id/
Login menggunakan username dan password email anda.
Anda akan melihat email dalam keadaan kosong di setiap folder.
Pilih menu Preferences diatas :

Pada kolom menu sebelah kiri pilih Import/Export:

Selanjutnya disebelah kanan terdapat menu Import:

Sebelum melakukan import, pilih menu Browse sebagai menu untuk memilih file backup
mail anda yang disimpan di komputer anda dari hasil backup/export.

selanjutnya anda akan diberikan pilihan Destination atau tujuan hasil import, default
adalah All folders akan sama dengan hasil export mail arsip lama. Berikutnya adalah
menu Resolve duplicates yakni perlakuan jika ada email yang sama pada proses import,
karena proses import ini adalah ke mail server baru dengan data kosong maka pilihlah
Ignore.
Setelah anda mengisi semua menu pilihan selanjutnya pilih menu import, beberapa saat
akan berjalan proses import, lamanya proses import tergantung besar kecilnya file
backup mail anda.
Setelah proses import selesai akan tampil window komfirmasi, bahwa proses import
sudah selesai dan sukses.
Klik/pilih menu OK pada window konfirmasi, dan pilih menu save yang terletak di
sebelah kiri atas untuk menyimpan hasil import kita ke server.

dengan demikian proses export/import email anda dari archive.bps.go.id ke

arsipmail.bps.go.id sudah selesai dan email lama anda dapat di akses di mail sever yang
baru dan stabil di http://arsipmail.bps.go.id

Pengaturan Email BPS di BlackBerry

Koneksi email BPS bisa dilakukan dengan komputer dan gadget seperti BlackBerry, smartphone
Android , tablet dan lain-lain.
Berikut langkah-langkah setting email BPS bagi pengguna BlackBerry:
1. Pilih Menu SETUP

2. Pilih Menu Email Settings

3. Pilih Menu Other

4. Isikan Username dan Password anda (contoh user4@bps.go.id) :

5. Klik Tombol Next, tunggu beberapa saat menunggu koneksi ke server BPS.
Kemudian
tampil konfirmasi bahwa BlackBerry anda telah berhasil terhubung dengan mail BPS.

6. klik tombol OK , akan tampil account email anda kemudian pilih close untuk menutup proses
koneksi email.

10

7. Setelah proses setting email selesai, di halaman depan BlackBerry anda terdapat icon baru
bergambar icon email dengan keterangan nama email anda.

Untuk pertama kali anda akan mendapat email konfirmasi dari BlackBerry, pilih icon email
anda akan terdapat satu buah pesan/email di dalam inbox email anda:

klik pesan untuk membaca isi mail, Berikut contoh isian mail konfirmasi dari BlackBerry

11

8. Selanjutnya adalah melakukan konfigurasi advance untuk menampilkan nama anda di email
saat email dikirim/send dari BB ke penerima email.
Lakukan langkah 1, 2 dan 3 seperti diatas (Setup Email Settings)

9. Pilih menu
dengan tombol keypad BlackBerry, Pilih menu Edit kemudian pilih menu
General Options. Isikan nama anda sebenarnya pada isian your name, kemudian pilih save.
Setelah anda pilih menu save anda akan diminta untuk mengisi ulang password kembali.
Isikan password anda kembali kemudian simpan/save.

Selesai sudah setting email BPS di BlackBerry dan siap digunakan untuk mengirim/send atau
menerima email.

12

Pengaturan Email BPS di Android Smartphone

Berikut langkah-langkah setting email BPS bagi pengguna Android Smartphone:
1.

Pilih icon Email (gambar yang dilingkari)

13

2.

Isikan username dan password email anda:

3.

Pilih Menu Manual setup atau Next

Anda bisa memilih koneksi protokol email yang akan digunakan yakni, POP atau IMAP. Jika
anda ingin menggunakan hanya satu device/gadget dikoneksi ke email anda dianjurkan
menggunakan POP dan jika menggunakan banyak device/gadget dikoneksi ke email anda
disarankan menggunakan IMAP.
Khusus BlackBerry menggunakan POP karena secara otomatis BlackBerry menggunakan
protokol POP.

14

INCOMING SERVER SETTING

Koneksi email mempunyai dua protokol untuk gadget/handphone/tablet, yakni protokol

POP dan IMAP. Jika anda menggunakan satu device/gadget/handphone sebagai koneksi ke
email disarankan menggunakan protokol POP dan Jika anda menggunakan banyak
device/gadget untuk koneksi email gunakanlah protokol IMAP.
Incoming Server Menggunakan Protokol POP
Berikut settingan email jika anda menggunakan protokol POP untuk koneksi email anda:

Secara otomatis POP server akan terisi dengan pop.bps.go.id.

Pilih Security type dengan SSL/TLS secara otomatis isian port akan berubah dari port
110 menjadi port : 995.

15

kemudian ganti isian Delete email from server dengan Never, tujuanya untuk tidak
melakukan penghapusan email di server BPS jika anda melakukan penghapusan email di
gadget/handphone anda.
Pilih menu next untuk menlanjutkan settingan berikutnya.
Incoming Server Menggunakan Protokol IMAP
Berikut settingan email jika anda menggunakan protokol IMAP untuk koneksi email
anda:

Secara otomatis IMAP server akan terisi dengan imap.bps.go.id.

Pilih Security type dengan SSL/TLS secara otomatis isian port akan berubah dari port 143
menjadi port : 993.
Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

16

OUTGOING SERVER SETTING

Pengiriman/send email ke internal atau ekternal BPS menggunakan Gadget ada dua cara
yakni, SMTPS dan Submission. Kedua metode ini menggunakan autentifikasi (Require singin) untuk mencegah user lain yang tidak terdaftar di server BPS tidak dapat mengirim email
(sebagai relay). Kita bisa gunakan salah satu cara pengiriman/send email dari gadget kita.
Berikut settingan email untuk pengiriman/send email:
Outgoing Server Menggunakan SMTP Secure
Berikut settingan email untuk proses pengiriman/send email:

Secara otomatis SMTP server akan terisi dengan smtp.bps.go.id.

Pilih Security type dengan SSL/TLS secara otomatis isian port akan berubah dari port 25
menjadi port : 465
Centang menu Require sign-in jika belum tercentang, secara default sudah tercentang.
Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.
17

Outgoing Server Menggunakan Submission

Berikut settingan email untuk proses pengiriman/send email:

Secara otomatis SMTP server akan terisi dengan smtp.bps.go.id.

Pilih Security type dengan STARTTLS secara otomatis isian port akan berubah dari port
25 menjadi port : 587
Centang menu Require sign-in jika belum tercentang, secara default sudah tercentang.
Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

18

4.

Setting Inbox Checking Frequency

Setelah proses outgoing server selesai selanjutnya adalah proses setting lanjutan untuk
inbox checking frequency, notifikasi email dating, sync email dan lain-lain. Centang semua
box kemudian tentukan checking frekwensi email anda (dalam menit)

5.

Setting Tampilan Nama Anda

Isikan nama anda yang sebenarnya untuk di tampilkan di email anda jika anda mengirim
email ke orang lain. Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

19

Tunggu beberapa saat untuk proses sikronisasi email dari server email BPS ke gadget anda.
Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya

MEMBUAT/COMPOSE DAN MENGIRIM/SEND EMAIL

Untuk mengirim email, pilih icon

pada baris bawah.

Isikan form untuk mengirim email seperti cara pengiriman biasa yang anda lakukan seperti
to, cc dan isi email. Pilih menu gambar

untuk send email anda.

20

MELIHAT SEMUA FOLDER

Untuk melihat tampilan semua folder email seperti Inbox, Send, Trash dan lain-lain pilihlah
menu gambar

untuk melihat semua folder.

Untuk informasi dan panduan lebih lengkap dapat dilihat di link dokumen Zimbra 8 berikut:
https://mail.bps.go.id/help/en_US/advanced/zimbra_user_help.htm

21