BAB I

PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat,
mendorong Indonesia untuk mengembangkan sumber daya manusia yang
berpotensial. Salah satu upaya pengembangan sumber daya manusia yang
berpotensial melalui pendidikan. Pendidikan memiliki peranan yang sangat
penting dalam menciptakan manusia terampil yang berpengetahuan dan
berkualitas, sehingga mampu menghadapi situasi persaingan di era globalisasi
yang semakin kompetitif.
Politeknik Negeri Semarang merupakan salah satu lembaga pendidikan
profesional yang mendidik mahasiswa menjadi tenaga siap pakai dan terampil,
yang diharapkan mampu bersaing di era globalisasi ini. Untuk menghasilkan
tenaga yang terampil dan profesional, Politeknik Negeri Semarang
mewajibkan mahasiswa melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
Praktik Kerja Lapangan adalah kegiatan pemagangan bagi mahasiswa di
dunia kerja baik di bidang industri maupun pemerintahan. Kegiatan ini
memiliki maksud agar mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh baik
secara teori dan praktik di bangku perkuliahan dan mendapatkan pengalaman
sebelum memasuki dunia kerja yang sesungguhnya agar kelak dapat
menyesuaikan diri di lingkungan kerja.
Dengan adanya Praktik Kerja Lapangan, mahasiswa akan mengetahui
keterampilan dan pengetahuan yang dikembangkan dan perlu dipertahankan.
Jadi kegiatan

ini dapat memberikan

kontribusi yang

berarti bagi

perkembangan mahasiswa untuk mempersiapkan diri sebaik-baiknya sebelum

memasuki dunia kerja dan perkembangan kompetensi di Politeknik Negeri

Semarang.
PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang merupakan
salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam kegiatan survei,
inspeksi, dan konsultasi. Dalam instansi ini di setiap bagian dalam struktur
organisasi perusahaan terdapat bidang Administrasi dan Perkantoran. Oleh
karena itu penulis ingin belajar dan mempraktekkan langsung ilmu yang
didapatkan dari bangku perkuliahan sehingga dapat menambah pengalaman,
keterampilan, dan wawasan di bidang Adminstrasi dan Perkantoran.
1.2

Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan

PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang sendiri
memiliki 3 (tiga) divisi yang terdiri dari Divisi Operasi, Divisi Pemasaran, dan
Divisi Dukungan Operasi.
Selama mengikuti Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang dimulai tanggal 26
Januari 27 Maret 2015 di PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya
Semarang, penulis ditempatkan di Bagian SDM dan Umum. Tempat tersebut
merupakan sub divisi dari Divisi Dukungan Operasi.
Karena latar belakang pendidikan yang dimiliki adalah Administrasi
Bisnis, maka tugas yang dilaksanakan selama Praktik Kerja Lapangan
berkaitan dengan kegiatan administrasi. Adapun ruang lingkup kegiatan yaitu:
1. Mengarsip surat-surat dan berkas-berkas surat, kontrak kerja, dll
2. Melakukan komunikasi lewat telepon
3. Merekap absensi karyawan
4. Menangani surat masuk dan surat keluar

5. Untuk lebih lengkapnya akan dijelaskan pada Bab berikutnya.

1.3

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1. Waktu Pelaksanaan PKL
PKL dilaksanakan dari tanggal 26 Januari s/d 27 Maret 2015, dengan
ketentuan hari kerja yaitu Senin-Jumat, pukul 08.00 17.00 WIB.
2. Tempat Pelaksanaan PKL
Nama instansi

: PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya

Semarang.

Alamat

: Jl. Dr. Cipto No. 232 A, Semarang.

No. Telepon

: (024) 8450918.

No. Fax

: (024) 8451093.

1.4 Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan

1.4.1
a.

Tujuan diadakannya Praktik Kerja Lapangan

Untuk memenuhi salah satu persyaratan pembuatan Tugas Akhir
Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi

Niaga Politeknik Negeri Semarang.

b. Menerapkan dan mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di
c.

bangku kuliah ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

Mengetahui pola kerja dan perilaku pekerja profesional pada
perusahaan

d.

atau

instansi,

dengan

harapan

dapat

memiliki

pengalaman.
Sebagai suatu usaha untuk menjembatani kesenjangan antara dunia
kerja dan dunia pendidikan, sehingga dapat dijadikan bentuk
kerjasama dalam mencari tenaga kerja.

1.4.2

Manfaat yang diperoleh selama Praktik Kerja Lapangan

1.

Bagi Mahasiswa
a. Mengetahui secara nyata bagaimana situasi dalam dunia kerja yang
sebenarnya.
b. Menguji dan mengukur kemampuan yang dimiliki oleh mahasiswa
dalam menghadapi situasi dunia kerja yang sebenarnya.
c. Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mahasiswa agar dapat
meningkatkan potensi.
d. Menciptakan dan menumbuhkembangkan rasa tanggung jawab dan
profesionalisme serta kedisiplinan yang sangat dibutuhkan ketika
e.

memasuki dunia kerja yang sebenarnya.

Dapat mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk
menyesuaikan diri agar tanggap dan peka dalam menghadapi masalah
di lingkungan kerjanya di masa mendatang.

Bagi Politeknik Negeri Semarang

a. Sebagai sarana promosi dan memberikan image yang baik mengenai
Politeknik Negeri Semarang.
b. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya di
dunia kerja.
c. Mencetak mahasiswa yang siap kerja dengan ketrampilan dan
kejujuran dalam melaksanakan tugas.
d. Terjalinnya hubungan kerja sama dengan PT. Surveyor Indonesia
(Persero) Cabang Madya Semarang melalui Praktik Kerja Lapangan.
e. Sebagai bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana
kesesuaian kurikulum yang ada dengan perkembangan yang terjadi di
dunia kerja.

3. Bagi PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang

a. Memperoleh bantuan tenaga dan pemikiran yang dapat digunakan
dalam pengembangan perusahaan.
b. Mempromosikan image yang baik melalui Praktik Kerja Lapangan.

c. Ikut menunjang program kepegawaian, serta membantu pemerintah

dalam menyiapkan tenaga kerja yang berpengalaman di bidangnya.
d. Menjalin kerja sama dan saling berinteraksi antara Politeknik Negeri
Semarang dan PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya
Semarang, sehingga bisa dijadikan referansi untuk menyiapkan tenaga
kerja yang lebih maju dan kompetitif.

BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1

Logo Perusahaan
Logo perusahaan merupakan suatu identitas perusahaan yang
melambangkan jati diri perusahaan. Disamping itu juga logo perusahaan dapat

menjiwai dan menambah semangat dalam melaksanakan suatu visi dan misi
perusahaan. Berikut ini adalah logo PT. Surveyor Indonesia.
Gambar 2.1.

2.2

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Surveyor Indonesia atau PTSI adalah salah satu Badan Usaha Milik
Negara yang didirikan pada tanggal 1 Agustus 1991. Pada awalnya PTSI
ditujukan

untuk

membantu

Pemerintah

Republik

Indonesia

dalam

memperlancar aliran barang modal dan peralatan dari seluruh dunia melalui
jasa pemeriksaan Pra-Pengapalan (Pre Shipment Inspection) yang bertaraf
Internasional.
Sejak April 1997, PT. Surveyor Indonesia telah merumuskan misi sebagai
perusahaan jasa surveyor dalam arti luas. Dengan rumusan misi yang baru,
PTSI memberikan beberapa layanan berupa pemeriksaan teknis, survei,
pengkajian, penilaian pengawasan, auditing serta konsultasi.

Pasar yang

dilayani mencakup berbagai sektor termasuk minyak dan gas, pertambangan,

pengolahan,

telekomunikasi,

perbankan

dan

pemerintahan.

Melalui

pengalaman di berbagai bidang, PTSI telah membangun pengetahuan yang

luas dalam proses bisnis yang membuat perusahaan mampu memberikan

pelayanan yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus dari pengguna jasanya.
PTSI berkantor pusat di Graha Surveyor Indonesia Jl. Gatot Subroto Kav.
56 Jakarta. PTSI telah memiliki 3 kategori cabang, yaitu 5 kantor cabang di
Pekanbaru, Palembang, Jakarta, Surabaya, dan Balikpapan. 4 (empat) kantor
cabang madya di Semarang, Makasar, Batam, dan Medan. 3 (tiga) kantor
cabang pratama di Aceh, Banjarbaru, dan Padang.
PT. Surveyor Indonesia Cabang Semarang didirikan berdasarkan Akte
Notaris Harun Kamil, SH No. 3 tanggal 18 Januari 2001. Maksud dibukanya
cabang di Semarang pada awalnya adalah untuk memudahkan pengurusan
secara administratif dan bisa lebih dekat pelanggan.

Sejalan dengan

perkembangan pasar yang ada, PT. Surveyor Indonesia Cabang Semarang

berusaha untuk mengembangkan beberapa jasa komersil lainnya yang masih
dalam lingkup jasa inpeksi, survei, dan konsultasi.
PT. Surveyor Indonesia Cabang Semarang mempunyai wilayah kerja di
Provinsi Jawa Tengah dan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dari data
yang ada wilayah ini didominasi oleh sektor Pemerintah Daerah. Sementara
sektor industri merupakan sektor inti yang didominasi oleh pembangkit listrik
dan industri skala menengah/ besar. Sektor migas merupakan salah satu sektor
potensial yang semakin berkembang di wilayah Jawa Tengah Bagian Timur
dan Jawa Tengah Bagian Selatan dan Utara. Sementara sektor pendukung
yang cukup potensial adalah sektor pertanian.
2.3

Lokasi Perusahaan PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya

Semarang.

Alamat

: Jl. Dr. Cipto No. 232A Semarang 50125.

Nomor Telepon

: (024) 8450918.

No. Fax

: (024) 8451093.

Website

: www.ptsi.co.id
Gambar 2.2

PT Surveyor
Indonesia
Cabang
Semarang

2.4

Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi Perusahaan
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan Independent Assurance kelas
dunia.
2. Misi Perusahaan
8

a.
b.

Memberikan jasa yang berdasarkan standar dan regulasi.

Melaksanakan jasa secara profesional dan berdaya saing untuk

c.

mendukung perdagangan global.

Menciptakan nilai tambah kepada pemangku kepentingan melalui
penelitian yang berkualitas dan modal manusia yang kompeten.

2.5

Nilai-nilai Perusahaan
a. Inovasi
Menghasilkan solusi baru, produk baru dan cara cara yang lebih tepat dalam
berusaha.
b. Kompeten
Memiliki keahlian, pengetahuan, perilaku dan sikap yang tepat untuk
melaksanakan pekerjaan secara professional.
c. Integritas
Menyatakan yang sebenarnya secara tidak memihak.
d. Kepedulian
Menunjukkan kepedulian, penghargaan dan sikap mendukung.

2.6

Tujuan Perusahaan
1.

Perbaikan kompetensi dan komposisi karyawan secara optimal untuk

2.
3.

mendukung keunggulan daya saing perusahaan.

Perbaikan proses bisnis internal.
Peningkatan keunggulan daya saing melalui penciptaan nilai tambah serta
penyajian jasa yang bermutu tinggi yang ditujukan untuk menciptakan
kepuasan pelanggan.

4.

Peningkatan penetrasi dan efisiensi pemasaran untuk mendorong

5.

pengembangan pasar.
Mendorong peningkatan pendapatan secara berimbang anatara segmen

6.

pemerintah pusat, pemerintah daerah dan swasta.

Meningkatkan efisiensi biaya secara signifikan untuk mencapai laba yang
berkesinambungan.

2.7

Kebijakan Mutu Perusahaan

PT. Surveyor Indonesia memberikan optimal solution kepada pelanggan
melalui jasa konsultasi berbasis inspeksi dan survey yang aman dalam
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) dengan selalu mengutamakan
kepuasan stakeholder dan mematuhi persyaratan yang sesuai termasuk
peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainnya yang terkait, serta
melakukan usaha pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.
Untuk mencapai komitmen tersebut, PT. Surveyor Indonesia selalu
melakukan continual improvement, melalui :
a.

Pendidikan

dan

pelatihan

untuk

meningkatkan

kompetensi

dan

b.

kepedulian K3 kepada pegawai.

Inovasi proses kerja internal secara terus-menerus untuk menghasilkan
cara yang lebih tepat dan cepat dalam menyelesaikan pekerjaan untuk

c.

meningkatkan profit perusahaan.

Mengembangkan jasa untuk mendapatkan nilai tambah (value added)
yang bermanfaat bagi pelanggan dan meningkatkan pendapatan

d.

perusahaan.
Senantiasa mengasah kepedulian dan memperbaiki mutu layanan kepada
pelanggan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

2.8

Bidang Usaha

10

a. Energi dan Sistem Pembangkit

Dalam bidang usaha ini PT. Surveyor Indonesia memeriksa keandalan dan
keamanan sistem pembangkit dan penyaluran listrik sesuai spesifikasi,
standar atau regulasi yang berlaku. Kegiatan utamanya antara lain Audit
Energi, Verifikasi Layak Operasi Pembangkit/ Jaringan/Distribusi Listrik,
Konsultansi Manajemen Energi ISO 50001, Konsultansi Manajemen Aset
PAS 55, Studi Kelayakan, dan Project Management.
b. Industri dan Fasilitas
Keamanan peralatan, instalasi, konstruksi dan infrastruktur sesuai kriteria
spesifikasi, standar atau regulasi yang berlaku adalah tujuan utama
layanan bidang jasa ini, termasuk meningkatkan pemakaian komponen
produksi dalam negeri.

c. Pemerintahan & Institusi

Tugas bidang jasa ini adalah memastikan bahwa program pemerintah
dalam melindungi dan meningkatkan kemampuan industri dalam hal
memproduksi barang terhadap persyaratan atau peraturan yang berlaku
untuk peningkatan daya saing nasional. Pemeriksaan kelayakan peralatan
transportasi sesuai persyaratan regulasi yang berlaku. Kegiatan utama
melayani Sertifikasi Produk, Verifikasi Impor/ Ekspor Barang, Marine
Survey, Conditional Survey, Pelatihan K3, Konsultansi Manajemen K3,
Konsultansi Pengembangan Kawasan Industri.

11

d. Mineral dan Batubara

Pemastian atas kuantitas dan kualitas produk Mineral/ Batubara atau proses
produksinya sesuai persyaratan spesifikasi, standar atau regulasi yang
berlaku menjadi kompetensi inti bidang jasa ini. Bidang jasa ini melayani
Draft Survey, Audit Tambang, Verifikasi Ekspor Tambang, Layanan
Laboratorium Mineral & Batubara, Land Survey , dan Geology Survey.
e. Migas & Petrokimia
Bidang jasa yang fokus pelayanan atas kuantitas dan kualitas produk
Migas/ Petrokimia atau proses produksinya sesuai persyaratan spesifikasi,
standar atau regulasi yang berlaku. Jasa ini melayani Volumetrik Survey,
Laboratorium Migas, Konsultansi Manajemen K3/ Lingkungan/ Mutu, dan
Tank Calibration.

2.9

Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah bentuk organisasi secara keseluruhan, yang
merupakan gambaran mengenai kesatuan dari berbagai segmen organisasi
yang masing-masing dipengaruhi oleh berbagai faktor.

Terdapat 3 (tiga)

manfaat yang dapat diperoleh dari kerangka dan definisi struktur organisasi,
yaitu:

12

1.

Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas

serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu
organisasi.

2.

Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan

yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi.

3.

Struktur organisasi juga menetapkan sistem hubungan dalam organisasi

yang

memungkinkan

tercapainya

komunikasi,

koordinasi,

dan

pengintegrasian segenap kegiatan organisasi.

Guna mengetahui lebih jelas mengenai struktur organisasi pada PT.
Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang dapat dilihat pada
Struktur Organisasi berikut:

13

Dalam struktur organisasi, masing-masing divisi atau bagian kerja

mempunyai tugas pokok yang berbeda. Adapun tugas masing-masing bagian
yaitu :
1.

KEPALA CABANG

Tujuan jabatan:
Bertanggung jawab untuk menyusun dan mengendalikan rencana kerja di
cabang dan proyek-proyeknya, mengarahkan dan memantau pelaksanaan
rencana kerja tersebut untuk memastikan kegiatan usaha sejalan dengan tujuan
cabang.
Tugas pokok:
a.

Menganalisa pasar sesuai sistem dan standar yang berlaku guna

menentukan besarnya market share dan strategi pemasaran.

b.

Mengarahkan proses perancangan dan pengembangan produk sesuai

standar

mutu

administrasi

yang

telah

operasi/proses

ditetapkan,
delivery

memantau

produk

implementasi

kepada

pelanggan

berdasarkan sistem dan prosedur yang berlaku guna menghasilkan

produk/jasa yang memenuhi standar mutu, diminati pelanggan serta
memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
c.

Mengendalikan dan memantau seluruh kegaitan proyek di cabang, mulai

dari kegiatan persiapan sampai dengan proses closing, menetapkan SOP
proyek berdasarkan sistem dan standar yang berlaku guna memastikan
proyek dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

d.

Memastikan kapasitas, pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi

karyawan di cabang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan unit kerja,
menentukan pegawai baru berdasarkan pengajuan kandidat yang telah

15

lulus seleksi dari DSDM guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi

unit kerja.
e.

Mengimplementasikan sistem manajemen terpadu terutama yang terkait

dengan kegiatan cabang sesuai kebijakan pengelolaan perusahaan agar
kepatutan, kesesuaian dan kepatuhan terhadap standardisasi rencana
strategis jangka panjang terlaksana dan menjadi budaya korporasi yang
berkelanjutan.

f.

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan baik

guna mendukung kegaitan operasional.

g.

Memantau pelaksanaan kegiatan, pengembalian dana dan pembuatan

laporan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) guna
memastikan optimalisasi PKBL di unit kerjanya (khusus cabang di luar
Jakarta)

2.

SEKRETARIS

Tujuan Jabatan:
Melaksanakan fungsi kesekretariatan Kantor Cabang, khususnya untuk
keperluan aktivitas dinas Kepala Cabang.
Tugas Pokok:
a.

Membuat rencana kegiatan harian Kacab & persiapannya.

b.

Mengatur jadwal untuk tamu yang menemui & ditemui.

c.

Membuat dokumen perjalanan dinas Kacab.

d.

Menyiapkan akomodasi dan tiket perjalanan dinas Kacab.

e.

Memproses dokumen & bukti bukti pertanggungjawaban perjalanan

dinas Kacab.

f.

Memproses permohonan pengadaan barang / jasa

MPBJ, PPBJ, transportasi ) yang dibutuhkan Kacab.
16

( seperti : MPB,

g.

Memproses uang muka & pertanggungjawabannya Kacab.

h.

Mengelola & mengendalikan arsip arsip.

i.

Memeriksa naskah / surat sebelum ditandatangani Kepala Cabang

j.

Mencatat surat masuk baik yang bersifat intern maupun ekstern.

k.

Melakukan distribusi surat yang telah mendapat disposisi dari Kepala

Cabang.

l.

Mencatat penomoran surat keluar, nota dinas, dan memo.

m.

Menyiapkan materi presentasi.

n.

Mengatur schedule Kepala Cabang.

o.

Membuat notulensi rapat.

p.

Membuat surat keluar/memo/nota dinas dari Kepala Cabang.

q.

Memfiling semua surat keluar, memo dan nota dinas.

3.

MANAGEMENT REPRESENTATIVE (MR)

Tujuan Jabatan:
Bertanggung jawab untuk memastikan sertifikasi manajemen mutu (ISO
9001),

sertifikasi

inspeksi

(ISO

17020)

dan

serstifikasi

health/safety/environment dapat dipertahankan untuk mendukung citra dan

nilai tawar perusahaan dalam persaingan usaha.
Tugas Pokok:
a.

Menyusun dan mengembangkan panduan mutu sesuai dengan

persyaratan best practice serta relevan dengan tingkat persaingan
guna memenuhi pengelolaan kinerja perusahaan secara menyeluruh
dan permintaan atas produk jasa PT SI dapat ditingkatkan.

b.

Melaksanakan sosialisasi dan bimbingan tentang sertifikasisertifikasi

manajemen mutu untuk membangkitkan kesadaran tentang tuntutan
17

c.

pelanggan akan manajemen terpadu sehingga fokus terhadap rencana

penerapannya.

d.

Secara berkala merencanakan dan mengkoordinir program audit mutu

internal untuk memastikan sistim mutu yang terdokumentasi
dilaksanakan secara taat azas dan berkesinambungan di seluruh unit
kerja cabang.

e.

Secara berkala memastikan audit manajemen mutu oleh lembagalembaga sertifikasi internasional terlaksana dengan baik guna
menjamin perpanjangan sertifikasi.

f.

Menindaklanjuti hasil audit sistem manajemen mutu melalui

penciptaan langkah-langkahperubahan/penyempurnaan guna menjaga
berlangsungnya perbaikan secara berkelanjutan.

g.

Memantau proses bidding PT SI di cabang berdasarkan sistem dan

prosedur yang berlaku guna memastikan semua syarat, prosedur dan
dokumen telah dipenuhi.

h.

Menyelenggarakan audit mutu, keabsahan dokumen mutu serta

kelengkapan fasilitas yang akan dilakukan oleh calon pelanggan PT SI
untuk memenuhi prosedur bidding.

i.

Membentuk komposisi Tim Proyek ISO agar unit-unit operasional

terlibat dalam mekanisme pengembangan mutu.

4. KO. PEMASARAN DAN PENGEMBANGAN PRODUK

Tujuan Jabatan:
Merancang, mengkoordinir, memantau dan mengevaluasi pengembangan
produk dan pelaksanaan kegiatan pemasaran produk/jasa sesuai dengan
sasaran unit kerja marketing and operation yang telah ditetapkan guna
mendukung pencapaian sasaran cabang secara keseluruhan.

18

Tugas Pokok:
a.

Menyusun hasil analisa kebutuhan pelanggan, perilaku pelanggan, dan

kompetitor, memposisikan produk berdasarkan hasil analisa tersebut
agar menghasilkan konsep produk yang dapat diserap oleh pelanggan.

b.

Mengidentifikasi target segmen pasar melalui riset pasar secara akurat

dan berdasarkan sistem yang berlaku guna mengetahui target pelanggan
yang tepat.

c.

Merancang dan mengembangkan kegiatan promosi sesuai dengan target

pasar yang dituju, secara berkala mengevaluasi efektivitas media
promosi yang digunakan guna memastikan aktivitas promosi tepat
sasaran dan terjadi perbaikan yang berkelanjutan.

d.

Membuat rencana dan target penjualan berdasarkan daftar calon

pelanggan secara periodik, menyampaikan rencana tersebut kepada
atasan untuk direview dan disetujui guna dijadikan sebagai kerangka
kerja proses penjualan.

e.

Menyusun proposal dengan mempertimbangkan seluruh aspek teknis

maupun non-teknis, melaksanakan presentasi (bila diperlukan) kepada
calon pelanggan guna memastikan proposal telah dibuat sesuai keinginan
dan persyaratan pelanggan.

f.

Mengembangkan sistem pelayanan pelanggan di cabang, menentukan

dan mengevaluasi sistem yang tepat untuk mengolah umpan balik
pelanggan dan meningkatkan respon atas permintaan pelanggan guna
meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan.

g.

Memantau kinerja bawahan, mengembangkan kompetensi mereka di

area/bidang terkait guna mengingkatkan kapabilitas mereka sehingga
dapat mendukung kelancaran operasioanl unit kerja cabang dengan
efektif.

19

5. KO. BAGIAN OPERASI

Tujuan Jabatan:
Mengkoordinir pelaksanaan proyek di cabang berdasarkan sistem dan
prosedur yang berlaku guna memastikan pelaksanaan proyek telah sesuai
dengan kebutuhan pelanggan dan kompetensi perusahaan.
Tugas Pokok:
a.

Menganalisa ruang lingkup pekerjaan, kondisi lokasi, alokasi waktu dan

sumber daya berdasarkan data-data awal yang dimiliki guna membuat
proposal penawaran yang akurat.

b.

Mereview RAB proyek, memantau penggunaannya dengan mengacu

kepada nilai kontrak dan kebutuhan sumber daya guna mengendalikan
biaya proyek.

c.

Bekerjasama dengan functional (inspectur, surveyor, appraiser, consultant),

melaksanakan dan memantau proses perancangan dan pengembangan
produk berdasarkan kebutuhan pelanggan dan pedoman perancangan
dan pengembangan produk yang berlaku guna memastikan produk telah
sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan sesuai dengan kompetensi
perusahaan.

d.

Memantau dan mengarahkan proses mobilisasi sumber daya (personel,

fasilitas dan peralatan) mengacu kepada KAK/RKS guna memastikan
proyek dapat dilaksanakan tepat waktu.

e.

Mengkoordinir pelaksanaan proyek dengan memperhatikan prosedur,

tahapan dan kualitas pekerjaan guna memastikan proyek yang
dilaksanakan mencapai tujuan (biaya, mutu, waktu) yang diharapkan.

20

f.

Mereview laporan akhir pelaksanaan proyek kepada pihak manajemen,

memantau layanan purna jual (bila diperlukan) dan penyiapan materi
audit guna memastikan hak dan kewajiban kedua belah pihak atas
pelaksanaan proyek dinyatakan berakhir.

g.

Memantau kinerja bawahan, mengembangkan kompetensi mereka di

area/bidang terkait guna meningkatkan kapabilitas mereka sehingga
dapat mendukung kelancaran operasioanl unit kerja cabang dengan
efektif.

h.

Merencanakan anggaran operasional unit kerja operation, mengajukan

ke atasan untuk ditinjau ulang dan disetujui, serta mengendalikan
anggaran tersebut secara efektif guna mendukung kegiatan operasional
unit kerja dengan optimal.

6. DIVISI DUKUNGAN OPERASI (DDO)

Tujuan Jabatan:
Mengelola kebijakan, panduan, pedoman, dan ketentuan yang berkaitan dengan
verifikasi pembayaran & akuntansi, penagihan & pajak, SDM, dan pengadaan
untuk operasional di cabang madya agar proses pelayanan cabang lebih cepat
dan bermutu.
6.1 Tugas Pokok Staf Pembayaran & Akuntansi:
a.

Melakukan verifikasi dan atas seluruh dokumen pembayaran (SPP,

Uang Muka dan P3D) sebelum dibayar oleh kasir.

b.

Membuat Jurnal alokasi atas beban depresiasi dan beban bersama

lainnya berdasarkan dasar alokasi yang sesuai dengan jenis beban yang
dialokasi.

21

c.

Menyiapkan jurnal dan melakukan data entry ke GL/sub modul

Greatplains utk semua transaksi keuangan (mis : pembayaran, uang
muka) dan Non Keuangan (mis : PJB, trancab, jurnal koreksi).

d.

Mengubah keterangan-keterangan di GL atau sub modul (nama batch

& tgl transaksi) sesuai dengan kriteria-kriteria yg telah ditetapkan
untuk transaksi-transaski yg dibuat.

e.

Melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi data akuntansi dengan/dari

SIHO terutama transaksi antar cabang (trancab) pada akhir periode per
bulan.

6.2
a.

Tugas Pokok Staf Penagihan & Pajak

Memeriksa

kelengkapan

dan

kebenaran

data

serta

dokumen

pendukung untuk penagihan yang disiapkan dari bagian administrasi

operasi dan melakukan perhitungan pajak (PPN) sesuai dengan
pajak/kurs pajak yang ditetapkan serta melakukan pengecekan ulang
ke data kontrak sebelum dibuatkan invoice untuk penagihan ke klien.
b.

Menyiapkan invoice lengkap dengan kwitansi (jika dipandang perlu),

dan faktur pajaknya berdasarkan permintaan pembuatan invoice yang
diajukan oleh Bagian Administrasi Operasi dan mencatat dalam sistem
di GL atau sub modul Greatplains dan sistim aplikasi SIPMA.

c.

Menerbitkan Surat Pemberitahuan Jatuh Tempo (SPJT) untuk setiap

invoice yang sudah jatuh tempo dan belum dibayar oleh klien.

d.

Membuat dan memelihara arsip dokumen invoice dan SPJT secara

lengkap untuk semua invoice dan SPJT yang diterbitkan.

e.

Menyiapkan rekapitulasi invoice setiap bulan (secara total & per unit
kerja) untuk dikirm ke BKA Kantor Pusat.

22

f.

Membuat catatan Rekapitulasi data verifikasi penagihan per bulan.

g.

Mengubah keterangan-keterangan (nama batch & tgl transaksi) di GL

sesuai dengan kriteria yang ditetapkan setelah invoice dicatat dalam
sistem Greatplains.

h.

Melakukan penagihan via telepon/email atas semua invoice yang

belum dibayar oleh pihak klien dalam jangka waktu 2 (dua) minggu
setelah SPJT diterbitkan.

i.

Memonitor semua pajak keluaran, membuat rekapitulasinya perbulan

di cross check dengan Gps dan menngirimkan ke Divisi Akuntansi
Keuangan seksi pajak SI Kantor Pusat lengkap dengan dokumen
lampirannya.

6.3 Tugas Pokok Staf SDM

a.

Memonitoring Adum Modul (entry surat keterangan, edit absensi,

monitoring absensi , summary absensi dan reporting absensi).

b.

Menangani lembur karyawan.

c.

Membuat Schedule training karyawan.

d.

Membuat Schedule cuti.

e.

Administrasi Penggantian Obat.

f.

Memasukan data ke database karyawan dan calon karyawan.

g.

Membuat laporan mengenai SDM.

h.

Memfollow up permintaan penambahan pegawai.

i.

Melakukan administrasi untuk karyawan baru.

j.

Melakukan berbagai konfirmasi / hubungan dengan BSDM SIHO &

Filing Dokumen.

23

6.4

Tugas Pokok Staf Pengadaan

a.

Menyusun atau menerima draft kontrak/ SPK dengan melakukan

penelitian terhadap KAK (Kontrak Acuan Kerja), RKS (Rencana Kerja
dan Syarat-syarat) dan legal review oleh bagian hukum agar isi kontrak
memenuhi hak dan kewajiban kedua belah pihak.

b.

Membuat adendum kontrak dengan mencantumkan hal-hal yang tidak

tercantum di kontrak ataupun melakukan revisi bilamana terdapat
ketidaksesuaian atas kesepakatan agar pada pelaksanannya nanti tidak
menimbulkan masalah.

c.

Menyediakan

peralatan

dan

material

yang

dibutuhkan

dalam

melaksanakan pekerjaan dengan mengacu pada SOP pengadaan barang

dan jasa untuk memperlancar pelaksanaan proyek.
d.

Menyediakan fasilitas sementara di lokasi proyek jika diperlukan melalui

koordinasi dengan bagian administrasi umum untuk memperlancar
pelaksanaan proyek.

e.

Melakukan proses pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan kantor

cabang dengan mengacu pada prosedur pengadaan barang dan jasa yang
telah ditetapkan agar diperoleh barang barang/ jasa yang dibutuhkan
tepat waktu, biaya dan mutu.

f.

Memproses

permintaan

pengadaan

barang

dan

jasa

dengan

mengidentifikasi jenis dan nilai barang atau jasa agar dapat ditentukan
metode pengadaan yang sesuai dan pejabat yang berwenang memberikan
persetujuan.
g.

Mendistribusikan/ menyerahkan barang/ jasa kepada pengguna dengan

menggunakan formulir berita acara penerimaan barang (BAPB) untuk
memastikan bahwa barang/ jasa sudah diterima.

24

h.

Memilih vendor berdasarkan surat penawaran harga dengan spesifikasi

dan nilai yang sesuai dengan anggaran agar diperoleh barang dengan
harga yang ekonomis.

i.

Melakukan penerimaan barang/ jasa dari rekanan dengan menggunakan

laporan penerimaan barang (LPB) atau berita acara serah terima untuk
memastikan barang/ jasa yang diterima sesuai dengan yang dipesan.

j.

Melakukan proses pengadaan jasa untuk keperluan kantor cabang

melalui swakelola dengan mengajukan P3S (Permohonan Permintaan
Pekerjaan Swakelola) dan persetujuan dari pejabat terkait sesuai besaran
rencana biaya swakelola untuk memperoleh barang/ jasa yang
dibutuhkan.

25

BAB III
HASIL PELAKSANAAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.1

Ringkasan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

Selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan di PT. Surveyor Indonesia
(Persero) Cabang Madya Semarang, penulis telah melaksanakan tugas-tugas
PKL. Tugas tersebut merupakan pengaplikasian ketrampilan dan pengetahuan
yang diperoleh di tempat kerja dan didukung dengan adanya ketrampilan yang
sudah diperoleh di bangku perkuliahan Prodi Administrasi Bisnis. Adapun
kegiatan yang dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan terdapat pada
lampiran 3.
3.1.1

Proses Induksi
Sebelum melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT. Surveyor Indonesia

(Persero) Cabang Madya Semarang, penulis terlebih dahulu melakukan

serangkaian kegiatan yang menunjang proses PKL diterima di suatu
perusahaan. Serangkaian kegiatan sebelum melakukan PKL adalah sebagai
berikut:
a.

Mencari perusahaan untuk melaksanakan PKL periode 26 Januari 201527 Maret 2015.

b.

Meminta formulir permohonan ijin PKL pada bagian Bagian

Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK) Politeknik Negeri
Semarang.

c.

Mengisi formulir tersebut secara lengkap mulai dari Nama, NIM,

Tempat PKL, Tanggal PKL, dan tanda tangan.

d.

Meminta tanda tangan Ketua Jurusan pada formulir tersebut.

26

e.

Menyerahkan

formulir

permohonan

tersebut

ke

BAAK

untuk

mendapatkan surat pengantar dari Politeknik Negeri Semarang.

f.

Mengambil surat pengantar di BAAK yang telah ditandatangani oleh

Pembantu Direktur I Politeknik Negeri Semarang.

g.

Meminta nomor surat keluar, amplop surat, dan pemberian cap Polines
untuk surat keluar ke Bagian Tata Usaha.

h.

Membuat proposal PKL dan meminta tanda tangan Ketua Jurusan.

i.

Menyerahkan surat permohonan dan proposal PKL ke PT. Surveyor

Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang.

j.

Mendapat surat balasan dari PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang

Madya Semarang, yang menyatakan bahwa perusahaan menerima
mahasiswa untuk melakukan PKL .

k.

Menyerahkan surat balasan ke BAAK untuk dicatat identitas perusahaan

tersebut.
Setelah diterima PKL di PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang

Madya Semarang, penulis diharuskan mematuhi ketentuan-ketentuan yang

sudah diterapkan di perusahaan.
Adapun jadwal kerja di PT. Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya
Semarang yaitu Hari Senin hingga hari Jumat dan jam kerja dimulai pada
pukul 08.00 sampai 17.00 WIB.
Penulis di tempatkan di Divisi Administrasi Bagian Umum dan SDM. Tetapi
penulis juga menangani tugas tugas lain yang diberikan oleh setiap karyawan
dari divisi berbeda.
Selama pelaksanaan PKL penulis juga harus beradaptasi dan
menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang ada, baik aktivitas dan
lingkungan kerja maupun individu yang berada di lingkungan kerja. Dengan
27

beradaptasi dan bantuan dari pembimbing dan pegawai yang ada, penyusun
dapat melaksanakan tugas dan aktivitas yang diberikan oleh pembimbing
dengan sebaik-baiknya.
3.1.2

Tugas-tugas yang dikerjakan selama Praktik Kerja Lapangan

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan sangat bermanfaat

bagi penulis, dikarenakan mendapat banyak pengalaman dan informasi baru

khususnya dalam bidang jasa yang digeluti oleh PT Surveyor Indonesia.
Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di PT. Surveyor Indonesia
(Persero) Cabang Madya Semarang, penulis telah melakukan beberapa tugas
yang diberikan oleh karyawan, antara lain:
a.

Pengarsipan.
Dokumen dokumen seperti kontrak kerja dan penawaran kerja diarsip
agar

dapat

ditemukan

saat

dibutuhkan.

Pengarsipan

dilakukan

menggunakan metode kronologis..

b.

Menggandakan dokumen
Dokumen yang digandakan seperti surat masuk internal atau eksternal.
Penggandaan dokumen didistribusikan sesuai divisi yang ditunjuk.

c. Menangani kegiatan surat menyurat, antara lain:

1)
Mengagenda surat masuk dan surat keluar
Surat masuk maupun surat keluar perlu diagenda supaya ada bukti
penerimaan surat maupun pengiriman surat.
2)
Menulis lembar disposisi
Setelah surat masuk diagenda, kemudian dilengkapi dengan lembar
disposisi untuk diserahkan oleh manager unit pelayanan dan jaringan.
3)
Mengekspedisi surat
Sebelum surat masuk beserta lembar disposisi dikirimkan ke masingmasing bagian yang dituju, surat tersebut diekspedisi (dicatat tanggal dan

28

nomor surat, surat dari siapa, perihal surat, dan diterima tanggal berapa)
ke dalam buku ekspedisi
4)
Mengarsip surat masuk dan surat keluar
Setelah surat masuk didisposisikan, kemudian surat tersebut diarsip
d.

menggunakan sistem tanggal dan disimpan di ordner.

Menyecan dokumen.
Dokumen yang discan seperti kontrak kerja, penawaran kerja, surat
keluar, dan surat masuk. Ini dimaksudkan agar dapat menemukan jika

e.

dibutuhkan.
Mengirim dokumen via fax
Dokumen yang biasa dikirim seperti guarantee of letter.

Langkah

langkah dalam mengirim dokumen via fax adalah masukkan berkas yang
akan dikirim secara face down, kemudian masukkan nomor tujuan dan
f.

tekan tombol START, tunggu sampai ada laporan pengiriman berhasil.

Menangani telepon masuk.
Perusahaan memiliki line telepon, maka harus hafal line di divisi lainnya
agar memudahkan dalam mentransfer pembicaraan ke orang yang dituju .

3.1.3

Keterampilan-keterampilan baru yang diperoleh

Selama melaksanakan PKL penulis hanya mendapat beberapa saja

ketrampilan baru, karena sebagian besar pekerjaan sudah pernah diajarkan dan
didapatkan di bangku kuliah Politeknik Negeri Semarang. Keterampilanketerampilan baru yang diperoleh saat Prektek Kerja Lapangan antara lain:
a. Beradaptasi terhadap karyawan PT. Surveyor Indonesia
b. Menjalin kerja sama dan hubungan harmonis dengan atasan maupun
karyawan yang lainnya
c. Berkomunikasi dengan pelanggan PT. Surveyor Indonesia.

29

3.2

Identifikasi Kendala Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, penulis tidak terlalu mengalami

kesulitan karena sebagian besar tugas-tugas yang diberikan pada saat Praktik Kerja
Lapangan sudah diajarkan pada saat proses perkuliahan. Sehingga dalam
melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh pembimbing dapat diselesaikan
dengan baik. Namun bukan berarti penulis tidak mengalami kendala, ada juga
beberapa kendala dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.

3.2.1

Kendala Pelaksanaan Tugas

Adapun beberapa kendala dalam melaksanakan Praktik Kerja

Lapangan pada PT. Surveyor Indonesia Cabang Semarang, antara lain:

a.

Kurang teliti dalam menginput data sehingga harus dikoreksi kembali,

dikarenakan tugas yang diberikan terlalu banyak dengan waktu yang
singkat.

b.

Kurang memahami tugas yang diberikan karena penjelasan yang

diberikan terkadang terlalu cepat, sehingga penulis sering bertanya
mengenai hal yang belum dimengerti.

c.

Ada beberapa pekerjaan yang tidak bisa dialihkan kepada penulis,

karena pekerjaan itu harus dilakukan dengan sistem NAV yang login
dan passwordnya hanya karyawan yang mengetahui, dan sistem itu
berhubungan langsung ke kantor pusat PT. Surveyor Indonesia

30

3.2.2

Cara Mengatasi Kendala

Cara mengatasi kendala-kendala penulis dalam melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan, yaitu :

a.

Lebih teliti dan tidak tergesa-gesa saat menginput data, dan diperiksa
kembali apabila tugas sudah selesai dikerjakan.

b.

Mendengarkan dengan baik instsruksi pegawai, serta bertanya apabila

ada hal yang lupa dan tidak mengerti, serta mencatat setiap kegiatan
yang diberikan oleh pegawai untuk mengantisipasi lupa.

c.

Meminta pekerjaan lain yang dapat penulis lakukan, dan meminta

kepada pegawai untuk memberitahu cara penggunaan sistem NAV.

31

BAB IV
PENUTUP
4.1

Kesimpulan
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan di PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang

Madya Semarang dilaksanakan pada periode 26 Januari 27 Maret 2015.

PT

Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang merupakan Badan Usaha

Milik Negara yang bergerak di kegiatan survey, inspeksi, dan konsultasi.
Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini penulis mendapatkan banyak
pengetahuan secara nyata dalam menerapkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah,
sehingga dapat dipraktekkan secara maksimal dan optimal ketika melaksanakan
Praktik Kerja Lapangan. Selain itu Praktik Kerja Lapangan adalah sarana bagi
mahasiswa untuk mengenal dunia kerja nyata sekaligus mengenal lingkungan dan
kondisi kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa setelah lulus kuliah.
Setelah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yang ditempatkan di Bagian SDM dan
Umum, penulis mendapatkan banyak pengetahuan baru dalam hal kegiatan
administrasi dan juga mendapatkan keterampilan baru seperti menjalin
hubungan yang harmonis terhadap karyawan maupun pelanggan.
2. Melalui pelaksanaan PKL ini penulis mampu bersosialisasi dan menjalin
hubungan baik dengan orang-orang yang ahli pada bidangnya, serta mampu
mengukur kemampuan diri sendiri dan mempersiapkan berbagai hal agar bisa
memenuhi tuntutan kebutuhan dunia industri akan tenaga kerja pofesional di
masa yang akan datang.
32

32

4.2

Saran
Setelah melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di PT Surveyor Indonesia

(Persero) Cabang Madya Semarang dan mengetahui proses kerja sesungguhnya maka
ada beberapa saran yaitu:
a.

Bagi Jurusan Administrasi Niaga dan Politeknik Negeri Semarang

1)

Waktu pelaksanaan PKL sebaiknya tidak pada semester akhir, karena

pembuatan laporan PKL akan bersamaan dengan pembuatan tugas
akhir, dan itu akan menyusahkan mahasiswa tingkat akhir.

2)

Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan sebaiknya diperpanjang

agar mahasiswa dapat mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan
akademik secara maksimal di tempat kerja

3)

Sebaiknya proses surat keluar dipercepat karena sangat menentukan

penerimaan mahasiswa yang akan PKL

4)

Semua mahasiswa yang sedang menjalankan PKL sebaiknya dapat

dipantau oleh para Dosen yang bersangkutan. Jadi kemampuan dan
ketrampilannya dapat dinilai oleh para dosen dikarenakan juga PKL
masih masuk kedalam daftar mata kuliah Semester VI.

b.

Bagi PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Madya Semarang

1) Mempertahankan kerja sama antara karyawan dan atasan baik di divisi
yang sama maupun divisi lainnya.
2) Meningkatkan kedisiplinan dan profesionalisme saat bekerja

33