Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Laporan Pertanggungjawaban
Penyambutan Mahasiswa Baru 2009 PMK ITB
1. Dasar Pemikiran
Setiap tahunnya, ITB sebagai salah satu dari perguruan tinggi di Indonesia akan
melaksanakan seleksi penerimaan mahasiswa baru. Calon mahasiswa yang diterima sebagai
mahasiswa baru akan memasuki kampus ITB yang merupakan lingkungan baru bagi mereka.
Selain memasuki lingkungan yang baru, mereka juga akan menghadapi gaya hidup baru di
dalam dunia perkuliahan. Oleh karena itu, mereka perlu mengenal lebih dalam lagi dan
beradaptasi terhadap hal-hal yang akan mereka hadapi. Namun, dalam proses tersebut
mereka sangat membutuhkan arahan dan bimbingan agar dapat melewatinya dengan baik.
Untuk itulah penyambutan mahasiswa baru perlu dilakukan. Dalam acara ini kami
sebagai saudara seiman akan menyambut mereka sebagai sahabat sekaligus keluarga kami
yang baru. Selain itu, kami juga rindu untuk mengarahkan dan membimbing mereka
sehingga sebelum memasuki dunia kuliah, diharapkan mereka telah memiliki landasan iman
yang kuat dalam Yesus Kristus sebagai Tuhan dan Sahabat mereka, sehingga dapat menjadi
kekuatan mereka dalam menghadapi hidup perkuliahan dan berbagai permasalahan yang
akan mereka hadapi nantinya.
Adapun tema dari PMB PMK 2009 ini adalah:
Totally for You
Dengan ayat tema:
Demikianlah kami, dalam kasih sayang yang besar akan kamu, bukan saja rela membagi
injil Allah dengan kamu, tetapi juga hidup kami sendiri dengan kamu, karena kamu telah
kami kasihi. (1 Tesalonika 2:8)
Tema ini mewujudkan kerinduan segenap panitia PMB 2009 PMK ITB. Kerinduan kami
yaitu menyambut dan menjangkau mahasiswa-mahasiswa baru yang akan datang dan
mengikuti proses mentoring.
Totally for You bermula dari semangat penjangkauan total. Penjangkauan total yang
terkandung dalam tema ini mengandung suatu target untuk pencapaian hasil penjangkauan
yang lebih baik. Dengan demikian, akan semakin banyak jemaat PMK yang dapat menikmati
pembinaan dan terutama pemuridan untuk mencapai visi PMK ITB, yaitu menjadi pohon
Tarbantin Kebenaran (Yes 61:3b-4). Tema ini memiliki dasar firman Tuhan dari 1 Tesalonika
2:8, yaitu tentang kasih Paulus kepada jemaat di Tesalonika yang bukan sekedar membagikan
Injil kepada mereka, tetapi juga membagikan hidup kepada mereka. Inilah visi PMB PMK
ITB 2009, yaitu menjangkau dengan mebagikan hidup kami sendiri kepada PMK 2009
karena mereka telah kami kasihi.

1 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

2. Susunan Kepanitiaan
Pelindung

: Rektor ITB Prof. Dr. Ir. Djoko Santoso, M. Sc.

Pembimbing

: Dr. Eng. Alamta Singarimbun, M. Sc.

Penanggung Jawab

: Koordinator Persekutuan Mahasiswa Kristen ITB, Ivan

Riandi Y. Hutabarat (FA 06)

Panitia Pelaksana
Ketua

: Yanes David P. Sidabutar

(GD 07)

Sekretaris

: 1. Pamela

(STEI 08)

2. Listra Endenta
Bendahara

(FTSL 08)

: Rischa

(FTI 08)

Koordinator Doa
Anggota

: Stefanus Ezra
: Robert
Rosalin

(STEI 08)
(FTI 08)
(STEI 08)

Koordinator Mentor
Anggota

: Ruth Theresia
: Abram Sinaga
Clara Nathania
Josephine Linando
Immanuel H.
Lius Daniel
Leonardo Sebayang
Reynaldo siahaan
Daniel Tamado
Micah Hutajulu
Hendy
Cristin Melati
Vincent August
yosua
Sarmedi
Josia PT
Ronald
Iascy
Sheila

(FK 07)
(PL '07)
(FITB '08)
(FITB '08)
(FTSL '08)
(FTI '08)
(GL '07)
(SI '07)
(SI '07)
(FTTM '08)
(MS '07)
(FMIPA '08)
(FTI '08)
(TL 07)
(TK 07)
(SBM 07)
(FTI 08)
(TK 07)
(FA 07)

Koordinator Dana Usaha

Anggota

: Richard Arnold
: Harlen
Samuel Jonathan
Halim Dinata
Thewa

(FTI 08)
(FMIPA 08)
(FTI 08)
(FTSL 08)
(FTI 08)

Divisi-divisi

2 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Koordinator Acara
Anggota

: Eko Roy M.S.

: Rikardo
Adi Kurniawan
Delta
Kirsty
Gina
Edith
David
Gaby
Jonathan Ery
Maruli
Bobby
Daniel

(TK 07)
(TK 07)
(FTI 07)
(FTI 08)
(FMIPA 08)
(SITH 08)
(FTI 08)
(FTTM 08)
(FITB 08)
(STEI 08)
(FTI 08)
(FTI 08)
(FMIPA 08)

Koordinator Konsumsi
Anggota

: Silvia
: Irene
Frans Funny
Tesa

(SAPPK 08)
(SAPPK 08)
(SF 08)

Koordinator PubDokReg
Anggota

: Manda
: Eric
Ferlin
Valdo
Jonathan

(FTI 08)
(FTI 08)
(FTMD 08)
(FTMD 08)
(SAPPK 08)

Koordinator Humas
Anggota

: Alpriadi
: Harry
Bob Samuel

( FTMD 08)
( 08)
(FTMD 08)

Koordinator Perlengkapan
Anggota

: Daniel
: Ken
Heber
Sandro
Wilson
Luhut

(FMIPA 08)
(STEI 08)
(FMIPA 08)
(FTTM 08)
(FITB 08)
(FTSL 08)

Koordinator Lapangan
Anggota

: Jimmy
: Julius Siregar

(TA 07)
(AR 07)

3 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

3. Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan Tiap Divisi
DIVISI DOA
Koordinator:
Stefanus Ezra S./ Telkom 08
Anggota :
1. Roberta Animalesto/ Teknik Fisika 08
2. Rosaline Juniati/ Teknik Elektro 08
Program Kerja
1. Persekutuan Doa Semalaman
a. Rencana diadakan satu kali, yaitu 1-2 minggu sebelum hari-H
b. Tidak terlaksana, hal ini dikarenakan komitmen panitia untuk berdoa tanpa harus
ditentukan di satu malam tertentu, dan lebih diarahkan kepada doa yang disiplin di
kamar-kamar doa pribadi panitia.
2. Persekutuan Doa Panitia
a. Rencana dilaksanakan setiap minggu setelah para panitia kembali ke bandung ketika
menjelang hari-H.
b. Terlaksana, meskipun tidak teratur dalam pelaksanaannya.
3. Doa on air (kontak doa)
a. Diadakan setiap hari Rabu jam 10.00 malam.
b. Terlaksana.
Yang didapatkan dari Divisi Doa dan Evaluasi
1. (Yeremia 31:10) Dengarlah firman TUHAN, hai bangsa-bangsa, beritahukanlah itu
di tanah-tanah pesisir yang jauh, katakanlah: Dia yang telah menyerakkan Israel
akan mengumpulkannya kembali, dan menjaganya seperti gembala terhadap
kawanan dombanya!
Yang didapat dari sini ialah, beritahukanlah itu di tanah-tanah pesisir yang
jauh, maksudnya ialah penjangkauan kita nantinya bukan cuma anak-anak yang
emang dari awalnya udah taat, tetapi juga emang anak-anak 09 yang latar
belakangnya buruk.
Berikutnya, menjaganya seperti gembala terhadap kawanan dombanya!...,
maksudnya ialah orang-orang kita jangkau harus sampai dimuridkan dengan benar,
seperti domba yang digembalai baik oleh gembalanya. Ayat ini dimaksudkan untuk
para penjangkau (mentor) agar dapat melakukan lebih lagi, lebih lagi daripada yang
telah dilakukan sebelum-sebelumnya.
2. (1 Tesalonika 2:8) Demikianlah kami, dalam kasih sayang yang besar akan kamu,
bukan saja rela membagi Injil Allah dengan kamu, tetapi juga hidup kami sendiri
dengan kamu, karena kamu telah kami kasihi.
Yang didapat disini, adalah kita tidak cuma membagi injil kepada anak-anak 09,
tetapi para pemurid juga membagikan hidup, hidup itu seperti apa?
(2 Timotius 3:10-11) Tetapi engkau telah mengikuti ajaranku, cara hidupku,
pendirianku, imanku, kesabaranku, kasihku dan ketekunanku. Engkau telah ikut
menderita penganiayaan dan sengsara seperti yang telah kuderita di Antiokhia dan
4 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

di Ikonium dan di Listra. Semua penganiayaan itu kuderita dan Tuhan telah
melepaskan aku dari padanya.
Nah seperti dalam surat paulus kepada timotius diatas, demikianlah hidup yang
dibagikan oleh paulus kepada timotius, yaitu ajaran, cara hidup, pendirian, iman,
kesabaran, kasih dan ketekunan, bahkan semua pangalaman paulus di beberapa
daerah.
3. Pada waktu awal-awal terbentuknya kepanitian, saya mendapatkan bahwa para
panitia masih bekerja dengan kekuatan sendiri, atau maksudnya kurang
mengandalkan Tuhan dalam pekerjaannya, yang saya dapat dari Yeremia 17:5-8.
4. (Ibrani 12:1-3) Karena kita mempunyai banyak saksi, bagaikan awan yang
mengelilingi kita, marilah kita menanggalkan semua beban dan dosa yang begitu
merintangi kita, dan berlomba dengan tekun dalam perlombaan yang diwajibkan
bagi kita. Marilah kita melakukannya dengan mata yang tertuju kepada Yesus, yang
memimpin kita dalam iman, dan yang membawa iman kita itu kepada kesempurnaan,
yang dengan mengabaikan kehinaan tekun memikul salib ganti sukacita yang
disediakan bagi Dia, yang sekarang duduk di sebelah kanan takhta Allah. Ingatlah
selalu akan Dia, yang tekun menanggung bantahan yang sehebat itu terhadap diriNya dari pihak orang-orang berdosa, supaya jangan kamu menjadi lemah dan putus
asa.
Yang didapat disini adalah, para panitia pada lesu, kejatuhan rohani, bahkan
dalam sate saja jarang setelah liburan, tetapi dari ayat diatas yang didapat ialah jangan
pandang masalah/beban yang kita hadapi, tetapi pandanglah Kristus dan lari kepada
apa yang ditujukan Tuhan.

DIVISI MENTOR
5 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Divisi Mentor PMB PMK ITB 2009 adalah bagian dari kepanitiaan PMB PMK
ITB 2009 yang bertanggung jawab secara langsung kepada Koordinator PMB PMK
ITB 2009 dan Divisi Internal PMK ITB
Wewenang : menyusun kebijakan, mengkoordinasi, dan memantau dalam hal
mentoring dan penjangkauan mahasiswa Kristen ITB 2009.
Anggota :
1. Ruth Theresia FKK 07 (koordinator)
2. Abram C. Sinaga PL 07
3. Clara Nathania GD 08
4. Cristin Melati AS 08
5. Hendy MS 07
6. Iasci Simanjuntak TK 07
7. Imanuel SI 08
8. Josephine Linando ME 08
9. Josia P. Tarigan SBM 07
10. Leonardo Sebayang GL 07
11. Lius Daniel TK 08
12. Reynaldo P. Siahaan SI 07
13. Sarmedi Sia TK 07
14. Sheila Puspasari FA 07
15. Vincent August FT 08
16. Yosua Y. Satrio TL 07

Program Kerja :
1. Menyusun Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009
Tata cara ini dirumuskan dan disetujui melalui rapat Divisi Mentor dan 4 LP yang
berlangsung pada tanggal 2 Juni 2009 di TVST ITB. Tata Cara Mentoring dan
Penjangkauan PMB PMK ITB 2009 merupakan acuan yang sah dari kegiatan
mentoring dan penjangkauan PMB PMK 2009.
Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009 terlampir
2. Mengatur Kegiatan Pemerlengkapan dan Pengutusan Mentor PMB PMK ITB 09
Mentor PMB PMK ITB 09 diberlengkapi melalui proses pemerlengkapan mentor
PMB yang diselenggarakan oleh keempat LP yang bekerja sama dengan PMK ITB.
Pada pemerlengkapan mentor LP, materi yang wajib diberikan kepada mentor antara
lain materi keselamatan, persekutuan, disiplin rohani serta bagaimana teknik
berkomunikasi dengan anak mentor. Pemerlengkapan mentor oleh keempat LP
diselenggarakan sebagai berikut :
- PMK OH : 4 Juni, 1-2 Agustus 2009
- LPMI
: 30 Juli- 1 Agustus 2009
- Sion
: 30-31 Mei, 1-10 Agustus 2009
6 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

-

Navigator : 4, 10, 17, 24 Agustus 2009

Selain oleh LP, pemerlengkapan bagi mentor,panitia, dan pelayan mimbar PMB
juga diselenggarakan oleh pengurus PMK ITB dengan tujuan menyatukan visi mentor
dan panitia PMB PMK ITB 09 tentang visi PMK dan visi PMB PMK ITB 09.
Kegiatan pemerlengkapan mentor, panitia, dan pelayan mimbar PMB PMK ITB 09
berlangsung pada tanggal 6 Agustus 2009 di BSC A. Dari 101 orang mentor, yang
menghadiri pemerlengkapan oleh PMK ITB ini sebanyak 100 orang, 1 orang mentor
tidak dapat hadir karena sakit.
Kebaktian Pengutusan mentor, panitia dan pelayan mimbar PMB PMK ITB 09
bertujuan untuk meneguhkan komitmen untuk melayani dalam rangkaian kegiatan
PMB PMK ITB 09 serta mengutus para mentor, panitia dan pelayan mimbar yang
telah siap melayani. Kebaktian Pengutusan mentor, panitia dan pelayan mimbar
diselenggarakan pada tanggal 8 Agustus 2009 di Aula Gereja Baptis Wastu Kencana.
3. Melakukan proses seleksi Mentor PMB PMK ITB 2009
Adapun persyaratan dan proses seleksi mentor PMB PMK ITB 2009 tercantum
pada Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009.
Setelah melalui pertimbangan yang beracuan pada Tata Cara Mentoring dan
Penjangkauan, diperoleh mentor PMB PMK ITB 09 sebanyak 101 orang. Jumlah
mentor dari PMK OH sebanyak 21 orang, LPMI 38 orang, Sion 27 orang, dan
Navigator 15 orang.
4. Menyusun Materi Mentoring PMB PMK ITB 09 (terlampir)
Materi yang disampaikan pada saat mentoring harus mencakup.
- Eksposisi Tema PMB PMK ITB 2009: Totally for u! (1 Tes 2:8)
Tujuan :
Mengajak mentor dan panitia PMB 2009 untuk mengerti dan menghidupi tema
PMB PMK 2009
Menjelaskan tema PMB PMK 2009 sebagai arah gerak panitia dan mentor kepada
mahasiswa baru
Mengajak mahasiswa baru untuk bersama-sama menhidupi tema PMB PMK 2009
- Keselamatan
Tujuan :
Menjelaskan konsep keselamatan yang benar menurut Alkitab
Mengajak setiap adik mentor untuk mau menerima Yesus sebagai satu-satunya jalan
keselamatan dan yakin akan keselamatan dirinya.
- Disiplin Rohani
Tujuan :
Memberi pemahaman tentang pentingnya melakukan disiplin rohani
Mengajak anak mentor untuk mengaplikasikan disiplin rohani dalam kehidupan
sehari- hari
- Persekutuan
7 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Tujuan :
Menjelaskan pentingnya persekutuan kepada adik mentor
Mengarahkan adik mentor untuk mengikuti persekutuan dan pemuridan sebagai
tempat untuk bertumbuh
Materi mentoring disusun oleh divisi mentor dengan berbagai revisi oleh
koordinator PMB PMK ITB 09, Divisi Internal PMK ITB, dan Koordinator Umum
PMK ITB dengan pertimbangan dari BP dan alumni PMK ITB.
5. Mengatur dan mengkoordinasikan kelompok mentoring.
Mentor PMB PMK ITB yang berjumlah 101 orang dibagi ke dalam 22 kelompok
yang masing-masing terdiri atas 4 atau 5 mentor. Masing-masing kelompok mentor
dipimpin oleh seorang koordinator yang bertugas mengkoordinasi informasi dari
kelompok mentor kepada divisi mentor ataupun sebaliknya serta mensupervisi
jalannya proses mentoring dalam kelompok tersebut dan melaporkannya pada divisi
mentor.
6. Mempersiapkan kit mentoring dan mengkoordinasikan pembuatan papan nama
kelompok mentor.
Kit mentoring berisi :
- 1 set materi mentoring
- lembar biodata
- lembar kunjungan
- lembar evaluasi penyampaian materi
- lembar pemilihan LP
- angket evaluasi mentoring untuk anak mentor
- tanda pengenal mentor berupa hand band
Papan nama kelompok mentor dibuat oleh mentor kelompok yang bersangkutan
secara bersama-sama, dengan bahan yang telah disediakan oleh divisi mentor & divisi
perlengkapan. Divisi mentor memfasilitasi pembuatan ppan nama tersebut dalam
suatu acara keakraban mentor dan panitia dengan tujuan mengakrabkan sesama
mentor dan panitia PMB PMK ITB 09.
7. Mengatur kegiatan mentoring mahasiswa Kristen yang berlangsung selama rangkaian
acara PROKM.
Kegiatan mentoring dilakukan 2 hari pada waktu ISHOMA dengan koordinasi
dengan panitia PROKM ITB.
- Hari 1 (13 agustus 2009)

12.00-13.30 WIB
Lokasi: Roof top sabuga
Acara :
Pembagian maba ke dalam kelompok besar mentoring (22 kelompok)
Makan bersama (tidak dapat dilaksanakan)
Perkenalan

8 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Games (tidak sempat dilakukan)

Pengumpulan biodata maba
Pembagian kelompok mentor kecil
Hari 2 (14 agustus 2009)
11.00-13.00 WIB
Lokasi : Lapangan rumput Aula Barat
Acara :
Makan bersama (tidak dapat dilaksanakan)
Games
Sharing dari mentor tentang pentingnya persekutuan dengan sudara seiman dan
bagaimana persekutuan di PMK memberikan dampak bagi pertumbuhan rohani.
Pengisian angket evaluasi mentoring dari maba
Mentor wajib menghadiri briefing setiap sebelum acara dimulai.Kehadiran mentor
selalu didata sebelum acara dimulai. Mentor yang tidak hadir tepat waktu mendapat
teguran dari panitia
8. Mengkoordinasikan 4 LP dan mentor dalam acara Pengenalan Pelayanan Kampus
Acara Pengenalan Pelayanan Kampus
Waktu
: 19 Agustus 2009
Tempat
: GSG
Tujuan
:
Memperkenalkan PMK yang bekerja sama dengan 4 LP sebagai pelayanan kampus di
ITB
Memotivasi maba untuk terlibat dalam pelayanan kampus
Divisi mentor mengkoordinasikan kepada:
Pengurus PMK untuk memperkenalkan visi misi PMK dan divisi-divisi di PMK
4 LP untuk mempersiapkan presentasi untuk memperkenalkan LP-nya masing-masing
kepada maba sekaligus mengajak untuk datang ke OH LP
Mentor untuk mengajak anak-anak mentornya untuk menghadiri acara tersebut,
mendampingi anak mentor selama acara tersebut dan membantu anak mentor agar
dapat lebih memahami isi acara tersebut, membantu menciptakan suasana yang
kondusif bagi anak mentor agar dapat memahami acara dengan baik, memotivasi
anak mentor untuk ikut ambil bagian dalam pelayanan di divisi PMK serta pemuridan
di LP.
Tingkat kehadiran mentor dalam acara ini tinggi, dari 101 mentor semuanya hadir.
Tingkat kehadiran anak mentor dalam acara ini cukup baik dibandingkan PMB tahun
sebelumnya, yaitu mencapai 243 orang dari total 385 anak mentor.
9. Mengkoordinasi dan memantau OH 4 LP
Open House terlaksana oleh 4 Lembaga Pelayanan yaitu:
PMK Open House (PMK OH) : 28 Agustus 2009
LPMI : 29 Agustus 2009
9 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Sion : 04 September 2009
Navigator : 05 September 2009
Seluruh Open House yang ada memenuhi tujuan diadakan Open House yaitu:
Memperkenalkan lembaga pelayanannya kepada mahasiswa baru
Kehadiran mentor dalam OH LP :
- PMK OH : 83 orang
- LPMI
: 82 orang
- Sion
: 73 orang
- Navigator : 70 orang
Kehadiran anak mentor dalam OH LP :
- PMK OH : sekitar 75 orang
- LPMI
: sekitar 70 orang
- Sion
: sekitar 60 orang
- Navigator : sekitar 55 orang
Dua dari empat lembaga pelayanan melakukan tantangan pemuridan yaitu LPMI dan
Sion.
10. Mengkoordinasi mentoring pada saat Retreat PMK
Penutupan dari PMB PMK ITB 09 mengambil waktu pada Retreat PMK 2010.
Retreat PMK merupakan suatu sarana untuk menyadarkan anak mentor tentang
panggilan mereka di kampus, yaitu untuk menjadi Tarbantin Kebenaran,
memotivasi anak mentor utnuk mau memberikan dirinya sebagai pekerja Tuhan di
kampus ITB.
Divisi mentor membantu mensosialisasikan retreat PMK kepada anak mentor
melalui partisispasi aktif dari mentor untuk menghimbau anak mentor turut serta
dalam Retreat PMK. Divisi mentor bekerja sama dengan panitia Retreat menyusun
suatu sesi refleksi & sharing antara anak mentor dan mentor dalam kelompok
mentornya masing-masing sekaligus dengan tujuan mengevaluasi pertumbuhan dan
respon anak mentor setelah mengalami proses mentoring.
Kehadiran anak mentor: 196 orang
Kehadiran mentor : 56 orang
11. Koordinasi panitia dengan semua mentor dalam hal penyampaian informasi
Koordinasi dilakukan secara terpusat oleh koordinator divisi mentor kepda
koordinator-koordinator kelompok mentor yang diharapkan melanjutkan informasi
kepada rekan-rekan mentor 1 kelompoknya. Informasi yang disampaikan dapat
berupa perihal jadwal mentoring, OH LP, rangkaian kegiatan PMB lainnya,
pengumpulan laporan hasil penjangkauan.
12. Mengelola data maba dan hasil penjangkauan
(terlampir)
13. Mengevaluasi kinerja mentor dan menyampaikannya kepada LP yang
merekomendasikan
10 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Evaluasi
1. Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009
Tata cara mentoring dan penjangkauan yang dibuat oleh Divisi mentor PMB PMK
ITB 09 sudah lebih lengkap dan lebih jelas dibandingkan tata cara mentoring PMB
2008.
Beberapa hal yang perlu dievaluasi dari tata cara mentoring dan penjangkauan :
- Tentang Divisi Mentor
Pada PMB tahun 2009, anggota Divisi mentor merupakan perwakilan dari 4 LP
yang bertugas mensosialisasikan informasi dari Divisi mentor ke LP dan sebaliknya.
Sistem keanggotaan ini sudah cukup baik, sebab anggota divisi mentor dituntut untuk
netral dan objektif, bahkan terhadap LP-nya sendiri, sehingga komunikasi dan
transparansi antara Divisi mentor dan LP dapat terjalin lebih baik.
- Tentang persyaratan calon mentor
Dalam tata cara mentoring pada bagian definisi calon mentor PMB PMK ITB 09
tidak tercantum persyaratan bahwa calon mentor harus sudah mengikuti kegiatan
pemerlengkapan LP, namun hanya tertulis memenuhi persyaratan yang ditentukan
oleh LP masing-masing. Akibatnya ada 2 LP (Navigator dan Sion yang mengirimkan
beberapa orang mentor yang tidak mengikuti pemerlengkapan LP secara lengkap.
Penyelesaian yang diusulkan oleh Divisi mentor kepada LP adalah memastikan
mentor-mentor tersebut mendapatkan materi yang disampaikan pada saat
pemerlengkapan LP sebelum mentoring dengan anak mentor dimulai.
Masalah lain yang timbul mengenai persyaratan calon mentor adalah pada poin
terakhir, yaitu bersedia menjadi mentor dengan sukarela. Pada tanggal 4 Agustus
2009, ketika semua nama-nma calon mentor dari LP telah ditetapkan menjadi mentor
oleh Divisi mentor, ternyata ada 4 orang mentor dari LP Sion yang mengundurkan
diri dengan alasan tidak siap dan tidak diberitahu sebelumnya oleh pihak LP
bahwayang bersangkutan direkomendasikan oleh LP kepada Divisi Mentor untuk
menjadi mentor dalam PMB PMK ITB 09.
Untuk hal ini LP Sion akan diberikan surat teguran.
- Tentang persyaratan mentor
Aktif dalam pemuridan dan persekutuan di LP masing-masing Parameter ini
dievaluasi dengan meminta penjelasan pihak LP bagaimana kondisi pemuridan dan
keaktifan mentor mengikuti persekutuan rutin di LP masing-masing. Untuk
menghindari ketidaknetralan oleh LP, masukan yang objektif juga diterima oleh
anggota Divisi mentor yang merupakan perwakilan dari 4 LP. Secara keseluruhan bila
dibandingkan dengan PMB tahun lalu, kualitas mentor dalam hal pemuridan dan
persekutuan sudah lebih baik dibanding tahun yang lalu.
Aktif dalam kegiatan persekutuan PMK (minimal kebaktian Jumat)
parameter ini memiliki kelemahan sebab keaktifan dalam kebaktian Jumat PMK
sangat relatif dan sulit terkuantifikasi.Masukan untuk PMB berikutnya agar
11 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

parameter ini dapat dikuantifikasi misalnya melalui presensi dalam Kebaktian Jumat
PMK.
Namun demikian, secara keseluruhan Divisi mentor dalam melakukan seleksi
terhadap calon mentor dengan kedua parameter ini sudah cukup tegas dan lugas.
Tentang kewajiban mentor
Tingkat kedisiplinan mentor dalam hal ketepatan waktu menghadiri setiap
rangkaian kegiatan PMB masih kurang, apalagi dalam acara yang tidak melibatkan
anak mentor (kebaktian pengutusan, pemerlengkapan, acara kebersamaan mentor,
briefing mentor). Panitia sudah memberikan teguran kepada mentor baik secara
personal maupun secara umum. Panitia juga memberlakukan sistem daftar hadir yang
berbeda bagi mentor yang tidak tepat waktu dengan tujuan menegur mentor agar tidak
terlambat lagi. Namun, tingkat keterlambatan mentor tidak juga berkurang secara
signifikan. Perihal ketidakdisiplinan mentor ini akan dilaporkan kepada LP untuk
dijadikan bahan evaluasi.
Tingkat kehadiran mentor dalam setiap rangkaian acara PMB, pada awalnya
sangat baik,mentor yang berhalangan hadir dikarenakan hal yang sangat mendesak
seperti sakit atau keperluan studi yang tidak bisa ditinggalkan. Namun, setelah acara
mentoring di Sabuga, tingkat kehadiran mentor menurun secara signifikan. Dari
mentor-mentor yang tidak dapat hadir hanya sebagian kecil yang mengkonfirmasi
ketidakhadiran keada divisi mentor H-1/ H+1
Tentang Tugas Mentor
Secara keseluruhan dalam mengajak anak mentor mengikuti OH LP, mengajak
anak mentor untuk dimuridkan di LP dan menjelaskan dengan netral tenteng 4 LP,
mentor PMB 09 sudah cukup baik.
Namun demikian dalam hal menemani anak-anak mentor mulai saat OH LP sudah
mengalami penurunan dan puncaknya adalah di Retreat PMK. Banyak mentor yang
tidak dapat hadir pada retreat PMk tanpa memberikan alasan yang jelas bahkan
mentor sangat kurang menginformasikan dan menghimbau anak mentor untuk
mengikuti retreat.
Hampir 40 % mentor dinilai kurang aktif dalam memastikan anak-anak
mentornya mendapatkan tepat pertumbuhan rohani. Mentor kurang memfolow up
pertumbuhan rohani anak-anak mentornya yang sudah memutuskan untuk dimuridkan
di salah satu LP.
Dalam hal melaporkan hasil mentoring dan penjangkauan, kualitas mentor sangat
rendah. Pada periode laporan pertama (5-10 Oktober 09) 65 % mentor
mengumpulkan laporan. Pada periode laporan kedua (10-12 Desember 09) dan ketiga
(setelah retreat) tidak ada mentor yang mengumpulkan laporan (akibat kelalaian divisi
mentor dalam mengingatkan mentor kembali akan tugasnya).
Berdasarkan angket pada bulan agustus dan evaluasi saat retreat PMK, menurut
anak-anak mentor, 75 % mentor sudah mendampingi anak-anak mentor dengan baik.

12 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Mentor dinilai cukup proaktif dalam mengajak anak-anak mentor mengikuti

persekutuan dan pemuridan. Komunikasi dan relasi yang terjalin antara anak mentor
dan mentor juga cukup baik. Menurut penilaian anak mentor, mentor cukup perhatian
dan peduli kepada anak mentor. Mentor yang tidak dapat berkomunikasi dengan baik
kepada anak-anak mentornya sebagian besar disebabkan karena penolakan anak
mentor terhadap kegiatan-kegiatan yang berbau rohani atau keterbatasan untuk
terlibat dalam pelayanan kampus karena sudah terlibat di gereja lokal atau
pembatasan oleh ortu . Namun demikian ditemukan juga mentor yang bahkan sama
sekali tidak pernah berkomunikasi dengan anak mentornya. Mentor hanya bertemu
anak mentor 2 kali ketika acara mentoring dalam rangkaian acara PROKM, setelah
itu komunikasi terputus.Untuk kasus ini, mentor yang bersangkutan akan mendapat
teguran dari divisi mentor.
Tentang periode 6 bulan mentoring
Periode mentoring selama 6 bulan ini tadinya bertujuan agar mentor dapat
menjangkau anak-anak mentor secara total. Namun, ternyata sistem ini mengalami
berbagai kesulitan untuk dilaksanakan terutama setelah periode OH LP. Sebagian
besar mentor mulai sibuk menjelang UTS dan UAS sehingga anak mentornya
terabaikan, demikian pula anak mentor mulai sibuk dengan aktifitas masing-masing
sehingga komunikasi dengan mentor terhambat.
Untuk mengatasi masalah ini diperlukan koordinasi dan motivasi yang sangat baik
dari panitia PMB terutama divisi mentor. Panitia perlu terus menerus diingatkan dan
dimotivasi untuk memiliki kinerja yang konsisten.
Tentang Pelanggaran dan Sanksi
Tidak ada mentor yang berturut-turut tidak mengikuti pemerlengkapan dan
kebaktian pengutusan.
Ketidakdisiplinan mentor sudah mendapat teguran secara personal dan umum dan
akan diberikan surat teguran kepada LP untuk menjadi bahan evaluasi.
Tidak ada mentor yang diketahui oleh divisi mentor memberikan tantangan
kepada anak mentor untuk menjadi anak rohani

2. Kegiatan Pemerlengkapan dan Pengutusan mentor

- Kegiatan Pemerlengkapan LP
Untuk PMK OH dan LPMI tidak ada masalah
Untuk Navigator masalah dalam hal waktu pemerlengkapan. Navigator
mengadakan pemerlengkapan pada 4, 10, 17, 24 Agustus 2009, padahal pengutusan
mentor dilaksanakan pada tanggal 10 Agustus dan mentoring sudah dimulai pada
tanggal 13 Agustus. Akibatnya sulit memastikan apakah mentor terpilih dari
Navigator mengikuti pemerlengkapan LP navigator secara lengkap. Hal ini terjadi
menurut LP Navigator dikarenakan kurangnya pekerja Lp yang mempersiapkan acara

13 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

pemerlengkapan serta para mentor dan pekerja LP yang baru kembali ke Bandung
setelah liburan pada awal Agustus.
Untuk Sion Masalah KORPS. Pemerlengkapan calon mentor Sion dilakukan
melalui KORPS. Padahal KORPS sebenarnya adalah pemerlengkapan untuk pekerja
Sion. Hal ini jelas menyalahi beberapa aturan .
Pertama, materi, pembicara dan jadwal KORPS disusun di bawah koordinasi Seksi
Pembinaan Pemuda GKKD, padahal sudah jelas bahwa PMK ITB tidak bekerja sama
dengan denominasi gereja manapun dalam hal pembinaan mahasiswa ITB, begitu
pula seharusnya dalam hal mentoring dan penjangkauan.
Kedua, materi pemerlengkapan yang disampaikan sangat jauh berbeda dengan
yang disepakati bersama dengan Divisi Mentor.
Ketiga, akibat jadwal KORPS yang sangat padat dan seringkali bentrok dengan
rangkaian acara persiapan mentor dari panitia PMB, mentor-mentor Sion mengalami
kesulitan menghadiri acara PMB atau bagi yang dapat menghadiri keduanya
mengalami kelelahan secara fisik.
Untuk hal ini LP Sion akan diberikan teguran.
Dan untuk mencegah hal ini terulang kembali di PMB selanjutnya, PMK ITB
diharapkan mengambil tindakan tegas untuk menyelesaikan permasalahan ini.
Pemerlengkapan Mentor oleh PMK
Masalah utama adalah persiapan dari panitia dan pengurus PMK. Persiapan logistik &
tempat perlu ditingkatkan agar acara dapat dimulai lebih tepat waktu. Materi dan
pembicara juga dapat dipersiapkan dengan lebih baik agar tujuan dapat diterima
dengan baik oleh panitia dan mentor.
Kebaktian Pengutusan
Kendala terjadi akibat keterlambatan mentor dan panitia. Saat acara dimulai baru 20
% dari keseluruhan mentor dan panitia yang hadir. Panitia perlu lebih tegas pada
mentor perihal ketepatan waktu.

3. Materi Mentoring
Materi mentoring yang disusun sudah cukup jelas, singkat dan baik. Namun
demikian, menurut sebagian mentor, materi mentoring yang disusun menggunakan
bahasa yang agak sulit dimengerti. Mentor mengharapkan materi mentoring disusun
dengan bahasa yang lebih sederhana.
Berdasarkan laporan mentoring tanggal 10 oktober, hanya 30% mentor dari
mentor yang mengumpulkan laporan yang sudah menyampaikan keempat materi
mentoring sebelum OH LP. Hal ini dikarenakan mentor butuh waktu untuk membina
relasi dengan anak mentor dahulu sebelum menyampaikan materi, bukan hanya
sekedar kejar target. Dari laporan yang terkumpul, 15 % anak mentor belum sama
sekali mendapat materi mentoring dari mentornya. Hal ini dikarenakan mentor
mengalami kesulitan untuk mengajak anak mentor bertemu.

14 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Dari anak mentor yang sudah mendapat materi dari mentornya, 75 % merespon
dengan baik. Sisanya kurang merespon dengan baik, khususnya dalam materi
keselamatan dan tantangan lahir baru.
Setelah OH LP, bagi anak mentor yang materi mentoringnya belum diselesaikan,
mentor mulai malas melakukan mentoring kepada anak-anak mentornya. Untuk anak
mentor yang sudah memiliki kelompok pemuridan di LP, hal ini dapat ditangani oleh
kaka rohani. Akan tetapi masih banyak juga anak mentor yang belum memutuskan
untuk dimuridkan. Mentor harusnya tetap mendampingi dan tidak mengurangi
perhatian pada anak mentor yang belum memilih dimuridkan.
4. Kelompok Mentoring
Relasi dan koordinasi antar anggota kelompok mentor masih kurang. Fungsi
koordinator kelompok mentor belum berjalan. Bahkan masih banyak jarkom atau
informasi yang tidak disampaikan koordinator kelompok mentor kepada rekan-rekan
1 kelompok mentornya. Untuk evaluasi ke depan, pemilihan koordinator kelompok
mentor perlu diperhatikan dengan baik,agar memilih orang yang tepat dan
bertanggung jawab serta dapat memberikan teladan sebagai mentor yang baik kepada
rekan-rekan 1 kelompoknya. Divisi mentor juga sangat perlu secara periodik dan rutin
mengumpulkan koordinator kelompok mentor untuk mengevaluasi kinerja kelompok
mentornya serta memotivasi koordinator kelompok. Selain itu, perlu bagi divisi
mentor untuk memberikan jobdesk yang jelas kepada masing-masing koordinator
kelompok mentor, agar dalam pelaksanaanya tidak terjadi miskomunikasi antara
koordinator dan anggota mentor tersebut.
5. Kegiatan Mentoring dalam rangkaian acara PROKM ITB
- Hari 1
Masalah ketidaktepatan waktu acara PROKM sehingga waktu mentorin terlambat dan
terlalu sebentar. Acara makan bersama dan games yang bertujuan untuk
mengakrabkan mentor dan anak mentor tidak terlaksana karena kurangnya waktu.
Masalah Pembagian kelompok
Teknis pembagian anak mentor ke dalam kelompok perlu diperbaiki. Akibat
kesamaan antara no kel 6 dan 9 pada undian,panitia mengalami kesulitan
menempatkan anak-anak mentor dalam kelompok 6 atau 9
Jumlah maba pria jauh lebih besar dibanding maba wanita dan melebihi kapasitas
mentor pria. Satu orang mentor pria bahkan bisa sampai menangani 6 orang anak
mentor. Sementara mentor wanita maksimal hanya 3-4. Solusi awal yang ditawarkan
oleh divisi mentor adalah dengan sistem partner dengan mentor wanita. Namun,
setelah dievaluasi dari laporan mentoring pertama, sistem ini tidak berjalan. Untuk
mentoring tahun berikutnya, perlu dibuat proporsi mentor pria yang lebih besar dari
mentor wanita dibanding tahun ini.
15 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Tempat mentoring tidak berurutan sesuai kelompok, sehingga panitia kesulitan

mengantarkan anak mentor ke kelompoknya. Tahun berikutnya, diharapkan tempat
mentoring tersusun berurutan sesuai kelompok sehingga memudahkan mobilisasi.
Pembagian ke dalam kelompok kecil berjalan lancar
Hari 2
Relatif lebih lancar daripada hari 1
Masih terjadi keterlambatan juga dari acara fakultas PROKM
Anak-anak mentor tidak datang dalam waktu yang bersamaan. Sehingga ada anak
mentor yang harus menunggu lebih lama sebelum acara sharing kelompok
berlangsung, ada anak mentor yang hanya sebentar mengikuti acara sharing
kelompok mentor.
Karena keterbatasan waktu tidak semua kelompok mentor sempat sharing tentang
persekutuan dan PMK, tapi lebih cenderung memilih untuk menjalin relasi yang baik
dulu dengan anal mentor melalui games atau ice breaking.
Banyak panitia yang mengganggu ketertiban dan kenyamanan anak-anak mentor
maupun mentor. Mobilisasi panitia perlu diperhatikan.
Setelah mentoring hari kedua, anak-anak mentor merasa lebih mengenal satu sama
lain dan lebih akrab dengan mentornya.

6. Acara Pengenalan Pelayanan Kampus

- Ketidaktepatan waktu mentor menyebabkan acara dimulai sangat terlambat. Kendala :
mentor menunggu sampai semua anak mentornya hadir, baru masuk bersama-sama ke
dalam GSG. Akibatnya terjadi juga penumpukan antrian di depan pintu masuk GSG,
padahal di dalam GSG jumlah yang hadir sangat sedikit
- Suasana GSG sangat tidak kondusif. Suara tidak terdengar jelas, slide kurang terlihat,
dan masalah-masalah teknis lainnya menyebabkan anak mentor kurang fokus dalam
mengikuti acara dan kurang memerhatikan acara yang sedang berlangsung.
Keberterimaan terhadap materi sangat rendah. Apalagi mengingat materi yang
diberikan adalah tentang PMK dan LP yang cukup sulit dipahami secara langsung.
Untuk ke depannya dirasa lebih efektif apabila sebelum acara perkenalan 4 LP mentor
sudah memberitahu terlebih dahulu kepada anak mentor tentang pelayanan PMK dan
4 LP
- Materi dan cara presentasi PMK dan 4 LP kurang menarik dan kurang jelas.
7. OH 4 LP
Tanggal pelaksanaan sudah cukup pas karena.
Kuliah belum terlalu sibuk.
16 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Mahasiswa baru dapat mengenal lembaga pelayanan lebih awal hasilnya mahasiswa
baru dapat memilih tempat pemuridannya lebih awal dan mengikuti persekutuan dari
LP tsb dari awal.
Penurunan jumlah mahasiswa baru yang hadir dapat disebabkan karena :
- kejenuhan, dan
- mentor yang kurang mengajak pada hari selanjutnya.
Penurunan jumlah mentor yang hadir dapat disebabkan karena :
- kejenuhan, dan
- adik mentornya tidak hadir pada Open House sebelumnya sehingga kehilangan
motivasi.
Untuk mengatasi masalah penurunan jumlah mahasiswa baru dan mentor ini,
perlu diperjelas kepada masing-masing mentor tentang peranan masing-masing dalam
perkenalan lembaga-lembaga pelayanan, agar di dalam open house tersebut para
mentor tidak merasa cuma menjalankan tugas, tapi lebih dari itu, mentor-mentor
merasa lebih dibutuhkan. Kemudian, perlu juga diadakan rapat koordinasi setelah
selesai OH satu lembaga pelayanan sehingga dapat dilakukan evaluasi yang baik
tentang ketidak-hadiran para mahasiswa baru di OH lembaga pelayanan yang
bersangkutan, dan juga para mentor pun dapat dievaluasi, kenapa sampai tidak datang
di OH lembaga pelayanan tersebut.
Terakhir, untuk lebih meminimalisasi penurunan jumlah mentor di tiap OH
lembaga pelayanan, divisi mentor sebaiknya membuat sistem senator kepada
masing-masing lembaga pelayanan untuk secara intensif bertanggung jawab
memberikan koordinasi antara PMK (dalam hal ini Panitia PMB) dengan lembaga
pelayanan yang bersangkutan. Senator-senator inilah yang bertanggung jawab atas
kualitas para mentor yang diutus oleh lembaga pelayanan sehingga tidak perlu
dikhawatirkan lagi terjadinya ketidak-tersampaian informasi dari Panitia PMB kepada
lembaga pelayanan, seperti yang terjadi kepada Lembaga Pelayanan Navigator dan
SION di PMB tahun 2009 ini.

8. Retreat PMK
Tingkat kehadiran dan keterlibatan mentor dalam mensosialisasikan tentang
retreat PMK kepada anak mentor sangat rendah, padahal retreat merupakan momen
yang sangat baik, sekaligus momen terakhir dalam rangkaian acara PMB PMK yang
dapat dimanfaatkan untuk menjangkau anak mentor.
Namun demikian, anak mentor yang datang jauh lebih banyak dibanding mentor.
Acara sharing dan evaluasi mentoring dalam kelompok mentor dinilai sangat baik
oleh mentor maupun anak mentor. Kesempatan ini sangat baik untuk mengevaluasi
proses mentoring selama 6 bulan yang telah berlangsung serta memotivasi kembali

17 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

anak mentor untuk terlibat dalam pemuridan dan persekutuan. Apalagi mengingat
banyak juga anak mentor yang belum terjangkau yang mengikuti retreat.
9. Kinerja Divisi Mentor
- Kinerja divisi masih belum maksimal mengingat jumlah anggota divisi yang sudah
cukup banyak. Pembagian tugas belum jelas dan seimbang
- Koordinasi belum cukup baik
- Kordiv seharusnya lebih proaktif dan lebih memotivasi anggota divisi untuk bekerja
lebih optimal.
- Perlu dibentuk tim dari divisi mentor untuk memantau kelompok mentor secara
intensif.
- Perlu pertemuan yang benar-benar intensif antar sesama mentor sebelum proses
mentoring dimulai, agar terjalin pergaulan dan komunikasi yang akrab antar sesama
mentor, dengan demikian, kinerja para mentor selama masa penjangkauan akan jauh
lebih mudah.
- Lebih kepada PMK secara organisasi, seharusnya ada selang waktu yang cukup antar
satu agenda dengan agenda lain, hal ini untuk menghindari ketergesa-gesaan dalam
pelaksanaan dan fokus sumber daya PMK sendiri tidak terpecah-pecah. Tahun 2009,
kepanitiaan PMB-PMK dibentuk pada saat kepanitiaan Paskah PMK belum ditutup,
bahkan masih dalam proses LPJ.
LAMPIRAN
1. Tata Cara mentoring & Penjangkauan PMB PMK 09
2. Database Maba & Hasil Penjangkauan
3. Materi Mentoring

DIVISI ACARA
Koordinator:
Eko Roy Marella
TK07
Anggota:
Adi Kurniawan
TK08
Tri Boby Chandra
TI 08
18 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Daniel
David Sibarani
Deltha FM Barus
Edith
Jonathan Ery P
Regina Angeline
Kirsty Raquel N
Octreza Siahaan
Rikardo P Pardede

FI08
MG08
TI08
TK08
IF08
MB08
FI08
KL07
TK07

A. PROGRAM KERJA
Program kerja divisi acara yang kami susun adalah:
1. Mengkonsep tema PMB 2010 PMK ITB.
2. Menentukan dan mengkonsep acara-acara yang akan diadakan pada PMB 2009 PMK
ITB, yaitu mentoring, pembukaan, pengenalan pelayanan kampus dan LP, dan penutupan.
a. Mentoring
- Direncanakan pada tanggal 11-13 Agustus 2009 dengan menyesuaikan jadwal
penerimaan mahasiswa baru ITB.
- Lokasi mentoring adalah rooftop Sabuga
b. Pembukaan
- Direncanakan pada Jumat, 14 Agustus 2009 pada waktu sholat Jumat, di 9231 dan 9232.
- Tujuan acara adalah menyambut PMK ITB 2009 dan membawa 2009 lebih akrab dengan
PMK ITB melalui sharing alumni, serta pembukaan PMB 2009 PMK ITB.
c.
-

Pengenalan Pelayanan Kampus

Direncanakan pada tanggal 19 Agustus 2009 di Aula Timur ITB.
Tujuan acara adalah mengenalkan 2009 kepada pelayanan kampus di ITB.
Adapun pelaksanaan yang dini atas harapan banyaknya 2009 yang mendengar penjelasan
ini. Pengalaman tahun sebelumnya mengajarkan bahwa lebih sedikit mahasiswa baru
yang mengikuti acara pengenalan jika diadakan lebih lambat. Selain itu, diharapkan PMK
ITB merupakan wadah yang pertama kali mereka kenal untuk berkegiatan.

3. Menyusun teknis pelaksanaan tiap acara yang diadakan.

4. Menentukan tempat pelaksanaan setiap acara.
5. Menyiapkan dan membriefing para pelayan dan pembicara pada tiap kegiatan-kegiatan
yang melibatkan pihak di luar kepanitiaan.
6. Menyusun teknis acara mentoring di Sabuga dengan berkoordinasi dengan divisi mentor.
7. Membriefing mentor sebelum dan pada hari-H mentoring tentang teknis mentoring.
8. Menyediakan slot waktu untuk open house empat lembaga pelayanan.
19 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

9. Menjadi penanggung jawab dalam setiap acara PMB 2009 PMK ITB.
10. Melakukan dekorasi tempat untuk acara-acara yang membutuhkan dekorasi.
B. PELAKSANAAN
Adapun pelaksanaan dari program kerja kami adalah sebagai berikut.
1. Pemilihan tema
Sebelum pemilihan tema, panitia secara umum diberikan penjelasan dari pengurus
PMK tentang tujuan besar dari PMB tahun 2009, yaitu keinginan adanya suatu
penjangkauan total. Adanya penjangkauan yang berkualitas baik dan rasio
keterjangkauan 2009 yang lebih tinggi dari tahun-tahun sebelumnya menjadi
kerinduan terbesar.
Selanjutnya, pemilihan dan pengonsepan tema diberikan kepada divisi acara. Pada
awalnya, tiap anggota divisi acara diminta mendoakan sebuah bagian alkitab untuk
dijadikan ayat tema. Pada rapat penentuan tema, divisi acara mendapat dua ayat yang
menjadi calon tema, yaitu 1 Tesalonika 2:8 dan Yeremia 31:10. Setelah didiskusikan
dalam forum panitia, panitia bersepakat untuk mengangkat 1 Tesalonika 2:8 sebagai
ayat tema PMB 2009 PMK ITB dengan tagline Totally For You.
2. Pelaksanaan Mentoring
a. Penyusunan rundown dan teknis lapangan mentoring
Penyusunan kami lakukan dengan asumsi tiga hari mentoring dengan satu
jam interaksi setiap harinya.
b. Waktu Pelaksanaan
Pihak rektorat dan PROKM 2009 pada akhirnya memberikan dua hari
untuk unit-unit keagamaan selama rangkaian acara penerimaan mahasiswa baru.
Alasan utama waktu yang singkat ini adalah porsi interaksi pihak rektorat
dengan mahasiswa baru lebih besar daripada tahun-tahun sebelumnya. Pihak
PROKM 2009 juga dirugikan dalam hal ini sehingga terjadi pula bentrok
kepentingan antara PROKM 2009 dengan unit keagamaan. Solusi yang
disepakati adalah penetapan dua hari interaksi antara 2009 dengan unit
keagamaan, yaitu 13 dan 14 Agustus 2009.
Waktu yang diberikan juga tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Jatah
waktu yang terealisasi lebih sempit dan mundur beberapa menit, bahkan jam
sehingga rencana yang dibuat banyak mengalami perubahan pada hari-H.
Namun acara mentoring tetap dapat berjalan karena terbentuknya kerja sama
antar anggota divisi acara, divisi acara dengan pihak KM, panitia PMB PMK,
dan para mentor.
3. Pembukaan PMB PMK
Kegiatan pembukaan gagal dilaksanakan karena waktu yang direncanakan untuk
acara pembukaan, yaitu 14 Agustus 2009, digunakan untuk acara mentoring. Seperti
20 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

sudah disebutkan sebelumnya, hanya ada dua hari untuk unit keagamaan selama
kegiatan PRO-KM sehingga kegiatan mentoring lebih diutamakan.
Pembicara-pembicara dan para pelayan mimbar yang direncanakan melayani di
acara pembukaan telah dihubungi dan menyatakan bersedia. Namun pada H-2
sampai H-1, kami menghubungi mereka untuk memberiahukan pembatalan acara
pembukaan.
4. Pengenalan PMK dan 4 LP
Acara ini berhasil dilaksanakan pada tanggal 19 Agustus 2009 di GSG. Tempat
yang direncakan semula, yaitu Aula Timur, telah dipesan oleh KMPN ITB
sebelumnya dan tempat yang akhirnya digunakan adalah GSG.
Dari segi acara, rundown berjalan seperti rencana. PMK dan tiap LP telah
dibriefing sebelum acara. Dekorasi, konsumsi, dan perlengkapan tersedia seperti
yang direncanakan. Mahasiswa 2009 yang hadir mencapai sekitar 300 orang. Jumlah
ini tergolong besar dan menjadi kesempatan yang baik bagi PMK dan 4 LP
menyambut dan memperkenalkan diri.
Dari segi ketersampaian tujuan dan kebermanfaatan acara bagi 2009, acara ini
tidak mencapai target awalnya. Ada dua masalah utama yang sangat jelas dalam hal
ini.
Pertama, analisis kondisi dan kebutuhan 2009 kurang tajam. Berangkat dari
pengalaman PMB PMK sbelumnya, panitia sepakat bahwa PMK dan 4 LP harus
diperkenalkan sedini mungkin supaya lebih banyak 2009 yang berkesempatan
mengenal PMK dan 4 LP serta menjadikan PMK sebagai rumah pertamanya di ITB
sebelum unit-unit lain memperkenalkan diri kepada mereka. Kemasan, persiapan,
dan pengonsepan acara ini kurang matang sehingga ini seperti memaksakan
kebutuhan PMK dan 4 LP. Hal ini terlihat dari sikap dan antusiasme 2009 ketika
mengikuti acara ini.
Kedua, akustik GSG sangat buruk sehingga tidak mendukung keberlangsungan
acara. Penataan soundsytem yang lebih baik dan pengadaan loudspeaker yang lebih
banyak dari biasanya telah diusahakan untuk mewujudkan kenyamanan pendengaran.
Namun pada kenyataannya, suara yang dihasilkan tetap terdengar buruk dan tidak
jelas, terlebih di bagian-bagian yang tidak dekat dengan loudspeaker. Akibatnya
peserta menjadi sangat sulit untuk fokus dan menangkap maksud tiap hal yang
disampaikan. Pengalaman ini membuat kami menyarankan untuk tidak lagi
menggunakan GSG untuk acara-acara PMK karena sebaik apapun penataan
soundsystem, akustik GSG tetap tidak dapat mengakomodasi.
C. Kendala
Kendala-kendala yang dihadapi oleh divisi acara adalah

21 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

1. Pada tahap perencanaan, banyak anggota divisi acara yang tidak ada di Bandung untuk
jangka waktu yang lama. Hal ini menjadi kendala dalam penyusunan rencana dan
koordinasi untuk langkah-langkah selanjutnya.
2. Pendampingan dari SC divisi acara yang belum maksimal.
3. Koordinator belum dapat membentuk koordinasi dan pembagian tugas yang jelas bagi
seluruh anggota divisi acara.
4. Adanya ketidakpastian jadwal PRO-KM dan jatah waktu bagi unit-unit keagamaan.
5. Adanya ledakan jumlah mahasiswa PMK 2009.
6. Kurangnya informasi yang memadai tentang jumlah mahasiswa baru yang beragama
Kristen dari rektorat.
7. Adanya kesulitan dalam pengonsepan tiap acara akibat variabel yang begitu luas, baik
dari segi waktu, mahasiswa baru, PMK, dan 4 LP.
D. Saran
Untuk divisi acara PMB PMK selanjutnya, ada beberapa saran yang kami berikan.
1. Pada tahap awal pembentukan, koordinator sebaiknya mempunyai target dan agenda
yang jelas sehingga memudahkan dan mempertajam langkah selanjutnya.
2. Divisi acara sebaiknya menyusun fokus PMB, analisis kondisi dan analisis kebutuhan
PMK dan mahasiswa baru yang didokumentasikan sehingga ada tools dan arahan yang
handal dalam pengkonsepan acara-acara selanjutnya, bukan sekedar mengandalkan
intuisi dan perkiraan.
3. Divisi acara harus bersedia kembali ke Bandung secepatnya saat liburan untuk bertukar
pikiran, mempertajam konsep, dan mendekatkan diri satu sama lain.
4. Waktu mentoring yang ditargetkan cukup tiga hari saja.
5. Acara pengenalan PMK dan 4 LP perlu sedini mungkin, tetapi dengan konsep yang
matang dan kemasan yang menarik.
6. Dalam rangkaian PMB PMK, sangat baik jika ada penantangan lahir baru dalam suatu
kebaktian.
7. SC divisi acara sebaiknya saudara/i yang sudah cukup berpengalaman di PMK sehingga
dapat memberi pikiran dan saran lebih kepada divisi dengan tanggung jawab dan resiko
yang cukup besar ini.
8. Adanya plan B untuk tiap acara.
9. Divisi acara dibantu divisi Humas harus sesegera mungkin memiliki komunikasi yang
intensif dengan pihak PRO-KM dan juga untuk permintaan data mahasiswa baru kepada
pihak rektorat.
10. Sangat penting adanya evaluasi tepat setelah suatu acara berlangsung.
Untuk divisi lain, ada beberapa saran,
1. Koordinator umum sebaiknya memiliki tujuan, target, dan acuan yang jelas sehingga
pengambilan langkah dan keputusan lebih tajam dan tepat sasaran.
22 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

2. Tiap-tiap koordinator diberikan arahan yang jelas dan bimbingan yang konsisten dari
koordinator umum dan SC.
3. Divisi lapangan sebaiknya lebih sigap dan aksesibel sebelum dan saat acara PMB.
4. Divisi doa sebaiknya lebih aktif dalam memobilisasi gerakan doa seluruh panitia, bukan
hanya internal divisi doa.
5. Divisi mentor sebaiknya melakukan evaluasi rutin untuk para mentor dan mengadakan
pertemuan para mentor yang lebih intensif dan segera.
6. Divisi dokumentasi sebaiknya lebih aktif menyebarluaskan hasil dokumentasi PMB
PMK.
7. Pelaksanaan mentoring enam bulan sangat baik. Banyak 2009 yang akhirnya terjangkau
sekalipun jumlah mereka banyak. Namun perlu adanya kerja sama dengan pengurus
PMK untuk regenerasi pekerja PMK. Ada keterlambatan dalam regenerasi kepada 2009
dibandingkan tahun sebelumnya sebagai akibat atmosfer penjangkauan yang masih
kental sampai akhir tahun 2009.
E. PENUTUP
Demikianlah LPJ divisi acara PMB 2009 PMK ITB. Begitu banyak kekurangan
dan cacat dari pekerjaan kami. Namun menjadi ungkapan syukur yang amat besar karena
kami boleh menjadi alat Tuhan dalam penjangkauan kali ini.
Segala hal yang telah terlaksana dalam PMB 2009 ini, juga segala pencapaian dan
kekurangan, kami percaya itu semua telah dirancangkan Tuhan untuk kemuliaan-Nya di
PMK ITB, di kampus ITB, dan diseluruh dunia. Dengan demikian tidak ada dasar untuk
bermegah dan tidak ada dasar untuk kecewa karena semua itu hanya anugerah Allah.
Harapan kami, Totally for You yang pada awalnya sapaan kita kepada 2009,
kiranya tetap menjadi semboyan tiap kita kepada tiap orang yang kita layani. Segala
kemuliaan bagi Allah di tempat yang mahatinggi.

DIVISI PERKAP
Koordinator: Daniel Sihombing Ki'08
Anggota:
1. Sandro TM'08
2. Ken Abraham Power'08
23 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

3. Luhut Si'08
4. Wilson Gl'08
5. Heber Fi'08
A. JOB DESCRIPTION
Memenuhi kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam acara PMB
PMK 2008.
B. PROGRAM KERJA
1. Mendaftar peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara
2. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara
3.Menyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan yang digunakan
pada hari pelaksanaan.
Deskripsi program kerja
1. Mendaftar peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara
Latar belakang
Divisi logistik merupakan divisi yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan
peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada saat acara berlangsung, maupun dalam
persiapan acara. Divisi ini berkoordinasi dengan divisi-divisi lain dalam penyusunan
daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dan ikut serta membantu dalam
penyediaan peralatan yang dibutuhkan secara spesifik bagi setiap divisi dan acara yang
dilakukan.
Tujuan
1. Memiliki patokan dalam penyediaan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada
saat pelaksanaan acara.
2. Menjadi dasar dalam penyususan anggaran dana.
Sasaran
Setiap divisi dalam panitia PMB PMK 2008
Parameter
Daftar peralatan dari setiap divisi diperoleh 2 minggu setelah pembentukan panitia.
Pelaksanaan
1. meminta para koordinator divisi untuk memberikan data peralatan yang dibutuhkan
2.Mengelompokan data tersebut berdasarkan acara dan hari pelaksanaan.
3. Memperkirakan barang-barang yang dapat dipinjam atau disewa, sehingga dapat
diperhitungkan anggaran dananya.
Evaluasi
1. Daftar peralatan dan perlengkapan didasarkan pada kebutuhan setiap divisi sesuai draft
acara kasar.
24 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

2. Daftar peralatan yang dibutuhkan mengalami perubahan beberapa kali pada saat
sebelum acara.
3. Beberapa hari sebelum dilaksanakan acara, terjadi penambahan daftar peralatan yang
dibutuhkan dari beberapa divisi.
Solusi dan Saran
1. Setiap divisi sebaiknya membuat juga plan B jika ternyata plan A tidak bisa dilakukan,
serta membuat daftar peralatan yang dibutuhkan untuk plan B. dimana daftar peralatan
untuk plan B juga ikut diberikan pada divisi logistik minimal seminggu sebelum
pelaksanaan sehingga memudahkan divisi logistik untuk menyiapkan peralatan yang
dibutuhkan.
2. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara
Latar belakang
Peralatan dan perlengkapan merupakan salah satu faktor penentu pelaksanaan
acara. Beberapa peralatan dan perlengkapan tidak dapat disediakan secara tiba-tiba pada
saat acara. Peralatan dan perlengkapan tersebut harus dipinjam atau disewa terlebih
dahulu.
Tujuan
1. Memiliki kepastian mengenai sumber peralatan yang akan digunakan pada saat acara.
2. Memastikan dan menetapkan peralatan yang akan digunakan dalam untuk acara hari H
tersedia.
Sasaran
Unit Kegiatan Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa, Lembaga Pelayanan, gereja, dan
tempat penyewaan peralatan.
Parameter
Setiap peralatan yang dibutuhkan dapat dipenuhi dan tersedia pada hari acara
Pelaksanaan
1. Mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai tempat penyewaan peralatan yang
dibutuhkan. Selain tempat penyewaan, dilakukan pula upaya peminjaman beberapa
peralatan.
2. Melakukan survei.
3. Terus berkoordinasi dengan divisi lain.
4. Setiap anggota divisi logistik menjadi Penanggungjawab (PJ) yang bertanggungjawab
penuh dalam penyediaan satu atau beberapa barang yang akan digunakan dalam acara
(Lampiran B).
5. Melakukan peminjaman melalui surat peminjaman resmi. Surat peminjaman resmi
dibuat oleh sekretaris.
6. Membeli dan menyewa peralatan yang dibutuhkan.
Evaluasi dan solusi
1. Informasi mengenai tempat peminjaman diperoleh dari Bang MOrdekhai (SC) , bang
arifin, dan orang-orang yang memiliki kapasitas soal peralatan dan sound system.
25 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

2. Survei untuk peminjaman sound system tidak dilakukan, tetapi dilakukan koordinasi
dengan tempat penyewaan melalui telepon. Survei tidak dilakukan karena sound yang
dipinjam untuk kebaktian pembukaan berasal dari MAI, yang sudah sering dipakai dalam
berbagai kegiatan PMK.
3. Peminjaman kepada Program Studi, LP, Unit Kegiatan Mahasiswa, harus dilakukan
melalui surat peminjaman resmi agar memudahkan peminjaman
Saran
1. Koordinasi antar panitia, baik dalam satu divisi maupun berbeda divisi, harus terus
terjaga dan tidak boleh sampai ada kesalahan informasi ataupun kekurangan informasi
mengenai acara yang akan dilangsungkan.
2. Setiap PJ yang telah ditetapkan harus dapat benar-benar memastikan bahwa alat yang
dibutuhkan dapat digunakan pada saat acara dilangsungkan.
3. Divisi perlengkapan dapat menyediakan untuk beberapa alat, yang rawan mengalami
kerusakan acara, dengan jumlah N+1 dari jumlah yang dibutuhkan sebenarnya (N).
Untuk alat yang baru dapat dipastikan peminjamannya pada saat mendekati hari acara,
dapat dilakukan dengan mempunyai alternatif peminjaman dari beberapa tempat.
4. Inventarisasi alat juga harus dilakukan secara terus-menerus, dalam arti selalu
diperbaharui informasinya. Hal ini harus dilakukan dengan koordinasi yang benar dengan
seluruh divisi, maupun anggota divisi perlengkapan.

3. Menyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan yang

digunakan pada hari pelaksanaan
Latar belakang:
Pada saat pelaksanaan acara, divisi logistik berperan sebagai penanggung jawab
penuh alat-alat yang digunakan dalam acara. Oleh sebab itu, divisi logistik berperan
untuk menjaga alat dari waktu peminjaman sampai pada pengembalian. Divisi logistik
juga berperan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan atau kesalahan teknis terhadap
peralatan yang digunakan pda hari H.
Tujuan:
1. Peralatan dapat dikembalikan kepada pihak pemberi pinjaman dalam keadaan yang
baik.
2. Acara dapat didukung dengan peralatan yang baik dan setiap keadaan teknis dapat
diatasi dengan baik.
Sasaran:
Pihak yang menggunakan peralatan, pihak peminjam, dan divisi-divisi lain.
26 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Parameter:
1. Peralatan yang digunakan harus dikembalikan kepada pihak peminjam dalam keadaan
baik.
2. Acara tidak terganggu akibat kesalahan teksnis dari peralatan.
Pelaksanaan:
1. Pemasangan peralatan dilakukan sebelum acara dimulai.
2. Dilakukan pengecekan secara menyeluruh terhadap setiap peralatan yang digunakan.
3. Anggota divisi logistik stand by pada saat acara untuk mengantisipasi kesalahan teknis
yang mungkin terjadi.
4. Pemberesan pada akhir acara.
evaluasi dan solusi :
1. pada waktu PD pemberkatan ada sedikit kesulitan saat penyampaian materi dari divisi
mentor. dimana suara mentor saat sedang bertanya atau minta penjelasan kepada divisi
mentor tidak/kurang terdengar. kemudian digunakan mic yang berkabel, tetapi
mengalami kesulitan saat mobilisasinya. sebaiknya digunakan mic wireless dalam
kegiatan ini selanjutnya.
2. Tikar yang dipinjam dari GBKP saat PD pemberkatan jumlahnya berlebih.
3. ada kabel extention yang terbakar saat acara pengenalan PMK dan 4 LP di GSG. hal
membuat layat infocus sempat mati beberapa saat. tetapi kemudian segera digant
Pada saat ac dengan kabel extention dengan daya yang lebih besar.
4. tikar yang digunakan saat acara pengenalan PMK dan 4 LP kurang. kemudian
digunakan karpet yang tersisa di sekre PMK.
5. kualitas suara yang dihasilkan saat acara pengenalan PMK dan 4 LP kurang baik. hal
ini karena aula GSG yang digunakan kurang baik untuk acara yang dilakukan. sebaiknya
jangan menggunakan aula GSG untuk acara seperti ini.
6. salah satu HT mengalami gangguan saat hari terakhir mentoring. hal itu karena
baterainya sudah tidak memadai dan tidak ada baterai cadangan. tetapi karena Ht mulai
terganggu saat acara sudah mau selesai, jadi tidak terlalu mengganggu kegiatan. tetapi
harus disediakan baterai cadangan untuk Ht.
Saran:
1. Inventarisasi harus dilakukan, untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan peralatan.
Kekurangan ini dapat terjadi pada awal acara maupun akhir acara.
2. Seluruh peralatan yang akan digunakan harus dicek dahulu sebelum acara
dilaksanakan, sehingga apabila terjadi kesalahan teknis pada saat acara, sudah
terantisipasi pada saat pengecekan.
3. Koordinasi harus benar-benar dijaga oleh setiap panitia, agar setiap persiapan dapat
dilakukan dengan maksimal.
27 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

4. Divisi perlengkapan harus lebih sigap dan tanggap dalam menangani kekurangan
peralatan, maupun kesalahan teknis yang terjadi pada saat acara.
C. EVALUASI UMUM
Evaluasi ini merupakan evaluasi umum dari divisi perlengkapan PMB PMK 2008.
1.
Perlu ditingkatkan koordinasi dengan divisi lain soal penyediaan alat, terutama
jika terjadi perubahan acara dan peralatan yang dibutuhkan.
2.
Perlu ditingkatkan koordinasi dan kinerja dari masing-masing penanggungjawab
alat.

D. PENUTUP
Kesan bahwa divisi perlengkapan akan mengalami berbagi kesulitan saat
pelaksaan acara bisa dihindari. hal ini karena koordinasi yang cukup baik, walaupun ada
berbagi kekurangan. hubungan antar anggota dan peredaran informasijuga berlangsung
dengan baik.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

LAMPIRAN A
DAFTAR BARANG YANG DIGUNAKAN
Acara mentoring di sabuga :
1. HT (6)
2. ToA (2)
3. Koran
4. Alat P3K
Acara pengenalan PMK dan 4 LP :
1. tikar (18)
2. karpet
3. screen infocus (2)
4. infocus (2)
5. lampu halogen (2)
6. soundsystem
LAMPIRAN B
DAFTAR PENANGGUNGJAWAB PERLENGKAPAN
daniel : soundsystem
sandro : tikar
Ken
: lampu halogen
Luhut : soundsystem dan peralatan PMK
Wilson : HT dan Toa, infocus dan screen-nya
Heber : koran dan alat P3K
28 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

DIVISI PUBLIKASI, DOKUMENTASI, DAN REGISTRASI

A. PROGRAM KERJA
a. Mempublikasikan kegiatan kepada panitia, mentor, SC, dan mahasiswa 2009 melalui
berbagai bentuk sarana, seperti: jarkom sms, selebaran, poster, spanduk, dan sebagainya.
b. Mendokumentasikan setiap kegiatan PMB dalam bentuk softcopy gambar dan video
c. Melakukan registrasi dan mengumpulkan data panitia dan mahasiswa 2009
d. Membuat tanda pengenal (badge) untuk panitia dan mentor
B. PELAKSANAAN
a. Softcopy gambar dan video dalam DVD (sebagian telah diupload di facebook)
b. Data mahasiswa Kristen 2009 dalam bentuk softcopy dan hardcopy
29 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

C.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

EVALUASI
Tanda pengenal buat panitia dan mentor dibuat lebih jelas
Kurangnya alat dokumentasi yang dimiliki divisi pubdokreg
Koordinasi dengan panitia lain kurang baik di dalam keberlangsungan dokumentasi acara
Koordinasi dengan divisi Humas dan Perizinan terkait pencarian data 2009 adalah kurang
baik
Data mahasiswa 2009 dari fakultas sangat sulit didapatkan walaupun surat izin resmi
telah diberikan dan follow-up ke TU setiap fakultas terus dilakukan
Penanggung jawab untuk jobdesk publikasi itu sendiri hanya 1 orang sehingga cukup
teras berat dalam publikasi langsung ke ratusan orang secara langsung
Banyak anggota divisi pubdokreg yang pulang ke kota masing-masing pada hari-hari
libur di saat ada rapat sehingga koordinasi internal menjadi cukup sulit
Kurangnya taransparansi dalam akses ke semua dokumentasi

D. SARAN
a. Data mahasiswa 2009 perlu disusun dan diatur lebih rapi lagi demi pengarsipan PMK
yang baik
b. Division of work atau pembagian kerja divisi perlu lebih jelas
c. Akses terhadap setiap dokumentasi lebih taransparan

Pubdokreg
Amanda Arianto
(Koordiv)
Eric Gultom

FTI 08

08997022754

man4pabs@yahoo.com

FTI 08

085270098484

eric_gultom@yahoo.com

Ferlin Damanik

FTMD 08 085270933018

endra_8290@yahoo.co.id

Valdo Naibaho

FTMD 08 08126088176

hancurrrrr@hotmail.com

Jonathan

SAPPK
081370618830
08
FTMD 08 081370829977

jo_to_sima@yahoo.com

Alwendy Barus

30 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Andrew

FMIPA
08

085262492842

DIVISI KONSUMSI
Koordinator Divisi : Silvia Nainggolan AR08
Anggota Divisi : 1. Frans Funny FA08
2. Irene Simbolon PL08
3. Anastasia Tesalonika KI08
A. PROGRAM KERJA
Divisi konsumsi bertugas memastikan terpenuhinya konsumsi setiap peserta dan panitia di
setiap rangkaian acara PMB PMK 2009.

B. PELAKSANAAN
Pemenuhan konsumsi untuk kebaktian pengutusan.

31 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

Konsumsi untuk tiap mentor dan panitia tercukupi. Konsumsi terbagi dua yaitu konsumsi
untuk tiap orang dan konsumsi untuk per kelompok mentor. Tidak ada masalah dalam
pendistribusian konsumsi ke tiap orang maupun ke tiap kelompok mentor.
-

Pemenuhan konsumsi untuk acara kelompok mentor di lapangan metrologi.

Ada kesulitan dalam pendistribusian konsumsi ke tiap kelompok, sehingga ada kelompok
yang tidak mendapatkan konsumsi sementara ada juga beberapa kelompok yang mendapat
konsumsi lebih.

Pemenuhan konsumsi mentor selama dua hari di Sabuga dan di Lapangan Sipil.
Konsumsi pada hari pertama mentoring di Sabuga berupa makan siang yang dimakan
bersama dengan anak mentor sembari acara mentoring berlangsung. Hanya saja ada sedikit
kesulitan bagi para mentor karena harus membayar konsumsi terlebih dahulu sebelum
mendapatkannya dan bagi divisi konsumsi sendiri karena harus meladeni pembayaran
sembari membagikan konsumsi.
Pada mentoring hari kedua di Lapangan Sipil, ada beberapa anak 2009 yang tidak
mendapatkan makan siang dari prodinya, sehingga konsumsi yang harusnya hanya untuk
mentor dan panitia saja dibagikan juga kepada beberapa anak 2009 tersebut. Namun hal ini
dapat diatasi dengan adanya bantuan konsumsi dari pihak KM ITB.

Pemenuhan konsumsi pada acara pembukaan dan perkenalan pelayanan kampus.

Pada acara ini, konsumsi ada dua kali, yaitu snack pada awal acara dan makan malam
(makan berat) yang dibagikan untuk tiap orang pada akhir acara untuk dibawa pulang.
Namun snack yang diharapkan untuk dibagikan di awal acara tersebut datang telat sehingga
waktu pembagian snack diundur.
Pendistribusian konsumsi berjalan dengan cukup baik meski ada kewalahan dalam
pendistribusian makanan di akhir acara karena konsumsi disiapkan hanya pada satu pintu
padahal waktu itu ternyata ada tiga jalur/pintu keluar.
Konsumsi berlebih di akhir acara dengan jumlah yang cukup banyak.
C. ANGGARAN
PENGELUARAN
1. Konsumsi kebaktian
pengutusan 08/08/09
2. Konsumsi acara keakraban
kelompok mentor 11/08/09
Hari 1
3. Konsumsi
13/08/09
mentoring di
Hari 2
Sabuga dan Lap.
14/08/09
Sipil

Snack 150 bungkus@Rp 1.650 +

4 dus minuman@Rp 15.000
Snack 28.000 + 4 dus minuman
@Rp 15.000
150@Rp 4500 + 5 dus
minuman@Rp 13000
150@Rp 5000 + 6 dus
minuman@Rp 13000

32 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

JUMLAH
Rp
307.500,00
Rp 88.000,00
Rp
740.000,00
Rp
828.000,00

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

4. Konsumsi kebaktian
pembukaan dan perkenalan
pelayanan kampus 19/08/09

5. Lain-lain (Untuk acara)

- Catering 500 kotak@ Rp 6.500 +

11 dus minuman @ Rp 14.000 =
Rp 3.404.000,00
- Snack 550 bungkus@Rp 2300 =
Rp 1.265.000,00
- 14 dus minuman@ Rp 12.500 =
Rp 175.000,00

Rp
4.844.000,00

Rp 20.000 + 17.500 + 300.000

Rp 337.500,
00

TOTAL

Rp
7.145.000,00

D. KENDALA
Tempat konsumsi cukup jauh sehingga waktu pengantaran makanan lumayan lama.
Hal ini disebabkan karena tempat konsumsi yang dipilih adalah rumah makan yang
dimiliki oleh alumni. Sebenarnya pertimbangan memilih tempat konsumsi ini adalah supaya
bisa mendapat harga yang lebih murah dengan kualitas yang bagus karena negoisasi dengan
alumni diharapkan bisa lebih baik. Namun ternyata apa yang diharapkan tidak tercapai,
malah membuat kerja divisi menjadi lebih rumit.
Kurangnya orang untuk mengangkut dan mendistribusikan makanan karena kurang
koordinasi dengan divisi ataupun panitia lainnya.
Dari divisi konsumsi sendiri, hanya satu orang yang tidak berperan sebagai mentor
sedangkan tiga orang lainnya berperan juga sebagai mentor. Hal ini membuat kinerja divisi
konsumsi menjadi berkurang pada saat acara berlangsung. Namun hal ini tidak membuat
adanya kesalahan yang berarti untuk jalannya keseluruhan acara.
E. SARAN
Dalam pendistribusian konsumsi hendaknya sudah dibicarakan dan dikoordinasikan terlebih
dahulu dengan panitia lainnya sehingga tidak kewalahan dalam menangani pembagian yang
merata ke tiap orang.
Buat divisi konsumsi, memang tidak terlalu diperlukan bagi anggota divisi untuk turun
tangan pada hari-H nya. Namun paling tidak dua atau tiga orang yang ada dalam divisi
tersebut berfokus pada divisi itu saja, tidak merangkup sekaligus dua peran dalam satu acara
sehingga kerja divisi dapat efektif dan tidak menyulitkan sebelah pihak.
Konsumsi tidak terlalu perlu dicari dengan harga yang terlalu murah. Yang penting ialah
konsumsi layak dan cukup memuaskan untuk peserta. Keprofesionalitasan kerja divisi perlu
ditingkatkan.

33 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN