Mengenal Berbagai Istilah

FIELD, Item DATA, ATRIBUT dan ELEMEN-ELEMEN

Istilah-istilah field, unsure data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk
menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi, jika
hanya beberapa bagian field yang cocok bagi pemakai, maka foeld harus dipisahkan menjadi
beberapa unsure data yang terpisah. Fielddapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor
tunggal, atau terdiri dari beberapa karakter atau nomor.
Contoh-contoh field adalah :

Nama pelanggan

Nomor tunjangan sosial karyawan

Nomor pesanan pembelian

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya, Pengelompokkan logis atas
field disebut Catatan ( Record ). Catatan merupakan kelompok unsure-unsur data yang
memuat beberapa entitas seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll.
Okurensi data
struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan
spesifik nilai-nilai data untuk catatan.
Panjang catatan-tetap dan variabel
catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi
komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan
panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage
devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap.
Catatan panjang variable :
1.

Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol.

2.

Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi

catetan lebih sulit.

3.

Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan

dari catetan master.

Kunci catatan dan urutan file
kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik
mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan
1

untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk
menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang
sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena
diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file.
Teknologi Database
Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum
berperan dalam perkembangan database secara pesat.
Dengan sistem manajemen databes , data disimpan dalam format standar dengan
menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan
dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan
dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database.
Layanan informasi online
Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan
secara sistematis dengan sistem informasi mereka.
Expert system
sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan
dalam beberapa area.
Pemrograman berorientasi - objek
Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal
menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan
kumpulan foto.
Sistem hiperteks
Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui
pemilihan kata-kata kunci.
Sistem database intelijen
Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru,
termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

Evolusi Teknologi Database

Periode

Kejadian

Teknik

Lingkungan mainframe

Berkaitan
Sistem file

Sistem manajemen database

Manajemen database

1970-an

Layanan informasi on-line

Expert systems

Manajemen teks
Inferensi dan Deduksi

1980-an
1990-an

Pemrograman berorientasi-obyek
Sistem Hiperteks
System database intelijen

Inheritansi dan Abstraksi

Asosiasi
Kombinasi teknik-teknik

1960-an

Database

Yang

Penjelasan tiga tingkatan arsitektur yang ada dalam database

1.

Arsitektur tingkat konseptual merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan
digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih.

2.

Arsitektur tingkat logis merupakan pengimplementasian data base yang didefinisikan pada
tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catatan-catatan spesifik yang membentuk
struktur data logis.

3.

Arsitektur tingkat fisik berkaitan dengan tehnik-tehnik implementasi dan isu-isu khusus
yang berhubungan dengan metode-metode pengaksesan data.
Rincian arsitektur database :

1.

Tingkat konseptual

Isi database, Penggunaan database, Laporan yang diinginkan, Informasi yang diketahui

2.

Tingkat logis
Struktur data logis :

Pohon ( secara hirarki ), jaringan, dan hubungan ( relasional )

3.

Tingkat fisikal
Metode-metode Akses :

Sekuensial, sekuensial terindeks, langsung.

Penjelasan teknik-teknik organisasi file

3

Teknik-teknik

Waktu

terbaik

untuk Keterbatasan

pengorganisasian file

menggunakannya

Sekuensial

Rasio aktivitas tinggi, seperti Tidak

dalam pemrosesan batch

Terindeks

memungkinkan

mengakses

secepat

untuk
record

tunggal
Rasio aktivitas rendah, untuk Pembaruan file membutuhkan
ukuran file menengah sampai indeks.

Indek-Sekuensial

besar
File perlu diproses dengan Sama seperti halnya indeks dan
batch (rasio aktivitas tinggi) sekuensial
non

Langsung

batch

(rasio

aktivitas

rendah)
Rasio aktivitas rendah, file Butuh kunci untuk menempatkan
berukuran besar, jaringan, dan record
pohon

Sistem manajemen database dan arsitekturnya:

1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum
dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi :
a)

Isi database

b)

Penggunaan database

c)

Laporan yang diinginkan

d)

Informasi yang ingin diketahui

2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan
dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi :
a)

Pohon

b)

Jaringan

c)

Hubungan (rasional)

3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang

sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi :
a)

Sekuensial

b)

Sejuensial terindeks

c)

Langsung

3 Metode dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database :

4

1.

File terakses secara sekuensial, yaitu catatan catatan hanya dapat diakses dalam

sekuens yang telah ditentukan sebelumnya. Sekuens yang telah ditentukan umumnya
merupakan hasil catatan yang telah disortir dalam beberapa kunci catatan. Organisasi file
sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja
catatan yang akan diakses dalam file yang memuat banyak catatan, karena akan menimbulkan
pelambatan dalam unit penyimpanan disk. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan
batch, yang secara normal mengakses seluruh catatan dalam file. Pemrosesan batch umumnya
meliputi penyortiran dan pemrosesan seluruh catatan dalam file transaksi dan file master.
2.

File terindeks, setiap atribut dapat diekstrak dari catatan dalam file utama (primer) dan

digunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli. Proses
ini diperhitungkan akan lebih cepat dibandingkan pencarian secara sekuensial setiap catatan
dalam file, khususnya jika keseluruhan indeks dapat dimuat dalam memori primer
sebelum dilakukan pencarian. Kecepatan pencarian dalam memori primer tergantung pada
pencarian dalam disk. File dikatakan terinveksi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh
field nya. Waktu pemrosesan dibutuhkan untuk menbagi file terinveksi penuh, karena indeks
indeks harus dimutakhirkan jika catatan catatan ditambahkan, dihapuskan atau
dimodifikasikan.
File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks
serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File file tersebut umumnya berhubungan
dengan file ISAM, dimana berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks.
Struktur ISAM mencakup 3 area yang berbeda :
a.

Indeks, merupakan peta yang menghubungkan field kunci catatan dengan alamat

alamat yang berkaitan di area utama.

b.

Area utama, merupakan bagian dari disk dimana catatan catatan actual ditulis.

c.

Area tambahan, merupakan bagian terpisah dari disk yang dialokasikan bagi file untuk

memuat tambahan yang dibuat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.
3.

File terakses secara langsung, memungkinkan catatan catatan individual dapat

dipanggil secara cepat tanpa menggunakan indeks. Ini dapat dilakukan dengan
menghubungkan setiap catatan dengan lokasi penyimpanan yang memiliki kaitan dengan nilai
nilai kunci catatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dengan metode akses langsung,
satu satunya hal yang dibutuhkan untuk menempatkan catatan adalah nilai kuncinya. Salah
5

satu metode yang digunakan untuk menyimpan dan menempatkan catatan catatan dalam file
akses langsung, yaitu dengan membuat field kunci catatan yang bersangkutan berhubungan
langsung skema kode yang digunakan oleh computer untuk mengidentifikasikan alamat fisik
dalam DASD. Pada kenyataannya, dalam pemutakhiran file akses langsung, tidak ada
keuntungannya untuk membuat batch dan menyortir transaksi transaksi. Keuntungannya
adalah kecepatan akses ke catatan catatan individual. Selain itu, organisasi akses langsung
memungkinkan pemutakhiran secara simultan atas beberapa file yang berkaitan.
Hubungan ekonomik antar teknik teknik organisasi file
Tabel ini akan mengikhtisarkan kapan masing masing teknik organisasi file digunakan.
Teknik teknik
Sekuensial

Terindeks

Saat Terbaik
Rasio aktifitas tinggi, seperti

Keterbatasan
Tidak memungkinkan untuk

dalam pemrosesan batch

mengakses catatan tunggal

Rasio aktifitas rendah, ukuran

secara tepat
Pemutakhiran file

file dari moderat sampai tinggi membutuhkan pemutakhiran

Sekuensial Terindeks

File harus diproses dengan

indeks - indeks
Sama dengan sekuensial dan

pola pemrosesan batch (rasio

terindeks

aktifitas tinggi ) dan nonbatch

Langsung

( rasio aktifitas rendah )

Rasio aktifitas rendah, file

Memerlukan kunci kunci

berukuran besar, struktur

untuk menempatkan catatan

jaringan, dan struktur pohon

catatan

Organisasi sekuensial merupakan pemrosesan file yang mempunyai pendekatan biaya tetap,
sedangkan organisasi akses langsung menggunakan pendekatan biaya variable. Dalam akses
langsung, setiap catatan diproses memiliki biaya yang hampir sama, terlepas dari jumlah
catatan yang diproses. Untuk aktifitas tinggi, teknik ini relative mahal dibandingkan
pemrosesan sekuensial. Dalam pemrosesan sekuensial, biaya total sebagian besar adalah tetap
(pemuatan dan penyampaian ke seluruh file) sehingga jika makin banyak transaksi yang
diproses, biaya per transaksi akan menurun secara drastis. Pertimbangan ekonomis lainnnya
menyangkut waktu tanggap. Waktu tanggap adalah panjangnya waktu yang dibutuhkan
system untuk menyelesaikan operasi, seperti misalnya kueri. Jika waktu tanggap yang panjang
dapat diterima, kueri umumnya dapat diperoleh dari hasil sampingan posting atas faktur ke
6

file piutang dagang. Kebutuhan waktu tanggap yang lebih panjang dapat dilakukan dengan
pemrosesan sekuensial terhadap file. Waktu tanggap juga dipengaruhi oleh kemampuan
perangkat keras.
Arsitektur fisik, perangkat keras, dan waktu tanggap
Waktu tanggap dapat menjadi masalah utama untuk database besar yang melakukan akses
ratusan, atau bahkan ribuan pemakai dalam waktu yang sama. Dari sisi perangkat keras,
waktu tanggap dipengaruhi oleh waktu akses fisik. Ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU
untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk, yang disebut waktu akses disk.
Factor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara
fisik didistribusikan dalam disk. Dalam hard disk, data dalam trek atau silinder yang sama
dapat diakses tanpa memindahkan alat baca tulis. Ini berarti dalam beberapa kasus,
memungkinkan untuk mempercepat aplikasi database dengan menyimpan catatan file data
tertentu secara berurutan dalam satu atau lebih silinder disk. Kebutuhan menyimpan file
secara berurutan bergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses file yang
digunakannya. Jika database menggunakan metode sekuensial, maka secara fisik akan
menempatkan catatan dalam disk, berurutan satu sama lain. Tetapi, metode akses terindeks,
menempatkan indeks indeks dalam tempat yang penyimpanan yang berurutan, karena file
ini seringkali dibaca secara sekuensial untuk keseluruhannya. Kadang kadang diperlukan
pengelompokkan proses seluruh catatan dalam file terindeks dan dalam kasus tersebut
diperlukan tempat penyimpanan berurutan untuk file utama. Untuk metode akses langsung,
penyimpanan catatan catatan berurutan satu sama lain tidak akan memperbaiki waktu
tanggap. Pada kenyataannya, tempat penyimpanan berurutan hampir tidak mungkin dilakukan
melihat hakekat pendekatan metode ini.
SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK
System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk
membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan
beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk
pengelolaan dan pengorganisasian :
1.

Bahasa deskripsi data (DDL)

Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database, yang

disebut skema. Skema mencakup :
a. nama elemen data
b. jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data numeric.
7

c. jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)

DDL juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang merupakan database yang dapat
dilihat pemakai individual. DDL dapat digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan
menghapus tabel tabel dalam lingkup relasional.
2.

Bahasa manipulasi data (DML)

DML mencakup perintah perintah untuk pemutakhiran, pengeditan, manipulasi dan

ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu menggunakan DML, tetapi program
aplikasi (misalnya, program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis
menghasilkan pernyataan DML untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.
3.

Bahasa kueri data (DQL)

DQL adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang memungkinkan pemakai
untuk meminta informasi dari database. Terdapat pemghubung bahasa alami yang
memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan menggunakan bahasa sehari
hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai
menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, system akan menyampaikan pertanyaan
seperlunya untuk memastikan masalahnya.
Sistem manajemen database memadukan, menstandarisasikan dan menyediakan pengamanan
bagi berbagai aplikasi aplikasi akuntansi. Meskipun memelihara file independen adalah hal
yang mudah, tetapi ada beberapa kekurangannya :
a.

Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file

independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing masing file aplikasi.
b.

File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi system prosedur prosedur

memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena perubahan
kebutuhan aplikasi.
c.

Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur struktur yang

berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, system kode yang berbeda, abreviasi
(penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.
Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file
independen memerlukan intruksi intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan
struktur file distandarisasikan.

Independensi data, pemecahan untuk masalah masalah pemeliharaan file independen

terletak pada pemisahan penanganan data secara fisik dengan penggunaan logisnya. Ini
memerlukan 2 perubahan mendasar, yaitu :
a.

Penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal

b.

Seluruh akses ke himpunan file (database) adalah melalui system perangkat lunak

tunggal yang dirancang untuk mengelola aspek fisik penanganan dan penyimpanan data
Keamanan, kemampuan umumnya dalam menerapkan kode kode keamanan ke unsure
unsure dan atribut atribut pemrosesannya.
Dokumentasi dan administrasi database, kamus database digunakan untuk
mensentralisasikan, mendokumentasikan, mengontrol dan mengkoordinasikan penggunaan
data dalam organisasi. Tujuan utama kamus data adalah mengeliminasi atau paling tidak
mengontrol ketidakkonsistenan pemanfaatan hasil pemrosesan alias dan untuk mengeliminasi
kesia siaan data. Alias muncul jika pemakai pemakai yang berbeda memanggil field yang
sama dengan nama lain. Administrasi database bertanggungjawab untuk mengatasi
ketidaksesuaian dan mengkoordinasikan dan mengkomunikasikan masalah masalah yang
terjadi dalam kelompok kelompok pemakai database. Tugas utama administrator database
ialah menetapkan standar konvensi, dan dokumentasi sumber sumber data. Ini adalah
contoh format kamus data.
Unsur unsur dalam okurensi kamus data
Spesifikasi
Nama
Definisi
Alias alias
Karakteristik
Ukuran
Nilai nilai rentang
Encoding
Pengeditan data
Utilisasi
Pemilik
Dimana digunakan
Kode keamanan
Pemutakhiran terakhir

Referensi:
1. Bodnar and Hopwood, 2006. Accounting Information Systems. Prentice Hall. New
Jersey.
2. James A. Hall, 2001. Accounting Information Systems. Thomson Learning. Singapore
3. Barry E Cushing, 1992, Accounting Information Systems and Business Operation
4. Joseph W Wilkinson. 1996, Information and Accounting Systems, John Willey and
Son Inc
5. Jogiyanto, Sistem Informasi Berbasis Komputer, 2000, BPFE, Yogyakarta
6. Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, 2003, Andi, Yogyakarta
7. Jogiyanto, Sistem Informasi Akuntansi, 2002, UPP AMP YPKN, Yogyakarta

10