PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan

suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara
satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena
merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (40-50%) dan dana kebutuhan
obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan perbekalan farmasi yang
efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan
pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan
fungsi.
Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi :
1.
2.
3.
4.
5.

Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien

Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna
Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan
Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
3. Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan
yang berlaku
4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan rumah
5.
6.
7.
8.
9.

1.

sakit
Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku
Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian
Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit
Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit
Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit

Perencanaan
Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang halhal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk

menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:
1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar
diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :
Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis
Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek
yang lebih baik dibanding obat tunggal
Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice)
dari penyakit yang prevalensinya tinggi
Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi merupakan rumah sakit tipe B yang
pemilihan obat-obatnya merujuk pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai
dengan kelas masing-masing rumah sakit, Formularium RS, Daftar Plafon Harga Obat
(DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan untuk pemilihan
alat kesehatan di RSSN dapat didasarkan pada data pemakaian, standar ISO, daftar harga
alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes serta spesifikasi
yang ditetapkan oleh rumah sakit.
2. Kompilasi penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan
bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan
sebagai data pembanding bagi stok optimum.
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi, memberikan informasi bahwa :
Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit
pelayanan
Presentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total penggunaan
setahun seluruh unit pelayanan
Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi
3. Penghitungan kebutuhan
Penghitungan kebutuhan dapat dilakukan dengan beberapa metoda meliputi :
a. Metoda konsumsi

Metoda yang didasarkan pada data riil konsumsi perbekalan periode yang lalu dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang
dibutuhkan adalah :
1. Pengumpulan dan pengolahan data
2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
4. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dan alokasi dana
Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan dengan metoda konsumsi adalah:
Pemakaian tahun lalu
Stok on hand
Waktu tunggu
Harga obat dan alat kesehatan
Dana yang tersedia
Ada 9 langkah untuk menghitung perencanaan obat dengan metoda konsumsi yaitu :
1.

Menghitung Pemakaian Nyata pertahun

adalah jumlah obat yang dikeluarkan untuk jangka waktu 1 tahun (datanya bisa
didapat dari laporan bulanan atau tahunan)
Rumus :
Pemakaian = (Stock awal tahun + penerimaan) (sisa stock akhir tahun - jumlah obat yang
hilang/rusak/exp.date)

2.

Menghitung Pemakaian Rata-rata perbulan

Rumus :
Pemakaian rata-rata 1 bulan =

3.

Menghitung Kekurangan Obat

merupakan jumlah obat yang diperlukan selama bulan yang kosong
Rumus :
Kekurangan obat = pemakaian rata-rata/bulan x jumlah bulan yang kosong

4.

Menghitung Pemakaian Obat Sesungguhnya

Rumus :
Pemakaian obat sesungguhnya = Pemakaian nyata + kekurangan obat

5.

Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang

merupakan ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan
jumlah pelanggan yang akan dilayani. Jumlah pelanggan dihitung dengan
persamaan regresi dari data peningkatan minimal dari 5 tahun sebelumnya.
Rumus :
Misalkan tren peningkatan kunjungan adalah A%, maka :
Kebutuhan obat yang akan datang=kebutuhan sesungguhnya+(kebutuhan sesungguhnya x A%)

6.

Menghitung kebutuhan Lead Time (Waktu tunggu)

Lead time adalah jangka waktu mulai dari perencanaan diajukan sampai barang
diterima.
Rumus :
Kebutuhan lead time = Pemakaian rata-rata/bulan x waktu tunggu (bulan)

7.

Menentukan buffer stock

Buffer stock ditentukan dengan 2 cara:
Berdasarkan waktu tunggu
Waktu tunggu
1 bulan
2 bulan
3 bulan
4 bulan
6 bulan
8 bulan
12 bulan

Stock Pengaman
2 minggu
4 minggu
5 minggu
6 minggu
8 minggu
9 minggu
12 minggu

Berdasarkan sistem VEN

V : Vital / very essential => 20% stock kerja
(kelompok obat untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyebab
kematian ataupun pelayanan pokok kesehatan => stock tidak boleh
kosong)
E : Esensial => 10% stock kerja
(obat yang bekerja pada sumber penyakit, obat yang digunakan paling
banyak dalam pengobatan penyakit terbanyak => kekosongan dapat
ditolerir < 48 jam)
N : Non-Esensial => 0-5% stock kerja
(obat penunjang agar jadi lebih baik => kekosongan dapat ditolerir > 48
jam)
8.

Menghitung jumlah obat yang diprogramkan tahun yang akan datang

Rumus :
Jumlah obat yang diprogramkan = Kebutuhan obat tahun yang akan datang + lead time + buffer stock

9.

Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan

Rumus :

Jumlah obat yang dianggarkan = Jumlah obat yang diprogramkan stock akhir tahun

b. Metoda morbiditas/epidemiologi
Untuk menyusun perencanaan dengan metoda epidemiologi selain membutuhkan data
dengan perhitungan metoda konsumsi juga dibutuhkan data-data berikut :
Pola penyakit
Standard terapi
Jumlah kunjungan

Perbandingan metoda konsumsi dan epidemiologi:

Konsumsi
Pilihan

Morbiditas/Epidemiologi
pertama

dalam

Lebih akurat dan mendekati

perencanaan dan pengadaan

Lebih mudah dan cepat dalam

kebutuhan sebenarnya
Pengobatan lebih rasional
Perhitungan lebih rumit
Tidak dapat digunakan untuk

perhitungan
Kurang
tepat

dalam

penentuan jenis dan jumlah

Mendukung ketidakrasionalan
dalam penggunaan

semua penyakit
Data yang diperlukan lebih

banyak

(kunjungan

pasien,

sepuluh besar pola penyakit,

persentase dewasa dan anak)

Untuk Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi metoda yang digunakan adalah
metoda konsumsi. Metoda konsumsi memiliki kelemahan yaitu sulitnya menentukan obat
yang prioritas karena tidak adanya standard obat yang seragam dan formularium rumah
sakit yang tidak menentukan nama paten obat yang diresepkan sehingga akan terjadi
banyak permintaan untuk satu jenis obat yang mengakibatkan seringnya terjadi
ketidakefektifan obat.
4. Evaluasi perencanaan

Jumlah kebutuhan yang telah diperoleh pada perhitungan idealnya diikuti dengan evaluasi.
Cara evaluasi yang dapat dilakukan antara lain :
Analisa nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi
Pertimbangan kriteria VEN untuk menganalisa aspek medik/terapi
Kombinasi ABC dan VEN
Revisi daftar perbekalan farmasi
2.

Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan

dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga
yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan
lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar
pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,
sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai
certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus
diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar.
Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :
1. Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan
farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :

Tender terbuka
Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih
menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian

penuh.
Tender terbatas
Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan
tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat
dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender

terbuka.
Pembelian dengan tawar menawar

Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak.

Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

Pembelian langsung
Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan
perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.

2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi

Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk
dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah:
Sediaan farmasi dengan formula khusus
Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah
Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Rekonstruksi sediaan obat kanker
Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
Jenis sediaan farmasi yang diproduksi :
a. Produksi steril
Kegiatan Sterilisasi alat kesehatan dan lainnya di RSSN, berada dibawah taggung
jawab instalasi farmasi. Di bagian ini lakukan sterilisasi terhadap alat kesehatan,
pembuatan aquadest, NaCI 0,9 % dengan mengunakan peralatan yang menunjang
pelaksanaannya. Untuk sterilisasi digunakan autoklaf, untuk pembuatan aquadest
digunakan alat destilasi, sedangkan pembuatan NaCl 0,9 % dibuat dengan
menggunakan larutan aquadest. Kegiatan produksi dilakukan untuk obat yang diracik
atau recentus parantus. Kegiatan farmasi digudang meliputi perencanaan, penerimaan
penyimpanan, pendistribusian, pelaporan. Gudang juga berada di bawah instalasi
farmasi yang dikepalai oleh seorang Apoteker.
Persyaratan teknis untuk produksi steril:
a. Ruangan aseptis
b. Peralatan: contohnya Laminar air flow, autoclave, oven, alat pelindung diri
c. SDM: petugas terlatih

Unit Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Stroke Nasional Bukittinggi memiliki
empat sub-unit yang masing-masingnya dikepalai oleh apoteker. Sub-unit yang
dimaksud adalah :
1.
2.

Sterilisasi, produksi dan apotek rawat inap.

Apotek rawat jalan, terdiri dari apotek rawat jalan umum dan apotek rawat jalan

3.
4.

askes.
Logistik (gudang farmasi).
Farmasi klinis dan pendidikan yang menitikberatkan pada konseling, pendidikan

dan penyuluhan.
b. Produksi non-steril
Pembuatan puyer
Pembuatan sirup (contoh: OBH, OBP)
Pengemasan kembali (contoh: alkohol, H2O2)
Pengenceran (contoh: antiseptik, desinfektan)
Persyaratan teknis produksi nonsteril:
a. Ruangan khusus untuk pembuatan
b. Peralatan: peracikan, pengemasan
c. SDM: petugas terlatih.
3. Sumbangan/dropping/hibah
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah mengikuti kaidah umum
pengelolaan perbekalan farmasi regular.
3. Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau
sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai
kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi
yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah
sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Hal
yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya
Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin
Sertifikat Analisa Produk
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian

serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara
mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga
ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan
dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First
Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet.
Pertimbangkan hal berikut ketika merancang sebuah fasilitas penyimpanan:
Kapasitas / ruang: fasilitas penyimpanan harus memiliki kapasitas yang cukup untuk
penyimpanan dan penanganan. Idealnya, ruang harus merata dibagi antara keduanya. Inovasi
produk baru dan kemasan, serta peningkatan produk yang berhubungan dengan pencegahan dan
pengobatan penyakit seperti HIV / AIDS, malaria, TBC, dan hepatitis B, telah meningkatkan
volume produk dan bahan habis pakai medis yang mengalir melalui gudang. Ini termasuk
barang-barang seperti kelambu dan insektisida untuk mencegah malaria dan lebih banyak obatobatan untuk mengobati TB karena meningkatnya jumlah kasus TB karena HIV / AIDS. Ketika
merancang sebuah fasilitas baru, jangan meremehkan persyaratan penyimpanan.
Rencanakan toko medis dengan pementasan daerah untuk mempersiapkan pengiriman
(mengeluarkan) dan mengisi pengiriman (menerima). Pisahkan daerah penerima dan pengiriman
untuk menghindari kebingungan dan untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan.
Jika fasilitas akan dilakukan pengemasan ulang produk, merencanakan area persiapan
terpisah yang bersih untuk melakukan pengemasan ulang. Cobalah untuk menemukan area dekat
dengan daerah yang ditetapkan.
Penyimpanan dingin: dalam fasilitas yang lebih besar lebih efisien untuk menggunakan
ruangan dingin dibandingkan lemari es atau freezer banyak (dimana dapat menghasilkan panas).
idealnya, fasilitas yang lebih besar harus memiliki satu ruangan dengan suhu negatif untuk
produk beku (-20 C) dan ruangan lain dengan suhu positif tetapi dingin (2 - 8 C) untuk
produk yang memerlukan pendinginan.
Penyimpanan yang terjaga: Semua toko medis harus memiliki area penyimpanan yang
terjaga untuk produk yang kemungkinan akan mencuri atau disalahgunakan. Sebuah lemari

terkunci atau lemari mungkin cukup untuk beberapa fasilitas, sedangkan fasilitas lainnya,
mungkin memerlukan lemari besi atau pagar.
Ventilasi: lokasi dan desain harus memastikan sirkulasi udara yang maksimum untuk
menghindari konsentrasi uap atau gas dan untuk mencegah kondensasi uap lembab pada produk
atau dinding. Gunakan kipas ekstraktor untuk menghilangkan asap, gas, dan kelembaban.
Atap: rancang atap miring untuk memungkinkan air turun ke bawah. Perpanjangan atap
di atas jendela untuk memberikan perlindungan ekstra dari hujan dan sinar matahari langsung.
Langit-langit: memasang plafon ganda untuk memberikan isolasi dan memastikan
bahwa pasokan disimpan dingin.
Dinding dan lantai: dinding dan lantai toko medis harus bersifat permanen dan halus
untuk memudahkan pembersihan. Dinding sebaiknya harus untuk balok batu bata atau beton.
batu bata berlubang mungkin dapat digunakan untuk bagian atas dari dinding untuk
memungkinkan ventilasi, tetapi ini harus diskrining untuk mencegah masuknya tikus dan hama
lainnya. Membangun atau merawat lantai fasilitas yang lebih besar untuk memastikan mereka
dapat menahan gerakan sering produk berat dan peralatan. Hal ini harus dilakukan dengan
panduan seorang insinyur.
Pintu: pintu direncanakan cukup lebar untuk memungkinkan gerakan bebas dan mudah
dari persediaan dan penanganan peralatan. Fasilitas besar, seperti yang di tingkat pusat, sering
menggunakan forklift dan peralatan penanganan lainnya. Pastikan pintu yang kuat dan diperkuat
untuk memberikan keamanan yang memadai. Lengkapi pintu dengan dua kunci yang kuat, dan
menginstal grill logam untuk perlindungan ekstra.
Listrik: rencana gudang dengan sebanyak mungkin cahaya alami (sinar matahari) pada
hari mungkin untuk menghindari penggunaan baik pencahayaan lampu neon atau lampu pijar.
Lampu fluorescent memancarkan sinar ultraviolet, yang memiliki efek negatif pada produk
tertentu. Lampu pijar memancarkan panas. Pada saat yang sama, harus berhati-hati untuk
memastikan produk yang tidak terkena sinar matahari langsung.

Jendela: Rencana jendela yang tinggi dan lebar untuk memungkinkan ventilasi yang
memadai. Mereka harus cukup tinggi untuk tidak diblokir oleh rak, memiliki jaring kawat untuk
mencegah serangga, dan mengantisipasi pencuri.
Lemari: Menyediakan lemari untuk penyimpanan produk tertentu yang harus dijaga agar
bebas dari debu atau cahaya.
Pertolongan pertama: simpan perlengkapan pertolongan pertama yang lengkap untuk
karyawan atau pengunjung yang terluka di fasilitas anda. Tempatkan perlengkapan pertolongan
pertama di lokasi pusat yang mudah diakses untuk semua karyawan. Pastikan itu jelas ditandai
dan bahwa seluruh karyawan sadar akan lokasi dan isinya.
Rak: Atur rak dan rak di baris dengan jalan dengan lebar tidak kurang dari 90 cm.
Hindari menempatkan rak hanya sekitar tepi ruang, yang mensia-siakan banyak ruang.
Tempatkan rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding
gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka
dapat diakses dari kedua sisi. Idealnya, gunakan penyesuaian yang dapat diakses dari kedua sisi.
Idealnya, gunakan rak yang dapat disesuaikan.
Penanganan Bahan Peralatan Dan Media Penyimpanan:
a. Rak dan lemari
Gunakan rak dan lemari untuk menyimpan produk yang lebih kecil. Rancang rak sesuai
kebutuhan untuk memungkinkan paket yang berbeda ukuran.
b. Tabel di area pengepakan
Sediakan meja besar di area pengemasan untuk staf untuk digunakan saat pemasangan dan
pengepakan kiriman. Jaga meja tetap bersih.
c. Palet
Palet digunakan untuk menyimpan barang-barang besar dan karton yang lebih besar. Mereka
menjaga barang-barang dari lantai dan dapat menggunakan forklift atau dollys untuk
memindahkan kelompok barang yang lebih besar. Palet pada umumnya hanya dilakukan di

fasilitas yang lebih besar karena menyimpan dan memindahkan palet bisa mahal. Fasilitas yang
lebih kecil mungkin memiliki palet yang tersisa di tempat untuk memastikan sirkulasi udara dan
menjaga produk dari lantai.
Jika Anda menggunakan fasilitas palet, ingatlah untuk:
Selalu periksa palet sebelum memuat mereka dengan materi. Pastikan bahwa palet yang kuat
dan kokoh tanpa papan longgar atau pecah-pecah dan tidak ada paku menonjol. Palet yang rusak
dapat patah saat diangkat dan menyebabkan cedera serius dan kerusakan produk.
Susun palet kosong dengan rapi dan di luar gang.
Jika mungkin, menjaga palet dalam ruangan, jauh dari unsur-unsur yang secara bertahap dapat
memecah kayu.
Terlepas dari materi yang mereka terbuat dari, palet meningkatkan resiko kebakaran karena
mereka memberikan ruang terbuka untuk oksigen untuk bahan bakar api dan area permukaan
besar untuk api untuk membakar.
Rak, lemari, meja, dan palet dapat dibuat dari kayu, logam, dan plastik. Logam rak, lemari, dan
palet mungkin baja, stainless steel, atau aluminium. Ini cenderung lebih mahal, tetapi lebih kuat,
lebih tahan lama, dan kurang mudah terbakar dari plastik atau kayu. Juga, mereka tidak rentan
terhadap masalah serangga, hewan pengerat, atau jamur.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta
pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktorfaktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :
Kemudahan bergerak
Sirkulasi udara yang baik
Rak dan pallet
Kondisi penyimpanan khusus
Pencegahan kebakaran
Perlindungan terhadap hama/tikus
Pengaturan suhu dan temperatur
Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas
Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan freezer:

o Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu

disimpan pada suhu -20C. penyimpana ini biasanya untuk penyimpanan
jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih tinggi.
o Disimpan pada suhu 2-8C: beberapa produk yang sangat sentitif terhadap
panas tapi tidak boleh dibekukan.
o Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15C.
o Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25C.

Penyusunan stok perbekalan farmasi:

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan
pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.

Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out).
Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur.
Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya,

sesuai.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan
farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi
tetap dalam boks masing-masing.
8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi
stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat
dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber
anggaran yang berbeda.
5.

Distribusi
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumahsakit, untuk

pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit unit
pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah.

Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan
farmasi di lingkungannya, seperti
1. IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription
IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini
perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada
resep.
Keuntungan resep perorangan yaitu:
a. Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan
keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung
b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat, dan
pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien
Kelemahan :
a. Memerlukan waktu yang lama
b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan
2. Sistem floor stock lengkap
Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam
ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil
dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Keuntungan:
a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
c. Mengurangi penyalinan order
Kelemahan:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi
tidak dikaji oleh apoteker
b. Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan
yang sangat terbatas.
c. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan
farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien
d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi
e. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
3. Sistem distribusi dosis unit (UDD)

Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masingmasingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk
satu waktu tertentu.
Keuntungan:
a. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
e. Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih
f.
g.
h.
i.

efisien
Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS
System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik
Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan membantu

memberikan masukan pada tim

j. Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi
menyeluruh
k. Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi
Kelemahan:
a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
b. Meningkatnya biaya operasional
4. Sistem distribusi kombinasi
Yaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor stock).
Keuntungan:
a. Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker
b. Adanya kesempatan interaksi professional
c. Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia

Alur distribusi perbekalan

6.

Pemberian Obat
Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan

7.

kepada pasien
Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien.

Pengendalian
Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien
adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang
besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien agar
rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan
pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan
perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian
adalah sebagai berikut:
Rekaman pemberian obat

o Rekaman/ catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk
menyiapkan obat sebelum pemberian. Dengan formulir ini perawat dapat
langsung merekam/ mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya sesuai
petunjuk.
Pengembalian obat yang tidak digunakan
Pengendalian obat dalam ruang
8.

Penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai
karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin
perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang
berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko
terjadinya penggunaan obat sub standar. Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai
di RSUD Kota dilaksanakan di Instalasi Sanitasi dengan menggunakan alat insenerator
limbah medis sesuai prosedur yang berlaku, kemudian Dimintakan ijin penghapusan ke
Walikota dan dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim Pelaksana Penghapusan
dari Walikota. Selanjutnya dibuat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.

Metode Pemusnahan:
Penimbunan dan enkapsulasi tepat pada lokasi tanpa sumber air yang dangkal dan untuk sampah
dengan volume kecil.
a. Lubang penimbunan: dasar lubang seharusnya 1,5 m di atas permukaan air, dengan
kedalaman 3-5 m, dan dilapisi dengan substansi permebeabilitas rendah seperti: tanah
liat. Kelilingi permukaan lubang dengan gundukan untuk mencegah air memasuki
lubang, dan bangun pagar di sekitar area. Secara berkala, tutupi permukaan dengan 10-15
cm tanah.
b. Enkapsulasi: Lubang yang dilapisi semen atau penampung plastic densitas rendah atau
drum, diisi hingga 75% dari kapasitasnya dengan pembuangan yang memperhatikan
kesehatan. Pemampung kemudian diisi dengan plastik busa, pasir, semen, tanah liat untuk
menghentikan pergerakan sampah. Sampah yang dienkapsulasi kemudian dibuang pada
daerah pembuangan atau ditinggalkan di tempat dimana penampung itu dikonstruksikan
di tanah.

c. Insenerasi: Peralatan insenerasi temperatur medium dan tinggi memerlukan suatu modal
investasi dan suatu dana operasi pemeliharaan, Mereka beroperasi dengan bahan bakar,
kayu, atau material lain yang mudah terbakar dan memproduksi abu dan gas. Polutan
yang dihasilkan bervariasi. Abu bersifat toksik dan harus dikuburkan dalam lubang yang
dilindungi. Sampah mudah terbakar dapt menjadi sampah tidak mudah terbakar dengan
suatu penurunan volume. Suhu yang tinggi dapat membunuh mikroorganisme.
Insenerator temperature medium, pada umumnya mempunyai design dua ruang
atau insenerator pirolitik, bekerja pada proses pembakaran temperature medium (8001000C). Sedangkan insenerator etemperatur tinggi, yang direkomendasikan oleh WHO,
diperlakukan dengan pembuangan yang memperhatikan kesehatan ada temperature >
1000C.
Ketika dioperasikan oleh staf yang terlatih pada penggunaan dan pemeliharaan
-

yang tepat, insenerasi merupakan suatu peralatan yang dapat berguna sebagai:
Menghancurkan secara sempurna jarum dan syringe.
Membunuh mikroorganisme.
Mengurangi volume sampah.
Menghasilkan lebih sedikit polusi udara dibandingkan dengan pembakaran temperature

rendah.
d. Pembakaran temperature rendah: Alat pembakaran tidak lebih dari 400C terdiri dari
tungku bata beruang satu, drum pembakaran, dan lubang pembakara. Mereka tidak
terbakar secara sempurna tidak menghancurkan sampah sepenuhnya. Mereka mungkin
tidak membunuh mikroorganisme. Pembakaran temperature rendah seharusnya
digunakan sebagai solusi jangka pendek.
e. Pembakaran dan penguburan: Lubang pembakaran memppunyai biaya rendah tapi
tidak efektif untuk memusnahkan sampah. Pagar seharusnya mengelilingi lubang untuk
mencegah anak-anak, binatang, dan yang lain untuk berkontak dengan sampah. Lokasi
lubang seharusnya menghindari jalan. Api, biasanya dimulai dengan bahan bakar
berdasarkan petroleum, harus disupervisi oleh staf dan dilokasikan pada dengan angin
yang rendah dari fasilitas dan area pemukiman. Api temperature rendah menghasilkan
polutan dan abu dan material yang tersisa harus ditutupi dengan 10-15 cm tanah.
f. Metode lain: Metode lain yang digunakan dalam beberapa peengaturan, seperti
penghapusan/penghancuran jarum, pelelehan syringe, sterilisasi uap (autoklaf dan
hidroklaf), dan microwave (dengan penggirisan).
Sampah yang tidak bisa diinsenerasi:
- Penampung yang diberi tekanan udara.

Sejumlah besar sampah kimia reaktif.

Garam perak dan sampah fotografik atau radiografik.
Plastik terhalogenasi seperti polivinil klorida (PVC).
Sampah dengan kandungan merkuri atau cadmium tinggi., seperti thermometer

rusak, baterai yang telah terpakai dan panel kayu berlapis timah.
Ampul bersegel atau ampul ynag mengandung logam berat.

Pemusnahan yang tidak tepat dapat menyebabkan:

-

Sumber air terkontaminasi.

Disversi dan penjualan obat yang kadaluarsa ataui tidak aktif.
Produk yang tidak terinsenerasi dengan tepat dapat melepaskan polutan yang toksik ke
udara.

Tabel berbagai kategori metode pemusnahan:

Kategori
Padat

Metode Pemusnahan
Daerah pembuangan

Komentar
Tidak lebih dari 1% sampah

Semi solid

Enkapsulasi sampah

kota bisa dibuang tanpa

Serbuk

Pelembaman sampah

pengolahan di daerah

Insenerasi temperatur medium

pembuangan.

dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Cairan

Ampul

Saluran pembuangan air

Antineoplastik tidak boleh

Insenerasi temperatur medium

dibuang di saluran

dan tinggi

pembuangan air

Hancurkan ampul dan siram

Antineoplastik tidak boleh

cairan yang telah diencerkan

dibuang di saluran

ke dalam saluran pembuangan

pembuangan air

air

Obat antiinfeksi

Antineoplastik

Enkapsulasi sampah

Antibiotik cair dapat

Pelembaman sampah

diencerkan dengan air,

Insenerasi temperatur medium

dibiarkan beberapa minggu

dan tinggi

dan dialirkan ke saluran

(insenerator berbahan semen)

pembuangan air

Kembalikan kepada pabriknya

Tidak dibuang di derah

Enkapsulasi sampah

pembuangan kecuali

Pelembaman sampah

dienkapsulasi

Insenerasi temperatur medium

Tidak dibuang di saluran air

dan tinggi

Tidak diinsenerasi pada

(insenerator berbahan semen)

temperature medium

(dekomposisi kimia)
Obat yang diawasi

Enkapsulasi sampah

Tidak dibuang di daerah

Pelembaman sampah

pembuangan kecuali

Insenerasi temperatur medium

dienkapsulasi

dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Caniste aerosol

Dibuang di daerah

Tidak boleh dibakar: dapat

pembuangan

meledak

Enkapsulasi sampah
Disinfektan

Gunakan

Jangan membuang disinfektan

Dibuang di saluran

yang belum dencerkan pada

pembuangan air atau aliran air

saluran pembuangan air atau

yang cepat: kuantitas kecil

aliran air.

dari disenfektan yang telah

Jangan membuang disinfektan

diencerkan (maksimum 50

pada air yang mengalir lambat

liter perhari dibawah

atau tidak mengalir.

pengawasan)

Plastik PVC, kaca

Daerah pembuangan sampah

Jangan dibakar pada

penampung yang terbuka

Kertas, kartu nama

Daur ulang, bakar, dibuang di

daerah pembuangan sampah

Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti:

9.

Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.

Obat antiinfektif
Antineoplastik
Obat antikanker sitotoksik, obat toksik.
Antiseptik dan disinfektan.

Pelaporan
a. Pencatatan
Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan
keluar
Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi
b. Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi
Tujuannya adalah:
Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi
1. Laporan pembelian
2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)
5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum
kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
7. Laporan ketersediaan obat

8. Laporan stok opname

10. Evaluasi
Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.