Materi Kuliah Organisasi Dan Metode (BK Kecil)

BAB I
ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE

1.
PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE

Sebelum menguraikan pengertian organisasi dan metode secara lengkap, terlebih dahulu akan ditinjau
secara sekilas arti dari kata organisasi dan metode. Istilah organisasi dan metode dapat diartikan sebagai
:
Wadah : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama
Proses : Pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien
Sedangkan istilah metode trersebut berarti suatu tata kerja mencapai tujuan secara efisien.
Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan
faktor yang menetukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan
dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.
Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :
a. Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya.
b. Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen
c. Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia
d. Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
Dari urain di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen organisasi dan metode,
bahkan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang
pengkhususan dari manajem
Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manajer) yang harus
dilakukan dengan mempergunakan cara-cara yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagi sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan
sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia setepat-tepatnya.
Kegiatan manajeman.
a.
Planning (perencanaan)
Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus
dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.
Merupakan kegiatan non fisik ( kejiwaan ) sebelum melaksanakan kegiatan fisik.
b.
Sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu
program pembangunan.
Organizing
Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya
serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi-fungsi tersebut secara tepat.
Dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat.
Harus diperhatikan dalam penempatan orang ( staffing ) dilakukan secara obyektif.
c. Motivating ( pendorongan )
Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat dan
kerelaan kerja pare pegawai.
Mencakup segi-segi perangsang balk yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikan
dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniah
seperti sistem upah yang menggairahkan, pemberian tunjangan, penyediaan fasilitas yang
lengkap dan sebagainya.
c.
Controling ( pengendalian )
Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan,
penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan.
Sangat penting untuk mengetahui sampai dimana pekerjaan sudah dilaksanakan.
Dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga
Organisasi dan Metode
pengembanganh dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

Keempat kegiatan manajemen tersebut tidak dapat terlaksana tanpa adanya sumber-sumber
ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat. Sumber-sumber yang dirnaksud disebut 6 M
( The six M's in manajement istilah George R Terry) yaitu :
a. Manusia atau tenaga kerja ( Manpower )

b. Uang atau dana ( Money )
c. Bahan-bahan atau material ( Materials )
d. Mesin dan peralatan ( Machines and Equipment )
a. Teta kerja atau ( Methods )
e. Pasar ( Market )
2.
MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Dari uraian diatas dapat dirumuskan bahwa manajemen adalah proses kegiatan pencapaian
tujuan melalui kerja sama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan
timbal batik antara kegiatan dan kerja sama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain.
Untuk dapat mencapai tujuan maka perlu dibentuk suatu organisasi. secara fungsional dapat
diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerja sama yang efisien untuk
mencapai tujuan, Sehingga dapat dlikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen
untuk men-capai tujuan. Jadi dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan
kekalnya ( consistency) hubungan antara manajemen dan, organisasi.
3.
MANAJEMEN DAN TATA KERJA
Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana ( how) agar sumbersumber dan waktu yang
tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkail den cyan teoat sei iinqga proses kegiatan manajemen
daDat dilaksanakan dengan tenat ouia.
uengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah
dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya
ditujukan untuk :
a. Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber dan waktu yang

tersedia.
b. Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

c. Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat. Jadi hubungan antara
manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :
Manajemen :Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu
sebagai faktor-faktor yang yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.
Tata kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumbersumber dan waktu yang tersedia.
4.
MANAJEMEN, ORGANISASI DAN TATA KERJA
Eratnya hubungan atau hubungan timbal batik antara ketiga hat tersebut adalah sebagai berikut :
a. Manajemen Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar rnanusia.
b. Organisasi
Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.
a. Tata kerja -. Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut harus dilaksanakan
sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan
kepada tercapainya tujuan.
BAB II
RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE
1.
SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE

Sebelum kita bahas apa saja yang termasuk kedalam ruang lingkup organisasi dan metode, maka kita
akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Mengapa harus demikian ?
Karena ruang lingkup organisasi dan metode akan menyangkut masalah efisiensi prosedur tata kerja
yang dipakai dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen oleh manajer (pimpinan ).
Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja
merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti
diharapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.
Jadi sifat dan maksud organisasi dan metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang
berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diperlukan dalam rangka pencapaian
efisiensi yang maksimal pada organisasi.
2.
PENGERTIAN EFISIENSI
Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan
kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan.
Kalau dirumuskan sebagai berikut :
Efesiensi = Output dibagi Input
0/I
Efisiensi disini harus diperhatikan benar-benar karena merupakan syarat atau ukuran pada pelaksanaan
kerja yang setepat-tepatnya sehingga O & M sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam
melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfaatkan sumber-sumber waktu dan ruang yang tersedia
secara maksimal.
Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam O & M adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
Ekonomi artinya dalam pencapaian effective ( berhasil guna ) penggunaan biaya, tenaga kerja,
material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.
Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan
kemampuan perseorangan.
Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab artinya antara wewenang dan tanggungjawab yang
dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang.
Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mencerminkan
banwa O & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja
yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan.
Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui :

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2.
3.
4.
3.
Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat

Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat-tepatnya
Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang
berkesinambungan.
RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

Dengan melihat maksud dan sifat O & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam
melaksanakan fungsi manajemen make O & M merupakan bantuan teknis dan praktis dalam
pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat-tepatnya.
Dari sifat dan maksud O & M dapatlah dipahami ruang lingkup O & M adalah menyangkut bidang-bidang
khusus dari organisasii dan manajemen yang detail dan luas scopenya.
Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M adalah sebagai berikut :
1. Analisis organisasi ( Organization Analysis ).
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Komunikasi dalam organisasi ( Communication In The Organization ).

Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (Work Methods, Procedures and Systems).
Pentingnya filing dari segi O & M.
Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen ( Record Retention and Schedule).
Pentingnya formulir dari segi O & M.
Pendayagunaan mesin kantor ( Office Machine )
Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor ( Office Equipment ).
Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (Office Layout and Space
Planning)
10. Pentingnya penulisan laporan dalam O & M.

11. Pentingnya buku pedoman kerja.
12. Pentingnya O & M anggaran belanja.
13. Analisis kepegawaian.
14. Pentingnya penyederhanaan kerja.
15. Organisasi unit O & M.
16. Kesimpulan akhir ( Final Conclusion ).
Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam O & M maka pembahasan bidang-bidang tersebut akan dititik
beratkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, dan tata kerjanya dalam kaitannya dengan azas
efisiensi.
Adanya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efesiensi dalam pemakaian sumber daya
alam, sumber daya manusia, maupun penggunaan waktu yang tersedia.
BAB III
TEORI DAN PROSES ORGANISAS
Dalam membahas organisasi secara mendetail make perlu diperinci ape saja yang tercakup dalam
seluk beluk organisasi. Adapun dalam pembahasan ini ditekankan pada:
1. Teori organisasi
2.
3.
Proses organisasi
Dinamika organisasi.
Sebelum kita membahas penekanan-penekanan tersebut, sebagai pengertian yang mendasar

terlebih dahulu akan dibahas secara menyeluruh mengenai hakikat dan pengertian organisasi.
Manusia adalah mahluk sosial yang cenderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan
mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai suatu tujuan. Tetapi karena keterbatasan kemampuan manusia
menyebabkan manusia tidak dapat mencapai tujuan tanpa kerja sama. Hal inilah yang mendasari manusia
untuk hidup dalam berbagai organisasi.
Organisasi mempunyai banyak definisi; Karena organisasi dapat dipandang dari berbagai perspektif. Tetapi
bagaimanapun juga ada semacam kesepakatan pendapat dalam kenyataannya bahwa organisasi pada
umumnya dikembangkan sebagai instrumen bagi pencapaian tujuan tertentu dan cenderung muncul dalam
situasi dimana orang-orang menyadari manfaat organisasi sebagai suatu jalan terbaik pelaksanaan kegiatan
kolektif.
Ciri-ciri organisi :
a . Organisasi adalah lembaga sosial yang terdiri atas sekumpulan orang dengan berbagai pola interaksi
yang ditetapkan.
b . Organisasi dikernbangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
c.
Organisasi secara sadar dikoordinaskan dan dengan sengaja disusun.
d.
Organisasi adalah instrumen sosial yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasikan.
Ada beberapa macam definisi organisasi, yaitu:
a.
Menurut Ernest Dale

Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan dan
pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari orang-orang dalam suatu kelompok kerja.
b.
Menurut Cyril Soffer

Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peranan tertentu dalam suatu
sistem kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan diantara
pemegang peranan dan kemudian digabung kedalam beberapa bentuk hasil.
c.
Menurut Kast dan Rosenzweig

Mendefiniskan organisasi sebagai suatu sub sistem dari lingkungan yang lebih luas
Tediri dari orang-orang yang berorientasi pada tujuan
Suatu sub sistem teknik, yaitu orang-orang yang menggunakan pengetahuan teknik peralatan dan
fasilitas
Suatu sub sistem struktural yaitu orang-orang yang bekerja sama dalam berbagai kegiatan yang
terpadu
Suatu sub sistem psikhisosial, yaitu orang-orang yang terlibat dalam hubungan sosial
Suatu sub sistem manajerial yang merencanakan dan mengendalikan semua usaha.
d.
Definisi organisasi secara umum

Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan yang sama
Organisasi adalah orang-orang yang usahanya harus dikoordinasikan, tersusun dari sejumlah
subsistem yang saling berhubungan dan tergantung, bekerja sama atas dasar pembagian kerja,
peran dan wewenang serta mempunyai tujuan tertentu yang hendak dicapai.
1.
TEORI ORGANISASI
Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teoriteori organisasi yang pernah ada
dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang. Yaitu meliputi teori organisasi
klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.
a.
Teori organisasi klasik :

Teori Klasik ( Cassical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsepkonsep tentang organisasi mulai dari tahun 1800-an abad 19 ).
Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarakan oleh para politisi klasik sebagai sangat
tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petun iuk mekanistik struktural
yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai sturktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuantujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila
orang-orang bekerja sama.
Teori klasik berkembang dalam 3 aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama
dan mempunyai efek yang sama. yaitu teori birokrasi, teori administrasi dan teori manajemen ilmiah.
Teori Birokrasi
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya " The Protestant Ethic and Spirit of
Capitalism ".
Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi itu legal, karena wewenangnya
berasal dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas, dan
organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai
tujuan tersebut.
Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Weber adalah
Pembagian kerja yang jelas
Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik
Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi
Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan
Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal.
Teori Administrasi
Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari
Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.
Henri Fayol seorang industrialis dari Perancis, hidup pada tahun 1841 1925, Fayol
mengemukakan dan membahas 14 (empat belas ) kaidah manajemen yang menjadi dasar
perkembangan teori administrasi yaitu :
Pembagian kerja ( Division of Work )
Wewenang dan tanggungjawab ( Authorityand Responsibility )
Disiplin ( Dicipline )
Kesatuan perintah ( Unity of Command )
Kesatuan pengarahan ( Unity of Direction )
Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi (Subordination of Individual
Intereststo General Interests )
Balas jasa ( Remuneration of Personnel )
Sentralisasi ( Centralization )
Rantai skalar (Scalar Chain )
Aturan ( Order )
Keadilan ( Equity )
Kelanggengan personalia ( Stability of Tenure of Personnel )
Inisiatif ( Initiative )
Semangat korps ( Esprit de Corps )
Henri fayol juga memerinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi elemen-elemen manajemen,
yang dikenai sebagai Fayol's Functionalism atau teori fungsionalisme Fayol, yaitu : perencanaan,
pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan.
James D. Mooney dan Allen Reilly pada tahun 1931 menulis dan menerbitkan buku mereka, "
Onward Industry ". Mereka menyebut koordinasi sebagai faktor terpenting dalam perencanaan
organisasi, dan Tiga Prinsip Organisasi yaitu :
Prinsip koordinasi
Prinsip skalar
Prinsip fungsional
Manajemen Ilmiah
Manajemen ilmiah ( Scientific Management) dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick
Winslow Taylor.Teori manajemen ilmiah masih banyak dijumpai dalam prakek-praktek manajemen
modern.
Ada dua pendapat manajemen ilmiah:
pendapat pertarna mengatakan manajemen ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada
studi, analisa dan pemecahan masalah-masalah organisasi.
Sedang pendapat kedua mengatakan manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme atau
teknik a bag of tricks untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.
Taylor dalam teorinya mengemukakan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan
dalam organisasi perusahaan, yaitu :
Menggantikan metoda-metoda kerja dalam praktek dengan berbagai metoda yang
dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja yang ilmiah dan benar.
Mengadakan seleksi, latihan-latihan dan pengembangan para karyawan secara ilmiah.
Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus
diintegrasikan.
Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para
karyawan.
Pengembangan manajemen ilmiah tersebut terutama tampak pada perkembangan teknik-teknik riset
operasi, simulasi, otomatisasi dan lain-lain dalam pemecahan masalah manajemen dan organisasi.
Teori organisasi klasik sepenuhnya hanya menguraikan anatomi organisasi formal.
Pengertian organisasi itu legal, karena wewenangnya berasal dari seperangkat aturan prosedur dan
peranan yang dirumuskan secara jelas, dan organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan
dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Didalam organisasi formal ada empat
unsur pokok yang selalu muncul yaitu:
1.
Sistem kegiatan yang terkoordinasi
2.
Kelompok orang
3.
Kerja sama
4.
Kekuasaan dan kepemimpinan.
Dari keempat unsur pokok tersebut dapat digabung dan menjadi definisi organisasi formal yaitu
suatu sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk
mencapai tujuan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan.
Menurut para pengikut aliran teori organisasi klasik, adanya suatu organisasi formal sangat
bergantung pada empat kondisi pokok yaitu:
b.
1.
Kekuasaan
2.
Saling melayani
3.
Doktrin ( rumusan tujuan organisasi )
4.
Disiplin ( perilaku yang ditentukan oleh perintah ).
Untuk membentuk suatu organisasi, ada beberapa tiang dasar yang penting, yaitu :
1.
Pembagian kerja, yang merupakan tiang dasar yang paling penting dan sebagai alasan
utama untuk koordinasi.
2.
Proses skalar dan fungsional, merupakan proses pertumbuhan vertikal dan horisontal
organisasi.
3.
Struktur merupakan hubungan antara berbagai kegiatan berbeda yang dilaksanakan dalam
suatu organisasi.
4.
Rentang kendali ( span of control ), berhubungan dengan berapa banyak seorang atasan
tersebut dapat mengendalikan bawahan secara efektif.
Teori Organisasi Neoklasik.
Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori / aliran hubungan manusiawi ( The Human
Relation Movement ). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Anggapan dasar teori
ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu maupun
sebagai bagian kelompok kerjanya, atas dasar anggapan ini make teori neoklasik mendefinisikan "
suatu organisasi " sebagai sekelompok orang dengan tujuan bersama. Perkembangan teori
neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Howthorne dan dari
tulisan Hugo Munsterberg.
Hugo Munsterberg dikenal sebagai pencetus psikologi industri, dan tulisannya yang menonjol
dalam buku yang berjudul " Psychology and Industrial Efficiency " tahun 1913. Baku ini
merupakan jembatan penting antara manajemen ilmiah dan perkembangan lebih lanjut dari teori
neoklasik. Dalam hal ini, Munsterberg menekankan adanya beberapa perbedaan karakteristik
individual dalam organisasi dan mengingatkan adanya pengaruh faktor sosial dan budaya terhadap
organisasi.
Percobaan-percobaan di Howthorne yang dilakukan dari tahun 1924 sampai 1932 menandai
permulaan perkembangan teori hubungan manusiawi. Percobaan ini merupakan kristalisasi teori
neoklasik. Penemuan-penemuan Howthorne telah menambah dimensi-dimensi baru dan essensial
bagi teori organisasi. Didalam studi Howthorne tersebut telah memperkenalkan gagasan bahwa
organisasi adalah saute sistem terbuka dimana segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan erat.
Dan pada akhirnya percobaan-percobaan Howthorne menunjukkan bagaimana kegiatan kelompokkelompok kerja kohesif sangat berpengaruh pada operasi organisasi.
Dalam hal pembagian kerja, teori neoklasik telah mengemukakan periunya hal-hal sebagai berikut :
a . Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan

b . Perluasan kerja ( Job Enlargement ) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi
c. Manajemen Bottom Up yang akan memberikan kesempatan kepada para yunior untuk
berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.
c.
Teori Organisasi Modern

Teori modern yang kadang-kadang disebut juga sebagai analisa sistem pada organisasi merupakan
aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori modern melihat bahwa unsur
organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan, yang didalamnya mengemukakan
bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil,
akan tetapi organisasi merupakan sistem terbuka.
Teori modern dikembangkan sejak 1950, dalam banyak hal yang mendalam teori modern berbeda
dengan teori klasik, perbedaan tersebut diantaranya adalah :
a.
Teori klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi,
sedangkan teori modern dengan tekanan pada perpaduan dan perancangan menjadikan
pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh.
b.
Teori klasik telah membicarakan konsep koordinasi, skalar dan vertikal. sedangkan
teori modem lebih dinamis dari pada teori lainnya dan meliputi lebih banyak variabel yang
dipertimbangkan.
Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks, dinamis,
multilevel, multidimensional, multivariabel dan probalistik. Dengan analisas sistem teori organisasi
modem mencoba untuk mencan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang saling berhubungan,
pertanyaan kunci tersebut diantaranya adalah :
a.
b.
c.
Apa yang merupakan bagian-bagian strategic sistem
b.
c.
d.
Interaksi individu-individu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem
Apa yang menyebabkan mereka saling bergantung
Proses-proses inti apa yang menghubungkan bagian-bagian secara bersama-sama dan

memberikan penyesuaian satu sama lain
d. Tujuan apa yang hendak dicapai melalui sistem.
Konsep sistem umum menjadi dasar utama analisa organisasi dalam teori modern, dan secara
ringkas kedua teori ini, baik teori modern maupun teori sistem umum mempelajari :
a. Bagian-bagian dalam keseluruhan dan pergerakan individu didalam dan diluar sistem
Interaksi diantara individu-individu dalam sistem
Masalah-masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.
Teori modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada
sistem manusia dalam perilakunya berorganisasi, yaitu ..
a. Komunikasi
b.
c.
Konsep keseimbangan
Proses pengambilan keputusan
Perkembangan teori organisasi yang telah dibahas, memberikan dasar munculnya berbagai
pendekatan manajemen yang berbeda-beda, adapun pendekatan-pendekatan manajemen tersebut
adalah :
a. Pendekatan proses, pendekatan ini disebut juga sebagai pendekatan fungsional, operasional,
universal dan tradisional.
b. Pendekatan keperilakuan ( Behavior Approach ), pendekatan ini sering disebut pendekatan
hubungan manusiawi ( Human Relation Approach ).
c. Pendekatan kuantitatif ( Quantitative Approach ) sering dinyatakan dengan istiiah
Management Science ataupun Operation Research.
d. Pendekatan sistem.
e.
2.
Pendekatan contingency ( Situasional ).

PROSES ORGANISASI
Dalam bab ini, memang akan dibahas mengenai proses-proses organisasi, namun sebelumnya akan
dibahas lebih dulu mengenai struktur organisasi, karena antara struktur dengan proses organisasi
merupakan satu kesatuan dan berkaitan erat.
Struktur organisasi walaupun hanya menyajikan kerangka bangunan organisasi, tetapi merupakan suatu
subsistem penting dalam sistem organisasi formal. Dalam menganalisis struktur suatu organisasi, tidak
bisa lepas begitu saja dari desain organisasi. Struktur organisasi disusun adalah untuk membantu
pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Tujuan organisasi tersebut akan menentukan struktur
organisasinya. Jadi struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatankegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi serta wewenang dan
tanggungjawab jawabnya disamping itu struktur organisasi juga mencerminkan mekanisme-mekanisme
formal pada pengelolaan organisasi.
Struktur organisasi ( formal ) mempunyai dua muka yaitu:
a. Model struktur, dalam hal ini kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi
b. Dimensi-dimensi dasar struktur, yang akan menentukan kegiatankegiatandan hubungan-hubungan
yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan
Tetapi sebelum kedua hal tersebut dibahas, terlebih dahulu akan dibicarakan variabel-variabel kunci yang
menentukan desain struktur organisasi yaitu :
a.
Strategi dan struktur

Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler
dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di Amerika. Chandler mengatakan bahwa struktur
mengikuti strategi, dan strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi yaitu :
Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional yang merupakan basis pokok bagi

desain organisasi
Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan
kegiatan tersebut
Strategi menetukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi.
b.
Lingkungan yang melingkupinya

Dalam pembahasan mengenai pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci perlu
membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak
diperkirakan atau secara tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah ( Changing Environment ), yaitu lingkungan dimana inovasi ( perubahan )
mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.
3. Lingkungan bergejolak ( turbulent environment ), yaitu lingkungan dimana sering terjadi
perubahan secara drastis
c.
Teknologi yang digunakan

Menurut Woodward ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang
dapat diuraikan sebagai berikut 1. Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.
2. Rentang kendali manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi massa ke
proses.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan semakin besar jumlah staf administratif dan
klerikal.
Dari ketiga hal tersebut, dapat dikatakan bahwa perusahaan-perusahaan yang ingin sukses harus
mempunyai struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.
d.
Orang-orang yang terlibat di dalam organisasi

Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur
organisasi, dalam hal ini ada dua ketegori pengertian orang dalam organisasi, yaitu manajer dan
para karyawan. Memang bisa dikatakan bahwa manajer adalah karyawan, tetapi mereka mempunyai
pengaruh-pengaruh khusus pada struktur organisasi, sehingga perlu dibicarakan secara terpisah
yaitu :
Manajer dan struktur, yaitu struktur organisasi dipengaruhi secara langsung oleh preferensi
pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi tertentu
Karyawan dan struktur.

Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal yaitu.
a.
Model Tradisional
Bentuk umum model struktur tradisional secara essensial adalah pyramid. Masing-masing
tingkatan hierarkis menggambarkan segmen struktur dan hubungan-hubungan pekerjaan
atasan-bawahan. Bentuk umum struktur organisasi model tradisional ini akan berbeda
untukjenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur model tradisional akan efisien dalam
kondisi lingkungan yang stabil bila asumsi-asumsi yang berkaitan dengan sikap dan
kemampuan para anggoata sebagai landasan bentuk strukturnya adalah akurat.
b.
Model Hubungan Manusiawi

Didalam model hubungan manusiawi juga diterima konsep spesialisasi, dan pemisahan
perencanaan dari pelaksanaan sebagai karakteristik utama organisasi yang efektif. Model
hubungan manusiawi secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis
segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya, walaupun
model hubungan manusiawi mengungkapkan ketidak sempurnaan tersebut tetapi struktur
hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. Model ini lebih
mengusulkan bermacam-macam penyesuaian teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktural " off

line " yaitu :
a . Model hubungan manusiawi mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan
b.
c.
kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksifriksinya diantara orang-orang dan

jabatan-jabatan mereka dalam organisasi serta mengembangkan hubungan kerja sama
yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggungjawab kepadanya.
Pendekatan hubungan manusiawi mengarahkan manajer memanfaatkan organisasi
informal dalam departemennya.
Pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang
biasanya dibawah yurusdiksi atau kewenangan departemen personalia yang dirancang
untuk melayani kebutuhankebutuhan seluruh anggota organisasi.
Inti konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi, struktur
diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu. Bagaimanapun juga mekanismemekanisme model hubungan manusiawi tersebut cukup besar gunanya dalam pencegahan atau
pemecahan konflik yang terjadi pada struktur.
c.
Model Sumber Daya Manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas.
Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk
mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang,
dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat
meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.
Konsep model sumber daya manusia, mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik didalam
maupun diantara posisi-posisi yang berinteraksi. Hal tersebut mengharuskan anggota-anggota
organisasi mempunyai hal-hal sebagai berikut:
a. Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama
b.
c.
Jalur untuk memperoleh infomasi vertikal dan horisontal yang relevan
a.
b.
Pembagian kerja yang dilaksanakan
Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan

perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan yang efisien.
Adapun mengenai tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh
manajer dan bawahannya, sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasan
dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.
Dengan norma-norma rasionalitas ( effisiensi ) organisasi dirancang untuk memungkinkan
tercapainya tujuan dimana, individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri, usaha-usaha
kerja sama tersebut berjalan dengan perkembangan organisasi, akan mencapai suatu tingkat
kompleksitas tertentu. Untuk itu pars anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok :
Penentuan basis yang tepat untuk mengelompokkan kegiatan agar menghasilkan satuansatuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan.
Secara ringkas dapat dikatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat
prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu, atau
ketrampilan-ketrampilan khusus dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma dari
komponen-komponen pekerjaan besar.
Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien
untuk meningkatkan produktivitas. Disamping itu pembagian kerja ( spesialisasi ) mengandung
konsekwensi pada perlaku para, karyawan, seperti menimbulkan kebosanan karena pekerjaan
menjadi monoton dan sebagainya. Dan selanjutnya perlu disadari bahwa pembagian kerja
bukan hanya merupakan proses organisasional.
Pengembangan struktur organisasi ( formal ) bersangkutan juga dengan penyusunan hubunganhubungan yang terjadi dalam struktur. Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai
fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :
a . Wewenang ( Authority ), adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain
untuk melakukan sesuatu dan merupakan kunci jabatan manajerial.
b . Kekuasaan ( Power ), adalah kemampuan untuk melakukan sesuatu hak yang terjadi
dalam wewenang.
c . Tanggungjawab ( Responsibility ), adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Didalam
10
d.
e.
f.
g.
organisasi tanggungjawab merupakan kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas

atau fungsi organisasi atau kewajiban seorang bawahan yang diberi tugas atasannya untuk
melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut.
Akuntabilitas ( Accountability ) adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya.
Akuntabilitas terjadi, bila seorang manajer menghendaki pertanggung jawaban untuk suatu
kegiatan yang dilakukan bawahan.
Komunikasi dan organisasi, dengan menyusun dan mengendalikan komunikasi, suatu
organisasi berharap dapat meningkatan efisiensi yang menyeluruh.
Hubungan lini dan staff, masih berhubungan dengan konsep wewenang, keduanya
merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam
organisasi. Wewenang lini adalah memberikan perintah atau melaksanakan kegiatan,
sedangkan wewenang staff memberi bantuan dan nasehat.
Rentang kendali ( Span of Control ), adalah berapa jumlah orang bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Pendapat tentang rentang
kendali yang paling kuat justru berdasar dari dan bukan praktek. V.A. Graicunas, seorang
konsultan dan ahli matema.tika Perancis, menemukan rumusan tentang rentang kendali
Yaitu :
R ( 2 n 1 n 1)
Dimana R adalah jumlah hubungan, dan n adalah jumlah bawahan.
h.
Struktur Flat dan Tall, istilah flat berarti datar dan tall berarti tinggi. Dalam organisasi
struktur ini digunakan untuk menggambarkan poly menyeluruh rentang kendali dan
tingkatan manajemen, mengenai sifat dan ruang lingkupnya analog dengan hubungan
antara delegasi dan desentralisasi. Struktur flat mempunyai rentang kendali banyak lebar)
sedangkan struktur tall mempunyai rentang kendali sedikit ( sempit ).
i . Sentralisasi dan desentralisasi, desentralisasi wewenang terjadi bila wewenang
didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, dan sentralisasi wewenang
terjadi bila wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang.
j . Rantai wewnang skalar, bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam saute organisasi dan
secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan.
Untuk menentukan perbedaan tingkat wewenang dalam organisasi adalah semakin tinggi
tingkatan semakin besar wewenang.
k . Kesatuan perintah, dimaksudkan terutama untuk memudahkan koordinasi.
Meskipun organisasi ( formal ) disusun atas dasar kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan
wewenang, kekuasaan, tanggungjawab, akuntabilitas dan arus komunikasi yang sama, tetapi
hasilnya adalah berbagai tipe struktur organisasi yang berbeda-beda. Karena tidak ada
pandangan yang paling baik dalam merancang struktur organisasi ataupun terap dalam semua
kondisi, maka akan dibahas beberapa tipe departementasi yang masing-masing tipe mempunyai
berbagai kebaikan dan kelemahan. Departementasi pada umumnya dapat dibagi menjadi tiga
kelompok yaitu :
a.
Departementasi fungsional
Merupakan departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang
struktur, dan dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Adapun kebaikan utama
departementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi,
sedangkan kelemahannya antar lain mempersulit koordinasi, dapat menciptakan konflik
antar fungsi dan kurangnya kontak antar fungsi.
11
Gambar 1
b.
Departementasi produk
Dengan berkembangnya organisasi ( formal ) maka departementasi fungsional menjadi
tidak praktis lagi digunakan, sehingga perlu dibentuk divisi-divisi setengah otonom yang
masing-masing merancang, memproduksi dan, memasarkan sendiri produk-produknya.
Departementasi produk merupakapengelompokkan kegiatan-kegiatan atas dasar
perbedaan-perbedaan barang atau jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau
proses dan cara pemakaiannya.
Gambar 2
c.
Departementasi wilayah
Departementasi atas dasar wiiayan aKan ciperiUKan tDila organisasi tersebut beroperasi di
wilayah-wilayah yang tersebar. Tipe departementasi wilayah sering disebut sebagai
departementasi lokasi, daerah regional ataupun geografis.
Gambar 3
12
Tipe organisasi divisional dengan Departementasi mempunyai beberapa kebaikan dan

kelemahan.
Kebaikan-kebaikan tersebut antara lain :
a. Pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih balk.
b. Koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan karena ada pemusatan kegiatan.
c. Beban manajemen pusat menjadi lebih ringan karena ada pendelegasian wewenang.
d. Pertanggung jawaban lebih jelas.
Sedangkan kelemahan-kelemahannya antara lain :
a. Kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan karena kepentingan terpusat pada
ukuran prestasi divisi.
b.
c.
Meningkatnya biaya operasional organisasi karena cenderung terjadinya kelebihan staf,

duplikasi sumber daya dan peralatan.
Mempersulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.
Penyelesaian-penyelesaian sederhana yang ditawarkan teori klasik untuk saat sekarang tidak
lagi memadai untuk memecahkan berbagai masalah kompleks, oleh karena itu memerlukan
beberapa model struktural yang lebih modern yang telah dirancang dan diimplementasikan
untuk dapat menghadapi tantangan organisasional maupun lingkungan. Model struktur tersebut
antara lain :
a. Organisasi proyek, banyak digunakan dalam industri-industri dan teknologi tinggi yang
memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian, pengembangan dan
koordinasi. Karakteristik terpenting dari organisasi proyek, dan perbedaan yang paling
radikal dengan struktur organisasi klasik adalah adanya hubungan horisontal dan diagonal.
Struktur organisasi proyek diciptakan apabila manajemen memutuskan untuk memusatkan
sejumlah besar kekuatan dan cumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu pada
pencapaian suatu tujuan proyek khusus.
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek yang antara lain
1. Organisasi proyek individual, hanya terdiri atas manajer proyek, dan tidak mempunyai
kegiatan.
2. Organisasi proyek staf, manajer proyek mempunyai staf pendukung.
3. Organisasi proyek intermiks, manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih
kepala-kepala fungsional utama.
4. Organisasi proyek agregat, manajer proyek mempunyai semua personalia.
b. Organisasi matriks, dihasilkan dari struktur proyek yang dilapiskan diatas struktur fungsional
dan dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional.
Organisasi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi yang
memerlukan koordinasi karena banyaknya hubungan-hubungan yang terjadi. Bentuk
organisasi matriks akan sangat bermanfaat apabila :
1. Kegiatan mempunyai waktu penyeleseaian yang terbatas dan skedul waktu harus
ditepati.
2. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.
3. Banyak ketrampilan atau keahlian khusus yang menbutuhkan koordinasi bagi
penyelesaian proyek.
4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang barn dan beium dikenai.
c.
Organisasi bentuk bebas, adalah tipe organisasi yang berhubungan erat, dan tipe ini
mempunyai dua karakteristik Yaitu dengan model-model proyek dan matriks, dan kadangkadang disebut sebagai naturalistik atau organik. Tipe organisasi bentuk bebas dapat
dipandang sebagai perluasan pola desentralisasi:
13
1.
2.
Menggunakan
secara ekstensifsistem informasi yang dikomputerisasikan.
Beranggotakan dan dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani
mengambil resiko.
Dalam pokok bahasan ini, disamping membicarakan masalah struktur organisasi juga akan
dibicarakan pula mengenai proses-proses yang terjadi dalam organisasi ( formal ). Adapun
mengenai proses-proses tersebut antara lain :
a.
Proses mempengaruhi (wewenang dan kekuasaan )

Suatu proses adalah setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi. Sedangkan pengaruh menurut Scott dan Mitchell merupakan
suatu transaksi sosial dimana seorang atau kelompok orang digerakkan oleh seseorang
atau kelompok orang yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai dengan harapan
mereka yang mempengaruhi. Dalam hal ini suatu pengaruh sangat berhubungan dengan
kekuasaan dan wewenang. Yang dimaksud dengan kekuasaan adalah kemampuan untuk
mempunyai pengaruh, sedangkan wewenang merupakan salah satu tipe dari kekuasaan.
Dalam proses mempengaruhi mencakup tiga unsur yaitu:
1. Orang yang mempengaruhi 0
2. Metoda mempengaruhi (> ).
3. Orang yang dipengaruhi ( P I
Secara singkat proses mempengaruhi dapat digambarkan sebagai berikut
0 > P
Metoda-metoda mempengaruhi tersebut, dilakukan dalam banyak konteks, hal ini benar
terutama bila didasarkan pada kenyataan bahwa 0 dan P dapat ditafsirkan sebagai
kelompok maupun individual. Oleh karena itu, daerah pengaruh mencakup hubunganhubungan berikut
1. Antara persorangan
2. Kelompok dengan seseorang
3. Kelompok dengan kelompok,
4. Seseorang dengan kelompok.
Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk membahas hubungan hubungan
antara kekuasaan dan pengaruh terutama dalam konteks organisasional.
1.
Pendekatan French dan Raven

Pendekatan ini mendefinisikan kekuasaan berdasarkan pada pengaruh, dan pengaruh
berdasarkan pada perubahan psikhologis. Pengaruh adalah pengendalian yang
dilakukan oleh seseorang dalam organisasi terhadap orang lain, sedangkan kekuasaan
merupakan pengaruh laten. French dan Raven mengidentifikasikan lima sumber atau
basis kekuasaan vaitu :
a.
Kekuasaan balas jasa ( Reward Power )
b.
Kekuasaan paksaan ( Coercive Power )
c.
Kekuasaan sah ( Legitimate Power )
d.
Kekuasaan ahli ( Expert Power )
e.
Kekuasaan panutan ( Referent Power ).
Ada banyak cara untuk mempengaruhi orang lain, pemilikan beberapa atau semua
sumber kekuasaan tidak menjamin kemampuan untuk mempengaruhi individu tertentu
dengan berbagai cara tertentu, karena berbagai sumber seperti diatas hanyalah
merupakan sumber kekuasaan potensial.
2.
Analisis Etzioni
Kalau French dan Raven memoerlakukan kekuasaan dan pengaruh sebagai elemenelemen laten dan aktif proses yang soma, sedangkan Etzioni lebih mencurahkan
perhatian pada apa yang dilakukan seseorang untuk orang lain baik suka maupun
tidak.
3.
Analisis Nizbet
Memandang kekuasaan sebagai antitesa wewenang, dan kekuasaan, dilain pihak
merupakan paksaan atau usaha untuk mendominasi orang lain agar berperilaku
dengan care-care tertentu tanpa mempengaruhi sistem referensi.
14
Kekuasaan adalah suatu kenyataan penting dalam kehidupan organisasi, hal tersebut tidak
dapat dipungkiri. Didalam praktek mempengaruhi orang lain itu sulit sekali, kadang kala
orang harus berhati-hati, secara luar biasa dalam menghadapi dan berusaha untuk
mempengaruhi orang lain. Ada pule yang dilakukan secara otomatis dan dengan mudah
orang terpengaruh oleh seorang yang lain.
b.
Proses pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai
altematif yang mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Proses
pengambilan keputusan berkaitan erat dengan semua fungsi-fungsi manajemen tradisional.
Dalam pembahasan aspek-aspek teori organisasi dan manajemen modern, permulaan
analisis proses pengambilan keputusan dapat ditelusuri pada tulisan Chester Barnard
dalam bukunya " The function of the executive ". Pengambilan keputusan sebagai bagian
kunci kegiatan manajer, merupakan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih.
Proses pengambilan keputusan mencakup beberapa langkah. Berikut ini akan dibahas
beberapa pendapat para ahli tentang langkah-langkah tersebut :
a.
Menurut Herber A Simon, proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas
tiga langkah utama yaitu :
Kegiatan intelijen > merupakan langkah awal menyangkut pencarian berbagai
kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.
Kegiatan desain > tahap kedua yaitu pembuatan, pengembangan dan
penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.
Kegiatan pemilihan > tahap ketiga, adalah pemilihan serangkaian kegiatan
tertentu dari alternatif alternatif yang tersedia.
b.
Menurut Newman, Summer, dan Waren

Memerinci langkah desain dan menidentifikasikan memjadi empat tahap yaitu
Pembuatan suatu diagnosis
c.
Penganalisaan dan pembandingan alternatif

Pemilihan rencana yang diambil.
Menurut Scott dan Mitchel

Proses pengambilan keputusan meliputi - Proses pencarian / penemuan tujuan
Formulasi tujuan
d.
Penemuan penyelesaian-penyelesaian alternatif
Pemilihan alternatif atau strategi untuk. mencapai tujuan

Mengevaluasi hasil-hasil.
Menurut Elbing
Proses pengambilan keputusan meliputi lima langkah berikut :
Umpan Balik
Dalam proses pengambilan keputusan ada unsur resiko dan ketidak pastian. Resiko
15
merupakan kementakan suatu pedstiwa dapat atau tidak dapat terjadi. Sedangkan
ketidak pastian merupakan hal dimana tidak mungkin untuk menentukan kementakan
pada suatu kejadian karena kekurangan informasi.
Pengambilan keputusan diinterpretasikan sebagai tercakup pada fungsi perencanaan
manajemen, karena perencanaan menyangkut keputusankeputusan sangat penting
dan jangka panjang, seperti penentuan tujuan, penetuan sumber daya yang digunakan
dan pemutusan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan, Ada
beberapa tipe keputusan organisasi dan manajemen meialui pengklasifikasian sebagai
berikut:
a. Keputusan-keputusan perseorangan dan organisasi Adalah keputusan yang
dilakukan oleh perseorangan berupa keputusan berpartisipasi dan keputusan
berproduksi demi organisasi.
b. Keputusan-keputusan pribadi dan organisasional Chester Barnar menjelaskan
adanya perbedaan antara keputusan pribadi dan organisasional yaitu, perbedaan
dasarnya adalah bahwa keputusan--keputusan pribadi ( person decision )
biasanya tidak dapat didelegasikan kepada orang lain, Sedangkan keputusankeputusan organisasional ( organizational decision ) sering didelegasikan,
c.
Keputusan-keputusan dasar dan rutin Mc.Farland mengemukakan bahwa

keputusan-keputusan dasar merupakan keputusan unit investasi dalam jumlah
besar, keputusan satu kali yang menyangkut komitmen ( keterkaitan ) jangka
panjang dan relatif permanen, dan tinggi derajat pentingnya karena suatu
kesalahan pengambilan keputusan akan mencelakakan organisasi secara serius.
Sedangkan keputusan rutin adalah keputusan-keputusan yang sangat berlawanan
dengan keputusan dasar. Tipe keputusan ini merupakan keputusan setiap hari
bersiflat sangat Repetititf ( berulang-ulang ) dan mempunyai sedikit dampak pada
organisasi keseluruhan.
Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian
sarana terhadap hasil akhir dicoba dan dengan sengaja oleh individu atau
organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila
keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.
Ada enam model deskriptif perilaku rasionalitas pilihan dalam perilaku pengambilan
keputusan manajemen yaitu :
a. Model ekonomi
b.
c.
d.
e.
f.
Model manusia administratif

Model manusia mobicutrik
Model manusia organisasi
Model pengusaha baru
Model sosial.
Menurut Fisher pada hakekatnya ada dua model proses pengambilan keputusan
yaitu :
a. Model preskriptif ( pemberian resep perbaikan )
b.
menerangkan bagaimana kelompok seharusnya mengambil keputusan

memberikan pedoman dasar, agenda, jadwal urut-urutan yang membantu
kelompok mencapai konsensus
diambil berdasarkan pada proses yang ideal
contoh : model pemikiran replektif yang dikemukakan oleh Dewey yaitu PERT
Model deskriptif
rneneruskan bagaimana kelompok mengambil keputusan tertentu

berhubungan dengan observasi kelompok yang melakukan pengambilan
keputusan-keputusan dan menggambarkan proses tersebut
diambil berdasarkan realitas observasi
Pembahasan pendekatan kuantitatif terhadap manajer-nen secara ringkas mencakup

berbagai dasar penting secara matematis bagi teknik-teknik pengambilan keputusan.
16
Teknik-teknik tersebut telah memberikan kontribusi sifat ilmiah dalam pengambilan

keputusan. Disamping teknik kuantitatif, masih banyak teknik-teknik yang lain untuk
membantu proses pengambilan keputusan kreatif dan pengambilan keputusan modern.
Teknik-teknik tersebut antara lain adalah :
a.
Teknik-teknik kreatif
Tipe teknik ini mencoba untuk memanfaatkan semua hal yang tersedia untuk membantu
individu dalam pengambilan keputusan kreatif. Dalam hal ini ada empat pedoman
sebagai alat bantu simulasi kreatifitas yang cukup representatif yang dikemukakan oleh
Newman, Summer, dan Warren, yaitu :
1.
2.
3.
4.
Menyadari berbagai hambatan psikologis, terutama rintangan budaya dan

persepsual
Mencoba merubah atribut-atribut dengan pemusatan perhatian pada suatu atribut
masalah pada waktu tertentu terutama atribut kunci
Waspada terhadap penemuan-penemuan tak sengaja
Menyadari bahwa komputer mempunyai potensi untuk menjadi pelengkap otak
manusia dalam tahap-tahap tertentu proses kreatif. Ada dua teknik dalam kelompok
teknik kreatif yang dikenal dan digunakan secara lugs, yaitu :
a. Brainstorming
Dikembangkan oleh Alex F.Obsorn. Pada pokoknya teknik ini berusaha untuk
menggail dan mendapatkan kreativitas maksimum dari kelompok dengan memberi
kesempatan anggota untuk mengemukakan ide-idenya.
Ada beberapa kritik terhadap teknik Brainstorming, antara lain :
hanya dapat diterapkan pada masalah-masalah keputusan sederhana
sangat memakan waktu dan biaya

hanya menghasilkan ide-ide dangkal
b. Synectics
Tidak terkenal seperti Brainstorming, teknik ini dikembangkan oleh William J.
Gordon. Synectics didasarkan pada asumsi bahwa proses kreatif dapat
dijabarkan dan diajarkan. Teknik ini mencakup dua tahap dasar yaitu :
smembuat yang aneh menjadi lazim
membuat yang lazim menjadi aneh

b. Teknik-teknik partisipatif
Partisipasi sebagai suatu teknik berarti bahwa individu-individu atau kelompok dilibatkan
dalam proses pengambilan keputusan. Dalam praktek derajat partisipasi ditentukan oleh
beberapa faktor seperti
siapa yang mengajukan gagasan
berapa proporsi bawahan melaksanakan setiap tahap pengambilan keputusan

diagnosis, pengembangan alternatif, evaluasi dan estimasi konsekuensi masingmasing alternatif, dan pembuatan pilihan
berapa bobot seorang pelaksanca n-ternpengaruhi gagasan yang dia terima.
c. Teknik-teknik pengambilan keputusan modern

Dalam teknik ini masih terbagi menjadi berbagai teknik lagi, yaitu:
Teknik Delphi, pertama kali dikembangkan oleh N.C. Dalkey dan rekan pada tahun
1950, yang pada saat sekarang terkenal sebagai suatu teknik untuk membantu
pengambilan keputusan-keputusan yang mengandung resiko dan ketidak pastian,
misal forecasting jangka panjang.
Teknik kelompok nominal ( nominal group technique ), atau Bering disebut proses
pengambilan keputusan kelompok NGT.
Dalam NGT terdiri atas beberapa langkah sebagai berikut :
17
pengembangan gagasan secara diam dalarn bentuk . tulisan unipan batik

yang berupa usulan dari para anggota kelompok pembahasan setiap gagasan
yang dicatat untuk memperoleh penjelasan dan evaluasi
pemungutan suara individual dilakukan untuk memperoleh gagasan
prioritas, dengan keputusan kelompok diambil secara sistematis.
c. Proses kornunikasi
Proses komunikasi dalam bab ini tidak akan dibahas, karena akan dibahas secara lengkap dan
menyeluruh dalam bab lain secara tersendiri.
3.
DINAMIKA ORGANISASI
Manusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik dari
pimpinan atau sesama anggota, menimbulkan bermacam-macam dinamika perilaku dalam organisasi.
Dalam dinamika organisasi ini akan dibahas beberapa hal penting antara lain : Organisasi informal,
dinamika konflik, teori motivasi, kepemimpinan dalam organisasi, analisis kepegawaian dan anggaran
organisasi.
a.
Organisasi informal
Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu " bayangan " organisasi formal. Meskipun
organisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan ciri-ciri
organisasi yang menonjol, secara lebih khusus Argyris mengemukakan empat bidang utama yang
membedakan organisasi formal dari informal, yaitu :
1. Hubungan-hubungan antar pribadi, dalam organisasi formal hubungan diantara orang-orang
ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan
para anggota.
2. Kepemimpinan, para pemimpin ditetapkan dan ditunjukkan dalam formal, serta muncul dan
dipilih dalam informal.
3.
4.
Pengendalian dan keperilakuan, organisasi-organisasi formal mengendalikan perilaku

karyawan melalui balas jasa dan hukuman. Dilain pihak kelompol-kelompokinformal
mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
Ketergantungan, karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa
dan hukuman, para bawahan formal lebih tergantung dari pada para anggota kelompok
informal
Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhankebutuhan penting yang bersifat manusiawi ( Human Needs ) yang harus dipenuhi oleh organisasi
formal. Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal adalah :
a. Kebutuhan sosial
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Rasa memiliki dan pengenalan diri

Pengetahuan tentang perilaku yang diterima
Pemahaman (simpati)
Bantuan dalam pencapaian tujuan
Kesempatan berpengaruh dan berkreasi
Pelestarian nilai-nilai buaaya
Komunikasi dan informasi
Disamping itu ada beberapa karakteristik khusus dalam organisasi informal yaitu :
a. Standart perilaku
b.
c.
d.
Tekanan untuk menyesuaikan diri

Kepemimpinan informal
Sistem status
Organisasi formal sebagian besar berkembang dad perbedaan-perbedaan posisi-posisi status

pars peserta. Secara umum ada empat posisi status yang dikenal dalam suatu kelompok atau
organisasi :
a. Pemimpin kelompok
18
b.
c.
d.
Anggota kelompok
Status golongan pinggir
Status diluar
Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi
informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan-hambatan yang lebih berat. Melihat hal
tersebut maka bisa disimpulkan secara garis besar mengenai manfaat organisasi informal yaitu
a. Sebagai pendukung tujuan organisasi
b. Sebagai alai komunikasi tambahan
c. Sebagai slat pemuas kebutuhan sosial
d. Dapat membantu manajer yang kurang mampu.
b.
Dinamika konflik
Timbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi, merupakan suatu kelanjutan dari adanya
komunikasi dan informasi yang tidak menemui sasarannya. Suatu pemahaman akan konsep dan
dinamika konflik telah menjadi bagian vital dalam studi perilaku organisasional, oleh karena itu perlu
untuk dipahami dengan balk.
Pada hakekatnya konflik merupakan suatu pertarungan menang kalah antara kelompok atau
perorangan yang berbeda kepentingannya satu sama lain dalam organisasi, atau dapatjuga
dikatakan bahwa konflik adalah segala macam interaksi pertentangan atau antogonistik antara dua
atau lebih pihak yang terkait.
Adapun mengenai jenis-jenis konflik, ada beberapa orang yang mengelompokkan konflik menjadi
sebagai berikut :
a. Konflik peranan yang terjadi dalam diri seseorang (person role conflict ).
b. Konflik antar peranan ( inter-role conflict ), yaitu persoalan timbul karena satu orang menjabat
dua atau lebih fungsi yang saling bertentangan.
c. Konflik yang timbul karena seseorang harus memenuhi harapan beberapa orang ( intersender
conflict
d. Konflik yang timbul karena disampaikannya informasi yang saling bertentangan ( Intrasender
Conflict )
Selain pembagian jenis konflik diatas rnasih ada pembagian jenis konflik yang dibedakan menurut
pihak-pihak yang saling bertentangan, yaitu :
a. konflik daiam diri individu
b.
c.
d.
e.
f.
konflik antar individu

konflik antar individu dan kelompok
konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
konflik antar organisasi
konflik organisasional
Konflik organisasional timbul karena ada beberapa sumbernya, dan berbagai sumber utama konflik
tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
a. kebutuhan untuk membagi sumber days-sumber Jaya yang terbatas
b.
c.
d.
e.
f.
perbedaan-perbedaan dalam berbagai tujuan

saling ketergantungan kegiatan-kegiatan kerja
perbedaan nilai-nilai atau perepsi
kemenduaan organisasional
gaya-gaya individual.
Individu-individu dalam organisasi mempunyai banyak tekanan pengoperasian organisasional yang

menyebabkan konflik. Secara konsepsual Litterer mengemukakan empat penyebab konflik
organisasional yaitu :
a. suatu situasi dimana tujuan-tujuan tidak sesuai
b.
keberadaan peralatan-peralatan yang tidak cocok atau alokasi-alokasi sumber daya yang tidak
sesuai
19
c.
d.
suatu masalah ketidak tepatan status

perbedaan persepsi.
Didalam sautu organisasi terdapat empat bidang struktural, dan dibidang itulah konflik sering terjadi,
yaitu -.
a. konflik hierarkis, adalah konflik antara berbagai tingkatan organisasi
b.
c.
d.
konflik fungsional, adalah konflik antara berbagai departemen fungsional organisasi

konflik lini-staf, adalah konflik antara lini dan staf
konflik formal- informal, adalah konflik antar organisasi formal dengan organisasi informal
Secara tradisional pendekatan terhadap konflik organisasional adalah sangat sederhana dan
optimistik. Pendekatan tersebut didasarkan atas tiga anggapan, yaitu :
a. konflik dapat dihindarkan
b.
c.
d.
konflik diakibatkan oleh para pembuat masalah, pengacau dan primadona

bentuk-bentuk wewenang legalistik
korban diterima sebagai hal yang talk dapat dielakkan.
Apabila keadaan tidak saling mengerti serta situasi penilaian terhadapa perbedaan antara anggota
organisasi itu makin parch sehingga konsensus suht dicapai, sehingga konflik tak terelakkan, dalam
hal ini pimpinan dapat melakukan berbagai tindakan tetapi harus melihat situasi dan kondisinya,
yaitu :
a. menggunakan kekuasaan
b.
c.
d.
e.
c.
konfrontasi
kompromi
menghaluskan situasi
pengunduran diri
Bila dilihat sekilas memang sepertinya konflik itu sangat sulit untuk dihindari dan diselesasikan, tetapi
dalam hal ini jangan beranggapan bahwa dengan adanya konflik berarti organisasi tersebut telah
gagal, karena bagaimanapun sulitnya suatu konflik pasti dapat diselesaikan oleh para anggota
dengan melihat persoalan sertamendudukannya pada proporsi yang wajar.
Teori motivasi
Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk
melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guns mencapai suatu tujuan.
Jadi motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi merupakan hal yang dapat disimpulkan
adanya karena sesuatu perilaku yang tampak. Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam
organsiasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda-beds dan
berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula.
Motivasi dapat ditimbulkan baik oleh faktor internal maupun eksternal tergantung dari mans suatu
kegiatan dimulai.
Kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri sesorang akan menimbulkan motivasi internal. Begitu
juga dalam suatu organisasi, setiap individu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yang
berbeda dan unik. Penggolongan motivasi internal yang dapat diterima secara umum belum
mendapat kesempatan para ahli, namun demikian para psikolog menyetujui bahwa motivasi internal
dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu :
a.
b.
motivasi fisiologis, yang merupakan motivasi alamiah ( biologis ) seperti lapar, haus, seks.
Motivasi psikhologis, yang dapat dikelompokkan dalam tiga kategori dasar, yaitu :
-
motivasi kasih sayang ( Affectional Motivation ), yaitu motivasi untuk menciptakan dan
20
memelihara kehangatan, keharmonisan dan lain-lain.

Motivasi mempertahankan diri (Ego-Defensive Motivation) yaitu motivasi untuk melindungi
kepribadian dan mendapatkan kebanggaan diri.
Motivasi memperkuat diri ( Ego-Bolstering Motivation ) yaitu motivasi.untuk
mengembangkan kepribadian, berprestasi dan lain-lain.
Teori motivasi eksternal menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada didalam individu yang
dipengaruhi oleh faktor-faktor intern. Untuk itu, teori organisasi eksternal tidak mengabaikan teori
motivasi internal, tetapi justru mengembangkannya. Teori motivasi eksternal ada yang positif dan ada
pula yang negatif. Dalam hal ini ada sebuah teori dari Mc Gregor vang dikenal dengan teori X dan
teori Y, yang akan menbantu menjelaskan teori motivasi eksternal.
Teori tradisional mengenai kehidupan organisasi banyak diarahkan dan dikendalikan atas teori X .
Adapun anggapan-anggapan yang mendasari teori tersebut adalah :
a. rata-rata para pekerja itu malas, tidak suka bekerja.
b.
karena pada dasarnya pekerja tidak suka bekerja, maka harus dipaksa, dikendalikan,
diperlakukan dengan hukuman, dan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.
c. rata-rata para pekerja lebih senang dibimbing, berusaha menghindari tanggungjawab, ambisi
yang kecil dan lain-lain.
Tetapi pada kenyataannya teori X tidak dapat menjawab seluruh fakta yang ada dan terjadi dalam
organisasi. Oleh karena itu perfu ada teori yang lain yang mungkin dapat menjawabnya, yaitu teori Y,
anggapan-anggapan dari teori Y antara lain sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
usaha fisik dan mental yang dilakukan manusia dalam bekerja adalah kodrat manusia, sama
halnya dengan bermain atau beristerahat
rata-rata manusia bersedia belajar, dalam kondisi yang layak tidak hanyamenerima tetapi
mencari tanggungjawab.
ada kemampuan yang besar dalam kecerdikan, kreativitas dan daya imajinasi untuk
memecahkan masalah-masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karyawan
pengendalian ekstern dan hukuman bukan satu-satunya cara untuk mengarahkan usaha
pencapaian tujuan tersebut
keterikatan pada tujuan organisasi adalah fungsi penghargaan yang diterima karena prestasinya
organisasi seharusnya memberikan kemungkinan orang untuk mewujudkan potensinya, dan
tidak hanya digunakan sebagian.
Motivasi dapat dipandang sebagai proses psikologis dasar yang terdiri atas berbagai kebutuhan,
dorongan dan tujuan. Pendekatan hubungan manusiawi pada umumnya tidak menyadari pentingnya
proses psikologis tersebut. Pandangan itu terutama didasarkan atas tiga asumsi sebagai berikut :
a. personalia terutama domotivasi secara ekonomis dan perasaan aman serta kondisi kerja yang
balk
b. pemenuhan ketiga hal itu akan mempunyai pengaruh positif pada semangat kerja mereka
c.
ada korelasi positif antara semangat kerja dan produktivitas.
Dengan ketiga asumsi tersebut, diharapkan masalah motivasional yang dihadapi manajemen relatif
mudah dipecahkan dan diselesaikan. Dalam kenyataannya pendekatan hubungan manusiawi tidak
sepenuhnya berjalan dalam praktek, telah terbukti bahwa pendekatan ini terialu sederhana untuk
dapat memecahkan masalah-masalah motivasional kompleks yang dihadapi manajemen. Sejalan
dengan perkembangan masalah-masalah manusiawi yang mulai meningkat, keterbatasanketerbatasan pendekatan hubungan manusiawi mulai tampak.
Pada tahun 1943 telah terjadi suatu pengembangan teori motivasi manusia yang sangat terkenal
yang dilakukan oleh Abraham Maslow seorang
psikolog. konsep teorynya menjelaskan suatu hirarki kebutuhan ( Hierarchy of Needs ) yang
menunjukkan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan manusia. Secara lebih terinci kelima
kebutuhan dasar manusia yang membentuk hierarki kebutuhan adalah :
a.
Kebutuhan fisiologis ( Phisiological Needs ) seperti lapar, haws, perumahan dan lain-lain
b.
c.
Kebutuhan keamanan ( safety needs yaitu kebutuhan akan keselamatan dan perlindungan
dari bahaya, ancaman dan perampasan ataupun pemecatan
Kebutuhan sosial ( social needs ), yaitu kebutuhan akan rasa cinta dan kepuasan dalam
menjalin hubungan dengan orang lain, kepuasan dan perasaan memiliki serta diterima dalam
21
d.
e.
suatu kelompok, rasa kekeluargaan, rasa persahabatan dan kasih sayang

Kebutuhan penghargaan ( esteem needs ), yaitu hubungan akan status atau kedudukan,
kehormatan diri, reputasi dan prestasi
Kebutuhan aktualisasi diri ( self-actualization needs ), yaitu kebutuhan pemenuhan diri, untuk
mempergunakan potensi diri, pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas, ekspresi
diri dan melakukan spa yang paling cocok serta menyelesaikannya sendiri.
Selain teori motivasi tersebut diatas masih ada teori motivasi yang lain antara lain teori motivasi
prestasi ( achievement motivation ) yang didasarkan pada kekuatan yang ada didalam manusia, teori
ini dikembangkan oleh Mc Delland melalui riset empiris. Teori ini menyatakan bahwa seseorang
dianggap mempunyai motivasi prestasi yang tinggi, apabila dia mempunyai keinginan untuk
berprestasi lebih baik daripada yang lain dalam banyak situasi. Mc Clelland memusatkan
perhatiannya pada tiga kebutuhan manusiawi yaitu :
a.
b.
c.
d.
kebutuhan prestasi ( Need for Achievement )

kebutuhan afiliasi ( Need for Affiliation)
kebutuhan kekuatan ( Need for Power ).
Kepemimpinan dalam organisasi
Kepemimpinan ( Leadership ), adalah bagian tersendiri dari manajemen. Manajer dalam

melaksanakan fungsi-fungsi manajemen memerlukan adanya kepemimpinan. Kepemimpinan yang
efektif harus memberikan pengarahan terhadap usaha-usaha semua pekerja dalam mencapai
tujuan-tujuan organisasi, tanpa kepemimpinan hubungan antara tujuan perseorangan dan tujuan
organisasi mungkin menjadi renggang ( lemah ). Oleh karena itu kepemimpinan sangat diperlukan
bila suatu organisasi ingin sukses. Namun demikian sebenarnya kepemimpinan itu sendiri masih
merupakan suatu konsep yang sulit diterangkan atau merupakan sebuah " kotak hitam " ( black box )
yang sangat indah. Sebelum mencoba untuk menganalisa kedudukan kepemimpinan dalam suatu
organisasi perlu ditelusuri dulu perkembangan teori kepemimpinan yaitu :
1.
Teori sifat kepemimpinan

Analisis ilmiah tentang kepemimpinan dimulai dengan memusatkan perhatian pada pars
pemimpin itu sendiri. Kepemimpinan adalah saute fungsi kualitas seorang individu, bukan
fungsi situasi, teknologi, atau dukungan masyarakat. Keith Davis mengiktisarkan ada empat
ciri utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan dalam organisasi
yaitu :
kecerdasan ( intellegence ).
kedewasaan sosial dan hubungan sosial yang luas ( Social Maturity and Breath )
motivasi diri dan dorongan berprestasi
sikap-sikap hubungan manusiawi.
2.
3.
Teori kelompok
Teori kelompok dalam kepemimpinan ( Group Theory of Leadership ) dikembangkan atas
dasar ilmu psikologi sosial. Teori ini menyatakan bahwa untuk pencapaian tujuan-tujuan
kelompok harus ada pertukaran yang positif antara pemimpin dan bawahannya.
Teori situasional ( Contingency )
Pendekatan sifat maupun kelompok terbukti tidak memadai untuk mengungkap teori
kepemimpinan yang menyeluruh, perhatian dialihkan pada aspek-aspek situasional
kepemimpinan. Fred Fiedieer telah mengajukan sebuah model dasar situasonal bagi
efektivitas kepemimpinan yang dikenal sebagai contingency model of leadership effectiveness
yang menjelaskan hubungan antara gaya kepimimpinan dan situasi yang menguntungkan
atau menyenangkan, situasi-situasi tersebut digambarkan dalam tiga dimensi empirik yaitu :
a. hubungan pimpinan-anggota
b.
c.
4.
tingkat dalam struktur tugas

posisi kekuasaan
Teori Path Goal

Teori ini menganalisa pengaruh ( dampak ) kepemimpinan terutama perilaku pemimpin
terhadap motivasi bawahan, kepuasan dan pelaksanaan kerja. Teori ini memasukkan empat
tipe atau gaya pol4ok perilaku pemimpin yaitu :
22
kepemimpinan direktif ( Directive Leadership )

kepemimpinan suportif (Supportive Leadership )
kepemimpinan partisipatif ( Participative Leadership )
kepemimpinan orientasi prestasi (Achievement Oriented Leadership )
Pendekatan lain untuk memahami kepemimpinan yang sukses memusatkan diri pada apa yang
dilakukan seorang pemimpin gayanya. Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk
mempengaruhi bawahannya. Secara relatif ada tiga macam gaya kepemimpinan yang berbeda yaitu
a.
b.
c.
Otokratis, mempunyai ciri-ciri

Sernua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pimpinan
Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan didikte oleh atasan setiap waktu
Kadang-kadang membed komentar spontan terhadap kegiatan anggota.
Pimpinan biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota
Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecamannya terhadap kerja setiap
anggota.
Demokratis, mempunyai ciri-ciri :
Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan
dorongan dan bantuan dari pemimpin.
kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan
bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis, pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif
prosedur yang dapat dipilih.
kelompok para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian
tugas ditentukan oleh.
pemimpin adalah obyektif atau Fact Minded
Laissez Faire, mempunyai ciri-ciri :
Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari
pemimpin.
Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang
selalu siap bila dia akan memberikan informasi saat ditanya.
Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas.
Jaringan Blake dan Mouton mengidentifikasian gaya manajer, tetapi tidak secara langsung berkaitan
dengan efectivitas. William J. Redden, seorang profesor dan konsultan Kanada, telah menambahkan
dimensi ketiga atau efectivitas pada modeinya. Teori ini menyajikan empat gaya kepemimpinan
dasar dan setiap gaya dapat efektif atau tidak efektif tergantung pada situasi, kedelapan gaya ini
dapat diuraikan sebagai berikut.
a. Gaya-gaya efektif
1. Eksekutif ( Executive )
b.
2.
3.
4.
Pembangun ( Developer )
2.
3.
4.
Misionaris ( Missionary )
Otokrat penuh kebajikan ( benevolent autocrat )
Birokrat ( Bureaucrat ).
Gaya-gaya tidak efektif
1. Kompromis ( Compromiser )
Otokrat ( Autocrat )
Pelarian ( Deserter ).
Baik pendekatan Blake dan Mouton maupun Redden merupakan pendekatan yang deskriptif dan
secara empirik kekurangan penelitian valid yang mendukungnya. Dilain pihak Rensis Likert dengan
melibatkan kelompok Michigan dalam melakukan penelitian bertahun-tahun mengemukakan empat
sistem atau gaya dasar kepemimpinan organisasional yaitu :
1. sistem 1 : otokratik eksploratif, manajer mengambil semua
keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan
23
2.
3.
4.
memerintahkan serta mengekpioitasi bawahan

untuk melaksanakannya.
sistem 2 :otokratik penuh kebajikan, manajer tetap
menentukan perintahperintah kerja, tetapi
bawahan Jibed keleluasaan ( fleksibilitas ) dalam
pelaksanaannya dengan suatu cars paternalistik.
system 3:partisipatif, manajer menggunakan gaya
konsultatif yaitu meminta masukkan dan menerima
partisipatif dari bawahan tetapi tetap menahan hak
untuk membuat keputusan final.
sistem 4:demokratik, manajer memberikan berbagai
pengarahan kepada bawahan tetapi memberikan
kesempatan partisipasi total dan keputusan dibuat
atas dasar konsensus dan prinsip mayoritas.
d. Analisis kepegawaian
Hubungan dan kerja sama yang efektif dapat ditentukan oleh adanya analisis kepegawaian ( personal
analysis) yang merupakan proses usaha yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin dalam rangka
peningkatan efisiensi dalam pemanfaatan tenaga kerja demi tercapainya tujuan. Dalam hal ini analisis
kepegawaian mencakup beberapa hal antara lain
1.
Klasifikasi jabatan ( position dasification )
Pada pokoknya adalah suatu penyusunan dan penggolongan jabatanjabatan berdasarkan macammacam bidang, tugas dan pekerjaan yang dilakukan berikut sysrat-syarat yang diperlukan untuk
memangku jabatan tersebut.
Untuk mengadakan pengklasifikasian jabatan ada beberapa caranya yaitu :
a. menentukan luas lingkup ( scope ) suatu bidang pekerjaan
b.
c.
d.
membuat keterangan-keterangan ( description ) tentang tugas, kewajiban dan tanggungjawab

mengadakan penggolongan-penggolongan jabatan kedalam kelaskelas, serf-serf dan skala
( derajat )
mengadakan alokasi atau jatah pekerjaan dari masing-masing jabatan.
Disamping itu dengan adanya klasifikasi jabatan, maka dalam organisasi tersebut akan terjadi halhal berikut
a. mendapatkan dasar penggajian yang adil
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
2.
mendapatkan bantuan dalam mengusahakan perolehan tenaga kerja ( recruitment ) yang

tepat
mendapatkan suatu uniformitas atau keseragaman istilah
memudahkan evaluasi
memberikan prioritas utama dalam rangka pelaksanaan prinsipprinsip efisiensi komunikasi
dan kerja sama
meningkatkan moral serta etik kepegawaian
memajukan program-program training
mempersiapkan job analysis, job discription dan job evaluation.
Analisis pekerjaan ( job analysis )

Sering diterjemahkan dengan istilah analisis pekerjaan, yaitu suatu proses penyelidikan secara
mendalam tentang tugas, kewajiban dan tanggungjawab suatu job ( peKerjaan ). Job analysis
menghasilkan sesuatu yang disebut description atau uraian kerja. Suatu hal yang sangat
dipentingkan dalam job analysis adalah job nya sendiri yaitu syarat-syarat yang diperlukan untuk
melakukan job itu. Untuk melakukan job analysis langkah awal yang harus dikerjakan adalah
memecah job itu menjadi beberapa tugas ( task ) kemudian task dipecah-pecah menjadi beberapa
tindakan ( operation ) dan akhirnya operation tersebut dipecah-pecah pula menjadi rangkaian
langkahlangkah ( steps ) atau kalau digambar adalah sebagai berikut :
Job analysis sangat bermanfaat bagi instansi atau organisasi dalam rangka :
24
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
3.
menetapkan dasar-dasar pengupahan dan penggajian yang obyektif

menetapkan dasar-dasar bagi recruitment
membantu pegawai agar lebih mudah memahami tugas pekerjaannya
memperlancar hubungan kerja sama dan saling pengertian antar pegawai
menemukan dasar dan kebutuhan penyelenggara
menemukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karier
mempersiapkan skema arus kerja ( work flow chart )
mengadakan pengawasan dan evaluasi produksi dan tenaga kerja.
Uraian pekerjaan ( Job Discription )

Pada pokoknya job description dapat diberikan pengertian sebagai penguraian secara lebih terinci
dan bulat ( Compact ) tentang pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang pegawai
yang sebelumnya sudah dibuatkan analisis pekerjaannya. Untuk pelaksanaan job description perlu
diperhatikan tentang penggunaan istilah atau sebutan bagi seorang pejabat untuk sesuatu jabatan
tertentu. Job Description dapat memuat hat-hat antara lain mengenai
1. pangkat pekerjaan ( Job Title )
2.
3.
4.
5.
6.
perumusan singkat tugas dan tanggungjawab

pelaksanaan detail pekerjaan
persyaratan yang diperlukan untuk dapat melakukan job
garis promosi
tingkat upah atau gaji.
Demikian juga job deskiption tersebut amat bermanfaat bagi setiap instansi dalam rangka sebagai
berikut :
1. pengorganisasian seluruh pekerjaan dan tats kerja kantor
2.
3.
4.
5.
4.
pembinaan hubungan antar unit, khususnya dalam menjelaskan hubungan antara wewenang
dan tanggungjawab
pelaksanaan recruitment, training dan placement yang tepat
penyeragaman kepangkatan serta titel jabatan, penamaan jabatan, garis promosi dan tingkat
gaji yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan
penyelenggaraan pengawasan dan penilaian produktivitas kerja seseorang ( penerapan
prinsip the rightman in the right place ) sesuai dengan bobot kerja yang bersangkutan.
Penilaian kerja dan ketepatan kerja (Job Evaluation and Efficiency Rating Program )
Tindakan-tindakan seperti yang sudah disebutkan diatas pada akhirnya untuk mempermudah
program evaluasi ( penilaian ). Penilaian harus dilakukan baik mengenai pekerjaan maupun
kecekatan, ketrampilan dan ketepatan dalam melakukan suatu pekerjaan. Biasanya kesemuanya
itu digabungkan menjadi satu yang bernama program penilaian pekerjaan dan ketepatan kerja.
Adapun yang dimaksud dengan job ecaluation adalah suatu penentuan secara sistematis dan
terus menerus tentang nilai suatu job yang dalam hubungannya dengan penentuan persyaratan
kecakapan atau pengalaman minimum untuk dapat memangku suatu jabatan, berikut penentuan
skala gaji dari para pejabat yang dimaksud. Sedangkan efficiency ratings mempunyai pengertian
sebagai suatu care untuk mengadakan pengawasan dan penilaian secara tepat tentang
bagaimana ketrampilan seorang pegawai atau pejabat dalam melaksanakan tugas pekerjaannya,
serta berapa efisiensi hasil kerja yang diperoleh dari padanya.
Hasil dari job evaluation dan efficiency ratings tersebut diatas sangat bermanfaat bagi instansi
untuk mengukur :
1.
Ketrampilan dan kesempurnaan atau ketepatan pelaksanaan kerja seseorang
2.
Kelemahan atau kekuatan kerja seseorang
3.
Nilai kepangkatan dan besarnya tanggungjawad t)erriubung dengan pangkat tersebut.
Mengenai tujuan pengukuran atau penilaian terhadap ketiga hal tersebut melalui job evaluation
dan efficiency ratings, tidak lain agar dapat dipakai sebagai dasar pertimbangan yang obyektif
untuk
a. pengembangan karier pegawai
b.
sistem kenaikan pangkat yang tepat
25
c.
d.
e.
f.
e.
alih tugas dan penyaluran karier pegawai

penyempurnaan policy dan sistem penggajian
pengurangan pegawai yang tidak cocok, baik untuk pekerjaan maupun untuk jabatan yang
bersangkutan.
Anggaran organisasi.
Anggaran organisasi
Uang adalah faktor yang sangat penting, bahkan menentukan dalam setiap proses pencapaian tujuan.
Setiap program, setiap kegiatan baik rutin maupun proyek semua itu tidak akan terlaksana tanpa
adanya penyediaan uang atau biaya yang cukup.
Salah satu tanggungjawab terpenting dari setiap pimpinan adalah mengusahakan senantiasa terdapat
kesimbangan antara kegiatan-kegiatan organisasi dengan hasil-hasil yang akan dicapai berdasarkan
batas-batas sumber keuangan yang dapat dipergunakan. Untuk memenuhi tanggungjawab tersebut
dan sekaligus sebagai alat pengendaliannyamaka dibuat sesuatu yang dinamakan anggaran atau
budget. Berdasarkan hal tersebut maka budget dapat diartikan sebagai suatu penyusunan perkiraan
secara terinci tentang hasil yang ingin dicapai dari penggunaan uang yang tersedia untuk suatu
pelaksanaan program kegiatan organisasi.
Dari uraian tersebut diatas maka dapat diketahui bahwa budget mempunyai arti penting yaitu dapat
dipakai sebagai
1. alat menterpadukan perencanaan dan program
2.
3.
4.
5.
6.
7.
alat pembagian kerja

alat pelimpahan wewenang
alat pengendalian
alat penilaian
alat laporan
alat pengambilan keputusan.
Budget memang harus disusun secara wajar atau reasonable, artinya jangan sampai berlaku pepatah "
besar pasak dad pada tiang ", untuk itu maka budget tersebut harus disusn dengan memenuhi
persyaratan-persyaratan sebagaibedkut :
1. menyeluruh ( over all or comprehensive )

2. nyata ( feasible )
3. sistematis (sistematically )
4. mencakup kehususan-kekhususan ( exclusive )
5. menunjukkan kebulatan ( unity )
6. terinci ( specified or detalied )
7. cermat ( accurate )
8. tepat waktu ( timely )
9. luwes (flexible).
10. jelas ( clear )
11. terbuka ( publicized )
12. menjamin tercapainya target ( doelmatig )
13. tidak menyimpang dari wewenang ( wetmatig)
14. tidak menyimpang dari peraturan perundangan (rechtmatig ).
Dalam hal ini biaya-biaya yang akan dikeluarkan harus ada pengendaliannya. Adapun tahap-tahap
dalam melaksanakan pengendalian biaya adalah seperti berikut ini :
1. Menyusun seluruh pos pembiayaan dengan nyata dan jelas, meisainya seperti : biaya material,
biaya tenaga kerja dan biaya overhead.
2. Mengetahui dengan tepat tingkat biaya mans yang paling memuaskan, karena hal ini akan
memberikan keuntungan-keuntungan seperti :
a. perkiraan-perkiraan biaya dapat lebih tepat
26
b.
c.
d.
e.
mempermudah pengendalian
mempermudah pemerincian pos-pos lainnya
mengarahkan kemungkinan perluasan kegiatan organisasi
mempermudah analisis dan evaluasi.
3. Perbandingan biaya yang sebenarnya dikeluarkan dengan tingkat biaya yang memuaskan yang
seharusnya dicapai.
4. Melakukan tindakan-tindakan perbaikan dengan segera yang meliputi bidang-bidang antara lain :
a. Kepegawaian
b. organisasi
c. tata kerja
d. keuangan
e. meterial
f. perlengkapan dan mesin-mesin
5. Mengadakan kontinuitas dalam pelaksanaan, yang meliputi
a. peninjauan on the spot pada waktu tertentu dan tak terduga-duga
b. penyeragaman sistem anggaran, sistem laporan dan sistem pertanggung jawaban
c. penyelenggaraan diskusi-diskusi, seminar dan rapat kerja ataupun loka karya ( work shop ).
Untuk penyusunan anggaran ada prosedur-prosedur yang harus dilakukan yaitu :
1 . Harus diingat bahwa policy perencanaan penyusunan anggaran tersebut harus disesuaikan
dengan program kerja yang menyelunih dari organisasi.
2 . Diadakan pertemuan terbuka dengan para pimpinan unit pelaksana dan dijelaskan oleh pimpinan
tertinggi tentang besarnya uang yang akan diotorisasi.
3 . Dengan memakai anggaran belanja yang lampau sebagai titik tolak, maka masing-masing unit
mempersiapkan rencana anggarannya.
4 . Penyerahan anggaran dari masing-masing pimpinan unit pelaksana kepada pimpinan unit untuk
diberikan persetujuan.
5 . Pimpinan unit seungkat ler)in tinggi tersebut dapat langsung memberikan persetujuan atau
mengadakan revisi-revisi seperlunya.
6 . Mulai diadakan penyusunan usul anggaran lengkap oleh instansi yang bersangkutan.
7 . Saat pengecekan terakhir susunan anggaran yang menyeluruh oleh pimpinan tertinggi.
8 . Merupakan tahapan penyerahan usulan anggaran itu kepada pihak yang berwenang menyetujui
dan memotorisasikan keluarnya uang.
BAB IV
27
TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

1.
PENGERTIAN
Dalam mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk
masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.
Tata kerja :
merupakan cara kerja suatu pekerjaan yang benar dan berhasii guna atau bisa
mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Prosedur :
merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai
dari mana asainya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus
diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat
diselesaikan.
Sistem
:
merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga
membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Misalnya :
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadarma adalah sebagai berikut :
1. Mengklasifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia.
2. Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama pengarang
maupun gabungan keduanya ( melaksanakan pengkodean = Coding )
3. Mengatur buku-buku yang sudah diberi kode ditempat yang sudah disediakan.
4. Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga tersusun
rapi seperti semula.
Dari contoh tersebut untuk masing-masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja dan
prosedurnya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik.
Penting untuk ditekankan disini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur maupun system
merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiga tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka
pelaksanaan suatu biodang pekerjaan tertentu.
Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menadi pelaksanaan fungsi
manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan balk
.
2. PRINSIP-PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA, PROSEDUR DAN SISTEM KERJA
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja suatu
instansi adalah sebagai berikut :
1. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi
tujuan, fasilitas, peralatan, maaterial, biaya, dan waktu yang tersedia Berupa segi lugas, macam
dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya makes haruslah terlebih dahulu
dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan,
analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4.
5.
6.
7.
Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan
berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
(contoh dalam gambar ).
Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan misalnya soal prosedur surat
keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling
hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju arch satu tujuan.
Dalam tiap-tiap hat itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak
memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan
jumlah ( quantity ) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill ( quality ) tenaga kerja yang
dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu
DAFTAR PEKERJAAN PETUGAS
(Untuk Evaluasi Kerja dan Pembuatan Skema Arus Kerja)
28
8.
9.
10.
11.
Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedmikian rupa sehingga memiliki
stabilitas dan fleksibilitas ( stability and flexibility ). Stibilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja
dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan
kemantapan kerja. Adapun fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi
harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, sehingga misalnya
salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap
dapat teriaksana dan diselesaikan.
Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan
dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya
Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dieprgunakan
tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan
semacam ini disebut skema arus kerja ( work flow chart) atau skema proses kerja ( work
prosedures chart ). Khususnya tentang hat ini periksa uraian dibawah.
Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang setepattepatnya, maka adanya pedoman ( manuals ) tentang hat-hat itu mutlak perlu dipersiapkan, untuk
itu maka adanya staf khusus sebagai O & M Spesialist adalah mutlak diperlukan.
BAB V
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASi
1.
PENGERTIAN
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka
seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah
wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina
hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara
lebih terperinci.
Dibawah ini ada beberapa pendapatyang mendefinisikan komunikasi secara terpisah
diantaranya :
a.
Keith Davis
Communication is process of passing information and understanding from one person to the
another.
Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang
yang lain.
b.
Chester I Barnard
Komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang saling berhubungan satu sama lain dalam
suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.
c.
Koontz O' Donnell

Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.
Dari ketiga pendapat diatas bisa disimpulkan bahwa didalam komunikasi harus mencakup tiga
hal penting agar komunikasi tersebut berhasil baik :
1.
2.
3.
Harus ada si pembawa berita atau biasa disebut komunikator ( serder).

Harus ada si penerima berita atau biasa disebut komunikan ( receiver ).
Berita atau informasi yang akan disampaikan.
Dalam suatu organisasi komunikasi dilakukan untuk menyampaikan berita, perintah dari atasan,
pemberitahuan kebijaksanaan perusahaan, ataupun untuk menanggapi masalah bawhan atau keluhan
bawahan. Dengan demikian keluhan, masalah maupun informasi yang diperlukan antar karyawan
maupun antar atasan-bawahan bisa dilakukan / diselesaikan dengan baik.
29
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1.
Jelas yaitu dinyatakan kedalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
2.
Tepat Dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu
disampaikan.
Sasaran Tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sebaiknya sesuai dengan yang
diharapkan si pengirim.
3.
Biasanya seseorang yang melakukan komunikasi dengan seseorang mempunyai tujuan yang berbedabeda tergantung pada maksud pribadi seseorang. Seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang
lain bisa bertui . uan untuk memberikan informasi kepada orang yang menerima berita tersebut, bisa juga
seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk memperoleh berita
yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya tetapi bisa juga seseorang yang melakukan
komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk
merundingkan sesuatu atau musyawarah untuk mencapai persetujuan diantara mereka.
Bentuk jelasnya bagaimana komunikasi terjadi bisa dilihat dalam illustrasi sebagai berikut :
1.
One Way Traffic : Komunikasi satu arch yang artinya komunikasi itu terjadi Mika seseorang
yang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan batik ( respon ) dari orang yang
menerimanya secara langsung. Jadi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyarnpaikan
perintah dari atasan untuk dikerjakan karyawan.
A ----------------------------------------------> B
A Si pengirim berita
B Si penerima berita
2.
Two Way Traffic : Komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana
Kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan. Jadi baik komunikator
maupun komunikan sama-sama dalam berinteraksi.
Two way traffic ini biasanya dilakukan diantara sesama Leman atau sesama karyawan yang berada
dalam tingkatan struktur organisasi yang sama.
A <----------------------------------------------> B
A Adalah si pengirim berita
B Adalah si penerima berita
3.
Bagaimana kalau komunikasi dilakukan oleh lebih dari due orang sedangkan dalam
komunikasi tersebut jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah ?
Menurut J E Walters dalam suatu organisasi bisa dicari berapa jurnlah arus tata hubungan yang
terjadi kalau penambahan jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah. Sebagai
gambaran saudara lihat pada gambar sebagai berikut :
Dari gambar diatas jelas terdapat 4 orang pejabat yaitu Kabag I, Kabag II, Kabag III dan
Kepala Biro, sehingga kemungkinan komunikasi yang terjadi adalah sebagai berikut :
1.
Komunikasi antara Kepala Biro dengan masing-masing Kabag secara dua arah.
( A <--------------------> B)
2.
3.
sejumlah 6 arah komunikasi.
Komunikasi antara masing-masing Kabag baik antara Kabag I dengan Kabag II, maupun
Kabag I dengan Kabag III atau Kabag II dengan Kabag III secara dua arah komunikasi.
Dari komunikasi yang terbentuk antara Kepala Biro dengan Kabag maupun antara sesama
Kabag terjadi sebanyak 12 arus tata hubungan komunikasi.
Adapun menurut J E Walters, jumlah arus tata hubungan tersebut bisa dicari dengan
menggunakan rumus sebagai berikut :
30
R
Dimana : R
=N(N-1)
adalah Relationship yaitu tata hubungan yang terjadi sebagai akibat bertambahnya
jumlah orang yang melakukan komunikasi.
N adalah Number yaitu jumlah artinya jumlah orang yang ada dalam organisasi atau
jumlah anggota organisasi atau bisa juga jumlah unit kerja dalam organisasi.
Jadi rumus tersebut diatas menjelaskan secara matematis bahwa jumlah tata arus
hubungan yang ada dalam suatu organisasi sama dengan jumlah orang-orang yang ada dalam
organisasi dikalikan jumlah tersebut dikurangi satu. Sebagai contohnya saudara lihat pada gambar
diatas :
Pada gambar diatas bisa diketahui bahwa jumlah orang yang ada dalam organisasi adalah 4 orang
sehingga jumlah arus tata hubungannya adalah sebagai berikut :
R
= 4 (4-1)
=4X3
= 12
Dari hasil Relationship yang terjadi tersebut diatas menunjukkan bahwa penambahan setiap anggota
organisasi akan mengakibatkan penambahan arus tata hubungan ( komunikasi ) dalam suatu
organisasi. Adapun dengan adanya tata hubungan yang terjadi dalam suatu organisasi inilah yang
merupakan faktor intern dari suatu organisasi yang menyebabkan organisasi tersebut bersifat
dinamis dalam arti selalu berkembang mengikuti perubahan anggota organisasi maupun perubahan
lingkungan organisasi baik yang bersifat intern maupun ekstern.
Jadi arus tata hubungan timbal batik yang ada pada suatu organisasi menunjukkan adanya
komunikasi ( interaksi ) sesama anggota organisasi, baik untuk mengadakan komunikasi dalam arti
memberikan perintah dari atasan, memberikan keterangan yang harus dimengerti karyawan maupun
komunikasi dalam arti laporan dari hasil prestasi karyawan.
Disamping bentuk-bentuk komunikasi yang bisa terjadi dalam suatu organisasi diatas bisa juga
dilihat bagaimana komunikasi bisa dilakukan antara orang yang satu dengan orang yang lain. Adapun
cars-cars komunikasi dilakukan bisa melalui :
1. Komunikasi langsung
Yaitu komunikasi yang dilakukan aalam menyampaikan berita, laporan maupun perintah antara si
pengirim berita ( komunikator ) kepada si penerima berita ( komunikan ) dilakukan secara langsung,
sehingga kalau si penerima berita melakukan respon umpan balik yang terjadi juga diterima oleh si
pengirim berita juga secara langsung ( pada saat itu juga ).
2. Komunikasi tidak langsung
Komunikasi yang terjadi jika dalam menyampaikan berita tidak dilakukan secara langsung, hanya
melalui orang lain ataupun secara tertulis. Komunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang terjadi
juga tertunda.
3. Komunikasi horisontal
Komunikasi ini terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang disampaikan oleh si
komunikator kepada si komunikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesama
karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja sama.
4. Komunikasi formal
Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi disesuaikan dengan urutan /
tingkatan dalam struktur organisasi. Kalau komunikasi formal disampaikan dari atasan ke bawahan
komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan perintah. Akan tetapi kalau komunikasi
dilakukan dari bawahan ke atasan maka komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan
laporan.
5.
Komunikasi informal ( The Grapevine)

Komunikasi informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu
organisasi.
Komunikasi informal ( the grapevine ) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar
angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana
kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
31
Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini
untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan ( komunikasi informal ini jangan
sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karywan.
2. BAGAIMANA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI : 2)
Sudah diterangkan dimuka bahwa dalam berkomunikasi harus ada si pengirim berita ( sender )
maupun si penerima berita ( receiver ). Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui
tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahap-tahapan tersebut bisa digambarkan
sebagai berikut :
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina
koordinasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapainya koordinasi dalam kerja sama itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepattepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dapat dilaksaanakan
setepattepatriya juga.
Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena akhir dari
pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerja
sama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.
Untuk jelasnya hubungan komunikasi dalam koordinasi kerja sama dapat digambarkan sebagai beri
Bab vi
FILING
1. PENGERTIAN SINGKAT
32
Pengertian FILING adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan
dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat,
catatan-catatan, perhitunganperhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan
tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses mamajemen serta
catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan
kembali dengan mudah.
Dari pengertian tersebut diatas dapat kits simpulkan :
Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja
tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah
ditemukan kembali.
a.
Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ?

Penting suatu FILING dilakukan menyangkut :
Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti
perubahan diwaktu-waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan
perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kei-najuan-kemajuan dan perubahan organisasi.
b.
Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat
dengan mudah ditemukan, hal ini sangat pentinr karema menyangkut dengan proses pengambilan
keputusan yang akan dilakukan
c.
perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajer
sangat perlu diperhatikan.
d.
FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu-waktu
jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukan
dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan.
a.
FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai WARKAT atau
PAPERS.
Papers tersebut antara lain :
Surat pembayaran barang.
Surat penerimaan barang.
Surat hutang.
Surat asuransi.
Surat penjualan barang.
Surat-surat administrasi kepegawaian. Surat-surat pembayaran pajak.
Surat perjanjian perdagangan.
Surat-surat jaminan.
Laporan-laporan keuangan perusahaan.
Daftar harga-harga bahan-bahan dasar.
Dan surat-surat yang lainnya
Semua surat-surat tersebut diatas disamping yang belum termasuk kedalam surat-surat diatas sangat
penting gunanya bagi perusahaan, karena surat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi
perusahaan baik dalam mengadakan perencanaan mass depan maupun target-target perusahaan yang
hendak dicapai sampai dengan masalah dalam pengambilan keputusan.
2. PENYUSUNAN PAPERS KEDALAM FILE
Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers kedalam
file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin keabsahannya, kebersihannya
maupun keamanannya.
Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya
Sistem penyusunan papers menurut abjad.
1.
2.
3.
4.
5.
Sistem penyusunan papers menurut subyek.

Sistem penyusunan papers menurut nomor.
Sistem penyusunan papers menurut daerah.
Sistem penyusunan papers menurut waktu.
33
1.
Menurut abjad ( alphabetical ).
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya
berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar nama mahasiswa, dan sebagainya. Misalnya : Tanti Edipeni
Sutanto Permadi
Intan Pandanarum
b.
Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Misalnya :
Rotasi jabatan
Pengunduran diri pegawai

Laporan rugi laba, dan sebagainya.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yciiig bersangkutan

maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai
dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik ditulis
kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.
Menurut subyek
2.
Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut
abjad. Modifikasi tersebut dalam hal Surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja.
Misalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penysunan dapat diatur pertama-tama file
barang tahan lama, kemudian barang-barang yang tahan sementara waktu kemudian file barang yang
harus cepat habis jual.
Jadi berdasarkan masing-masing subyek tersebut untuk kemudian dapat disusun filingnya
menurut abjad sesuai dengan yang seperti yang dijelaskan dalam ad. 1.
Dengan dimasukkannya papers-papers tersebut kedalam file akan memudahkan kita untuk
dengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlikannya.
Menurut nomor
3.
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk
kemudian setiap tabs ( adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagianbagian yang berbeda ) dad masing-masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan
nomor surat.
Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers-papers semacam cek, wesel, surat-surat
pembelian dan sebagainya.
Misalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor 3 dan bidang ini terbagi lagi menjadi
beberapa bagian misalnya bagian penerimaan, bagian penjualan dan bagian pemberian kredit, maka
nomor-nomor serinya dapat disusn sebagai berikut :
a. Bagian penerimaan
3-01
b.
c.
Bagian penjualan 3-02
Bagian pemberian kredit 3-03 dan selanjutnya.

Penomoran tersebut diatas disebut sebagai sistem digit, yang sistem ini dimaksudkan untuk
mempercepat pemrosesan data secara otomatis atau menggunakan komputer. Untuk inilah kemudian
perkembangan penggunaan komputer untuk data prosesing semakin berkembang.
4.
Menurut daerah
Filing cara ini digunakan pada instansi atau perusahaan-perusahaan yang mempunyai kantor
cabang didaerah. Adapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut :
1. Pertama
2. Kedua
: Papers untuk urusan kantor pusat

: Papers untuk urusan kantor cabang yang
terletak di daerah propinsi
34
3. Ketiga
: Papers untuk urusan kantor yang terletak di

daera tingkat II dan seterusnya
Dengan sistem file ini sebaiknya menggunakan sistem tabs atau kertas yang menonjol untuk
menjadi sekat dengan bagian yang lain. Perlu diketahui bahwa sistem filing dengan cara ini banyak atau
luas dipakai dikalangan militer, perpajakan, asuransi perusahaan dagang, penjualan motor dan
sebagainya.
Manfaat penggunaan sistem file ini dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan
atau tanggungjawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran
belanja, penghasilan, biaya atau pun perseorangan yang dibutuhkan untukmemperlancar operasi
perusahaan.
Menurut urutan waktu
5.
Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan
lupa sistem ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai sistem tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagihan menurut urutan jatuh tempo atau
pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat sistem ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, berapa jumlahnya
dan berapa Benda atau biaya yang akan ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat
mendesaknya dan sebagainya
.
3. PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA
Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu-waktu dapat
diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Kalau dulu semua surat yang dianggap penting akan disimpan dalam suatu tempat tertentu maka
dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyimpanan data semakin besar. Oleh
karena itu dicad cars yang lebih efisien dalam menyimpan data yang penting bagi perusahaan.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpan data adalah
perkembangan teknologi dibidang teknik komputer dimana dengan perkembangan teknologi komputer maka
sekarang dapat digunakannya mesin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact
disc dsb.
Dengan mengikuti perkembangan komputer maka dapat diikuti kemudahan-kemudahan yang bisa
dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali.
Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan
semuanya.
Ada batas-batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau perlukan surat-surat
tertentu kita masukkan kedalam suatu file.
Untuk kebijaksanaan tersebut yaitu masalah bagaimana penerapan suara sistem filing benar-benar
tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan
penyimpanan suatu papers dapat kita pelajan dalarn kcbijlaksariaan u . widang Records Retention
Schedule.
Evaluasi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Jelaskan mengapa Filing sangat di perlukan dalam suatu perusahaan ?

Jelaskan cara aman dalam menyimpan data ?
Jelaskan apa itu Filing menurut anda ?
Jelaskan apa itu Warkat atau Papers ?
sebutkan beberapa cara dalam menunjang keamanan penyimpanan Papers ?
Apa yang dimaksudkan dengan Tabs ?
Menurut saudara apa yang sebaiknya dilakukan dalam penyimpanan data agar lebih efektif dan
efisien ?
8. Apa yang menjadi perbedaan, penyusunan pepers menurut Abjad dan Subjek , jelaskan ?
9. Jelaskan manfaat sari pada Filing ?
10. Sebutka apa saja yang termasuk dalam Warkat atau Papers ?
BAB VII
35
RECORD RETENTION SCHEDUL
1.
PENGERTIAN
Sebelum kita masuk kedalam pengertian records retention schedule, maka kita ulang sedikit masalah
filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya.
Dalam FILING kita bicarakan bagaimana care menyimpan data-data ataupun surat-surat perusahaan
yang penting, tanpa betas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu
masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan
sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahui apa yang dinamakan Record Retention Schedule.
Adapun pengertian Record Retention Schedule menurut F X Soedjadi adalah sebagai berikut :
Record Retention Schedule adalah suatu kebijak sanaan yang hrus dilakukan dalam rangka proses
mamajemen , yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan , distribusi ataupun disposisi dari
record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap di sampan untuk selamalamanya serta jenisjenis records yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pule perlu di musnakan karena sudah tidak
dipedukan lagi.
2.
PENGGOLONGAN RECORDS
Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan
menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau dimpan untuk selamanya.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi,
keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harus
dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa
yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage'), dan kapan records tersebut
harus disimpan untuk selamanya ( permanent storage ).
Adapun penggolongan records menurut F X Soedjadi adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
Records yang tidak penting ( nonessential ).

Records yang dapat dimanfaatkan ( helpful
Records yang penting ( important ).
Records yang sangat penting ( vital ).
1.
Records yang tidak penting

Records yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan
yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja.
Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya
perawatan, tempat maupun waktu.
Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.
1.
2.
3.
4.
5.
2.
Yang biasa termasuk kedalam records ini antara lain:

Note-note pembelian barang yang sudah lunar.
Surat-surat pendaftaran pegawai.
Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi ( misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb ).
Pengumuman yang berkaitan dengan kegiatan seharihari ( misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya ).
Records yang dapat dimanfaatkan
Maksud records disini adalah records yang mesa penggunaannya dalam waktu yang terbatas
sehingga perlu dimasukkan kedalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan
kalau sudah melewati batas waktu kedaluarsa.
Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi
masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.
Sedangkan yang termasuk kedalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b.
Dokumen-dokumen yang bersifat periodik.
36
c.
d.
3.
Surat-surat keterangan ijin dan sakit.2

Surat-surat dings ke cabang perusahaan, dan sebagainya.
Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen
yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka waktu
4 atau 5 tahun.
Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan
kedalam file yang telah disesuaikan dengan sistem dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terusmenerus atau secara kontinue.
Penyimpanan records ini bisa dimasukkan kedalam almari-air-nari atau file kabinet yang mempunyai
usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.
Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bisa dimusnahkan
dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.
a.
b.
c.
d.
4.
Yang tergolong kedalam records yang penting adalah :

Dokumen-dokumen penjualan.
Laporan-laporan keuangan.
catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.
Records yang sangat penting
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi
yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misainya menyangkut segi
yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.
Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanent records-records tersebut
harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu kedalam tempat penyimpanan sementara barn
kemudian sebelum dipindahkan ketempat penyimpanan permanen records yang disimpan kedalam tempat
penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan kedalam
tempat penyimpanan yang permanen.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

Surat akte pendirian bangunan dan guns pakai.
Surat perjanjian kontrak.
Surat-surat asuransi.
Surat-surat keputusan.
Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.
Evaluasi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Apa itu Record Retention Schedule, jelaskan ?

Sebutkan ada berapa penggolongan records yang anda ketahui ?
Jelaskan apa itu Temporary Storage ?
Apa itu Permanent Storage ?
Kapan keduanya akan di gunakan jelaskan ?
Apa perbedaan antara Record yang penting dan Record yang sangat penting ?
Apa saja yang Termasuk dalam record yang penting sebutkan ?
Sebutkan apa saja yang termasuk dalam record yang sangat penting
Jelsakan apa itu record yang tidak dimanfaatkan ?
Jelaskan recodr yang yang tidak penting ?
37
BAB VIII
PENULISAN LAPORAN
1. PENGERTIAN LAPORAN
Laporan merupakan hal yang sangat vital dalam kehidupan sehari-hari, apakah itu termasuk
laporan yang diterima secara resmi maupun yang masuk dari mulut- kemulut.
Kalau dalam kehidupan sehari-hari laporan ini biasa kita kenal dengan istilah pengaduan,
dimana pengaduan disini yang nantinya akan menimbulkan percekcokkan atau menbawa manfaat
kebaikan sangat tergantung dari si pemberi informasi atau bagaimanakah cara menangkap informasi
tersebut diatas.
Dari gambaran diatas dapat kita ketahui betapa pentingnya peranan laporan dalam kehidupan
sehari-hari apalagi kalau laporan tersebut menyangkut kehidupan suatu perusahaan atau organisasi.
Dengan gambaran tersebut diatas apa yang kita tangkap, gambaran apa yang terlihat kalau ada
suatu laporan ?
Menurut F X Soedjadi mendefinisikannya sebagai berikut :
Laporan adalah :
1.
Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik

secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang ( authority ) dan tanggungjawab ( responsibility ) yang ada antara mereka.
2. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi
dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut.
Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan
antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa
mewujudkan suaru sistem delegation of authority dan pertanggung jawaban akan terlaksana secara
efektif dan etisien.
Kerja sama aiantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi
yang berbentuk lisan maupun tulisan ( laporan ). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syaratsyarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui
secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang
terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalarn mencapai tujuan
organisasi.
Dari uraian tersebut diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. Apa yang menjadi
manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap petugas yang dilimpahkan.
2.
3.
4.
Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling
mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
Sebagai alat untuk membuat Budgeting ( anggaran ), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian
maupun pengambilan keputusan.
Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.
Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat perananannya dalam organisasi
harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun katakata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan
tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan
adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu
laporan disamping hal-hal tersebut diatas.
2.
Mengenai sasaran permasalahannya
38
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak
muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat
jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin
bingung dan tidak mengerti.
3.
Lengkap ( complete )
Kelengkapan tersebut menyangkut
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan
tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya
permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan
pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan
sejogyanya juga dibahas. sehingga laporan rnenjadi lengkap dan mantap karena sudah
mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
4. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pinaK yang
rrieMDUtUnKan Karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang
bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat
dan disampaikan.
Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi
pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misainya laporan tersebut diperlukan untuk bagian
pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut
proses produksi yang berlangsung terus menerus.
Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat diperlukan
apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.
5.
Tetap ( Consistent )
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubahubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya
dan diterima.
Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama
lain.
6.
Objective dan factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun
dibuat secara objective.
7.
Harus ada proses timbal batik

a. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbuikan gairah dan minat
si pembaca.
b. Jika si pembca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal batik yang
bisa memanfaatkan si pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
2. LANGKAH-LANGKAH DALAM PEMBUATAN LAPORAN

Menurut F X Soedjadi laporan merupakan hat yang sangat penting sehingga pembuatan laporan
haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut menurut F X Soedjadi harus melalui prosedur-prosedur yang tepat
pula dimana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut
4.
Pengumpulan Data dan Fakta
Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang
akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
a. Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
b.
c.
d.
Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.

Jumlah tenaga kerla per bagian.
Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.

Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui caracara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan
matang.
b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang mernerlukan dukungan pendapat yang objective.
39
c.
Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang
lainnya.
5.
Pemindahan Tabulating Data dan Fakta
Setelah melakukan pengumpulan data secara atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang
dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data
tersebut bisa dilakukan dengan cara :
a.
Pemilihan data berdasarkan perbedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut
personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
b.
c.
d.
Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.

Melakukan Tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang
masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat,
sehingga memberikan analisa yang rasional, obyektif dan menunjukkan logika hubungan antara
data, fakta, peristiwa dan dampaknya.
6.
Membuat Kerangka Laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga
didalamnya pemaparan mengenai baba-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum
dalam suatu laporan. Pada.dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :
a.
Pertama : Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
1. Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
2.
3.
4.
5.
b.
Masalah yang akan dibahas.

Batasan masalah.
Sistematika penulisan laporan.
Pendekatan penyelesaian yang digunakan.
Kedua : Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang
dikemukakan, karena :
1 . Didalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisahpisahkan menurut kepentingan
penyelesaian.
2 . Terdapat analisa si pelapor.
3.
Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya bagian tubuh laporan ini, yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh
karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
a. Permasalahan.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
c.
d.
Batasan masalah
Hipotesa.
Latar belakang teori.
Bagian ( part )
Bab-bab ( chapters )
Sub bab-sub bab (section ) dan sebagainya.
Ketiga -. Saran-saran
Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa
memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan SURVEI, saran-saran tersebut
dimasukkan kedalam tiap akhir uraian pada flap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus
disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.
Keempat : Konklusi dan Penutup
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa.
Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam, satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran
40
tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi.
Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saransaran atau harapan penyempurnaan kegiatankegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up
dari semua ide-ide yang terpapar.
3.
TABEL, SKEMA DAN GRAFIK
Dengan melihat betapa pentingnya logika korelasi pada setiap laporan maka tepatlah apabila tabel
angka-angka, grafik-grafik maupun skema-skema yang mendukung penyelesaian masalah dicantumkan
langsung kedalam halaman yang terdekat dari pembahasan masalah sehingga mempermudah analisa.
Dengan peletakan skema, tabel maupun grafik yang mendukung penyelesaian masalah tersebut
mempermudah si pembaca untuk mengikuti alur dari rangkaian analisa si pelapor. Jadi tabel, skema maupun
grafik-grafik tersebut menjadi bagian yang mutlak dari bab yang bersangkutan.
Disamping tabel, skema maupun grafik menjadi bagian yang mutlak, tabel-tabel ini juga menjamin
analisis secara rasional dan menjadi ide penunjang bagi masalah yang dibicarakan sehingga dapatlah tabeltabel ini dicantumkan sebagai lampiran ( appendix ).
Sedangkan untuk memudahkan si penerima laporan maka sebaiknya pembuatan appendix diberi nomor urut
sesuai dengan urutan pembahasan masalah yang dikemukakan.
4.
BENTUK LAPORAN RESMI
Bentuk resmi dari suatu laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat memperhatikan soalsoal kerangka, sisternatika, teknis penulisan dan sebagainya.
Laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal dibawah ini :
1. Halaman judul.
2. Kata pengantar.
3. Daftar isi.
4. Daftar tabel.
5. Daftar gambar.
6. Pendahuluan.
7. Tubuh laporan.
8. Kesimpulan dan saran.
9. Daftar pustaka.
10. Lampiran.
11. Daftar petunjuk.
Evaluasi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Apa yang anda ketahui tentang Laporan, jelaskan ?

Mengapa dalam Penulisan Laporan perlu dibuatkan kerangka laporan , jelaskan ?
Jelaskan langkah-langkah dalam menyusun laporan ?
Jelaskan apa yang yang dimaksudkan dengan tabulating ?
Mengapa laporan harus tepat waktu dan cermat , jelaskan ?
Jelaskan Kapan tabulating dilaksanakan ?
Jelaskan Tiga Syarat lain yang harus dipenuhi suatu laporan agar maanfaat bagi organisasi ?
Dalam pembuatan laporan di perlukan data dan fakta yang akurat. Jelaskan maksudnya ?
Sebutkan cara pengumpulan data dan fakta ,sehingga data dan fakta tersebut dapat di percaya ?
Sebutkan Susunan dari bentuk laporan rasmi yang terperinci ?
41
BAB IX
ORGANISASI UNIT 0 DAN M
1.
ANALISA O & M
Organisasi dan metode merupakan kegiatan bantuan ( staff function ) atau kegiatan penunjang.
Kegiatan O & M pada pelaksanaannya dilakukan melalui rangkaian penelitian dan analisis.
Hal ini dilakukan untuk menyernpurnakan organisasi dan metode perusahaan disamping untuk
menemukan masalah administrasi dan keuangan perusahaan, untuk kemudian dicari penyelesaian
masalah dengan menggunakan pendekatan yang sesuai.
Oleh karena itu analisis O & M merupakan rangkaian kegiatan yang rasional yang pada dasarnya
dengan menggunakan analisis O & M bisa mendapat manfaat-manfaat sebagai berikut :
1. Memperoleh peningkatan manajerial skill pada setiap pimpinan karena melakukan kegiatan
manajemen dengan sebaik-baiknya dan setepattepatnya.
2. Penerapan alat-alat pengendalian yang setepat-tepatnya karena pemakaian sumber-sumber yang
ada efektif, demikian juga pendaya gunaan personel perusahaan maupun finansial.
3. Pelaksanaan proses pengorganisasian dengan tepat termasuk staffing, seleksi, pengembangan
pegawai departementasi maupun delegation of authoritynya.
4. Terbinanya organisasi dengan memanfaatkan dinamika organisasi demi kemajuan dan
pengembangan organisasi secara mantap dan terarah pada tujuan organisasi.
2. HAMBATAN KEGIATAN O & M

Dalam prakteknya pelaksanaan kegiatan O & M sering kali terhambat adanya kendala-kendala yang
susah untuk dihindari. Hambatan tersebut bisa digolongkan menJadi dua golongan yaitu:
1. Hambatan yang bersifat konsepsional.
2. Hambatan yang bersifat operasional.
Hambatan konsepsional
Hambatan konsepsional ini biasanya menyangkut beberapa hal diantaranya :
a. Kegiatan O & M dipandang sebagai kegiatan yang memakan waktu dan biaya yang sangat banyak
oleh karena itu kegiatan analisis O & M ini haruslah dilakukan secara terus menerus.
b. Perubahan-perubahan maupun pengembangan kegiatan O & M menyebabkan kegiatan ini
dipandang sebagai kegiatan yang selalu dalam keragu-raguan.
c. Karena analisis kegiatan O & M ini menyangkut juga pemecahan masalah organisasi maka
kegiatan O & M selalu dipandang dengan penuh kecurigaan dan kekhawatiran.
d. Pelaksana kegiatan O & M harus melakukan kegiatan ini secara terus menerus sehingga sebagai
akibatnya, orang yang tergabung didalam tim ahli ini dipandang sebagai dokter akibatnya sexing
kali mengurangi inisiatif para pejabat untuk menjauhkan diri dari hal-hal yang menimbulkan
masalah atau problem perusahaan atau karyawan.
Hambatan operasional
Hambatan operasional atau hambatan yang terjadi pada kegiatan pelaksanaan O & M terdiri dari :
a. Kurangnya fasilitas dan data analisis pelaksanaan kegiatan O & M.
b.
c.
d.
e.
Sistem pengumpulan data yang tidak tepat maupun tidak realistisnya data analisis.
Jabatan dalam melaksanakan kegiatan O & M yang merangkap jabatan lain akan memperlambat
proses penyelesaian kegiatan analisis O & M.
Keengganan para pejabat eselon satudalam memberikan waktu untuk diinterview karena
menganggap para pegawai tim O & M akan menghambat pelaksanaannya.
Kurangnya dana pembiayaan kegiatan O & M akan menyebabkan terhentinya kegiatan ini.
42
Dengan mengetahui betapa beratnya pelaksanaan kegiatan O & M mengharuskan personel tim
ahli harus dipilih yang benar-bena,, tahan akan gangguan atau hambatan yang bersifat konsepsional
maupun operasional. Untuk itulah seseorang yang akan dimasukkan kedalam tim ahli analisis O & M
hendaknya memenuhi syarat-syarat yang seperti yang dikemukakan oleh F X Soedjadi sebagai berikut :
1. Cukup mempunyai dasar-dasar pengetahuan manajemen, ekonomi, statistik, sosiologi,
filsafat, psikologi, dan sebagainya.
2. Mempunyai kecakapan teoritis dan praktis.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
3.
Berpikir secara sistematis dan analistis.

Mempunyai pandangan yang jauh kedepan dan rasional, pragmatic dan dinamis.
Ada kecakapan dalam bergaul dan berbicara.
Bersikap terbuka terhadap saran-saran dan kritik-kritik dari pihak lainnya.
Penuh pengabdian dan bersahaja.
Penuh inisiatif dan gigih, tekun, jujur dan bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan.
Tidak mudah terpengaruh pihak lain, jadi bersikap independen.
Tidak emosional, realistic maupun tanpa pamrih dan ambisius.
ORGANISASI UNIT O & M

Kegiatan O & M mempunyai fungsi sebagai kegiatan penunjang atau bantuan bagi pimpinan baik
pimpinan tertinggi maupun pimpinan unit yang lainnya. Bantuan ini sifatnya khusus untuk mencapai
efisiensi organisasi, tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dengan mengupayakan pemakaian yang
seefisien mungkin terhadap sumber-sumber yang dipunyai perusahaan baik tenaga kerja, uang, material
maupun uang dan alat-alat kerja lainnya.
Dengan melihat tujuan yang hendak dicapai kegiatan O & M menunjukkan betapa perlunya
kegiatan O & M bagi pihak top manajer dan lini manajer maupun pihak staff manajer lainnya.
Secara garis besar kegiatan O & M pedu untuk menunjang berhasilnya sasaran dan tujuan organisasi
secara menyeluruh.
Oleh karena itu pada dasarnya unit O & M harus dapat memberikan pertimbangan-pertimbangan yang
obyektif, jujur dan tidak terpengaruh oleh pihak-pihak lainnya.
Untuk itulah maka yang paling ideal unit O & M yang mempunyai peranan central dalam struktur
organisasi ditempatkan sebagai Unit Staff dan mempunyai hubungan langsung dengan top manajer.
Dalam instansi-instansi non departemen bisa tampak daiam skema sebagai berikut :
43
Skema diatas menjelaskan Direktur utama sebagai top manajer, lalu direktur-direktur Produksi dan
pemasaran dan teknik sebagai manajer lini, sedangakan Direktur Umum sebagai staff manajer. Mereka
itu didalam usaha peningkatan efisiensi organisasi, tata kerja, prosedur dan sistem kerja mendapat
bantuan sepenuhnya dari pusat O & M.
Tetapi bagaimanakah letaknya pada badan-badan pemerintah, artinya departemen-departemen
dan lembaga-lembaga non departemen di Indonesia ?.
Pada departemen-departemen khususnya yang baru saja mengalami perkembangan ini bentuk
ideal unit O & M belum bisa dilaksanakannya karena terbentur pada hambatan-hambatan kegiatan O & M
baik hambatan bersifat operasional maupun konsepsional.
Oleh karena itu perkembangan organisasi yang berada dalam masa transisi ini, unit O & M
ditempatkan dibawah staff manajer, jadi berada dibawah sekretaris jenderal.
Hal ini dilakukan karena dikhawatirkan kalau unit O & M diletakkan langsung berada dibawah Top
manajer akan menimbulkan tanggapantanggapan yang negatif, misalnya unit O & M dipandang sebagai
usaha-usaha mencarikan tempat yang enak bagi golongan-golongan tertentu atau unit O & M
memberikan peluang bagi golongan tertentu untuk menghindari masalah-masalah organisasi.
Peletakan unit O & M ada dibawah staff manajer hanyalah untuk menekankan fungsinya sebagai
penunjang keberhasilan para pemimpin. Oleh karena itu tipe dan letak unit O & M, sebagai functional
atau transitional type, pada departemen dapatlah digambarkan dengan skema :
Dari skema atau bagian ini dapat dijelaskan bahwa menteri adalah sebagai top manajer, dan para
direkturjendral sebagai line manajers yang tugasnya meliputi seluruh Indonesia ( Nation Wide scope )
sedangkan inspektur jendral dan sekretaris jendral sebagai staff manajer dengan togas-togas bantuan khusus
bagi departemen-departemen yang bersangkutan. Karena itu, unit O & M sebagai salah satu unit dibawah
Sek-Jen, scope tugasnya hanya meliputi departemen itu sendiri, yakni khusus dalam usaha peningkatan
efisiensi organisasi, tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja didalamny
STAFFING O & M
Staffing adalah sebagai bagian dari peiaksanaan fungsi manajemen emen pengorganisasian, dimana
staffing merupakan kegiatan untuk mengisi dan mencari orang-orang untuk menduduki jabatan yang ada
pada unit O & M.
Pengisian jabatan tersebut harus dilakukan dengan melihat kondisi seseorang baik fisik maupun
mentainya seperti yang dijelaskan pada syaratsyarat seorang analis O & M.
Kegiatan O & M adalah kegiatan yang menyangkut organisasi, tata kerja. prosedur kerja dan sistem
kerja maupun teknik perkantoran yang berhubungan dengan filing, record retention pengolahan dan
pengumpulan data dan sebagainya dimana kesemuanya itu ditujukan untuk menyempurnakan,
mengembangkan kegiatan melalui kegiatan riset, penelitian survei analis ataupun pembukaan biro konsultasi
masalah pbrusahaan.
Oleh karena itu karena pentingnya kegiatan O & M bagi organisasi mengharuskan perusahaan
melakukan staffing unit O & M benar-benar tepat, baik kwalitas personalnya maupun jumlah karyawannya-
44
Evaluasi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mengapa dalam Organisasi perlu dengan apa yang disebut O dan M , jelaskan ?
Mengapa kegiatan Odan M disebut sebagai kegiatan yang Rasional ?
Sebutkan Lima Syarat yang Harus dipenuhi seseorang yang akan dipilih di dalam tim ahli O dan M ?
Sebutkan dan jelaskan tiga manfaat pelaksanaan O dan M dalam Organisasi ?
Sebutkan hambatan-hambatan yang terjadi dalam kegiatan O dan M ?
Sebutkan apa itu hambatan Konseptual ?
Sebutkan apa itu hambatan Operasional ?
Mengapa seorang pejabat Eselon satu Sering merasa enggan kalau diminta keterangan dari tim Ahli
Odan M, Jelaskan ?
9. Bolehkah Seorang yang menjabat satu jabatan tertentu dalam struktur organisasi juga menjadi
anggota tim ahli O dan M ?
10. Sebutkan dan jelaskan tiga manfaat pelaksanaan O dan M dalam organisasi ?
DAFTAR PUSTAKA
FX. Soedjadi, Organization And Methods, CV. Haji Masagung, Jakarta, 1989.
Soekanto Reksohadiprodjo, T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan, Yogyakarta, Edisi 2, 1987.
Soekanto Reksohadiprodjo, Dasar-Dasar Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1984. T. Hani Handoko,
Manajemen, BPFE & IMP2M AMP-YKPN, Yogyakarta, 1984.
Widyatmini, Izzati Amperaningrum, Pengantar Organisasi Dan Metode, Penerbit Gunadarma, Edisi Pertama
Cetakan Keempat, Mei 1995.
Ernest Da;;e, Organization., American Management, Association, New York, 1967
Harold kootz Cyrill Oonnel, Heinz Weirich, Management, Edisi ke delapan, MC Graw Hill Kogakusha,Ltd,
okio,1984
45
T. Hani Handoko, Manajemen, BPEE & LMP2M AMP-YKPN, Yogyakarta, 1984

Terry, George.R , The Principles of Management, Ricard D Irwin Inc, home-Wood Liliois, 1960
Peter Drucker, The Practice of Manajement, Harper & Row, New-York, 1984
Ig.Wursanto.Drs. Dasar-Dasar Ilmu Organisasi, Andi Yogjakarta ,2005
Sutanto , Dasar-Dasar Organisasi, Universitas Gadjah Mada, Gadjah Mada University Press,2002
46

Materi Kuliah Organisasi Dan Metode (BK Kecil)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi Kuliah Organisasi Dan Metode (BK Kecil)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB I

ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE

PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE

Harus diperhatikan dalam penempatan orang ( staffing ) dilakukan secara obyektif.

Organisasi dan Metode

pengembanganh dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

a. Manusia atau tenaga kerja ( Manpower )

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

a. Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber dan waktu yang

b. Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE

Organisasi dan Metode

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui :

Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

Komunikasi dalam organisasi ( Communication In The Organization ).

Organisasi dan Metode

10. Pentingnya penulisan laporan dalam O & M.

Sebelum kita membahas penekanan-penekanan tersebut, sebagai pengertian yang mendasar

Organisasi secara sadar dikoordinaskan dan dengan sengaja disusun.

Organisasi dan Metode

Menurut Ernest Dale

Menurut Cyril Soffer

Menurut Kast dan Rosenzweig

Definisi organisasi secara umum

Teori organisasi klasik :

Organisasi dan Metode

Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

Organisasi dan Metode

a . Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan

Teori Organisasi Modern

Organisasi dan Metode

Apa yang merupakan bagian-bagian strategic sistem

Interaksi individu-individu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem

Apa yang menyebabkan mereka saling bergantung

Proses-proses inti apa yang menghubungkan bagian-bagian secara bersama-sama dan

Pendekatan contingency ( Situasional ).

Organisasi dan Metode

Strategi dan struktur

Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional yang merupakan basis pokok bagi

Strategi menetukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi.

Lingkungan yang melingkupinya

Teknologi yang digunakan

Orang-orang yang terlibat di dalam organisasi

Karyawan dan struktur.

Model Hubungan Manusiawi

Organisasi dan Metode

mengusulkan bermacam-macam penyesuaian teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktural " off

a . Model hubungan manusiawi mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan

kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksifriksinya diantara orang-orang dan

Model Sumber Daya Manusia

Jalur untuk memperoleh infomasi vertikal dan horisontal yang relevan

Pembagian kerja yang dilaksanakan

Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan

Organisasi dan Metode

organisasi tanggungjawab merupakan kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas

Organisasi dan Metode

Organisasi dan Metode

Tipe organisasi divisional dengan Departementasi mempunyai beberapa kebaikan dan

Meningkatnya biaya operasional organisasi karena cenderung terjadinya kelebihan staf,

Organisasi dan Metode

Proses mempengaruhi (wewenang dan kekuasaan )

Pendekatan French dan Raven