PETUNJUK TEKNIS TUGAS

KOORDINATOR PROVINSI

A. ADMINISTRASI REKRUITMEN
Pada tahap awal kegiatan, Koordinator Provinsi (KorProv)
diwajibkan untuk menyelesaikan proses administrasinya terlebih
dahulu. Administrasi yang harus dilengkapi dan diserahkan pada
Tim Pelaksana Pusat meliputi :
1. Data Curriculum Vitae, meliputi : a) Nama Lengkap, b)
Alamat Lengkap dan Nomor Telepon, serta c) Alamat E-mail.
2. Nomor rekening bank yang aktif
3. Surat pernyataan kesanggupanmelaksanakan pekerjaan
sesuai dengan lingkup tugas yang diberikan dan perjanjian
menjaga kerahasiaan Datayang telah ditandatangani oleh
KorProv.
Data tersebut di atas diserahkan atau dikirimkan kepada Tim
Pelaksana Pusat melalui alamat e-mail :
pusatdata01@yahoo.co.id atau pusatdata02@yahoo.co.id dan
pusatdata01@gmail.com
.
Atau dapat dikirimkan pula melalui pos/paket kepada alamat :

Tim Pelaksana Pusat Kegiatan Pendataan Pendidikan Islam

Tahun 2009
Jalan Pancoran Timur VI (Perdatam), No. 6, Pancoran,
Pasar Minggu,
Jakarta Selatan
Telp. 021-79183441

B. PELATIHAN KORPROV (TELE-LEARNING)

Tahap berikut adalah pelatihan KorProv yang dilaksanakan oleh
Tim Pelaksana Pusat. Pelatihan diadakan untuk menyiapkan
personel KorProv dalam memahami substansi materi dan
mekanisme kegiatan Bimtek dan Pendataan Pendidikan Islam,
serta lingkup tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

Materi yang disampaikan diantaranya, meliputi :

1. Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis Kegiatan &
Tugas Personel.
2. Koordinasi kegiatan bimtek dan pendataan kepada Kanwil
Provinsi.
3. Panduan pengisian Instrumen Pendataan (entry data) yang
benar.
4. Simulasi pengisian Instrumen Pendataan.
5. Materi Pelatihan dan Teknik Penyampaian-nya pada Jaringan
Kabupaten/Kota.

Pendataan Pendidikan Islam Tahun 2009

 6. Mekanisme konfirmasi data rekap kepada pihak Kanwil dan
mengirimkan hasilnya kepada Tim Pelaksana Pusat.
7. Mekanisme pengiriman Instrumen Pendataan yang sudah
terisi kepada Tim Pelaksana Pusat oleh Jaringan
Kabupaten/Kota.

Kegiatan ini dilakukan jarak jauh dengan menggunakan metode

tele-learning yang mengandalkan pada perlengkapan teknologi
komunikasi tingkat tinggi. Untuk mendukung proses pelatihan dan
transfer knowledge, setidaknya KorProv perlu didukung oleh
perangkat komputer (PC/Laptop) yang memiliki spesifikasi
menengah ke atas, dan perangkat internet.
C. PENDAMPINGAN DI TINGKAT PROVINSI
Tahap berikut adalah pendampingan di tingkat Provinsi yang
dilakukan oleh KorProv kepada Pejabat/Staf di lingkungan Kanwil
Provinsiyang terkait dengan kegiatan pendataan pendidikan
Islam. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memberikan
bantuan/bimbingan dan pendampingan kepada Kanwil dalam
mengoperasikan sistem pendataan pendidikan Islam.
Secara rinci kegiatan pendampingan ini meliputi :
1. Koordinasi dan Perizinan kepada pihak Kanwil, menemui :
a. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada
Sekolah (Mapenda)  yang bertanggungjawab menangani
pembinaan satuan pendidikan formal berciri Islam yaitu RA,
MI, MTs dan MA ;
b. Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren  yang
bertanggungjawab menangani pembinaan satuan
pendidikan non-formal keagamaan (diniyah) yaitu Madrasah
Diniyah dan Pondok Pesantren; atau
Pada provinsi-provinsi tertentu apabila tidak terdapat bidang
yang disebut dalam point a. dan point b., yang
bertanggungjawab dalam menangani pembinaan satuan
pendidikan ke-Islam-an di wilayah tersebut adalah Bidang
Pendidikan Agama Islam.
2. Perlengkapan yang harus dibawa :
a. Copy surat Pengantar Pelaksanaan Bimtek untuk
Kanwil.
b. Surat Penugasan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Islam
kepada PT. MSM Consultant sebagai konsultan pelaksana
bimbingan teknis.
c. Surat Tugas dan ID Card dari PT. MSM Consultant.
d. Form Kesiapan Kanwil dalam mendukung pelaksanaan
kegiatan.
e. Instrumen Pendataan dalam format softcopy maupun
hardcopy.
3. Pemberian informasi kepada pihak Kanwil tentang mobilisasi
Jarkab.

Pendataan Pendidikan Islam Tahun 2009

 4. Identifikasi kesiapan Kanwil dalam memahami pelaksanaan
kegiatan pendataan pendidikan Islam dan mendukung
pelaksanaan kegiatan tersebut melalui pengisian Form
Kesiapan Awal.
5. Ujicoba dan simulasi Instrumen Pendataan.

D. MOBILISASI JARKAB
Tahap berikut adalah mobilisasi Jarkab untuk mulai melakukan
koordinasi dengan para surveyor. Pada tahap ini harus dipastikan,
KorProv memiliki akses informasi dan komunikasi yang kuat
terhadap seluruh Jarkab dibawah koordinasinya. Untuk itu KorProv
harus meminta data-data lengkap setiap personil Jarkab, dan
membuat komitmen yang kuat dengan seluruh Jarkab.

E. PELATIHAN JARINGAN KABUPATEN/KOTA

Tahap berikut adalah pelatihan Jarkab yang dilaksanakan oleh
Korprov. Pelatihan diadakan untuk menyiapkan personel Jarkab
dalam memahami substansi materi dan mekanisme kegiatan
Bimtek dan Pendataan Pendidikan Islam, serta lingkup tugas yang
menjadi tanggungjawabnya. Dalam hal ini, penyampaian materi
oleh Korprov kepada Jarkab diharapkan dapat menjadi perhatian
penting, karena harus sesuai dengan apa yang disampaikan oleh
Tim Pelaksana Pusat.

Materi yang disampaikan diantaranya, meliputi :

1. Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis Kegiatan &
Tugas Personel.
2. Koordinasi kegiatan bimtek dan pendataan kepada
Kandepag Kab/Kota.
3. Panduan pengisian Instrumen Pendataan (entry data) yang
benar.
4. Simulasi pengisian Instrumen Pendataan.
5. Mekanisme dan Teknik Pendataan.
6. Mekanisme konfirmasi data rekap kepada pihak Kandepag
dan mengirimkan hasilnya kepada Tim Pelaksana Pusat.
7. Mekanisme pengiriman Instrumen Pendataan yang sudah
terisi kepada Tim Pelaksana Pusat oleh Jaringan
Kabupaten/Kota.
Kegiatan ini dilakukan jarak jauh dengan menggunakan metode
tele-learning yang mengandalkan pada perlengkapan teknologi
komunikasi tingkat tinggi. Untuk mendukung proses pelatihan dan
transfer knowledge, setidaknya Jarkab perlu didukung oleh
perangkat komputer (PC/Laptop) yang memiliki spesifikasi
menengah ke atas, dan perangkat internet.
Namun dalam pelaksanaan pelatihan Jarkab, masih dimungkinkan
proses transfer knowledge itu dilakukan secara konvensional
(tatap muka langsung). Selain faktor kedekatan lokasi antara
Jarkab dengan KorProv, juga memperhatikan keterbatasan
Pendataan Pendidikan Islam Tahun 2009
 kemampuan koneksi internet setiap wilayah. Apabila koneksi
internet di wilayah tersebut sangat terbatas tentunya akan dapat
mengganggu proses pelatihan dan komunikasi tersampaikannya
substansi kegiatan secara benar. Sehingga apabila masih
dimungkinkan dapat dilakukan secara tatap muka langsung.

F. MONITORING KEGIATAN BIMTEK KABUPATEN/KOTA

Tahap berikut adalah memonitoring pendampingan/Bimtek di
tingkat Kabupaten/Kota yang dilakukan oleh Jarkab kepada
Pejabat/Staf di lingkungan Kandepagyang terkait dengan
kegiatan pendataan pendidikan Islam. Tujuan dari kegiatan ini
adalah untuk memberikan kepastian bahwa kegiatan
bantuan/bimbingan dan pendampingan kepada Kanwil dan
Kandepag sudah dilakukan oleh setiap Jarkab.
Beberapa kegiatan dalam tahapan ini antara lain :
1. Monitoring pelaksanaan Bimtek kepada Kandepag yang
dilakukan oleh Jaringan Kabupaten/Kota  dapat dilakukan
melalui berbagai media telekomunikasi (sms, telepon, fax,
email, dsb).
2. Mengkoordinir Jaringan Kabupaten/Kota untuk memberikan
pelaporan progres kegiatan Bimtek, serta memastikan
kesediaan dukungan dari Kandepag setempat  menyediakan
alamat email untuk pengiriman laporan.
3. Memberikan peringatan baik secara tertulis maupun non-
tertulis kepada Jaringan Kabupaten/Kota di bawah
koordinasinya, apabila pelaksanaan Bimtek belum atau tidak
memenuhi target capaian  Form indikator kinerja personel.
4. Memonitor pengisian Form Kesiapan Awal dan
pengirimannya ke Tim Pelaksana Pusat  dapat dilakukan
melalui berbagai media telekomunikasi (sms, telepon, fax,
email, dsb).

G. KEGIATAN PENDATAAN KABUPATEN/KOTA

Tahap berikut adalah memonitoring pendataan di tingkat
Kabupaten/Kota yang dilakukan oleh Jarkab kepada lembaga
pendidikan Islam. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
memberikan kepastian bahwa kegiatan pendataan sudah
dilakukan oleh setiap Jarkab.

1. Bertanggungjawab untuk menjamin ketersediaan personel

Jarkab selama pelaksanaan kegiatan pendataan  menyiapkan
database personel pengganti jarkab.
2. Melakukan monitoring secara periodik terhadap kinerja
Jaringan Kabupaten/Kota dalam pelaksanaan pendataan
kepada obyek pendataan di lapangan  Lembar Laporan
Periodik

Pendataan Pendidikan Islam Tahun 2009

 3. Mengkoordinir Jaringan Kabupaten/Kota untuk memberikan
pelaporan progres kegiatan pendataan di lapangan  Lembar
Laporan Periodik
4. Mengkoordinir Jaringan Kabupaten/Kota dalam memenuhi
pencapaian target waktu kegiatan pendataan di lapangan
sesuai dengan yang dijadwalkan  Lembar Laporan Periodik.
5. Memberikan peringatan baik secara tertulis maupun non-
tertulis, apabila Jaringan Kabupaten/Kota di bawah
koordinasinya tidak memenuhi ketentuan kerja yang sudah
ditugaskan ataupun belum memenuhi target capaian yang
seharusnya dipenuhi  Form indikator kinerja personel.
6. Memberikan pendampingan pelaksanaan kegiatan
pendataan di lapangan, termasuk memberikan masukan
mengenai solusi dari permasalahan di lapangan yang dihadapi
oleh Jaringan Kabupaten/Kota. (Apabila masih menemui
kendala dalam menangani permasalahan dapat meminta
bantuan dan disampaikan kepada Tim Pelaksana Pusat) 
dapat dilakukan melalui berbagai media telekomunikasi (sms,
telepon, fax, email, dsb).
7. Melakukan monitoring terhadap proses konfirmasi data
yang dilakukan Jaringan Kabupaten/Kota bersama pihak
Kandep di masing-masing Kabupaten/Kota  dapat dilakukan
melalui berbagai media telekomunikasi (sms, telepon, fax,
email, dsb).
8. Melakukan monitoring terhadap proses entry data ke dalam
instrumen pendataan yang dilakukan oleh Jaringan
Kabupaten/Kota hingga pengirimannya (via email) kepada tim
pelaksana pusat  dapat dilakukan melalui berbagai media
telekomunikasi (sms, telepon, fax, email, dsb).
9. Melakukan validasi terhadap dokumen data yang telah
dikirimkan Jaringan Kabupaten/Kota kepada KorProv melalui
proses uji petik pada beberapa lokasi atau obyek pendataan
(random sampling)  melakukan supervisi terhadap Jarkab di
wilayah kerjanya.
10. Melakukan monitoring pengiriman dokumen/hardcopy
Instrumen Pendataan beserta Berita Acara hasil konfirmasi
dengan Kandepagyang dilakukan oleh Jarkabkepada Tim
Pelaksana Pusat  dapat dilakukan melalui berbagai media
telekomunikasi (sms, telepon, fax, email, dsb).
11. Melaporkan hasil pelaksanaan pendataan kepada Kanwil
Provinsi dengan melampirkan copy lembar konfirmasi dari
Kandepag  Surat Keterangan Konfirmasi Data Kanwil dan
Surat Keterangan Konfirmasi Data Kandepag.
12. Meminta pejabat kanwil terkait untuk menandatangani surat
keterangan konfirmasi data  Surat Keterangan Konfirmasi
Data Kanwil.
13. Pada Akhir Kegiatan : Meminta tanggapan pihak Kanwil
mengenai kegiatan pendataan pendidikan Islam sebagai bahan

Pendataan Pendidikan Islam Tahun 2009

 evaluasi pelaksanaan kegiatan  Form Evaluasi Pelaksanaan
Kegiatan.

H. TEKNIS PENGIRIMAN DATA

1. Melakukan monitoring terhadap proses pengiriman data dari

Jaringan Kabupaten/Kota kepada Tim Pelaksana Pusat yang
dilakukan melalui alamat email : pusatdata01@yahoo.co.id
atau pusatdata02@yahoo.co.id dan pusatdata01@gmail.com
 dapat dilakukan melalui berbagai media telekomunikasi
(sms, telepon, fax, email, dsb).
2. Meminta rekapitulasi datahasil entry data ke dalam
aplikasikepada Tim Pelaksana Pusat untuk dikonfirmasi
kepada Kanwil Provinsi  Form/Tabel Rekap Data per-Provinsi.
3. Mengirimkan Surat Keterangan Konfirmasi Data yang telah
ditandatangani oleh Kanwil kepada Tim Pelaksana Pusat 
Surat Keterangan Konfirmasi Data Kanwil.
4. Mengirimkan Form Kesiapan Kanwil dan Form Evaluasi
Pelaksanaan Kegiatan kepada Tim Pelaksana Pusat.
5. Pengiriman Dokumen atau hardcopy dapat dikirimkan
kepada alamat :

Tim Pelaksana Pusat Kegiatan Pendataan Pendidikan

Islam Tahun 2009
Jalan Pancoran Timur VI (Perdatam), No. 6B, Pancoran,
Pasar Minggu,
Jakarta Selatan
Telp. 021-79183441

I. PENYUSUNAN LAPORAN

1. Mengkoordinir penyusunan dan penyampaian Laporan Akhir

Pelaksanaan Kegiatan Pendataan yang dilakukan oleh Jaringan
Kabupaten/Kota.
2. Menyusun dan mengirimkan Laporan Akhir Pelaksanaan
Kegiatan Pendataan dalam lingkup wilayah provinsinya
masing-masing.

Pendataan Pendidikan Islam Tahun 2009