BAHAGIAN SEKOLAH

KEMENTERIAt~ PENDIDIKAN MALAYSIA BLOK .J SELA TAN, PARAS S

PUSA T BANDAR DA~L\'NSARA

50604 KUALA LUMPUR

Tel: 03-2556900 Tel: 03-2562389

KP(BS)8591/Jld.VI (5) 22 Ogos 1990

Semua Pengarah Pendldlkan Negeri

Y.Bhg. Data'fTuan,

SURA T PEKEllllNG IKHTISAS Bil. 4/1990 :

Spesifikasi Bagi Pengswastaan Asrama Desa

Adalah dimaklumkan bahawa dalam suatu mesyuara! yang telah diadakan pada 1817190 di antara Kementerian Kewangan dan Kementerian Pendidikan tentang pengswaslaan Bekalan Makanan Asrama Oesa dan Pengswastaan Pengurusan Tugas-Tugas Asrama Oesa, beberapa keputusan letah dibuat.

2. Dl dalam mesyuaral tersebut, beberapa ketetapan lelah dibuat bertujuan untuk melaksanakan pengswaslaan kedua-dua aspek Asrama Oesa seperti tersebut di atas. Sural Pekeliling inl adalah bertujuan untuk memberilahu semua Jabatan Pendidikan Negeri yang ada menguruskan hal ehwal Asrama Oesa tentang keputusan tersebut serta latacara pelaksanaan sis tern pengswaslaan tersebut.

3. Pengswastaan Bekalan Makanan Asrama Oesa

3.1 Tender Bekalan Makanan Bag] Asrama Oesa

3.1.1 Semua tender Bekalan Makanan bagi Asrama Oesa adalah melalui Sistem Tender Bekalan Bennasak.

3.1.2 Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh Jabalan Pendidikan NegerilPengeluaiGuru Besar adalah seperti yang lelah dltetapkan dalarn Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan dan Bekalan, Kemenlerian Pendidikan 6il.111990 bertarikh 23hb. Mei 1990 "Tender Bekalan Bennasak bagi Tahun 1991/1992".

3.1.3 Tender-tender baru hendaklah dipanggil bagi Asrama-Asrama Oesa yang baru dibuka mulai sekarang dan bagi Asrama-Asrama Oesa yang dijangka akan tamat ternpoh kontrak pada mana-mana tarikh seJepas tarlkh inl boJehlah proses membuka tender dimulakan.

3.1.4 8agi kawasan-kawasan di mana boleh didapati ramal penenderpenender yang berdaflar, ikatan kontrak bolehlah dibuat seeara biasa rnengikut Pekeliling 8il.1/1990 itu.

3.1.5 Bagi sekolah-sekolah yang mempunyai asrarna harian dan asrama desa, pembekalan makanan belen dibuat dengan menggunakan kontraktor yang sedang membekal rnakanan ke asrama harlan. Walau bagaimanapun, pihak berkenaan perlu mernohon kelulusan Kementerian Kewangan untuk menumpang kontrak lersebut.

DiM!laSi i<smbo~ o!eh Ahm.d Fans bin Jomin. UnileT, lHia9ian Sel:oah, Kemellfllrian Pelaj1llEn U;laysi;!

3.1.6 Bagi kawasan-kawasan di mana tiada terdapat sebarang penender yang berdafiar, barulah boleh pihak Jabatan Pendidikan NegerilPengetuafGuru Besar meminta untuk pengecualian dari sistem proses tender ini untuk mendapatkan sebulharga dan syarikat-syarikat tempatan yang berdaftar atau pertubuhan-pertubuhan yang difikirkan boleh melaksanakan tugas-tugas tersebut, termasuklah kantrn sekolah, jika sesuat

3.1.7 Seberapa boleh menu makanan yang digunakan bagi tender ini adalah mengikut menu baru yang dikeluarkan.

4. Pengswastaan Pengurusan Tugas-Tugas Asrama Desa

4.1 Pengswastaan Pengurusan Tugas-Tugas Asrama Desa boleh dilaksanakan secara 'package' rnulai sekarang. Perkara-perkara yang harus mendapat perhatian mengenai sistem inl adalah seperti berikut :

4.1.1 Pengswastaan ini boleh dijalankan me!alui proses sistern tender biasa bagi semua tugas-tugas yang boleh dijalankan mengikut kontrak perkhidmatan (service contract) yang dibuat dengan mana-mana syarikat berdaftar. Sebaleh-bolehnya, kontrak boleh dUkat dengan syarikat-syarlkat tempatan, jlka ada.

4.1.2 Sekiranya tiada syarikat-syarikat tempatan yang berdaftar, lender boleh dibuka kepada pertubuhan-pertubuhan tempatan yang berdaftar seperti Persatuan Belia, Kemas, Pertubuhan Nerayan, Pertubuhan Peladang jika mereka berkemampuan. Walau bagaimanapun. kalulusan perJu dipero!ehi terlebih dahulu dari Kementerian Kewangan untuk pelepasan dari proses lender biasa.

4.1.3 Konlrak inj boleh dibuat bagi jangkamasa 2 tahun.

4.1.4 Perlantikan Warden

!"' .. '~

Hanya seorang warden yang ba!eh dilantik bagi tlap-tlap satu unit Asrama Desa mengandungi 50 oranqa atau kurang penghuni. Perlantikan Warden tidak boleh dilaksanakan mengikut kontrak. Tapi, seboleh-bolehnya, warden-warden hendaklah dilantik olah Pengetua/Guru Besar daripada kalangan guru~guru seko!ah yang berkenaan dan diberi elaun $120.00 sebulan mengikut proses blasa

4.1.5 Penyella Asrama/Pelayan AsramalPekerja Am RendahlJaga

(a) Bagi melaksanakan tugas-tugas empat jenis jawalan inl, boleh dibuat melalui proses 4.1.1 dan 4.1.2 d i alas. PengelualG uru Besar adafah diberi langgungjawab mengawasi perjalanan lugas-Iugas mereka dan lika tidak memuaskan boleh diambil tindakan mengikut yang termaktub dalam syara! kontrak. PengetualGuru Besar hendaklah terlebih dahulu menentukan spesifikasi tugas jawatan-jawatan tersebut dalam dokumen kontrak, dan pihak kontraktor hendaklah diberilahu supaya tidak meJanggar mana-mana syara! kontrak. Jika gagal, kontrak itu baleh ditamatkan.

(b) Bagi jawatan Pekerja Am Rendah atau Jaga. jika jawatanjawalan in! sudah wujud di sekolah, kedua-dua atau mana-mana jawalan ini tidak boleh lagi lermasuk dalam kantrak. Sebaliknya, Dflustrasi );embilft o.'eh Alima<! F;;d< IIi! Johdn. Unii Icr. B"flQgi3n SeJ:oIah. ¥£m~nteffln P!1l'lpr.n Mala}~l'l

tugas-tugas jaga dan atau pekeria am rendah di asrama itu hendaklah dijalankan oteh jagafpekerja am rendah yang sudah ada.

4.1.6 Pengasuh Pelajar

(a) Jawatan Pengasuh PelajaT hanya boleh dibuat dengan cara kontrak individu (individual contract) dl antara pihak sekolah/Jabatan Pendidikan Negeri dengan individu berkenaan. Ini ialah kerana jawatan itu perlu dipilih dengan rapi dan teliti yang memegang jawatan tersebut perlu mempunyai beberapa sifat keibuan yang unik.

4.1.7 Dobl Mendobi

(a) 8agi rnasalah pencucian pakaian penghuni-penghuni , tugas dobi mendobi tidak beleh diswastakan.

(b) Bagi lujuan untuk mengasuh pelajar-perajar berdikari, tugastugas tersebut hendaklah diselenggarakan oleh penghunipenghuni sendlri seperti diamalkan di Asrama Harlan. Bagi Asrama Desa sakolah rendah, adalah menjadi tugas Pengasuh Pelajar untuk menunjuk ajar penghuni tersebut.

(c) Pihak sskotah boleh mengeluarkan sedikit perunlukan untuk sabun dan berus. Setiap asrama boleh dibekalkan dengan sesebuah seterika, untuk disamagunakan.

5. Seberapa beleh, tender bam ini hendaklah dilancarkan serentak eleh semua Jabatan Pendidikan NegerilSekolah supaya permulaan panggal baru akhir tshun 1990, seperti kehendak Pekeliling 8i1.111990. Tarikh tutup tender baleh disesuaikan mengikut keadaan.

6. Bagl seunit asrama, kos tender hendaklah jangan melebihi $50,000.00 selahun bagi

samada Tender Bekalan Makanan atau Tender Pengurusan Tugas-Tugas Asrama.

7. Pihak Jabalan Pendidikan Negeri hendaklah terlebih dahulu menentukan peruntukan bagi menyeJenggarakan kadua-dua tender ini mencukupi dengan membincangkannya !erlebih dahulu meJalui Agensi Pusa!, sebelum tender-tender tersebut boleh dilancarkan.

8. Bagi seunit asrama, jawatan-jawatan yang dibenarkan tidak beleh melebihi jumlah

berikut:

8.1 Seorang warden asrama bagi 50 penghuni alau kurang.

8.2 Seorang Penyelia Asrama yang bergaji tidak lebih dari $350.00 sebulan.

8.3 Seorang Pelayan Asrama yang bergaji tidak lebih dari $350.00 sebulan.

8.4 Seorang Pengasuh Pelajar yang bergaji tidak lebih dari $350.00 sebulan.

8.5 Sea rang Jaga (iika layak) yang bergaji tidak lebih dari $310.00 sabulan.

8.6 Seorang Pekerja Am Gika layak) yang bergaji tidak lebih dari $300.00 sebulan.

9. Bersama-sama ini disertakan cadangan senarai tugas bagi jenis-jenis [awatan yang

terbabit.

Sekian untuk makluman.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

DATO' (DR) HAJIISA BIN RAMLI Pengarah Bahagian Sekolah

b.p, Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan

s.k 1. Y.B. Saudara Anwar Ibrahim

Menteri Pendidikan Malaysia

2. Y.B. Dr. Leo Michael Toyad

Timbalan Menteri Pendidikan Malaysia

3. Y.B. Encik Woon See Chin

Timbalan Menteri Pendidikan Malaysia

4. Ketua Setiausaha

Kementerian Pendidikan Malaysia

5. Ketua Pengarah Pendidikan Kementerian Pendidikan Malaysia

6. Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan I Kementerian Pendidikan Malaysia

7. Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan II Kementerian Pendidikan Malaysia

8. Timbalan Ketua Setiausaha I Kementerian Pendidikan Malaysia

9. Timbalan Ketua Setiausaha II Kemenlerian Pendidikan Malaysia

10. Ketua~Ketua Bahagian Kementerian Pendidikan Malaysia

11. Pegawai Perhubungan Awam Kementerian Pendidikan Malaysia

12. Ketua Setiausaha

Kementerian Kewangan Malaysia

(Bahagian Pengurusan Kontrak dan Bekalan) Khazanah Malaysia

Jalan Duta

50592 Kuala Lumpur

(u.p. Puan Amaziah bt. Aman)

(Surat tuan K&B (6.00) 7351311 Jld.6(50) Bertarikh 21 Ogos 1990 dirujuk).

SENARAI TUGAS KAKITANGAN ASRAMA DESA

TUGAS-TUGAS GURU ASRAMA (WARDEN)

Guru Asrama dan Kelua Guru Asrama mempunyai peranan yang penting dalam kehidupan di asrama. Selain daripada menlalani tugas-tugas disenaraikan di bawah, mereka hendaklah menunjukkan minat dan slmpatl terhadap masalah-masaleh penghuni. Pengelolaan yang sempuma dan suasana yang tenteram adalah panting untuk pencapaian mattamat-matlamat sesebuah asrama. Kesemuanya inl bergantung kepada inisiatif, perihatinan dan dedikasi Guru Asrama.

JENIS TUGAS-TUGAS GURU ASRAMA (WARDEN)

1. Menguruskan kemasukan pengh uni-penghuni baru di asrama.

2. Menyediakan Jadual Waktu Harlan Asrama dan menentukan penghuni-penghuni memaluhinya.

3. Bertanggungjawab atas dislplln asrama dan menentukan bahawa penghuni-penghuni mematuhi peraturan-peraturan Asrama.

4. Bertanggungjawab atas kslakuan penghuni-penghuni.

5. Mengawas kaluar masuk penghuni-penghuni pada masa cutl, hujung minggu dan pada masa-masa tertentu, seperti bermalam dl luar,

6. Bertanggungjawab alas semua soal makanan, termasuk menu asrema, sekiranya tidak ada Pengelola Makanan atau Penyelia Asrama.

7. Mengawas kemajuan pelajaran penghuni-penghuni seperti memeriksa kad laporan dan mengelola kelas persediaan dan kelas tambahan jika ada.

8. Merancang. mengadakan dan mengawas kegialan-kegiatan yang sesuai untuk pertumbuhan rohani, jasmani dan sosial yang sihet di kalangan penghuni-penghuni.

9. Mengambil tindakan yang sesuai untuk mendapatkan rawatan bagi penghuni-penghunl yang sakit,

10. Mengawas dan menjalankan latihan keselamatan diri dan barang-barang penghuni asrama.

11. Bertanggungjawab atas keselamatan bangunan dan alatan asrama dan mengambil tindakan sewajamya.

12. Mengawas penggunaan air dan api oleh penghuni supaya tidak melebihi had yang lelah ditentukan.

13. Bertanggungjawab alas pungulan yuran asrama jika ada dan perkara-perkara yang berkaitan dengan kewangan asrarna dan menyelenggarakan rekod-rekod yang berhubungan dengannya seperti Buku Kira-Kira, Buku Resit dan Buku Siok.

14. Mengawas kerja kakilangan asrama.

15. Mengawas keluar masuk pelawat-pefawat dan rnenentukan tidak ada pelawat-pefawat yang tidak diingini dalang ke asrama.

16. Menyediakan laporan harian asrama untuk dikemukakan kepada PengeluafGuru Besar pada tiap-tiap hujung minggu. Sekiranya berlaku sesuatu kecemasan hendaklah diberitahu kepada PengelualGuru Besar.

17. Mewakili PengetualGuru Besar dalam asrama dalam lembaga Guru Asrama dan bertanggungjawab mengenai dasar dan tataterlib guru asrama.

18. Jika menjadi Ketua Warden, bertugas sebagai pegawai keJja yang menenlukan segala lugas-Iugas Guru Agama dilaksanakan dengan memuaskan.

19. Memeriksa buku laporan harlan Guru Asrama dan melaperkan kepada PengetualGuTU Besar.

20. Mengadakan mesyuaral dengan Guru-quru Asrama sekurang-kurangnya sebulan sakall dan merekodkan rnesyuarat tersebut untuk dikemukakan kepada Pengetua/Guru Besar.

21. Menjalankan lugas-Iug8s lain yang diarah oleh PengelualGuru Besar,

1.
2,
3.
4.
5.
6.
,." ·~~'Y
7.
8.
9.
10.
11. TUGAS PENYELIA ASBAMA

Mula jam 7.00 pagi - 5.00 patang

Mempastikan makanan disadiakan baik, bersih dan mengikut menu.

Menyelia kebersihan dapur, dewan makan dan bangunan asrama.

Melaporkan segala kerosakan di asrama kepada Pengetua/Guru Besar.

Bertanggungjawab tentang kebersihan, keceriaan dan persekitaran kawasan asrama.

Menenlukan alatan asrama sentiasa balk dan selamat.

Mempastikan kesihatan penghuni sentiasa balk dan melaporkan kepada PengetuafGuru Besar jika terdapat kes-kes yang bahaya.

Menyediakan rekod rnurid-murid sakit.

MenyeHa dan mengadakan kemudahan di biHk saktt,

Bertanggungjawab bersama tentang keselamatan di asrama.

Menyelia kerja-kerja yang dijalankan oleh pekeria-pekerja lain.

Mempastikan makan malam atau supper disediakan oleh pembekal makanan.

12. Lain-lain tugas yang diarah oleh Pengetua/Guru Besar-

SENARAI TUGAS PENGASUH PELAJAR ASRAMA DESA SEKOLAH RENDAH

Masa bertugas tidak kurang dari 8 jam sehari waktu bertugas tertakluk kepada budi bieara Pengelua/Guru Besar. Cadangan seperti berlkut :

Jam 7.00 pagi 9.00 pagi
12.00 tlhari 2.00 petang
4.00 petang 6.00 petang
8.00 malam 10.00 malam
Jenis Tugas : 1. Menentukan penghuni asrama bang un dari tidur mengikut masa yang ditentukan dan melayani murid-rnurid mandi.

2. Membersih dan mengemas billk tidur.

3. Menentukan murid-murid bersembahyang lima waktu sehari dan mengajar muqaddam.

4. Melayani murid-murid makan pagi.

5. Menentukan murid-murid ke sakolah mengikut masa yang sepalutnya.

6. Membersih kawasan asrama, landas, bilik mandi dan kawasan bilik tidur.

7. Membersih semua bangunan dari sampah. debu dan sarang labah-labah.

B. Membasuh pakaian murid, menjemur dan mellpal dan menggosok baju atau mengasuh murid-rnurid barbuat demiklan.

9. Menentukan murid-murid berajar selepas sekolah dl ternpat yang ditetapkan.

10. Mengawasi murid waktu mereka bermain/bersukan.

11. Menentukan semua rnurid-murid berada di tempat tidur.

12. Lain-lain lugas yang diarah oleh Pengetua/Guru Besar.

TUGAS PELA YAN ASBAMA

1 . Membersih dewan makan serta kerusi meja.

2. Membersih longkang dewan makan dan asrama.

3. Menanam pokok-pokok bunga, menjaga dan menyiram.

4. Menyapu dl sekitar asrama serta bangunan asrarna,

5. Memungut sampah-sampah di kawasan asrama.

6. Mencuci dan membersih sink-sink.

7. Mencuci tandas, bUlk air tiap-tiap hari.

8. Memberus dan mencuci kaki lima asrama.

9. Membersih dan memberus longkang-Iongkang asrarna.

10. Menyapu dewan di bilik-bilik sekurang-kurangnya seminggu sekali.

11. Mengelap jenang tlnqkap, daun-daun pintu tiap-tiap hari.

12. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh PengetualGuru Besar.