TELAAHAN STAF
JUDUL
TAHUN 2011
LEMBAR PENGESAHAN
JUDUL NAMA NO. OJT PROYEKSI JABATAN : Sistem Pendaftaran Peserta Uji Sertifikasi Online : Irma PriyanAnggoro : YG-0810/PF3/SI/1125 : Assistant Officer Pengelolaan Data Sertifikasi
Jakarta,
Juni 2011
Siswa OJT
Mengetahui, Manajer Unit Sertifikasi PT PLN (Persero) Manajer Senior Bidang SDM& PT PLN (Persero) PUSDIKLAT
KATA PENGANTAR
Pujidansyukurpenulispanjatkankehadirat karenaatasRahmatdanKaruniaNyasehinggapenulisbisamenyelesaikanpenulisanTelahaanStafdenganjudul SistemPendaftaranPesertaUjiSertifikasiOnlinesebagaievaluasiterhadap program On the Job Training (OJT) untukDiklatPrajabatan S1/D3 SistemInformasiyang diikutipenulis di PT PLN (Persero) PusatPendidikandanPelatihan. Selama mengikuti OJT, banyak sekali bimbingan dan bantuan yang diberikan kepada penulis. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Suharto selaku Kepala PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan 2. Bapak Rantau Liling selaku Manajer Senior Bidang SDM dan Administrasi PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan yang telah memberikan dukungan sepenuhnya 3. Bapak Ridho Hutomo, selaku Supervisor Perencanaan dan Allah SWT
Pengembangan Sertifikasi PT PLN (Persero) Unit Sertifikasi sekaligus Mentor, yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis. 4. Bapak Burhanuddin, Bapak Achmad, Ibu Ratna, Bapak Dodi, Ibu Evita, dan Ibu Lisday, yang telah memberikan bimbingan dan
dorongan kepada penulis. 5. Bapak Djoko Rahardjo & Bapak Juharsa atas diskusi yang bermanfaat bagi pengembangan Telaah Staf ini. 6. Teman-teman staf Bidang Perencanaan dan Teknologi Informasi, Mb Iis, Mb Novi, Mb Febri, Mas Prasta, Mas Rafi, Mas Rangga, Mas Robby dan Mas Rhestian, yang telah memberikan dorongan, semangat dan bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor. 7. Kedua orang tua dan keluarga besar serta orang-orang tercinta, yang selalu memberikan doa dan restu serta dorongan kepada penulis. 8. Seluruh karyawan/karyawati PT PLN (Persero) PUSDIKLAT.
Irma Priyan Anggoro, YG-0810/PF3/SI/1125 ii
9. Semua pihak yang sudah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa Telaahan Staf ini masih jauh dari sempurna, kritik dan saranyang membangun penulis harapkan untuk penyempurnaan Telaahan Staf ini. Harapan penulis semoga Telaahan Staf ini dapat bermanfaat bagi yang pembaca. Jakarta, Juni 2011
Penulis
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ................................ ................................ ........................... i KATA PENGANTAR ................................ ................................ ................................ .. ii DAFTAR ISI ................................ ................................ ................................ ............... iv DAFTAR GAMBAR ................................ ................................ ................................ .... v DAFTAR TABEL ................................ ................................ ................................ ........ vi ABSTRAK vii BAB I BAB II BAB III BAB IV BAB V
5.1.
1LATAR BELAKANG................................ ................................ .............. 1 3PERMASALAHAN ................................ ................................ ................. 3 4PERSOALAN ................................ ................................ .......................... 4 5PRA ANGGAPAN ................................ ................................ ................... 5 FAKTA YANG MEMPENGARUHI ................................ ........................ 6
Prosedur Sertifikasi ................................ ................................ ......................... 6
BAB VIII TINDAKAN YANG DISARANKAN ................................ ...................... 12 REFERENSI................................ ................................ ................................ ............... 13 LAMPIRAN ................................ ................................ ................................ ............... 13
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Tampilan Daftar Instruktur Tetap .................. Error! Bookmark not defined. Gambar 2 : Tampilan Database Instruktur Udiklat Semarang ......... Error! Bookmark not defined. Gambar 3 : Tampilan Database Instruktur Udiklat Makassar.......... Error! Bookmark not defined. Gambar 4 : Tampilan Database Instruktur Udiklat Suralaya ........... Error! Bookmark not defined. Gambar 5 : Tampilan Main Menu ................................ .... Error! Bookmark not defined. Gambar 6 : Tampilan Input Data Instruktur ..................... Error! Bookmark not defined. Gambar 7 : Tampilan Daftar Instruktur Tetap .................. Error! Bookmark not defined. Gambar 8 : Tampilan Database Instruktur Tidak Tetap .... Error! Bookmark not defined. Gambar 9 : Tampilan Sorting Data Instruktur berdasarkan Bidang . Error! Bookmark not defined. Gambar 10 : Tampilan Sorting Data Instruktur berdasarkan Regional .. Error! Bookmark not defined.
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Kualifikasi Jenjang Instruktur ............................ Error! Bookmark not defined. Tabel 2 : GAP Instruktur Tetap & Instruktur Tidak Tetap Error! Bookmark not defined.
vi
ABSTRAK
Penyelenggaraan diklat adalah salah satu tugas utama yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat. Penyelenggaraan diklat ini meliputi tiga tahap yaitu: persiapan, pelaksanaan, dan pasca pelaksanaan diklat. Dalam setiap tahap penyelenggaraan diklat, keberadaan instruktur memegang peranan yang penting dalam menghasilkan diklat yang bermutu. Kebutuhan instruktur merupakan salah satu unsur pokok dalam penyelenggaraan diklat. Saat ini jumlah instruktur tetap hanya 25 orang, p adahal judul diklat yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat sekitar 330. Adanya GAP antara jumlah instruktur dan jumlah diklat ini menyebabkan beberapa judul diklat diberikan oleh instruktur yang sama. Ketika instruktur tersebut tidak bisa mengajar, penyelenggara diklat (udiklat) harus segera mencari instruktur pengganti. Pencarian instruktur pengganti ini mengacu pada informasi yang ada dalam database instruktur. Untuk itu diperlukan pembuatan database instruktur untuk memudahkan pencarian ins truktur. Selain itu, database instruktur ini juga dapat dimanfaatkan sebagai acuan awal dalam melakukan pembinaan instruktur. Pada telaah staf ini database instruktur diharapkan akan memuat informasi yang lebih lengkap mengenai biodata instruktur tetap maupun instruktur tidak tetap yang bisa dijadikan bank data dalam mencari instruktur pengganti maupun untuk pembinaan instruktur. Untuk membuat rancangan database instruktur ini perlu adanya informasi-informasi yang berkaitan dengan pengembangan instruktur seperti jenjang instruktur, sertifikat kompetensi, jenjang jabatan dan pengalaman mengajar yang dimiliki instruktur tersebut. Sehingga dengan adanya database instruktur ini dapat dijadikan acuan dalam pembinaan instruktur agar bisa mendapatkan instruktur-instruktur yang sesuai dengan kualifikasi instruktur.
Keyword:
database
instruktur,
pembinaan
instruktur
vii
295.K/DIR/2010, PT PLN (Persero) Pusdiklat mempunyai tugas utama yaitu: 1. merencanakan dan mengelola pengembangan Pusdiklat sesuai kebutuhan perusahaan 2. mengelola dan mengembangkan program pendidikan dan pelatihan secara maju dan berteknologi tepat guna dalam rangka mendukung implementasi Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi (MSDMBK) 3. mengelola dan mengembangkan asesment dan pemetaan kompetensi pegawai Perseroan dalam rangka mendukung implementasi MSDMBK 4. mengelola sarana, fasilitas, database, e-learning, dan sertifikasi kompetensi pegawai dalam program pendidikan dan pelatihan pegawai Perseroan Berdasarkan Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) No. 295.K/DIR/2010 PT PLN Pusdiklat (Persero) dibantu oleh 10 Unit Diklat, satu Unit Asessment Center dan satu Unit Sertifikasi. Unit Sertifikasi merupakan unit yang baru terbentuk pada tahun 2010 yang mempunyai tugas untuk melakukansertifikasi pegawai PLN sesuai dengan kompetensi personelnya karena setiap pegawai ketenagalistrikan harus bersertifikat yang sesuai dengan Undang-Undang No 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan pasal 44 ayat (6) yang menyatakan bahwa setiap tenaga teknik dalam usaha ketenagalistrikan wajib memiliki sertifikat kompetensi. Selama ini PT PLN (Persero) mempercayakan penilaian kompetensi personel pegawainya kepada Lembaga Sertifikasi Kompetensi (LSK) di luar PT PLN (Persero) seperti: HAKIT, IATKI, dan Gema PDKB. Kerja sama dengan lembaga lain tersebut terkadang membuat sulit dalam penyesuaian standart kompetensi, karena setiap LSK mempunyai standar yang berbeda-beda. Oleh karena itu, diharapkan adanya Unit Sertifikasi ini dapat melakukan
Irma Priyan Anggoro, YG-0810/PF3/SI/1125
sertifikasi pegawai sesuai dengan standar kompetensi yang telah ditetapkan oleh PT PLN (Persero). Sebagai unit yang baru dibentuk, sistem yang ada di Unit Sertifikasi masih dalam proses pengembangan mengarah ke sistem yang terstruktur dan sistematis. Begitu pula dengan prosedur operasional yang terdapat di Unit Sertifikasi juga masih dalam tahap untuk diajukan ke KAN (Komite Akreditasi Nasional) dan KAKK (Komite Akreditasi Kompetensi Ketenagalistrikan). Saat ini prosedur untuk mendapatkan sertifikasi kompetensi pegawai masih menggunakan cara yang manual yaitu dimulai dari proses pendaftaran peserta uji kompetensi sampai peserta mendapatkan sertifikat kompetensi. Proses pendaftaran peserta uji kompetensi di Unit Sertifikasi saat ini masih dilakukan secara manual. Dalam Telaah Staf ini akan dilakukan pembuatan sistem pendaftaran sertifikasi online yang dapat memudahkan dalam melakukan pendataan pegawai yang akan mengikuti sertifikasi kompetensi pegawai. Dari tujuan-tujuan tersebut diatas, diharapkan proses sertifikasi kompetensi pegawai dapat dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga pada nantinya semua pegawai PT PLN (Persero) mempunyai kompetensi sesuai bidangnya.
BAB II PERMASALAHAN
Proses yang dilakukanoleh Unit Sertifikasidalammelakukantugasnyayaituuntukmelakukansertifikasipegawai PT PLN (Persero) mempunyaibeberapapermasalahanyang dihadapiantaralain : 1. Unit-unit PT PLN (Persero) belumsemuanyamengirim data pegawaiyang sudahataubelumbersertifikat, sehinggadata pesertaujikompetensibelumsemuanyaterdata di Unit Sertifikasi. 2. Sistem yang ada di Unit Sertifikasimasihdalam proses pengembangan, sehinggasistempendaftaranpesertaujikompetensimasihkurangterstrukturdengan baik. 3. Proseduroperasional Unit Sertifikasimasihdalamtahappengajuankepihakterkaitsehinggabelumsemuapros edur di Unit Sertifikasidapatdilaksanakandengansistematistermsuksistempendaftarannya. 4. Database di Unit Sertifikasidalamtahappengembangan membuatpenyimpanandanpengolahan pesertaujikompetensibelumberjalansecaraterstrukturdenganbaik. 5. Proses pendaftaranpesertaujikompetensimasihdilakukansecara sehinggamasihkurangefektifdanefisien. yang data
manual
Sertifikasiadalahproses manual,
pendaftaranpesertaujikompetensi
personaldilakukandengancara
lebihakuratdapatmempercepat proses sertifikasi. 3. Adanyasistempendaftaransecara online akanmembantukinerja Unit Sertifikasi yang memilikiSDM yang terbatasdalammencapai target kerja.
Tidak
Banding
Ya Proses Banding
Verifikasi Pelaksanaan Uji Kompetensi
Gambar 1 : ProsedurSertifikasi
Berdasarkanskema di atas, prosedursertifikasisecararinciakandijelaskansebagaiberikut : a. PermohonanSertifikasi b. VerifikasiPermohonanSertifikasi c. KoordinasiPelaksanaanUjiKompetens d. PelaksanaanUjiKompetensi e. VerifikasiPelaksanaanUjiKompetensi f. KeputusanSertifikasi, ada 2 yaitu: Kompeten PenertibanSertifikatKompetensi, Survailen, SertifikasiUlang TidakKompeten melakukan banding Berdasarkan permintaan pemohon, LSP USER PLN memberikan uraian rinci yang mutakhir mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang sesuai (termasuk biaya). Disamping itu LSP USER PLN memberikan
dokumen yang memuat persyaratan sertifikasi, hak pemohon, serta kewajiban personel yang disertifikasi termasuk kode etik profesi. LSP USER PLN mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang
ditandatangani oleh pemohon yang meminta sertifikasi dan mencakup: a. Lingkup sertifikasi yang diajukan. b. Persyaratan bahwa personel yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi. c. Rincian kualifikasi yang relevan, didukung dengan bukti yang sah dan/atau rekomendasi. d. Informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi personel.
BAB VI PEMBAHASAN
sudahberjalansaatiniadalahSertifikasiPengadaanBarangdanJasa.Sistempendaft arandalamsertifikasibarang&jasayang berlaku selama ini yaitu : a. Unit-unit operasionalmengajukanpermohonansertifikasikompetensipegawainyakepa daUdiklat regionalnya b. Udiklat kemudian mengajukan jadwal uji sertifikasi kompetensiyang diajukan oleh unit-unit operasional ke Unit Sertifikasi c. Unit Sertifikasimenentukanasessor unit yang operasional atau
akanmelakukansertifikasikompetensipegawaike udiklat-udiklat
d. Pada saat pelaksanaansertifikasi di TUK (TempatUjiKompetensi) peserta diminta mengisi form permohonan sertifikasi kompetensi pegawai dan pernyataan kode etik yang akan digunakan untuk mendata calon peserta uji sertifikasi kompetensi pegawai. e. Setelah uji sertifikasi kompetensi selesai asessor diwajibkan membuat laporan berupa : rekap nilai, form kode etik, dan form data diri peserta kemudian diserahkan ke Unit Sertifikasi. f. Form data diri peserta yang telah dikumpulkan kemudian dimasukkan dalam database dalam bentuk Microsoft Access g. Pengumuman peserta yang berhak mendapatkan sertifikat akan
diumumkan di website Pusdiklat (link USER) h. Unit Sertifikasi mencetak sertifikat peserta uji sertifikasi kompetensi pegawai. i. Sertifikat yang telah dicetak kemudian dikirimkan ke wilayah atau unit induk dan pada saat menyerahkan sertifikat tersebut pihak penerima wajib mengisi form serah terima yang akan dimasukkan ke dalam database USER. Proses permohonan sertifikasi manual ini kurang efektif dan efisien dikarenakan unit-unit operasional ataupun udiklat memerlukan waktu yang
Irma Priyan Anggoro, YG-0810/PF3/SI/1125 8
PT PL
cukup l
manual ini dikhawatirkan dokumen atau data yang dikirimkan oleh unit tidak sampai atau hilang. Oleh karena itu, pembuatan sistem pendaftaran sertifikasi online ini merupakan salah satu solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efekti itas dalam melakukan proses srtifikasi kompetensi.
6.2. SumberPendaftaranPesertaUji ompetensi 6.2.1. Dari Unit Bisnis Pendaftaran yang dilakukan melalui unit bisnis tempat calon peserta bekerja dilakukan atas rekomendasi dari unit kerja masing -masing. Unit mengajukan permohonan uji kompetensi ke Unit Sertifikasi dan
mengirimkan jumlah data peserta yang akan mengikuti uji kompetensi. Data-datapeserta yang akan mengikuti uji kompetensi selanjutnya
dikirimkandatanya ke Unit Sertifikasi untuk diproses. Setelah data yang diterima dan didata oleh USER selanjutnya akan dilakukan penjadwalan untuk permintaan uji kompetensi sesuai permintaan unit pemohon. 6.2.2. Indi idu Pendaftaran uji kompetensi juga dapat dilakukan oleh indi idu pegawai itu sendiri tanpa harus melalui unit kerjanya. Dengan mengajukan permohonan sertifikasi ke Unit Sertifikasi, peserta yang mendaftar secara indi idu akan digabungkan sesuai dengan jenis sertifikasi yang diajukan dan asal unit operasionalnya. Pendaftaran secara indi idu ini akan lebih efektif dan efisien ketika menggunakan sistem pendaftaran sertifikasi online.
6.3. SistemPendaftaran Sertifikasi ompetensi Online Dalamsistempendaftaransertifikasi online initerdapat 3 macamtahapanyaitu: INPUT a. Input Input merupakan proses memasukkan data calon peserta uji sertifikasi kompetensi pegawai ke sistem pendaftaran sertifikasi online. Pada halaman PROSES OUTPUT
$#
I m P iy
P IT TIFI
gg ,
/PF / I/
b. Proses Caripengertianetrusdijelasin prosesdlmsisteminiya c. Output Caripengertianejgtrusdijlasinoutputnyakykapa..trustujuaneapa Besoktakbenerin kata2ne,,kmbikin dl y syg Jelasindikitdehtentangcarapembuatane say
6.4. ManfaatSistemPendaftaranSertifikasi Online Penggunaan sistem pendaftaran sertifikasi online ini memiliki beberapa manfaat yaitu : 1. Dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas waktu dalam melakukan permohonan sertifikasi kompetensi 2. Data yang didapatkan dari database dalam sistem pendaftaran online lebih akurat dikarenakan peserta mengisi data sendiri
10
inidapatdiambilkesimpulansebagaiberikut : 1. Proses permohonansertifikasilebihcepatdanefisien. 2. Proses penerbitansertifikasikompetensilebihcepatdikarenakan data lebihakurat. 3. Sistempendaftaran Sertifikasi. online inidapatmengatasiterbatasnya SDM di Unit
11
BAB VIII
Dari hasilpembahasanpadaTelaahStafini, jikasistempendaftaran online telahdiimplementasikandenganbaik, makadisarankantindakantindakansebagaiberikut : 1. Diperlukansosialisasipenggunaansistempendaftaran online di unit-unit PT PLN (Persero) seluruh Indonesia 2. Sebaiknya data pegawai
12
REFERENSI
1. http://www.deptan.go.id/pusdatin/admin/RB/Programming/Materi%20PHP.pdf 2. http://elearning.amikom.ac.id/index.php/download/materi/...27/MySQL.pdf 3. KeputusanDireksi PL PLN (Persero) No.295.K/DIR/2010 tentangOrganisasi PT PLN (Persero) PusatPendidikandanPelatihan. 4. Undang-Undang No 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan
LAMPIRAN
13
14