Fase Definisi Sistem Informasi Akademik

1. Informasi yang harus diproses DALAM sistem informasi akademik informasi yang harus diproses ada sebagai berikut : - Data Badan Hukum dan Perguruan Tinggi - Data [Fakultas Departemen - Program studi] - Data Dosen - Data Mahasiswa - Data Alumni - Data Mata Kuliah - Data Dosen Pengajar Mata Kuliah - Data Komponen Nilai Mata Kuliah - Data Nilai Mahasiswa - Transkrip Nilai - Konversi Nilai Mata Kuliah - Keuangan Mahasiswa - Bahan Kuliah - Data Referensi DIKTI - Migrasi Data ke Laporan EPSBED(Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) SK-034 DIKTI - Back up Data 2. Fungsi dan kinerja yang digunakan  SISTEM INFORMASI AKADEMIK dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan sistem akademik pada Perguruan Tinggi seperti sistem pengambilan mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan data mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi dan lain-lain.  SISTEM INFORMASI AKADEMIK dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) sk-034 dari DIKTI. Sehingga laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat karena diambil dari transaksi kegiatan harian yang berlangsung.  SISTEM INFORMASI AKADEMIK mampu menekan biaya operasional pengelolaan data akademik terutama dalam hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat tulis kantor (ATK).  SISTEM INFORMASI AKADEMIK dapat digunakan dalam sebuah jaringan lokal (LAN) maupun internet sehingga memudahkan koordinasi dan efektif kerja dengan sistem informasi lainnya yang ada dalam perguruan tinggi yang bersangkutan.

3. Perilaku sistem 1. Subsistem Data Civitas Akademika (SUBSISTEM DCA)  Registrasi Registrasi ini berguna untuk melakukan proses registrasi baik untuk mahasiswa baru maupun mahasiswa lama (pendaftaran ulang). Subsistem ini digunakan pada saat proses registrasi mahasiswa oleh petugas yang melayani proses registrasi. Aplikasi ini berfungsi mengumpulkan informasi registrasi dan mengintegrasikan ke dalam sistem database.  Kartu Tanda Mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dapat dicetak setelah pendaftaran mahasiswa selesai dilakukan. Data KTM dapat di-export ke Excel untuk diproses lebih lanjut, misalnya dicetak pada kartu plastik, magentik, ATM, dan sebagainya.  Biodata Subsistem ini digunakan untuk mencari biodata lengkap seorang mahasiswa, meliputi data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, dan sebagainya. 1) Biodata Personal Berisi biodata personal mahasiswa, meliputi NIM, Nama, Kelahiran, Alamat, Jenis kelamin, Golongan Darah, Agama, serta Asal akademik mahasiswa. 2) Biodata Personal Tambahan Berisi biodata keluarga mahasiswa, meliputi Nama, Alamat, Penghasilan dan Pekerjaan Orang Tua, serta data Saudara. 3) Biodata Riwayat Pendidikan Meliputi Jalur Diterima (Nomor Tes), Asal Sekolah, Nilai Ijazah, Tahun Lulus, serta Asal Perguruan Tinggi untuk siswa pindahan. 4) Biodata Pelanggaran Berisi Jenis, Tanggal dan Keterangan pelanggaran yang pernah dilakukan. Biodata Dosen Wali dan Data Akademik per Semester Menampilkan data dosen wali yang ditunjuk, asal akademik serta pencarian dosen berdasarkan NIP. 2. Subsistem Data Nilai Akademik (SUBSISTEM DNA)  Biodata Akademik Berisi Status Akademik, IP Kumulatif dan per Semester, dan Beasiswa yang pernah diperoleh, lama dapat kerja dari tamat, lama siswa mengerjakan TA, lama kuliah, dll.  Biodata Kegiatan Subsistem biodata kegiatan menampilkan kegiatan yang diprogram sebagai mata kuliah dan kegiatan yang bukan merupakan mata kuliah terprogram.  Grafik Prestasi Menampilkan pergerakan Indeks Prestasi dan jumlah SKS yang ditempuh setiap semester.  Kurikulum Berisi database kurikulum daftar yaitu matakuliah apa saja yang harus diberikan kepada setiap mahasiswa, jumlah SKS, pada semester genap atau ganjil, matakuliah wajib maupun pilihan, pada setiap Jurusan per Semester dalam suatu tahun ajaran. Sistem dapat menampung lebih dari satu set kurikulum yang terdiri

dari beberapa paket matakuliah yang berbeda-beda. Ini diperlukan jika suatu saat terjadi perubahan kurikulum.  Kartu Rencana Studi Subsistem ini berguna untuk mengatur data Kartu Rencana Studi (KRS) setiap mahasiswa, yaitu database jadwal kuliah mana saja pada suatu semester yang diambil oleh seorang mahasiswa yang sudah terdaftar. KRS seorang mahasiswa dapat ditambahkan dan dikurangkan secara fleksibel dari daftar matakuliah sesuai kurikulum.  Kartu Hasil Studi Subsistem ini berguna untuk mengisi Nilai Ujian mahasiswa per Matakuliah, baik untuk semester ini maupun semester sebelumnya.  Transkrip Akademik Subsistem ini berfungsi untuk merekap Setiap semester, Judul Skripsi dan Informasi Akedemik mulai dari semester pertama sampai selesai, IP per semester dan IP Kumulatif. Termasuk di dalamnya adalah pencetakan transkrip nilai.  Analisa Biodata Menampilkan grafik analisa non-akademik mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Biodata Personal Mahasiswa.  Analisa Akademik Menampilkan grafik analisa akademik mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Akademik Mahasiswa.  Aplikasi Migrasi Data Aplikasi ini digunakan memindahkan data-data akademik dari sistem lama ke dalam sistem yang baru, sehingga data lama masih dapat dibaca oleh sistem yang baru. Karena perbedaan kelengkapan struktur data, tidak semua informasi dalam sistem baru dapat terisi oleh data lama.  Aplikasi Akunting Sistem dapat diintegrasikan dengan subsistem tambahan Akunting yaitu Subsistem KA (Keuangan Akademik) untuk mengotomatisasi proses-proses yang berkaitan keuangan dan pembuatan laporan-laporan keuangan. 4. Antar muka yang dibuat 1. Desain antar muka antara tiap subsistem dalam software. 2. Desain antar muka antara software dengan entity eksternal. 3. Desain antar muka antara user (manusia) dengan software. Desain antar muka internal dalam suatu program bergantung pada bentuk data yang mengalir antar tiap subsistem dan karakteristik bahasa pemrograman yang digunakan untuk mengimplementasi software. Secara umum, model analisis ini akan berisikan beberapa informasi yang diperlukan untuk melakukan desain antar muka secara subsistemar. Data flow diagram (DFD) yang telah dibuat sebelumnya akan digunakan untuk mengetahui bagaimana tiap objek data yang mengalir dalam software ditransformasikan. Tiap proses transformasi pada DFD (yang dilambangkan dengan bulatan) akan dipetakan menjadi subsistem-subsistem di dalam struktur program. Maka tiap objek data (yang dilambangkan oleh anak panah) yang mengalir masuk dan keluar dari tiap transformasi DFD akan diikutsertakan dalam desain antar muka bagi subsistem yang berkaitan dengan berkaitan dengan proses transformasi tersebut. Desain antar muka

juga dilakukan secara eksternal, yang dimulai dengan melakukan evaluasi terhadap tiap entity eksternal yang terdapat pada DFD. Spesifikasi data dan kontrol yang diperlukan untuk tiap entity eksternal akan dianalisa dan dibuat desain antar mukanya. Desain antar muka eksternal ini akan bertugas melindungi software dari kesalahan pemasukan data dan kesalahan kontrol terhadap data. Oleh sebab itu, desain antar muka ini harus mempertimbangkan proses validasi data dan algoritma penanganan error antar tiap subsistem. Dengan demikian, software akan memiliki ketahanan yang lebih terhadap kesalahan pemasukan data yang mungkin terjadi karena kesalahan pengoperasian oleh user. 5. Batasan rancangan