SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

ARTICLE REVIEW:
ANALYSIS AND DESIGN OF AN ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

Review Jurnal
Judul: Analysis and Design of an Accounting Information System
Penulis: Feras Al-Hawari, Ph.D

Pendahuluan
Sistem informasi akuntansi sangat penting di lembaga manapun seperti halnya di
Universitas Yordania Jerman. SIA di Universitas Yordania Jerman mempunyai peran penting
karena memungkinkan akuntan untuk melacak pendapatan (misalnya biaya kuliah dan
pendapatan jasa) dan biaya (misalnya utilitas dan biaya gaji), serta menghasilakan dan
memverifikasi laporan akuntansi. Data akuntansi yang dihasilkan memungkinkan manajemen
untuk menilai situasi keuangan jangka pendek dan jangka panjang dari institusi untuk membuata
keputusan keuangan strategis.
Dalam penelitian ini, fitur dan desain SIA terkomputerisasi yang baru-baru ini digunakan
di GJU dibahas. SIA merupakan bagian dari rangkaian solusi perangkat lunak perencanaan
sumber daya perusahaan (ERP) yang saat ini sedang dikembangkan oleh universitas. Aplikasi
ERP dapat diakses online dari portal MyGJU. Sistem akuntansi baru lebih mudah digunakan,
fitur banyak, efisien, akurat, dan andal dibandingkan dengan sistem informasi akuntansi
sebelumnya. Karena tidak memadainya sistem sebelumnya, menyebabkan penghapusan proses
akuntansi manual yang rawan kesalahan dan rumit yang diadopsi oleh akuntan.
Model dan desain SIA yang diperkenalkan dirancang untuk mengelola dan melaporkan
biaya kuliah dan layanan dalam kasus lembaga pendidikan publik seperti GJU. Bahkan berkaitan
dengan skenario kustomisasi kompleks yang berkaitan dengan menentukan biaya kuliah dan
beasiswa mahasiswa.

Fitur SIA
 SIA sangat fleksibel dan mendukung fitur yang ditampilkan dalam diagram use case yang
dapat dikelompokkan menjadi empat kategori utama yaitu :
1. Manajemen biaya dan beasiswa
SIA memungkinkan seorang akuntan untuk mengelola (yaitu, menambah,
mengedit,melihat, dan menghapus) informasi berikut:
 Biaya kuliah: biaya yang harus dibayar siswa ketika mendaftar di semester akademik.
Ada dua jenis biaya kuliah: biaya jam kredit dan biaya semester. Biaya jam kredit
terkait dengantotal kredit jam kursus yang mahasiswa ambil dalam satu semester
akademik tertentu. Di sisi lain, ada beberapa jenis biaya semester seperti biaya
penerimaan, biaya tes bahasa, biaya jaminan yang dapat dikembalikan, biaya
pendaftaran, biaya komputer, dan biaya asuransi kesehatan. Biaya tiga semester pertama
dibebankan hanya sekali pada semester penerimaan mahasiswa (mis., semester
pendaftaran). Sedangkan tiga biaya terakhir dibebankan pada setiap semester saat
mahasiswa mendaftar. Harga satu jam kredit atau satu semester tergantung pada tanggal
efektif dan pada tahun pendaftaran mahasiswa, program (mis., reguler, internasional dan
kunjungan),fakultas, jurusan, dan jurusan. Sedangkan, harga biaya jam kredit juga
tergantung pada jenis programnya (mis., Kursus bahasa atau kursus utama)
 Biaya layanan: biaya terkait non-kuliah seperti biaya transkrip resmi, biaya bukti
mahasiswa, biaya kartu mahasiswa, biaya transfer utama, biaya keterlambatan
pembayaran, biaya transportasi, biaya parkir, dll.
 Sponsor dan Beasiswa: Sponsor merupakan yayasan yang menyediakan bantuan
keuangan untuk mahasiswa membantu mereka memenuhi biaya belajar mereka.
Bantuan keuangan di GJU bisa dalam bentuk beasiswa atau biaya. Beasiswa berbeda
dari biaya karena penyedianya adalah yayasan eksternal, sedangkan penyedia biaya
adalah GJU. Beasiswa dan biaya dapat didefinisikan dengan cara yang sama dan mereka
dapat sepenuhnya atau sebagian menutupi biaya kuliah mahasiswa dengan atau tanpa
batas apa pun.
2. Manajemen Data Mahasiswa
Sistem akuntansi memungkinkan akuntan untuk melihat atau mengelola data siswa
yang berbeda, yang diperlukan untuk membuat keputusan keuangan, seperti:
  Informasi akademik dan keuangan: akuntan dapat melihat informasi pribadi mahasiswa
(misalnya nama lengkap, email, dan kebangsaan) dan informasi akademik (misalnya
program, fakultas, jurusan), rencana studi, jadwal, nilai, transkrip, transfer jurusan,
laporan rekening, dan transaksi keuangan.
 Beasiswa: Sistem ini memungkinkan akuntan untuk mengasosiasikan siswa, atau
memisahkan mahasiswa dari beasiswa mereka masing-masing. Oleh karena itu, sistem
secara otomatis mendebit atau mengkredit akun mahasiswa dan sponsor.
 Pengecualian dan penahanan finansial: Seorang akuntan dapat mengelola pembebasan
dan penahanan keuangan mahasiswa. Seorang mahasiswa dapat memperoleh
pembebasan finansial karena keadaan khususnya seperti keterlambatan pembayaran
beasiswa yang diantisipasi, atau mendapatkan persetujuan untuk menunda pembayaran.
Akibatnya, mahasiswa dapat menambahkan mata kuliah ke jadwalnya tanpa membayar
biaya kuliah. Sedangkan ketika akun mahasiswa ditangguhkan (mis., Karena gagal
membayar biaya kuliah), beberapa operasi pada akun akan diblokir seperti: pendaftaran,
melihat transkrip, dan kelulusan.
3. Pembukuan
Fitur ini melibatkan pengelolaan (merekam, mengedit, melihat, dan menghapus)
transaksi keuangan sehari-hari seperti pembayaran, pengembalian dana, dan penyesuaian.
Selain itu, untuk menghasilkan pernyataan akun, faktur pendaftaran, dan tanda terima.
Perhatikan bahwa mahasiswa dapat membayar uang kuliah mereka di departemen keuangan
(dalam hal ini pembayaran dicatat dalam sistem oleh kasir) atau di bank (pembayaran
tersebut di-upload ke sistem sekali sehari oleh akuntan setelah menerimanya dalam file teks
Excel dari bank).
4. Pelaporan Data Akuntansi
Sistem mendukung pembuatan berbagai jenis laporan akuntansi (misalnya laporan
saldo siswa dan sponsor, jurnal harian dan laporan ringkasan, dan laporan klaim keuangan)
dengan mengklik tombol. Laporan yang dihasilkan digunakan oleh staf dan manajemen
departemen keuangan untuk tujuan audit, akuntansi keuangan, dan pengambilan keputusan.

Desain SIA
Beberapa aspek desain tingkat SIA dibahas dalam subbagian berikut ini, misalnya berdasarkan
langkah-langkah yang harus dilakukan oleh seorang akuntan dan mahasiswa sebelum membuat
faktur pendaftaran untuk mahasiswa pada gambar berikut ini.

Perhatikan bahwa langkah pendaftaran pada gambar diatas (yaitu, langkah 7) dilakukan
oleh mahasiswa di luar SIA yang menggunakan alat pendaftaran di MyGJU, yang terintegrasi
dengan SIA karena mereka berbagi database yang sama, tetapi mereka memiliki user interface
yang berbeda.
SIA ini merupakan aplikasi web tiga tingkat Java EE seperti yang ditunjukkan pada
gambar berikut ini.

Oleh karena itu desainnya memerlukan penentuan tingkat klien, tingkat web (aplikasi), dan
tingkat data (bisnis). Desain tingkat klien berhubungan dengan layar UI yang berinteraksi dengan
pengguna untuk menyelesaikan tugas yang didukung oleh sistem. Layar UI ditampilkan di
peramban web yang berjalan di perangkat klien (mis., Desktop, laptop atau telepon). Sementara
itu, desain tingkat web membahas logika aplikasi SIA yang di-host di server jauh. Sedangkan,
desain tingkat data melibatkan penentuan tabel database di mana data sistem disimpan. Tabel
data dikelola oleh sistem manajemen basis data (DBMS) yang dijalankan pada server khusus.

Client tier design

Setiap halaman HTML (mis., Halaman aplikasi) di SIA yang ditampilkan pada layar klien
dikaitkan dengan halaman Java Server Faces (JSF) yang disimpan di server aplikasi di tingkat
web. Halaman JSF dapat berisi elemen HTML, JSF, dan PrimeFaces. Ketika halaman tertentu
diminta oleh browser web pengguna, server web sebagai tanggapan atas permintaan itu membuat
setiap elemen di halaman JSF yang bersangkutan menjadi elemen HTML. Kemudian, ia
mengirimkan halaman HTML yang dihasilkan kembali ke browser di sisi klien untuk tampilan.
Oleh karena itu, klien mendesain peta untuk pengembangan halaman JSF itu dikaitkan dengan
setiap layar dalam aplikasi. Halaman UI dirancang agar efektif, efisien, dan mudah digunakan.

Web tier design

Setiap layar aplikasi dikaitkan dengan objek kacang yang dikelola di tingkat web. Kacang
terkelola adalah turunan kelas Java khusus yang dikelola (misalnya dipakai, diaktifkan, dan
dimusnahkan) oleh wadah web. Hal ini digunakan untuk menyimpan keadaan layar terkait,
menangani peristiwa yang dikeluarkan oleh elemen UI di halaman JSF, dan berkomunikasi
dengan database (melalui objek akses data DAO) untuk mengelola (permintaan, memasukkan,
memperbarui, dan menghapus) data halamannya. Oleh karena itu, menggambarkan struktur dan
logika dari biji yang dikelola dianggap sebagai kepedulian utama dari fase desain tingkat web.
Data tier design
Proses desain tingkat data digunakan untuk mengidentifikasi tabel database, di mana data
SIA disimpan, dan menentukan hubungan di antara mereka. Tabel yang diidentifikasi dan
hubungan di antara mereka dapat dimodelkan menggunakan diagram Entity Relationship (ER).

Hasil Pengembangan
SIA secara resmi diluncurkan pada awal semester pertama 2015/2016. Pengembangan SIA
ini telah berjalan sejak saat itu tanpa waktu henti, yang menegaskan ketersediaan tinggi dan
keandalan. Misalnya, akuntan mampu mencatat sekitar 28.000 transaksi keuangan dari
September 2015 hingga Mei 2016 dengan akurasi dan efisiensi tinggi. Distribusi bulanan dari
transaksi-transaksi tersebut ditunjukkan pada gambar berikut ini.

Dengan demikian, jumlah transaksi tertinggi tercatat pada September 2015, yang
bertepatan dengan peluncuran sistem dan karenanya memasuki transaksi saldo awal serta
pembayaran uang kuliah untuk semua mahasiswa sebelum pendaftaran. Angka-angka melonjak
lagi pada bulan Januari dan Februari setelah menghasilkan faktur pendaftaran untuk semester
pertama dan menjelang periode pendaftaran untuk yang kedua Semester 2015/2016. Sedangkan,
lompatan terakhir adalah pada Mei 2016 setelah menghasilkan faktur pendaftaran untuk semester
kedua 2015/2016.
Selain itu, para akuntan dapat dengan mudah menentukan semua biaya, sponsor, dan
beasiswa yang dibutuhkan. Selain itu,mereka menghubungkan siswa yang sesuai dengan masing-
masing beasiswa. Akibatnya, sistem ini mampu secara otomatis dan akurat menghitung biaya
kuliah pada mahasiswa dan sponsor sambil menghasilkan faktur pendaftaran. Berdasarkan hal
itu, beasiswa yang ditawarkan paling atas, jumlah siswa yang terhubung dengan masing-masing,
dan jumlah total yang dihitung berdasarkan sponsor mereka pada Maret 2017 ditunjukkan pada
table berikut ini.
TABEL Sponsor Top yang menawarkan beasiswa pada Maret 2017
Jumlah
Jumlah dalam
Beasiswa siswa
JDs
Militer 603 1674500.000
GJU 440 1239998.000
Menteri Pendidikan 208 545180.000
DAAD 95 182530.000
Departemen Pendidikan Tinggi 126 170850.000
Kedutaan Bahrain 6 24840.000

Penelitian lebih lanjut

Fitur-fitur yang bisa direncanakan pada SIA GJU di masa depan yaitu: mengintegrasikannya
dengan sistem manajemen informasi keuangan yang secara instan memperbarui akun pendapatan
terkait di anggaran GJU pada setiap transaksi (misalnya, akun pendapatan kuliah),
menyelesaikan alur untuk melacak pengeluaran, dan menerapkan proses pembersihan
mahasiswa.