Panduan Kirim Siswa Kolektif 1.

Struktur File Excel Uploader hanya menerima upload data berupa file Microsoft Excel dengan format Excel 972003 (format BIFF8). File dengan format Excel 95 atau yg lebih lama, format Excel 2007 atau yg lebih baru, serta format-format file lainnya (.dbf, .csv, dlsb) tidak dapat diterima. Oleh karena itu, sebelum melakukan upload pastikan terlebih dahulu format file Excel yang akan diupload tersimpan dalam format dan struktur kolom yang benar. Kolom Judul Tipe Batasan Verifikasi Tidak ada. Keterangan Penanda nomor urut data.

1 (A) NO

Angka Berurutan.

2 (B) NISN

Jika NISN diisi, maka sistem akan melakukan proses Jika berisi data update data terhadap NISN maka NISN akan tersebut. Jika NISN tidak diverifikasi 10 digit NISN, diisi, maka sistem akan Angka terhadap NISN boleh kosong. melakukan penambahan data yang terdaftar di siswa baru di sekolah yang sekolah yang dipilih. Klik di sini untuk dipilih. melihat keterangan mode kirim data. Tidak boleh Maksimum 100 mengandung karakter, tidak karakter selain boleh kosong. huruf (a-z).

3 (C) NAMA

Teks

Nama siswa.

Tidak boleh Salah satu dari mengandung 4 (D) KELAMIN KarakterP atau L, tidak karakter selain P Jenis kelamin siswa. boleh kosong. (perempuan) atau L (laki-laki). TEMPAT Teks LAHIR Tidak boleh Maksimum 250 mengandung karakter, tidak karakter selain boleh kosong. huruf (a-z). Tempat (kota/kab) lahir siswa.

5 (E)

6 (F)

TGL LAHIR

Minimum 1 Januari 1950, maksimum 31 Tanggal Desember 2005, tidak boleh kosong.

Di Excel, kolom ini diformat sebagai tipe Date, atau teks dengan Tanggal lahir siswa. format penulisan tanggal 'yyyyMM-dd'. Alamat siswa (saat ini).

7 (G) ALAMAT Teks

Maksimum 250 Tidak boleh karakter. mengandung karakter selain huruf (a-z) atau angka (0-9) yang

berurutan lebih dari 2 karakter. Batasan minimum dan maksimum Minimum 1, akan dicek 8 (H) TINGKAT Angka Tingkat siswa (saat ini). maksimum 13. berdasarkan jenjang sekolah yang dipilih. NPSN harus 8 digit NPSN, sesuai dengan 9 (I) NPSN Angka tidak boleh Sekolah siswa (saat ini). NPSN sekolah kosong. yang dipilih. 2. Pesan Kesalahan Verifikasi Data Aplikasi masih menerima file yang memiliki kesalahan dengan tipe WARNING, tapi akan menolak yang memiliki kesalahan dengan tipe ERROR. Kesalahan Jenis Penyebab Solusi

Judul kolom tidak Judul kolom tidak sesuai Pastikan judul kolom sesuai dengan sesuai dgn yg WARNINGdengan judul yang yang telah ditentukan di sistem seharusnya. seharusnya. Dapodik. File tidak berisi data apapun (kosong). File yang diupload telah Pastikan file Excel yang akan dalam format yang benar, diupload telah berisi data yang tapi tidak berisi data benar. apapun (kosong). File yang diupload telah dalam format yg benar dan berisi data, tapi struktur kolomnya salah. Sel kosong atau tidak berisi data, sementara aturan struktur mengharapkan adanya data pada sel tersebut. Pastikan data dalam file Excel yang akan diupload telah sesuai dengan struktur kolom yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Pastikan pada kolom-kolom yang tidak mengijinkan data kosong, telah berisi data yang benar.

ERROR

Isi diabaikan krn jumlah kolom ERROR salah atau kurang.

Tidak boleh kosong, harus ERROR berisi data valid.

Nilai tanggal/waktu salah atau tidak sesuai format. Teks melebihi maksimum karakter yg diijinkan.

ERROR

Sel pada kolom bertipe Pastikan pada kolom-kolom yang tanggal berisi data tanggal bertipe data tanggal, telah berisi yang salah, atau format data tanggal yang benar dan format tanggalnya tidak sesuai tanggal yang sesuai dengan yang dengan yang telah telah ditentukan. ditentukan. Sel pada kolom bertipe teks berisi data yang panjang karakternya melebihi jumlah Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks, panjang data kurang dari atau sama dengan maksimal jumlah karakter yang

ERROR

maksimum yang diijinkan. Nilai lebih besar dari maksimal yg ERROR diijinkan. Sel pada kolom bertipe angka atau tanggal berisi data yang melebihi nilai maksimum yang diijinkan. Sel pada kolom bertipe angka atau tanggal berisi data yang lebih kecil dari nilai minimum yang diijinkan. Sel pada kolom bertipe angka mengandung karakter selain angka.

telah ditentukan. Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka atau tanggal, nilainya kurang dari atau sama dengan maksimal nilai yang telah ditentukan. Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka atau tanggal, nilainya lebih dari atau sama dengan minimum nilai yang telah ditentukan. Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka, isinya tidak mengandung karakter selain angka (0-9). Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks atau karakter, isinya sesuai dengan batasan data yang ditentukan. Misal: pada kolom Kelamin hanya berisi karakter L atau P. Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks atau karakter, isinya tidak mengandung karakter atau urutan karakter yang tidak diijinkan. Misal: pada kolom Nama berisi data '---'. Pastikan pada kolom NPSN, isinya sesuai dengan kode NPSN sekolah yang dipilih/dimasukkan.

Nilai lebih kecil dari minimal yg diijinkan.

ERROR

Nilai harus berupa angka (tidak ERROR mengandung huruf).

Data diluar pilihan nilai yg diijinkan.

ERROR

Sel pada kolom bertipe karakter atau teks berisi nilai selain yang diijinkan.

Data teks mengandung ERROR urutan karakter yg tidak diijinkan.

Sel pada kolom bertipe karakter atau teks mengandung karakter atau urutan karakter yang tidak diijinkan. Sel pada kolom NPSN berisi data NPSN yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN sebelumnya. Sel pada kolom NISN berisi data NISN yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN sebelumnya. Sel pada kolom TINGKAT berisi data Tingkat yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN sebelumnya.

Kode NPSN sekolah tidak ERROR sesuai dgn pilihan sebelumnya.

Kode NISN siswa tidak terdaftar di ERROR sekolah ini.

Pastikan pada kolom NISN, isinya adalah NISN yang telah terdaftar pada pilihan sekolah (NPSN) yang dipilih/dimasukkan. Pastikan pada kolom TINGKAT, isinya adalah tingkat kelas yang diijinkan pada jenjang sekolah (NPSN) yang dipilih/dimasukan.

Tingkat tidak sesuai dgn tingkat ERROR sekolah yg dipilih.

Data Tingkat salah nilai atau salah format.

ERROR

Pastikan pada kolom TINGKAT, isinya adanya berupa angka saja, Sel pada kolom kelas bukan huruf atau gabungan angka tidak berupa angka (saja). dan huruf. Misal: pada kolom Tingkat berisi data '2-A1'.

3. Status Pemrosesan File Setiap operator bisa langsung melihat status pemrosesan file yang telah diterima sistem Dapodik. Status ini menunjukkan perkembangan proses yang telah dilakukan terhadap masing-masing file secara realtime. Informasi waktu proses ditunjukkan pada kolom WAKTU PROSES. Status Keterangan

File telah diterima.

Menyatakan file Excel yang diupload telah diterima sistem dengan baik. Status ini merupakan status awal yang otomatis diberikan setiap kali operator berhasil mengupload file ke sistem.

Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah dibuatkan NISN baru (jika siswa belum memiliki NISN) atau NISN dibuat atau diupdate.telah berhasil diupdate data siswanya (jika siswa telah memiliki NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima.

Data tampil di situs.

Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah ditampilkan di situs web Dapodik (NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status NISN dibuat atau diupdate dan merupakan status akhir dari rangkaian pemrosesan file.

File gagal diproses.

Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload gagal untuk diproses lebih lanjut. Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima, ketika sistem tidak bisa memprosesnya ke status NISN dibuat atau diupdate. Jika status ini muncul maka operator diharapkan segera membenahi file asalnya dan diupload ulang kembali.

Status ini muncul diakibatkan karena ada sebagian data yang salah atau kurang lengkap sehingga tidak memungkinkan bagi sistem untuk memprosesnya lebih lanjut. Karena satu dan lain hal, kesalahan atau ketidaklengkapan tersebut gagal dideteksi oleh aplikasi. Jika sistem menemukan satu saja data yang salah atau tidak lengkap, maka seluruh data dalam file tersebut dibatalkan pemrosesannya (rollback) dan tidak akan diproses lebih lanjut. Untuk mengetahui lebih rinci kesalahan apa yang menyebabkan data tidak bisa diproses, silakan hubungi Konsultan Pendamping Daerah atau Admin Pusat layanan Dapodik Kemdiknas.

PERHATIAN: Operator tidak perlu melakukan upload ulang file yang berstatus File telah diterima apabila data-datanya tidak segera tampil di situs web Dapodik. Apabila data belum muncul di situs web hingga lebih dari 2x24 jam, silakan hubungi Admin Pusat layanan Dapodik Kemdiknas. Keluhan data tidak tampil di situs web Dapodik hanya akan dilayani jika operator menyertakan informasi Nomor Kode Upload file (FileID) dan UserID operator yang bersangkutan. Informasi FileID bisa dilihat pada cetakan Tanda Bukti Upload Data yang diberikan oleh aplikasi ini. 4. Mode Uploader Mode Uploader menentukan hak akses untuk melakukan upload siswa berdasar tingkat siswa. Tabel berikut menjelaskan ijin akses untuk melakukan upload siswa sesuai mode uploader yang dimiliki operator. Bila tidak terisi, operator tidak memiliki ijin untuk melakukan upload siswa di tingkat tersebut. KOSONG, WAJIB atau BEBAS menandakan isi kolom NISN di file Excel. Mode 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

MOD KOSON E1 G

MOD BEBAS E2

WAJI B

WAJI B

MOD BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBA BEBAS E3 S S S S S S S S S S S