Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Bab

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Office 365 merupakan salah satu produk dari Microsoft yang ditujukan
untuk semua golongan bisnis, mulai dari bisnis skala kecil, menengah
hingga bisnis yang berskala besar. Dengan Office 365, Anda dapat
mengakses email, kontak, kalender, dan bekerja dengan semua dokumen penting Anda dari mana saja, kapan saja, dan pada perangkat
apa pun tanpa harus bergantung pada satu perangkat.
Paket berlangganan yang ditawarkan Office 365 juga menyertakan
akses ke aplikasi Office plus layanan produktivitas berbasis awan
(cloud computing) lainnya, seperti konferensi web dengan Lync, email
yang dihosting di Exchange Online, penyimpanan online dengan
OneDrive for Business sehingga memungkinkan pengguna dapat
bekerja dengan produktif karena tetap terhubung dan dapat berinteraksi
dari mana saja dan kapan saja.
Dalam bab ini, Anda akan lebih memahami apa itu Office 365, bagaimana bisnis Anda dapat mengambil manfaat dari berbagai paket berlangganan yang tersedia dalam Office 365 dan bagaimana Anda dapat
membuat satu akun untuk melakukan uji coba Office 365 secara gratis.

Bab 1

Apa Itu Office 365

Office 365 terdiri atas 4 komponen utama, yaitu aplikasi Microsoft
Office, Exchange Online, SharePoint Online, dan Lync Online, di mana
semua komponen tersebut diletakkan dan dikelola (hosted) di pusat
data (data center) Microsoft. Exchange Online merupakan komponen
layanan yang dapat mengatur dan menyimpan semua email pengguna
dalam sebuah kotak pesan, menyimpan kontak, dan mengatur jadwal
pribadi.
Selanjutnya, SharePoint Online bertugas untuk mengelola semua dokumen saat pengguna berkolaborasi dengan rekan kerja lainnya, termasuk
di dalamnya menyusun jadwal, membagi tugas, dan informasi lainnya.
Sedangkan Lync Online memungkinkan pengguna, mulai dari mengirim
pesan instan hingga melakukan panggilan audio, maupun konferensi
video berkualitas HD.
Untuk komponen aplikasi Microsoft Office sendiri, Office 365 menyediakannya dalam 3 bentuk; aplikasi desktop Office Professional Plus
(ProPlus) terbaru (saat ini Office ProPlus 2013), Office Online yang
dapat Anda buka melalui perambah web, dan Office on Demand yang
dapat Anda stream langsung ke PC yang belum memiliki aplikasi Office.

OfficeOnline

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Dengan Office Online, Anda dapat menggunakan Internet Explorer,

Firefox, Chrome, atau Safari untuk melihat, membuat, dan mengedit
dokumen Word, Excel, PowerPoint dan OneNote di komputer, ponsel
Windows, iPhone, iPad, atau ponsel Android Anda.
Komponen kedua, yaitu Office on Demand melakukan streaming secara
lengkap satu versi utuh program Office di setiap PC yang tersambung
dengan koneksi internet. Office on Demand mensyaratkan PC dengan
sistem operasi Windows 7 atau Windows 8.
Dengan komponen terakhir, Office ProPlus, Anda akan memiliki versi
aplikasi lengkap dan terbaru (saat ini Office ProPlus 2013) yang dapat
Anda instal pada hingga 5 PC atau Mac, dan Anda tidak perlu terhubung
ke internet untuk menggunakannya. Pengguna dapat menginstal langsung dari portal Office 365 jika mereka memiliki wewenang sebagai
admin lokal pada komputer mereka.

Cara Kerja Office 365

Dengan Office 365, Anda hanya perlu membayar biaya bulanan untuk
sejumlah pengguna, sehingga biaya yang dikeluarkan akan jauh lebih
murah dibandingkan jika Anda harus mempekerjakan staf khusus untuk
mengelola atau merawat server dan komputer pengguna. Office 365
menyediakan berbagai pilihan paket serta harga yang berbeda sesuai
dengan kebutuhan Anda, dan untuk pilihan paket yang ditawarkan
tersebut akan dibahas lebih lanjut secara lebih terinci.
Orang pertama yang mendaftar untuk Office 365 secara otomatis akan
diberi hak sebagai administrator. Kemudian orang tersebut (administrator) dapat menentukan dan menambahkan pengguna baru. Pengguna baru yang ditambahkan dapat memiliki tingkat akses yang berbeda sehingga ada kemungkinan Anda dapat memiliki lebih dari satu
administrator.
Akun email baru akan dibuatkan bagi pengguna untuk digunakan
sebagai informasi login pengguna ke portal Office 365. Situs tim dapat
dibuat dengan layanan SharePoint untuk berbagi file, berkolaborasi,
pesan instan, video conferencing HD, serta rapat online. Semuanya
dapat diakses melalui layanan Lync Online jika Anda menginstalnya.

Bab 1

Dan bagi pengguna yang berada dalam satu bisnis atau organisasi
dengan Anda, mereka juga dapat mengakses portal Office 365 Anda
dengan memasukkan alamat email mereka dan kata sandi yang
sebelumnya telah diberikan oleh administrator.
Pengguna akan mengubah kata sandi ketika mereka log in untuk
pertama kalinya. Dari tampilan pengguna, mereka kemudian dapat
mengakses versi berbasis web dari Microsoft Office Apps, Outlook, dan
SharePoint. Pengguna juga dapat mengakses Lync Online dan aplikasi
versi Web dari Word, Excel, dan PowerPoint, untuk perangkat mobile
mereka (apabila tersedia sesuai dengan paket berlangganan yang
dipilih). Kelebihan dari Office 365 adalah teknologi berbasis komputasi
awan, yang memungkinkan Anda untuk dapat bekerja dari mana saja
dan dengan perangkat apa pun.
Meski demikian, Anda juga tetap dapat bekerja secara offline melalui
aplikasi versi desktop Office Professional Plus yang dapat diinstal
sampai pada 5 PC atau Mac.

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Memilih Paket yang Sesuai untuk Bisnis Anda

Terdapat banyak sekali paket Office 365 yang bisa dipilih untuk bisnis
Anda. Adapun paket-paket tersebut, secara garis besar terbagi menjadi
2 kelompok layanan, yaitu kelompok Office 365 Business dan Office
365 Enterprise.
Kedua kelompok tersebut dibedakan berdasar ada tidaknya layanan
lanjutan (Enterprise Voice, kemampuan implementasi di lingkungan
hybrid, pengarsipan email, dan sebagainya) dan batasan jumlah pengguna dalam 1 domain atau tenant.
Pada kelompok layanan Office 365 Business, 1 domain atau tenant
memiliki batas sampai dengan maksimal 300 pengguna. Sedangkan
pada kelompok layanan Office 365 Enterprise, tidak ada batasan jumlah pengguna dalam 1 domain atau tenant.
Tersedia banyak pilihan paket Office 365 yang menyertakan versi
desktop dari aplikasi Office terbaru, yang bisa Anda instal pada
beberapa komputer dan perangkat. Sedangkan paket Office 365 yang
hanya menyediakan Office Online merupakan pilihan yang sangat tepat
untuk kebutuhan beberapa bisnis tertentu dan paket tersebut tetap
kompatibel dengan versi desktop Office terbaru, Office 2010, Office
2007 (dengan fungsionalitas yang agak terbatas), Office 2011 untuk
Mac dan Office 2008 untuk Mac
Dalam kelompok layanan Office 365 Business, terdapat paket Office
365 Business, Office 365 Business Essentials, dan Office 365
Business Premium. Seluruh paket tersebut tersedia dalam pilihan
pembayaran bulanan atau tahunan. Tidak ada perbedaan dalam jumlah
harga, karena pembayaran tahunan senilai dengan pembayaran bulanan dikali 12. Kelebihan jika Anda membayar secara bulanan adalah
kapan saja Anda bisa berhenti berlangganan.
Sebelum mulai menggunakan satu paket Office 365, hal pertama yang
harus Anda lakukan adalah membuat satu akun Office 365 uji coba
yang tersedia secara gratis selama 30 hari. Uji coba gratis ini sangat
bermanfaat sehingga Anda dapat melakukan pengembangan dan
pengujian paket mana yang paling sesuai dengan kebutuhan sebelum
Anda meng-upgrade-nya ke versi lisensi. Tidak semua paket memiliki
pilihan pembuatan akun uji coba, oleh karena itu Anda perlu mempertimbangkan, paket uji coba mana yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Bab 1

Begitu juga dalam hal pembelian paket. Anda perlu mempertimbangkan

dengan teliti sebelum memutuskan paket mana yang paling cocok
dengan kebutuhan usaha Anda, baik untuk jangka pendek maupun
jangka panjang. Hal ini dapat berdampak serius pada kelangsungan
bisnis Anda karena antarmuka visual untuk konsol administrasi akan
tampil berbeda di antara pilihan paket tersebut, karena tidak semua fitur
layanan tersedia di semua paket.
Jika diperlukan, Anda juga bisa beralih ke pilihan paket akun yang
berbeda. Anda bisa memutakhirkan akun Anda ke dalam satu kelompok layanan (misalnya dari Office 365 Business Essentials ke Office
365 Business Premium, atau dari Office 365 Enterprise E1 ke Office
365 Enterprise E3 atau E4), atau Anda bisa memutakhirkan suatu
paket tertentu ke dalam kelompok layanan Office 365 yang berbeda
(misalnya dari paket Business Premium ke paket Enterprise E3).
Namun, Anda tidak dimungkinkan untuk berpindah dari paket dalam
kelompok layanan Office 365 Enterprise ke kelompok layanan Office
365 Business (misalnya, Anda tidak dimungkinkan untuk berubah dari
Office 365 Enterprise E3 ke Office 365 Business Premium).
Ketika memutakhirkan akun Anda, nama domain Anda akan ditransfer
ke akun baru, baik Anda membawa nama domain Anda sendiri ke akun
Office 365 atau Anda menyiapkan nama domain di Office 365.
Tabel berikut menggambarkan berbagai pilihan paket Office 365 untuk
bisnis Anda. Dalam 1 domain atau tenant, Anda dimungkinkan untuk
menggabungkan paket-paket di bawah ini secara lintas kelompok
layanan, dengan konsol Administrasi terpadu (hanya 1) untuk berbagai
macam paket yang dipadukan.

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Pendaftaran Akun Uji Coba Gratis Office 365

Langkah 1. Untuk melakukan pendaftaran akun uji coba gratis Office
365, kunjungi situs Microsoft:

http://aka.ms/cobaoffice365
Akun ini akan berlaku selama 30 hari. Selanjutnya Anda dapat memilih
paket yang diinginkan. Untuk bisnis kecil dan menengah, tersedia
pilihan paket Business, Business Essential, dan Business Premium.
Sedangkan untuk kelompok paket perusahaan,
Enterprise E1, Enterprise E3, dan Enterprise E4.

tersedia

paket

Semua pilihan paket Office 365 berbasis langganan, yang dapat Anda
bayarkan secara bulanan atau tahunan. Tidak semua paket memiliki
pilihan pembuatan akun uji coba, oleh karena itu Anda perlu mempertimbangkan, paket uji coba mana yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Bab 1

Langkah 2. Gulir ke bagian bawah halaman dan pilih Uji coba gratis
untuk paket Office 365 Business Premium. Dalam contoh ini, Anda
akan mendaftarkan untuk paket Office 365 Business Premium. Namun,
Anda juga dapat mendaftarkan untuk paket Business Essential atau
Enterprise E3, dan proses pendaftarannya tetap sama.

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Langkah 3. Mulai lengkapi informasi yang dibutuhkan. Informasi

kawasan Anda (Indonesia) tidak dapat diubah setelah pendaftaran
karena layanan Office 365 berbeda menurut kawasan. Alamat email
yang Anda berikan akan digunakan untuk semua komunikasi yang
terkait dengan akun uji coba gratis Anda.
Nomor telepon perusahaan yang Anda berikan sebaiknya tidak sama
dengan nomor ponsel yang telah Anda tuliskan sebelumnya. Karena
ponsel Anda akan menerima kiriman kode verifikasi untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin mendaftarkan satu akun uji coba gratis. Klik
Berikutnya untuk melanjutkan.

Langkah 4. Pilih nama pengguna dan nama domain (perusahaan) Anda

dengan saksama karena Anda tidak dapat mengubahnya di kemudian
hari.
Misalnya, apabila Anda pilih nama pengguna sebagai Chris dan nama
domain sebagai Elexmedia, maka ID pengguna Anda adalah
Chris@elexmedia.onmicrosoft.com.
Kemudian gunakan 8-16 karakter untuk membuat kata sandi Anda
(akan lebih baik jika Anda menggabungkan huruf besar dan kecil,
angka dan simbol), dan hindari menggunakan kata atau nama yang
mudah ditebak.

Bab 1

Klik Berikutnya untuk melanjutkan.

Langkah 5. Berikan nomor ponsel yang dapat digunakan untuk menerima kiriman kode verifikasi guna mengonfirmasi bahwa Anda ingin
mendaftarkan satu akun uji coba gratis. Klik Kirim SMS ke saya untuk
melanjutkan.

10

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Langkah 6. Masukkan kode verifikasi yang tertera di ponsel Anda pada

halaman ini, lalu klik Buat Akun saya untuk melanjutkan.

Langkah 7. Halaman berikutnya akan menampilkan ID pengguna Office

365 Anda. Setelah Anda berhasil mendaftarkan satu akun uji coba
Office 365, Microsoft akan mengirimkan satu email pemberitahuan
kepada Anda yang berisi informasi tentang nama domain Anda, ID
pengguna, paket yang didaftarkan, tanggal mulai, dan tanggal berakhirnya uji coba.

11

Bab 1

Contoh Penerapan Teknologi Office 365

Blue Bird Group (www.bluebirdgroup.com). Blue Bird Group yang
dikenal sebagai sebuah perusahaan transportasi yang sukses melayani
jasa pariwisata dan transportasi, merupakan salah satu perusahaan
yang sudah menerapkan Office 365 dalam kegiatan bisnisnya.
Blue Bird memiliki tantangan dalam mengelola sejumlah pengguna
layanan email yang terus bertambah. Hal ini mempersulit mereka untuk
melakukan administrasi perangkat keras (server dan storage), mengingat sumber daya mereka yang terbatas.
Office 365 membantu mereka untuk mengesampingkan pengelolaan
infrastruktur, dan kini mereka dapat dengan sangat fleksibel melakukan
penambahan akun pengguna email. Penggunaan layanan Office 365
pun meluas, mulai dari Divisi IT, Operasional, hingga ke tingkat Jajaran
Direksi.
Menurut Nonie Purnomo - Vice President Blue Bird, Office 365 telah
memberikan cara bekerja yang baru dan yang lebih efisien sehingga
berhasil meningkatkan produktivitas bisnis grup Blue Bird. Selain harga
yang kompetitif, solusi yang ditawarkan Microsoft juga sangat menarik
karena Office 365 menyediakan pilihan paket yang sesuai dengan
kebutuhan bisnis mereka yang terus berkembang.

Ke depannya, Blue Bird berencana untuk memaksimalkan komponen

layanan Office 365 lainnya, seperti Sharepoint dan Lync, untuk mengoptimalkan proses pengambilan keputusan di tingkat manajemen
mereka.

12

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Bhinneka.com (http://bhinneka.com). Bhinneka.com adalah perusahaan layanan dan solusi IT terbesar di Indonesia yang didirikan pada
tahun 1993. Bhinneka.com telah menjadi pilihan utama pembelian
perangkat IT secara online di Indonesia. Daftar produk dan harga yang
lengkap adalah alasan konsumen di Indonesia memilih Bhinneka.com
sebagai tempat belanja utama.

Seiring dengan pertumbuhan bisnis dan kebutuhan konsumen,

Bhinneka.com memperluas kategori produk dari IT menjadi fashion,
hobbies, entertainment, dan home living. Dengan meningkatnya jumlah
dan variasi produk, menyebabkan volume transaksi data juga semakin
meninggi.
Kami mengalami kendala saat menggunakan layanan e-mail
pihak ketiga, terutama untuk penerimaan lampiran yang besar
dan lalu lintas e-mail yang tinggi. Kami membutuhkan sistem email yang andal dan mampu menangani e-mail dalam volume
besar, untuk memenuhi komitmen kami dalam melayani
kebutuhan pelanggan, jelas Yos Rifanto, Division Head Services, Bhinneka.com.
Bhinneka.com memahami pentingnya kehadiran sebuah sistem
terintregasi yang andal, mampu berjalan 24/7 tanpa masalah, dengan
biaya operasional yang minimal. Selain itu, efisiensi proses bisnis
memberikan manfaat langsung berupa biaya operasional yang lebih
rendah.

13

Bab 1

Perusahaan kami menghemat biaya pemeliharaan mesin, karena

seluruh e-mail berjalan di awan. Divisi IT juga mendapatkan
ketenangan pikiran karena seluruh lalu lintas e-mail perusahaan
sudah dikelola oleh Microsoft Kami berhasil melakukan penghematan hingga 33% setelah menggunakan keseluruhan layanan
dari Microsoft selama tiga tahun. Efisiensi biaya ini menghapus
komponen seperti pembelian mesin server, lisensi perangkat
lunak, implementasi, dan koneksi internet, tambah Yos.
Selain itu, melalui Office 365 mereka benar-benar memanfaatkan
aplikasi Lync sebagai alat komunikasi bagi sesama karyawan. Hingga
mereka berkomitmen bahwa email tidak lagi digunakan untuk komunikasi internal, melainkan hanya untuk komunikasi dengan pelanggan.
Yang terpenting dari ini semua adalah implementasi yang mudah,
operasional yang lebih efisien, serta sistem yang mudah dipelajari. Hal
ini menjadikan proses pergantian teknologi lama menuju teknologi
Microsoft berjalan kurang dari 24 jam dan bebas kendala. Pada
akhirnya, Bhinneka.com dapat lebih fokus pada peningkatan layanan
dan pengembangan bisnis.
Kanmo Retail Group (www.kanmoretail.com atau www.mothercare.co.id).
Sebagai pemegang merek dagang outlet ritel Mothercare Kanmo Retail
Group telah berkembang pesat dan kini telah memiliki 80 outlet dengan
150 karyawan yang bekerja di kantor pusat serta lebih dari 850 staf
penjualan yang tersebar di outlet-outlet di seluruh Indonesia untuk
melayani lebih dari 100.000 pelanggan setiap bulannya.

14

Menjalankan Bisnis dengan Office 365

Untuk mendukung jaringan distribusi ini, Hitesh Bharwani, Group

Managing Director Kanmo Retail Group, menyadari bahwa teknologi
Office 365 dapat membantu mereka mengatasi kompleksitas pengelolaan informasi penjualan serta konsolidasi antar-bagian, seperti
gudang, outlet, hingga kantor pusat.
"Kami membutuhkan aplikasi teknologi yang dapat mendukung
kami mengembangkan bisnis ritel yang dinamis serta menghadapi kompetisi yang ketat," kata Hitesh Bharwani, Group
Managing Director, Kanmo Retail Group.
Sementara itu, David Widjaya, Manager Group Information Technology,
Kanmo Retail Group, merasakan manfaat keandalan Office 365 dalam
pengelolaan teknis maupun administrasi di divisi IT yang dipimpinnya.
Kolaborasi panggilan konferensi dengan Lync. Administrasi online
shop di kantor pusat dapat langsung melakukan verifikasi stok
barang kepada pihak gudang melalui panggilan konferensi.
Dengan demikian, transaksi penjualan berjalan lancar karena
proses pemutakhiran stok barang terjadi tanpa kendala waktu.
Penyimpanan data di OneDrive for Business aman dan dapat
diakses dari manapun. Data penjualan, inventaris stok barang,
hingga strategi pemasaran perusahaan dapat disimpan di media
penyimpanan berbasis komputasi awan. Setiap karyawan, sesuai
dengan kewenangan masing-masing, memiliki akses informasi
perusahaan secara aman di OneDrive for Business berkapasitas
1 TB.
Solusi interaksi melalui perangkat mobile. Jajaran manajemen
dan direksi yang kerap bepergian dapat berinteraksi dari mana
saja melalui ponsel pintar mereka. Office 365 juga memberi
kemudahan mengontrol arus informasi, sehingga tidak semua
karyawan dapat mengakses data melalui perangkat mobile. Hal
ini berdampak positif pada keamanan dan produktivitas organisasi perusahaan.
Efektivitas waktu kerja serta efisiensi biaya perawatan. Teknisi IT
tak perlu melakukan pemeriksaan dan pembersihan rutin atas
email-email yang bersifat spam. Office 365 secara otomatis
menghentikan masuknya email spam ke dalam jaringan perusahaan.

15

Bab 1

Hemat investasi tanpa perlu pembaruan perangkat lunak.

Fasilitas auto-upgrade secara otomatis akan memberikan
upgrade versi terbaru aplikasi kepada semua pelanggannya.
Sebagai contoh, kapan pun Microsoft merilis Office versi terbaru,
maka Kanmo Retail Group akan secara otomatis mendapatkan
Office baru tersebut.
"Biaya perawatan bisa ditekan berkat kemampuan Office 365
untuk memberikan update terbaru secara otomatis tanpa
mengeluarkan biaya tambahan, serta waktu yang lama untuk
proses implementasinya," kata David Widjaya, Manager Group
Information Technology, Kanmo Retail Group.

16