PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

PEDOMAN PENULISAN SURAT

SMK AL MUBTADI-IN
CANDIMULYO KAB. MAGELANG
Penyelenggaraan

tata

cara penulisan

surat

menyurat

dimaksudkan

untuk

terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat serta kearsipan di SMK
AL MUBTADI-IN CANDIMULYO - KAB. MAGELANG. Maka dengan ini diterbitkan
beberapa tata aturan penomoran surat sebagai pedoman dan panduan dalam hal surat
menyurat sebagai berikut:
A. Jenis Surat
1. Intern
Yang dimaksud intern Sekolah adalah Kepala dan Wakil Kepala Sekolah beserta
Guru dan Karyawan di bawah sekolah tersebut. Surat menyurat di kalangan intern
Sekolah dilakukan dengan:
a) Memorandum (MEMO)
b) Disposisi
2. Ekstern
Yang dimaksud ektern Sekolah adalah surat yang ditujukan kepada pihak luar
sekolah. Misal surat kedinasan, edaran, tugas dll.
B. Kop surat dan kepala surat
Kepala surat dicetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :
o Logo/ lambang Yayasan Al Mubtadi-in, dibagian kiri atas kop surat
o Mencantumkan Nama Yayasan pada bagian teratas kemudian diikuti nama
sekolah di bawahnya.
o Mencantumkan Alamat Sekolah (Jl, Desa, Kecamatan, Kode Pos, Email, Telp,
dan Web sekolah)
Dibawah Kop surat ada bacaan Bismillah ( Arab ) dan terletak di tengah.
C. Nomor dan kode surat
Nomor : KUR.001/SKep/SMK-ALMUB/VI/2014
KUR
= Kode Satuan Unit Kerja
001
= nomor seri surat itu dikeluarkan
SKep
= Kode Surat
SMKALMUB = Kode Sekolah
VI
= Kode Bulan Surat Keluar
2014
= Kode Tahun
Kode Surat :
1. Kode surat terdiri dari :
a.

Surat Keputusan

= SKep

b.

Surat Keterangan

= SKet

c.

Surat Edaran

= SEd

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

d.

Surat Tugas

= ST

e.

Surat Kuasa

= SK

f.

Surat Peringatan

= SP

g.

Surat Ijin Kegiatan

= SIK

h.

Surat Perjanjian

= SPn

i.

Surat Undangan

= Und

j.

Memorandum

= Mem

k.

Nota Dinas

= Nd

l.

Pengumuman

= Peng

m.

Surat Ketetapan

= Stap

n.

Surat Perintah

= Sper

o.

Surat Pemberitahuan

= SPh

p.

Surat Pengantar

= Speng

q.

Surat-surat lainya

=L

2. Satuan Unit Kerja

No
Nama Satuan Unit Kerja
1
Kepala Sekolah
2
Wakasek kurikulum
3
Wakasek Kesiswaan
4
Wakasek Humas
5
Wakasek Sarana Prasarana
6
Administrasi
7
Bendahara

Kode
KS
KUR
KSW
HMS
SAR
ADM
BDH

3. Kode Bulan
Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I XII
4. Kode Tahun
Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat, contoh: 2013
5. Sitem Penomoran Surat

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

C. Penandatanganan surat dan stempel surat

1. Penandatanganan Surat
Surat-surat penting yang menyangkut sekolah harus ditandatangani oleh Kepala
Sekolah. Dalam hal Kepala Sekolah berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh
struktur yang ada di bawahnya dengan ketentuan sudah ada persetujuan dari Kepala
Sekolah terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup
surat.
2. Stempel Surat
- Surat-surat sekolah yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi
stempel surat.
- Stempel surat adalah stempel resmi SMK Al Mubtadi-in Candimulyo yang bentuk
serta susunannya telah ditentukan.
- Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah dibubuhkan stempel
dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut,
tetapi tidak boleh menutupinya.
D. Agenda Surat Dan Arsip Surat
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda, dan setiap surat
keluar harus dibuat rangkap (dilebihkan satu rangkap dari jumlah keperluan) untuk
disimpan sebagai arsip.
Buku agenda surat keluar
Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat dan tujuan,
perihal surat serta keterangan.
Buku Agenda Surat Masuk
Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat Pengirim,
perihal surat, diteruskan Pada Tanggal, serta keterangan.
Semua surat masuk diserahkan kepada kepala sekolah setelah di catat di buku
agenda surat masuk dan dilengkapi dengan lembar disposisi oleh pegawai tata usaha
Sekolah. Selanjutnya kepala sekolah akan menentukan kepada Struktur Sekolah yang
berkenaan dengan perihal surat.
E. Jenis Kertas dan Huruf
Setiap surat keluar dan segala bentuk administrasi Sekolah dibuat dengan
menggunakan kertas F4 dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 12
Pt atau ukuran font yang selayaknya memudahkan untuk dibaca.
F. Pengurusan Surat
Pengurusan naskah dinas masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan
dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan,
pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.
1. Cara penyimpanan arsip aktif dilakukan menurut urutan kode klasifikasi.

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

2. Penyimpanan arsip in aktif dipusatkan pada unit kearsipan.

cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal
surat, tanggal dan nomor surat.

G. Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

1. Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan
klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan
pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian
Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas
umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi
daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab,
diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR,
dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
2. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3
perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian
ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam
menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi
kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas
subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan
kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan
kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar
masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. masalah-masalah yang berkaitan
dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang
tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan,
lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan
masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan
adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai
dari 000 s/d 900 maka di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi
Pendidikan.
Magelang,

Januari 2015

Disahkan Oleh:
Kepala
SMK Al Mubtadi-in

Ketua Tata Usaha

SMK Al Mubtadi-in

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

..............................................

..............................................

Mengetahui,
Ketua Yayasan Al Mubtadi-in

..............................................

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

Contoh : KOP SURAT SMK AL MUBTADI-IN CANDIMULYO

YAYASAN AL MUBTADI-IN

SMK AL MUBTADI-IN
Jl. Candimulyo-Pogalan km.03, Ds. Giyanti, Kec. Candimulyo, Kab. Magelang, Kode Pos
56191 Telp. (0293) 330 1447 Email : smk_almubtadiin@yahoo.com Web :
http://smk.almubtadi-in.com

Contoh : LEMBAR DISPOSISI

Contoh : SURAT UNDANGAN

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

Contoh : SURAT KUASA

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

Contoh : BERITA ACARA

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN

PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN