STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

SENTRALISASI YAYASAN PONDOK PESANTREN HIDAYATULLAH

KAMPUS MADYA BONTANG
Apa itu Sentralisasi?

 Sentralisasi yang dimaksud adalah pemusatan manajemen dan keuangan unit-unit usaha/
sekolah dibawah koordinasi manajemen pusat yaitu yayasan;

 Wujud nyatanya adalah semua kendali manajemen baik operasional maupun SDM diatur dan
dikoordinasikan oleh yayasan melalui aturan kepegawaian;

 Semua keuangan dan pembayaran yang masuk tidak lagi melalui unit tetapi melalui kantor
yayasan/kasir/bendahara yayasan;

 Alokasi dan distribusi keuangan dilakukan oleh bendahara yayasan berdasarkan RAPBY yang
telah disepakati dan harus melalui proser pengajuan per bulan;

KONSEKUENSI

 Semua unit dan amal usaha yang berada dibawah naungan yayasan adalah milik yayasan
(PAUD, TK , SD, MTs, SMK, DKM, KOPERASI, PPAS, dll);

 Semua gedung dan fasilitas sarana prasarana (asset bergerak dan tidak bergerak) adalah milik
yayasan, dan diatur penggunaannya oleh yayasan.

 Manajemen dan kebijakan strategis semua unit dan amal usaha berada dibawah koordinasi
yayasan;

 Semua jenis dana yang masuk ke unit akan melalui satu pintu, yaitu kasir yayasan;

 Orangtua/wali langsung membayar ke kantor yayasan atau melalui transfer rekening yayasan;

 Dana-dana bantuan pemerintah/ swasta yang masuk ke rekening sekolah langsung ditransfer
ke rekening yayasan;

 Koperasi diperbolehkan mengelola keuangan sendiri tetapi tetap melaporkan ke yayasan,

kecuali kalau ada proyek langsung ditangani yayasan;

 Semua keuangan PPAS dikelola yayasan;

SOP PENYUSUNAN RAPBY

- Yayasan mengadakan rapat kerja membahas tentang program dan kebijakan-kebijakan yang
akan diterapkan pada tahun berikutnya, salah satunya tentang RAPBY dan rambu-rambunya;
- Unit-unit membuat dan menyusun RAPB berdasarkan kebijakan dan rambu-rambu yang
telah ditetapkan yayasan;
- RAPB disetor ke yayasan, kemudian dibahas dan dianalisis pengurus yayasan;
- RAPB dibahas dan disepakati bersama antara yayasan dan unit masing-masing;
- RAPB disahkan menjadi APB dengan ditandatangani kepala unit dan ketua yayasan;
- APB yang sudah disahkan disimpan di masing-masing unit dan bendahara yayasan;
 - APB dicairkan oleh yayasan melalui kasir/bendahara ke unit berdasarkan pengajuan per
bulan;
- Pengajuan pencairan anggaran oleh unit kepada yayasan dilakukan pada akhir bulan berserta
laporan penggunaan anggaran bulan berjalan;
- Switch anggaran antar program diatur oleh unit dilaporkan kepada yayasan;
- Penanggalan yayasan menggunakan miladiyah/masehi;

SOP PENGAJUAN ANGGARAN BULANAN

- APB dicairkan oleh yayasan melalui kasir/bendahara ke unit berdasarkan pengajuan per
bulan;
- Format pengajuan dibuat oleh bendahara yayasan agar semua sama;
- Penggajian dilakukan setiap tanggal 15, jika tanggal tersebut merah/sabtu/ahad maka
dimajukan pada hari/tanggal sebelumnya, dan jika tanggal tersebut hari jum’at dan merah
maka penggajian dimajukan hari/tanggal sebelumnya;
- Pengajuan anggaran program bulan berikut dan laporan bulan berjalan dilakukan pada akhir
bulan selambat-lambatnya tanggal 31;
- Rekap gaji (daftar pengurangan dan penambahan) paling lambat diterima bendahara tanggal
14 bulan berjalan;
- Pencairan anggaran program dilaksanakan mulai awal bulan;
- Program dan anggaran yang diajukan harus sesuai dengan yang ada di form APB;
- Pengajuan dianalisis oleh Akuntan dan bendahara yayasan dan disesuaikan dengan APB yang
disetui oleh yayasan, jika tidak sesuai maka yayasan berhak mencoret poin pengajuan;
- Setelah dianalisis dan sesuai dengan form APB yayasan maka yayasan melalui
kasir/bendahara mencairkan anggaran kepada kasir unit dengan tanda bukti yang
ditandatangani kasir unit dan bendahara yayasan;
- Gaji dapat diambil langsung oleh guru/karyawan pada tanggal yang disepakati (tangga15);
- Apabila yayasan belum dapat mencairkan anggaran program secara penuh, maka akan
dilakukan secara bertahap;

SOP LAPORAN PENGGUNAAN ANGGARAN

- Kasir unit mengelola transaksi keuangan bulanan yang sudah dicairkan yayasan;
- Kasir unit mengalokasikan anggaran dan diprioritaskan untuk program yang sudah tertera dan
disepakati dalam APB;
- Kelebihan anggaran program dilaporkan dan dikembalikan ke bendahara yayasan di akhir lap
bulanan atau menjadi pengurang pencairan bulan berikutnya;
- Laporan keuangan disertai bukti-bukti transaksi dibuat rangkap 2 dan diserahkan kepada
bendahara yayasan setiap akhir bulan berjalan;

SOP DANA BOS

- Seluruh dana BOS yang diterima unit/sekolah dikelola dan dipergunakan untuk biaya
operasional sekolah dan tercantum dalam RAPB bagian penerimaan;
- Dana BOS yang masuk ke rekening sekolah langsung dicairkan/ditransfer ke rekening yayasan;
- SPJ dan pelaporan serta segala hal yang berhubungan dengan Dinas Pendidikan tentang BOS
menjadi tanggung jawab unit/sekolah;

SOP JENIS Pembiayaan

 - Semua jenis pendapatan yang diterima unit dikelola yayasan
- Semua jenis pembiayaan dikeluarkan oleh kasir dan tercatat dengan baik serta menggunakan
kwitansi/faktur

SOP BANTUAN INSIDENTIL DARI PEMERINTAH

- Bantuan insidentil yang biasa diterima sekolah/Unit dari pemerintah/Diknas/Depag antara

lain: Rehab, RKB, BSM, BOP, BOMM, Bansos, BOS SMA, Lab, Perpustakaan, Imbal swadaya,
Role sharing, Tunjanagan fungsional, sertifikasi guru, Bansos BMPS,dll;
- Penggunaan dana tersebut dibicarakan dirapatkan antara yayasan dan unit;
- Bantuan yang berupa dana pembangunan ruangan atau rehab, maka dikelola oleh
tim/panitia yang dibentuk oleh yayasan dibawah koordinasi kepala kampus, dengan
melibatkan kepala unit dan guru dalam kepanitiaan;
- Bantuan berupa alat/sarana pembelajaran, maka langsung dialokasikan ke unit bersangkutan;
- Bantuan berupa beasiswa/biaya pendidikan, dikelola oleh yayasan;
- Hal-hal yang berhubungan dengan pemerintah/Diknas/Depag misalnya SPJ, monitoring, biaya
admin, dsb, menjadi tanggung jawab kepala unit dan tim;

SOP PEMBAYARAN ORANGTUA

- Seluruh pembayaran biaya pendidikan oleh orangtua siswa dilakukan di kantor yayasan
melalui loket/kasir yang telah ditunjuk, atau melalui transfer ke rekening yayasan yang
disepakati;
- Pembayaran orangtua/wali siswa paling lambat tanggal 10 setiap bulannya;
- Pembayaran dilakukan mulai pukul 07.00-15.00 setiap hari Senin – Jum’at, atau mulai pukul
08.00 – 16.00 setiap hari Sabtu-Ahad;
- Tagihan biaya pendidikan siswa dibuat oleh kasir, dan diserahkan ke unit maksimal tanggal 29
bulan berjalan;
- Tanda bukti pembayaran yang sah yang diterima orangtua/wali adalah yang ada tanda tangan
bendahara/kasir dan stempel yayasan, disimpan orangtua/wali dan dua rangkap arsip
yayasan;
- Keluhan jumlah tagihan, disertai bukti pembayaran yang diterima sebelumnya;
- Dana awal tahun (uang seragam, uang pendidikan, uang kegiatan, uang gedung, uang
buku/kitab, perlengkapan asrama, uang komite, dll) yang masih menunggak dibayar
orangtua/wali paling lambat tanggal 1 Juli;

SOP PENAGIHAN TUNGGAKAN

- Daftar tunggakan dan tagihan siswa dibuat oleh Akuntan setiap akhir bulan (tanggal 26)
bersama kartu pembayaran siswa, kemudian didistribusikan ke siswa oleh sekolah;
- Masa toleransi bagi yang meminta keringanan penundaan/cicilan pembayaran dana awal
tahun paling lambat 3 bulan awal masa belajar (akhir Oktober);
- Orangtua/wali yang belum melakukan pembayaran sampai akhir bulan berjalan, maka akan
dihubungi pihak yayasan/kasir/ bendahara via telpon;
- Orangtua/wali siswa yang memiliki tunggakan biaya bulanan/SPP sampai 2(dua) bulan, maka
akan diberikan surat peringatan (SP 1) oleh pihak yayasan;
- Orangtua/wali siswa yang memiliki tunggakan biaya bulanan/SPP sampai 3(tiga) bulan, maka
akan diberikan surat peringatan (SP 2) dan dipanggil untuk hadir menghadap pihak yayasan;
 - Apabila proses SP2 yang telah disepakati tidak bisa dilaksanakan oleh orangtua, maka akan
diberikan surat peringatan (SP 3) sebagai keputusan akhir;

SOP UANG GEDUNG

- Penetapan besaran uang gedung ditetapkan yayasan bersama kepala unit pada rapat kerja ;
- Uang gedung semuanya disetor dan dikelola yayasan untuk pengembangan dan perawatan
sarana fisik dan bangunan;
- Uang gedung juga bisa digunakan yayasan untuk mensubsidi operasional pengadaan sarana
prasarana unit yang mengalami devisit dalam anggaran RAPBY;
- Unit bisa mengajukan pengadaan/pembangunan/perbaikan sarana fisik yang dibutuhkan
untuk proses KBM tahun berjalan atau tahun ajaran depan;
- Yayasan mengalokasikan uang gedung untuk: perbaikan dan pengadaan sarana unit dan
yayasan, pengadaan sarana/fasilitas umum, operasional yayasan;

SOP PSB

- Kegiatan promosi PSB dimulai sejak bulan Agustus melalui alat promosi yang ada di sekolah,
misalnya brosur, bulletin, majalah, selebaran, dll;
- Kepanitiaan bersama PSB dan target siswa tahun depan dibuat oleh yayasan melibatkan
semua steakholder sekolah dan yayasan dibawah koordinator PSB/Humas/Kadepdik pada
bulan Agustus;
- Anggaran PSB yang ada dalam RAPB unit sekolah dan RAPB yayasan, dikelola dan dialokasikan
oleh panitia PSB yang sudah dibentuk yayasan;
- Panitia membuat agenda kegiatan promosi selama satu tahun pelajaran berjalan dengan
mengakomodir dan mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan promosi yang
ada di unit;
- Panitia mengagendakan satu even besar secara bersama-sama melibatkan semua unit
sekolah dalam rangka promosi;
- Panitia PSB dapat melibatkan semua steakholder sekolah dan yayasan dalam melaksanakan
promosi disesuaikan dengan waktu dan jam mengajarnya;
- Semua kegiatan dan aktivitas panitia PSB dilakukan di sekretariat PSB kantor yayasan;

SOP PEMBAYARAN SPP ANAK GURU DAN WARGA

- Pembayaran bulanan (SPP, catering, komite) anak guru dan warga langsung dipotong
bendahara yayasan;
- Alokasi dana diambil/dipotong dari gaji orangtuanya yang disepakati (ayah atau ibunya);
- Pembayaran non-bulanan (cicilan) dibayar langsung orangtua tanpa dipotong gaji;