TUGAS KELOMPOK 1

(Minggu 2/Sesi 2)

XYZ Consulting merupakan konsultan TI yang membantu perusahaan dalam memberikan solusi
infrastruktur sampai dengan manajemen TIK berdasarkan best practice industri. Integrasi antara
skill dan passion memberikan hasil pekerjaan dan pelayanan berkualitas yang fokus pada
kebutuhan klien. Michael, direktur dari XYZ Consulting, menginginkan perusahaannya menjadi
world class company agar dapat bersaing dengan perusahaan konsultan TI lainnya.
Permasalahan dihadapi oleh XYZ Consulting saat ini adalah perusahaan tersebut belum memiliki
sebuah sistem untuk mengelola semua informasi proyek TIK. Pada saat karyawan resign dari
perusahaan, transfer knowledge antara karyawan lama dan baru tidak dapat berjalan dengan baik.
Selain itu, dokumen dokumen proyek juga masih dicatat dengan menggunakan aplikasi Office.
Dengan melihat latar belakang tersebut,
1.

Berikan opsi opsi solusi/usulan yang dapat mengatasi permasalahan serta menjawab
visi dari XYZ Consulting? (25%)

2.

Buatlah business case-nya dengan mengacu pada template Jack T. Marchewka! (50%)

3.

Solusi manakah yang Anda pilih sebagai rekomendasi bagi XYZ Consulting? Mengapa
Anda memilih solusi tersebut? (25%)

BUSINESS CASE
PENGELOLAAN INFORMASI PROJEK XYZ Consulting

Disusun oleh :
TEAM 2
Prameswari Lesti Syafitri - 1801501492
Shinta Apriyani Wulandari - 1801501896
Rahmat Haris - 1801501561
Arief Hidayat - 1801501233
Dina Febrina

BINUS ONLINE LEARNING

SCHOOL OF INFORMATION SYSTEM JAKARTA
2016

Jawaban
1. Membuat sebuah web-host local e-PROJECT yang berisikan data dan informasi yang
dapat setiap saat diupdate oleh setiap staff yang bertugas. Setiap akan dibangunnya projek
baru maka staff akan meng-update e-PROJECT ini. Sema informasi menyangkut semua
pihak yang terlibat dalam projek, memo tentang meeting dalam pembangunan projek dari
awal hingga akhir juga diinput oleh staff yang berkewajiban. Jadi semua pergerakan
menyangkut projek yang dibangun oleh XYZ Consulting akan terpantau secara rinci dan
detail.
2. Business Case
a. Introduction / Background
XYZ Consulting merupakan konsultan TI yang membantu perusahaan dalam
memberikan solusi infrastruktur sampai dengan manajemen TIK berdasarkan best
practice industri. Integrasi antara skill dan passion memberikan hasil pekerjaan dan
pelayanan berkualitas yang fokus pada kebutuhan klien.
b. Business Objective
Sebagai perusahaan consulting, perusahaan XYZ perlu memiliki sebuah sistem untuk
memanage knowledge knowledge dari tiap karyawan dan project project yang
telah dikerjakan ataupun sedang dikerjakan. Knowledge harus diolah menjadi sebuah
dokumentasi yang dapat dipelajari kembali oleh karyawan karyawan baru. Dengan
adanya sistem tersebut akan memudahkan prosess hand over jika sewaktu waktu
ada karyawan yang resign.
c. Current Situation and Problem
XYZ Consulting saat ini belum memiliki sebuah sistem untuk mengelola semua
informasi proyek TIK. Pada saat karyawan resign dari perusahaan, transfer
knowledge antara karyawan lama dan baru tidak dapat berjalan dengan baik. Selain
itu, dokumen dokumen proyek juga masih dicatat dengan menggunakan aplikasi
Office. Dengan kondisi seperti ini menyulitkan perusahaan dalam mengembangkan
perusahaan. Sangat diharapkan perusahaan membangun sistem dimana semua
knowledge dapat dikelola dengan sangat baik sebagai asset perusahaan.
d. Critical Assumption and Constraints
Sistem e-PROJECT harus memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan
dalam pengelolan knowledge. Dokumentasi yang dihasilkan harus jelas dan mudah
dipahami karyawan baru demi mempercepat proses transfer knowledge. Admin ePROJECT harus selalu sigap dalam menangani kendala kendala teknis yang terjadi

sehingga hambatan yang terjadi tidak berlarut larut dan mengganggu performa
perusahaan.
e. Analysis of Options and Recommendation
- E-Project tidak menjadi sistem mandatory dalam proses bisnis prusahaan.
- Penggunaa Software khusus dapat diminimalisir
- Proses perancangan dan implementasi dapan menggunakan infrastruktur yang
ada.
f. Fitur Project Requirements
- Setiap user harus memiliki akun yang terdaftar pada e-Project dan software
hardware yang sesuai kebutuhan e-Project.
- User dapat mengetahui knowledge yang dibutuhkan dan dapat menambah
knowledge yang diperlukan perusahaan.
- Memiliki support sistem
- Site e-Project harus memiliki sistem keamanan tinggi demi melindungi
knowledge perusahaan.
g. Budget Estimate and Financial Analysis
Keterangan
Jasa Operasional

Hardware

Software

Total

Estimasi
Project Manager
350rb x 317 hari (1
tahun,
5
hari
kerja/minggu)
Software Analys
280rb x 317 hari (1
tahun,
5
hari
kerja/minggu)
Developer
250rb x 317 hari (1
tahun,
5
hari
kerja/minggu)
1 PC (admin Server 1
Apps)
1 PC (admin Server 1
Database)
SQL Server
1
SO
Windows 1
Server

Total
Rp 110.950.000

Rp 88.760.000

Rp 79.250.000

Rp 10.000.000
Rp 10.000.000
Rp 1.500.000
Rp 3.500.000
Rp 303.960.000

Selain dari biaya diatas, biaya internet, hosting dan domain juga perlu di
perhitungkan. Total biaya tersebut dapat mencapai Rp 150.000.000 / Tahun.

h. Schedule Estimatex

Berikut Schedule estimate dalam waktu 1 tahun.

Keterangan

2016
Jan feb mar apr mei jun jul aug sep okt no
v

des

Observasi
Ureq/ UR
Dokumentas
i
Software
Req
Design
(Coding)
Testing,
UAT,
Training
Bugfix
Prepare
Golive
i. Potential Risk
Dalam e-Project resiko yang mungkin terjadi adalah kapasitas database yang semakin
lama semakin besar berdasarkan project dan knowledge karyawan. Sehingga dalam
hal tersebut perusahaan harus mengeluarkan budget untuk mengupgrade database
server yang ada.
3. Solusinya dengan membuatkan sistem informasi, dimana semua pengelolaan data proyek

tidak dilakukan secara manual. Dengan begitu ketika ada karyawan yang resign tentunya
tidak menjadi masalah besar dalam peralihan pekerjaan dari karyawan yang akan resign
ke karyawan pengganti. Tentunya di dalam sistem informasi tersebut akan tersimpan
histori-histori pekerjaan sebelumnya.