Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama
Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama
-2-
Menetapkan
Pedoman
Tata
Naskah
Dinas
pada
Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Keputusan Menteri ini.
KEDUA
-3-
KETIGA
KEEMPAT
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 25 Januari 2016
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
ttd
LUKMAN HAKIM SAIFUDDIN
-4-
LAMPIRAN
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 9 TAHUN 2016
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
PADA KEMENTERIAN AGAMA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sesuai dinamika perkembangan peraturan dan teknologi
informasi, Kementerian Agama perlu menyempurnakan tata naskah
dinas dalam rangka memperlancar arus informasi dan komunikasi
tulis kedinasan.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi
meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas,
penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa
Indonesia yang baik dan benar, kewenangan penandatangan, tata
surat, dan alur surat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk
seluruh satuan organisasi/kerja pada Kementerian Agama telah diatur
dalam Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama. Dengan adanya
Peraturan Menteri Negara Pendayagunan Aparatur Negara Nomor 80
Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah, ketentuan dalam Tata Persuratan Dinas tersebut perlu
disempurnakan.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai rujukan atau
acuan bagi satuan organisasi/kerja dalam pembuatan dan
pengelolaan naskah dinas setiap unit kerja pada Kementerian
Agama.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan untuk menciptakan
kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien antarunit kerja
pada Kementerian Agama.
C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Agama
adalah:
1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran
penyelenggara tata naskah dinas;
-5-
-6-
-7-
BAB II
JENIS DAN WEWENANG PEMBUATAN/PENETAPAN,
DAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
A. Jenis Naskah Dinas
Jenis naskah dinas terdiri dari naskah dinas arahan, naskah dinas
korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf, formulir, dan
naskah dinas elektronik.
1. Naskah dinas arahan terdiri dari:
Peraturan Menteri Agama, Keputusan, Instruksi, Pedoman, Petunjuk
Pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur, Surat Edaran, dan Surat
Tugas.
2. Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari:
a. Naskah Dinas Korespondensi Internal meliputi nota dinas dan
memorandum;
b. Naskah Dinas Korespondesi Eksternal berupa surat dinas; dan
c. Surat Undangan.
3. Naskah Dinas Khusus meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian
internasional, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat
pengantar, dan pengumuman.
4. Laporan;
5. Telaahan Staf;
6. Formulir; dan
7. Naskah Dinas Elektronik.
B. Naskah Dinas
1. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan Kementerian
Agama yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
a. Peraturan Menteri Agama dan Keputusan
Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara
penulisan Peraturan Menteri Agama dan Keputusan diatur sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Instruksi Menteri Agama
Instruksi merupakan naskah dinas yang membuat perintah atau
arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang
bersifat sangat penting.
c. Pedoman merupakan naskah dinas yang memuat acuan yang
bersifat umum yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk
operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik
Kementerian Agama.
-8-
cara
pelaksanaan
kegiatan,
g. Surat tugas
Surat tugas merupakan naskah dinas dari Menteri Agama,
Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja yang ditujukan kepada bawahan
atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah Dinas Korespondesi Internal
1) Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satuan
organisasi/kerja yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain.
Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan
ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan
disposisi oleh pejabat struktural yang dituju.
2) Memorandum merupakan naskah dinas internal pada satuan
organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat
kedinasan.
b. Naskah Dinas Korespondesi Eksternal adalah Surat Dinas
Surat Dinas merupakan naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,
atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar satuan
organisasi.
c. Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan
kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara,
dan pertemuan.
3. Naskah Dinas Khusus
a. Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian Internasional.
Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara
penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
b. Surat kuasa merupakan naskah dinas yang berisi pemberian
wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan
atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu
tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
c. Berita Acara merupakan naskah dinas yang berisi uraian tentang
proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh
para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
-9-
4.
5.
6.
7.
- 10 -
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang
jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam
penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam
mengurangi kesalahan pengambilan putusan kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan
benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa
penuangan gagasan ke dalam Naskah Dinas dilakukan menurut
urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap
dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi
penerima Naskah Dinas.
5. Pembakuan
Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.
B. Lambang Negara dan Lambang Kementerian Agama pada Naskah
Dinas
Untuk mengidentifikasi Naskah Dinas, pada halaman pertama
menggunakan Lambang Negara atau Lambang Kementerian Agama.
Pencantuman Lambang Negara atau Lambang Kementerian
Agama sebagai berikut:
1. Lambang Negara digunakan untuk Naskah
ditandatangani sendiri oleh Menteri Agama.
Dinas
yang
- 11 -
SJ
07
- 12 -
ditandatangani
atas
nama
- 13 -
SJ
2015
: Tahun 2015
D. Nomor halaman
Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan
nomor urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah
atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah
nomor, kecuali halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan
kop Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
Contoh:
-2-
- 14 -
Rujukan
Rujukan merupakan naskah atau dokumen lain yang digunakan
sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan
rujukan dilakukan sebagai berikut:
1. Naskah Dinas yang berbentuk Surat Tugas, Surat Edaran, dan
Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
2. Surat Dinas memerlukan rujukan, naskah yang menjadi rujukan
ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang
bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus
ditulis secara kronologis.
a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan
ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat
yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu
harus ditulis secara kronologis.
b. Cara menulis rujukan sebagai berikut:
1) Rujukan Berupa Naskah
Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi
singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan
urutan sebagai berikut: jenis Naskah Dinas, jabatan
penandatangan Naskah Dinas, nomor Naskah Dinas,
tanggal penetapan, dan subjek Naskah Dinas.
- 15 -
Contoh 2
Sekretaris Jenderal,
(tanda tangan)
Nur Syam
- 16 -
Contoh 3
a.n. Sekretaris Jenderal
Kepala Biro Ortala,
(tanda tangan)
Nur Arifin
K. Penentuan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapihan (estetika) dalam penyusunan
Naskah Dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas
digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas
antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah,
maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan
kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat Naskah
Dinas, yaitu:
a. ruang tepi atas
b. ruang tepi bawah : paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri
- 17 -
1. Kertas Surat
a. Penggunaan Kertas
1) Kertas yang digunakan adalah HVS maksimal 80 gram.
2) Naskah Dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama
menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas
jenis lain yang memiliki nilai kesamaan tertentu paling rendah
harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.
3) Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih
dengan kualitas terbaik white bond.
4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang
berukuran 297 x 210 mm (8 x 11 inci). Di samping kertas
A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas
dengan ukuran berikut:
a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);
b) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);
c) Folio (210 x 330 mm); dan
d) Folio ganda (420 x 330 mm).
2. Sampul Surat
Sampul surat merupakan sarana kelengkapan penyampaian surat,
terutama untuk surat keluar Kementerian Agama. Ukuran, bentuk,
dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat pada
Kementerian Agama, diatur sesuai dengan keperluan.
a. Warna dan Kualitas
Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond)
berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau
surat dinas yang dikirimkan.
b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada sampul surat harus dicantumkan alamat pengirim dan
alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan
susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada
kepala surat, yaitu Lambang Negara/Lambang Kementerian
Agama, nama Kementerian Agama/nama Menteri Agama, dan
alamat Kementerian Agama. alinea pertama alamat tujuan mulai
dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah.
c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul
Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan
harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus
dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas
dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat
dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.
Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian
kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca
surat.
- 18 -
- 19 -
Contoh:
- 20 -
- 21 -
Contoh:
- 22 -
Contoh Madrasah:
- 23 -
f)
Contok PTKN:
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan angka Arab;
b. bulan ditulis dengan huruf lengkap; dan
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.
3. Hal Surat
Hal merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan
kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan
alasan berikut:
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang
dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada
surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman; dan
c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau
pemberkasan dan penyimpanan surat.
4. Tujuan dan Alamat Surat
a. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan satuan
organisasi/satuan kerja yang dituju. Surat Dinas tidak dapat
ditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya
kantor, kementerian, dan instansi.
- 24 -
b. Surat
Dinas
yang
ditujukan
kepada
pejabat
pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai
berikut:
1) nama jabatan;
2) jalan;
3) kota; dan
4) kode pos.
Contoh:
Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
Jalan Jenderal Sudirman Kavling 69
Jakarta 12190
5. Paragraf dan Spasi Surat
Paragraf merupakan sekelompok kalimat pernyataan yang
berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan.
Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima,
memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi
tertulis.
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 s.d. 2 spasi di
antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat
yang terdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua
spasi. Pemaragrafan ditandai dengan ketuk, yaitu + 6 ketuk atau
spasi.
6. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam,
sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau
biru tua. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.
7. Salinan
Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan
terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang
disampaikan kepada pejabat yang terkait.
8. Tingkat Keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat
dinas yang tertinggi sangat erat hubungannya dengan
keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak
sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan
membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara.
Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang
tidak berhak, maka akan merugikan negara.
c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas
yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun itu tidak
berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan
kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
- 25 -
b.
SR
- 26 -
- 27 -
LEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini
:
Status : Asli
Tembusan
Nomor Surat
:
Sifat :
Sangat Segera/kilat
Tanggal Surat
Segera
Biasa
:
Lampiran
:
Diterima Tanggal
:
Sangat Rahasia
Rahasia
Biasa
No. Agenda
Dari
:
Perihal
:
Disposisi Sekjen Kepada:
Petunjuk:
Karo Perencanaan
Setuju
Jawab
Karo Kepegawaian
Tolak
Perbaiki
Karo Keuangan dan BMN
Teliti & Pendapat
Bicarakan dengan saya
Karo Ortala
Untuk diketahui
Bicarakan bersama
Karo Hukum dan KLN
Selesaikan
Ingatkan
Karo Umum
Sesuai catatan
Simpan
Kapus Pinmas
Untuk perhatian
Disiapkan
Kapus KUB
Edarkan
Harap dihadiri/diwakili
.
CATATAN SEKJEN:
Tanggal Penyelesaian :
- 28 -
Penerima :
DISPOSISI KEPALA BIRO:
Kepada Bagian 1, 2, 3, 4
Petunjuk :
Penerima :
DISPOSISI KEPALA BAGIAN:
Kepada Subbagian 1, 2, 3, 4
Petunjuk :
Tanggal Penyelesaian:
Penerima:
Tanggal Penyelesaian:
Penerima:
- 29 -
BAB IV
PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya
tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat
dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah
dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan
efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.
A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum)
Pengurusan nota dinas/memorandum merupakan pengelolaan nota
dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim.
Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di
kesekretariatan yaitu sub bagian yang menyelenggarakan fungsi
ketatausahaan
untuk
memudahkan
pengawasan
dan
pengendaliannya.
B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal (Surat Dinas)
1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat
dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak
menimbulkan salah penafsiran.
b. Koordinasi
antarpejabat
sebaiknya
dilakukan
dengan
mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti
diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal.
Koordinasi antarpejabat perlu dilakukan mulai tahap
penyusunan draf sehingga perbaikan pada konsep final dapat
dihindari.
c. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata
cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi.
d. Jawaban terhadap Surat yang Masuk:
1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada
penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi.
2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban
terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
2. Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk merupakan semua surat dinas yang diterima. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat
masuk dipusatkan di kesekretariatan atau unit kerja yang
menyelenggarakan fungsi ketatausahaan. Jika surat masuk
disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya,
pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak
sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan
penerimaan surat tersebut. Penanganan surat masuk dilaksanakan
melalui tahapan berikut.
a. Penerimaan
Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dipilah,
dipilih dan dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR,
R, dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat/Sangat
Segera, Segera, dan Biasa).
- 30 -
- 31 -
Penyimpanan
1) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai
mengalami proses penyimpanan karena surat dinas yang
sudah disimpan itu sering diminta kembali untuk diolah.
Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga
mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah
disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang
permasalahan.
3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, Surat disimpan dalam himpunan sesuai
dengan kebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat
sebagai berikut:
a) Seri merupakan himpunan satu jenis surat dinas yang
berdasarkan format surat atau jenis Naskah Dinas,
misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan,
dan Surat Edaran, disusun secara kronologis. Himpunan
menurut seri selain dibatasi oleh kemampuan map juga
dibatasi oleh tahun Naskah Dinas.
b) Rubrik merupakan himpunan dari satu macam masalah/
hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis,
misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja lapangan.
Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau
dibatasi sampai dengan masalah selesai.
c) Dosir merupakan himpunan satu macam kegiatan atau
persoalan yang disusun secara kronologis dari awal
sampai akhir. Misalnya, fail/berkas pegawai merupakan
himpunan Naskah Dinas dari mulai lamaran sampai
dengan pemberhentian.
4) Penyimpanan
berikut.
surat
atau
himpunan
dilakukan
sebagai
- 32 -
- 33 -
pejabat
yang
akan
1
Paraf pejabat Eselon IV
P95307101977120
Paraf pejabat Eselon III
- 34 -
b. Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam agenda surat keluar.
c. Penggandaan
1) Penggandaan merupakan kegiatan memperbanyak surat
dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan
banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar
ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus
asli (bukan salinan).
4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju
(alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan
penyampaiannya segera dan sangat segera diprioritaskan.
6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya
Sangat Rahasia, Rahasia, dan Konfidensial harus diawasi
dengan ketat.
7) Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar
penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur
oleh Kementerian Agama.
d. Pengiriman dan Pengamanan
1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam
sampul.
2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa
(B), Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR) dicantumkan
alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/sangat segera/
segera/biasa).
3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke
dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas,
cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaian dan cap tingkat keamanan.
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku
ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda
bukti pengiriman tersendiri.
5) Untuk
kepentingan
keamanan,
sekretaris/pimpinan
sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman semua
surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.
6) Untuk kepentingan keamanan, Kepala Sub Bagian yang
menangani
persuratan
mengusahakan
keselamatan
pengiriman surat
keluar, khususnya yang tingkat
keamanannya SR/R.
7) Waktu Penandatanganan Surat
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal
pengiriman surat dan segera dikirim setelah ditandatangani.
e. Penyimpanan
1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai
dengan ketentuan kearsipan.
- 35 -
- 36 -
BAB V
PEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS
A. Garis Kewenangan dan Penandatanganan
1. Penggunaan Garis Kewenangan
Menteri Agama atau Pimpinan Satuan Organisasi bertanggung jawab
atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam instansinya atau
organisasi. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau
diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis
kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat
yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang sesuai dengan
tugas dan fungsi.
2. Penandatanganan
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan
dapat menggunakan tiga cara:
a. Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab
pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama
(a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis
lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului
dengan singkatan a.n.
Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung jawab atas isi surat
dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada pada
pejabat yang memberikan kuasa.
Contoh:
a.n. Menteri Agama
Sekretaris Jenderal,
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nur Syam
Nur Arifin
b. Untuk Beliau
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan
kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama
(a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua
tingkat struktural di bawahnya.
- 37 -
Contoh:
a.n. Menteri Agama
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro Ortala
Tanda Tangan
Nur Arifin
c. Untuk Perhatian (u.p.)
Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian)
untuk keperluan berikut:
1) untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan
dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi;
2) untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima
surat
pejabat
yang
dituju
dan
untuk
mempercepat
penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan
3) untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu
kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.
Contoh:
Yth. Menteri Agama
Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 - 4
Jakarta
u.p.
Sekretaris Jenderal
d. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.)
sebagai berikut:
1) Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena
menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang definitif ditetapkan.
Contoh:
Plt. Kepala Pusat Informasi dan
Hubungan Masyarakat,
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap
- 38 -
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap
B. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas
antar/keluar Kementerian Agama yang bersifat kebijakan/keputusan/
arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi Kementerian Agama.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak
bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan
kepada pimpinan satuan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat
lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
3. Penyerahan/pelimpahan
wewenang
dan
penandatanganan
korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai
berikut:
a) Sekretaris Jenderal/Pejabat eselon I dapat memperoleh pelimpahan
kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi,
arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk
kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organisasi lini pada
Kementerian Agama.
b) Pimpinan organisasi lini pada setiap jajaran Kementerian Agama
dapat
memperoleh
penyerahan/pelimpahan
wewenang
dan
penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
- 39 -
No.
Jenis
Naskah Dinas
Menteri
Sekjen
Irjen/
Kabalitbang
dan Diklat
Dirjen
Staf
Ahli
*)
Rektor/
Ketua
PTKN
Direktur/
Karo/Kapus
Kepala
Kanwil
Kabag/
Kabid/
Kasubdit
Kepala
Lajnah/Kepala
Balai/Kepala
KMHI/Kepala
Asrama Haji/
Kepala UPQ
Kepala
KUA/
Kepala
Madrasaah
Kepala
Kasubag/
Kanke
Kasubid/
menag
Kasi
1.
Peraturan
2.
Keputusan
3.
Instruksi
4.
Pedoman
5.
Surat Edaran
6.
Standar
Operasional
Prosedur (SOP)
7.
Surat Perintah/
Surat Tugas
8.
Surat Dinas
9.
Memorandum
11.
Surat Undangan
12.
Surat Perjanjian
13.
Berita Acara
14.
Surat Keterangan
15.
Surat Pengantar
16.
Pengumuman
17.
Laporan
18.
Telaahan Staf
*) Kewenangan Staf Ahli disesuaikan dengan tugas dan fungsi yang ditetapkan
oleh Kementerian Agama.
- 40 -
BAB VI
PENGGUNAAN CAP DINAS, LAMBANG NEGARA, DAN LAMBANG
KEMENTERIAN AGAMA
Lambang Negara, Lambang Kementerian Agama, dan cap dinas
digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi
yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam
pengelolaan Tata Naskah Dinas diseluruh jajaran aparatur pada Kementerian
Agama, perlu ditentukan penggunaan Lambang Negara, Lambang Kementerian
Agama, dan cap dinas pada kertas surat dan sampul.
A. Penggunaan Cap Dinas
Cap Dinas terdiri dari Cap Jabatan dan Cap Kementerian Agama yang
penggunaan wewenangnya sebagai berikut:
1. Pejabat yang berwenang menggunakan cap jabatan dengan Lambang
Negara adalah pejabat negara yaitu Menteri Agama; dan
2. Pejabat yang berwenang menggunakan cap Kementerian Agama adalah
pejabat berwenang pada Kementerian Agama Pusat, Daerah, dan
Pendidikan Tinggi Keagamaan Negeri.
B. Penggunaan Lambang Negara
1. Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas
sebagai berikut:
a) Lambang Negara merupakan lambang garuda yang digunakan
dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi
yang bersifat tetap dan resmi.
b) Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan
dan cap jabatan dengan Lambang Negara adalah pejabat Negara
dalam hal ini Menteri Agama.
2. Kop Naskah Dinas Jabatan dengan Lambang Negara
Bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan lambang
negara sebagai berikut:
1) Bentuk kop naskah dinas jabatan menggunakan lambang Garuda
berwarna kuning emas, dengan ukuran tinggi 21,50 mm dan lebar
20,24 mm sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Lambang Garuda terletak simetris di tengah kertas yang
berjarak 20 mm dari tepi atas kertas dan berada di tengah tulisan
nama Menteri Agama. Tulisan nama Menteri Agama dicetak tebal
dengan huruf kapital yang terletak 5 mm di bawah lambang garuda.
2) Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan
lambang garuda dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
- 41 -
CONTOH
KET
5
R2
R1
R3
d
- 42 -
- 43 -
- 44 -
Contoh Gambar:
- 45 -
BENTUK DAN
UKURAN
ISI
CONTOH
KET
R2
R1
R3
b
c
d
No.
KETERANGAN
2.
Sekretariat Jenderal
- 46 -
3.
Direktorat Jenderal
Pendidikan Islam
4.
Direktorat Jenderal
Penyelenggaraan Haji dan
Umrah
5.
Direktorat Jenderal
Bimbingan Masyarakat Islam
6.
Direktorat Jenderal
Bimbingan Masyarakat
Kristen
- 47 -
7.
Direktorat Jenderal
Bimbingan Masyarakat
Katolik
8.
Direktorat Jenderal
Bimbingan Masyarakat
Hindu
9.
Direktorat Jenderal
Bimbingan Masyarakat
Buddha
10.
Inspektorat Jenderal
- 48 -
11.
Badan Penelitian dan
Pengembangan serta
Pendidikan dan Pelatihan
12.
Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi
13.
Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota
14.
Kantor Urusan Agama
Kecamatan
- 49 -
15.
Balai Pendidikan dan
Pelatihan Keagamaan
16.
Balai Penelitian dan
Pengembangan Agama
17.
Madrasah Aliyah Negeri
18.
Madrasah Tsanawiyah Negeri
19.
- 50 -
20.
Asrama Haji Embarkasi
21.
Kantor Misi Haji Indonesia
22.
Perguruan Tinggi Keagamaan
Negeri
23.
Lajnah Pentasihan Mushaf
Al-Quran
24
Unit Percetakan Al-Quran
- 51 -
BAB VII
BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan
1) Susunan Surat Edaran, meliputi:
a. Kepala terdiri dari:
(1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan
nama jabatan untuk pejabat negara (Menteri Agama) atau
lambang dan nama Kementerian Agama untuk bukan
pejabat
negara,
yang
ditulis
dengan
huruf
kapital,
negara/lambang
huruf
kapital
Kementerian
serta
nomor
Agama,
surat
ditulis
edaran
di
tentang
hal
tertentu
yang
dianggap
mendesak.
c. Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat penanda tangan;
(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf kapital; dan
(5) cap dinas.
- 52 -
1.
2.
3.
...;
...;
dan seterusnya;
SURAT EDARAN
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
(Nama Surat Edaran Menteri Agama)
A.
Umum
B.
C.
Ruang Lingkup
D.
Dasar
.
E.
dan seterusnya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal ...
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
tanda tangan dan cap jabatan
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwin
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya Surat
Edaran
Memuat ketentuan
peraturan perundangundangan yang menjadi
dasar ditetapkannya
Surat Edaran
Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. dan seterusnya.
- 53 -
Yth.
1.
2.
3.
...;
...;
dan seterusnya;
SURAT EDARAN
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
(Nama Surat Edaran Menteri Agama)
A.
Umum
B.
C.
Ruang Lingkup
D.
Dasar
E.
dan seterusnya.
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwin
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya Surat
Edaran
Memuat ketentuan
peraturan perundangundangan yang menjadi
dasar ditetapkannya
Surat Edaran
Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal ...
a.n.MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL,
tanda tangan dan cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. dan seterusnya.
- 54 -
SURAT TUGAS
NOMOR .............................
Menimbang
: a. bahwa ...;
b. bahwa ...;
c. ... dst.
Dasar
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Memberi Tugas
Kepada
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
- 55 -
Untuk
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Nama Tempat, Tanggal
Sekretaris Jenderal,
Tanda Tangan
dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
SURAT TUGAS
NOMOR ..........................
Menimbang
: a. bahwa ...;
b. bahwa ...;
c. ... dst.
Dasar
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Memberi Tugas
Kepada
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Untuk
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Nama Tempat, Tanggal
a.n. Sekretaris Jenderal
Kepala Biro Ortala,
Tanda Tangan
dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
Tembusan
Sekretaris Jenderal.
- 56 -
c. Pejabat Eselon II
SURAT TUGAS
NOMOR ................................
Menimbang
: a. bahwa ...;
b. bahwa ...;
c. ... dst.
Dasar
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Memberi Tugas
Kepada
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Untuk
: 1. ...;
2. ...;
3. ... dst.
Nama Tempat, Tanggal
Kepala Biro Organisasi dan Tata Laksana,
Tanda Tangan
dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Nota Dinas Korespondensi Intern
a. Susunan dan Bentuk Nota Dinas
1) Susunan Nota Dinas
a) Kepala Nota Dinas terdiri dari:
(1) kop naskah dinas;
(2) kata NOTA DINAS, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(4) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik;
- 57 -
NOTA DINAS
NOMOR .........................
Yth
Dari
Hal
Tanggal
:
:
:
:
...
...
...
...
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ...
2. ...
3. ..dst.
- 58 -
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
MEMORANDUM
NOMOR .........................
Yth
Dari
Hal
Tanggal
:
:
:
:
...
...
...
...
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
- 59 -
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ...
2. ...
3. ..dst.
b) Bentuk Memorandum pejabat lain yang ditunjuk dalam
lingkungan satuan organisasi/kerja sesuai dengan tugas,
wewenang, dan tanggung jawab.
MEMORANDUM
NOMOR .........................
Yth
Dari
Hal
Tanggal
:
:
:
:
...
...
...
...
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.............................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ...
2. ...
3. ..dst.
- 60 -
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
:
:
:
:
(Tgl.,Bln., Thn.)
Yth. ........................................
...................
...................
(Alinea Pembuka) ..
....................................................................................................................................
........................................................................................
- 61 -
dan
Cap
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ...
2. ...
3. ...dst.
c. Bentuk Surat Dinas atas nama Menteri Agama
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
:
:
:
:
(Tgl.,Bln., Thn.)
Yth. ........................................
...................
...................
(Alinea Pembuka) ....
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
....................................................................................................................................
........................................................................................
(Alinea Isi) .............
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.......................................................................................
(Alinea Penutup) .............
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
....................................................................................................................................
......................................................................................
- 62 -
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
:
:
:
:
(Tgl.,Bln., Thn.)
Yth. ........................................
...................
...................
Sekretaris Jenderal,
Tanda Tangan
dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
- 63 -
Tembusan:
1. ...
2. ...
3. ..dst.
e. Bentuk Surat Dinas atas nama Pejabat Eselon I
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
:
:
:
:
(Tgl.,Bln., Thn.)
Yth. ........................................
...................
...................
(Alinea Pembuka) ....
....................................................................................................................................
........................................................................................
(Alinea Isi) .............
....................................................................................................................................
........................................................................................
(Alinea Penutup) .............
....................................................................................................................................
........................................................................................
a.n. Sekretaris Jenderal,
Kepala Biro Ortala
Tanda Tangan
dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ...
2. ...
3. ..dst.
3. Susunan dan Bentuk Surat Undangan
1) Susunan Surat Undangan terdiri dari;
a) Kepala
Bagian kepala Surat Undangan terdiri dari:
(1) kop naskah dinas;
- 64 -
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
:
:
:
:
(Tgl.,Bln., Thn.)
Yth. ........................................
...................
...................
(Alinea Pembuka dan Isi) ...
....................................................................................................................................
........................................................................................ pada:
Hari, tanggal :
Waktu
:
Tempat
:
Acara
:
.................., .................
.....................................
.....................................
.....................................
- 65 -
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
:
:
:
:
(Tgl.,Bln., Thn.)
.................., .................
.....................................
.....................................
.....................................
Sekretaris Jenderal,
Tanda Tangan
dan Kementerian Agama
Nama Lengkap
- 66 -
Sekretaris Jenderal,
Tanda Tangan
dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
- 67 -
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Pakaian
:
Laki-laki
:
Perempuan:
................
................
- 68 -
BERITA ACARA
NOMOR ..................................
Pada hari ini, , tanggal , bulan .., tahun .., kami masingmasing:
1. ..(nama pejabat), .. (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak
Pertama,
dan
2. ..(pihak lain), selanjutnya disebut Pihak
Kedua, telah melaksanakan
1.
2.
dan seterusnya.
dengan
sesungguhnya
berdasarkan
Dibuat di .
Pihak Kedua,
Pihak Pertama,
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap
Mengetahui/Mengesahkan
Nama Jabatan,
Tanda tangan
Nama Lengkap.
c. Surat Keterangan
Susunan dan Bentuk Surat Keterangan terdiri dari:
1) Kepala Surat Keterangan terdiri dari:
(a) kop Naskah Dinas;
(b) kata SURAT KETERANGAN ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; dan
- 69 -
ditulis
dengan
huruf
kapital
secara
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Keterangan memuat pejabat yang
menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud
dan tujuan diterbitkannya Surat Keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Keterangan memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan
nama pejabat yang membuat Surat Keterangan tersebut.
Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
Bentuk Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN
NOMOR .......................................
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama
NIP
Jabatan
: ................................................................
: ................................................................
: ................................................................
- 70 -
d. Surat Pengantar
Susunan dan Bentuk Surat Pengantar terdiri dari:
1) Kepala Surat Pengantar terdiri dari:
(a) kop Naskah Dinas;
(b) kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) tanggal;
(d) Yth.;
(e) nama jabatan dan nama alamat yang dituju; dan
(f) kata SURAT PENGANTAR ditulis dengan huruf kapital
secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom
terdiri dari:
(a) nomor urut;
(b) jenis yang dikirim;
(c) banyaknya naskah/barang; dan
(d) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Pengantar terdiri dari:
(a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP; dan
(4) cap jabatan/Kementerian Agama.
(b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(1) nama jabatan penerima;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) cap Kementerian Agama;
(5) nomor telepon/faksimile; dan
(6) tanggal penerimaan.
- 71 -
Yth.
.
.
.
SURAT PENGANTAR
NOMOR .....................................
No
Naskah Dinas/Barang
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal..
Penerima,
Nama jabatan,
Pengirim,
Nama jabatan,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
Nama Lengkap
NIP.
No. Telepon:
No. Faksimile:
Catatan:
Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kembali kepada pengirim
e. Laporan
Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Laporan terdiri dari:
1) Kepala Naskah Dinas Laporan terdiri dari:
a) kop Naskah Dinas;
b) kata LAPORAN ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
c) kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
d) judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan
diletakkan secara simetris.
- 72 -
1) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Laporan terdiri dari:
a) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika
Laporan;
b) Materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang
dilaksanakan,
faktor
yang
mempengaruhi,
hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal
lain yang perlu dilaporkan;
c) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan
d) Penutup, yang merupakan akhir Laporan, memuat
harapan/permintaan arahan/ucapan terima kasih.
2) Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari:
a) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;
b) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis
dengan huruf awal kapital;
c) tanda tangan; dan
d) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
Bentuk Naskah Dinas Laporan
LAPORAN
TENTANG
A. Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan
- 73 -
E. Penutup
Dibuat di
pada tanggal.
Nama Jabatan Pembuat Laporan
Tanda Tangan dan Cap Kementerian Agama
Nama Lengkap
f.
Telaahan Staf
Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf
1) Kepala Naskah Dinas Telaahan Staf terdiri dari:
a) kop Naskah Dinas;
b) kata TELAAHAN STAF ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
c) kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
d) judul telaahan staf ditulis dengan huruf kapital secara
simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari:
a) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas
tentang persoalan yang akan dipecahkan;
b) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan
kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
c) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang
merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan;
d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan
dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang
mungkin atau dapat dilakukan;
e) Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan
f)
3) Kaki
Bagian kaki Telaahan Staf terdiri dari:
a) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan
huruf awal kapital;
- 74 -
b) tanda tangan;
c) nama lengkap; dan
d) daftar lampiran.
Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf
TELAAHAN STAF
TENTANG
.....................
A. Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan.
B. Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan
saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan
kemungkinan kejadian dimasa mendatang.
C. Fakta yang Mempengaruhi
Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan.
D. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau
dapat dilakukan.
E. Kesimpulan
Bagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu
cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang
dihadapi.
F. Saran Tindakan
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran
tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Nama Lengkap Pembuat Telaahan Staf
- 75 -
BAB VIII
PENUTUP
Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama ini merupakan
acuan bagi Kementerian Agama pusat dan daerah dalam menyusun
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sesuai dengan keperluan masing-masing.
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
ttd
LUKMAN HAKIM SAIFUDDIN