BAB III

HASIL PELAKSANAAN MAGANG

3.1 Deskripsi pelaksanaan magang

Pelaksanaan magang berlangsung selama tiga bulan, di bagian Kearsipan SDM

selama dua bulan kemudian di rolling selama satu bulan pada bagian Pengadaan
Barang SEKMUM (Sekretaris Umum) dimulai pada tanggal 20 Januari 20
April. Dalam pelaksanaan magang tentunya penulis mendapatkan pengetahuan
dan pengalaman baru yang diperoleh seperti pengelolaan arsip, pengklasifikasian
arsip, proses surat masuk dan keluar, pengadaan barang dan jasa , handling
telephone. Tentu saja untuk memperoleh pengalaman baru dan ilmu tersebut
membutuhkan proses pembelajaran untuk dapat memperoleh ilmu serta
pengalaman. Mulai dari pembagian tempat sampai pengerjaan tugas-tugas yang
harus dikerjakan oleh penulis. Tugas-tugas yang diberikan sebagian besar
berkaitan dengan mata kuliah pada program studi Administrasi Perkantoran.
Tugas-tugas yang dikerjakan selama melaksanakan magang di antaranya :

1. Mengarsipkan data pegawai aktif dan pensiun

2. Menscan data mutasi dan data surat talenta
3. Mencari data pegawai aktif
4. Menggandakan dokumen dengan menggunakan mesin fotocopy
5. Menerima telepon dari beberapa bagian di area PT PLN (Persero) Dist.
Jateng dan DIY
6. Mengirim surat masuk dan surat keluar dengan AMS (Aplikasi
Manajemen Surat)
7. Memberi nomor surat keluar sesuai dengan kode masalah dengan
menggunakan AMS
8. Mendistribusikan surat-surat masuk ke setiap bagian yang dituju seperti
Sekretaris GM, Sekretaris Bidang Niaga dan sebagainya.
9. Mengirim berkas-berkas PPL ke bagian Anggaran dan Keuangan.
10. Membuat check list tagihan dan nota dinas bagian pengadaan barang dan
jasa

23
Dalam pelaksanaan magang, penulis datang sesuai dengan jadwal masuk kantor
PT.PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY yaitu pukul 07.30 dan berakhirnya
kegiatan perkantoran pukul 16.30

3.2 Formulir Evaluasi

No. Hari / Tanggal Kegiatan

1. Senin - Menemui Ibu Dessanggi untuk penempatan bagian

- Belum ada kegiatan pembimbing sakit
20 Januari 2014
2. Selasa - Belum ada kegiatan karena pembimbing sakit
21 Januari 2014
3. Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
22 Januari 2014
4. Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
23 Januari 2014
5. Jumat - Senam pagi
- Mengarsipkan data pegawai aktif
24 Januari 2014
- Scan data pegawai

6. Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif

- Scan data pegawai
27 Januari 2014
7. Selasa - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
28 Januari 2014
8. Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
29 Januari 2014

9. Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif

- Scan data pegawai
30 Januari 2014

24
10. Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
3 Februari 2014

11. Selasa - Mengarsipkan data pegawai aktif

- Scan data pegawai
4 Februari 2014
12 Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
5 Februari 2014
13 Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
6 Februari 2014
14 Jumat - Senam pagi
- Mengarsipkan data pegawai aktif
7 Februari 2014
- Scan data pegawai

15 Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif

- Scan data pegawai
10 Februari 2014
16 Selasa - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
11 Februari 2014
17 Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
12 Februari 2014
18 Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
13 Februari 2014
19 Jumat - Senam pagi
- Mengarsipkan data pegawai aktif
14 Februari 2014
- Scan data pegawai

20 Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif

- Scan data pegawai
17 Februari 2014
21 Selasa - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
18 Februari 2014
22 Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Scan data pegawai
19 Februari 2014
23 Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif
20 Februari 2014
24 Jumat - Senam pagi
- Mengarsipkan data pegawai aktif
21 Februari 2014

25
25 Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
24 Februari 2014
26 Selasa - Mengarsipkan data pegawai aktif dan pensiun
25 Februari 2014
27 Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
26 Februari 2014
28 Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
27 Februari 2014
29 Jumat - Senam pagi
- Mengarsipkan data pegawai aktif
28 Februari 2014
30 Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif
3 Maret 2014
31 Selasa - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
4 Maret 2014
32 Rabu - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
5 Maret 2014
33 Kamis - Mengarsipkan data pegawai aktif
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
6 Maret 2014
34 Jumat - Senam pagi
- Mengarsipkan data pegawai aktif
7 Maret 2014
- Mengurutkan data pegawai aktif dan pensiun
35 Senin - Mengarsipkan data pegawai aktif dan pensiun
10 Maret 2014
36 Selasa - Mengarsipkan data pegawai pensiun
11 Maret 2014
37 Rabu - Mengarsipkan data pegawai pensiun
12 Maret 2014
38 Kamis - Mengarsipkan data pegawai pensiun
- Mendosir data dana pensiunan
13 Maret 2014
- Mendosir data talenta pegawai

26
39 Jumat - Senam Pagi
- Rolling tempat ke lantai 3
14 Maret 2014
- Membuat Check List
- Mengekspedisi Surat PPL (Permohonan Pembelian
Langsung)Siap bayar
- Mengentry data AMS (Aplikasi Manajamen Surat)
- Mengedarkan surat masuk kepada masing-masing bagian
yang dituju

40 Senin - Mengekspedisi Surat PPL (Permohonan Pembelian

17 Maret 2014 Langsung) Siap Bayar
- Mengekspedisi PA (Pesrsetujuan Anggaran)
- Mengirim PA ke Bagian Anggaran Lantai V
41 Selasa - Membuat Check List PPL
- Fotokopi
18 Maret 2014
- Mengirim PA (Persetujuan Anggaran) ke Bag.Anggaran
- Mencatat surat keluar dan surat masuk
- Menerima telephone

42 Rabu - Ijin kuliah

19 Maret 2014
43 Kamis - Ijin kuliah
20 Maret 2014
44 Jumat - Senam Pagi
- Handling telephone
21 Maret 2014
- Mengekspedisi PA (Persetujuan Anggaran)
- Menggandakan dokumen faktur, nota dinas, penawaran
harga dll dengan menggunakan mesin fotokopi

45 Senin - Membuat Check List tagihan dan Nota Dinas permohonan

24 Maret 2014 pembayaran
- Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,
Nota Dinas
- Mengekspedisi PPL ke Buku PA (Persetujuan Anggaran)
- Mengekspedisi PPL ke Buku PPL Siap bayar
- Menerima Telephone
- Mengirim Surat ke Lantai II, IV, V dan VII
- Mengurutkan PPL (Permohonan Pembelian Langsung)

27
46 Selasa - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,
25 Maret 2014 Nota Dinas
- Memilah Surat PPL, Penawaran Harga, Persetuajuan
Anggaran)
- Handling telephone
- Mengirim PA ke Bagian Anggaran Lantai V

47 Rabu - Membuat Check List PPL

- Nota Dinas
26 Maret 2014
- Mengekspedisi PA (Persetujuan Anggaran)
- Mengirim PA ke bagian Anggaran
- Handling telephone

48 Kamis - Mengekspedisi PA (Persetujuan Anggaran)

- Mengirim PA ke bagian Anggaran
27 Maret 2014
- Handling telephone

49 Jumat - Handling telephone

- Mengekspedisi PA (Persetujuan Anggaran)
28 Maret 2014
- Mengirim PA ke bagian Anggaran
- Membuat Check List PPL dan Nota Dinas

50 Selasa - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,

1 April 2014 Nota Dinas
- Handling telephone
- Membuat Check List Tagihan dan Nota Dinas

51 Rabu - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,

2 April 2014 Nota Dinas
- Mengekspedisi PA (Persetujuan Anggaran)
- Mengirim ke bagian Anggaran

52 Kamis - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,

3 April 2014 Nota Dinas
- Mengurutkan surat masuk
- Fotokopi

53 Jumat - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,

4 April 2014 Nota Dinas
- Handling telephone
- Mengekspedisi PPL dan PA

28
54 Senin - Fotocopy SPK, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,
7 April 2014 Nota Dinas
- Mengurutkan SPK (Surat Perjanjian Kerja)
- Mengekspedisi SPB

55 Selasa - Membuat Check List PPL dan Nota Dinas

- Mengantar surat masuk ke bagian Humas
8 April 2014
56 Kamis - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,
10 April 2014 Nota Dinas
- Membuat Check List PPL
57 Jumat - Mengekspedisi PPL
- Mengekspedisi PA
11 April 2014
- Mengirim PA dan PPL ke bagian anggaran

58 Senin - Fotocopy SPB, Surat PPL, Penawaran Harga, Faktur,

14 April 2014 Nota Dinas
- Mengekspedisi PPL dan memberi nomor SO
- Mengekspedisi PA
- Membuat Nota Dinas
- Memberi nomor PO pada PPL

59 Selasa - Mengirim PPL ke bagian keuangan

- Membuat Check List PPL
15 April 2014
- Mengirim PA ke bagian anggaran
- Mencatat pengadaan ATK ke buku SPB
- Mengantar surat cuti ke bagian ADSDM

60 Rabu - Mengekspedisi PA (Persetujuan Anggaran)

- Mengirim PA dan PPL ke Bagian Anggaran
16 April 2014
- Mengekspedisikan nomor SO ke buku PPL siap bayar
61 Kamis - Mengirim PA (Persetujuan Anggaran) ke Bagian
17 April 2014 Anggaran
- Pamitan ke bagian SDM lantai VII dan Sekmum lantai III

29
3.3 Kondisi Ruang Kearsipan

Sebelum pelaksanaan magang kondisi arsip di ruang kearsipan PT PLN (Persero)

Distribusi Jateng dan D.I.Y belum tertata dengan rapi jauh dari standart prosedur
pengelolaan arsip. Arsip data pegawai tidak teratur sesuai abjad yang tertera pada
filling cabinet/lemari arsip. (Lihat gambar 1)

Gambar 1

30
Hal ini karena kurangnya tenaga kerja kearsipan sehingga arsip yang telah
kembali dibiarkan menumpuk banyak setelah itu baru dilakukan penataan. Pada
PT. PLN (Persero) Distibusi Jawa Tengah & DIY penataan arsipnya
menggunakan sistem penyimpanan arsip. Dalam buku Manajemen Kearsipan
Modern disebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip pada dasarnya ada dua
jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sistem abjad), sistem geografis,
dan sistem subyek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik,
sistem kronologi, sistem subyek dengan kode nomer. Sistem penyimpanan arsip
di PT. PLN (Persero) Distibusi Jawa Tengah & DIY dengan menggunakan jenis
urutan abjad yaitu sistem nama dan sistem numerik (NIP Pegawai). Menurut hasil
pengamatan, sistem penyimpanannya sudah cukup baik menurut Zulkifli Amsyah
(1992: 179).

3.4 Penerapan Azas Pengorganisasian Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono dalam bukunya Manjemen Kearsipan

(2005: 21) bahwa, azas yang diterapkan pada pengorganisasian arsip di ruang
Kearsipan PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY menggunakan azas
gabungan yaitu penyimpanan arsip yang mengkombinasi antara azas
sentralisasi dan desentralisasi. Semua arsip pegawai PT PLN (Persero)
Distribusi Jateng dan DIY berada di ruang Kearsipan PT PLN (Persero)
Distribusi Jateng dan DIY baik dari area Magelang, Cilacap, Surakarta,
Rayon dll. Berikut lokasi penyimpanna arsip di ruang Kearsipan:

Gambar 3.4 Lokasi Penyimpanan Arsip

31
3.5 Fungsi Arsip

Berdasarkan teori A. W. Widjaja (1986: 23) di ruang Kearsipan PT PLN

(Persero) Distribusi Jateng dan DIY menggunakan arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis yaitu untuk pegawai yang masih bekerja di PT PLN
(Persero) Distribusi Jateng dan DIY sementara arsip statis yaitu untuk
pegawai yang telah pensiun.

3.6 Jenis-jenis Arsip

Dalam buku Manajemen Kearsipan (2005: 10) di ruang Kearsipan PT PLN

(Persero) Distribusi Jateng dan DIY menggunakan jenis arsip kepegawaian.
misalnya surat talenta pegawai, sertifikat pegawai, kenaikan grade pegawai,
riwayat hidup, surat pemberhentian pegawai, surat pindah tugas.

3.7 Tahap pengelolaan Arsip

32
 Berdasarkan teori Hadi Abubakar dalam bukunya Cara-cara Pengolahan
Kearsipan yang Praktis dan Efisien (1996: 19), tahapan-tahapan yang
dilakukan dalam mengelola arsip adalah:

a. Tahap Pengendalian

Tahap dimana surat masuk atau keluar diagendakan sesuai sistem yang
telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut dikendalikan ke unit
kerja, yang kaan memproses surat-surat tersebut.

b. Tahap Referensi

Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi

sehari-hari, dan surat tersebut diklasifikasikan, diindeks, selesai
digunakan yaitu dilakukan penataan berkas dan jika diperlukan akan
mudah ditemukan kembali.

c. Tahap Pemusnahan

Pada pelaksanaan pemusnahan arsip harus melalui tahap yang telah

ditentuakn, supaya lebih obyektif dalam penilaian arsip dan dibuatkan
daftar pertelaan arsip (DPA) yang akan dimusnahkan.

3.8 Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan

Berdasarkan teori Zulkifli Amsyah peralatan dan perlengkapan penyimpanan

di ruang Kearsipan PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY
menggunakan alat penyimpanan tegak sedangkan perlengkapan penyimpanan
antara lain:

- Penyekat, yaitu kertas karton sebagai pembatas arsip yang akan disimpan

- Map (Ordner)

- Kata Tangkap, yaitu judul yang terdapat pada tonjolan berupa huruf abjad

33
 - Perlengkapan lain, label yaitu untuk membuat kode yang kemudian akan
ditempelkan pada bagian tertentu.

3.9 Penataan Arsip Dinamis

Berdasarkan teori Sularso Mulyono penataan arsip di ruang Kearsipan PT

PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY menggunakan sistem abjad yaitu
penyimpanan sesuai urutan abjad

3.10 Langkah-langkah Penataan Arsip

Berdasarkan teori Ig. Wursanto penataan arsip di ruang Kearsipan PT PLN

(Persero) Distribusi Jateng dan DIY sudah memenuhi standart yang baik.

3.11 Penyusutan Arsip

Berdasarkan teori Sugiarto dan Wahyono di ruang Kearsipan PT PLN

(Persero) Distribusi Jateng dan DIY tidak dilakukan penyusutan arsip karena
arsip pegawai pensiun tetap dibiarkan menumpuk pada lemari arsip.

3.12 Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Ruang Kearsipan PT PLN (Persero)

Distribusi Jateng dan DIY

Berdasarkan hasil pengamatan, cara pengelolaan arsip di ruang Kearsipan PT

PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY dibanndingkan dengan teori
pengelolaan arsip dengan kajian pustaka. Dengan adanya perbandingan antara
teori dengan hasil pengamatan magang, maka dapat diketahui bahwa
pengelolaan arsip di ruang Keasipan PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan
DIY apakah sudah sesuai atau belum dengan teori tentang kearsipan yang
ada, seperti penataan arsip, penyusustan arsip, tahap pengelolaan arsip

34
 meliputi tahap pengendalian, tahap referensi, dan tahap pemusnahan. Ada
beberapa perbedaan pengelolaan arsip menurut para ahli:

a. Berdasarkan teori Sugiarto dan Wahyono (2005: 14) di ruang

Kearsipan PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY belum
menerapkan adanya manajemen kearsipan (record management) yaitu
seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya,
pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Hal ini karena
kurangnya tenaga arsiparis di kantor PT PLN (Persero) Distribusi
Jateng dan DIY.

b. Berdasarkan teori Hadi Abubakar (1996: 19) di ruang Kearsipan PT

PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY dalam tahap pengelolaan
arsip belum melaksanakan proses pemusnahan. Hal ini karena arsip-
arsip yang berada pada PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY
bersifat abadi.

c. Berdasarkan teori Teguh Wahyono (2005: 10) jenis arsip yang

digunakan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY yaitu
jenis arsip kepegawaian.

d. Langkah-langkah penataan arsip pada PT PLN (Persero) Distribusi

Jateng dan DIY berdasarkan teori Ig. Wursanto tidak melewati tahap
lembar tunjuk silang.

3.13 Hambatan dan Solusi

Hambatan yang dihadapi selama menjalankan magang adalah:

- Kurang sadarnya pegawai terhadap penyimpanan arsip, misal setelah

meminjam arsip pegawai tidak langsung disimpan melainkan diletakkan
di bawah meja sehingga menyebabkan arsip menumpuk

- Pada bagian arsip pegawai pensiun tidak tertata dengan baik sehingga
data pegawai pensiun sulit ditemukan

35
 Solusi

- Sebaiknya arsip yang sudah dipinjam langsung dikembalikan pada almari

arsip sesuai dengan abjad

- Pada bagian arsip pensiun sebaiknya lebih diperhatikan dan arsip pegawai
pensiun yang sudah tidak digunakan lagi sebaiknya disimpan pada rak
alamari sesuai dengan urutan NIP pegawai.

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan sebagai berikut:

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran suatu organisasi

karena kearsipan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan bagi organisasi.
Dengan adanya kearsipan diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Dalam mengelola arsip yang baik dan benar yaitu menggunakan sistem
pengorganisasian arsip, sistem pengorganisasian arsip meliputi azas
sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan. Pada PT PLN (Persero)
Distribusi Jateng dan DIY sistem pengorganisasian arsip menggunakan azas
gabungan. Jenis arsip pada PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY yaitu
arsip jenis kepegawaian. Prosedur pengelolaan arsip dinamis yang diterapkan
pada PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY sudah baik sesuai dengan
prosedur yang dikemukakan oleh para ahli yaitu dari tahap penataan,

36
 penyusutan, penyimpanan arsip, peralatan yang digunakan serta tahap
pengelolaan arsip meliputi tahap poengendalian, referensi, dan tahap
pemusnahan. Namun di Kearsipan PT PLN (Persero) Distribusi Jateng dan
DIY tidak menggunakan tahap pemusnahan karena arsip pegawai yang masih
bekerja maupun pensiun masih digunakan untuk keperluan adminitrasi.

4.2 Saran

Adapun beberapa saran yaitu :

- PT.PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY khususnya bagian SDM

harus lebih memperhatikan dan mengarahkan peserta magang
- Sebaiknya mempunyai pegawai khusus untuk menangani arsip
sehingga ruang arsip tetap tertata dan terawat dengan baik dan perlu
adanya lebih dari satu pegawai khusus menangani arsip
- Sebaiknya ruang arsip selalu dirawat dengan baik sehingga ruangan
tersebut tetap rapi dan tidak berantakan sehingga arsip mudah
ditemukan secara efektif dan efisien.

37