KOORDINASI DAN KOMUNIKASI

LINTAS PROGRAM DAN LINTAS

SEKTOR PROGRAM PTM
No. Kode :
SOP Terbitan :

No. Revisi :

.......................
Halaman :
NIP.............................
UPTD
PUSKESMAS ...........
............

Definisi Komunikasi Dengan Lintas Sektoral Pelanggan Program PTM: adalah

komunikasi berbentuk pertemuan/ rapat yang dilakukan didalam lingkup
Puskesmas, maupun institusi luar Puskesmas yang ada keterkaitannya
dengan program PTM.
Tujuan Sebagai panduan dalam pertemuan lintas program PTM demi efektifitas
proses maupun hasil pengelolaan program PTM
Kebijakan Sebagai pedoman mekanisme komunikasi dan koordinasi program PTM.
Pelaksanaan komunikasi dan koordinasi program harus mengikuti langkah-
langkah yang tertuang dalam SOP
Referensi -
Prosedur A. Didalam lingkup Puskesmas/ gedung Puskesmas,
Koordinator PTM menginventaris permasalahan yang akan dibicarakan
dengan lintas sektoral,
Koordinator PTM. mengundang pelaksana program PTM,
Koordinator PTM dan pelaksana program PTM mebicarakan materi yang
akan dibicarakan lintas sektoral,
Kordinator PTM dan pelaksana program PTM membagi tugas sebagai
pelaksana didalam pembahasan lintas sektoral,
Koordinator dan pelaksana program PTM menentukan siapa saja yang
perlu diundang di dalam pertemuan lintas sektoral,
Koordinator dan pelaksana program PTM membuat undangan,
Koordinator PTM memohon tanda tangan kepala Puskesmas, dan kepada
tata usaha untuk meminta nomor surat,
Pelaksana program PTM yang ditunjuk mengedarkan surat undangan sesuai
dengan daftar yang akan diundang,
Pelaksanaan pertemuan, koordinator program PTM Memimpin pertemuan
Koordinator mempersilahkan kepala Puskesmas menyambut pertemuan
(bila diperlukan),
Pelaksana program PTM yang ditujuk/ koordinator PTM menyampaikan
tujuan dan materi pertemuan,
Peserta pertemuan membuat kesepakatan hasil pertemuan bila perlu
disusun rekomendasi,
Pelaksana program PTM yang ditunjuk mencatat (petugas administrasi/
pencatat) semua yang dibicarakan dan daftar hadir peserta pertemuan,
Peserta pertemuan melakukan perbagian tugas sesuai dengan peran dan
tugas masing- masing,
Petugas administrasi membacakan hasil pertemuan dan kesepakatan-
kesepakatan yang diambil, Koordinator PTM menutup pertemuan,
Koordinator PTM melapor kepada Kepala Puskesmas hasil pertmuan
dengan buku laporan/ konsultasi kepada kepala Puskesmas,
Kepala Puskesmas menerima laporan dengan memberikan rekomendasi/
arahan dan menandatangani pada buku/ konsultasi,
Koordinator dan pelaksana melaksanakan kegiatan sesuai yang
direkomendasikan/ arahan dan dicatat dalam kegiatan harian,
Di luar organisasi Puskesmas,
1. Kepala Puskesmas mendisposisi surat undangan dari organisasi
lintas terkait,
2. Koordinator PTM menerima desposisi surat undangan kepala
Puskesmas,
3. Koordinator membicarakan isi undangan dengan pelaksana program
PTM untuk mendapatkan kesepakatan, dan menunjuk siapa yang
akan mewakili (bila diwakilkan apabila tidak dilakukan oleh
koordinator sendiri)
4. Pelaksana yang ditunjuk/ koordinator menyiapkan materi pertemuan
lintas sektoral,
5. Pelaksana yang ditunjuk/ koordinator mengikuti pertemuan lintas
sektoral, dengan menyampaikan materi yang dibahas dan mencatat
semua yang dibicarakan didalam catatan/ buku harian,
6. Pelaksana yang ditunjuk melaporkan hasil pertemuan kepada
koordinator PTM bila yang mengikuti bukan koordinator
7. Koordinator dan pelaksana yang ditunjuk membicarakan hasil
pertemuan lintas sektoral, dan merencanakan pelaksanaan kegiatan
selanjutnya,
8. Koordinator PTM melapor kepada Kepala Puskesma hasil pertmuan
dengan buku laporan/ konsultasi kepada kepala Puskesmas,
 9. Kepala Puskesmas menerima laporan dengan memberikan
rekomendasi/ arahan dan menandatangani pada buku/ konsultasi,
10. Koordinator dan pelaksana melaksanakan kegiatan sesuai yang
direkomendasikan/ arahan dan dicatat dalam kegiatan harian,
Alat dan Bahan -
Diagram Alir -
Referensi Proram Penyuluhan Depkes.RI.2005,
Dokumen Terkait Format notulen pertemuan,
Buku/ kegiatan harian individu,
Buku konsultasi kepada pengelola program PTM
Buku konsultasi kepada kepala Puskesmas,
Buku kegiatan harian individu.
Distribusi Koordinator PTM
Pelaksanan program PTM

11. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DAN

HARAPAN MASYARAKAT/SASARAN
TERHADAP KEGIATAN PROGRAM PTM
No. Dokumen :

No.Revisi :
UNIT DAFTAR
 Tgl.Terbit :

TILIK Halaman :
LAYANAN
PUSKESMAS .
......................
NO KEGIATAN YA TIDAK TIDAK
BERLAKU
1 Apakah koordinator PTM menginventaris
permasalahan yang akan dibicarakan dengan lintas
sektoral?
2 Apakah koordinator PTM. mengundang pelaksana
program PTM?
3 Apakah koordinator PTM dan pelaksana program
PTM mebicarakan materi yang akan dibicarakan
lintas sektoral?
4 Apakah kordinator PTM dan pelaksana program PTM
membagi tugas sebagai pelaksana didalam
pembahasan lintas sektoral?
5 Apakah koordinator dan pelaksana program PTM
menentukan siapa saja yang perlu diundang di dalam
pertemuan lintas sektoral?
6 Apakah koordinator dan pelaksana program PTM
membuat undangan?
7 Apakah koordinator PTM memohon tanda tangan
kepala Puskesmas, dan kepada tata usaha untuk
meminta nomor surat?
8 Apakah pelaksana program PTM yang ditunjuk
mengedarkan surat undangan sesuai dengan daftar
yang akan diundang?
9 Apakah pelaksanaan pertemuan, koordinator
program PTM Memimpin pertemuan?
10 Apakah koordinator mempersilahkan kepala
Puskesmas menyambut pertemuan (bila diperlukan)?
11 Apakah pelaksana program PTM yang ditujuk/
koordinator PTM menyampaikan tujuan dan materi
pertemuan?
12 Apakah peserta pertemuan membuat kesepakatan
hasil pertemuan bila perlu disusun rekomendasi?
13 Apakah elaksana program PTM yang ditunjuk
mencatat (petugas administrasi/ pencatat) semua yang
dibicarakan dan daftar hadir peserta pertemuan?
14 Apakah peserta pertemuan melakukan perbagian
tugas sesuai dengan peran dan tugas masing- masing?
15 Apakah petugas administrasi membacakan hasil
pertemuan dan kesepakatan- kesepakatan yang
diambil, Koordinator PTM menutup pertemuan?
16 Apakah koordinator PTM melapor kepada Kepala
Puskesmas hasil pertmuan dengan buku laporan/
konsultasi kepada kepala Puskesmas?
17 Apakah kepala Puskesmas menerima laporan dengan
memberikan rekomendasi/ arahan dan
menandatangani pada buku/ konsultasi?
18 Apakah koordinator dan pelaksana melaksanakan
kegiatan sesuai yang direkomendasikan/ arahan dan
dicatat dalam kegiatan harian?
19 Apakah kepala Puskesmas mendisposisi surat
undangan dari organisasi lintas terkait?
20 Apakah koordinator PTM menerima desposisi surat
undangan kepala Puskesmas?
21 Apakah koordinator membicarakan isi undangan
dengan pelaksana program PTM untuk mendapatkan
kesepakatan, dan menunjuk siapa yang akan mewakili
(bila diwakilkan apabila tidak dilakukan oleh
koordinator sendiri)?
22 Apakah pelaksana yang ditunjuk/ koordinator
menyiapkan materi pertemuan lintas sektoral?
23 Apakah pelaksana yang ditunjuk/ koordinator
mengikuti pertemuan lintas sektoral, dengan
menyampaikan materi yang dibahas dan mencatat
semua yang dibicarakan didalam catatan/ buku
harian?
24 Apakah pelaksana yang ditunjuk melaporkan hasil
pertemuan kepada koordinator PTM bila yang
mengikuti bukan koordinator?
25 Apakah koordinator dan pelaksana yang ditunjuk
membicarakan hasil pertemuan lintas sektoral, dan
merencanakan pelaksanaan kegiatan selanjutnya?
26 Apakah koordinator PTM melapor kepada Kepala
Puskesma hasil pertemuan dengan buku laporan/
konsultasi kepada kepala Puskesmas?
27 Kepala Puskesmas menerima laporan dengan
memberikan rekomendasi/ arahan dan
menandatangani pada buku/ konsultasi?
28 Apakah koordinator dan pelaksana melaksanakan
kegiatan sesuai yang direkomendasikan/ arahan dan
dicatat dalam kegiatan harian?