LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

PESONA FISIKA 2015
PSDM
KOMUNITAS FISIKA GADJAH MADA
(13 Desember 2015)

Ketua Pelaksana Sekretaris,

Yudisthira Iriana Putra Ahmad Khoirul Iksan

NIM. 14/366735/PA/16246 NIM. 14/366729/PA/16240

Ketua Komunitas Fisika Gadjah Mada

Fatih Fauzi
NIM. 13/353435/PA/15718
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PESONA FISIKA 2015
BIRO PSDM
KOMUNITAS FISIKA GADJAH MADA
I. PENDAHULUAN
Kegiatan PESONA FISIKA (Pengenalan Sudut Orgaisasi dan Akademik Fisika ) 2015
dalam rangka penyambutan mahasiswa baru program studi Fisika tahun ajaran 2015/2016
telah dilaksanakan. Rangkaian acara tersebut dimaksudkan untuk memperkenalkan
mahasiswa baru Fisika 2015 terkhusus dalam sudut organisasi dan kegiatan
keakademikan.
Part I dan part II sudah terlaksana. Banyak pembelajaran yang didapatkan, salah satunya
pentingnya nilai nilai kekeluargaan di kepanitiaan. Tiba akhirnya, disusunlah sebuah
laporan pertanggungjawaban sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban atas semua
kegiatan yang sudah dilaksanakan.

II. NAMA KEGIATAN

Pengenalan Sudut Organisasi dan Akademik Fisika 2015
III. TUJUAN KEGIATAN

Adapun tujuan dari kegiatan Pesona Fisika adalah :

1. Memberikan gambaran tentang fisika dan pengajaran fisika secara detail.
2. Pengenalan lebih lanjut mengenai Kfgama.
3. Meningkatkan keakraban antarangkatan mahasiswa Fisika UGM
IV. LANDASAN KEGIATAN
a. Wujud aktualisasi Tri Dharma Perguruan Tinggi dan Wawasan Almamater.
b. Program kerja tahunan Komunitas Fisika Gadjah Mada (KFgama).
V. SASARAN KEGIATAN
Sasaran kegiatan ini adalah seluruh mahasiswa baru Program Studi Fisika tahun ajaran
2015/2016.
VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Karena kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang dibagi menjadi 2 part maka
untuk part I dilaksanakan sejak penyambutan Mahasiswa Baru jalur SNMPTN yakni pada
tanggal 17 Juni 2015, dilanjutkan dengan Penyambutan Mahasiswa baru jalur SBMPTN,
dan UTUL. Pesona Fisika 2015 resmi dibuka pada Grand Opening Pesona Fisika 2015,
yang dilaksanakan pada 29 Agustus 2015. Kemudian rangkaian acara selanjutnya pada
part I antara lain ; Seminar Motivasi, Tour de UGM, Tour Laboratorium, Pengabdian
Masyarakat, Tour LPPT, dan Pengenalan PKM. Untuk kegiatan pada part II adalah
Malam Keakraban yang akan diselenggarakan pada
hari, tanggal : 2- 4 Oktober 2015
tempat : Student Convention Center Universitas Islam Indonesia

VII. REALISASI PROGRAM

 Pada bagian ini kami melaporkan seluruh kegiatan yang kami lakukan oleh masing-
masing bidang yang terkait dalam kegiatan ini

1. Ketua
A. Job Deskripsi Ketua :

1. Membentuk pengurus harian kepanitiaan yang terdiri dari coordinator masing

masing divisi
2. Bersama sama dengan PH yang telah terbentuk melakukan staffing yang
melibatkan seluruh mahasiswa fisika 2014
3. Membuat arahan gerak, dan poin poin tujuan pelaksanaan Pesona Fisika 2015
4. Berkoordinasi dengan seluruh PH dan PI PF 2015
5. Bertanggung jawab atas pelaksanaan PF baik sebelum, saat acara, dan setelah
acara
B. Pelaksanaan dalam tiap konten acara PF 2015
1. Penyambutan dan Technical Meeting

Pribadi :
Dalam setiap penyambutan selalu menekankan kepada maba makna
dan tujuan dari dilaksanakannya ospek prodi fisika yaitu PF 2015 yang tahun
ini menargetkan agar peserta mendapatkan ilmu yang sesuai dengan tri dharma
perguruan tinggi yaitu akademik, penelitian , dan pengabdian. Tujuannya agar
menghapuskan stigma negative terhadap kegiatan ospek yang ramai
dibicarakn di media sosial

Keseluruhan acara :
Tidak ada masalah pada saat penyambutan SNMPTN, tetapi panitia
seluruh ospek prodi di MIPA menghadapi permasalahan birokrasi dalam
melakukan penyambutan Maba jalur SBMPTN dan UM , sehingga batal
dilaksanakan. Sehingga penyambutan maba kedua jalur tersebut dilakukan
bersamaan dengan technical meeting seluruh maba. Acara berlangsung
sebagaimana mestinya.

2. Grand Opening :

Pribadi :
Kurang maksimal dalam mendampingi panitia dalam acara tersebut,
meninggalkan tempat acara pada saat materi berlangsung karena
menyumbangkan tenaga di BEM yang kebetulan kekurangan masa untuk
Studium Generale.

Keseluruhan Acara :
Masalah birokrasi karena bentrok dengan acara stadium generale KM
FMIPA, untungnya perizinan PF telah siap lebih awal sehingga PF diberikan
keistimewaan dengan menyelenggarakan GO , dan peserta diberi materi SG
 setelah rangkaian acara GO selesai. Menimbulkan kebingungan umum karena
kondisi yang sangat crowded saat itu, ditambah belum panasnya kerja masing
masing divisi

3. Seminar motivasi

Tidak menghadiri acara dikarenakan keluarga mendapat musibah.

Penyelenggaraan acara membingungkan karena terdapat dualism kepanitiaan

4. Tour laboratorium

Pribadi :
Tidak melakukan hal spesifik, hanya sambutan biasa

Keseluruhan Acara :
Peserta berkeliling lab yang ada di gedung fisika, tiap lap terdapat
asisten yang terdiri dari gabungan mahasiswa fisika angkatan 2013 dan 2014,
tujuannya adalah memperkenalkan maba terhadap fasilitas khususnya lab yang
nanti akan digunakan oleh mahasiswa. Acara berlangsung sigkat dan tidak
menemui masalah signifikan.

5. Tour UGM:

Pribadi :
Berkeliling mobile disekitar area tour sebelum standby di pos PI. Dan
mengkordinir PI dalam pelaksanaan games saat peserta mencapai pos PI

Keseluruhan Acara :
Konten acara terbesar sebelum makrab dengan agenda
maba berkeliling ke tiap fakultas di UGM, pada saat sebelum acara ada
beberapa pemandu yang kurang mengikuti simulasi, sehingga keteteran pada
saat jalannya acara. Proses peminjaman logistic dan perizinan yang melibatkan
banyak pihak berjalan lancar tanpa hambatan brarti kecuali adanya harapan
palsu dari SKKK yang asalnya menjanjikan menurunkan personil dalam acara
ini.

6. Tour LPPT :

Pribadi :
Tidak melakukan hal hal spesifik, hanya sambutan dan pengawasan
acara seperti biasa, dan juga turut membantu pengkoreksian tugas.

Keseluruhan Acara :
Acara di atur oleh pihak LPPT, baik tempat maupun alur mobilisasi
peserta, sehingga panitia hanya menyediakan masa yaitu maba fisika 2015.
 7. Pelatihan PKM feat Lsis

Acara sepenuhnya hanya dipegang oleh Lsis sehingga peran panitia PF

hanyalah memfasilitasi Maba

8. Pengabdian Masyarakat

Pribadi :
Memanfaatkan koneksi dengan memberikan kontak penanggung jawab
KOMPPAS , komunitas mahasiswa peduli pedagang sunmor, sehingga
akhirnya acara pengabdian dilaksanakan dengan memanfaatkan momentum
sunmor UGM

Keseluruhan Acara :
Acara berlangsung lancar hanya saja absensi menurun drastic karena
acara dilaksanakan tidak jauh dari hari libur idul adha

9. Malam Keakraban :

Pribadi :
Pada sebelum pelaksanaan membantu transport dan perkap langsung
dalam menjalankan tugasnya, bersama koor korlap selalu mobile membantu
divisi yang membuthkan.

Keseluruhan acara :
Keseluruhan acara tidak menemukan kesalahan fatal hanya saja satu
hal esensial yang kurang dimaksimalkan yaitu hubungan dengan alumni

C. Evaluasi:
1. Konsep arahan gerak serta target yang saya berikan ternyata terlalu kompleks dan
rumit untuk kepanitiaan level prodi sehingga delivery nya tidak maksimal
2. Secara pribadi tidak biasa dengan sistem dimana sekretaris dan bendahara
merangkap sebagai pengawas dan pengayom dari beberapa divisi sehingga memang
tidak menegaskan peran tersebut
3. Staffing yang dilakukan terlalu cepat , disaat angkatan belum mengenal secara
maksimal sehingga ada orang kompeten yang tersisihkan karena pada saat staffing
belum terlihat potensinya
4. Kurang terbukanya PHPI akan masalah pribadi atau masalah internal divisi yang
terjadi.

D. Rekomendasi:
1. Maksimalkan arah gerak dan tujuan pencapaian PF menjadi satu poin besar saja,
jangan terlalu visioner dan berambisi mengisi PF dengan banyak nilai seperti saya.
 Karena kepanitiaan PF bukan berlandaskan profesionalitas tetapi kekeluargaan.
2. Seimbangkan dasar pemilihan koor divisi baik base on pendekatan personal dengan
ketua maupun base on quality pribadi calon koor. Ketua harus bergabung bersama
dewan formatur dalam menentukan calon koor
3. Focus hanya pada salah satu poin contohnya : hardskill saja atau softskill saja,
pengenalan kampus saja atau pengikatan angkatan saja.
4. Tim penugasan dibuat secara independen , kesalah saya adalah menjadikan tim
penugasan adalah semua koor bersama denga PI , sehingga tidak terkonsentrasi.
Sebaiknya dibuat dua tim independen yaitu pemandu dan penugasan, dibentuk
sebulan sebelum acara dimulai. yang berisikan orang orang perwakilan dari tiap
divisi.
E. Penutup

Demikian laporan pertanggungjawaban Ketua Pesona Fisika 2015, semoga PF

kedepannya bakal lebih bermanfaat , mendidik, dan revolusioner

2. Sekretaris Umum
A. Job Deskripsi Sekretaris Umum :

1. Menyiapkan dan membuat surat surat resmi berkaitan dengan acara dan
perizinan,
2. Membuat proposal kegiatan PESONA FISIKA 2015 bersama Pengurus Harian
Pengurus Inti PESONA FISIKA 2015
3. Membuat notulensi rapat,
4. Berkoordinasi dengan sekretaris,
5. Membuat penugasan peserta PF 2015 bekerja sama dengan koor. div. acara, dan
pemandu,
6. Membuat LPJ setelah acara PESONA FISIKA 2015 berlangsung.

B. Pelaporan nomor surat yang sudah dikeluarkan oleh sekretaris umum

1. Surat internal (A), dengan rincian sebagai berikut
Surat nomor 1 : Surat peminjaman ruang A1.06 dan A1.07,
Surat nomor 2 : Surat peminjaman ruang T2.01,
Surat nomor 3 : Surat peminjaman ruang A1.06 dan A1.07,
Surat nomor 4 : Surat peminjaman ruang T2.01,
Surat nomor 5 : Surat peminjaman ruang A1.06 dan A1.07,
Surat nomor 6 : Surat peminjaman ruang A1.06 dan A1.07,
Surat nomor 7 : Surat pemberitahuan kegiatan Tour Lab.,
Surat nomor 8 : Surat permohonan member sambutan dan menjadi pembicara,
Surat nomor 9 :Surat permohonan menjadi pembicara,
Surat nomor 10 : Surat perijinan peminjaman lab. Fisika Dasar,
Surat nomor 11 : Surat perijinan peminjaman lab. Fisika Atom dan Inti,
Surat nomor 12 : Surat pemberitahuan dan perijinan kegiatan Tour LPPT
Surat nomor 13 : Surat peminjaman ruang A1.06 dan A1.07,
Surat nomor 14 : Surat pemberitahuan dan perijinan kegiatan Tour de UGM,
Surat nomot 15 : Surat permohonan peminjaman sepeda kampus UGM,
 Surat nomor 16 : Surat permohonan memberikan pelatihan pertolongan
pertama
Surat nomor 17 : Surat peminjaman sepeda kampus FMIPA UGM,
Surat nomor 18 : Surat pemberitahuan dan perijinan pelaksanaan bersih
Sunmor,
Surat nomor 19 : Surat peminjaman ruang A1.06 dan A1.07,
Surat nomor 20-22 :Surat undangan kelembagaan,
Surat nomor 23-27 : Surat pemberitahuan dan undangan untuk mahasiswa
fisikaangkatan 2007-2013,
Surat nomor 28 : Surat pemberitahuan dan permohonan penyelenggaraan
kuliah pengganti,
Surat nomor 29 : Surat ijin penggunaan scan tanda tangan Dekan FMIPA
UGM,
Surat nomor 30 : Surat pernyataan penggunaan scan tanda tangan Dekan
FMIPA UGM.
2. Surat eksternal (B) dengan rincian sebagai berikut :
Surat nomor 1 : Surat pemberitahuan dan permohonan ijin kepada KSE UGM,
Surat nomor 2 dan 3 : Surat pemberitahuan dan undangan kelembagaan
(IHAMAFI dan FBMF Yogyakarta)
Surat nomor 4 : Surat pemberitahuan dan ijin pelaksanaan kegiatan kepada RT
setempat
Surat nomor 5 : Surat pemberitahuan dan permohonan pemberian pertolongan
pertama untuk puskesmas pakem,
Surat nomor 6 : Surat pemberitahuan kegiatan Pesona Fisika 2015 kepada
orangtua/wali,
Sueat nomor 7 : Surat pemberitahuan pelaksanaan makrab kepada kapolres
Pakem,
Surat nomor 8 : Surat pemberitahuan dan permohonan ijin kepada pengasuh
PP Ar Rosyad,
Surat nomor 9 : Surat pemberitahuan dan permohonan ijin kepad PSM UGM.

C. Evaluasi:
1. Surat resmi sangat dibutuhkan dalam kegiatan ini, mulai dari pra acara, saat acara
part I, dan acara part II,
2. Perlunya peran dari semua seksie yang terlibat baik dalam birokrasi untuk
kelengkapan surat, maupun dalam distribusi surat, baik internal maupun
eksternal,
3. Kesibukan sekretaris umum di luar Pesona Fisika 2015, sempat menghambat
kinerja sekretaris umum,
4. Tanggung jawab administrasi yang harus segera diselesaikan sekretaris umum,
menyebabkan sekretaris umum tidak bisa menyusun penugasan dengan pengurus
inti dan pengurus harian Pesona Fisika 2015.

D. Rekomendasi:
1. Koordinasi dengan semua seksie. terkait surat-surat yang dibutuhkan setiap
seksie, dan sebaiknya setiap seksie meminta surat-surat yang dibutuhkan jauh-
 jauh hari sebelum pelaksanaan kegiatan,
2. Perlunya pembagian ranah kerja yang jelas untuk semua panitia baik panitia inti
maupun setiap seksie, agar tugas tidak hanya menumpuk pada satu orang, dan
agar tidak ada staff yang merasa kurang diberdayakan,
3. Sekretaris umum perlu berkoordinasi dengan sekretaris terkait semua tugas dan
kelengakapan administrasi, begitu pula dengan sekretaris kepada sekretaris
umum, sehingga pelaksanaan acara tidak terhambat oleh masalah administrasi,
4. Dalam masalah khusus seperti penugasan, perlu adanya penggerak ataupun tim
yang mampu mengkoordinasi perisapan penugasan, dengan tetap
memprioritaskan tanggung jawab tugas kepanitiaan masing-masing panitia itu
sendiri.Sehingga secara tidak langsung tim penugasan juga merupakann kontrol
pemenuhan tugas kepanitiaan pengurus inti dan pengurus harian Pesona Fisika
2015.

3. Sekretaris
A.Job Deskripsi Sekretaris :
1. Menyiapkan formulir data peserta Pesona Fisika 2015.

2. Menyimpan seluruh berkas berkas peserta Pesona Fisika 2015.

3. Menaungi langsung Seksie KSK dan Humas.
4. Berkoordinasi dengan Sekretaris Umum

B. Persiapan dan Pelaksanaan

Awal kepanitiaan acara Pesona Fisika 2015 ini dibentuk pada akhir bulan
November 2014 yaitu dengan ditetapkan pengurus inti. Setelah itu pengurus inti
(Ketua, Bendahara Umum, Bendahara 1 dan 2, Sekretaris Umum dan Sekretaris)
bermusyawarah untuk membentuk pengurus harian (koor-koor). Pengurus inti
dan pengurus harian, memploting fisika 2014 untuk ditempatkan di sie tertentu.
Setelah terbentuk kepanitiaan, semua panitia dibeerikan job desk masing-masing.
Dalam persiapan, sering diadakan rapat pleno maupun rapat koordinasi,
sekertaris membantu sekretaris umum untuk membuat notulensi. Berjalannya
persiapan acara ini, sekretaris menaungi seksi KSK dan acara, dengan mengikuti
rapat per seksi dan memperhatikan keadaan seksi tersebut.
Dipertengahan pelaksanaan acara Pesona Fisika 2015 part I, sekretaris
ditunjuk sebagai koordinator penugasan. Sebagai koordinator penugasan,
sekertaris beserta PH dan PI merumuskan penugasan; menilai dan merekap
penugasan mahasiswa baru.
Saat pelaksanaan Pesona Fisika part II, sekretaris bersama PI dan KSK
merekap penilaian semua penugasan. Saat outbond sekretaris menjadi pemandu
outbond tambahan bersama pemandu kelompok.

C. Evaluasi:
1. Terdapat isu terkait tidak diperbolehkanya mengumpulkan data
mahasiswa baru,
 2. Terdapat jobdesk yang sama dengan sie lain, sehingga yang menyiapkan
formulir data peserta Pesona Fisika 2015 adalah ksk,
3. Terdapat kesibukan sekretaris di luar kepanitiaan Pesona Fisika 2015.

D. Rekomendasi:
1. Lebih ditingkatkan lagi rasa memiliki acara, karena acara Pesona Fisika
bukan hanya acara beberapa orang saja, tetapi merupakan acara semua
mahasiswa fisika 2014,
2. Menjaga komunikasi dan koordinasi diseluruh elemen kepanitiaan agar
tetap terjalin hubungan yang baik,
3. Keterbukaan mengenai masalah yang ada disetiap sie,
4. Kejelasan pembagian jobdesk dan tugas diluar jobdesk, agar tugas tidak
menumpuk pada satu sie saja, dan agar tidak ada staff yang merasa kurang
diberdayakan,
5. Tetap mencoba untuk mengajukan proposal sponsorship,
6. Menerapkan kedisiplinan panitia dari awal kepanitiaan.

E. Penutup

Terimakasih untuk semua panitia yang sudah meluangkan waktunya untuk

acara Pesona Fisika 2015 ini, semoga pengalaman ini bisa menjadikan
pembelajaran untuk kedepannya. Terimakasih pula untuk semua pihak yang telah
membatu menyukseskan acara ini. Demikian laporan pertanggungjawaban
sekretaris Pesona Fisika 2015. Semoga bisa menjadi bahan evaluasi untuk
pelaksanaan Pesona Fisika berikutnya yang lebih baik.

4. Bendahara

Bendahara umum : Siti Astuti Hasanah

Bendahara I : Nurul Alifah
Bendahara II : Ahmad Furoihad Afkar
A. Job Description
1. Bendahara umum

a. Merencanakan anggaran pemasukan dan pengeluaran kegiatan PESONA

FISIKA 2015,
b. Mencatat segala pemasukan dan pengeluaran kegiatan PESONA FISIKA
2015,
c. Menyimpan segala bentuk pemasukan anggaran kegiatan PESONA
FISIKA 2015,
d. Berkoordinasi langsung dengan Bendahara 1 dan 2,
e. Membuat penugasan peserta PF 2015 bekerja sama dengan koor. Sie.
Acara, dan Pemandu,
f. Membuat LPJ dan rekapitulasi pemasukan dan pengeluaran PESONA
FISIKA 2015.
2. Bendahara 1 :
 a. Menaungi langsung Seksie Dana Usaha.
b. Mencatat segala pemasukan dari Seksie Dana Usaha.
c. Berkoordinasi langsung dengan Bendahara Umum.
3. Bendahara 2 :
a. Menerima dan mencatat setiap bentuk iuran panitia PESONA FISIKA
2015.
b. Menerima dan mencatat setiap bentuk iuran peserta PESONA FISIKA
2015.
c. Berkoordinasi langsung dengan Bendahara Umum.

B. Persiapan pelaksanaan PF 2015

Persiapan awal pelaksanaan PF 2015 adalah penyusunan anggaran
yang dilakukan bersama bendahara I dan II serta para koordinator setiap sie.
Pada saat penyusunan anggaran ini, anggaran awal sejumlah Rp23.307.000,00
untuk keseluruhan rangkaian kegiatan PF 2015. Penyusunan anggaran ini
dilakukan berkali-kali untuk meminimalisasi besar dana agar dapat terjangkau,
efektif dan efisien. Pada awalnya, sumber pemasukan utama PF adalah dana
prodi Rp1.000.000,00 ; kontribusi panitia Rp90.000,00 ; kontribusi peserta
Rp135.000,00 ; kontribusi kakak tingkat mahasiswa aktif fisika dan dana
usaha Rp3.000.000,00. Keputusan kontribusi panitia sebesar Rp90.000,00
diperoleh saat forum angkatan dengan rincian Rp15.000,00 per bulan dan
dilaksanakan selama 6 bulan masa aktif kuliah.

C. Pelaksanaan malam keakraban PF 2015

Saat pelaksanaan PF 14, bendahara selain menyediakan uang untuk
melunasi tempat makrab, melunasi transportasi, menyediakan cadangan uang
untuk hal-hal tak terduga juga membantu sie lain seperti konsumsi, medis dan
ksk. Secara teknis kondisional namun secara kepanitiaan mempunyai tugas
penting yaitu menjaga psikis teman-teman panitia.
Secara keuangan, keuangan yang dibutuhkan sampai malam puncak
sebetulnya belum mencukupi karena beberapa hal semisal beberapa peserta
belum membayar iuran PF, panitia ada yang belum membayar iuran panitia
dan adanya danusan PDL yang terhambat. Sebenarnya rancangan anggaran
yang dibuat sudah cukup presisi terhadap pengeluaran, hanya saja keuangan
terhambat karena uang yang belum memenuhi target minimal untuk
penyelenggaraan sampai acara puncak. Hal ini diatasi degan meminjam
uang/berhutang kepada KFGama dan beberapa teman sehingga kebutuhan
minimal pada saat makrab dapat terpenuhi.

D. Kendala
Kendala yang dialami bendahara pada saat persiapan sampai malam puncak
PF adalah sebagai berikut.
1. Bendahara umum
 a. Perhitungan kurang matang sehingga ketika mendekati hari H menjadi
panik karena dana defisit
b. Bendahara kurang aktif koordinasi dengan danus terkait target
keuangan, maupun antar bendahara terkait perkembangan keuangan
c. Bendahara cukup terhambat mengolah rekap pengeluaran karena
beberapa sie tidak kunjung mengumpulkan laporan keuangannya,
sehingga LPJ tidak kunjung jadi
d. Bendahara kurang ikut serta dalam kegiatan danusan terutama saat
mendekati hari H dan setelah hari H (untuk menutup hutang)
e. Beberapa koor lupa untuk mencatat pemasukan yang diberikan
bendahara dan pengeluaran yang dilakukannya sehingga tidak ada
backup data untuk bendahara, dampaknya ada kerancuan karena tidak
bisa dikroscek saat akan membuat LPJ
f. Keuangan kurang terpusat sehingga ada kerancuan data antara
bendahara I dan bendahara II
g. Sampai detik pembuatan LPJ ini sebenarnya dana masih belum cair
semua, namun sudah tertutupi

2. Bendahara I
a. Tugas kurang berjalan sesuai dengan jobdesk yang seharusnya
menerima uang keluar masuk danus namun berubah jobdesk menjadi
pengurus iuran peserta
b. Pada awal-awal peserta PF rajin membayar iuran PF dan PDL, namun
pada saat setengah terakhir mendekati PF, beberapa peserta susah
untuk ditarik iuran
3. Bendahara II
a. Tugas kurang berjalan sesuai dengan jobdesk yang seharusnya
mengurus iuran peserta namun berubah jobdesk menjadi pengurus
iuran panitia
b. Ada beberapa teman yang beum membayar iuran panitia

E. Rekomendasi, Kritik dan Saran

a. Pembukuan harus lebih jelas dan sistem keuangan diubah agar tidak
semrawut

b. Laporan keuangan harus selalu diupdate setiap hari agar dapat

diperkirakan berapa kurangnya

c. Persiapkan matang-matang pembuatan banner, plakat dan sebagainya

karena kalau mendadak harganya akan semakin mahal dan otomatis
mempengaruhi kondisi keuangan

d. Banyak-banyak berkomunikasi dengan danus terkait perkembangan

keuangan

e. Saling mengingatkan dan koordinasi dengan danus untuk ikut

membuat agenda danusan agar target terpenuhi
5. Konsumsi
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Saat sebelum pembentukan panitia kami di lobi untuk masuk dalam team
konsumsi pada acara pesona fisika oleh team inti PF. Kami bersedia belajar dan
berkoordinasi dengan sie konsumsi PF tahun lalu

Team Konsumsi PF 2015

1. Milaha habil rahmawati
2. Nahtadiya Anin
3. Willy Bordus Kristanto
4. Dimas Reksa Aditya

A. Job Describtion:
1. Membuat anggaran pengeluaran untuk konsumsi peona fisiska 2015
2. Menyiapkan dan Menyediakan segala keperluan konsumsi peserta, tamu
dari kakak tingkat dan alumni serta panitia saat kegiatan pesona fisika
3. Berkoordinasi langsung dengan bendahara terkait pengeluaran konsumsi
4. Berkoordinasi langsung dengan sie acara terkait waktu ishoma dan
kegiatan lain yang membutuhkan konsumsi
5. Berkoordinasi dengan sie perkap terkait peralatan peralatan yang
dibutuhkan konsumsi
6. Membuat juknis konsumsi
7. Membuat lpj sie konsumsi

B. Rangkaian acara Pesona Fisika 2015

1. Penyambutan
Saat penyambutan SNMPTN, SBMPTN dan UM, Sie konsumsi dan Sie
Danus bekerjasama dalam menyediakan makan siang. Dana pemesanan
makanan dari danus kemudian konsumsi yang memesan makan dan dijual lagi
kepada maba dan para panitia PF dengan mengambil sedikit laba untuk
tambahan Danus. Ketika pembagian konsumsi kepada panitia, konsumsi
mengalami kesalahan dalam teknis pembagian dan pembayaran konsumsi
karena ada pergeseran acara yang lebih cepat dibandingkan dengan timeline
yang sudah ada.
- Saran: Saat pembagian konsumsi kepada maba ataupun kepada panitia
sebaiknya diatur dengan teknis yang baik, pembayaran di awal atau di
akhir acara makan agar lebih terstruktur dan tidak mengalami kebingungan
dalam pencatatan pembayaran.

2. Grand Opening
Grand Opening Pesona Fisika dilaksanakan pada tanggal 29 Agustus
2015 di ruang T2.01 Mipa Sekip Selatan. Acara Grand Opening ini
bersamaan dengan acara Stadium General dari Fakultas, pelaksanaannya
berjalan dengan lancar walau tidak efektif waktu karena ada beberapa
acara yang mengulur waktu.
 Dari konsumsi acara dibagi mejadi dua bagian yaitu bagian sebelum waktu
istirahat dan sesudah istirahat. Sebelum istirahat dari konsumsi belum
mengalami hambatan dalam menangani konsumsi peserta dan pembicara.
Namun acara diprediksi akan molor sampe siang maka harus ada makan
siang. Disini konsumsi mengalami kesulitan saat mendata maba dan
panitia yang memesan makanan. Sebenarnya maba sudah disuruh
membawa makanan sendiri dari rumah namun banyak yang tidak
membawa sehingga harus memesan makanan sbanyak 52 kotak secara
mendadak. Alhamdulillah dilancarkan dalam pembelian walau harus
mengantri sangat lama. Anggaran membengkak dari rencana, karena harus
membeli buah tangan 2 pembicara seharusnya ada plakat dari PDD namun
plakat belum jadi sehingga memakai anggaran dari konsumsi.
- Kritik dan saran : Jika memang harus ada pemesanan makanan maka
pendataan pemesan sebaiknya paling lambat sebelum acara istirahat
dimuali agar tidak terlalu mendadak walau hitungannya masih mendadak
juga. Dan harus tegas kalau dalam acara tersebut bahwa konsumsi
menyediakan makan siang atau tidak. Kalau tidak menyediakan makan
siang dan maba bawa sendiri, maka bagi yang tidak membawa bekal maka
konsekuensinya ditanggung sendiri. Jika pesan maka harus dipersiapkan
paling tidak H-2 jika pesan makanan.

3. Tour Lab
Tour lab dilaksanakan pada tanggal 2 September 2015 dilaboratorium
Fisika UGM. Dalam acara ini team konsumsi tidak menyediakan konsumsi
namun beralih tugas menjadi asisten laboratorium yang menjelaskan
singkat mengenai alat-alat praktikum dan bekerja sama dengan team
danus.

4. Tour D UGM
Sie Konsumsi menyediakan roti sebanyak 40 roti @1000 untuk peserta
yang tidak membawa bekal dan belum saeapan pagi. Sedangkan panitia
kami menyiapkan nasi bungkus untuk sarapan namun bukan dengan
anggaran PF melainkan modal dari danus dan nasinya dijual ke panitia
yang lain. Sehingga dari penjualan tersebut dapat untung untuk pemasukan
kas PF.

5. Baksos
Baksos Pf ini acaranya adalah bersih-bersih sanmor pada siang hari
setelah sanmor selesai. Namun tidak semua bagian sanmor kami bersihkan
melainkan pada titik-titik tertentu. Dalam baksos ini konsumsi
menyediakan cemilan kiloan dan air minum gelas 3 dus. Setelah kegiatan
baksos berlangsung, cemilan dan air minum yang disediakan oleh
konsumsi berlebih. Karena sebelumnya memang sudah dijarkom bagi
peserta dan panitia agar sebelum baksos makan siang dulu dan membawa
makanan ringan sendiri dan minuman sendiri. Dari team konsumsi sendiri
 pada awalnya menganggarkan makan siang bagi peserta dan panitia
baksos, karena rencananya akan diadakan baksos disbuah desa yang
durasinya lebih lama. Tapi disepakatibaksos dari PF adalah membersihkan
sanmor. Sehingga anggaran makan siang ditiadakan dan diganti dengan
cemilan. Dan Alhamdulillah dapat meminimkan anggaran yang
dikeluarkan konsumsi.
- Saran : Untuk cemilan dan air mineral dus lebih baik dikurangi
anggarannya atau membeli seperlunya saja. Karena peserta dan panitia
sudah membawa sendiri dari rumah, sehingga tidak menyisakan cemilan
ataupun air minum. Dan efek positifnya adalah bisa meminim pengeluaran
konsumsi.

6. Makrab
Malam keakraban pesona fisika 2015 dilaksanakan pada hari
jumat sore sampe minggu sore tanggal 2-4 Oktober 2015. Pada malam
hari pertama malam yaitu jumat malem konsumsi menyediakan makan
malam peserta dan panitia dengan jumlah normal peserta dan panitia yang
diperkirakan ikut dan hadir dalam acara makrab yaitu 160 bungkus untuk
peserta dan panitia. Namun makanan malam masih tersisa dikarenakan
peserta yang sudah dihitung dari ngkatan 2015 banyak yang tidak ikut
sekitar delapan belassan peserta, sedangkan dari panitia sendiri ada yang
izin behalangan tidak bisa mengikuti kegiata makrab. Sehingga dari
jumlah pesanan makan malam berlebih terlalu banyak. Begitu juga pada
hari-hari selanjutnya untuk makan pagi siang dan malam. Kendalanya
sama yaitu jumlah peserta panitia yang ditargetkan bisa hadir semua dalam
acaara makrab banyak yang terhalang untuk mengikuti kegiatan ini.
Dari pihak catering sudah dinegosisai oleh pihak konsumsi agar
bisa menurunkan jumlah pesanan,namun sudah tidak bisa karena bahan-
bahan sudah disiapkan oleh pihak catering tinggal dimasak. Misalnya
kalau ada perubahan jumlah pesanan atau yang lain seharusnya jauh hari
atau paling tidak h-3 sudah konfirmasi pada pihak catering. Sehingga
masalah seperti ini dapat diminimalisir. Pada dasarnya makanan berlebih
terdapat sisi positifnya daripada kekurangan jumlah pesanan makanan,
karena akan sedikit susah jika harus menambah jumlah dan ditakutkan
persediaan dari pihak catering sudah tidak bisa menambah, sekalipun
memang jaraknya sangat dekat dengan dengan lokasi makrab. Kemudian
panitia atau peserta yang masih lapar bisa menambah porsi terutama team
perkab, transkam dan team korlap yang kerjanya membutuhkan tenaga
yang lebih besar. Jika dilihat dari segi negatifnya yaitu mubadzir jika
melihat keadaan keuangan PF seharusnya hal demikian bisa ditekan dan
dihemat sehingga tidak keluar terlalu banyak untuk konsumsi. Padahal bisa
dialihkan ke kebutuhan yang lain atau kebutuhan team-team yang lain
yang mendesak. Sekalipun memang sudah sedikit tertolong dengan harga
perporsi makan dari awal pemesanan memang sudah diusahakan ditekan,
 tapi tetap saja tidak bisa merubah jumlah pesanan karena sudah mepet hari
H. Saranyya , lebih baik dipastikan jumlah peserta, panitia, tamu undangan
dari kaka tingkat dan alumninya juga jangan sampai ada misscom dengan
team panitia lain dalam masalah seperti ini. Kalaupun sudah pasti jumlah
seluruh peserta dan pesanan dilebihkan sedikitpun itu tidak apa-apa toh
nanti kalu sisa tidak terlalu banyak karena jumlahnya telah dipastikan.
- Candle light dinner
Candla light dinner dilaksanakan pada malalam ke dua makrab pesona
fisika. Dalam acra makan malam bersama ini dari team konsumsi
bekerjasama dengan team acara dalam konsep acara candle lightdinner.
Yang terpenting adalah menjaga communikasi dengan penanggung jawab
candle light dinner. Karena pesertanya bukan hanya dari panitia dan maba
saja, melainkan dari pf mengundang beberapa kakak angkatan 2013,2012,
2011 dan para alumni yang jumah total tamu undangan kurang lebih 100
tamu. Sehingga memang harus benar-benar prepare yang optimal.
Mengingat makan malam kali adalah ini acara dinner yang bernuansa
romance kalau nasi bungkus atau nasi kotak dirasa tidak sesuai konsep,
maka dari konsumsi memutuskan memesan prasmanan. Karena menunya
prasmanan sehingga saat mempersiapkan candle ight dinner ini konsumsi
harus bekerja sangat keras yaitu menyiapkan porsi sebanyak kurang lebih
260 piring. Namun kami merasa kalau dalam mempersiapkanya kami
tanggung sendiri (bekerja sendiri), melainkan banyak teman-teman panitia
yang memang tidak terlalu sibuk membantu dalam mempersiapkan makan
malam sebanyak itu untuk candle light dinner. Alhamdulillah pekerjaan
yang dianggap berat tersa lebih ringan dengan bantuan teman-teman
panitia. Kami mengucapkan terimakasih.
Walaupun demikian, ada beberapa kendala bagi kami saat
mempersapkan candle light dinner. Pertama, pemesanan konsumsi
seharusnya jam 4 sore sudah siap diambil dan kami siap menatanya.
Namun molor hingga 30 menit baru siap diambi. Sehingga kami harus
mempercepat penataan nasi dan lauk diatas piring. Awalnya memang
sangat kekurangan tenaga, tapi pada akhirnya para panitia yang tidak
terlalu sibuk bersedia membantu kami dalam menyiapkannya. Dan
Alhamdulillah makanan siap tepat waktu. Kedua, Kami kekurangan gelas
minum saat acara akan segera dimulai karena gelas plastik yang awalnya
kami menyediakan lumayan banyak entah kemana perginya, akhirnya
dalam waktu lumayan mepet kami minta tolong dari salah satu team
konsumsi dan danus untuk turun kebawah membeli air minum dan gelas
plastik untuk minum sekalian. Namun akhirnya mereka datang tepat waktu
dan air minum pun bisa dibagikan kepada penikmat candle light dinner
tepat waktu. Ketiga adalah mengenai jumlah tamu undangan yang akan
hadir saat h-1 belum pasti, yag sudah kami ketahui dari humas angkatan
2013,2012,2011 dan alumninya belum tentu. Sehingga kami dari team
konsumsi sedikit berkendala mengenai jumlah undangan alumni. Akhirnya
 kami samakan saja dengan tahun kemarin total undangan kakak tingkat
dan alumn kurang lebih 100 orang. Bahkan saat acara candle light dinner
sepertinya undangan yang datang melebih perkiraan kami, namun
untungnya makan malam memang lebih sehingga semua kebagian makan
malam.
Alhamdulillah acara candle light dinner berjalan dengan lancar dan
kami lihat, banyak yang bahagia, selain itu acara candle light dinner ini
bertujuan mengakrabkan angkatan angakatan atas dengan sesama
angkatan, dengan angkatan bawahnya, dengan angkatan barau dan juga
angkatan kami dari panitia. Setelah acara candle light dinner selesai,
dilanjutkan dengan acar pensi per angkatan. Saat pensi, dari team
konsumsi harus mencuci piring dan dibantu oleh team danus. Team danus
rata-rata saat makrab banyak membantu team konsumsi, kami sangat
berterima kasih dan juga untuk team-team panitia yang lain perkab, acara,
pdd, ksk, humas, dan panitia inti kami mengucakan terima kasih.
Dari konsumsi juga menjamu kakak tingkat dan para alaumni saat
kegiatan pensi berlangsung. Namun penjamuannya mungkin dirasa kurang
berkenan karena kami memberi suguhan pada kakak-kakak kurang.
Begitu juga pelayanan kami yang kurang baik. Mengenai snack ringan
yang kurang, itu karena persediaan kami memang sangat menipis sebelum
diketahui bahwa ada sebagian snack ringan konsumsi ada yang tertinggal
di ruang perlengkapan. Sehingga kami kami dari team konsumsi sendiri
sedikit heran dengan jumlah snack yang pada awalnya kami beli tidak
sesekurang dari persediaan yang ada di dapur. Ternyata ada teman kami
yang lupa memberitahu kepada konsumsi bahwa snack ringan yang lain
tertinggal di ruang perlengkapan. Sehingga kami memberi jamuan kepada
kakak kakak tingkat hanya makanan dan snack ringan seadanya. dan
kami juga mempersilahkan bagi kakak-kakak yang memang masih lapar
atau ingin membuat mie untuk masuk ke dapur konsumsi. Dan untuk
minuman kami telah menyediakan kopi dan teh panas di meja ksk. Kami
memohon maaf yang sebesar-basarnya mengenai penjamuan kami yang
kurang berkenan bagi kakak-kakak sekalian.

- Pembagian tugas team konsumsi

Sebelum acara makrab, koor konsumsi membuaat juknis tersendiri
untuk team konsumsi. Kami membagi tugas team konsumsi agar tidak
semua capek dalam waktu yang bersamaan sehingga kegiatan yang lain
yang tidak membutuhkan salah satu team konsumsi, maka kegiatan
tersebut tetap bisa berjalan dengan efektif. Dan anggota konsumsi yang
tidak ditanggungjawabkan pada kegiatan tersebut dapat istirahat atau
membantu msedikit anggota konsumsi yang lain yang diberi
tanggungjawab. Sehingga setiap kegiatan dan tugas lebih efektif dan tidak
menguras tenaga semua team konsumsi karena sudah ada
penanggungjawabnya masing-masing untuk setiap kegiatan dan tugas.
 Secara umum tugas tem konsumsi saat makab diantaranya ; habil :
bertugas dan mengurusi apapun di dapur, anin : mengkoordinasi
pembagian makan dan snack kepada peserta, tamu undangan, dan panitia,
willy : memastikan air minum siap tersedia, dimas: memastikan makan
pagi, siang dan malam serta mengambilnya. Alhamdulillah pembagian
tugas tersebut berjalan dan diemban dengan penuh tanggungjawab oleh
masing-masing anggota team konsumsi. Kami sangat berterimakasih atas
rasa kepemilikan keluarga besar fisika, atas kerja keras kalian dan
semangat kalian anggota team konsumsi semua beban menjadi lebih
ringan dan menyenangkan.
C. Kendala
Kendala yang dialami team konsumsi selama malam keakraban pesona
fisika 2015
1. Ada kesalah fahaman dalam memberikan makan siang pada tamu.
Berdasarkan informasi dai penanggung jawab acara dalam
penganalan dengan organisasi lembaga bahwa tamu akan datang
pagi semua sehingga kami memesan makan pagi lebi banyak
karena untuk disuguhkan kapada tamu. Namun ternyata tamu dari
kf jadwalnya diundur dan datangnya siang hari sehingga makan
pagi berlebih dan kami juga menyediakan lagi makan siang untuk
tamu.
2. Kurangnya dalam menjamu kakak tingkat
3. Kurangnya jumlah tenaga konsum
D. Rekomendasi
1. Konsumsi diharapkan selalu berkoordinasi dengan ksk mengenai
jumlah peserta yang ikut serta dan tidak ikut serta agar dalam
pemesanan jumlah makan siang dapat dipastikan, sehingga kalaupun
tersisa, sisanya tidak terlalu banyal berlebih
2. Sebaiknya pelayanan kepada kakak-kakak lebih baik, yaitu
menyiapkan dan menyediakan suguhan tersebut di dekat mereka. Agar
mereka tidak sungkan kalau mau mengambil ke dapaur.
3. Menekan biaya konsumsi, tidak menganggarkan sesuatu untuk
keperluan yang kurang penting. Atau jika menganggarkan dilihat dulu
skala peserta diseimbangkan dengan jumlah peserta jangan terlalu
sedikit dan jangan pula terlalu banyak.
4. Planning yang matang mengenai anggaran dan jumlah pesanan makan
untuk peserta saat makrab. Biar jumlah pesanan tidah kurang dari
jumlah peserta dan tidak melebihi peserta, sekalipun lebih namun tidak
terlalu banyak.

E. Penutup
Alahmdulillah Puji Syukur atas Rahmat dan Karunia Allah yang Maha Esa,
rasa syukur yang teramat dalam atas izinNya acara Pesona Fisika yang telah kami
persiapkan selama beberapa bulan yang lalu telah berjalan dengan lancar dan sesuai
dengan harapan.
 Serta rasa terimakasih tak lupa kami haturkan kepada semua teman-teman
panitia Fisika 2014 atas rasa kebersamaan yang senantiasa mentenagai semangat
kami, dan berusaha dengan jiwa raga hingga mengorbankan waktu yang begitu
berharga demi menyukseskan dan mempererat tali kekeluargaan Fisika UGM.
Antusias yang mendorong dan menggerakkan jiwa raga demi kebaikan bersama.
Tidak lupa juga rasa terima kasih khususnya kepada panitia yang terlibat
langsung dalam kelancaran kerja team konsumsi yaitu team perlengakapan yang
membantu dalam mencarikan peralatan yang dibutuhkan konsumsi, team danus yang
selalu standby untuk konsum saat konsum butuh tenaga, bendahara dan sekretaris
yang selalu siap untuk membantu konsum, serta teman-teman yang lain yang
memmbantu konsum dalam membagikan makan, snack dan mempersiapkan candle
light dinner dan lain-lain. Jazakumullahu Khairan Katsiran. Sekiranya ada kata yang
maknanya lebih dari terimakasih dan jazakumullah sungguh dari konsumsi sangat
ingin mengucapkannya kepada teman-teman sekalian.
Tidak lupa kami ucapkan mohon maaf yang sedalam-dalamnya kepada seluruh
panitia, peserta dan kakak-kakak. Kemungkinan besar kami mempunyai salah,
penjamuan yang kurang berkenan, kekurangpekaan, dan lain-lain sehingga
menimbulkan rasa tidak enak hati, kesal dan perasaan sejenis mangkel lainnya.
Karena manusia adalah tempatnya salah dan dosa oleh karena itu sebaik-baiknya
kesalahan dalah meminta maaf dan sebaik-baiknya maaf adalah saling memaafkan.
Semoga pengalaman dan ilmu yang kita dapat dari kegitan Pesona Fisika ini dapat
bermanfaat bagi kita khususnya panitia dan memberi kemanfaatan khususnya bagi
siapapun yang ikut serta dalam Pesona Fisika semoga semakin menambah keimanan
dengan adanya rasa syukur dan kebersamaan dengan teman-teman setelah pesona
fisika berlalu serta semakin menambah solidaritas dan memperkuat tari kekeluargaan
fisika.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

6. Seksie Humas
A. Job Deskripsi Seksie Humas :
1. Mencari lokasi kegiatan PESONA FISIKA 2015.
2. Bekerjasama langsung dengan sie KSK dalam menjaring dan mendata
gamafis 2015 sebelum penyambutan atau GO.
3. Menjawab segala pertanyaan dari peserta.
4. Berkoordinasi langsung dengan Sekertaris terkait surat-surat PESONA
FISIKA 2015.
5. Berkoordinasi langsung dengan Sie.Acara terkait penyediaan informasi
kepada peserta.
6. Menjadi sarana komunikasi dengan berbagai pihak luar (pembicara, tamu
undagan, dsb)
7. Menjadi sarana komunikasi dengan kakak angkatan dan alumni.
8. Menjadi LO untuk pembicara dan tamu undangan.
9. Mengaktifkan media sosial yang berhubungan dengan gamafis 2015.
10. Berkoordinasi langsung dengan Sie. Lapangan terkait lokasi kegiatan
PESONA FISIKA 2015.
11. Membuat LPJ sie Humas.
 B. Evaluasi:
4. Pentingnya aturan, tata karma atau strategi dalam memberikan undangan
kepada pihak-pihak yang terkait.
5. Masih kurangnya koordinasi dengan seksie-seksie yang lain
6. Kesibukan lain dari koor dan staff cukup mengganggu kinerja dari
Humas.
7. Belum efektifnya pemanfaatan akun media sosial seperti twitter oleh sie
Humas.
8. Kurang intensnya komunikasi dengan kakak tingkat atau alumni fisika
oleh Humas.
9. Kurangnya penanggung jawab untuk LO terhadap kakak tingkat dan
alumni saat makrab Pesona Fisika 2015.
C. Rekomendasi:
1. Setiap anggota sie humas perlu mempelajari lebih baik lagi terkait trik-
trik dalam berkomunikasi dengan pihak luar, sehingga setiap tamu
undangan ataupun orang-orang yang dibutuhkan dalam rangkaian acara
dapat memenuhi keinginan panitia.
2. Perlu ditingkatkan lagi koordinasi dengan setiap sie kegiatan, terutama
dengan sie acara. Agar tidak terjadinya kesalahan-kesalahan dalam
menyampaikan informasi.
3. Pembagian kerja yang baik dapat membantu peran dari masing-masing
anggota humas, sehingga kesibukan-kesibukan diluar PF tidak
mengganggu kinerja panitia Humas.
4. Terlalu fokusnya sie humas terhadap media sosial seperti LINE dan
Facebook membuat kami lalai dalam menghidupkan kegiatan melalui
akun twitter. Untuk kedepannya, perlu dibagi lagi peran khusus untuk
memegang urusan terkait media sosial.
5. Komunikasi dengan kakak tingkat dan alumni sebaiknya dilakukan jauh
sebelum rangkaian kegiatan PF 15 dijalankan. Sehingga, setiap masalah
yang panitia hadapi dapat dengan mudah meminta bantuan kepada
mereka. Juga, saat kegiatan makrab, semua panitia dapat langsung akrab
atau dapat lebih mudah bergaul dengan mereka.
6. Untuk kegiatan makrab, perlu ditetapkan dari awal orang-orang yang
menjadi penanggunga jawab atau sebagai LO untuk kakak tingkat dan
alumni. Dimana orang-orang tersebut terus menemani mereka hingga
kegiatan selesai nantinya.
D. Penutup

Demikian laporan pertanggungjawaban Sie Humas Pesona Fisika

2015, semoga mampu menjadi pembelajaran untuk pelaksanaan Pesona Fisika
berikutnya, tidak lupa terima kasih kepada segenap panitia Pesona Fisika
2015, dan pihak-pihak yang ikut serta dan turut membantu kelancaran
kegiatan Pesona Fisika 2015 ini.

7. Seksie Kesekretariatan
A. JOB DESKRIPSI
 Berikut job deskripsi seksie Kesekretariatan:
1. Mengatur teknis pendaftaran peserta
2. Membuat presensi peserta dan panitia
3. Berkoordinasi langsung dengan sekretaris terkait data-data Pesona
Fisika 2015
4. Menyimpan semua berkas data dan peserta Pesona Fisika 2015
5. Membuat Laporan Pertanggungjawaban Sie. Kesekretariatan.
B. JURNAL PROGRES DAN URAIAN KINERJA
a. Persiapan
Dengan bertujuan untuk menyimpan semua berkas data dan
peserta Pesona Fisika 2015 serta job deskripsi (1) yaitu mengatur
teknis pendaftaran peserta, maka seksie Kesekretariatan (yang
selanjutnya akan disingkat KSK) bekerja sama dengan seksie Humas
untuk mencari nama-nama dan data mahasiswa baru program studi
Fisika angkatan 2015 untuk jalur masuk SNMPTN, SBMPTN, dan
UTUL. Setelah didapatkan nama dan data mahasiswa baru tersebut,
seksie KSK membuat formulir online ditujukan kepada mahasiswa
baru guna mengisi data pribadi, riwayat medis, dan riwayat alergi yang
kemudian data-data tersebut dibagikan ke seksie Medis, seksie
Konsumsi, dan seksie Humas.
Di samping itu, seksie KSK juga membuat formulir pendataan
riwayat medis dan riwayat alergi yang ditujukan kepada panitia Pesona
Fisika 2015 dan dibagikan ke seksie Medis dan seksie Konsumsi.
Untuk mempersiapkan job dekripsi (2), seksie KSK
menganggarkan dana untuk membeli kertas 1 satu rim dan tinta hitam
agar berkas-berkas yang diperlukan bisa dicetak sendiri.
b. Eksekusi hari H
Pada hari H, tugas seksie KSK lebih terpusat ke job deskripsi
(2) yaitu membuat presensi untuk peserta dan panitia Pesona Fisika
2015, dengan rincian kegiatan sebagai berikut:
1. Rapat Pleno (periodikal)
Pada rapat pleno pertama, seksie KSK tidak mengetahui bahwa
mempersiapkan presensi rapat pleno termasuk tugas KSK, sehingga
sama sekali tidak mempersiapkan presensi, namun hal itu tertolong
oleh sekretaris umum yang sudah menyiapkan presensi. Pada rapat
pleno selanjutnya, seksie KSK sudah menyiapkan presensi tanpa ada
hambatan.
2. Penyambutan mahasiswa baru jalur SNMPTN (9
Juni 2015)
 Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta, juga presensi konsumsi peserta dan panitia untuk
keperluan seksie Konsumsi.
3. Gathering mahasiswa baru jalur SBMPTN dan
UTUL (25 Agustus 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta, juga presensi konsumsi panitia untuk keperluan seksie
Konsumsi.
4. Technical Meeting (25 Agustus 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta, menyiapkan map pemandu, menyiapkan pembagian
kelompok Pesona Fisika 2015, mendata peserta yang memiliki sepeda
kayuh untuk keperluan seksie Acara, dan mendata ukuran PDL KF
GAMA untuk keperluan seksie Dana Usaha.
5. Grand Opening (29 Agustus 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta dan tidak menyiapkan presensi konsumsi panitia dan
peserta. Namun dikarenakan kegiatan ini digabungkan dengan Stadium
General FMIPA dan rangkaian acara melewati waktu makan siang,
maka seksie KSK turut membantu seksie Konsumsi untuk mendata
panitia dan peserta yang memesan konsumsi. DI kegiatan ini pula,
KSK juga mencetak kuisioner untuk keperluan evaluasi seksie Acara
maupun PH-PI Pesona Fisika 2015 dengan konten kuisioner disiapkan
oleh seksie Acara.
6. Tur Laboratorium Fisika (2 September 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta. KSK juga mencetak kuisioner untuk keperluan evaluasi
seksie Acara maupun PH-PI Pesona Fisika 2015 dengan konten
kuisioner disiapkan oleh seksie Acara. Serta KSK mengisi daftar
presensi khusus pengunjung yang disediakan oleh salah satu
laboratorium.
7. Seminar Motivasi (6 September 2015)
Pada kegiatan ini panitia Pesona Fisika hanya membantu
menjalankan kegiatan, karena Seminar Motivasi merupakan program
kerja dari KF GAMA maka terdapat kepanitiaan sendiri, sehingga
presensi kehadiran disiapkan oleh seksie KSK kepanitiaan Seminar
Motivasi (bukan kepanitiaan Pesona Fisika). Sedangkan KSK sendiri
membantu mencetak kuisioner untuk keperluan evaluasi seksie Acara
maupun PH-PI Pesona Fisika 2015 dengan konten kuisioner disiapkan
oleh seksie Acara.
8. Tour de UGM (13 September 2015)
 Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta. Karena kurangnya pemandu, maka seksie KSK yang hadir
turut membantu menjadi pemandu sementara, sehingga teknis presensi
peserta dibantu oleh seksie Humas. KSK juga mencetak kuisioner
untuk keperluan evaluasi seksie Acara maupun PH-PI Pesona Fisika
2015 dengan konten kuisioner disiapkan oleh seksie Acara.
9. Tour LPPT (16 September 2015)
Pada kegiatan ini KSK tidak menyiapkan presensi kehadiran
panitia dan peserta karena terdapat miss communication di internal
seksie KSK, namun untungnya dari pihak LPPT memberikan daftar
presensi khusus pengunjung.
10. Presentasi KF GAMA (22 September 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta.
11. Pengabdian Masyarakat (27 September 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia
dan peserta. Namun tidak ada satupun anggota seksie KSK yang
menghadiri kegiatan ini dikarenakan terdapat agenda lain.
12. Malam Keakraban (2 4 Oktober 2015)
Pada kegiatan ini KSK menyiapkan presensi kehadiran panitia,
peserta, dan kakak tingkat/tamu undangan. Presensi tersebut
dikondisikan sesuai dengan rangkaian acara yang ada, KSK juga
menyiapkan presensi konsumsi untuk keperluan seksie Konsumsi.
Kuisioner untuk malam keakraban tidak dicerak, namun dalam bentuk
formulir online evaluasi seksie Acara maupun PH-PI Pesona Fisika
2015 dengan konten kuisioner inisiatif dari seksie koordinator KSK.
Pada seluruh rangkaian kegiatan, seksie KSK juga membantu
PI dan seksie Koordinator Lapangan untuk mendata peserta yang
melanggar peraturan/tata tertib Pesona Fisika 2015. Serta seksie KSK
juga membantu koordiantor penugasan untuk merekap poin peserta dan
nilai penugasan peserta.

C. EVALUASI
1. Kurangnya koordinasi internal sesama anggota seksie KSK.
2. Pembagian tugas masing-masing anggota yang terasa longgar,
sehingga terkadang koordinator terlihat seperti bekerja sendiri.
3. Data yang hanya berpusat di satu sumber, sehingga saat sumber
tersebut tidak hadir atau terdapat kendala lain mengakibatkan
progres merekap data berjalan lamban.
4. Kurangnya koordinasi antar seksie yang bersangkutan.
 5. Kurangnya koordinasi dari PI sehingga seksie KSK terasa seperti
bekerja tanpa diawasi.

D. REKOMENDASI
1. Koordinasi yang lebih ditingkatkan. Untuk koordinator harus rajin
me-follow-up anggotanya dan memastikan kabar anggotanya,
sehingga kesalahan-kesalah mayor seperti presensi dan kuisioner
yang belum dicetak dapat terhindarkan. Sedangkan untuk anggota
wajib memberitahu keadaan dan mengonfirmasi kehadiran agar
pembagian tugas saat hari H tidak terkendala, jangan menganggap
koordinator pasti tau dengan sendirinya kesibukan para
anggotanya. Kalau tidak diberitahu, mana mungkin bisa tahu?
2. Untuk pembagian tugas harus lebih ditekankan dan diberikan batas
waktu, dan dari pemberian tugas hingga mendekati batas waktu,
koordinator harus dengan rajin me-follow-up anggotanya. Untuk
anggota, sangat ditekankan bahwa konfirmasi langsung ke
koordinator wajib dilakukan, jangan dianggap remeh. Anggota
sangat disarankan untuk menanyakan tugas kepada koordinator jika
koordinator dirasa alfa dalam pembagian tugas.
3. Pemanfaatan waktu liburan semester genap bisa dialihkan untuk
merapikan data, merekap data, dan membuat data tersebut online
(contoh: disimpan ke cloud storage). Pemusatan sumber data itu
penting adanya, namun bukan berarti hanya sumber data tersebut
saja yang mengetahui dan paham akan data tersebut. Sehingga jika
laptop si sumber rusak, maka dokumen dan berkas-berkas lainnya
masih dapat diakses. Serta pastikan seluruh anggota sudah
membaca dan paham dengan seluk beluk kinerja yang akan
dilakukan KSK, yang kemudian dapat mempermudah dalam
pembagian tugas saat hari H.
4. Tingkatkan koordinasi antar seksie, rajin follow up tugas yang
diberikan atau diminta dari seksie lain. Jikalau seksie tersebut tidak
merespon follow up, maka lanjutkan terus follow up dan jangan
berhenti sampai didapat respon yang jelas.
5. Jangan segan untuk meminta pertimbangan dan saran PI jika
terdapat kendala atau kesulitan yang dialami oleh seksie KSK.

E. PENUTUP
Demikian Laporan Pertanggungjawaban Seksie Kesekretariatan ini
saya buat. Saya sebagai perwakilan dari seksie kesekretariatan meminta
maaf akan kekurangan dan segala kekhilafan yang ada pada seksie KSK
dan belum bisa bekerja dengan baik dan profesional. Terima kasih kepada
 seluruh panitia Pesona Fisika 2015 atas bantuan dan kerja samanya selama
kepanitiaan ini berdiri, dan juga kepada kakak-kakak Steering Committee
yang sudah membimbing dan mengawasi kepanitiaan ini, juga kepada Kak
Woro, selaku OC seksie KSK dan Humas Pesona Fisika 2014 atas
bimbingan dan saran-sarannya, serta pihak-pihak lainnya yang sudah
mendukung acara ini dengan caranya sendiri yang tidak dapat disebutkan
satu persatu. Semoga kepanitiaan Pesona Fisika tahun depan bisa lebih
baik dari tahun ini khususnya untuk seksie KSK.

Wassalamualaykum Warahmatullahi Wabarakatuh

8. Seksie Dana Usaha

Bismillahirrahmanirrahiim
Alhamdulillah, tiada kata yang tepat kecuali ucapan puji syukur
kehadirat Allah Subhanallahu Wataala yang senantiasa melimpahkan rahmat
kepada kita semua, sehingga kita dapat bekerja sama, berkoordinasi, dan
belajar berorganisasi dalam kepanitiaan Pesona Fisika 2015 dan Alhamdulillah
kita telah melaksanakan amanah kepanitiaan ini dengan pengorbanan yang
luar biasa.
Laporan pertanggungjawaban ini merupakan bentuk tanggung jawab
pustaka dan salah satu job description Koordinator danus sebagai evaluasi dan
pembelajaran untuk koordinator danus dalam kepanitiaan selanjutnya
sekaligus sebagai referensi dan acuan dalam mengkoordinir kepanitiaan
selanjutnya. Ada beberapa Job Description Koordinator danus dalam
kepanitiaan Forga ini, antara lain sebagai berikut:
1. Mencari dana kegiatan Pesona Fisika di luar dana iuran panitia dan
peserta.
2. Berkoordinasi dengan bendahara II terkait dana kegiatan.
3. Membuat LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Koordinator danus dan
mengumpulkannya ke Bendahara

A. Pendahuluan

Pesona Fisika atau sering di singkat PF merupakan acara tahunan yang

diadakan di awal semester ganjil untuk menyambut mahasiswa baru Fisika
(gamafis) dan mengakrabkan baik dengan teman seangkatan maupun kakak
tingkat. Kepanitiaan PF ini merupakan satu angkatan tahun kedua yang terbagi
menjadi beberapa divisi. Divisi-divisi tersebut adalah acara, humas, ksk,
perkap, korlap, transkam, danus, medis, dan konsumsi. Pada tahun ini, saya
diamanahi menjadi koordinator divisi Danus, mengkoordiniir jalannya danus
yang beranggotakan empat staff.
 Seperti yang telah kita ketahui bersama, kerja divisi danus terdapat di
awal jauh-jauh hari sebelum hari H. Berdasarkan Jobdesk diatas, ada beberapa
kegiatan danus pada PF tahun ini, yaitu; jualan snack, konsumsi penyambutan,
pembuatan PDL KFGama, pembuatan PDL angkatan 2014, dan jual bunga.

Rincian Kegiatan
1. Jualan snack
Snack yang dimaksud adalah jajanan pasar seperti tahu bakso,
lumpia, sosis, risoles, arem-arem dan sejenisnya. Snack tersebut dijual
di kelas-kelas saat kuliah. Kegiatan ini dijalankan pada bulan April dan
rutin setiap minggunya hingga awal semester ganjil ini sebelum acara
makrab. Secara umum, kegiatan ini berjalan dengan lancer meskipun
ada beberapa kendala, seperti banyaknya saingan danus kepanitiaan
lain, kadang tidak habis, dan lain sebagainya.

2. Konsumsi penyambutan Maba

Konsumsi pemyambutan maba bekerjasama dengan divisi
konsumsi ketika ada penyambutan maba baik jalur SNMPTN maupun
SBMPTN, UM, UTUL. Jadi divisi danus menyediakan uang yang
selanjutnya di belikan konsumsi oleh divisi konsumsi kemudian di jual
lagi ke maba dan panitia dengan mengambil keuntungan. Kegiatan ini
berjalan lancar.
3. Pembuatan PDL KFGama
Pembuatan PDL KFGama bekerjasama dengan Departemen
Kewirausahaan KFGama. Hal ini mengacu pada pembuatan PDL
KFGama angkatan kita yang dirasa lamban, sehingga kami dari panitia
PF berinisiasi untuk membuat PDL KFGama di awal semester ini
karena memang maba masih mudah di koordiniir. Keuntungannya di
bagi 20% untuk KFGama sisanya masuk pendanaan kegiatan PF 2015.
4. Pembuatan PDL angkatan
Pembuatan PDL angkatan ini sudah direncanakan jauh hari di
semester satu. Mulai dari penentuan logo angkatan 2014 serta desain
yang memakan waktu yang cukup lama, namun karena ada beberapa
kendala hingga sampai sekarang pembuatan PDL tersebut belum
terealisasikan. insyaAllaah akan diusahakan terealisasi di bulan ini,
meskipun tidak menutup kemungkinan molor waktunya, tergantung
partisipasi dari teman-teman untuk segera membayar pembuatan PDL
tersebut.
5. Jual bunga
Sudah lama dari tim danus merencanakan untuk jual bunga,
namun karena beberapa kendala dan banyak staff yang sibuk, kegiatan
jubung ini baru terealisasi kemarin H-2 makrab PF 2015,
Alhamdulillah kegiatan ini berjalan lancer dan insyaAllaah akan
berlanjut untuk menutupi kekurangan dana PF.
6. Kesan, Kritik, dan Saran
 a. Kesan
Hal yang paling berkesan selama kepanitiaan
ini adalah kinerja dan koordinasi antar panitia yang
baik, antusias dan apresiasi teman-teman gamafis
dalam mengikuti PF tahun ini.
b. Kritik
Banyaknya kendala dalam pelaksaan
kegiatan ini, koordinasi yang masih kurang,
profesionalitas panitia yang kurang dan rasa
memiliki kegiatan PF ini yang kurang pula. Namun
hal tersebut merupakan pembelajaran yang sengat
berharga bagi kami, untuk selalu siap menghadapi
hal-hal yang tak terduga dalam menjalani roda
kehidupan ini.
c. Saran
Koordinasi dan komunikasi perlu
ditingkatkan lagi, serta keterbukaan antar panitia
juga perlu ditingkatkan demi kelancaran dan
kesuksesan PF ini. Kesadaran dan rasa memiliki
juga berlu ditingkatkan bahwa kegiatan ini adalah
acara angkatan bukan sekelompok orang saja, bukan
pula acaranya ketua, pengurus inti dan pengurus
harian saja, perlu ditekankan di awal PF ini satu-
satunya acara angkatan yang melatih kita untuk
berorganisasi, berkoordinasi, menjalin komunikasi,
membuat strategi, saling mengenal, dan menjalin
keakraban antar personal. Khusus divisi danus,
variasi kegiatannya mungkin bisa di perbaiki dan
dibungkus sekreatif mungkin. Untuk tahun depan
saya mengusulkan adanya pembuatan polo atau kaos
kepanitiaa PF sebagai kenangan dalam kepanitiaan
itu sendiri.
Kekompakan dan keakraban teman-teman baik panitia maupun
peserta diharapkan tidak hanya di kegiatan PF ini saja, namun bisa
terus terjalin selama menjalani kehidupan kuliah di Fisika UGM ini,
baik dalam bidang akademik maupun non akademik.

B. Penutup
Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat, sebagai
acuan dan referensi kegiatan selanjutnya yang lebih baik dan lebih seru
lagi. Ucapan terimakasih kepada seluruh panitia dan SC pada
khususnya dan teman-teman Fisika pada umumnya yang telah
mendukung dan berpartisipasi dalam kegiatan Pesona Fisika 2015 ini.
Saya selaku koordinator danus memohon maaf apabila banyak
kekurangan dan kesalahan dalam menjalankan amanah ini, baik
 sebelum kegiatan maupun ketika kegiatan berlangsung. Semoga jalinan
keluarga Fisika ini tetap terus bersemi di hati teman-teman semua.

Fisika!!! SOLID SOLID SOLID!!!

9. Seksie Publikasi Dekorasi dan Dokumentasi

Bismillahirrahmanirrahiim
Alhamdulillah, tiada kata yang tepat kecuali ucapan puji syukur kehadirat
Allah Subhanallahu Wataala yang senantiasa melimpahkan rahmat kepada kita
semua, sehingga kita dapat bekerja sama, berkoordinasi, dan belajar
berorganisasi dalam kepanitiaan Pesona Fisika 2015 dan Alhamdulillah kita
telah melaksanakan amanah kepanitiaan ini dengan pengorbanan yang luar
biasa.

A. Job Deskripsi Seksi PDD :

1. Membuat rencana terkait teknik publikasi kegiatan.

2. Membuat dan mencetak desain atribut-atribut publikasi(poster, pamflet, dll).

3. Membuat desain sertifikat untuk peserta, panitia, pembicara, moderator, MC,
dll).
4. Mendokumentasikan segala kegiatan PESONA FISIKA 2015.
5. Berkoordinasi dengan :
a. Sie. Acara terkait konten acara yang akan dimasukkan di dalam atribut
publikasi
b. Sie. Acara dan Sie. PDD terkait setting tempat.
c. Sie. KSK terkait jumlah peserta dan penggencaran publikasi.
6. Mendesain ssegala sesuatu yang bisa dijadikan bahan dana usaha.
7. Berkoordinasi dengan Bendahara I terkait anggaran dana yang dibutuhkan
untuk publikasi.
8. Membuat LPJ Sie. Publikasi, Dekorasi, dan dokumentasi.

B. Agenda, target, apapun yang perlu dilaporkan :

1. Untuk tahun PF 2015 ini PDD bekerja secara dependent artinya pdd
menyesuaikan konsep dgn acara.
2. Agenda kerja PDD berdasarkan rangkaian acara PF 2015 ;
a. Penyambutan Gamafis 2015
b. GO PF 2015
c. Seminar Motivasi
d. Tour Lab Fisika
e. Tour de UGM
f. Presentasi KF Gama
g. Pengenalan LPPT
h. Materi PKM 5 Bidang
i. Pengabdian Masyarakat
 j. Makrab PF 2015

3. Target sie PDD berdasarkan agenda adalah, memenuhi hal-hal terkait pdd
pada rangkaian kegiatan PF 2015.

4. Dari awal setelah pembentukan panitia, langsung ada pembagian tugas

C. Evaluasi

Evaluasi berdasarkan job desk

1. Alhamdulillah terlaksana, dengan cara system ketunggalan informasi

menggunakan media sosial facebook sehingga semua informasi dapat
tersampaikan dengan tepat kepada gamafis 15.
2. Alhamdulillah terlaksana, tetapi poster lebih banyak bersifat softfile untuk
menghemat biaya. Yg masuk kedalam percetakan adalah plakat utk
pembicara, sertifikat moderator, sertifikat peserta, backdrop, dan
gantungan kunci.
3. Alhamdulillah terlaksana, walaupun hasilnya belum maksimal
4. Alhamdulillah terlaksana, dan hasil dokumentasi sedang dalam proses
pembuatan satu file lengkap
5. Dari ketiga sub poin, menurut saya koordinasi maupun komunikasi dengan
sie acara dan ksk sdh cukup baik, walaupun masih terdapat beberapa
miskomunikasi.
6. Belum terlaksana, karena dari rencana sie danus pdl angkatan dan kf gama
diperkirankan sdh bisa mengcover sebagian dana pf 2015
7. Alhamdulillah terlaksana cukup baik

Evaluasi berdasarkan target

1. Alhamdulillah sesuai dengan konsep acara

2. Jika dilihat dari rangkaian kegiatan pf 2015]

Penyambutan : Alhamdulillah, berlangsung cukup baik

GO PF 2015 : Kami sie pdd mohon maaf tidak bisa maksimal pada saat
GO PF 2015 ini karena saya selaku koor sedang kurang enak badan
sehingga kinerja pdd menurun. Walaupun pada akhirnya bisa terpenuhi
permintaan dari acara, tetapi tetap belum maksimal

Seminar motivasi : utk seminar motivasi di handle oleh kf gama dan

dibantu oleh sebagian panitia pf.

Tour lab fisika : Alhamdulillah berlangsung lancar, pada kegiatan ini yg

perlu diperhatikan utk sie pdd adalah konsep dokumentasi yg harus
disesuaikan dengan konsep acara tour lab fisika.
 Tour de UGM : Alhamdulillah berlangsung cukup baik, di kegiatan ini
konsep dokumentasi yg pdd gunakan pada saat itu tidak bisa mengcover
momen gamafis dalam proses menuju pos 1 ke pos lainnya.

Presentasi kf gama : di kegiatan ini pdd memakai konsep dokumentasi

formal sehingga berlangsung lancer.

Pengenalan LPPT : karena seluruh kegiatan ini di handle oleh lppt

sehingga dokumentasi kegiatan bersifat formal dan ada perwakilan dari sie
pdd.

Materi pkm 5 bidang : kegiatan ini bekerjasama dgn LSiS dalam hal,
gamafis 2015 diwajibkan utk ikt sosialisasi pkm 5 bidang sehingga
dokumentasi dihandle oleh panitia sosialisasi pkm 5 bidang.

Pengabdian masyarakat : pada kegiatan ini pdd memakai konsep

dokumentasi per pos satu org pdd sehingga dokumentasi kegiatan cukup
lancar.

Makrab Pesona Fisika 2015 : secara keseluruhan utk kinerja pdd pada
kegiatan ini cukup karena dalam persiapan kurang maksimal, pada saat
acara cukup baik, setelah acara belum maksimal.

3. Alhamdulillah poin ketiga pada bagian agenda dst. Secara kinerja belum
maksimal sehingga apapun yg panitia butuhkan terkiat dgn sie pdd di
respon lambat.

D. Rekomendasi
Ada beberapa hal yg menjadi rekomendasi utk sie pdd di Pesona Fisika
2016 selanjutnya
1. Pikirkan dengan baik apakah pdd menyesuaikan dgn acara atau tidak, karena
hal ini akan menjadi cara gerak sie pdd secara keseluruhan hingga makrab.
2. Perlu adanya pembagian tugas terkait desain (poster, backdrop, sertifikat dll),
video (editing video), fotografer, dan publikasi (web atau sejenisnya yg
bersifat online).
3. Pemilihan staff harus benar-benar sesuai sehingga sie pdd dapat bekerja
maksimal in sya Allah
4. Perlu menyiapkan konsep dokumentasi
Dari sie pdd pesona fisika 2015 menyarankan beberapa konsep dokumentasi
k. K. dokumentasi formal
l. K. dokumentasi fleksibel
m. K. dokumentasi teratur
5. Perlu menyiapkan konsep desain secara keseluruhan sesuai dgn tema, artinya,
sie pdd punya gaya desain yg mungkin bisa berubah-ubah atau tetap atau
gabungan.
6. Perlu menyiapkan konsep video mulai dari cara pembuatan dan lain-lain
 7. Perlu menyiapkan konsep publikasi, apakah dgn web, fb, twitter, atau
gabungan atau yg lain. Jika menggunakan web perlu diperhatikan desain web
grafisnya dan isi/konten-konten webnya. Perlu adanya batasan apa yg hrs
masuk di web dan yg tidak
8. Diharapkan fotografer sudah professional dan paham seluk beluk seni
fotografi hehee

E. Penutup

Demikian Laporan Pertanggung Jawaban Sie PDD, saya selaku

perwakilan dari temen-temen pdd yg lain minta maaf atas kekurangan dan segala
kekhilafan yg ada pada sie pdd dan belum bisa bekerja dengan baik. Terima kasih
banyak kepada semua teman-teman Fisika 2014 yang sudah sangat membantu sie
pdd dalam melaksanankan tugasnya, terima kasih juga kepada sc yg sudah
membantu juga dalam proses pembuatan apapun itu mulai dari desain dan
lainnya. In sya Allah Fisika 2014 semakin solid.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakaatuh

10. Seksie Koordinator Lapangan

A. Job Deskripsi

1. Mencari dan menyiapkan segala tempat untuk kegiatan PESONA

FISIKA 2015 bersama Sie. Humas dan Sie. Acara,
2. Berkoordinasi dengan :
i. Sie. Acara terkair penempatan kegiatan dan kedisiplinan
acara,
ii. PDD terkait lokasi acara,
iii. Perkap terkait perlengkapan,
3. Bertanggung jawab atas kedisiplinan peserta,
4. Membuat LPJ Seksie Koordinasi Lapangan.
B. Pelaksanaan
1. Pra-Acara
a. Selama kepanitiaan berlangsung sudah sering sekali
mengadakan rapat dengan staff.
b. Sudah dilakukan survey di 4 tempat di kabupaten yang berbeda
yaitu di kulon progo tepatnya di kalibiru, bantul tepatnya di
Taman Buah Mangunan, Youth Center yogyakarta, Jl.
Kaliurang teoatnya di SCC UII
c. Untuk acara Tour de UGM Sie Lapangan bersama dengan Sie
Keamanan melakukan pengamanan menyebrangkan mahasiswa
baru yang naik sepeda melewati jalan kaliurang.
d. Mencari mdan dan melakukan survey medan untuk acara
outbond pada saat Makrab
e. Sudah dilakukan survey medan sebanyak 3 kali pada saat pra-
Acara
 2. Acara
a. Selama acara berlangsung sie lapangan juga bekerja sebagai
Komdis (komisi disiplin) yang bertugas untuk menjaga
ketertiban peserta maupun panitia
b. Pada saat malam puncak sie Lapangan bekerja bersamaan
bersama sie Keamanan dalam mengamankan pesera, barang
bawaan peserta, dan kendaraan peserta
c. Melakukan pengamanan pada saat outbond berlangsung
C. Evaluasi
1. Kurangnya personil sie lapangan sehingga terjadi penumpukan
tugas pada internal sie
2. Kurangnya kordinasi antara sie lapangan dan sie keamanan
sehingga sering terjadi miskomunikasi dalam menjalankan tugas
pada saat hari H
3. Kurangnya kordinasi dengan sie pemandu sehingga ada beberapa
jadwal survey medan yang dibatalkan
4. Terjadi kesalah pahaman antara sie lapangan dan kordinator
penugasan terkait tugas dan hukuman yang diberikan
5. Kurangnya keprofesionalitasan dalam menyukseskan acara

D. Rekomendasi
1. Kordinator Lapangan diusahakan dan diutamakan laki-laki
2. Survey tempat makrab atau pelaksanaan pf harus jauh-jauh hari
dilakukan agar tidak terkesan terburu-buru, dan agar banyak opsi
tempat yang tersedia
3. Pembagian tugas kordinator penugasan dan sie lapangan harus jelas
agar tidak terjadi kesalah pahaman antar sie

11. Seksie Transportasi dan Keamanan

A. Job deskripsi sie transportasi dan keamanan

1. Menyiapkan transportasi untuk perjalanan menuju dan meninggalkan

lokasi kegiatan PESONA FISIKA 2015,
2. Mengamankan kegiatan PESONA FISIKA 2015,
3. Berkoordinasi langsung dengan Sie.KSK dan Humas terkait lokasi
kegiatan PESONA FISIKA 2015 serta jumlah peserta dan panitia
PESONA FISIKA 2015,
4. Berkoordinasi dengan Sie. Koorlap dan Komdis, untuk keperluan
survey,
5. Membuat LPJ Sie.Transportasi dan Keamanan

B. Pelaporan Tugas
Sie transkam sudah melaksanakan tugas sesuai dengan job
deskripsi yang diberikan tersebut di atas.

C. Evaluasi & Rekomendasi

Untuk sie transkam sendiri:
 Untuk kepanitiaan selanjutnya lebih baik sie transkam digabung
dengan sie koordinasi lapangan dan sie perlengkapan, mengingat tugas
pokok sesuai job deskripsi yang tidak terlalu berat serta dalam
pelaksanaan lebih banyak membantu sie koordinasi lapangan dan sie
perlengkapan.

Untuk kepanitiaan secara umum:

1. Terlalu banyak rapat yang tidak efektif dan efisien waktu.
Rapat yang menyita banyak waktu dengan pembahasan yang
akhirnya hasil rapatnya tidak digunakan. Terlalu banyak
rapat yang membuang waktu justru membuat beberapa anggota
panitia menjadi kurang semangat mengikuti kepanitiaan Pesona
Fisika 2015.
2. Kurang solidnya koordinasi dan kurang terbukanya informasi
antar sie
3. Dengan kondisi bahwa Pesona Fisika 2015 adalah berupa
rangkaian beberapa acara, sebaiknya panitia dibagi tugas (tidak
setiap acara harus dihadiri oleh semua panitia). Contohnya
adalah ketika seminar motivas/jumpa tokoh. Terlalu banyak
panitia justru membuat kerja masing-masing sie tidak efektif
dan acara pun tidak berjalan sempurna.
4. Acara dipersiapkan sedetail mungkin dengan pembagian tugas
yang jelas sehingga setiap anggota panitia dapat bekerja dengan
efektif.

D. Penutup
Terlepas dari beberapa evaluasi dan kritik terhadap kepanitiaan
Pesona Fisika 2015, dapat dikatakan bahwa Pesona Fisika 2015 berjalan
dengan baik karena kegiatan yang berupa rangkaian beberapa acara
berkala memang tidak mudah untuk dijalankan. Demikian laporan
pertanggungjawaban sie transportasi dan keamanan Pesona Fisika 2015,
semoga dapat menjadi evaluasi yang bermanfaat bagi kepanitiaan Pesona
Fisika selanjutnya. Secara khusus sie transkam mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang bersedia berpartisipasi berkaitan dengan tugas
sie transkam, dan secara umum terima kasih kepada semua pihak yang
telah mendukung kelancaran acara Pesona Fisika 2015.

12. Seksie Medis

A. Job Deskripsi Seksi Medis :
1. Membuat rencana terkait pembagian penanggungjawab setiap
kegiatan.
2. Selalu standby pada setiap kegiatan Pesona Fisika 2015.

3. Berkoordinasi dengan :
 a. Sie. Acara dalam hal ini adalah pemandu untuk selalu
memantau kondisi peserta Pesona Fisika 2015 dan pelatihan
pertolongan pertama.
b. Sie. KSK terkait jumlah peserta dan informasi medis peserta
dam panitia.
c. Sie. Konsumsi terkait data medis peserta dan panitia terutama
untuk alergi makanan.
4. Berkoordinasi dengan Bendahara I terkait anggaran dana yang
dibutuhkan untuk keperluan medis.
5. Membuat LPJ Sie. Medis.

B. Agenda, target, apapun yang perlu dilaporkan :

1. Untuk Pesona Fisika 2015 ini Medis mempunyai agenda diluar

serangkaian acara Pesona Fisika 2015 yaitu Pelatihan Pertolongan
Pertama untuk anggota medis dan pemandu.
2. Medis merekap data medis peserta dan panitia. Menghubungi peserta
terkait data medis untuk mengkonfirmasi data medis.
3. Agenda kerja PDD berdasarkan rangkaian acara PF 2015 ;
a. Penyambutan Gamafis 2015
b. GO PF 2015
c. Seminar Motivasi
d. Tour Lab Fisika
e. Tour de UGM
f. Presentasi KF Gama
g. Pengenalan LPPT
h. Materi PKM 5 Bidang
i. Pengabdian Masyarakat
j. Makrab PF 2015

4. Target sie Medis berdasarkan agenda adalah mampu melaksanakan

tugas dengan baik dan memastikan kondisi kesehatan peserta dan
panitia dalam keadaan baik.
5. Dari awal setelah pembentukan panitia, langsung ada pembagian
tugas

C. Evaluasi

Evaluasi berdasarkan job deskripsi

1. Alhamdulillah terlaksana, pada 12 September 2015 di Asrama

Kinanti dengan pelatih dari UKESMA UGM, diikuti oleh 20 orang
(7 medis dan 13 panitia lain). Pelaksanaan pelatihan pada awalnya
mengalami kendala pada pencarian waktu dan tempat tetapi
alhamdulillah pelatihan dapat terlaksana dengan cukup baik.
2. Alhamdulillah terlaksana, data medis diterima dari KSK pada 1
September 2015 (data belum lengkap), kemudian dilengkapi pada
30 September 2015. Medis mengkonfirmasi data medis peserta
dimulai pada 23 September 2015, tetapi konfirmasi dilakukan pada
orang tua atau wali dari peserta dikarenakan salah pengambilan
nomor peserta. Konfirmasi ini terbilang terlambat karena jika
dibandingkan dengan Pesona Fisika 2014, konfirmasi data medis
peserta dilakukan sejak awal pelaksanaan rangkaian acara Pesona
Fisika.
3. Alhamdulillah terlaksana, walaupun data medis terkait alergi
makanan baru diserahkan kepada konsumsi pada saat konsumsi
ingin memesan makanan.
4. Dari ketiga poin tersebut, dapat dikatakan medis dapat
berkoordinasi cukup baik dengan Sie. Acara, KSK, dan Konsumsi
meskipun hasilnya belum optimal.
5. Evaluasi berdasarkan target :
4. Alhamdulillah dapat menyesuaikan dengan konsep acara dan tidak
terjadi hal yang tidak diinginkan terkait kesehatan peserta maupun
panitia.
5. Jika dilihat dari rangkaian kegiatan Pesona Fisika 2015

Penyambutan : Alhamdulillah, kesehatan peserta maupun panitia

baik.

GO PF 2015 : Kondisi panitia dan peserta baik, meskipun ada tiga

peserta yang memerlukan obat. Saat GO PF 2015, medis belum
memiliki obat jadi meminjam kotak obat KF Gama.

Seminar motivasi : utk seminar motivasi di handle oleh kf gama

dan dibantu oleh sebagian panitia pf tetapi dari Sie. Medis Pesona
Fisika 2015 juga menunjuk staffnya untuk menjadi
penanggungjawab.

Tour lab fisika : Alhamdulillah berlangsung dengan baik, meskipun

ada satu peserta yang kurang enak badan namun dapat ditangani
dengan baik.

Tour LPPT : Alhamdulillah terlaksana dengan baik

Tour de UGM : Alhamdulillah berlangsung cukup baik. Medis

yang standby pada saat Tour de UGM berlangsung hanya dua
orang, sehingga dibantu oleh panitia lain untuk membagikan obat
pada setiap Pos. Pada setiap Pos, kondisi kesehatan peserta kurang
diperhatikan, tetapi alhamdulillah kondisi peserta dan panitia baik.
 Presentasi kf gama : Alhamdulillah terlaksana dengan baik, medis
yang standby ada 3 orang.

Materi pkm 5 bidang : kegiatan ini bekerjasama dgn LSiS dalam

hal, gamafis 2015 diwajibkan utk ikt sosialisasi pkm 5 bidang
sehingga dokumentasi dihandle oleh panitia sosialisasi pkm 5
bidang.

Pengabdian masyarakat : Alhamdulillah terlaksana dengan cukup

baik, meskipun ada kendala yaitu kotak obat tidak tersedia karena
dipinjam oleh HIMA lain. Medis membeli obat saat dibutuhkan,
sehingga penanganan sedikit tertunda.

Makrab Pesona Fisika 2015 : pada makrab Pesona Fisika 2015 dari
medis hanya bisa diikuti oleh 5 anggota saja, sehingga perlu
pembagian tugas dan shift. Setiap anggota mendapat tugas dan shift
sesuai waktu dan agenda yang telah dibuat oleh Sie.Acara.
Pembagian tugas sie. Medis dapat terlaksana dengan cukup baik.
Rincian evaluasi makrab Pesona Fisika 2015:
a. Terdapat beberapa peserta, panitia dan alumni yang hanya
bisa atau mau meminum obat tertentu (merk tertentu),
karena keterbatasan obat maka medis harus mencari atau
membeli obat yang sesuai pada saat pelaksanaan.
b. Kasus daya tahan tubuh yang kurang terutama terhadap
hawa dingin masih terjadi.
c. Obat-obatan banyak yang hilang atau belum dikembalikan,
sehingga peminjaman obat sebaiknya dicatat.
d. Ada beberapa peserta yang memerlukan penanganan khusus

D. Rekomendasi
Ada beberapa hal yang menjadi rekomendasi untuk sie medis di
Pesona Fisika 2016 selanjutnya
1. Pemilihan staff Sie. Medis harus benar-benar sesuai dan
diusahakan sudah mempunyai pengetahuan dasar tentang medis
sehingga Sie. Medis dapat bekerja dengan optimal.
2. Perlu adanya pembagian tugas dan penanggungjawab setiap
kegiatan pada rangkaiaan acara Pesona Fisika.
3. Pelatihan pertolongan pertama bisa dilakukan secepatnya setelah
dilakukan pembentukan panitia Pesona Fisika.
4. Kondisi kesehatan baik dari peserta maupun panitia harus selalu
dipantau, dapat ditanyakan langsung pada peserta tentang kondisi
kesehatan ataupun dapat dilihat dari kondisi fisik (pucat, keringat
dingin dan lain-lain).
5. Konfirmasi riwayat kesehatan dapat dilakukan secepatnya setelah
mendapatkan data dari KSK sehingga jika terdapat riwayat
penyakit yang serius dapat ditentukan penanganannya.
 6. Perlu koordinasi dengan konsumsi terkait data alergi dan
kebutuhan lain, misalnya air yang didihkan.
7. Medis ikut ambil bagian dalam survei tempat dan outbond, untuk
mengamati kemungkinan-kemungkinan yang dapat terjadi pada
saat pelaksanaan untuk merencanakan penanganan yang tepat.
8. Jika diperlukan sediakan makanan atau minuman yang dapat
menambah kekebalan tubuh, misalnya madu dan vitamin C.
9. Memastikan kondisi kesehatan staff medis dalam keadaan baik,
dan selalu ingat prinsip medis : sebelum menolong orang lain,
utamakan kesehatan diri dan kemampuan diri

E. Penutup
Demikian Laporan Pertanggung Jawaban Sie Medis, saya selaku
perwakilan dari teman-teman Medis yang lain meminta maaf atas
kekurangan yang ada pada Sie Medis dan pekerjaan medis yang
belum optimal. Terima kasih banyak kepada teman-teman Fisika
2014 yang sudah sangat membatu Sie Medis dalam melaksanakan
tugasnya, dan terima kasih juga kepada sc yang telah selalu
memberikan semangat dan informasi yang berkaitan dengan medis.
Semoga dengan terselanggaranya Pesona Fisika 2015 ini, Fisika
2014 semakin solid.

12. Seksie Perlengkapan

A. Job Deskripsi

1. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan oleh semua sie,

2. Mempersiapkan perlengkapan pada hari H,
3. Berkoordinasi dengan :
a. Sie. Acara terkait perlengkapan yang dibutuhkan saat
acara,
b. Sie. KSK terkait perlengkapan yang dibutuhkan untuk
kesekretariatan,
c. Sie. Konsumsi terkait perlengkapan yang dibutuhkan
untuk penyediaan konsumsi,
d. Sie. PDD terkait perlengkapan untuk publikasi dan
dokumentasi, serta setting tempat,
e. Sekbend terkait anggaran sie perkap dan surat-surat
yang dibutuhkan (peminjaman tempat, dll),
4. Bertanggung jawab atas segala perlengkapan yang digunakan
selama PF 2015,
5. Membuat LPJ sie Perkap.
B. Perlengkapan yang digunakan

Perlengkapan yang digunakan selama kegiatan PF berlangsung

adalah sebagai berikut:
1. Penyambutan Mahasiswa Baru Jalur SNMPTN:

Jumlah
No Barang
barang
1. Alas (buat duduk) 10
2. Kostum Maskot 2
3. Benner Selamat Datang 1
4. Mega Phone (milik BEM) 1

2. Penyambutan Mahasiswa Baru Jalur SBM PTN dan UM PTN + TM

PF

Jumlah
No Barang
barang
1. Kostum Maskot 2
2. Benner Selamat Datang 1
3. Mega Phone (milik BEM) 1
4. Papan Fisika 1
Contoh Co-card
5. 1
(laminating)
3. Grand Opening PF 2105

Jumlah
No Barang
barang
Ruangan T2.01 (beserta
1. 1
isinya)
2. Kertas Kreb 2
3. Mega Phone (milik BEM) 1
4. Papan Kelompok 7
5. Taplak Meja 3
6. Meja ksk dan konsum 1
7. Kursi ksk dan konsum 1
8. Nampan 2
9. Konstum mascot 2

4. Tour DLab

Jumlah
No Barang
barang
LAB Fisika Dasar, Atom
1. 1
Inti, Material
2. Papan Kelompok 7
3. Mega Phone (milik BEM) 1
5. Jumpa tokoh dan seminar motivasi

Jumlah
No Barang
barang
1. Ruangan A1.06 07 1
2. Nampan 2
3. Taplak 3
4.

6. Tour DUGM

Jumlah
No Barang
barang
Sepeda kampus (anggaran
1. 55
masuk acara)
2. Sepeda MIPA 20
3. Tali Rafia 5
4. Kertas Bekas -

7. Pengenalan LPPT dan PKM

Jumlah
No Barang
barang
1. - -

8. Pengabdian Masyarakat

Jumlah
No Barang
barang
1. Sabun tangan 1
2. Trash Bag 2 pac
9. Makrab

Jumlah
No Barang
barang
1. Tali Rafia 1 pak
2. Ember besar 2
3. Kayu Bakar 2 ikat
4. Lilin 5 pak
5. Kajon 1
6. Piring 85
7. Sendok 24
8. Sound 2
9. Microphone 5
10. Sleeping bag 2
11. Spatula 1
12. Pisau 2
13. Panic 3
14. Pompa gallon 4
15. Gallon 10
16. Taplak meja 5
17. Dispenser 1
18. Serbet 1
19. Jumbo 2
20. Trash bag 4
21. Sunlight 1
22. Spon cuci 1
23. Kabel roll 6
24. Tripod 1
25. Tali tambang 18 meter
26. THT 8 buah
27. Proyektor 1 buah
Botol bekas Per 50
28.
buah
29. Baterai 2A 1
30. Baterai eveready 9
31. Stela gantung 1
32. Baterai kotak 1
33. Baterai ALK 2
34. Baterai ABC alkaline 1
35. Tali Ravia 2
 Keterangan:

Daftar perlengkapan yang ditulis di atas merupakan daftar

perlengkapan yang ada di daftar yang dipegang oleh Divisi Perkap
ditambah beberapa perlengkapan yang dibawa oleh Divisi yang lain.
Daftar perlengkapan yang dibawa oleh divisi yang lain tidak begitu
jelas dikarenakan tidak dilakukan pendataan terhadap perlengkapan
tersebut oleh Divisi Perkap. Di laporan ini Divisi Perkap hanya
menulis nama barang yang menurut Divisi Perkap turut digunakan
dalam kegiatan PF 15 meskipun tidak terdata secara tertulis oleh Divisi
Perkap. Alasan Divisi Perkap menulis hal demikian adalah agar data
dalam laporan ini bisa menjadi referensi yang baik untuk panitia PF
berikutnya.

C. Kendala, Evaluasi, dan Saran

1. Penyambutan Mahasiswa Baru Jalur SNMPTN

Kendala:

Pembagian tugas internal Divisi Perkap kurang proporsional.

Akibatnya penyediaan perlengkapan untuk membuat kostum maskot
mendadak.

Evaluasi:

Saat itu Sie Perkap kurang maksimal dalam pembuatan kostum

acara, akibarnya pembuatan acara pada saat acara kurang beberapa jam
yang dilakukan bukan hanya sie perkap melainkan semua panitia.
sie Perkap berusaha meminjam megaphone BEM KM FMIPA
UGM untuk acara outdoor seterusnya.
Saran:
Untuk sie. perlengkapan PF berikutnya lebih baik melakukan
pembagian tugas secara proporsional. Maksudnya tugas yang diberikan
kepada semua orang yang ada di sie. perlengkapan adalah tugas yang
memang membutuhkan banyak tenaga, misalnya membeli
perlengkapan, membantu sie. dekorasi untuk membuat aksesoris
(seperti Pembuatan kostum maskot, papan nama, dll). Tugas-tugas
yang tidak begitu memakan banyak tenaga seperti mendata
perlengkapan yang dibutuhkan sie. lain, menanyakan informasi seputar
peminjaman sepeda, mencari lokasi peminjaman HT, dan lainya bisa
dibagi kemudian setelah tugas-tugas yang memerlukan banyak tenaga
telah dibagi. Jadi, setiap orang mendapatkan tugas yang sama, yaitu
tugas yang membutuhkan banyak tenaga dan yang tidak membutuhkan
banyak tenaga. Dengan begitu harapannya kinerja sie. perlengkapan
akan lebih maksimal.
 Saran terkait langkah peminjaman megaphone BEM KM
FMIPA UGM adalah meminta izin terlebih dahulu melalui SMS
kepada Sekretaris BEM KM FMIPA UGM untuk meminjam
megaphone pada tanggal dan waktu kegiatan dari H-7 kegiatan. Pada
saat meminta izin tersebut, jika diizinkan, maka segera buat janji juga
tentang kapan megaphone tersebut akan diambil dan kapan surat
peminjamannya akan diberikan.

Pada saat hari H, jika seluruh anggota sie. perlengkapan belum

cukup untuk menangani perlengkapan yang digunakan, misalnya untuk
memindahkan perlengkapan, maka lebih baik meminta bantuan dari
sie. lain yang sedang tidak ada tugas atau tugasnya telah selesai, seperti
sie. Danus, sie. Korlap, dll.

2. Penyambutan jalur SBM PTN dan UTUL + TM PF 2015

Kendala:

Sie Perkap kekurangan orang dikarenakan hampir semua

anggota Tim Shipwright masih berada di kampung halamannya
masing-masing.

Evaluasi
Sie perkap sendiri berterima kasih kepada sie-sie yang telah
membantu pekerjaan sie perkap

Saran:

dalam menyediakan perlengkapan yang dipinjam dari lembaga

atau orang lain, usahakan untuk sering berkomunikasi dengan pihak
peminjam tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi pada saat hari H.
Usahakan mengingatkan kepada pihak peminjam bahwa panitia PF
akan meminjam perlengkapan miliknya pada tanggal dan waktu yang
telah disepakati sebelumnya.

3. Grand Opening PF 2015

Kendala:

kekurangan tenaga dalam penyiapan ruangan maupundari sie

perkap sendiri maupun dari sie yang lain, sehingga yang menyiapkan
ruangan hanya 1 orang.
Kurangnya koordinasi dengan sie yang lain sehingga sie perkap
tidak ada pekerjaan saat acara berlangsung.
Kurangnya ketegasan panitia, yang dimaksut ketegasan ialah
dalam hal peminjaman ruangan. Yang awalnya PF sudah mendapatkan
 ruangan A1.06-07 berhubung bentrok dengan agenda LSiS maka PF
yang mengalah ke T2.01.

Evaluasi:

Pembagian tugas semua anggota sie perkap harus tetap

roporsional, sehingga tidak ada panitia yang nganggur pada saat acara
berlangsung.

Saran:

Bila panitia PF selanjutnya mengadakan acara di T2.01, maka

sediakan kabel roll tambahan untuk pembicara maupun MC yang ada di
depan karena pada acara GOPF ini sempat terjadi kekurangan kontak
listrik untuk charger laptop pembicara. Di ruang T2.01 sesungguhnya
ada kontak listrik tambahan yang letaknya sulit terlihat, yaitu di bagian
Timur Ruagan, di dekat papan tulis.
Diperlukan juga kain lap untuk membersihkan podium, meja,
dan kursi, terutama yang ada di bagian Barat Ruangan.
Usahakan setelah acara selesai sampahnya segera di ikat rapih di
kantong plastik dan diletakan di tempat pembuangan sampah yang ada
di bagian Barat Laut MIPA Selatan agar tidak berserakan di depan ruang
T2.01.

Usahakan minta kepada MC untuk memberitahukan kepada

seluruh peserta maupun panitia untuk membuang sampahnya masing-
masing ke kantong sampah yang telah disediakan sesaat sebelum acara
ditutup.

Himbau kepada seluruh panitia dan peserta untuk turut menjaga

perlengkapan yang digunakan, dan menjaga kebersihan dan kerapihan
ruangan sehingga upaya untuk membereskan ruangan dan
mengembalikan perlengkapan menjadi lebih mudah.

6. Tour Lab. Fisika

Kendala:

Pada agenda kali ini sie perkap tidak ada pekerjaan, hanya
menyiapkan peralatan-peralatan penunjang.
7. Tour DUGM
Kendala:
Kurang pengkoordinasian dengan pihak PKKK mengenai jalur dari
TOUR DUGM, sehingga ada salah satu portal yang ditutup oleh pihak
SKKK.
 Pembuatan peralatan yang mendadak, sehingga membuat acara
menjadi molor
Kurang adanya bantuan dari sie yang lain mengenai pembuatan
peralatan.
Evaluasi:

Kurang pengkoordinasian dengan pihak PKKK mengenai jalur dari

TOUR DUGM, sehingga ada salah satu portal yang ditutup oleh pihak SKKK
Peminjaman sepeda MIPA sebanyak 20 unit yang ternyata hanya
dipakai 8 unit saja, padahal pemakainya gratis tidak seperti sepeda kampus.

Saran:

Jika panitia PF berikutnya ingin mengadakan acara Tour De UGM

kembali, maka usahakan data sepeda yang perlu dipinjam sejauh mungkin dari
hari H. Jika data sudah fix, segera ajukan surat peminjaman kepada DPPA
sepeda kampus. Sepeda Kampus UGM dapat dipinjam secara gratis jika
dipinjam pada hari kerja dan Rp 5.000,- / sepeda jika dipinjam pada hari libur.
Sepeda MIPA dapat dipinjam secara gratis pada hari libur maupun kerja
namun jumlahnya hanya sekitar 20 unit.
Jika kegiatan yang dilakukan selama tour kiranya memasuki wilayah
fakultas lain dalam waktu yang cukup lama, misalnya berfoto di depan papan
nama fakultas, usahakan meminta izin terlebih dahulu kepada SKKK fakultas
tersebut secara tertulis.

Usahakan perkirakan kegiatan yang akan dilakukan di tempat-tempat

jaga anggota sie. perlengkapan sehingga dapat diperkirakan kebutuhan tenaga
di tempat tersebut. Hal ini penting untuk dilakukan agar tidak terjadi lagi
ketidaktepatan penempatan orang seperti dalam acara ini.

8. Jumpa Tokoh dan Seminar Motivasi

Kendala :
Ketidak pastian kepanitiaan, yang dimaksut ketidak pastian ialah antara
panitia PF maupun panitia dari KF GAMA.
Evaluasi:

Kurangnya koordinasi antara panitia PF dengan KF GAMA sehingga

panitia tidak merasa memiliki acara tersebut

9. Tour LPPT
Kendala:
Koordinator yang tidak dapat datang dikarenakan ada agenda yang tidak bisa
ditinggalkan

Evaluasi
Ketidak pastian dari sie acara, tentang adanya acara ini yang mengakibatkan
 peminjaman ruangan (perijinan) terkesan mendadak.

10. Pengabdian (bersih-bersih sunmor)

Kendala :
Kurangnya anggota dari sie perkap sendiri. (yang datang cuma 1 orang)

Evaluasi :

Dimohon koordinator sie perkap lebih mengoyak-oyak kembali

anggotanya, dikarenakan agenda selanjutnya adalah makrab.

Saran :

Koordinator tidak usah sungkan-sungkan dalam pembagian tugas sie

perkap ke anggota.

11.Makrab PF 2015

Kendala:

Divisi Perkap kekurangan orang dikarenakan beberapa Staf tidak dapat

mengikuti kegiatan ini karena beberapa faktor.
Koordinator tidak dapat datang tepat waktu dikarenakan harus membeli kayu
bakar terlebih dahulu.
Tikar/karpet yang dipinjam dari peserta tidak sempat didata jumlah dan
namanya dikarenakan keterbatasan waktu dan tidak terpikirnya hal tersebut
selama kegiatan.
Selama kegiatan, terdapat permasalahan yang tidak diduga dan menjadi
tanggung jawab Sie Perkap, seperti masalah tidak adanya air untuk wudhu dan
mandi.

Evaluasi:
Pembagian tugas dilakukan semaksimal dan seefisien mungkin agar
perlengkapan yang diperlukan selama kegiatan berlangsung dapat tersedia.

Staf yang tidak dapat ikut pada hari H diminta untuk membantu semaksimal
mungkin sebelum hari H.

Staf yang dapat datang tepat waktu telah dibriefing beberapa kali untuk
menangani perlengkapan yang dibutuhkan meskipun Koordinator belum
sempat hadir dan diperoleh bahwa perlengkapan yang dibutuhkan dapat
tersedia dengan cukup baik berkat bantuan Staff sie perkap yang dapat hadir
tepat waktu dan seluruh panitia.
Sie Perkap dibantu dari panitia yang lain berbagi tugas untuk menangani
 permasalahan yang muncul tidak terduga.

Setelah acara selesai beberapa panitia membersihkan dan membereskan kamar

tidur peserta.

13. Seksie Acara

Formasi
Koordinator : Hanif Khoirudin
Staf : Muamila Tami
Baladika Sukma Z
Sefty Yunitasari
Ahmad Hasan Asari
Uni Nofianty
Siti Nabila Surya K
Hanafi
Angger Pandu Waskito
Job description
1. Menyambut mahasiswa baru fisika
2. Membuat konsep acara & tema Pesona Fisika 2015
3. Membuat petunjuk teknis pelaksanaan acara Pesona Fisika 2015
4. Bertanggung jawab atas jalannya acara Pesona Fisika 2015
5. Berkomunikasi dengan sie lain terkait hal-hal yang dibutuhkan oleh
Sie Acara Pesona Fisika

Laporan Pertanggungjawaban Seksie Acara part I

1. Grand Opening Pesona Fisika 2015
Pelaksanaan GO PF pada tanggal 29 Agustus 2015 di T2.01 MIPA Selatan
a. Menyusun acara Grand Opening
b. Membuat juknis acara Grand Opening
c. Menentukan pembicara pada Grand Opening
Kendala
a. Pada tenggal tersebut berbarengan dengan adanya SG FMIPA
UGM, sehingga rundown fix H-2 pelaksanaan
b. Koordinasi yang sangat susah dengan sie.pdd sehingga pemberian
kenang-kenangan untuk pembicara terhambat
c. Waktu yang molor di karenakan adanya SG FMIPA
2. Tour Laboratorium Fisika
Persiapan

a. Menentukan laboratorium yang akan dikunjungi

b. Mencari informasi terkait peminjaman lab beserta fasilitas dan
asisten tour lab
c. Berkoordinasi dengan semua panitia terkait peminjaman, publikasi
dan kepemanduan
d. Menentukan konsep tour lab
Pelaksanaan

a. Mengunjungi laboratorium fisika dasar, fisika atom inti dan fisika

material pada tanggal 2 September 2015
 b. Terdapat asisten lab yang menjelaskan alat-alat yang terdapat pada
laboratorium fisika dasar kepada mahasiswa baru
c. Asisten Praktikum menjelaskan alat-alat yang terdapat di
laboratorium fisika atom inti
d. Terdapat asisten tour lab, dosen lab material serta kepala lab
fismatel yang memberikan pengarahan selama mahasiswa baru
melakukan tour lab fismatel
Kendala
Alhamdulillah tidak ada kendala yang berarti saat pelaksanaan

3. Jumpa Tokoh
Pelaksanaan
Pelaksanaan jumpa tokoh Pesona Fisika 2015 bekerjasama
dengan panitia KFGAMA Alhamdulillah berjalan dengan
lancar dan baik. Pada hari Minggu, 6 September 2015 pukul
07.30 11.40 WIB, bertempat di ruang A1.06-A1.07 MIPA
Utara
Kendala
Karena baru pertama mengadakan acara yang bekerjasama dengan
panitia lain, birokrasi dalam acara tersebut belum jelas dan susah.
Saran
a. Koordinasi antar panitia, peserta, pembicara dan moderator lebih
ditikatkan
b. Sosialisasi konsep kepada sie. Lain dilakukan jauh-jauh hari
c. Tetep sabar dan tenang ngadepin segala perubahan rencana dan
sebagainnya pada sebelum hari-H maupun saat hari-H

4. Tour de UGM
Persiapan

a. Survei lokasi di lingkungan UGM untuk dijadikan titik pos dan

pemberangkatan, serta spot-spot penting lainnya (naroh bintang gan).
Baladika bersama koor perkap yang ngantukan
b. Penentuan Rute masing masing kloter
c. Membagi jobdesk untuk 40 panitia TERSISA
d. Menentukan konsepan acara di tiap pos beserta PJ nya (Games yang
dimainkan)
e. Gladi resik POS dan Rute (memahamkan 40 TERSISA tersebut)
f. Menentukan titik penempatan sepeda sebelum pemberangkatan

Pelaksanaan

a. Kumpul peserta di lapangan baseball lembah

b. Pemberangkatan peserta dalam 4 kloter
c. Peserta jualan ganci di sunmor (hasilnya diserahkan ke bu tuti)
d. Masuk pos bergantian tiap kloter berurutan
e. Diakhiri kumpul evaluasi penugasan di MU
Kendala
a. Panitia SANGAT BANYAK yang tidak hadir
 b. Pemandu masih bingung rute
c. Komunikasi kurang
d. Koordinasi dengan SKKK kurang mantap (ada gerbang yang belum
dibuka, gaada SKKK yang diterjunkan. Kasian PERKAP)
Solusi
a. Butuh HT
b. Panitia, minimal yang dapat tugas, ikut Gladi Resik
c. Juknis dibaca
d. PDD jangan bingung
5. Tour LPPT
Persiapan

a. Mencari tau kondisi & system dari LPPT UGM

b. Mencari informasi terkait peminjaman lab beserta fasilitas dan
asisten tour lab
c. Berkoordinasi dengan semua panitia terkait peminjaman, publikasi
dan kepemanduan
d. Menentukan konsep tour LPPT dengan cara koordinasi dengan pihak
LPPT

Pelaksanaan

a. Mengunjungi LPPT UGM pada tanggal 9 september 2015

b. Panitia Pesona Fisika hanya bisa mengarahkan kepada mahasiswa
baru masuk ke LPPT UGM
c. Acara sepenuhnya di pegang oleh pihak LPPT UGM
d. Mahasiswa baru mendapat materi & pengenalan terkait LPPT

Kendala
a. Pimpinan LPPT UGM sangat susah untuk di minta koordinasi karena
kesibukan di luar
b. Perlu adanya komunikasi & kerjasama antara panitia dan pihak LPPT
UGM ketika keliling LPPT

Solusi
Koordinasi dengan Pimpinan LPPT harus di tingkatkan sebelum hari H

6. Pengabdian Masyarakat
Persiapan

a. Survei lokasi di lingkungan UGM untuk dijadikan pemberangkatan

& titik finish
b. Koordinasi dengan KOMPAS untuk menentukan rute jalan yang di
bersihkan
c. Menentukan konsepan acara pra dan setelah bersih-bersih
d. Menentukan award untuk untuk nominasi tertentu

Pelaksanaan

a. Kumpul peserta di timur masjid kampus ugm

 b. Pemberangkatan peserta dalam tiap-tiap kelompok
c. Peserta bergerak dengan rute yang telah di tentukan
d. Titik akhir finish kembali ke tempat semula

Kendala
a. Peseta cukup banyak yang tidak hadir, bahkan ada satu kelompok
yang tidak hadir semua karena bertetapan dengan libur panjang
b. Tempat (sunmor) yang masih cukup ramai sehingga susah untuk
koordinasi baik dengan panitia lain & peserta
c. Miss komunikasi terkait titik kumpul panitia untuk briefing karena
ada sebagian yang danusan di sunmor

Laporan Pertanggungjawaban Seksie Acara secara

Keseluruhan dan Part II

(1) Persiapan
a. Penyambutan mahasiswa baru fisika
1. Melakukan koordinasi dengan semua panitia terkait
perlengkapan penyambutan
2. Memberikan sosialisasi terkait teknis penyambutan mahasiswa
baru fisika
3. Menentukan tanggal, jam dan tempat penyambutan mahasiswa
baru fisika jalur SNMPTN, SBMPTN dan UM UGM
b. Makrab Pesona Fisika 2015
1. Membuat konsep acara makrab pesona fisika 2015
2. Membagi kelompok pesona fisika 2015 untuk mahasiswa baru
3. Berkoordinasi dengan pemandu dalam melaksanakan
kepemanduan pra dan pada pelaksanaan acara
4. Berkoordinasi dengan semua panitia terkait publikasi,
undangan, tempat, peralatan yang dibutuhkan, konsumsi,
persiapan medis
5. Melakukan Technical Meeting dengan mahasiswa baru fisika
terkait acara makrab pesona fisika
(2) Pelaksanaan
a. Penyambutan mahasiswa baru fisika
1. Penyambutan jalur SNMPTN dilakukan tanggal 9 Juni 2015 di
Hutan Biologi
2. Penyambutan jalur SBMPTN & UM UGM tidak boleh di
adakan sebelum PALAPA selesai oleh pihak pusat sehingga di
adakan penyambutan dan gathering serta TM Pesona Fisika
2015
 3. Mahasiswa diberi gambaran umum tentang prodi fisika serta
pemberitahuan awal mengenai acara pesona fisika
b. Pesona Fisika
1. Pesona fisika dilaksanakan 2-4 Oktober 2015 di SCC UII
Kaliurang
2. Peserta yang mengikuti acara pesona fisika kurang lebih 70
orang
3. Pemberangkatan ke SCC UII Kaliurang dari FMIPA UGM
dilakukan pada tanggal 2 Oktober 2015 tepatnya jam 16.00
WIB
4. Peserta melakukan kegiatan sesuai dengan rundown yang telah
disusun
5. Peserta kembali ke FMIPA UGM pada tanggal 4 Oktober 2015
jam 18.00
(3) Kendala
1. Terdapat beberapa mahasiswa baru yang kurang serius dalam
mengerjakan penugasan yang diberikan oleh panitia
2. Pada acara outbound sangat tidak sesuai dengan apa yang
direncanakan. Acara outbound ini molor 1 jam dikarenakan
kurang tegasnya time keeper masing-masing pos
3. Karena terjadi kemoloran pada acara outbound maka untuk acara
penutupan pesona fisika dipercepat dan ada beberapa kegiatan
yang di hilangkan
(4) Solusi
1. Konsep acara didetailkan kembali. Sie acara harus membuat plan
dari segala kemungkinan yang terjadi pada pelaksanaan pesona
fisika
2. Komunikasi dengan semua panitia harus lebih baik lagi serta
intensif agar tidak terjadi misskomunikasi antar panitia
(5) Kritik dan Saran + hasil evaluasi
Demikian laporan pertanggungjawaban dari sie acara pesona fisika 2015.
Adapun kritik dan saran dari keseluruhan persiapan maupun pelaksanaan
acara pesona fisika yaitu :
1. Komunikasi antar panitia harus ditingkatkan kembali dan ini
merupakan tugas ketua agar semua panitia bergerak sinergis
2. Harus ada kepedulian antar panitia dalam menjalankan tugas. Apabila
ada sie yang membutuhkan bantuan maka sudah seharusnya kita dapat
membantunya
3. Sikap terbuka dan kritik yang membangun harus terus hidup selama
panitia bekerja. Jika memang ada permasalahan maka harus diklarifikasi
kepada yang bersangkutan
4. Menghargai hasil kerja dan saran dari orang lain

Selanjutnya kami sadar masih banyak kekurangan dalam merancang

maupun melaksanakan acara pesona fisika ini. Oleh karena itu, kami
memohon maaf apabila dirasa belum maksimal. Selanjutnya kami
mengucapkan terima kasih kepada semua elemen yang telah membantu kami
 sehingga acara pesona fisika ini dapat terselenggara dengan baik dan sukses.
Besar harapan kami agar acara ini dapat membawa manfaat bagi kita semua.
Aamiin

VIII. SUSUNAN PANITIA

Terlampir pada Lampiran 1

IX. SUSUNAN ACARA

Terlampir pada Lampiran 2

X. REKAPITULASI DANA
Terlampir pada Lampiran 3

XI. DOKUMENTASI KEGIATAN

Terlampir pada Lampiran 4

XII. PRESENSI PESERTA

Terlampir pada Lampiran 5

XIII. PENUTUP
Demikian laporan pertanggung jawaban ini, semoga dapat dimanfaatkan
sebagaimana mestinya.

Lampiran 1
SUSUNAN KEPANITIAAN

Penanggung Jawab : Fatih Fauzi

Ketua : Yudhistira Iriana Putra
Sekretaris Umum : Ahmad Khoirul Iksan Rahmawan
Sekertaris : Syifa Ul Husna
Bendahara Umum : Siti Astuti Hasanah
Bendahara 1 : Nurul Alifah
Bendahara 2 : Ahmad Furoihad Afkar
Seksie Acara : Hanif Khoruddin
Muamila Tami
Sefty Yunita Sari
Hanafi
Ahmad Hasan Asari
Baladika Sukma Zufara
Uni Nofianty
Angger Pandu Waskito
Siti Nabila Surya Kusuma
Afira Dinda Aningtyas
Hendrikus Sivan Chrissa Zebua
Sepdiansyah Sanjaya Firsang
Aldiansyah Putra
Dwi Gustin Nurdialit
Tofan Maliki Kadarismanto
 Rara Ayu Maulidina Rahma
Annisa Yusri Rohiana
Rahmawati Zulaikho
Sulis Setyawati Winingsih
Mila Utami Sari
Nisau Farhatin
Monica Nanda Helin
Dave Leonard Junior Wajong
Mulaiyinatus Syifa
Satria Surya Adi Utama

Seksie Koordinasi : Alief Wahyu Arrayansyah

Lapangan Komite Rifaldi Yunus Anggriawan
Disiplin Latifah
Brigita Yulianingrum
Ferdinantdus P. Kaona
Tanty Fatikasari
Zohan Syah Fatomi

Seksie Perlengkapan : Hasan Abdullah Wafi

Dina Wardiningsih
Muhammad Faizan Nur
Faqih Abdussalam
Dicky Darmawan Susanto

Seksie Medis : Putri Indah Pertiwi

Muhammad Azzam Alwan
Erna Khoiriyah Lestari
Arifin Achmad
Aulia Putri
Maria Fransiska Tunga

Seksie Konsumsi : Milaha Habil Rahmawati

Reksa Adi Dimastya
Nafiqa Kusuma Putri
Willy Bordus Rendi Kristianto
Anin Nahtadiya Umrotul Ula

Seksie Transportasi : Martinus Kriswanto

Dan Keamanan Iqbal Aziz Romadon
Dewa Ngurah Yudhi Prasada
Hari Miyosi Silalahi
Juhri Hendrawan

Seksie Humas : Muhammad Khairurrijal

Emil Kamilah
Hasfi Hawari

Seksie Kesekretariatan : Ainun Nafisah

 Siti Nurhidayati
Yedija Yosua Sibuea
Sandi Jalu Mahardika

Seksie Dana Usaha : Andika Putra Utama

Riefky Anwar Wijaya
Muhammad Nabiel Arzyan
Rengganis Putri Pramudya
Dita Wulansari
Annisa

Seksie Publikasi, : Ilyas Maulana Yahya

Dekorasi dan Charlien Febriyanti Ayorbaba
Dokumentasi Muhammmad Lutfi Abdul Hakim
Purindhita Noor Hastarani
Lampiran 2
SUSUNAN ACARA
PART I

No Hari, Tanggal Waktu Kegiatan

1 Sabtu, 29 Agustus 08.00- 13.00 Grand Opening Pesona Fisika 2015
2015
2 Rabu, 2 13.00- 16.00 Tour Laboratorium Fisika
September 2015
3 Minggu, 6 08.00 13.00 Seminar Motivasi, dan Jumpa Tokoh
September 2015
4 Minggu, 13 07.00 13.00 Tour de UGM
September 2015
5 Rabu, 16 13.00 15.00 Tour LPPT
September 2015
6 Selasa, 22 13.00-16.00 Presentasi KFGama
September 2015
7 Minggu, 27 07.00 12.00 Pengabdian Masyarakat (Bersih Sunmor)
September 2015
PART II

No Hari, Tanggal Waktu Kegiatan

1 Jumat, 2 15.30 - 16.00 Kumpul,registrasi dan briefing
Oktober 2015 15.30 17.30 Perjalanan
17.30 18.00 Pengkondisian kamar &Shalat Maghrib
18.00 19.00 Penyambutan Ketua PF
Penyambutan Ketua KF Gama
Pembacaan Tata Tertib
19.00 19.30 Sholat Isya & Makan
19.30 21.30 Forum Keluarga (Pengenalan Panitia)
21.30 00.00 Tidur
2 Sabtu, 3 Oktober 00.00 03.00 Renungan Malam
2015 03.00 05.00 Istirahat ,persiapan Shalat Subuh & Shalat
Subuh
05.00 06.00 Senam Pagi
06.00 07.00 Bersih Diri
07.00 07.30 Sarapan
07.30 10.00 KF Gama
10.00 10.10 Ice Breaking
10.10 10.50 KMF
10.50 11.00 Ice Breaking
11.00 12.30 HIMAFI

12.30 15.00 ShalatDzuhurdan game IP 4

15.00 15.30 Shalat Asar
15.30 17.00 Pengenalan Tiap Tiap Angkatan & Sarasehan
17.00 17.15 Shalat maghrib
17.15 19.00 Sarasehan
19.00 19.15 Shalat Isya
19.15 20.00 Makan Bersama
20.00 22.00 Pensi
 22.00 03.30 Tidur
3 Minggu, 4 04.30 05.00 Bangun & Shalat Subuh
Oktober 2015 05.00 06.30 Gotong-royongbersamawarga + sarapan
06.30 12.00 Out Bound
12.00 12.30 Bersih diri dan Solat Dzuhur
12.30 14.00 Pemilihan Ketua Angkatan + simbolik
14.00 15.00 PF Award & Putra Putri Fisika 2015
15.00 15.30 Shalat Asar & Persiapan Packing
15.30 16.00 Pemutaran dan Pembacaan "Treasure"
16.00 16.15 Penutupan
16.15 selesai Meninggalkan Tempat dan Pulang

Lampiran 3

REKAPITULASI DANA

1. PEMASUKAN

No. Sumber Jumlah (Rp)

1. Dana Prodi 1.000.000
2. Dana Dari Kmf 250.000
3. Kontribusi Peserta @135.000 10.269.049
4. Kontribusi Panitia @90.000 5.588.120
5. Kontribusi Kakak Tingkat 640.000
6. Danus 2.319.500
TOTAL 20.066.669

2. PENGELUARAN

No. Divisi Jumlahpengeluaran(Rp)

2. Acara 1.967.505
3. Transkam 2.086.000
4. Korlap 3.400.000
5. Perkap 727.400
6. Medis 263.797
7 KSK 108.600
8. PDD 1.484.520
9. Humas 450.000
10. Konsumsi 9.517.147
11. Sekretaris 61.700
TOTAL 20.066.669

3. SALDO

Saldo akhir dari pemasukan dan pengeluaran PF 2015 adalah Rp0,00 (nol rupiah)
Lampiran 4
DOKUMENTASI KEGIATAN
Lampiran 5

PRESENSI PESERTA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PESONA FISIKA 2015
 KOMUNITAS FISIKA GADJAH MADA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2015