SOP MAINTENANCE

HAKEKAT PEMELIHARAAN GEDUNG

Maintenance atau pemeliharaan pada Gedung dimaksudkan sebagai gabungan dari
tindakan teknis dan administrative, yang dimaksudkan untuk mempertahankan,dan
memulihkan fungsi bangunan sebagaimana yang telah di rencanakan sebelumnya.
Keberhasilan suatu bangunan dinilai dari kemampuan bangunan untuk ada pada
kondisi yang diharapkan, yang dipengaruhi oleh beberapa persyaratan,antara lain :

1. Persyaratan fungsional
Yang dimaksud persyaratan fungsional adalah persyaratan yang terkait dengan
fungsi bangunan. Setiap bangunan memiliki fungsional umum dan khusus yang
perlu dipenuhi. Persyaratan umum contohnya adalah bangunan mampu melindungi
pemakainya dari lingkungan luar. Sedangkan persyarat khusus sangat tergantung
pada jenis dan fungsi bangunan tersebut.

2. Persyaratan Performance
Masing masing bangunan memiliki persyaratan performance bangunan yang
sangat spesifik. Performance bangunan mencakup banyak aspek, mulai dari
performance fisik luar bangunan, sampai pada elemen elemen Mekanikal dan
elektrikal ( ME ).
Tindakan pemeliharaan bangunan sangat ditentukan oleh tuntutan performance
yang terkait dengan fungsi bangunan. Namun seringkali terjadi perbedaan standart
performance bangunan menurut USER dan menurut OWNER, terutama pada
bangunan sewa.

3. Persyaratan Menurut Undang undang

Persyaratan menurut undang undang merupakan persyaratan yang tidak bisa
diabaikan, karena menyangkut regulasi dan legalitas.Persyaratan ini diantarnya :
Persyaratan terhadap pengelolaan gedung tinggi / Hight risk ,

4. Persyaratan Menurut User

Persyaratan menurut user biasanya berkaitan dengan kenyamanan. Kenyamanan
user merupakan ukuran keberhasilan suatu bangunan. Biasanya bangunan yang
memiliki persyaratan user adalah bangunan bangunan sewa dan bangunan
bangunan umum.
Idealnya, pada tahap desain,perencana telah memiliki kriteria kriteria untuk
menghasilkan suatu performansi tertentu sehingga aktifitas pemeliharaan yang
dilakukan selama masa operasi gedung akan lebih efektif. Namun seringkali kriteria
kriteria semacam itu tidak dibuat sehingga menimbulkan kesulitan dalam
menentukan program pemeliharaan sampai tahap pelaksanaannya.
Kegiatan pemeliharaan bangunan meliputi berbagai aspek yang bisa dikategorikan
dalam 4 kegiatan, yaitu :
Pemeliharaan rutin harian
Rectification ( perbaikan bangunan yang baru saja selesai )
Replacement ( penggantian bagian yang berharga dari suatu bangunan )
Retrofitting ( melengkapi bangunan sesuai kemajuan teknologi )
Secara sederhana, Pemeliharaan bangunan dapat diklarifikasikan menjadi 2 macam
yaitu : Pemeliharaan rutin dan Pemeliharaan remedial / perbaikan.
A. Pemeliharaan Rutin
Pemeliharaan rutin adalah pemeliharaan yang dilaksanakan dengan interval waktu
tertentu untuk mempertahankan gedung pada kondisi yang diinginkan / sesuai.
Contohnya pengecatan dinding luar gedung 2 tahunan, pengecatan interior 3
tahunan, pembersihan dinding luar, dll. Namun jenis pekerjaan pemeliharaan rutin
juga bias berupa perbaikan atau penggantian komponen yang rusak. Kerusakan
kerusakan tersebut bias diakibatkan oleh proses secara alami ( contoh : Kerapuhan,
kusam ) atau proses pemakaian ( contohnya : goresan,pecah dll ).
Pada pemeliharaan rutin sangat penting untuk menentukan siklus pemeliharaan.
Siklus pemeliharaan bias ditentukan berdasarkan data fisik gedung dan equipment
yang cukup dalam bentuk dokumentasi, manual pemeliharaan ataupun catatan
pengalaman dalam pekerjaan pemeliharaan sebelumnya.
Dalam suati rencana program pemeliharaan, jika siklus kegiatannya sudah
ditentukan, maka jenis pekerjaan dan anggaran dapat segera dibuat.
Kendala kendala yang sering terjadi dalam pemeliharaan rutin adalah :

Pemilik / Owner
Seringkali para pemilik gedung tidak melaksanakan program pemeliharaan yang
sudah dibuat,bahkan cenderung memperpanjang interval pemeliharan dengan
tujuan mengurangi beban biaya pemeliharaan agar keuntungan yang di dapat lebih
besar. Padahal dengan tertundanya jadwal pemeliharaan rutin akan mengakibatkan
bertumpuknya kualitas kerusakan ( Multipier effect ) yang akhirnya akan
membutuhkan biaya perbaikan yang jauh lebih besar.
Kurangnya data dan pengetahuan
Seringkali pemeliharaan rutin tidak dapat dilakukan akibat kurangnya data baik
manual,sejarah pemeliharaan ataupun dokumentasi. Disamping itu juga kekurangan
pengetahuan dari personil pengelola gedung baik tingkat manajerial maupun
pelaksana mengakibatkan program pemeliharaan dan pelaksanaanya kurang
optimal.

B. Pemeliharaan Remedial
Pemeliharaan remedial adalah pemeliharaan perbaikan yang dapat diakibatkan oleh
:
Kegagalan teknis / manajemen
Kegagalan teknis / manajemen bisa terjadi pada tahap kontruksi maupun pada tahap
pengoperasian bangunan. Pada tahap kontruksi contohnya adalah kecerobohan
dalam pemasangan suatu komponen bangunan. Pada tahap pengoperasian
bangunan, kesalahan dalam merencanakan jadwal pemeliharaan bias terjadi dan ini
dapat berakibat pada kerusakan alat atau bahan bahan bangunan.
Kegagalan kontruksi dan desain
Dalam hal ini faktor desain dan kontruksi berhubungan erat. Contoh dari segi desain
adalah kesalahan dalam pemilihan bahan bangunan, sehingga usia pemakaiannya
pendek dan tidak bertahan lama. Sedangkan dari segi kontruksi kesalahan dalam
pelaksanaan finishing dapat menyebabkan usia pemakaiannyapun tidak bertahan
lama.
Kegagalan dalam pemeliharaan
Faktor lain yang menyebabkan kegiatan pemeliharaan perbaikan selama periode
pemakaian bangunan adalah akibat kegagalan pemeliharaan yang disebabkan oleh
:
Program pemeliharaan rutin yang dibuat tidak memadai
 Program perbaikan yang tidak efektif
Inspeksi inspeksi yang tidak dilaksanakan dengan baik
Data - data pendukung pemeliharaan yang tidak mencukupi
Secara lebih luas, ditinjau dari direncanakan atau tidak, kegiatan pemeliharaan rutin
dapat diklasifikasikan menjadi :

1. Pemeliharaan terencana / planned.

2. Pemeliharaan tidak terencana / unplanned
Dibawah ini adalah diagram yang menunjukan klasifikasi kegiatan pemeliharaan.

Difinisi :
Planned Maintenance : Pemeliharaan yang diorganisasikan dan dilaksanakan
dengan perencanaan, control dan penggunaan laporan laporan untuk suatu
rencana yang ditentukan sebelumnya.
Unplanned Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan untuk rencana
yang yang tidak ditentukan sebelumnya.
Preventive Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan pada interval
yang ditentukan sebelumnya atau yang sesuai untuk kriteria yang ditentukan dan
ditujukan untuk mengurangi kemungkinan kegagalan atau degradasi performansi
suatu bangunan.
Corrective Maintenance : Pemeliharaan yang dilakukan setelah suatu
kegagalan terjadi dan ditujukan untuk memperbaiki suatu item untuk suatu keadaan
yang item tersebut dapat melakukan fungsinyayang diperlukan.
Emergency Maintenance : Pemeliharaan yang diperlukan dengan segera
untuk menghindari akibat akibat yang serius.
Condition Based Maintenance : Preventive maintenance yang di mulai dari
suatu hasil pengetahuan kondisi suatu hal dari pemantauan rutin.
Scheduled Maintenance : Preventive maintenance yang dilaksanakan untuk
suatu interval waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
Pada dasarnya,tindakan pemeliharaan dilakukan berdasarkan atas laporan hasil
pemeriksaan / survey terhadap kondisi bangunan. Untuk itu pemeriksaan yang
dilakukan harus teliti dan menyeluruh,sehingga dapat ditentukan bentuk tindakan
pemeliharaan yang tepat terhadap kegagalan tertentu.

PEMELIHARAAN BANGUNAN YANG BERLANTAI BANYAK

Pada bangunan yang berlantai banyak yang disewakan,misalkan kantor sewa, ada 3
pihak yang berkepentingan dalam menentukan performance bangunan, yaitu :
Owner / pemilik gedung
Tenant / penghuni
Building management / pengelola bangunan
Masing masing pihak memiliki tuntutan performance bangunan yang berbeda. Hal
ini bisa menyulitkan untuk menentukan standart sejauh apa kegiatan pemeliharaan
bangunan perlu dilakukan. Mengingat kompleksitas pekerjaan yang sangat besar,
maka manajen pemeliharaan dalam gedung bertingkat tinggi biasanya dilakukan
oleh suatu organisasi pemeliharaan yang disebut dengan ORGANISASI
PEMELIHARAAN GEDUNG.
Organisasi pemeliharaan gedung ini bertanggung jawab dalam
perencanaan,pengawasan dan penentuan pelaksanaan / operasi pemeliharaan.
 Organisasinya bisa In House atau berasal dari lembaga diluar pemilik seperti
konsultan atau kontraktor khusus bidang pemeliharaan.
Dalam pembentukan organisasi pemeliharaan gedung ada 2 hal yang harus
diperhatikan, yaitu :
Organisasi pemeliharaan harus memberikan pelayanan yang tepat sesuai
dengan garis kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Organisasi pemeliharaan harus mampu bekerja secara efektif melalui
pengamat dan pengendalian terhadap performansinya.
Organisasi pemeliharaan pada gedung perkantoran biasanya masuk dalam
organisasi pengelola yang lebih besar yang disebut Building management.Building
management dipimpin oleh seorang building manager dan dibantu oleh staff dan
pelaksana.
Organisasi building management pada gedung yang berlantai banyak
bervariasi tergantung pada organisasi induk,fungsi gedung,luas lantai dan jumlah
lantai. Fungsi fungsi yang berada dibawah organisasi building management pada
dasarnya terdiri dari fungsi keuangan ( accounting ), fungsi administrasi (general
affair ), fungsi security,fungsi operasional dan pemeliharaan teknik.
Dalam konteks pemeliharaan gedung, Building Management melaksanakan
perawatan dan perbaikan gedung, fasilitas dan kelengkapan gedung dengan tujuan
tercapainya :
1. Reliabilitas ( kehandalan )
2. Availabilitas ( ketersediaan )
3. Memperpanjang umur teknis
4. Memberikan nilai tambah
Untuk mencapai hal tersebut diatas maka building management harus membuat
jadwal pemeliharaan sesuai spesifikasinya baik fisik gedung maupun mekanikal dan
elektrikalnya.
Personil organisasi pemeliharaan yang dibawahi mechanical dan electrical manager
bertanggung jawab atas kegiatan pemeliharaan terhadap :
1. AC
2. System pengadaan air bersih
3. System pembuangan air kotor
4. System pencegah kebakaran
5. Elevator
6. Gondola
7. Power suplay ( PLN dan genset )
8. Penerangan,telekomunikasi dan CCTV
9. Sound system
10. Dll
Tugas tugas pokok masing masing bidang
1. Buiding Manager
Menetapakan visi buiding management dengan berorientasi pada misi
perusahaan / induk.
Membuat planning,budgeting dan program tahunan
Melakukan supervise total atas seluruh fungsi organisasi.
 Membuat laporan rutin dan insidentil
2. Chief
Membuat protap protap
Membuat standart operasi dan maintenance
Mengatur jadwal dan penugasan pelaksana
Melakukan inspeksi
Memberikan laporan kepada buiding manager secara rutin
3. Supervisor
Membuat rencana kerja dan pemeliharaan dan penugasan bersama
sama chief
Mengatur dan mengkoordinir pekerja harian sesuai dengan bidangnya
Mengatur penggunaan peralatan dan bahan
Membuat laporan kepada chief secara rutin
4. Teknisi / Pelaksana
Melaksanakan pekerjaan pengoperasian,perbaikan dan perawatan alat
dan fisik gedung
Memberikan masukan perihal jadwal pemeliharaan rutin dan
pemeliharaan perbaikan
Melakukan inspeksi dan pencatatan ( checklist harian secara rutin )
Membuat laporan kepada supervisor
Tindakan pemeliharan secara mendadak dan tidak direncanakan,biasa dilakukan
atas dasar komplainan dari pihak tenant. Komplain ini akan disampaikan kepada
organisasi pemeliharaan gedung untuk di tindak lanjuti. Setelah complain di tindak
lanjuti,maka pelaksana perbaikan perlu membuat laporan kepada manager,sehingga
aktifitas pemeliharaan bisa dipantau dengan baik. Berikut skema yang
menggambarkan bagaimana complain ditanggapi :
STANDART OPERASIONAL PROSEDUR
MAINTENANCE PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN MEKANIKAL DAN
ELECTRIKAL
NO URAIAN PEKERJAAN SCHEDULE
1 Perawatan Genset
a. Penggantian olie Setiap 6 bulan sekali
b. Penggantian filter olie Setiap 1 tahun sekali
c. Penggantian filter solar Setiap 1 tahun sekali
d. Running genset 2 kali dalam seminggu
e. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
f. Pengisian air accu Seminggu sekali
g. Pengisian solar 1 tahun sekali

2 Perawatan STP ( Sewage Treatmant Plan )

a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
b. Penggantian olie pompa Setiap 3 bulan sekali
c. Pemberian Grece ( gemuk ) Setiap 1 bulan sekali
d. Penggantian Bearing Motor dan pompa Setiap 6 bulan sekali
e. Pemberian Chemical Setiap 1 bulan sekali
- HCL
 - Soda api
- Kaporite
- Asam sulfat
f. Penggantian V Belt Setiap 3 bulan sekali
3 Perawatan Pompa Pompa
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
b. Pemberian Grece ( gemuk ) Setiap 1 bulan sekali
c. Penggantian bearing motor dan pompa Setiap 3 bulan sekali
4 Perawatan Lift
a. Preventif Setiap 1 bulan sekali
- Pembersihan kabin
- Pembersihan Atas sangkar
- Pembersihan Rel pintu
b. Service Setiap 3 bulan sekali
- Pengechekan level pintu
- Pengecheckan olie dan panel utama
5 Perawatan Gondola
a. Preventive Setiap 1 bulan sekali
b. Service Setiap 3 bulan sekali
6. Perawatan AC ( Air Conditioning )
a. Service meliputi Setiap 3 bulan sekali
- Pembersihan body unit indoor outdoor
- Pembersihan Filter indoor
- Pembersihan Evaporator dan condensor
- Pengecekan drainase
7 Perawatan Water Treatmant
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
- Bak penampung
- Bak chemikal
- Filter
b. Penggantian media filter Setiap 1 tahun sekali
c. Pemberian chemikal
- PAC
- NAOH
- SPO ( Kaporit )
d. Beckwhose Setiap 1 minggu sekali
8 Perawatan Panel Listrik
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
b. Check Conection Setiap hari
- Ampere
- Tegangan
c. Infrared Setiap 1 tahun sekali

9 Perawatan Instalasi Listrik

a. Pengecheckan Conection Setiap hari
b. Pembersihan Cover lampu Setiap 3 bulan sekali
10 Perawatan Instalasi Pipa
a. Pembersihan Setiap 3 bulan sekali
b. Pengecatan Setiap 1 tahun sekali
c. Pemberian soda api untuk instalasi air kotor Setiap 6 bulan sekali
 d. Pembuangan air di instalasi pipa hidrant Setiap 3 bulan sekali
11 Perawatan PABX
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
b. Pengecheckan conection Setiap hari
12 Perawatan MATV
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
b. Check signal Setiap hari
- Parabola 10 fit
- Boster
- Spliter
- Outlet MATV
13 Perawatan Panel alarm
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
b. Pengecheckan conection Setiap hari
- Bel
- Head detector
- Smoke detector
- Splinkler
14 Perawatan Lampu Taman
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali
- Cover lampu
- Panel control
b. Pengecheckan conection Setiap hari

15 Perawatan Groundtank dan rooftank

a. Pembersihan Roof tank Setiap 6 bulan sekali
b. Pembersihan Groundtank Setiap 1 tahun sekali
16 Perawatan bak Control
a. Pembersihan Setiap 1 bulan sekali

17 Perawatan Ac chiller / Central

a. Service rutin Setiap 3 bulan sekali
- Evaforator
- Filter udara
- Blower indoor
- Colling tower
- Strainer
- Motor indoor dan outdoor Setiap 1 tahun sekali
- Body unit
b. Schelling
- Pipa instalasi
- Condenser

Adapun jadwal schedule harian seorang maintenance pemeliharaan dan perawatan

mekanical dan electrikal antara lain :
1. Checklist harian
 Melaksanakan kegiatan yang telah ditentukan oleh supervisor
Menanggani komplain
Membuat laporan kerja
Mencatat pemakaian listrik dan air
Melaksanakan kegiatan schedule kerja yang telah dibuat sesuai jadwal
Mengkoordinasikan kegiatan dengan atasan
Setiap teknisi yang melakukan tugas checklist harian harus paham terhadap
standarisasi pengcheckan.apa saja standarisaisi pengecheckan itu antara lain :
NO PEKERJAAN KETERANGAN STANDART KERUSAKAN
1 Genset a. Check olie
- Encer
- Hitam
b. Air accu
- Level air accu harus selalu berada di level atas
c. Running seminggu 2 kali
- Temperatur
- Voltase accu
- tegangan
d. Check air radiator
- Air berkurang
- kotor
Panel Listrik e. Kebersihan
f. Check solar
- Tank solar yang berada di unit harus selalu terisi

2 Trafo a. Ampere
b. Tegangan 380 V / 400 V
c. Bunyi
d. Check fisik
e. Rembesan olie
f. Temperatur trafo 50
g. Olie
h. Bunyi
i. Conection elastimol

3 Tubecle a. Fuse
b. Conection

4 Hydrant dan splinkler a. Bocor

b. Rembes
c. Valve macet
d. Karat
e. Valve dalam kondisi on
f. Check tekanan
g. Nozzel
h. Selang

5 Saluran air kotor a. Bocor

b. Mampet
 6 Listrik a. MCB
- Panas
- Bunyi
b. Tegangan
- Voltase 220 V / 240 V
c. Ampere
d. Check kabel
- Conection
- Fisik kabel

7 Pompa a. Pompa berfungsi dengan baik dan berjalan dengan

otomatis
b. Instalasi pipa tidak ada yang bocor
c. Valve dalam keadaan On
d. Pastikan groundtank cukup air
e. Panel pompa
- Tegangan
- Fisik kabel
- Ampere
- Bunyi
- Panas
8 AC ( air conditioning ) a. Freon ( tekanan freon )
b. Filter udara
c. Filter dryer
d. Fan belt
e. Temperatur/ suhu kedinginan
f. Drainaser
g. ampere

9 Panel Panel a. Body kropos

10 Ac chillier / central a. Check tekanan refrigent

b. Check ampere dan voltase
- Compresor
- Motor indoor dan outdoor
c. Check bearing motor fan indoor dan outdoor
d. Check fanbelt indoor
e. Check wearing diagram

Catatan :
a. Standarisasi ini hanya sebagai bentuk dasar dalam checklist
b. Setiap petugas harus bisa menganalisa data pengecheckan sendiri

Di dalam Pemeliharaan dan perawatan gedung memiliki SOP yang berbeda beda
sesuai dengan kapasitas ataupun kemampuan dalam membuat standart operasional
prosedur.jadi SOP ini tidak selalu mengikat karena disesuaikan dengan kebutuhan
ataupun setiap masing masing perusahaan yang menanganinya.

Untuk menunjang kwantitas dan kwalitas mantenance harus lebih spesifik dalam
menanggani suatu pekerjaan harus mengetahui peralatan yang akan digunakan dan
fungsi suatu alat kerja,berikut standart kerja disesuaikan dengan pekerjaan yang
akan dilakukan :

NO JENIS PEKERJAAN PERALATAN

1 a. Kacher / alat semprot
Service AC b. Obeng ( - ) dan ( + )
c. Tang Kombinasi
d. Kunci inggris
Perbaikan Pompa e. Tang ampere
f. Multi tester
g. Plastik service
Penggantian olie gierbox pompa h. Penjepit plastik
i. Presmeter
Penggantian MCB j. Ember
k. Chemikal / applied

2 a. Kunci pas ring

b. Kunci sock
Pengecatan c. Tang jepit
d. Obeng ( - ) dan ( + )
Perbaikan sipil e. Obeng ketok
f. Kunci inggris
g. WD
h. Palu
i. Kunci pipa

a. Kunci pas ring

3 b. Kunci sock
c. Kunci inggris
d. Kunci pipa
e. Olie
f. Obeng ( - ) dan ( + )

4 a. Obeng ( - ) dan ( + )
b. Tespen
c. Tang Ampere
d. Multitester
e. Tang kombinasi
 f. Tang buaya
g. Tang potong

a. Kuas
b. Rool
c. Tangga
d. Bak cat
e. Kain lap

a. Kapek
b. Amplas
c. Pahat
d. Palu