2 PB PDF

Jkesvo (Jurnal Kesehatan Vokasional)
Vol. 1 No 1 – Oktober 2016

ISSN 2541-0644 (Print)
Dapat di akses di http://journal.ugm.ac.id/jkesvo
Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di

Puskesmas Bayan Lombok Utara
1 2
Eka Mardyawati , Akhmadi
Program Studi Diploma III Rekam Medis SV UGM 1, Bagian Ilmu Keperawatan FK UGM 2
1 2
Eka.mardyawati@mail.ugm.ac.id , Akhmadiugm@gmail.com
ABSTRAK
Latar Belakang: Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat
membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Pelaksanaan pengambilan
berkas rekam medis pasien di Puskesmas Bayan Lombok Utara tidak menggunakan tracer
mengakibatkan berkas rekam medis sulit ditemukan serta berkas rekam medis disimpan tidak rapi
sehingga sering terjadi berkas yang tidak ditemukan ( missfile).
Tujuan: Mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis family folder di
Puskesmas Bayan Lombok Utara.
Metode: Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitataif dan rancangan fenomenologis. Pengambilan data dengan wawancara, observasi dan
studi dokumentasi. Subyek penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah seluruh petugas
rekam medis di Puskesmas Bayan Lombok Utara.
Hasil: Pengambilan dan pengembalian rekam medis tidak menggunakan tracer, lokasi
penyimpanan rekam medis tersentralisasi dengan sistem penyimpanan family folder. Belum
terdapat prosedut tetap yang mengatur pelaksanaan sistem penyimpanan. Terdapat lima orang
petugas penyimpanan rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan serta bukan termasuk
lulusan rekam medis. Map belum terdapat kolom untuk tempat menuliskan tahun kunjungan
terakhir pasien melakukan pemeriksaan atau berobat. Map juga mudah sobek dan bentuk map tidak
mempermudah petugas dalam pencarian berkas rekam medis. Rak penyimpanan berkas rekam
medis di Puskesmas Bayan Lombok Utara berbentuk seperti rak sortir, sehingga dalam hal ini tidak
sesuai dengan bentuk rak penyimpanan rekam medis pada umumnya. Hambatan yang ditemukan
diantaranya pencarian berkas rekam medis lama, nomor rekam medis ganda, berkas rekam medis
tidak ditemukan, dan kurangnya rak penyimpanan.
Kata Kunci: Evaluasi, pelaksanaan, sistem penyimpanan, family folder
ABSTRACT
Background: Availability of files by quickly and accurately when needed will help the quality of
health care was provided to patients. Implementation of retrieval the patients medical record in
Puskesmas Bayan Lombok Utara not using tracer causes medical record difficult to find and not neat
become medical record was not found (missfile).
Objective: To examine how implementation filing systems for medical record with family folder
in Puskesmas Bayan Lombok Utara.
Methods: The research was conducted using a descriptive qualitative reseach with phenomenological
design. Data collection techniques was using interviews, observation and documentation study.
Result: Implementation of the retrieval and filing system of medical records was not using tracer,
based on location ofmedical record filing was using a centralization system and filing system
of medical record was family folder. Haven’t procedure of the implementation of filing systems.
There are five officers responsible for the filing of medical records, the five officers have not been
trained medical record training and not including graduate of medical records. Medical record
folder in Puskesmas Bayan Lombok Utara has not found a place to write a column for the
last visit of examination or treatment. Medical record folder are also easy to ripped and form of
medical record folder does not help officers looking for medical record. Filing of medical record
shaped like a sorting rack. So, in this case, does not same with the shape of the medical record
filing generally. There are several barrier in the implementation of family folder system of medical
records of filing system include looking for old medical record, duplicate medical record number,
medical record file is not found, and less of filing shelves
Keywords: evaluation, implementation, filing systems, family folder
27
Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis …
PENDAHULUAN penyimpanan, sumber daya manusia, serta

Puskesmas merupakan fasilitas sarana dan prasarana penyimpanan. Selain
pelayanan kesehatan tingkat pertama yang itu juga mengetahui masalah yang
dapat membantu mewujudkan derajat dihadapi dalam pelaksanaan sistem
kesehatan yang optimal serta memiliki penyimpanan rekam medis family folder di
peran penting dalam pelaksanaan rekam Puskesmas Bayan Lombok Utara
medis (Kepmenkes RI, 2009). Rekam medis
memiliki arti yang cukup luas, tidak hanya METODE
terbatas berkas yang digunakan untuk Jenis penelitian yang digunakan adalah
menuliskan data pasien tapi juga dapat penelitian deskriptif dengan pendekatan
berupa rekaman dalam bentuk sistem kualitatif dan rancangan fenomenologis.
informasi yang dapat digunakan untuk Subyek penelitian yang digunakan
mengumpulkan segala informasi pasien pada penelitian ini adalah seluruh petugas
terkait pelayanan yang diberikan di fasilitas rekam medis, terdiri dari satu Kepala Sub
pelayanan kesehatan sehingga dapat Bagian Tata Usaha dan lima petugas loket
digunakan untuk berbagai kepentingan, (pendaftaran pasien rawat jalan dan
seperti pengambilan keputusan penyimpanan rekam medis) Puskesmas
pengobatan kepada pasien, bukti legal Bayan Lombok Utara.
pelayanan yang telah diberikan, dan dapat Obyek yang digunakan dalam
juga sebagai bukti tentang kinerja sumber penelitian ini adalah tempat penyimpanan
daya manusia di fasilitas pelayanan rekam medis dan seluruh berkas rekam
kesehatan (Huffman,1994). medis pasien lama rawat jalan yang
Ketersediaan berkas secara cepat dan berkunjung ke Puskesmas Bayan Lombok
tepat pada saat dibutuhkan akan sangat Utara selama penelitian dilakukan pada
membantu mutu pelayanan kesehatan yang bulan Februari sampai dengan bulan Maret
diberikan kepada pasien. Berkas rekam 2016 berjumlah 260 berkas rekam medis
medis pasien lama sulit di temukan pasien lama rawat jalan.
sehingga proses pencarian berkas rekam Teknik pengumpulan data yang
medis pasien di rak penyimpanan digunakan dalam penelitian ini adalah
membutuhkan waktu yang cukup lama, wawancara, observasi dan studi
terjadi duplikasi nomor rekam medis dokumentasi. Dalam penelitian ini peneliti
pasien. Sistem penyimpanan berkas rekam melakukan wawancara dengan Kepala Sub
medis pasien di Puskesmas Bayan Lombok Bagian Tata Usaha dan lima orang petugas
Utara tidak menggunakan tracer, terdapat loket (petugas pendaftaran pasien rawat
ketidakrapian urutan penyimpanan berkas jalan) yang bertanggung jawab dengan
rekam medis sehingga sering terjadi berkas penyimpanan berkas rekam medis.
yang tidak ditemukan (missfile). Walaupun Observasi yang dilakukan berdasarkan atas
di Puskesmas Bayan Lombok Utara pengalaman langsung yaitu mengamati
menggunakan sistem family folder dalam ruang penyimpanan berkas rekam medis di
penyimpanan berkas rekam medisnya Puskesmas Bayan Lombok Utara. Teknik
namun dimasing-masing formulir belum pengumpulan data dengan studi
diberi tambahan kode khusus untuk dokumentasi pada penelitian ini dilakukan
menandai kode rekam medis ayah, ibu, dan dengan cara melihat prosedur tetap
anak. pelaksanaan rekam medis di Puskesmas
Tujuan dari penelitian ini adalah Bayan Lombok Utara terutama prosedur
mengetahui bagaimana pelaksanaan tetap tentang sistem penyimpanan rekam
sistem penyimpanan rekam medis medis.
family folder di Puskesmas Bayan Lombok Instrumen yang digunakan dalam
Utara, yakni dengan mengetahui penelitian ini antara lain
pelaksanaan sistem penyimpanan rekam 1. Panduan wawancara
medis di Puskesmas Bayan Lombok Utara Merupakan daftar pertanyaan yang telah
dilihat dari pelaksanaan pengambilan dibuat oleh peneliti sebelum melakukan
dan pengembalian rekam medis pasien, penelitian. Dalam penelitian ini peneliti
sistem penyimpanan, prosedur sistem mengajukan pertanyaan sebanyak enam
28
belas pertanyaan yang di ajukan kepada pasien tidak memanfaatkan trecer.

Kepala Sub Tata Usaha Puskesmas Bayan Trecer merupakan alat petunjuk keluar
Lombok Utara dan lima orang petugas jika dokumen rekam medis diambil
loket (petugas pendaftaran pasien rawat atau dipinjam untuk digunakan pihak
jalan) Puskesamas Bayan Lombok Utara. pasien atau petugas kesehatan didalam
2. Ceklis observasi pelayanan kesehatan. Di Puskesmas
Merupakan panduan berupa check list Bayan Lombok Utara, proses
dalam mengamati suatu hal yang terjadi pengambilan berkas rekam medis
dilapangan dalam melakukan suatu pasien dilakukan dengan cara melihat
penelitian. Dalam penelitian ini terdapat nomor rekam medis, nama kepala
lima belas item yang peneliti amati terkait keluarga dan alamat dari pasien yang
pelaksanaan sistem penyimpanan rekam tertera di KIB (Kartu Identitas Berobat).
medis famliy folder di Puskesmas Bayan Dengan tidak digunakannya trecer
Lombok Utara. sebagai penanda berkas rekam medis
3. Ceklis studi dokumentasi pasien keluar dari rak penyimpanan,
Panduan yang digunakan untuk hal ini mengakibatkan terjadinya
mengumpulkan data yang diperoleh dari missfile berkas rekam medis di
prosedur tetap, buku maupun dokumen Puskesmas Bayan Lombok Utara.
lain yang berkaitan dengan pelaksanaan Missfile merupakan kondisi dimana
sistem penyimpanan rekam medis famliy berkas rekam medis tidak berada pada
folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara. rak penyimpanan berkas rekam medis
4. Alat-alat yang digunakan untuk yang seharusnya. Menurut Depkes RI
mendukung instrument pengumpulan (1997) menyatakan bahwa tata cara
data adalah kamera dan alat tulis untuk pengambilan berkas rekam medis
mencatat. disebutkan bahwa setiap berkas rekam
Analisis data dalam penelitian ini meliputi medis yang keluar dari ruang
reduksi data, penyajian data, dan penyimpanan harus menggunakan
penarikan kesimpulan dan verifikasi. petunjuk keluar atau biasa disebut
Reduksi data dalam penelitian ini adalah tracer. Sehingga pelaksanaan
dengan memilah hasil wawancara, pengambilan berkas rekam medis di
observasi dan studi dokumentasi. Puskesmas Bayan Lombok Utara belum
Penyajian data pada penelitian ini yaitu sesuai dengan Depkes RI (1997).
data disajikan dalam bentuk teks, gambar, Berdasarkan hasil observasi dan
tabel, dan grafik. Kesimpulan yang wawancara, langkah-langkah
diperoleh dari penelitian ini adalah pengembalian atau penyimpanan
pelaksanaan pengambilan dan berkas rekam medis di Puskesmas
pengembalian berkas rekam medis family Bayan Lombok Utara, antara lain:
folder, sistem yang berkaitan dengan a. Setelah berkas rekam medis kembali
penyimpanan rekam medis, prosedur dari poliklinik atau UGD, berkas
sistem penyimpanan rekam medis, rekam medis akan dipilah dengan
petugas yang bertanggungjawab terhadap melihat nomor rekam medis, nama
penyimpanan rekam medis, sarana dan kepala keluarga, dan alamat yang
prasarana yang mendukung tertera di formulir rawat jalan
penyimpanan rekam medis serta pasien.
hambatan-hambatan pelaksanaan sistem b. Kemudian les (formulir rekam
penyimpanan rekam medis family folder. medis) pasien tersebut akan
dimasukan ke dalam amplopnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN c. Amplop (map berkas rekam medis)
1. Pelaksanaan pengambilan dan akan dikembalikan ke rak
pengembalian berkas rekam medis penyimpanan berkas rekam medis
family folder di Puskesmas Bayan berdasarkan alamatnya. Namun
Lombok Utara. Di Puskesmas Bayan dalam pelaksanaannya terdapat
Lombok Utara dalam pelaksanaan berkas rekam medis pasien yang
pengambilan berkas rekam medis disimpan secara tidak urut dan
29
bukan pada tempatnya. Menurut catatan tentang kondisi kesehatan

Depkes RI (1997), prosedur dalam suatu keluarga, sebagai akibat
pengembailan berkas rekam medis adanya masalah kesehatan atau
rawat inap dan rawat jalan adalah: penyakit pada salah satu atau lebih
a. Rekam medis pasien rawat jalan dari anggota keluarganya. Menurut
yang telah dilengkapi oleh Huffman (1994), penomoran
dokter yang memeriksa harus keluarga biasanya terdiri dari
segera dikirim ke unit rekam penggunaan sepasang angka extra
medis sebelum berakhirnya jam yang menunjukan posisi seseorang
kerja. di dalam keluarga. Di Puskesmas
b. Rekam medis rawat inap harus Bayan Lombok Utara penomoran
segera dikirim ke unit rekam family folder nya tidak
media setelah pasien keluar menggunakan nomor extra.
rumah sakit paling lambat 2x24 b. Sistem pengolahan rekam medis
jam setelah pasien keluar secara Pengolahan berkas rekam medis di
lengkap dan benar. Puskesmas Bayan Lombok Utara
c. Berkas rekam medis yang dilakukan secara sentralisasi. Berkas
belum lengkap dikembalikan rekam medis pasien di Puskesmas
keruang inap masing-masing Bayan Lombok Utara disimpan pada
untuk segera dilengkapi baik rak penyimpanan dan berkas rekam
oleh dokter maupun perawat. medis yang sama yang berada di
d. Rekam medis disimpan sebaik loket penerimaan pasien rawat jalan.
mungkin sehingga apabila Menurut Budi (2011), Sistem
diperlukan kembali dapat penyimpanan berkas rekam medis
ditemukan dengan cepat. secara sentralisasi yaitu suatu sistem
e. Rekam medis tidak boleh penyimpanan dengan cara
diketahui atau dilihat oleh menyatukan berkas rekam medis
orang yang tidak berwenang pasien rawat jalan, rawat darurat,
serta tidak boleh keluar dari dan rawat inap kedalam satu folder
rumah sakit kecuali oleh tempat penyimpanan.
permintaan pengadilan.
3. Prosedur sistem penyimpanan rekam
2. Sistem yang berkaitan dengan medis Puskesmas Bayan Lombok Utara
penyimpanan rekam medis di belum mempunyai prosedur tetap
Puskesmas Bayan Lombok Utara berkaitan dengan rekam medis
a. Sistem Penomoran terutama sistem penyimpanan.
Penomoran family folder yang Menurut Siagian (2009) dalam Budiman
digunakan terdiri dari huruf dan (2011), dari sudut pandang pengolahan
angka. Huruf diawal merupakan data, prosedur kerja menentukan tata
huruf awal dari nama kepala cara identifikasi sumber data, cara
keluarga dan angka diakhir penyimpanan data, pengoprasian dan
merupakan angka berdasarkan pemeliharaan perangkat keras,
nomor buku bantu di Puskesmas mengendalikan kualitas keluaran,
Bayan Lombok Utara. Pelaksanaan pendistribusian informasi, cara
buku bantu atau KIUP di perbaikan kesalahan, serta tatacara
Puskesmas Bayan Lombok Utara pemeliharaan keamanaan data dan
belum sesuai berdasarkan Budi informasi dalam arti jangan sampai
(2011). Menurut Budi (2011), MPI jatuh ditangan orang atau pihak yang
yaitu indeks yang berisi data pokok tidak berhak, kerusakan data dan
mengenai identitas pasien untuk kebakaran. Prosedur merupakan
mengidentifikasi semua pasien instrumen untuk menjamin bahwa
yang pernah berobat. Menurut keseluruhan proses pengolahan data
DepKes RI (1997) penomoran disegerakan dengan baik dan
keluarga (family folder) adalah sebagaimana mestinya.
30
4. Petugas penyimpanan berkas reakam Harus dengan map manila dan jika
medis (Man atau Sumber Daya mungkin membeli map karton
Manusia) yang lebih kuat. Menurut WHO
Puskesmas Bayan Lombok Utara (2006), pada map (folder) berkas
terdapat lima orang petugas loket rekam medis harus terdapat nama
(penerimaan pasien rawat jalan) yang lengkap pasien, nomor berkas
dibawahi oleh seorang kepala tata rekam medis, tahun kunjungan
usaha. Pendidikan petugas di terakhir.
Puskesmas Bayan Lombok Utara tidak b. Rak penyimpanan berkas rekam
ada lulusan dari rekam medis, tetapi medis Puskesmas Bayan Lombok
Kepala Sub Bagian Tata Usaha pernah Utara memiliki tiga rak
mendapatkan pelatihan rekam medis penyimpanan rekam medis satu
selama satu minggu. Sedangkan muka dengan ukuran yang berbeda.
petugas loket (penerimaan pasien rawat Menurut Rustiyanto dan Rahayu
jalan) belum pernah mendapatkan (2011), bentuk penyimpanan secara
pelatihan sama sekali. manual selain menghabiskan
Menurut PP RI Nomor 32 Tahun 1996, ruangan, karena tidak bisa
tentang tenaga kesehatan pasal 1 dan 3 digerakan, bentuk penyimpanan ini
perekam medis termasuk tenaga juga dinilai kurang aman dari
kesehatan (tenaga keteknisian medis) bahaya kebakaran, karena
dan tenaga kesehatan wajib memiliki bahannya terbuat dari kayu,
pengetahuan dan keterampilan di sehingga dokumen yang ada
bidang kesehatan yang dinyatakan didalamnya jika ada kebakaran
dengan ijazah-ijazah lembaga dengan sangat mudah ikut terbakar.
pendidikan. Menurut Nawawi (2008), c. Petunjuk penyimpanan atau guide
salah satu usaha pengembangan Puskesmas Bayan Lombok Utara
sumber daya manusia yakni dengan dalam menandai nama setiap
pelatihan. Pelatihan adalah proses alamat berdasarkan nama desa dan
memberikan bantuan bagi para pekerja nama dusunnya menggunakan
untuk menguasai keterampilan khusus kertas print berwarna putih,
atau membantu untuk memperbaiki dengan tinta berwarna hitam,
kekurangannya menggunakan huruf cetak atau
kapital, dan di tempelkan pada
5. Sarana dan prasarana penyimpanan bagian atas rak dan di rekatkan
rekam medis di Puskesmas Bayan menggunakan isolasi bening. Guide
Lombok Utara merupakan petunjuk, tempat
a. Folder atau Map family folder berkas-berkas itu disimpan
Map di Puskesmas Bayan Lombok sekaligus berfungsi sebagai
Utara belum terdapat kolom untuk pemisah antara berkas-berkas
tempat menuliskan tahun tersebut (Barthos, 2007). Menurut
kunjungan terakhir pasien Huffman (1994) jumlah kebutuhan
melakukan pemeriksaan atau petunjuk penyimpanan bergantung
berobat di Puskesmas Bayan pada ketebalan dari mayoritas
Lombok Utara. Bahan map juga berkas yang disimpan. Semakin
tipis dan mudah sobek. Bentuk map tebal berkas, maka semakin banyak
tidak mempermudah dalam petunjuk penyimpanan yang
pencarian berkas rekam medis, diperlukan.
sehingga kurang bisa melindungi
dari bahaya kerusakan fisik. 6. Hambatan-hambatan pelaksanaan
Menurut WHO (2006), map (folder) sistem penyimpanan rekam medis
merupakan pelindung kertas yang family folder di Puskesmas Bayan
terbuat dari karton, manila atau Lombok Utara
plastik. Semua formulir rekam a. Pencarian berkas rekam medis
medis harus disimpan dalam map. lama
31
Tabel 4. adalah berkas yang berisi catatan

Prosentase jumlah berkas hasil analisis waktu dan dokumen tentang identitas
pencarian berkas pasien rawat jalan di pasien, pemeriksaan, pengobatan,
Puskesmas Bayan Lombok Utara tindakan dan pelayanan lain
No Keterangan Jumlah Berkas Persentase
kepada pasien pada fasilitas
Rekam Medis
pelayanan kesehatan. Menurut
≤ 10 menit 124 63.59%
>10 menit 71 36.41%
Huffman (1994), rekam medis
Total adalah rekaman atau catatan
100% mengenai siapa, apa, mengapa,
Persentase
bilamana, dan bagaimana
Dapat diketahui bahwa presentase pelayanan yang diberikan kepada
waktu pencarian berkas rekam pasien selama masa perawatan,
medis di Puskesmas Bayan yang memuat pengetahuan
Lombok Utara 10 menit sebesar mengenai pasien dan pelayanan
63,59% dan > 10 menit sebesar yang diperoleh, serta memuat
36.41%. Dari hasil prosentase informasi yang cukup untuk
tersebut terdapat 36,41% berkas mengidentifikasi, membenarkan
rekam medis yang membutuhkan diagnosis dan pengobatan, serta
waktu pencarian > 10 menit. merekam hasilnya.
Waktu pencarian berkas rekam Berdasarkan Depkes RI (1997),
medis > 10 menit biasanya tujuan rekam medis adalah
dipengaruhioleh banyaknya menunjang tercapainya tertib
jumlah pasien yang berkunjung administrasi dalam rangka upaya
dalam waktu bersamaan ditambah peningkatan pelayanan kesehatan.
dengan pasien yang tidak sabaran Menurut Depkes RI Dirjen
dan ingin cepat dilayani, sehingga Pelayanan Medis dalam buku
petugas mencari rekam medis Pedoman Pengolahan Rekam
dengan tergesa-gesa dan kurang Medis Rumah Sakit di Indonesia,
teliti. kegunaanya dapat dilihat dari
Menurut Antikasari (2006), beberapa aspek, antara lain:
pelayanan yang cepat kepada
pasien tidak lepas dari kerjasama 1) Apek Administrasi
antara petugas di Puskesmas. Suatu berkas rekam medis
Cepat tidaknya pelayanan medis mempunyai nilai administrasi, karena
pasien dipengaruhi penyediaan isinya menyangkut tindakan
berkas rekam medis. Berdasarkan berdasarkan wewenang dan
Kepmenkes RI Nomor 129/ tanggung jawab tenaga medis dan
Menkes/SK/II/2008 tentang paramedis dalam mencapai tujuan
Standar Pelayanan Minimal (SPM) pelayanan kesehatan.
rekam medis terkait dengan waktu
penyediaan berkas yaitu untuk 2) Aspek Medis
rawat jalan 10 menit. Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai medis, karena
b. Nomor rekam medis ganda catatan tersebut dipergunakan
Di Puskesmas Bayan Lombok sebagai dasar untuk merencanakan
Utara, terdapat kasus pasien pengobatan/perawatan yang harus
memiliki lebih dari satu nomor diberikan kepada pasien.
rekam medis, sehingga berkasnya
juga lebih dari satu, dengan nomor 3) Aspek Hukum
yang berbeda. Menurut Permenkes Suatu berkas rekam medis
Nomor 55 Tahun 2013 tentang mempunyai nilai hukum, karena
Penyelenggaraan Pekerjaan isinya menyangkut masalah adanya
Perekam Medis, rekam medis jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan dalam rangka usaha
32
menegakan hukum serta penyediaan Tabel 5.

bahan tanda bukti untuk menegakan Observasi pengambilan kembali berkas rekam
hukum. medis Puskesmas Bayan Lombok Utara
Tanggal Jumlah Berkas Yang Tidak
4) Aspek Keuangan Pengam Ditemukan
Suatu berkas rekam medis bilan Jumlah Persentase
mempunyai nilai keuangan, karena Berkas
isinya mengandung data atau 15/02/2016 32 7 21.87%
16/02/2016 25 6 24.00%
informasi yang dapat digunakan
17/02/2016 18 4 22.22%
sebagai aspek keuangan. 18/02/2016 26 6 23.07%
19/02/2016 10 3 30.00%
5) Aspek Penelitian 20/02/2016 18 5 27.77%
Suatu berkas rekam medis 22/02/2016 28 7 25.00%
mempunyai nilai penelitian, karena 23/02/2016 13 4 30.07%
informasi yang dikandungnya dapat 24/02/2016 21 5 23.80%
digunakan sebagai bahan penelitian 25/02/2016 23 7 30.43%
dan pengembangan ilmu pengetahuan 26/02/2016 35 8 22.85%
dibidang kesehatan. 27/02/2016 11 3 27.27%
Total 260 65 25.00%
6) Aspek Pendidikan
Kronologis dan kegiatan pelayanan Angka 3% merupakan batas pataokan
medik yang diberikan kepada pasien, untuk menentukan baik buruknya suatu
tersebut dapat dipergunakan sebagai sistem penyimpanan berkas. Apabila
bahan atau refrensi pengajaran angka kencermatan pempunyai
dibidang profesi pengguna. prosentase lebih lebih dari itu, maka
berkas yang bersangkutan adalah tidak
7) Aspek Dokumentasi efisien, sehingga perlu ditunjukan
Suatu berkas rekam medis kembali sebab- sebabnya, mungkin sistem
mempunyai nilai dokumentasi, karena penyimpanan berkas yang digunakan
isinya menyangkut sumber ingatan perlu dirubah atau diperbaharui (Gie,
yang harus didokumentasikan dan 2009) dalam Umaera (2011).
dipakai sebagai bahan pertanggung
jawaban laporan rumah sakit. c. Kurangnya rak penyimpanan
Berdasarkan observasi, di Puskesmas Bayan Lombok Utara
PuskesmasBayan Lombok Utara memiliki tiga lemari terbuka untuk
terdapat nomor rekam medis ganda menyimpanan berkas rekam medis.
dimana pasien dengan identitas yang Lemari terbuka tersebut digunakan
sama memiliki dua nomor rekam untuk melindungi berkas rekam medis
medis yang berbeda, sehingga data pasien dari kerusakan. Rak
riwayat pemeriksaan pasien menjadi penyimpanan rekam medis yang di
tidak berkesinambungan. Hal tersebut miliki Puskesmas Bayan Lombok Utara
tidak sesuai dengan kegunaan rekam saat ini belum bisa menampung jumlah
medis pada aspek medis dan aspek berkas rekam medis.
dokumentasi. Menurut Rustiyanto dan Rahayu
Berkas rekam medis tidak (2011), bentuk penyimpanan secara
ditemukan dari observasi yang manual selain menghabiskan ruangan,
dilakukan oleh peneliti karena tidak bisa digerakan, bentuk
menunjukan bahwa rata-rata berkas penyimpanan ini juga dinilai kurang
yang tidak ditemukan setiap harinya aman dari bahaya kebakaran, karena
adalah 5,42% dari rata-rata seluruh bahannya terbuat daari kayu, sehingga
permintaan berkas setiap harinya dokumen yang ada didalamnya jika
21,67%. Prosentase berkas yang tidak ada kebakaran dengan sangat mudah
dapat ditemukan adalah 25,00%. Hal ikut terbakar.
ini ditunjukan dalam tabel 5.
33
PENUTUP Puskesmas Bayan Lombok Utara

A. Kesimpulan belum terdapat kolom untuk
1. Pelaksanaan pengambilan rekam tempat menuliskan tahun
medis di Puskesmas Bayan kunjungan terakhir pasien
Lombok Utara tidak melakukan pemeriksaan atau
menggunakan tracer. Dalam berobat di Puskesmas Bayan
pelaksanaan pengembalian berkas Lombok Utara. Bahan map juga
rekam medis masih ada berkas tipis dan mudah sobek. Bentuk
rekam medis yang disimpan tidak map tidak mempermudah dalam
sesuai pada tempatnya. pencarian berkas rekam medis.
2. Ditinjau dari lokasi penyimpanan Bentuk rak penyimpanan berkas
berkas rekam medis Puskesmas rekam medis di Puskesmas Bayan
Bayan Lombok Utara Lombok Utara berbentuk seperti
menggunakan sistem sentralisasi rak sortir, sehingga dalam hal ini
dimana jenis penyimpanan rekam tidak sesuai dengan bentuk rak
medisnya menggunakan sistem penyimpanan rekam medis pada
penyimpanan rekam medis family umumnya.
folder. Sistem penomoran family 6. Dalam kegiatan filing terdapat
folder di Puskesmas Bayan Lombok beberapa masalah yang dapat
Utara terdiri dari huruf dan angka, menghambat pelayanan terhadap
penomoran yang diberikan sesuai pasien, diantaranya:
dengan nomor urut pasien di buku a. Pencarian berkas rekam medis
bantu ditambah dengan huruf awal lama
dari nama kepala keluarga. Buku b. Nomor rekam medis ganda
bantu di Puskesmas Bayan Lombok c. Berkas rekam medis tidak
Utara merupakan nama lain dari ditemukan
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). d. Kurangnya rak penyimpanan
Bentuk KIUP dan pelaksanaan
pembuatan KIUP tidak sesuai B. Saran
dengan teori. Penomoran family 1. Sebaiknya perlu dibuat prosedur
folder di Puskesmas Bayan Lombok tetap tertulis mengenai
Utara tidak terdapat kode wilayah pelaksanaan pengambilan dan
dan tidak menggunakan angka pengembalian rekam medis serta
extra, sampul atau map hanya kebijakan tertulis mengenai sistem
terdapat nomor indeks keluarga penyimpanan yang digunakan.
saja. 2. Sebaiknya dilakukan perbaikan
3. Di Puskesmas Bayan Lombok Utara pelaksanaan pembuatan Kartu
belum terdapat prosedur tetap Indeks Utama Pasien (KIUP).
tertulis yang mengatur tentang 3. Sebaiknya dilakukan perancangan
sistem penyimpanan rekam medis. ulang desain rak penyimpanan
4. Di Puskesmas Bayan Lombok dan penambahan rak
Utara, petugas yang bertanggung penyimpanan rekam medis.
jawab terhadap penyimpanan 4. Sebaiknya sistem penyusunan
rekam medis berjumlah lima orang dokumen rekam medis
petugas loket (petugas pendaftaran menggunakan sistem penjajaran
pasien rawat jalan) dan seorang tidak seperti saat ini penyusunan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha. dokumen rekam medis dengan
Seluruh petugas bukan termasuk cara ditumpuk.
lulusan rekam medis dan kelima 5. Sebaiknya dilakukan perancangan
petugas loket (petugas pendaftaran ulang desain map rekam medis
pasien rawat jalan) belum pernah baru dan pengadaan kode warna,
mengikuti pelatihan rekam medis. sehingga dapat memudahkan
5. Ditinjau dari penggunaan folder petugas dalam pencarian rekam
atau map family folder, map di medis.
34
6. Sebaiknya dilakukan pelatihan Yogyakarta: Politeknik Kesehatan

untuk petugas rekam medis Permata Indonesia.
sehingga petugas rekam medis Umaera. (2011). Tinjauan Pelaksanaan
dapat meningkatkan ilmu Sistem Penyimpanan Berkas Rekam
pengetahuan dan kompetensi Medis Rawat Jalan di RSUD
tentang rekam medis. Kabupaten Kebumen. Karya Tulis
Ilmiah (Tidak Dipublikasikan).
DAFTAR PUSTAKA Yogyakarta: Prodi D3 Rekam Medis.
Budi, Savitri C. (2011). Manajemen Unit WHO. (2006). Medical Record Manual: A
Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Guide for Developing Countries
Quantum Sinergis Media. Geneva: WHO.
Budiman. (2011). Pelaksanaan Sistem www.wpro.who.int/publications/doc
Penyimpanan Rekam Medis Personal s/MedicalRecordManual.pdf. pada
Folder di Puskesmas Lendah II tanggal 25 Maret 2016
Kabupaten Kulon Progo. Karya Tulis
Ilmiah (Tidak Dipublikasikan).
Yogyakarta: Prodi D3 Rekam Medis.
Depkes RI. (1997). Pedoman
Penyelenggaraan Rekam Medis
Rumah Sakit Indonesia.
www.depkes.go.id. pada tanggal 15
Desember 2015.
Depkes RI. (2008). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor
129/Menkes/SK/II/2008 tentang
Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit. www.depkes.go.id. pada
tanggal 12 April 2016.
Depkes RI. (2009). Peraturan Menteri
875/Menkes/SK/IX/2009 tentang
Pedoman Penilaian Kinerja Sumber
Daya Manusia Kesehatan di
Puskesmas. www.depkes.go.id. pada
tanggal 12 Desember 2015.
Huffman, E. K. (1994). Health
Information Management. Physician
Record. Company.Illinois.
Menkes RI. (2013). Peraturan Menteri
55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Perekam Medis.
Desember 2015.
Presiden RI. (1996). Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 32 Tahun
1996 tentang Tenaga Kesehatan.
Maret 2015.
Rustiyanto, E. dan Rahayu, W.A. (2011).
Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan.
Eka Mardyawati 35

2 PB PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

2 PB PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Jkesvo (Jurnal Kesehatan Vokasional)

Vol. 1 No 1 – Oktober 2016

Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di

PENDAHULUAN penyimpanan, sumber daya manusia, serta

belas pertanyaan yang di ajukan kepada pasien tidak memanfaatkan trecer.

bukan pada tempatnya. Menurut catatan tentang kondisi kesehatan

Tabel 4. adalah berkas yang berisi catatan

menegakan hukum serta penyediaan Tabel 5.

PENUTUP Puskesmas Bayan Lombok Utara

6. Sebaiknya dilakukan pelatihan Yogyakarta: Politeknik Kesehatan

Anda mungkin juga menyukai