TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF

DENGAN STANDAR AKREDITASI KARS MKI 12 DI FILING RSJD DR. AMINO

GONDOHUTOMO SEMARANG
TAHUN 2016

Karya Tulis Ilmiah

Disusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd. RMIK)

pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Oleh :

IDM AYU OKTAVIKA SARI

D22.2013.01377

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

SEMARANG

2016
 HALAMAN HAK CIPTA

© 2016

Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti

 HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :

Terimakasih Kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya
kepada kita semua
Mami papah bapak mamas tercinta yang telah melindungi, menjaga, mendoakan
dan mendukung terimakasih dukungannya.
Kepada Dosen Pembimbing Retno Astuti Setyaningsih, SS, MM, terimakasih sudah
sabar membimbing saya sampai karya ilmiah ini selesai.
Wahyu Budi Utomo, terimakasih atas semangat dan dukungannya,
terimakasih sudah berjuang bersama.
Sahabat-sahabat seperjuangan euis, hanik, ana tus, siti margiana, ayuk, nena
terimakasih sudah menjadi sahabatku selama 3 tahun semoga sampai
selamanya, dan keluarga besar kelas D22.62 kalian terbaeeeeeeeek.
Sahabatku tercinta terkasih tersayang riska, armelia, geby terimakasih atas
segalanya I love you.
Almamater tercinta, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

Terima kasih
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : IDM AYU OKTAVIKA SARI

Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 31 Oktober 1995

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Tlogo Mas No.151 RT 03 RW IV

Perumahan Pondok Indah Semarang

Riwayat Pendidikan :

1. SD N Palebon Semarang tahun 2001-2007

2. SMP PGRI 01 Semarang tahun 2007-2010

3. SMA N 11 Semarang tahun 2010-2013

4. Program Studi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro

Semarang tahun 2013 sampai sekarang.

 KATA PENGANTAR

Puji syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat

serta Ridhonya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul

“Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Dengan Standar Akreditasi

KARS MKI 12 Di Filing RSJD DR. Amino Gondohutomo Semarang Tahun 2016” .

Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan

Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas

Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa

adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah peneliti

menyampaikan terima kasih kepada :

1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro
Semarang.

2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas
Dian Nuswantoro Semarang.

3. Dr. Sri Widyayati, Sp.PK, M.Kes selaku Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo
Semarang

4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro.

5. Retno Astuti S, SS, MM selaku Pembimbing yang telah berkenan membimbing dan
mengarahkan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

6. Jaka Prasetya, S.Kep, M.Kes selaku Reviwer Karya Tulis Ilmiah ini.

7. J. Caturwati, Amd. PK selaku Ka.Instal Rekam Medis RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang.
8. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
9. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima kasih atas
segala bantuan dan dukungannya.
Peneliti menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna,

maka peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya

Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Semarang, Juni 2016

Peneliti
 Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang 2016

ABSTRAK
IDM AYU OKTAVIKA SARI

TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF DENGAN

STANDAR AKREDITASI KARS MKI 12 DI FILING RSJD DR. AMINO GONDOHUTOMO
SEMARANG TAHUN 2016

Berdasarkan survei awal, RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah

terakreditasi pada bulan Oktober 2015, rumah sakit sudah melaksanakan retensi tetapi tidak
ada Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai
sarana retensi dan tidak ada jadwal pelaksanaan retensi secara periode. Rumah sakit sudah
mempunyai prosedur tetap dan kebijakan retensi akan tetapi tata cara pelaksanaan retensi
belum sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12. Tujuan penelitian ini adalah untuk
mengetahui pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif dengan standar akreditasi
KARS MKI 12 di filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Variabel
penelitian yaitu, karakteristik petugas, kebijakan retensi, protap retensi, sarana retensi,
jadual pelaksanaan retensi secara periode, standar akreditasi KARS MKI 12 dan
pelaksanaan retensi. Objeknya adalah pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif.
Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara.
Pengolahan data dengan cara editing data dan penyajian data. Data analisis secara
deskriptif dan selanjutnya akan dibandingkan dengan teori.
Berdasarkan hasil penelitian diketahui ada 3 petugas filing, satupetugas tidak
berpendidikan Rekam Medis, berjenis kelamin laik-laki, berumur 57tahun dan pertama kali
bekerja dibagian rehabilitasi. Rumah sakit sudah mempunyai kebijakan dan prosedur retensi
tetapi salah satu petugas ada yang tidak mengerti isi prosedurretensi, belum ada Jadwal
Retensi Arsip (JRA), indeks penyakit dan KIUP tidak digunakan sebagai sarana retensi.
Rumah sakit tidak mempunyai jadwal pelaksanaan retensi secara periodik sehingga
pelaksanaan retensi tidak terjadwal. Rumah sakit sudah terakreditasi pada bulan Oktober
2015 tetapi pelaksanaan retensi belum sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12
karena tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana retensi. Pelaksanaan
retensi di rumah sakit dengan cara pemilihan dokumen rekam medis berdasarkan tanggal
terakhir kunjungan. Penyimpanan dokumen rekam medis inaktif secara sentralisasi dan
ditumpuk berdasarkan kelompok angka akhir dan tahun kunjungan terakhir dengan cara
Terminal Digit Filing (TDF). offic
Saran bagi RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sebaiknya melengkapi protap
retensi dengan mencantumkan JRA dan periode pelaksanaan retensi, mengadakan
pelatihan kepada petugas tentang pelaksanaan retensi dan standar akreditasi KARS MKI
12, menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana retensi dan mengoptimalkan
pelaksanaan retensi berdasarkan kelompok penyakit sesuai JRA.

Kata kunci : Retensi, JRA, Kebijakan, Protap, KIUP, Standar Akreditasi

Kepustakaan : 18 (1991-2014)
 The Diploma Program on Medical Records and Health Information
Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016

ABSTRACT

IDM AYU OKTAVIKA SARI

REVIEW THE IMPLEMENTATION THE RETENTION OF ACTIVE MEDICAL RECORD

DOCUMENTS WITH STANDARDS OF ACCREDITATION OF KARS MKI 12 IN FILING
UNITREGIONAL MENTAL HOSPITAL DR. AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG YEAR
2016

Based on the initial survey, RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang accredited in
October 2015, the hospital has implemented a retention but no Records Retention Schedule
(JRA), did not use KIUP and the disease index as a tool of retention and there was no
timetable for implementation periodically. The hospital already has procedures and retention
policies but implementation procedure of retention was not in accordance with accreditation
standards KARS MKI 12. The purpose of this study was to investigate implementation
retention of active medical record document with accreditation standards KARS MKI 12 in
filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
This type of research was descriptive with cross sectional approach. The research
variables were officer characteristics, retention policies, procedures of retention, instrument
of retention, implementation retention schedule periodically, accreditation standards of 12
MKI KARS and implementation of retention. The object was implementation the retention of
active medical record document. The research instrument used observation and interview
guides. Processing of data by data editing and presentation of data. Descriptive analysis of
data and then compared with the theory.
Based on the survey results revealed there were 3 filing officer, the officer
uneducated Medical Record, male, aged 57 years old and first worked at rehabilitation
section. Hospitals already have policies and procedures for retention but one of the officers
did not understand the content of retention procedures, no Records Retention Schedule
(JRA), the disease index and KIUP were not use as an instruments of retention. The hospital
did not have a retention schedule periodically so that the implementation is not scheduled.
The hospital has been accredited in October 2015 but the implementation was not in
accordance with accreditation standards KARS MKI 12 because not using KIUP and the
disease index as an instrument of retention. Implementation of retention in the hospital used
by sorting medical records documents based on date of the last visit. Inactive medical
records document storage were centralized and stacked by category last digit number and
last visit by Terminal Digit Filing (TDF).
Suggestions for RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang to complete the
procedures of retention by stating the JRA and period implementation of retention, training to
officers on the implementation of retention and accreditation standards KARS MKI 12, using
KIUP and the disease index as an instrument of retention and optimize the implementation
of retention based on group of diseases according JRA.

Keywords :Retention,JRA,Policies,Procedures,KIUP,Accreditation Standard

Bibliography : 18 (1991-2014)
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.............................................................................................................. i
HALAMAN HAK CIPTA...................................................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN............................................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN................................................................................................ iv
HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN................................................................................. v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KTI.................................................................... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN.............................................................................................. vii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP................................................................................................ viii
KATA PENGANTAR........................................................................................................... ix
ABSTRAK...........................................................................................................................
xi
ABSTRACT......................................................................................................................... xii
DAFTAR ISI......................................................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL................................................................................................................. xvi
DAFTAR GAMBAR............................................................................................................. xvii
DAFTAR SINGKATAN........................................................................................................ xviii
DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................................... xix
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................................. 3

C. Tujuan Penelitian .................................................................................................... 3

1. Tujuan Umum .................................................................................................. 3

2. Tujuan Khusus ................................................................................................. 4

D. Manfaat Penelitian .................................................................................................. 4

E. Ruang Lingkup ........................................................................................................ 5

F. Keaslian Penelitian .................................................................................................. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis .......................................................................................................... 10

B. Filing ,,,................................................................................................................... 13

C. Retensi Dokumen Rekam Medis ............................................................................................. 13

D. Tujuan Retensi ............................................................................................................................... 15

 E. Landasan Hukum Rekam Medis .............................................................................................. 15

F. Jadual Retensi ............................................................................................................................... 15

G. Alat-alat Retensi ............................................................................................................................ 18

H. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inaktif .................................................................................... 22

I. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif ...................................................................... 23

J. Penyusutan Rekam Medis ......................................................................................................... 24

K. Prosedur Tetap .............................................................................................................................. 25

L. Sumber Daya Manusia ................................................................................................................ 26

M. Standar Akreditasi Rumah Sakit .............................................................................................. 27

N. Unsur Manajemen ........................................................................................................................ 29

O. Kerangka Teori .............................................................................................................................. 33

BAB III METODE PENELITIAN

A. Kerangka Konsep ......................................................................................................................... 34

B. Jenis Penelitian ............................................................................................................................. 34

C. Variabel Penelitian ........................................................................................................................ 35

D. Definisi Operasional ..................................................................................................................... 35

E. Subjek dan Objek.......................................................................................................................... 37

F. Instrumen Penelitian .................................................................................................................... 37

G. Pengumpulan Data....................................................................................................................... 37

H. Pengolahan Data .......................................................................................................................... 38

I. Analisa Data ................................................................................................................................... 38

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ............................................................................................... 39

B. Gambaran Umum Rekam Medis ............................................................................................. 43

C. Hasil Penelitian .............................................................................................................................. 52

BAB V PEMBAHASAN
 1. Karakteristik Petugas Filing ....................................................................................................... 64

2. Kebijakan Retensi ......................................................................................................................... 65

3. Protap Retensi ............................................................................................................................... 65

4. Sarana Retensi .............................................................................................................................. 65

5. Jadwal Pelaksanaan Retensi Secara Periode ......................................................................67

6. Standar Akreditasi KARS MKI 12 ............................................................................................ 67

7. Pelaksanaan Retensi ................................................................................................................... 68

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan .......................................................................................................................................... 71

B. Saran ................................................................................................................................................. 72

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................................. 73

LAMPIRAN
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan

yang memberikan pelayanan, baik pelayanan rawat inap maupun

pelayanan rawat jalan. Setiap fasilitas pelayanan kesehatan wajib

menyelenggarakan rekam medis sehingga setiap pelayanan yang

diberikan kepada pasien dan riwayat kesehatan pasien akan

dicatat/direkam dalam catatan rekam medis untuk menjamin

(1)
keselamatan pasien.

Kelengkapan dokumen rekam medis akan berpengaruh pada

penilaian akreditasi rumah sakit, sehingga dokumen rekam medis pasien

harus diisi dengan lengkap. Untuk menaikkan standar atau mutu rumah

sakit yang diakui secara nasional maka harus sudah terakreditasi.

Akreditasi rumah sakit adalah suatu pengakuan yang diberikan oleh

pemerintah pada manajemen rumah sakit, karena telah memenuhi

standar yang di tetapkan. Tujuannya adalah menentukan apakah rumah

sakit tersebut memenuhi standar yang dirancang untuk memperbaiki

(2)
keselamatan dan mutu pelayanan.

Retensi/penyusutan adalah pemindahan dokumen rekam medis

aktif ke inaktif karena pasien tidak pernah datang kembali dalam waktu

sekurang-kurangnya 5 tahun terhitung mulai dari tahun terakhir berobat.

Pentingnya pelaksanaan retensi adalah untuk mengurangi beban

kapasitas rak, mengurangi beban kerja, menghindari terjadinya missfile

1
 2

dan memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap dokumen

rekam medis yang masih aktif dan bernilai guna. Landasan hukum

retensi rekam medis adalah PerMenkes RI No.

749a/MenkesPer/XII/1989. Sebelum melaksanaan retensi harus

menetapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) terlebih dahulu, dokumen

rekam medis rawat inap aktif penyakit jiwa disimpan sekurang-kurangnya

5 tahun, rawat jalan disimpan 10 tahun dan penyakit umum rawat inap
(3)
dan rawat jalan disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun.

Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang menggunakan

sistem sentralisasi, yaitu dengan cara penyimpanan dokumen rekam

medis rawat jalan dan rawat inap yang disimpan dalam satu ruangan.

Sehingga penyimpanan dokumen rekam medis hanya berpusat pada

satu tempat saja. Secara teori cara sentralisasi lebih baik di terapkan

daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada

situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit.

Berdasarkan hasil survey awal di RSJD Dr.Amino Gondohutomo

Semarang sistem penyimpanannya dengan cara menjajarkan

menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Dokumen

rekam medis rawat jalan inaktif disimpan berdasarkan angka akhir nomor

rekam medis, sedangkan dokumen rekam medis rawat inap disimpan

berdasarkan angka akhir dan tahun kunjungan untuk di persiapkan nilai

guna (pengabadian resume dan informed consent). Untuk penyakit jiwa

dan umum dokumen yang aktif disimpan dalam waktu 5 tahun setelah itu

apabila pasien tidak datang kembali maka akan di pindahkan ke dalam

rak inaktif, dalam rak inaktif disimpan dalam waktu 2 tahun apabila
 3

pasien tidak datang kembali maka akan dipersiapkan untuk dilakukan

nilai guna kemudian dimusnahkan. Menurut jadwal retensi arsip

dokumen rekam medis aktif rawat jalan penyakit jiwa disimpan selama

10 tahun dan kemudian di inaktifkan selama 5 tahun, akan tetapi di

RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang dokumen rekam medis aktif

disimpan selama 5 tahun. RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

tidak mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk panduan melakukan

retensi, sarana yang digunakan untuk kegiatan pelaksanaan retensi di

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang yaitu daftar pemindahan DRM

aktif ke inaktif dan tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit

sebagai sarana pelaksanaan retensi, tidak adanya jadwal periode

pelaksanaan retensi sehingga pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang belum optimal. Menurut Standar Akreditasi

Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) untuk pelaksanaan retensi

seharusnya mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan menggunakan

KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana retensi untuk memudahkan

dalam pencarian dokumen yang akan diretensi berdasarkan periode dan

diagnosis tertentu. Apabila tidak ada Jadwal Retensi Arsip (JRA) maka

petugas tidak tahu waktu masa penyimpanan DRM berdasakan

diagnosis tertentu dan jika tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit

sebagai sarana retensi akan menyulitkan dalam pencarian DRM yang

akan diretensi. RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang sudah

akreditasi KARS pada bulan oktober tahun 2015 tetapi pelaksanaan

retensi belum sesuai dengan Standar Akreditasi Rumah Sakit (KARS)

MKI 12 tentang retensi. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk melakukan
 4

tinjauan terhadap pelaksanaan retensi, dengan judul Tinjauan

Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Dengan Standar

Akreditasi KARS MKI 12 Di Filing RSJD Dr.Amino Gondo Hutomo

Semarang Tahun 2016.

B. Rumusan Masalah

Pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo belum sesuai

dengan Standar Akreditasi KARS MKI 12 karena tata cara pelaksanaan

retensi dan sarana yang digunakan belum sesuai Standar Akreditasi

KARS MKI 12. Dari masalah tersebut maka rumusan masalahnya

adalah, Bagaimana pelaksanaan retensi dokumen rekam medis dengan

standar akreditasi KARS MKI 12 di filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang tahun 2016?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Menganalisis pelaksanaan retensi DRM aktif menurut standar

akreditasi MKI 12 di filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo.

2. Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi Karakteristik Petugas Filing.

b. Mengidentifikasi kebijakan retensi.

c. Mengidentifikasi protap retensi.

d. Mengidentifikasi sarana retensi.

e. Mengidentifikasi Jadwal Pelaksanaan Retensi di RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang.
 5

f. Mengidentifikasi standar akreditasi KARS MKI 12.

D. Manfaat penelitian

1. Bagi RS

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi

rumah sakit mengenai proses pelaksanaan retensi. Dapat dijadikan

sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan

keputusan guna peningkatan pelayanan kesehatan yang ada di

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.

2. Bagi Institusi

Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi

mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai

bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah

menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan

Program DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

3. Bagi Peneliti

Menambah wawasan, pengalaman tentang proses pelaksanaan

retensi sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh

selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam

bidang penyimpanan data.

E. Ruang Lingkup

1. Lingkup Keilmuan

Lingkup ilmunya adalah rekam medis dan informasi kesehatan.

 6

2. Lingkup Materi

Materi yang digunakan dalam penelitian adalah alur dan prosedur

tetap retensi DRM.

3. Lingkup Lokasi

Lokasi yang digunakan untuk penelitian adalah RSJD Dr.

Amino Gondohutomo Semarang.

4. Lingkup Metode

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah

metode observasi dan wawancara.

5. Lingkup Objek/sasaran

Objek atau sasaran penelitian ini adalah proses pelaksanaan

retensi DRM aktif.

6. Lingkup Waktu

Penelitian dilaksanakan selama bulan Mei 2016

F. Keaslian Penelitian

Tabel 1.1

Keaslian Penelitian

NAMA JUDUL METODE DAN VARIABEL

1. Deta Sectio Tinjauan Metode : Penelitian deskriptif

Prihatna Pelaksanaan dengan metode observasi dan

Retensi DRM wawancara pendekatan cross

Non Aktif di sectional, variabel penelitiannya

Filing Rumah adalah dokumen yang siap

Sakit Permata diretensi, jadwal pelaksanaan

 7

Bunda retensi arsip, prosedur

Purwodadi pelaksanaan retensi,

Tahun 2015 pengetahuan petugas filing

terhadap retensi, dan sarana

retensi.

2. Ari Tinjaun Metode : penelitian deskriptif

Hermawan Pelaksanaan menggunakan metode

Retensi observasi dengan pendekatan

Dokumen cross sectional. Variabel

Rekam Medis di penelitiannya adalah retensi

Rumah Sakit Dr. dilakukan dengan cara

Kariadi pemilihan nomer rekam medis

Semarang pada dengan menggunakan tanggal

Minggu III Bulan terakhir berobat, pengambilan

Maret Tahun dokumen rekam medis,

2002 pemindahan/penyimpanan

dokumen rekam medis inaktif,

dokumen rekam medis inaktif,

dan jumlah dokumen rekam

medis inaktif.

3. Tika Tri Tinjauan Metode : penelitian deskriptif

Hastyanti Retensi menggunakan metode

Dokumen observasi dengan pendekatan

Rekam Medis retrospektif. Variabel

Aktif di RSUD penelitiannya adalah protap

 8

Ungaran tahun retensi dokumen rekam medis

2001 aktif, jadual retensi dokumen

rekam medis aktif, cara

pemilihan rekam medis inaktif,

dan cara penyimpanan

dokumen rekam medis inaktif

hasil dari penyusutan.

4. Dewi Tinjauan Metode: penelitian deskriptif

Mesrani Retensi DRM menggunakan metode

Inaktif Atas observasi dengan pendekatan

Dasar Prosedur cross sectional. Variabel

Tetap RSU Bina penelitiannya adalah SDM,

Kasih sarana/prasarana, protap

Ambarawa rumah sakit, retensi, dan DRM

Periode Bulan inaktif.

Januari 2004

5. Devita Tinjauan Metode : penelitian deskriptif

Saraswati Pelaksanaan menggunakan metode

Retensi observasi dengan pendekatan

Dokumen cross sectional. Variabel

Rekam Medis penelitiannya adalah kebijakan

Aktif Di Bagian retensi DRM aktif, SOP retensi

Filing Rumah DRM aktif, petugas rekam

Sakit Bhakti medis di bagian filing, alat-alat

Wira Tamtama retensi, dan pelaksanaan

 9

Semarang retensi DRM aktif.

Tahun 2015

Perbedaan pertama ada pada lahan penelitian, untuk

lahan penelitian Deta Sectio Prihatna dilakukan di Rumah Sakit

Permata Bunda Purwodadi tahun 2015, lahan penelitian Ari

Hermawan dilakukan di RSUP Dr.Kariadi Semarang tahun 2002,

lahan penelitian Tika Hastyanti dilakukan di RSUD Ungaran

tahun 2001, lahan penelitian Dewi Mesrani dilakukan di RSU Bina

Kasih Ambarawa tahun 2004, dan lahan penelitian Devita

Saraswati dilakukan di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama

Semarang, sedangkan untuk lahan penelitian sekarang yaitu

dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tahun

2016.

Perbedaan kedua ada pada variabel yang digunakan oleh

Deta Sectio Prihatna adalah dokumen yang siap diretensi, jadwal

pelaksanaan retensi arsip, prosedur pelaksanaan retensi,

pengetahuan petugas filing terhadap retensi, dan sarana retensi.

Variabel yang digunakan oleh Ari Hermawan adalah adalah

retensi dilakukan dengan cara pemilihan nomer rekam medis

dengan menggunakan tanggal terakhir berobat, pengambilan

dokumen rekam medis, pemindahan/penyimpanan dokumen

rekam medis inaktif, dokumen rekam medis inaktif, dan jumlah

dokumen rekam medis inaktif. Variabel yang digunakan oleh Tika

Tri Hastyanti adalah protap retensi dokumen rekam medis aktif,

jadual retensi dokumen rekam medis aktif, cara pemilihan rekam

 10

medis inaktif, dan cara penyimpanan dokumen rekam medis

inaktif hasil dari penyusutan. Variabel yang digunakan oleh Dewi

Mesrani adalah SDM, sarana/prasarana, protap rumah sakit,

retensi, dan DRM inaktif. Variabel yang digunakan oleh Devita

Saraswati adalah kebijakan retensi DRM aktif, SOP retensi DRM

aktif, petugas rekam medis di bagian filing, alat-alat retensi, dan

pelaksanaan retensi DRM aktif. Sedangkan variabel yang

digunakan oleh peneliti sekarang adalah kebijakan retensi, protap

retensi, sarana retensi, dan standar akreditasi KARS MKI 12.

Perbedaan ketiga ada pada metode penelitian yang

digunakan oleh Deta Sectio Prihatna adalah observasi dan

wawancara dengan pendekatan cross sectional, yang digunakan

oleh Ari Hermawan adalah observasi dengan pendekatan cross

sectional, yang digunakan oleh Tika Tri Hastyanti adalah

observasi dengan pendekatan retrospektif, yang digunakan oleh

Dewi Mesrani adalah observasi dengan pendekatan cross

sectional, yang digunakan oleh Devita Saraswati adalah

observasi dengan pendekatan cross sectional. Sedangkan yang

digunakan oleh peneliti sekarang adalah observasi dan

wawancara dengan metode cross sectional.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis

1. Definisi Rekam Medis

Menurut Edna K.Huffman (Health information Managemen,

physician Recod Co) Rekam Medis adalah kumpulan data dari fakta-

fakta atau bukti keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan

masa lalu serta saat ini yang di tulis oleh profesi kesehatan yang
(4)
memberikan pelayanan pada pasien tersebut.

Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu

rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan

dan pelayanan lainnya yang telah diberikan kepada pasien pada

sarana pelayanan kesehatan. Penjelasan penyelenggaraan rekam

medis di rumah sakit bahwa rekam medis adalah dokumen yang

berisikan anamnesa, pemeriksaan, diagnosa, pengobatan, tindakan

dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama

dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan

(5)
termasuk unit gawat darurat dan unit rawat inap.

2. Kegunaan Rekam Medis

Menurut Gibony JR kegunaan rekam medis atau manfaat yang

dikenal dengan singkatan ALFRED:

11
 12

a. Administration (Administrasi)

Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat

digunakan managemen untuk melaksanakan fungsi guna

mengelola berbagai sumber daya.

b. Legal (Hukum)

Dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya

menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan

dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan

bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

c. Financial (Keuangan)

Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap

dan benar maka dapat untuk menghitung biaya yang harus

dibayar pasien. Selain itu jumlah dan jenis kegiatan pelayanan

yang dicatat dalam formulir dapat digunakan untuk

memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan

kesehatan.

d. Research (Penelitian)

Berbagai macam pelayanan yang telah dicatat ke dalam rekam

medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan

penelitian.

e. Education (Pendidikan)

Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya

menyangkut data atau informasi tentang pengembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan

 13

kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai

bahan atau referensi penjajaran di bidang profesi.

f. Documentation (Dokumentasi)

Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut

sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai

(6)
bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit .

Bserdasarkan surat Keputusan Dirjen Yanmed no.

78/YanMed/PS UM.Dib/YMU/I/91 tentang petunjuk

pelaksanaan penyelenggara rekam medis atau Medical Record

di Rumah Sakit maka rekam medis dipakai sebagai:

1) Sumber informasi medis pasien yang berobat ke Rumah

Sakit yang berguna untuk keperluan pengobatan dan

pemeliharaan kesehatan pasien.

2) Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainnya,

antara dokter dengan paramedis dalam usaha memberikan

pelayanan pengobatan dari perawatan.

3) Bukti tertulis (Documentary Evidence) tentang pelayanan

yang telah diberikan oleh rumah sakit dari keperluan

lainnya.

4) Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas

pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit.

5) Alat untuk melindungi kepentingan hukum, bukan pasien,

dokter, tenaga kesehatan lainnya dan rumah sakit.

(10)
6) Untuk penelitian dan pengobatan.
 14

B. Filing

Filing adalah suatu ruang tempat penyimpanan dokumen rekam medis

agar terjaga keamanan dan kerahasiaannya. Bagian filing adalah salah

satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok

diantaranya yaitu:

1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai

dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.

2. Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk berbagai

keperluan.

3. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai dengan

ketentuan yang ditetapkan.

4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan inaktif.

5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

6. Menyimpan formulir dokumen rekam medis yang di abadikan.

7. Membantu pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

Fungsi filing di dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai berikut :

1. Penyimpanan dokumen rekam medis.

2. Pelindung dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data dan

kerusakkan fisik.

3. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan seperti

penelitian dan pengarsipan.

C. Retensi Dokumen Rekam Medis

Setiap pelayan suatu instansi kesehatan, khususnya dalam hal ini

setiap pasien yang datang berobat akan dibuatkan dokumen rekam

 15

medis. Ruang filing tempat dimana dokumen rekam medis disimpan

semakin lama akan semakin penuh dan sesak dengan adanya pelayanan

kesehatan baik bagi pasien baru maupun pasien lama setiap harinya.

Maka harus diadakan penyusutan dokumen rekam medis aktif dan inaktif

yang dilakukan oleh petugas filing. Bersamaan dengan kegiatan ini,

dilakukan pula kegiatan pencatatan dokumen yang sudah saatnya

diretensi.

Retensi adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di

dalam dokumen rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-

tiap formulir. Dokumen rekam medis aktif adalah dokumen yang masih

digunakan untuk pelayanan pasien di rumah sakit. Dokumen rekam medis

inaktif adalah dokumen yang sudah tidak digunakan lagi karena pasien

tidak datang berobat lagi terhitung setelah 5 tahun dari tanggal terakhir

berobat dan sekurang-kurangnya 2 tahun disimpan dalam filing inaktif.

Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dan menyiapkan

kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan

atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas filing secara

periodik. Dokumen rekam medis yang sudah diretensi harus disimpan

secara terpisah dari dokumen yang masih aktif dengan cara mengurutkan
(3)
sesuai urutan tanggal terakhir berobat.

Cara melaksanakan retensi dokumen rekam medis yaitu:

a. Dokumen dipilih dan disortir dari rak penyimpanan aktif dengan

melihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat.

b. Dokumen dicatat dalam daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif.

 16

c. Dokumen ditata kembali di rak inaktif selanjutnya dapat dinilai

(3)
guna.

D. Tujuan Retensi

1. Mendapatkan penghematan dan efisiensi waktu dalam pengambilan

dokumen rekam medis yang masih aktif.

2. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap dokumen

rekam medis yang masih digunakan dan bernilai guna.

E. Landasan Hukum Retensi Rekam Medis

Menurut peraturan Menkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV pasal

8 mengatur bahwa:

1. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari

tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.

2. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan

medik (informed consent).

3. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik (informed

consent) hanya disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun

(14)
terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

F. Jadual Retensi Arsip

Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayan Medik Nomor

HK.00.06.1.5.01160 tertanggal 21 maret 1995 tentang Petunjuk Teknis

 17

Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam

Medis di Rumah Sakit, untuk pertama kalinya sebelum melakukan retensi

harus ditetapkan jadual retensi arsip rekam medis terlebih dahulu dengan

rincian sebagai berikut:

Tabel 2.1

1. Jadual Retensi Arsip Umum

Aktif Inaktif
Keluhan
No Rawat Rawat Rawat Rawat
penyakit
jalan inap jalan inap

1 Umum 5th 5th 2th 2th

2 Mata 5th 10th 2th 2th

3 Jiwa 10th 5th 5th 5th

4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th

5 Kusta 15th 15th 2th 2th

Ketergantungan
6 15th 15th 2th 2th
obat

7 Jantung 10th 10th 2th 2th

8 Paru 5th 10th 2th 2th

Sumber data : Jadual Retensi Arsip

Dalam pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah:

a. Ketersediaan ruang penyimpanan (Filing) biasanya selama masih

mencukupi maka pihak rumah sakit tidak akan melakukan

penyusutan berkas rekam medis.

b. Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya jika di rumah sakit

tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana

 18

pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimpannya lebih

lama.

c. Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico-legal) biasanya

juga disimpan lebih lama sampai 20 tahun, misalnya kasus

pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, penguguran, dan

(7)
sebagainya.

2. Jadwal Retensi Arsip Khusus

a. Anak-anak diretensi menurut kebutuhan tertentu.

b. KIUP, Register, Indeks disimpan dan tidak dimusnahkan.

c. Retensi berkas-berkas rekam medis berdasarkan Penggolongan

Penyakit Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila

retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada antara lain

untuk:

1. Riset dan Eduksi

2. Khusus dokumen yang terlibat hukum ( legal aspek ) minimal 23

tahun setelah ada ketentuan hukum.

3. Untuk kepentingan tertentu

4. Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta dan mata.

5. Perkosaan

6. HIV

7. Penyesuaian Kelamin

8. Pasien orang asing

9. Kasus adopsi

10. Bayi tabung

 19

11. Cangkok organ

12. Plastik Rekonstruksi

d. Retensi berdasarkan Diagnosa

Masing-masing berdasarkan Keputusan Komite Rekam Medis/Komite

Medis menetapkan jadwal retensi diagnosa tertentu bila lebih dari

ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna:

1. Administrasi

2. Hukum

3. Keuangan

4. IPTEK
(15)
5. Pembuktian dan Sejarah.

G. Alat-alat Retensi

a. Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

Kartu Indeks Utama Pasien disebut juga Master Patient Index

(MPI), yaitu indeks yang berisi data pokok mengenai identitas pasien

untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah berobat. Indeks ini

dapat berwujud kartu dan bisa juga elektronik. Data identitas pasien

tersebut meliputi: nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir

pasien, jenis kelamin, alamat lengkap, nama orang tua/wali dan tahun

terakhir berobat. KIUP diindeks secara alfabetik (abjad) yaitu

berdasarkan nama pasien dengan cara menulis 3 huruf pertama

nama pasien pada pojok kanan KIUP. KIUP disimpan dalam rak

kotak indeks berdasarkan urutan abjad tersebut.

 20

Manfaat KIUP yaitu untuk mencari kembali data identitas pasien

terutama nomor rekam medis bila pasien yang pernah berobat

datang kembali tanpa membawa Kartu Identitas Berobat (KIB), untuk

mencari kembali data identitas pasien terutama nomor rekam medis

guna keperluan retensi DRM, sebagai alat bantu penyusutan laporan

(9)
kunjungan pasien.

b. Indeks Penyakit

Indeks penyakit yaitu indeks tentang jenis penyakit tertentu yang

telah ditetapkan diagnosis penyakitnya oleh dokter dan kode

diagnosis penyakitnya oleh perekam medis dilihat asal pasien maka

indeks ini ada 2 yaitu indeks penyakit rawat jalan dan indeks penyakit

rawat inap. Ketentuan penulisan indeks penyakit yaitu setiap jenis

penyakit menggunakan kartu yang sama (1 kartu untuk 1 jenis

penyakit), setiap jenis nama penyakit diikuti dengan penulisan kode

ICD (International Statistical Classification of Desease and Related

Health Problem) revisi ke 10.

Indeks penyakit berguna untuk menyusuri nomor rekam medis

dan nama pasien dengan penyakit yang sama untuk disediakan DRM

guna kepentingan misalnya audit medik oleh komite medik,

menyusun laporan morbiditas, sebagai sumber data untuk statistik

rumah sakit, sebagai sumber data untuk keputusan-keputusan

(9)
manajemen setelah data tersebut diolah.

c. Register Rawat Inap

Register rawat inap adalah catatan pendaftaran pasien rawat inap.

Setiap pasien mendaftar akan dicatat ke dalam buku tersebut meliputi

 21

nomor register, nomor rekam medis, nama pasien, alamat pasien,

umur, jenis kelamin, cara bayar, dan bangsal yang ditempati. Nomor

register sesuai dengan kedatangannya.

Sistem pemberian nomor rekam medis adalah tata cara untuk

penetapan nomor rekam medis kepada pasien yang mendaftar untuk

berobat dan semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut.

Ada tiga sistem pemberian nomor penderita masuk (Admission

Numbering System) yaitu pemberian nomor secara seri (Serial

Numbering System = SNS), pemberian nomor secara unit (Unit

Numbering System = UNS), dan pemberian nomor secara seri unit

(Serial Unit Numbering System = SUNS).

Menurut Depkes RI, ada dua cara penyimpanan dalam

penyelenggaraan rekam medis yaitu:

1. Sentralisasi

Sentralisasi ini artinya menyimpan rekam medis pasien dalam satu

ruangan baik rawat jalan maupun rawat inap. Sistem ini banyak

kebaikannya tetapi ada juga kekurangannya. Kebaikan dari sistem

ini adalah dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam

pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis, dapat mengurangi

jumlah biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan, tata

kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah

distandarisasikan, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja

petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record.

Adapun kekurangannya yaitu petugas menjadi lebih sibuk karena

 22

harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap, serta tempat

penerimaan pasien harus bertugas 24jam.

2. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis

rawat jalan dengan rekam medis rawat inap. Rekam medis rawat

jalan disimpan ditempat penyimpanan rekam medis rawat jalan

biasanya berdekatan dengan loket pendaftaran sedangkan rekam

medis rawat inap disimpan ditempat penyimpanan dibagian

pencatatan medis. Kebaikan dari sistem ini adalah efisiensi waktu

sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat dan beban

kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan

kekurangannya adalah terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam

medis, biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruang lebih

(8)
banyak.

d. Tracer

Tracer atau kartu pentunjuk keluar (out guide) yaitu kartu yang

digunakan untuk penggantian DRM yang diambil untuk digunakan

berbagai keperluan. Setiap DRM yang diambil dari rak file maka pada

tracer harus dicatat nomor rekam medis, tanggal

pengambilan/penyimpanan, nama penerima/peminjam, untuk apa

dan dimana (unit pelayanan apa), digunakan oleh, nomor surat ijin

(bila diperlukan).

Setelah tracer dicatat diselipkan diantara DRM yang akan diambil

dengan nomor rekam medis tampak diluar. Bila telah diselipkan ambil

DRM yang dimaksud. Dengan demikian maka DRM yang sedang

 23

dipinjam dapat diketahui digunakan untuk apa dan oleh siapa

penggunaannya mulai kapan digunakan. Ini akan memudahkan

dalam pengembalian DRM yang sudah selesai dipinjam karena ketika

akan mengembalikan sudah ada petunjuk tracer tersebut.

Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan DRM,

bermanfaat juga untuk menghitung tingkat penggunaannya per

periode tertentu. Selain tingkat penggunaan DRM, dapat juga

dihitung tingkat penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang

(9)
sama.

e. Buku Pencatatan DRM yang dipindahkan dari aktif ke inaktif

Adalah buku yang berisi catatan identitas pasien yang telah

diretensi. DRM yang telah diambil dari rak file aktif dicatat kedalam

buku tersebut yang isinya nomor urut, nomor rekam medis, tanggal

pemindahan, diagnosa dan kode diagnosa. Gunanya untuk

mengetahui pengeluaran/jumlah DRM yang akan dipindahkan dari

aktif ke inaktif. Selain itu, sebagai bukti bahwa DRM tersebut telah
(11)
dipindahkan dari rak file aktif ke inaktif.

H. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inaktif

1. Pengertian pemindahan dokumen aktif

Pemindahan dokumen adalah pemindahan dokumen aktif (sering

digunakan) ke rak dokumen inaktif karena tidak atau jarang digunakan

dalam kegiatan sehari-hari.

Pemindahan dokumen dapat dilakukan berdasarkan :

 24

a) Jadwal retensi adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya

jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan

keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan

yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.

b) Pemindahan menurut jangka waktu atau periode, jangka waktu

tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5tahun, dan sebagainya

tergantung pada peraturan yang ada di kantor.

c) Pemindahan individual yaitu pemindahan arsip yang dilakukan

tanpa berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya suatu

(15)
kegiatan.

I. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif

1. Penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara

sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan

rekam medis di pusatkan pada satu tempat atau URM, sedangkan

desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di masing-masing

unit.

2. Rekam medis rumah sakit sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun dihitung

tanggal terakhir berobat.

3. Dalam hal rekam medis berkaitan dengan kasus-kasus tertentu dapat

disimpan lebih dari 5 tahun

4. Penyimpanan dapat dilakukan sesuai dengan perkembangan

teknologi penyimpanan yaitu dengan mikrofilm.

 25

Mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau

arsip dalam film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan

penyimpanan, transformasi dan penggunaan. Penggunaan mikrofilm

mempunyai :

Keuntungan:

a) Penghematan ruangan.

b) Perlindungan terhadap arsip.

c) Memudahkan pengiriman dan biaya rendah.

d) Penemuan arsip jadi lebih mudah.

Kerugian :

a) Biaya.

b) Kesukaran mata untuk melihat dalam waktu lama.

(17)
c) Kesukaran dalam pembaharuan arsip.

J. Penyusutan Rekam Medis

Menurut Depkes RI, penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan

pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:

1. Memindahkan DRM aktif dari rak file aktif ke inaktif dengan cara

memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.

2. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan

cara tertentu sesuai ketentuan.

3. Membuat berita acara pemindahan dan pelaksanaan pemusnahan

arsip dilakukan setelah mendapatkan persetujuan pimpinan untuk

(8)
kerja.
 26

Penyusutan ada 2 yaitu :

1. Retensi adalah pemindahan dokumen rekam medis aktif ke inaktif.

2. Nilai Guna adalah proses pemilahan formulir yang bernilai guna atau

diabadikan, formulir tersebut yaitu resume, ringkasan masuk dan

keluar, dan informed consent.

K. Prosedur Tetap

1. Pengertian Prosedur Tetap

Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling

berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu

dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang

dilaksanakan berulang-ulang yang berati prosedur adalah suatu tata

kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan

(11)
waktu dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan.

2. Prosedur Retensi

a. Sebelum melakukan retensi harus melihat jadwal retensi terlebih

dahulu untuk mengetahui jangka waktu penyimpanan dokumen

berdasarkan diagnosa tertentu.

b. Pemilihan berkas rekam medis pasien inaktif berdasarkan tanggal

kunjungan terakhir.

c. Penjajaran/penyusunan berkas rekam medis pada rak inaktif.

d. Berkas rekam medis yang inaktif disimpan berdasarkan Straight

Numerical Filing System (Sistem Nomor Langsung).

e. Pasien lama yang datang kembali namun berkas rekam medis

(8)
sudah diinaktifkan, akan diambil kembali.
 27

3. Prosedur Retensi RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

a. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen

rekam medis kemudian mencatat data ke dalam buku Jadwal

Retensi Arsip (JRA).

b. Petugas mengambil dokumen rekam medis dari rak aktif

sesuai daftar yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip

(JRA) dan sesuai ketentuan masa penyimpanan aktif rawat

jalan maupun rawat inap 5 tahun (berdasarkan tanggal

kunjungan terakhir).

c. Petugas mengelompokkan dokumen rawat jalan inaktif

berdasarkan kelompok angka akhir.

d. Petugas menyimpan dokumen rekam medis rawat jalan inaktif

pada rak inaktif dengan cara menjajarkan menggunakan

sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).

e. Petugas menyimpan dokumen rawat inap berdasarkan

kelompok angka akhir dan tahun kunjungan, untuk

dipersiapkan nilai guna (pengabadian resume dan informed

(12)
consent).

L. Sumber Daya Manusia

a. Tingkat pendidikan

Tingkat pendidikan petugas filing di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang tidak semuanya lulusan DIII Rekam Medis. Ketiga petugas

filing berjenis kelamin laki-laki dengan berlatar belakang pendidikan

DIII Rekam Medis dan SLTA, sedangkan yang berjenis kelamin

 28

perempuan berlatar belakang pendidikan DIII Rekam Medis. Dalam

PERMENKES RI Nomor 55 Tahun 2013 tentang penyelenggaraan

Pekerjaan Perekam Medis. Di dalam pasal 3 berbunyi:

1) Standar kelulusan Diploma tiga (D3) sebagai Ahli Madya Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan.

2) Standar kelulusan Diploma empat (D4) sebagai Sarjana Terapan

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

3) Standar kelulusan Sarjana (S1) sebagai Sarjana Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan.

4) Standar kelulusan Magister (S2) sebagai Magister Sarjana

(13)
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

M. Standar Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS)

Akreditasi rumah sakit adalah suatu pengakuan yang diberikan

oleh pemerintah pada manajemen rumah sakit, karena telah memenuhi

standar yang di tetapkan. Tujuannya adalah menentukan apakah rumah

sakit tersebut memenuhi standar yang dirancang untuk memperbaiki

keselamatan dan mutu pelayanan.

Adapun standar akreditasi mengenai retensi/penyimpanan

dokumen yaitu Standar MKI.12, Rumah Sakit mempunyai kebijakan

tentang masa retensi/penyimpanan dokumen, data dan informasi.

Maksud dan tujuannya adalah rumah sakit mengembangkan dan

melaksanakan suatu kebijakan yang menjadi pedoman retensi berkas

rekam medis pasien dan data serta informasi lainnya. Berkas rekam

medis klinis pasien, serta data dan informasi lainnya disimpan (retensi)
 29

untuk suatu jangka waktu yang cukup sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun

dan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku guna

mendukung asuhan pasien, manajemen, dokumentasi yang sah secara

hukum, riset dan pendidikan. Kebijakan tentang penyimpanan (retensi)

konsisten dengan kerahasiaan dan keamanan informasi tersebut. Ketika

periode retensi yang ditetapkan terpenuhi, maka berkas rekam medis

klinis pasien dan catatan lain pasien, data serta informasi dapat

dimusnahkan dengan semestinya.

1. Elemen penilaian MKI.12 :

a. Rumah sakit mempunyai kebijakan tentang masa peyimpanan

(retensi) berkas rekam medis klinis, dan data serta informasi

lainnya.

b. Proses retensi memberikan kerahasiaan dan keamanan dan

kerahasiaan yang diharapkan.

c. Catatan/records, data dan informasi dimusnahkan dengan

(2)
semestinya.

2. Sarana yang digunakan untuk pelaksanaan retensi

a Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

Digunakan untuk mencari kembali data identitas pasien terutama

nomor rekam medis guna keperluan retensi DRM, sebagai alat

bantu penyusutan laporan kunjungan pasien.

b Indeks Penyakit

Indeks penyakit berguna untuk menyusuri nomor rekam medis dan

nama pasien dengan penyakit yang sama untuk disediakan DRM

guna kepentingan retensi/penyusutan DRM.

 30

c Tracer

Digunakan untuk melacak DRM dalam rak, yang berisi nomor

rekam medis, tanggal pengambilan, dan digunakan untuk

kepentingan apa, misalnya retensi.

3. Cara pemindahan DRM aktif ke inaktif :

a. Sebelum melakukan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip

(JRA) dahulu untuk mengetahui waktu masa penyimpanan DRM

sesuai dengan diagnosis tertentu.

b. Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, dengan

menggunakan alat-alat retensi yaitu kartu indeks utama pasien

(KIUP), indeks penyakit, dan tracer.

c. Apabila tanggal kunjungan terakhir berobat sudah lebih dari 5

(lima) tahun dan pasien tidak datang lagi maka DRM pasien akan

diretensi dengan memindahkan DRM aktif ke inaktif untuk

dipersiapkan nilai guna untuk diabadikan atau dimusnahkan dan

dalam rak inaktif akan disimpan selama 2 (dua) tahun.

N. Unsur Manajemen

Menurut Harrington Emerson dalam Phiffner John F. Dan Presthus

Robert V manajemen mempunyai lima unsur (5M), yaitu:

1. Man (Manusia)

Manusia yaitu orang yang menggerakan dan melakukan aktivitas-

aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi, termasuk juga

menggunakan sumber daya lainnya. Manusia merupakan penggerak

utama untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Sumber daya

 31

manusia yaitu segenap potensi yang dimiliki oleh manusia. Potensi

yang dimiliki setiap manusia berbeda satu sama lain, untuk itu

dibutuhkan pengelolaan agar diperoleh tenaga kerja yang puas akan

pekerjaannya dan dapat mencapai tujuan organisasi dengan efektif

dan efisien. Manusia atau yang sering disebut dengan suber daya

manusia, termasuk di dalamnya termasuk sumber daya otak (brain).

Di dalam manajemen unsur manusia merupakan yang paling utama.

Sebab semuanya berasal dari manusia. Manusia didalam manajemen

mencakup mencakup semua faktor yang mempengaruhi, mewarnai

dan melingkup.

2. Money (Uang)

Uang adalah faktor yang amat penting, bahkan menentukan di

dalam setiap proses pencapaian tujuan, tentulah tidak dapat di

sangkal lagi. Setiap program, setiap kegiatan atau rutin maupun

proyek, besar maupun kecil, semua itu tidak akan terlaksana tanpa

adanya penyediaan uang atau biaya yang cukup.

Uang dalam ilmu ekonomi tradisional didefinisikan sebagai setiap

alat tukar yang dapat di terima secra umum. Alat tukar tersebut dapat

berupa benda apapun yang dapat di terima oleh setiap orang di

masyarakat dalam proses pertukaran barang dan jasa. Dalam ilmu

ekonomi modern uang di definisakan sebagai sesuatu yang tersedia

dan secara umum di terima sebagai alat pembayaran bagi pembelian

barang-barang dan jasa-jasa serta kekayaan berharga lainnya serta

untuk pembayaran hutang.

3. Materials (Materi)
 32

Materia terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.

Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain

manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan

bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan

manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil

yang dikehendaki.

4. Machines (Mesin)

Machine atau mesin di gunakan untuk memberi kan kemudahan atau

menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan

efisiensi kerja. Di gunakannya mesin-mesin dalam suatu pekerjaan

adalah untuk menghemat tenaga dan pikiran manusia di salam

melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun yang

bersifat insedental, baik untuk pekerjaan yang bersifat teknis industry

maupun yang bersifat teknis paperwork.

5. Methods (Metode)

Dalam pelaksanaan kerja di perlukan metode-metode kerja. Suatu

tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan.

Sebuah metode dapat di nyatakan sebagai penetapan cara

pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai

pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang

tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.

Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang

melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman

maka hasilnya tidak akan mamuaskan. Dengan demikian, peran

(18)
utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
 33

O. Kerangka Teori

Karakteristik
petugas filing

Potensi petugas
Man filing

Pengetahuan
petugas filing

Potensi petugas
Money filing Pelaksanaan
retensi DRM Aktif

DRM

Materials
Tracer

SOP retensi
Methods

Komputer
Machines

Printer

Gambar 2.1

Kerangka Teori

Modifikasi antara Teori Manajemen oleh Hurrington Emerson dengan Teori

Manajemen Kearsipan oleh Sugiarto Agus.

 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Kerangka Konsep

Karakteristik Petugas Filing

Kebijakan Retensi

Protap Retensi
Pelaksanaan
Retensi DRM
Aktif
Sarana Retensi

Jadwal Pelaksanaan Retensi

di RSJD Dr. Amino
Gondohutomo Semarang

Standar Komite Akreditasi

Rumah Sakit (KARS) MKI 12

Gambar 3.1

Kerangka Konsep

B. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah deskriptif yaitu menggambarkan

data yang ada di lokasi penelitian tentang pelaksanaan retensi,

menggunakan metode observasi dan wawancara dengan

34
 35

pendekatan cross sectional yaitu penelitian yang dilakukan secara

(19)
langsung pada saat penelitian dilakukan.

C. Variabel Penelitian

1. Karakteristik petugas filing

2. Kebijakan retensi

3. Protap retensi

4. Sarana retensi

5. Jadwal pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang

6. Standar akreditasi KARS MKI 12

7. Pelaksanaan retensi

D. Definisi Operasional

Tabel 3.1
Definisi Operasional

No Variabel Definisi operasional

1. Karakteristik petugas Kemampuan petugas dalam

filing melakukan kegiatan pelaksanaan

retensi dilihat dari lama kerja, umur

dan pendidikan.

2. Kebijakan retensi Adalah rencana atau aturan terkait

dengan pelaksanaan retensi

dokumen rekam medis aktif dibagian

filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang.
 36

3. Protap retensi Suatu aturan yang telah ditetapkan

direktur rumah sakit untuk

melaksanakan retensi dokumen

rekam medis dibagian filing RSJD Dr.

Amino Gondohutomo Semarang.

4. Sarana retensi Alat,bahan dan formulir yang

digunakan untuk menyelenggarakan

retensi dokumen rekam medis aktif

dibagian filing RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang.

5. Jadwal pelaksanaan Waktu yang ditentukan untuk

retensi kegiatan pelaksanaan retensi secara

periode dibagian filing RSJD Dr.

Amino Gondohutomo Semarang.

6. Standar akreditasi Kebijakan tentang masa retensi/

KARS MKI 12 penyimpanan dokumen, data dan

informasi.

7. Pelaksanaan retensi Suatu kegiatan pengurangan jumlah

formulir yang terdapat di dalam

dokumen rekam medis dengan cara

memilah nilai guna dari tiap-tiap

formulir.
 37

E. Subjek dan Objek

1. Subjek pada penelitian ini adalah :

a. 3 petugas filing.

b. Kepala Rekam Medis.

2. Objek pada penelitian ini adalah :

Pelaksanaan retensi DRM aktif.periode tahun 2003-2008

F. Instrumen Penelitian

1. Pedoman Observasi

Melakukan pengamatan langsung pada unit filing aktif di

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dengan objek

penelitian pelaksanaan retensi DRM aktif, hal yang diamati

meliputi kebijakan retensi DRM aktif, SOP retensi DRM aktif,

petugas filing, serta alat-alat retensi.

2. Pedoman Wawancara

Dengan melakukan wawancara tentang karakteristik

petugas, sarana yang mendukung dilaksanakan retensi DRM

aktif atas dasar protap, DRM bernilai guna dan DRM tidak

bernilai guna.

G. Cara Pengumpulan Data

1. Sumber Data

a. Data primer ialah data yang harus dicari sendiri oleh

peneliti pada waktu penelitian.

 38

b. Data sekunder adalah data yang sudah tersedia di rumah

(19)
sakit, seperti kebijakan dan SOP retensi.

2. Metode penelitian

a. Wawancara : melakukan tanya jawab dengan petugas

filing yang berpedoman dengan daftar pertanyaan.

b. Observasi : melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan

(19)
retensi dengan standar akreditasi MKI 12.

H. Pengolahan Data

1. Editing data : yaitu data yang telah diperoleh kemudian disusun

menurut bagian yang diteliti agar dapat dibaca dan dicari

ketidaksesuaiannya dengan objek yang diteliti.

2. Penyajian data : setelah melalui tahap editing maka data siap

disajikan dalam bentuk yang lebih informative yaitu dituangkan

dalam bentuk kalimat.

I. Analisis Data

Penelitian menggunakan analisa deskriptif yaitu

membandingkan apa yang didapat dilapangan dengan teori yang ada

(19)
kemudian diambil suatu kesimpulan tanpa menguji statistik.
 BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Gambaran Rumah Sakit

RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang pertama kali berdiri pada

tahun 1848 di Jl. Sompok Semarang, sebagai tempat penampungan bagi

pasien psikotik akut (Doorgangshuizen). Tahun 1912 Doorgangshuizen

Sompok dipindah ke gedung Kleedingmagzijin, sebuah gedung tua yang

dibangun kurang lebih pada tahun 1878 di Jl. Cendrawasih, Tawang

dengan nama Doorgangshuizen Tawang. Kemudian pada tanggal 21

Januari 1928 Doorgangshuizen Tawang berubah status menjadi Rumah

Sakit Jiwa Pusat Semarang (Kranzinningenggestichten). Menerima

perawatan pasien-pasien psikotik mulai tanggal 2 Februari 1928. Tanggal

tersebut kemudian ditetapkan sebagai hari jadi Rumah Sakit Jiwa Pusat

Semarang.

Pada tanggal 4 Oktober 1986 seluruh kegiatan Rumah Sakit Jiwa

Pusat Semarang dipindahkan ke gedung baru di Jl. Brigjend Sudiarto No.

347 Semarang. Tanggal 9 Februari 2001 Rumah Sakit Jiwa Pusat

Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino

Gondohutomo Semarang. dr. Amino Gondohutomo adalah nama psikiater

pertama di Indonesia kelahiran Surakarta, Jawa Tengah. Tanggal 1 Januari

2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang berubah

nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo

39
 40

Semarang Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan SK Gubernur No.

440/09/2002, Pebruari 2002.

Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah milik Pemerintah Provinsi Jawa

Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah Sakit

BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD dr. Amino

Gondohutomo Semarang berupaya secara terus menerus untuk

meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan kemandirian Rumah

Sakit dalam pengelolaan keuangan. Dengan status ini maka inovasi dan

kreatifitas seluruh jajaran direksi dan manajemen dituntut untuk dapat

makin mengembangkan keanekaragaman pelayanan (diversifikasi).

2. Deskripsi Lingkungan

Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang terletak

di Jalan Brigjend. Sudiarto No. 347 Semarang, Kelurahan Pedurungan,

Kecamatan Pedurungan. Bangunan fisik berdiri diatas tanah seluas ±

2
60.000 m . Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang

memiliki wilayah kerja yang luas yaitu sepanjang jalur pantura Jawa

Tengah.

3. Visi, Misi dan

Motto Visi

”Menuju Pelayanan Kesehatan Jiwa Paripurna yang Bermutu”.

Misi

a. Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan kesehatan jiwa

paripurna.

b. Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan.

c. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.

 41

d. Meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kesehatan jiwa.

Motto

APIK : Aman, Profesional, Inovatif, Kebersamaan

4. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang

Dihasilkan a. Instalasi Rawat Jalan

1) Jiwa dewasa (DPJP Psikiater)

2) Klinik tumbuh kembang anak dan remaja ( Tim Pelayanan Terpadu,

DPJP Psikiater)

3) Mental Organik (Tim Pelayanan Terpadu)

4) Napza / IPWL (Tim Pelayanan Terpadu)

5) Psikoterapi (DPJP Psikiater)

6) Forensik Psikiatri (DPJP Psikiater)

7) Saraf (DPJP Spesialis Saraf)

8) Umum (DPJP Dokter Umum)

9) Gigi (DPJP Dokter Gigi)

10) Psikologi (Penanggungjawab Pelayanan Psikologi)

Melayani pemeriksaan dan pengukuran :

1) IQ ( kecerdasan )

2) EQ ( kecerdasan emosi )

3) Kemampuan khusus/bakat

4) Jurusan pendidikan

5) Seleksi pekerjaan

6) Pegembangan SDM

7) Psikometri (DPJP Psikiater)

8) Pelayanan day care (Pelayanan Terpadu)

 42

9) Surat keterangan sehat fisik (DPJP Dokter Umum)

10) Surat Keterangan bebas narkoba (DPJP Psikiater)

11) Surat keterangan sehat jiwa (DPJP

Psikiater) Pelayanan lain :

1) Pelayanan kesehatan jiwa masyarakat

2) Pelayanan hotline service

3) Electro Convulsive Therapy

4) Pelayanan Rehabilitasi Medik

5) Pelayanan Rehabilitasi Mental

6) Klinik/Konsultasi Gizi

b. Instalasi Gawat Darurat Jiwa dan Umum 24 jam

Pelayanan one day care

c. Instalasi Rawat Inap

1) Pelayanan Intensif psikiatri (UPIP / Unit Pelayanan Intensif Psikiatri)

2) Pelayanan rawat inap anak dan remaja

3) Pelayanan rawat inap psikogeriatri

4) Pelayanan rawat inap gangguan jiwa dengan fisik/saraf

5) Pelayanan rawat inap forensik psikiatri

d. Pelayanan Penunjang

1) Brainmapping

2) Elektro Encefalografi (EEG)

3) Epilepsy Monitoring

4) Electro Kardiografi (EKG)

5) Densitometry

6) Neurokognitif
 43

7) Stress analyzer

8) Personality Test Menthal Capacity

B. Gambaran Unit Rekam Medis

1. Visi dan Misi URM

a. Visi URM

Memberikan layanan yang santun sebagai perwujudan pelayanan

kepada masyarakat dengan data siap saji yang lengkap dan akurat

untuk mendukung visi rumah sakit

b. Misi URM

1) Mengetahui indikator pelayanan Rumah Sakit melalui Rekam Medis.

2) Mengembangkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melalui

pengelolaan Rekam Medis.

3) Mengelola Rekam Medis sedemikian rupa berdasarkan alur dan

prosedur yang berlaku.

2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang (terlampir).

Susunan dan tanggung jawab staf Bidang Rekam Medis:

a. Kepala Rekam Medis :J. Caturwati, A.Md PK

b. TPPRI dan TPPGD :Y. Aji Rahardjanto

Ika Yulianti, A.Md

Eko Agus H, A.Md PK

Dian Ayu, A.Md PK

c. TPPRJ :Ulfa Amalia S.KM

Ari Astuti, A.Md PK

 44

d. Asembling :Khusnul Khotimah, A.Md PK

Andrias Dimas, A.Md PK

Ermi Nurjana, A.Md. Pk

Bambang S

e. Koding :Wahyu Indah L, A.Md. Pk

Afip Maschuri, A.Md. Pk

Sandy Arfendy, A.Md. Pk (RI BPJS)

Swatiara Karnita, A.Md. Pk (RJ BPJS)

f. Indexing :Wahyu Indah L, A.Md. Pk

Afip Maschuri, A.Md. Pk

g. Analising Reporting :Megawati Ningtyas, Amd. Pk

Yoga Yudha, Amd. Pk

h. Filling :Achmad Subagio, A.Md. Pk

Widodo

Dwi Hari Purwadi

3. Tugas Pokok dan Fungsi Karyawan di Subunit Rekam Medis

a. Kepala Instalasi Rekam Medis

Kepala Instalasi Rekam Medis berpendidikan formal D3 Rekam

Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Memimpin

a) Melakukan bimbingan kepada stafnya

b) Memberikan pengarahan tugas kepada staf bawahannya

2) Perencanaan

a) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis

 45

b) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai

standar

3) Pengawasan

a) Memantau pelaksanaan tugas staf di Instalasi Rekam Medis

b) Memantau/ monitoring pelaksaan Rekam Medis

4) Wewenang

a) Menilai dan mengawasi pelaksanaan tugas stafnya

b) Memberikan pertimbangan kepada atasan tentang stafnya yang

berkaitan dengan :

(1) Mengusulkan mutasi pegawai pada atasan langsung.

(2) Memberikan Cuti staf Rekam Medis

(3) Memberikan Sanksi

c) Berkoordinasi dengan unit terkait dalam rangka pengumpulan /

pengolahan data rekam medis

d) Membubuhkan paraf atas konsep laporan rekam medis

5) Tanggung Jawab

a) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas di instalasi Rekam

Medis

b) Melakukan penilaian DP3 dan menegakkan disiplin staf

bawahannya

c) Menjamin keabsahan/ kebenaran kutipan dokumen Rekam

Medis

d) Kelengkapan dan ketepatan pelaporan Instalasi Rekam Medis

e) Menjaga kebersihan lingkungan setempat

b. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

 46

Petugas pendaftaran pasien rawat jalan terdiri dari 2 orang dengan

jenjang pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat dan D3 Rekam Medis,

memiliki tugas pokok dan fungsi antara lain :

1) Melaksanakan kelancaran pelayanan pendaftaran rawat jalan.

2) Memantau dan melaksanakan penggunaan nomor rekam medis

dari komputer / sistem billing agar tidak terjadi satu pasien

memperoleh lebih dari satu nomor RM.

3) Melayani pendaftaran bagi pasien yang akan berobat.

4) Menginput data identitas pasien dangan benar kedalam komputer .

5) Ketepatan identitas pasien di pendaftaran rawat jalan baik pada

komputer maupun DRM

6) Mencetak lembar RM.1 dan resume rawat jalan.

7) Mendistribusikan DRM ke unit terkait sesuai hasil skrining.

8) Memberikan informasi yang dibutuhkan pasien.

9) Mencetak kunjungan rawat jalan selesai pelayanan setiap hari.

10) Menerima pengembalian DRM rawat jalan dari unit terkait / poli.

11) Mengcrosscheck dokumen yang kembali dengan print out data

kunjungan.

12) Menyerahkan DRM ke bagian koding.

13) Membuat laporan SPM penyedia dan dokumen rawat jalan setiap

awal bulan.

14) Melaksanakan tugas lain yang diberikan yang diberikan oleh

atasanya.

15) Mendukung pelaksanaan akreditasi.

c. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Gawat Darurat

 47

Petugas pendaftaran pasien GD dan RI terdiri dari 5 orang dengan

2 orang berpendidikan SLTA dan 3 orang berpendidikan formal D3

Rekam Medis, pada pendaftaran gawat darurat dan rawat inap

dilakukan 3 shift. Tugas pokok dan fungsi TPPRI, yaitu :

1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang dibuat dokter

baik dari pelayanan rawat jalan maupun gawat darurat.

2) Menyiapkan DRM baru maupun lama dan form rawat inap lainya,

untuk diisi oleh dokter jaga dan perawat sesuai pelayanan yang

diberikan.

3) Melengkapi data sosial pada formulir – formulir RM rawat inap.

4) Mencetak stiker label yang berisi identitas pasien.

5) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk dikirim

kebangsal pasien dirawat.

6) Mengembalikan DRM ke URM untuk diolah dan disimpan.

Sedangkan tugas pokok dan fungsi TPPGD, yaitu :

1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di IGD.

2) Melakukan entry pendaftaran (registrasi) pada sistem billing.

3) Mencetak RMI 1, RMI 3, RMI 4, stiker label dan KIB untuk pasien

baru.

4) Menyusun DRM pasien baru dan menyatukan DRM pasien lama.

5) DRM diserahkan ke petugas IGD.

6) Mengarahkan keluarga pasien duduk di runang tunggu untuk

menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / meminta

keterangan perihal kondisi pasien sebelum dibawa ke IGD.

 48

7) Pasien dengan keadaan gawat dan darurat akan dirujuk untuk rawat

inap, namun apabila keadaan masih stabil dan terkendali cukup

dirujuk rawat jalan.

8) Untuk pasien yang dirujuk rawat inap, petugas akan menginput data

pasien ke dalam sistem billing dan dicetakkan form RI.

9) DRM RI yang sudah lengkap diserahkan ke bangsal sesuai dengan

bangsal pasien.

d. Petugas Assembling

Petugas Assembling di RSJD dr Amino Gondohutomo Semarang

berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki pokok sebagai berikut:

1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI dengan

menuliskan tanggal pengembalian.

2) Memisahkan DRM dari bangsal berdasarkan rawat jalan dan rawat

inap.

3) Merakit DRM rawat inap sesuai dengan urutan nomor formulir yang

ditetapkan.

4) Menganalisa kuantitatif DRM rawat inap kemudian menandai

formulir dengan melingkari kolom S (S-Bar), E (ECT Premed-Non

Premed), B (Asessment Bunuh diri), F (Fiksasi).

5) Mengendalikan DRM dengan menuliskan ketidaklengkapan DRM

memakai KK dan diletakkan sesuai dengan bangsal, lalu DRM akan

diberikan menurut bangsal dengan waktu 2x24 jam.

6) Menginput ke komputer DRM rawat inap /IGD untuk menghasilkan

laporan tentang pengembalian DRM dan kelengkapan DRM.

 49

7) Mengendalikan catatan penggunaan nomor RM dari billing sistem

RS agar tidak terjadi penggandaan no RM ada pasien.

8) Formulir RM yang diabadikan seperti formulir resume rawat inap, IC

tindakan medis, IC tindakan anestesi, formulir ECT Premedikasi,

formulir ECT Non premedikasi, formulir laporan ECT Premedikasi

dan Non Premedikasi, formulir transfusi darah di scanner oleh

petugas assembling.

9) Memilah DRM berdasarkan cara pembayaran yaitu umum, BPJS,

Jamkesda.

10) Mengirimkan DRM ke bagian koding.

e. Petugas Koding / Indeksing

Petugas Koding / Indeksing di RSJD dr. Amino Gondohutomo

Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok

sebagai berikut :

1) Menerima DRM dari petugas asembling.

2) Membaca diagnosis yang ditulis oleh dokter dan menetapkan

diagnosa menggunakan ICD-10 dengan melihat perjalanan

penyakit.

3) Membaca prosedur / tindakan yang diberikan oleh dokter ke pasien

dan menetapkan kode tindakan menggunakan ICD-9 dengan

melihat lembar hasil prosedur / tindakan.

4) Menginput diagnosa kedalam billing system.

5) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit,

prosedur / tindakan medis, indeks sebab kematian dan indeks

dokter.
 50

6) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan

indeks.

7) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian

(mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks tindakan medis,

indeks mortalitas.

8) Melaksanakan kelancaran coding entri data BPJS.

9) Menerima DRM yang masuk BPJS dari assembling baik pasien

baru / pasien lama dari poliklinik maupun IGD.

10) Melakukan crosscheck antara DRM pasien BPJS yang akan dientry

dengan kunjungan pasien rawat jalan dan data pasien pulang bagi

rawat inap.

11) Mengentri data BPJS ke dalam program INA

CBG’s. f. Petugas Analising / Reporting

Petugas Analising / Reporting di RSJD dr. Amino Gondohutomo

Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok

sebagai berikut :

1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.

2) Mendistribusikan sensus informasi paien pada unit terkait.

3) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.

4) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.

5) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk

penyuusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi,

radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik,

pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan

laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.

 51

6) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda

tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit

terkait.

7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut

untuk dianalisis statistiknya

8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen

rumah sakit

9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit

10) Membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke

Depkes dengan Sistem online.

g. Petugas Filing

Petugas Filing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang

berpendidikan formal D3 Rekam Medis, dan dibantu staf lulusan SLTA

yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan DRM.

2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk ber berbagi keperluan

dengan memberikan tracer, sebagai keterangan bahwa DRM

sedang dipinjam.

3) Prosedur pengambilan DRM dengan menempelkan stiker label

pada tracer yang tercetak melalui billing system, yang terhubung

dengan pendaftaran rawat jalan dan gawat darurat.

4) Membuat JRA (jadwal retensi arsip).

5) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan.
 52

6) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.

7) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

8) Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan ).

9) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

10) Mengisi buku ekspedisi bukti penerimaan dan peminjaman DRM

dari berbagai unit terkait.

C. Hasil Penelitian

1. Karakteristik Petugas Filing tentang retensi

Tabel 4.1
Karakteristik Petugas Filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo
Semarang

No Nama Pelatihan Usia Lama Pendidikan Pengalaman Kerja

Retensi
Ya Tidak (th) Kerja Terakhir

1. B  53 10 th DIII RMIK Pertama kali kerja

di bagian

assembling,

kemudian menjadi

Ka. RM RSJD Dr.

Amino

Gondohutomo

Semarang.

2. C  33 3 th DIII RMIK Pertama kali kerja

di bagian

TPPGD/TPPRI
 53

RSJD Dr. Amino

Gondohutomo

Semarang.

3. D  57 12 th SLTA Pertama kali kerja

di bagian

rehabilitasi RSJD

Dr. Amino

Gondohutomo

Semarang.

Sumber : hasil wawancara petugas filing

Berdasarkan hasil tabel diatas diketahui bahwa karakteristik

petugas filing di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang 2 petugas

filing belum pernah mengikuti pelatihan tentang pelaksanaan retensi

dan tidak mempunyai petugas khusus untuk melaksanakan retensi.

Petugas yang melakukan retensi diambil dari bagian filing dan

dibantu dari unit rekam medis.

2. Kebijakan Retensi DRM

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan

di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang diketahui bahwa,

Rumah Sakit sudah terdapat kebijakan mengenai retensi dokumen

rekam medis, yang berbunyi sebagai berikut:

a) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/PER/III/2008,

tentang rekam medis / medical record.

 54

b) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011,

tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.

c) SK Dirjen. Yanmed. No : YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996, tentang

Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit Revisi II tahun 2006

d) Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialis Nomor

YM.00.02.2.2.837 tanggal 01 Juni 2001 tentang Perihal Bentuk

SPO

e) SK Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang Tentang

Penyimpanan, Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis.

Tabel 4.2
Hasil wawancara

No Pertanyaan Petugas

A B C D

1 Apakah rumah sakit sudah Sudah Sudah Sudah Sudah

mempunyai kebijakan

tentang retensi?

2 Apakah anda mengerti isi Ya Tidak Tidak Tidak

dari kebijakan retensi ? tahu tahu tahu

Sumber : hasil wawancara Ka. RM dan petugas filing

Kebijakan disusun dengan tujuan memberi tuntunan dalam

pembuatan prosedur yang akan ditetapkan mengenai retensi

dokumen rekam medis. Kebijakan RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah memberi tuntunan dalam pembuatan prosedur

tetap mengenai retensi dokumen rekam medis.

 55

3. Protap Retensi DRM

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di RSJD Dr.

Amino Gondohutomo Semarang, rumah sakit sudah mempunyai

protap retensi, dalam protap tersebut tidak dicantumkan jadwal

retensi arsip (JRA) untuk mengetahui masa penyimpanan DRM

berdasarkan diagnosis tertentu dan tidak waktu yang ditentukan

untuk pelaksanaan retensi secara periode. Pelaksanaan retensi di

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai dengan

protap yang ada. Petugas memilih berkas rekam medis pasien aktif

berdasarkan tanggal kunjungan terakhir, menjajarkan berkas rekam

medis pada rak inaktif, berkas rekam medis disimpan berdasarkan

Terminal Digit Filing (TDF) dan dijajarkan berdasarkan tahun

kunjungan.

Tabel 4.3
Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

A B C D

1 Apakah rumah sakit sudah Sudah Sudah Sudah Sudah

mempunyai protap

retensi?

2 Apakah anda mengerti isi Ya Ya Ya Tidak

dari protap retensi ? tahu

3 Apakah pelaksanaan Sudah Sudah Sudah Sudah

retensi sudah sesuai

dengan protap yang ada ?

 56

4 Apakah dalam protap Tidak Tidak Tidak Tidak

terdapat jadwal retensi ada ada ada tahu

arsip ?

5. Apakah ada waktu yang Tidak Tidak Tidak Tidak

ditentukan untuk ada, ada ada tahu

pelaksanaan retensi

secara periode dalam

protap ?

Sumber : hasil wawancara Ka. RM dan petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing, rumah sakit

sudah mempunyai protap retensi, tetapi salah satu petugas filing ada

yang tidak tahu mengenai isi tentang protap retensi karena petugas

tersebut tidak berlatar pendidikan rekam medis. Dalam protap tidak

dicantumkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan tidak ada waktu yang

ditentukan untuk pelaksanaan retensi secara periode. Pelaksanaan

retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai

dengan protap yang ada. Petugas memilih berkas rekam medis

pasien aktif berdasarkan tanggal kunjungan terakhir, menjajarkan

berkas rekam medis pada rak inaktif, berkas rekam medis disimpan

berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) dan dijajarkan berdasarkan

kelompok angka akhir dan tahun kunjungan.

 57

4. Sarana Retensi

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan diketahui

bahwa, sarana yang digunakan dalam pelaksanaan retensi DRM aktif

di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang, sebagai berikut:

a. Tracer

RSJD Dr. Amino Gondohutomo sudah menggunakan tracer

secara elektronik sehingga memudahkan petugas dalam

pencarian DRM tanpa harus menulis secara manual lagi karena

tracer sudah otomatis langsung tercetak.

b. Daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif

Digunakan sebagai bukti berapa banyak DRM aktif yang sudah

diretensi/dipindahkan ke inaktif.

Dari hasil observasi tersebut ada Dr. Amino Gondohutomo

Semarang tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai

sarana untuk melakukan retensi.

Tabel 4.4
Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

B C D

1 Apakah rumah sakit sudah Sudah Sudah Sudah

pernah melakukan

retensi?

2 Apa saja sarana yang Daftar Daftar Daftar

digunakan untuk peminda peminda peminda

melakukan retensi ? han han han

 58

DRM DRM DRM

aktif ke aktif ke aktif ke

inaktif, inaktif, inaktif,

dan dan dan

tacer. tacer. tacer.

3 Apakah rumah sakit Ya Ya Ya

mempunyai tracer, KIUP

dan indeks penyakit ?

4 Apakah KIUP dan indeks Tidak Tidak Tidak

penyakit digunakan

sebagai alat retensi ?

Sumber : hasil wawancara petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing, sarana

retensi di rumah sakit adalah tracer daftar pemindahan DRM aktif ke

inaktif sebagai bukti telah dilakukan retensi. RSJD Dr. Amino

Gondohutomo tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai

sarana pelaksanaan retensi.

5. Jadwal Pelaksanaan Retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tidak mempunyai

jadwal pelaksanaan retensi. Pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang tidak terjadwal, jadi retensi akan dilakukan

apabila petugas memiliki waktu longgar sehingga pelaksanaannya

belum optimal.
 59

6. Standar Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) MKI 12 Tentang

Retensi

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan diketahui

bahwa, pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang belum sesuai dengan standar akreditasi MKI 12, karena

semua petugas filing tidak paham tentang standar akreditasi tersebut

sehingga petugas filing tidak mengetahui tata cara pelaksanaan

retensi berdasarkan standar akreditasi KARS MKI 12.

Untuk pelaksanaan retensi berdasarkan standar akreditasi KARS

MKI 12 dengan cara sebagai berikut:

a. Sebelum melakukan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip

(JRA) dahulu untuk mengetahui waktu masa penyimpanan DRM

sesuai dengan diagnosis tertentu.

b. Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, dengan

menggunakan alat-alat retensi yaitu kartu indeks utama pasien

(KIUP), indeks penyakit, dan tracer.

c. Apabila tanggal kunjungan terakhir berobat sudah lebih dari 5

(lima) tahun dan pasien tidak datang lagi maka DRM pasien akan

diretensi dengan memindahkan DRM aktif ke inaktif untuk

dipersiapkan nilai guna untuk diabadikan atau dimusnahkan dan

dalam rak inaktif akan disimpan selama 2 (dua) tahun.

 60

Tabel 4.5
Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

A B C D

1 Apakah rumah sakit sudah Sudah, Sudah, Sudah, Sudah,

terakreditasi ? pada pada pada pada

bulan bulan bulan bulan

oktober oktober oktober oktober

2015 2015 2015 2015

2 Apakah ada perubahan Tidak Tidak Tidak Tidak

pada protap dan kebijakan ada ada tahu tahu

setelah akreditasi ?

3 Apakah anda mengerti Ya Tidak Tidak Tidak

tentang standar akreditasi tahu tahu tahu

KARS MKI 12 tentang

retensi ?

4 Apakah pelaksanaan Sudah Tidak Tidak Tidak

retensi sudah sesuai tahu tahu tahu

dengan standar akreditasi

KARS MKI 12 ?

Sumber : hasil wawancara Ka. RM dan petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala URM dan petugas

filing, pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah sesuai dengan standar akreditasi MKI 12, tetapi

semua petugas filing tidak paham tentang standar akreditasi tersebut.

Dokumen aktif disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya 5

 61

(lima) tahun, apabila dalam waktu tersebut pasien tidak datang

kembali maka DRM pasien akan diretensi dengan dipindahkan ke rak

inaktif untuk persiapan nilai guna.

7. Pelaksanaan Retensi DRM Aktif

Tabel 4.5
Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

B C D

1 Apakah rumah sakit sudah Sudah Sudah Sudah

pernah melaksanakan

retensi ?

2 Apakah anda mengetahui Ya, DRM Ya, DRM Ya, DRM

bagaimana ketentuan aktif aktif aktif

lamanya penyimpanan disimpan disimpan disimpan

DRM aktif ? sekurang- sekurang- sekurang-

kurangnya kurangnya kurangnya

5 tahun 5 tahun 5 tahun

3 Apakah anda tahu Ya Ya Tidak tahu

bagaimana tahapan

pelaksanaan retensi ?

4 Apakah rumah sakit Tidak Tidak Tidak

mempunyai JRA ?

5 Apa saja sarana yang Tracer Tracer Tracer

digunakan untuk dan daftar dan daftar dan daftar

 62

pelaksanaan retensi ? pemindah pemindah pemindah

an DRM an DRM an DRM

aktif ke aktif ke aktif ke

inaktif. inaktif. inaktif.

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing, tata cara

pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo semarang,

yaitu:

a. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen

rekam medis kemudian mencatat data ke dalam buku Jadwal

Retensi Arsip (JRA).

b. Petugas mengambil dokumen rekam medis dari rak aktif sesuai

daftar yang tercantum dalam JRA dan sesuai dengan ketentuan

masa penyimpanan aktif rawat jalan maupun rawat inap 5 tahun

(berdasarkan tanggal kunjungan terakhir).

c. Petugas mengelompokkan dokumen rawat jalan inaktif

berdasarkan kelompok angka akhir.

d. Petugas menyimpan dokumen rawat jalan inaktif pada rak inaktif

dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran

Terminal Digit Filing (TDF).

e. Petugas menyimpan dokumen rawat inap berdasarkan kelompok

angka akhir dan tahun kunjungan, untuk dipersiapkan nilai guna

(pengabadian resume dan informed consent).

Berdasarkan hasil observasi, untuk pelaksanaan retensi DRM

dilakukan dengan cara sebagai berikut:

 63

a. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen

rekam medis kemudian mencatat data ke dalam buku Jadwal

Retensi Arsip (JRA).

b. Petugas mengambil dokumen rekam medis dari rak aktif sesuai

daftar yang tercantum dalam JRA dan sesuai dengan ketentuan

masa penyimpanan aktif rawat jalan maupun rawat inap 5 tahun

(berdasarkan tanggal kunjungan terakhir).

c. Petugas mengelompokkan dokumen rawat jalan inaktif

berdasarkan kelompok angka akhir.

d. Petugas menyimpan dokumen rawat jalan inaktif pada rak inaktif

dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran

Terminal Digit Filing (TDF).

e. Petugas menyimpan dokumen rawat inap berdasarkan kelompok

angka akhir dan tahun kunjungan, untuk dipersiapkan nilai guna

(pengabadian resume dan informed consent).

 BAB V

PEMBAHASAN

1. Karakteristik Petugas Filing Tentang Retensi

Petugas filing adalah petugas bagian rekam medis yang sangat

berpengaruh terhadap penyimpanan DRM dan bertanggung jawab dalam

menjaga kerahasiaan dan memelihara DRM, agar informasi tentang data

klinis pasien tidak jatuh pada orang yang tidak bertanggung jawab dan

tidak berkepentingan serta untuk menjaga mutu pelayanan disetiap

(5)
rumah sakit.

Hasil identifikasi terhadap karakteristik petugas filing di RSJD Dr.

Amino Gondohutomo Semarang didapatkan tingkat pendidikan petugas

filing di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah terdapat 2

petugas filing lulusan DIII Rekam Medis dan 1 petugas filing lulusan

SLTA. Ketiga petugas filing ada 2 petugas berjenis kelamin laki-laki dan 1

petugas berjenis kelamin perempuan. Namun 2 petugas filing belum

pernah mengikuti pelatihan tentang pelaksanaan retensi sehingga

diperlukan pelatihan dalam pelaksanaan retensi, ini mengakibatkan

pelaksanaan retensi belum optimal dan pelaksanaannya tidak terjadwal,

dan 2 petugas filing sudah mendapatkan pengalaman kerja rata-rata

diatas 5 tahun, sedangkan 1 petugas filing baru mendapatkan

pengalaman kerja 3 tahun dengan posisi dan bagian yang berbeda-beda.

Faktor kualitas petugas sangat penting karena petugas merupakan faktor

yang mempengaruhi mutu pelayanan.

64
 65

2. Kebijakan Retensi DRM

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah mempunyai

kebijakan tentang retensi dokumen rekam medis. Kebijakan disusun

dengan tujuan memberi tuntunan dalam pembuatan prosedur yang akan

ditetapkan mengenai retensi dokumen rekam medis. Kebijakan RSJD Dr.

Amino Gondohutomo sudah memberi tuntunan dalam pembuatan

(11)
prosedur tetap mengenai retensi dokumen rekam medis.

3. Protap Retensi DRM

Menurut teori protap retensi adalah suatu rangkaian tugas-tugas

yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut

waktu dan tata cara pelaksanaan retensi dengan urutan waktu dan

memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan. Mencantumkan

Jadual Retensi Arsip (JRA) agar petugas mengetahui jangka waktu

(8)
penyimpanan DRM berdasarkan diagnosis tertentu.

Protap yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan retensi belum

sesuai dengan teori. Dalam pelaksanaan retensi RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang dalam prosedur jadual retensi tidak

dicantumkan, tidak ada waktu yang ditentukan untuk melaksanakan

retensi secara periode, dan salah satu petugas filing masih ada yang

tidak paham isi protap tentang pelaksanaan retensi.

4. Sarana Retensi

Sarana retensi yang digunakan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang yaitu:
 66

a. Tracer

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah ada tracer

dan penggunaannya sudah komputerisasi, sehingga petugas tidak

perlu menulis secara manual karena tracer akan secara otomatis

dicetak menggunakan printer pada saat petugas selesai

(9)
mendaftarkan pasien untuk mempersingkat waktu pelayanan.

Tracer di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai

dengan teori yang ada.

b. Daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif

Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah ada daftar

pemindahan dokumen rekam medis aktif ke inaktif yaitu daftar yang

berisi catatan identitas pasien yang sudah diretensi. DRM aktif yang

telah dipindahkan ke inaktif dicatat dalam daftar tersebut yang isinya

nomor urut, nama pasien, nomor rekam medis, tanggal pemindahan,

(10)
dan kode diagnosa. Daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif sudah

sesuai dengan teori yang ada.

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tidak menggunakan

KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana retensi, sehingga

menyulitkan dalam pelaksanaan retensi karena pelaksanaan retensi

seharusnya dilakukan secara periode dan dilihat dari diagnosisnya

karena setiap diagnosis jangka waktu masa penyimpanannya

berbeda maka rumah sakit seharusnya menggunakan KIUP dan

indeks penyakit sebagai sarana pelaksanaan retensi sehingga

memudahkan dalam pencarian dokumen yang akan diretensi.

 67

5. Jadwal Pelaksanaan Retensi Secara Periode

Dalam pelaksanaan retensi harus ada jadwal pelaksanaan retensi

secara periode sehingga pelaksanaan retensi lebih terjadual dan

(3)
optimal.

Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang belum ada jadual

pelaksanaan retensi secara periode, retensi dilakukan jika petugas

memiliki waktu longgar sehingga pelaksanaan retensi belum optimal

karena tidakmterjadual.

6. Standar Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) MKI 12 Tentang

Retensi

Adapun standar akreditasi mengenai retensi/penyimpanan

dokumen yaitu Standar MKI.12, Rumah Sakit mempunyai kebijakan

tentang masa retensi/penyimpanan dokumen, data dan informasi.

Maksud dan tujuannya adalah rumah sakit mengembangkan dan

melaksanakan suatu kebijakan yang menjadi pedoman retensi berkas

(2)
rekam medis pasien dan data serta informasi lainnya.

Berkas rekam medis klinis pasien, serta data dan informasi

lainnya disimpan (retensi) untuk suatu jangka waktu yang cukup

sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun dan mematuhi peraturan dan

perundang-undangan yang berlaku guna mendukung asuhan pasien,

manajemen, dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan pendidikan.

Kebijakan tentang penyimpanan (retensi) konsisten dengan kerahasiaan

dan keamanan informasi tersebut. Ketika periode retensi yang ditetapkan

terpenuhi, maka berkas rekam medis klinis pasien dan catatan lain
 68

pasien, data serta informasi dapat dimusnahkan dengan semestinya.

Sarana yang digunakan untuk pelaksanaan retensi, yaitu Kartu Indeks

Utama Pasien (KIUP), indeks penyakit dan tracer dan sebelum

melakukan kegiatan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip (JRA)

untuk mengetahui jangka waktu masa penyimpanan DRM berdasarkan

(2)
diagnosis tertentu.

Tetapi semua petugas filing tidak mengetahui isi standar akreditasi

KARS MKI 12 tentang retensi, seharusnya rumah sakit mengadakan

sosialisai mengenai akreditasi terutama tentang retensi kepada petugas

filing sehingga petugas mengetahui tata cara pelaksanaan retensi

berdasarkan standar akreditasi KARS MKI 12.

7. Pelaksanaan Retensi DRM Aktif

a. Tata cara pelaksanaan retensi menurut teori yaitu:

1) Sebelum melakukan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip

(JRA) dahulu untuk mengetahui waktu masa penyimpanan DRM

sesuai dengan diagnosis tertentu.

2) Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, dengan

menggunakan alat-alat retensi yaitu kartu indeks utama pasien

(KIUP), indeks penyakit, dan tracer.

3) Dokumen dipilih dan disortir dari rak penyimpanan aktif dengan

melihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat.

4) Dokumen dicatat dalam daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif.

5) Dokumen ditata kembali di rak inaktif selanjutnya dapat dinilai

(5)
guna.
 69

b. Tata cara pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yaitu:

1) petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen rekam

medis kemudian mencatat data ke dalam buku Jadwal Retensi

Arsip (JRA).

2) Petugas mengambil dokumen rekam medis dari rak aktif sesuai

daftar yang tercantum dalam JRA dan sesuai dengan ketentuan

masa penyimpanan aktif rawat jalan maupun rawat inap 5 tahun

(berdasarkan tanggal kunjungan terakhir).

3) Petugas mengelompokkan dokumen rawat jalan inaktif berdasarkan

kelompok angka akhir.

4) Petugas menyimpan dokumen rawat jalan inaktif pada rak inaktif

dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran Terminal

Digit Filing (TDF).

5) Petugas menyimpan dokumen rawat inap berdasarkan kelompok

angka akhir dan tahun kunjungan, untuk dipersiapkan nilai guna

(pengabadian resume dan informed consent).

c. Tata cara pelaksanaan retensi berdasarkan standar akreditasi KARS

MKI 12 yaitu:

1) Sebelum melakukan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip

(JRA) dahulu untuk mengetahui waktu masa penyimpanan DRM

sesuai dengan diagnosis tertentu.

2) Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, dengan

menggunakan alat-alat retensi yaitu kartu indeks utama pasien

(KIUP), indeks penyakit, dan tracer.

 70

3) Apabila tanggal kunjungan terakhir berobat sudah lebih dari 5 (lima)

tahun dan pasien tidak datang lagi maka DRM pasien akan diretensi

dengan memindahkan DRM aktif ke inaktif untuk dipersiapkan nilai

guna untuk diabadikan atau dimusnahkan dan dalam rak inaktif

(2)
akan disimpan selama 2 (dua) tahun.

Pelaksanaan retensi DRM di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang belum sesuai dengan teori dan standar akreditasi KARS

MKI 12.
 BAB VI

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

1. Karakteristik petugas filing di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang belum semuanya terpenuhi karena masih ada 1 petugas

yang bukan lulusan Rekam Medis dan 2 petugas belum pernah

mengikuti pelatihan tentang pelaksanaan retensi.

2. RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah terdapat kebijakan

tentang retensi, Kebijakan RSJD Dr. Amino Gondohutomo sudah

memberi tuntunan dalam pembuatan prosedur tetap mengenai

retensi dokumen rekam medis.

3. RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah terdapat prosedur

tetap mengenai retensi dokumen rekam medis, tetapi di dalam

prosedur belum tercantum Jadual Retensi Arsip (JRA), tidak waktu

yang ditentukan melakukan kegiatan pelaksanaan retensi secara

periode dan salah satu petugas ada yang belum paham tentang isi

protap retensi.

4. RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tidak menggunakan

sarana retensi seperti KIUP dan indeks penyakit.

5. RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah terakreditasi, tetapi

pelaksanaan retensi belum sesuai dengan standar akreditasi karena

tahapan dan sarana untuk pelaksanaan retensi dan semua petugas

filing tidak mengetahui isi standar akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi.

71
 72

6. Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah melaksanakan

retensi dokumen rekam medis aktif dengan protap yang ada.

B. Saran

1. Mengadakan pelatihan untuk petugas filing tentang pelaksanaan

retensi dokumen rekam medis, sehingga petugas tidak

kebingungan pada saat melaksanakan retensi.

2. Memperbaiki protap dengan mencantumkan Jadual Retensi Arsip

(JRA) dan waktu untuk pelaksanaan retensi secara periode dalam

prosedur tetap sehingga petugas mengetahui jangka waktu

penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan diagnosa

tertentu dan pelaksanaan retensi menjadi lebih terjadual dan tidak

terbengkalai. Merubah tata cara pelaksanaan retensi berdasarkan

standar akreditasi KARS MKI 12.

3. Mengoptimalkan pelaksanaan retensi dalam kelompok penyakit

berdasarkan Jadual Retensi Arsip (JRA) dan melaksanakan

retensi berdasarkan Standar Akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi.

4. Menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana retensi,

sehingga memudahkan dalam pencarian dan pengambilan DRM

yang akan diretensi.

5. Memberikan sosialisasi berupa surat edaran kepada petugas filing

tentang Standar Akreditasi KARS MKI 12 tentang retensi sehingga

petugas filing mengetahui isi dari standar akreditasi tersebut.

 73

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-undang No.44 Tentang Rumah Sakit Tahun 2009

2. Standar Akreditasi Rumah Sakit KARS 2011

3. Wursanto, Ig. Kearsipan 2, Kanisius 1991.

4. Edna K.Huffman Health information Managemen, physician Recod Co.

1994.

5. Peraturan Menteri Kesehatan no.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam

Medis. Jakarta : Depkes RI. 2008.

6. JR, Gibony. Medical Record Principle of Hospital Administration. GP

Putnam’s Sons New York. 1991.

7. Surat Edaran Direktur Jendral Pelayan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160

tertanggal 21 maret 1995 tentang Petunjuk Pengadaan Formulir Rekam
Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit.

8. Departemen Kesehatan RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia. Revisi I. Direktur Jendral Yanmed. Jakarta 1997.

9. R. Hatta, Gemala . Pedoman Pengelolaan Rekam di Rumah Sakit Di

Indonesia. 1997.

10. Undang-undang No 43 tahun 2009. Tentang Kearsipan. Jakarta 2009.

11. Surat Keputusan Direktur Jendral Pelayanan Medik No.78/yanmed/PS

UM.Dib/YMU/I/91 tantang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis atau Medical Record di Rumah Sakit.

12. Prosedur Tetap, Retensi Dokumen Rekam Medis, RSJD Dr.Amino

Gondohutomo Semarang, 2014.

13. Peraturan Menteri kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013 pasal 3 tentang

Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis.

14. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV

pasal 8.

15. Dinas kesehatan, Pedoman Penerapan dan Prosedur Pelayanan Rekam

Medis di Rumah Sakit. Dinas kesehatan Provinsi Dati 1 Jawa Tengah
Seksi Rumah Sakit Semarang.

16. Sugiarto, Agus. Manajemen Kearsipan. Publisher, Jakarta 2011

 74

17. Martono B. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Dalam Manajemen

Perarsipan. Pustaka Sinar Harapan Jakarta 1994.

18. M. Herujito, Yayat. Dasar-dasar Manajemen.

19. Notoatmojo, S. Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta Rineka Cipta,
2007.
 PEDOMAN OBSERVASI

No Pengamatan Hasil pengamatan

1. Mengidentifikasi

Karakteristik Petugas

Filing

2. Mengamati Kebijakan

Retensi

3. Mengamati Protap

Retensi

4. Mengetahui Sarana

Retensi

5. Mengetahui Jadwal

Pelaksanaan Retensi

Secara Periode

6. Mengamati Standar

Akreditasi KARS MKI 12

7. Mengetahui

Pelaksanaan Retensi
 HASIL WAWANCARA

Nama :B

Jabatan : petugas filing

Umur : 53th

Pendidikan Terakhir : DIII Rekam Medis

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

dan protap retensi ?

2. Apakah anda mengerti isi protap retensi ?

3. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi ?

4. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

5. Bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) ?

7. Bagaimana ketentuan jadual retensi untuk dokumen rekam medis anak,

jiwa, ketergantungan obat, apakah sama dengan jadwal retensi dokumen

rekam medis umum atau ada ketentuan khusus ?

8. Apa saja sarana yang digunakan untuk pelaksanaan ?

9. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?

10. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan

retensi sebelumnya ?

11. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12

tentang retensi?
12. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

 HASIL WAWANCARA

Nama :C

Jabatan : petugas filing

Umur : 33th

Pendidikan Terakhir : DIII Rekam Medis

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

dan protap retensi ?

2. Apakah anda mengerti isi protap retensi ?

3. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi ?

4. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

5. Bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) ?

7. Bagaimana ketentuan jadual retensi untuk dokumen rekam medis anak,

jiwa, ketergantungan obat, apakah sama dengan jadwal retensi dokumen

rekam medis umum atau ada ketentuan khusus ?

8. Apa saja sarana yang digunakan untuk pelaksanaan ?

9. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?

10. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan

retensi sebelumnya ?

11. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12

tentang retensi?
12. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

 PEDOMAN WAWANCARA

Nama : B, C, D

Jabatan : petugas filing

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

dan protap retensi ?

2. Apakah anda mengerti isi protap retensi ?

3. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi ?

4. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

5. Bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) ?

7. Bagaimana ketentuan jadual retensi untuk dokumen rekam medis anak, jiwa,

ketergantungan obat, apakah sama dengan jadwal retensi dokumen rekam

medis umum atau ada ketentuan khusus ?

8. Apa saja sarana yang digunakan untuk pelaksanaan ?

9. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?

10. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan

retensi sebelumnya ?

11. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12

tentang retensi?

12. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

 PEDOMAN WAWANCARA

Nama :A

Umur : 46th

Jabatan : Ka. Rekam Medis

Pendidikan Terakhir : DIII Rekam Medis

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

tentang retensi ?

2. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai protap

tentang retensi ?

3. Apakah anda mengerti isi kebijakan dan protap retensi ?

4. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi ?

5. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif di

RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) ?

7. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo sudah

terakreditasi ?

8. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan retensi

sebelumnya ?

9. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi?

10. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

 HASIL OBSERVASI

No Variabel Ada Tidak Hasil

1 Karakteristik  Tidak ada, untuk saat ini tidak ada

petugas filing. petugas yang dikhususkan untuk

Apakah ada pelaksanaan retensi.

petugas khusus

untuk pelaksanaan

retensi ?

1 Kebijakan retensi.  Sudah, yaitu dokumen rekam medis

Apakah di rumah aktif akan dipindahkan ke inaktif

sakit sudah ada apabila pasien tidak berobat lagi

kebijakan retensi ? selama 5 tahun dihitung dari tanggal

kunjungan terakhir.

2 Protap retensi.  Sudah, petugas memilih dokumen

Apakah petugas berdasarkan tanggal kunjungan

sudah tearkhir, apabila sudah 5 tahun tidak

melaksanakan berobat lagi maka akan dipindahkan

retensi sesuai ke inaktif kemudian dicatat kedalam

dengan prosedur daftar pemindahan DRM aktif ke

yang ada ? inaktif.

3 Sarana retensi.  Ada, tetapi KIUP dan indeks

Apakah ada sarana penyakit tidak digunakan sebagai

retensi seperti sarana pelaksanaan retensi.

KIUP, indeks
 penyakit dan tracer

5 Jadwal  Tidak ada, pelaksanaan retensi

pelaksanaan dilakukan jika petugas memiliki

retensi. waktu longgar.

Apakah ada jadwal

pelaksanaan

retensi secara

periode ?

4 Standar akreditasi  Tidak ada

KARS MKI 12.

Apakah terdapat

surat edaran

mengenai standar

akreditasi KARS

MKI 12 tentang

retensi ?

5 Pelaksanaan  Tidak, karena rumah sakit tidak

retensi. mempunyai Jadwal Retensi Arsip

Bagaimana (JRA) sedangkan dalam standar

pelaksanaan akreditasi KARS MKI 12 tata cara

retensi di RSJD Dr. pelaksanaan retensi harus melihat

Amino JRA terlebih dahulu.

Gondohutomo

Semarang ?
apakah sudah

sesuai dengan

standar akreditasi

?
 HASIL WAWANCARA
Nama :B

Jabatan : petugas filing

Umur : 53th

Pendidikan Terakhir : DIII Rekam Medis

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

dan protap retensi ?

Jawab : Sudah, rumah sakit sudah mempunyai kebijakan dan protap retensi

2. Apakah anda mengerti isi protap retensi

? Jawab : Ya, saya mengetahui.

3. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi

? Jawab : sudah pernah

4. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

Jawab : dokumen rekam medis aktif disimpan selama 5 tahun dan

di inaktifkan selama 2 tahun.

5. Bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

Jawab : melihat tanggal kunjungan terakhir, apabila selama 5 tahun

pasien tidak berobat lagi makan dokumen akan di pindahkan ke rak inaktif.

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA)

? Jawab : tidak

7. Bagaimana ketentuan jadual retensi untuk dokumen rekam medis anak,

jiwa, ketergantungan obat, apakah sama dengan jadwal retensi dokumen

rekam medis umum atau ada ketentuan khusus ?

 Jawab : tidak ada

8. Apa saja sarana yang digunakan untuk pelaksanaan ?

Jawab : tracer untuk mencari dan mengambil dokumen yang akan

diretensi, dan daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif sebagai bukti telah

melakukan retensi.

9. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?

Jawab : sudah pada bulan oktober 2015

10. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan

retensi sebelumnya ?

Jawab : tidak tahu

11. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi?

Jawab : tidak mengerti

12. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

Jawab : sudah
 HASIL WAWANCARA

Nama :C

Jabatan : petugas filing

Umur : 33th

Pendidikan Terakhir : DIII Rekam Medis

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

dan protap retensi ?

Jawab : Sudah, rumah sakit sudah mempunyai kebijakan dan protap retensi

2. Apakah anda mengerti isi protap retensi

? Jawab : tidak tahu.

3. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi

? Jawab : sudah pernah

4. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

Jawab : dokumen rekam medis aktif disimpan selama 5 tahun dan

di inaktifkan selama 2 tahun.

5. Bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

Jawab : melihat tanggal kunjungan terakhir, apabila selama 5 tahun

pasien tidak berobat lagi makan dokumen akan di pindahkan ke rak inaktif.

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA)

? Jawab : tidak
7. Bagaimana ketentuan jadual retensi untuk dokumen rekam medis anak,

jiwa, ketergantungan obat, apakah sama dengan jadwal retensi dokumen

rekam medis umum atau ada ketentuan khusus ?

Jawab : tidak ada

8. Apa saja sarana yang digunakan untuk pelaksanaan ?

Jawab : tracer untuk mencari dan mengambil dokumen yang akan

diretensi, dan daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif sebagai bukti telah

melakukan retensi.

9. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?

Jawab : sudah pada bulan oktober 2015

10. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan

retensi sebelumnya ?

Jawab : tidak tahu

11. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi?

Jawab : tidak mengerti

12. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

Jawab : sudah
 HASIL WAWANCARA

Nama :D

Jabatan : petugas filing

Umur : 57th

Pendidikan Terakhir : SLTA

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai kebijakan

dan protap retensi ?

Jawab : Sudah, rumah sakit sudah mempunyai kebijakan dan protap retensi

2. Apakah anda mengerti isi protap retensi

? Jawab : tidak tahu.

3. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi

? Jawab : sudah pernah

4. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

Jawab : dokumen rekam medis aktif disimpan selama 5 tahun dan

di inaktifkan selama 2 tahun.

5. Bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

Jawab : melihat tanggal kunjungan terakhir, apabila selama 5 tahun

pasien tidak berobat lagi makan dokumen akan di pindahkan ke rak inaktif.

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA)

? Jawab : tidak
7. Bagaimana ketentuan jadual retensi untuk dokumen rekam medis anak,

jiwa, ketergantungan obat, apakah sama dengan jadwal retensi dokumen

rekam medis umum atau ada ketentuan khusus ?

Jawab : tidak ada

8. Apa saja sarana yang digunakan untuk pelaksanaan ?

Jawab : tracer untuk mencari dan mengambil dokumen yang akan

diretensi, dan daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif sebagai bukti telah

melakukan retensi.

9. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?

Jawab : sudah pada bulan oktober 2015

10. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan

retensi sebelumnya ?

Jawab : tidak tahu

11. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi?

Jawab : tidak mengerti

12. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

Jawab : sudah
 Hasil Wawancara

Nama :A

Jabatan : Ka. Instal Rekam Medis

Umur : 46th

Pendidikan Terakhir : DIII Rekam Medis

1. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai

kebijakan tentang retensi ?

Jawab : Ya, rumah sakit sudah mempunyai kebijakan tentang retensi

2. Apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang mempunyai

protap tentang retensi ?

Jawab : Ya, rumah sakit sudah mempunyai protap retensi

3. Apakah anda mengerti isi kebijakan dan protap retensi

? Jawab : Ya, saya mengetahui.

4. Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi

? Jawab : sudah pernah

5. Bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis aktif

di RSJD Dr.Amino Gondohutomo Semarang ?

Jawab : dokumen rekam medis aktif disimpan selama 5 tahun dan

di inaktifkan selama 2 tahun.

6. Apakah rumah sakit mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA)

? Jawab : tidak

7. Berkaitan dengan akreditasi, apakah RSJD Dr.Amino Gondohutomo

sudah terakreditasi ?
 Jawab : sudah pada bulan oktober 2015

8. Jika sudah, apakah ada perubahan pada protap dan kebijakan retensi

sebelumnya ?

Jawab : tidak ada

9. Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12 tentang

retensi?

Jawab : ya, yaitu tentang masa retensi/penyimpanan dokumen, data

dan informasi.

10. Apakah pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

Jawab : sudah
 PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM
MEDIS INAKTIF
NO DOKUMEN : NO REVISI HALAMAN
RSJD Dr. Amino
GONDOHUTOMO
SEMARANG
PROSEDUR TETAP
PENGERTIAN Retensi dokumen rekam medis adalah proses pemilahan dokumen
aktif menjadi inaktif (khusus dokumen rawat jalan), dan khusus rawat
inap dari aktif masuk kepersiapan pemusnahan.
TUJUAN 1. Mencegah kerusakan dan hilangnya berkas rekam medis.
2. Memisahkan dokumen rekam medis aktif dan inaktif sehingga
mengurangi jumlah arsip Dokumen Rekam Medis.
3. Agar mudah menyimpan dan mengambil kembali (retrieval) jika
berkas rekam medis dibutuhkan.
KEBIJAKAN a. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/PER/III/2008,
tentang rekam medis / medical record.
b. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011,
tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.
c. SK Dirjen. Yanmed. No : YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996, tentang
Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit Revisi II tahun 2006
d. Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialis Nomor
YM.00.02.2.2.837 tanggal 01 Juni 2001 tentang Perihal Bentuk
SPO
e. SK Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tentang
Retensi Dokumen Rekam Medis.

PROSEDUR 1. Sebelum melakukan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip

(JRA) dahulu untuk mengetahui waktu masa penyimpanan DRM
sesuai dengan diagnosis tertentu.
2. Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, dengan
menggunakan alat-alat retensi yaitu kartu indeks utama pasien
(KIUP), indeks penyakit, dan tracer.
3. Petugas melihat KIUP untuk melacak nomor rekam medis per
periode.
4. Petugas melihat indeks penyakit untuk melacak nomor rekam
medis berdasarkan kasus penyakit
5. Petugas mengambil dokumen dari rak aktif.
6. Petugas menyimpan dokumen rawat jalan inaktif sesuai kelompok
penyakit dan tahun kunjungan terakhir.
7. Petugas menyimpan dokumen rawat inap inaktif sesuai kelompok
penyakit dan tahun kunjungan terakhir untuk dipersiapkan nilai
guna (pengabadian resume dan informed consent)
8. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas filing setiap hari secara
periode
 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

NO KELOMPOK AKTIF PASIF

RJ RI RJ RI

1 Umum 5 5 2 2

2 Mata 5 10 2 2

3 Jiwa 10 5 5 5

4 Orthopedi 15 10 2 2

5 Kusta 15 15 2 2

6 Ketergantungan obat 10 15 2 2

7 Jantung 10 10 2 2

8 Paru-paru 5 10 2 2

Unit terkait Instalasi Rekam Medis