TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING

RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN
TAHUN 2016

KARYA TULIS ILMIAH

Disusun untuk salah satu syarat mencapai gelar Diploma Amd, RMIK pada
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Oleh :
MUHAMMAD ASHIM
NIM. D22.2013.01337

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2016

i
 HALAMAN HAK CIPTA

© 2016

Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Penulis

ii
iii
iv
v
vi
 HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :

Terima kasih kepada Allah SWT, Segala puji syukur

kupanjatkan kepada Allah SWT karena atas Ridho,

Rahmat, serta Karunia dan kehendak- NYA alhamdulillah

tugas akhir ini bisa diselesaikan dengan baik...

Untuk kedua orang tuaku..

Ibu terimakasih atas doa-doa mu selama ini, tanpa doa

serta restu dan dukungan mu.. aku tidak akan bisa

sampai seperti ini.. Terimakasih ibu..

Bapak terimakasih atas kerja keras mu selama ini yang

telah membiayai dari sekolah hingga kuliah sekarang..

Terimakasih pak, Terimakasih banyak.

Semoga Allah SWT selalu memberi kesehatan selalu..

Amin..

Untuk mba ulil, adekku ibad dan dliya(Tole) trimakasih

udah memberi semangat selama menjalani kuliah, semoga

selalu di kesehatan dan dimudahkan urusan mba dan

adek-adekku.

Untuk orang yang sangat spesial melebihi martabak

sepesial, yaitu calon pendamping hidup ku yang selalu

mendampingi, membantu dan selalu memberi semangat dan

wejangan selama 3 tahun ini yang Semoga allah memberi

si tifa ku Kesehatan Ilmu manfaat, sukses bisnis

vii
 hijabnya heheh....dan apa yang direncanakan tercapai

semua, aminn...

Untuk Pembimbingku Ibu Maryani Setyowati, M.Kes,

terimakasih banyak atas bimbingannya...

Buat guru-guruku dari MI, SMP, MA, Diniyah, wusto,

wusto aliyah, dan dosen2ku trimakasih Banyak atas ilmu

yang telah di berikan kepada saya semoga ilmu yang

telah diberikan bermanfat aminn...

Semua teman teman ku, seperjuangan kelas 61, terimakasih,

nggak terasa udah mau lulus ajz.. hahaha.. Semangats

buat kita semua..

Teman-teman dekat ku Bayu matursuwun ya yu ya sering

ngributi dan Wahyu, Faris, Budi sukses buat kalian.

Kalian luar biasah.

Buat kalian srikandi2 poncowolo timur raya, CILTUT Mba

Meli dan MUMUNa trimakasih sudan sering dahar bareng

dan tihap hari ngomongin makan terus semoga kalian

setelah lulus mendapatkan jodoh hehee..

Terakhir Buat Kalian Semua Yang ga Bisa saya sebut

satu persatu

viii
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Muhammad Ashim

Tempat, tanggal lahir : Pekalongan, 30 November 1993

Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Islam

Alamat : Desa Pajomblangan RT 01 RW 03,Kecamatan

Kedungwuni, Kabupaten Pekalongan

Riwayat Pendidikan :

1. MI Walisongo 02 Pajomblangan Tahun 2000-2006

2. SMP NU Pajomblanga Tahun 2007 – 2009

3. MA Hasbullah Karanganyar Tahun 2009-2012

4. Diterima di Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas

Dian Nuswantoro Semarang, 2013

ix
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

Rahmat serta Ridhonya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis

Ilmiah ini. Dengan Judul “Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen

Rekam Medis Di Ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2016” .

Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat

menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

Penulis menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan

lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka

perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian

Nuswantoro Semarang.

2. dr. Bambang Prasetijo,M.Kes selaku Direktur RSUD Bendan Kota

Pekalongan

3. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro

5. Mariyani Setyowati, SKM, M.Kes, selaku Pembimbing yang telah

berkenan membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan Karya Tulis

Ilmiah ini.

6. Dyah Ernawati S.Kep.,Ns,M.Kes, selaku Reviewer Karya Tulis Ilmiah ini.

7. Jaka Prasety, S.Kep, M.Kes selaku Ketua Penguji Karya Tulis Ilmiah ini

x
 8. Hery Kurniawan,A.md , selaku Ka Instalasi Rekam Medis RSUD Bendan

Kota Pekaongan

9. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan

10. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima

kasih atas segala bantuan dan dukungannya.

Penulis menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari

sempurna, maka penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi

kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat

bermanfaat bagi pembaca.

Semarang, 29 Juli 2016

Penulis

xi
 Program Studi DIII Rekam Medis & Informasi Kesehatan
Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
2016
ABSTRAK
MUHAMMAD ASHIM

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS

DI RUANG FILING RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2016

xx + 119 hal + 5 tabel + 3 gambar + 7 lampiran

Dokumen Rekam Medis (DRM) merupakan alat merekam, mencatat terjadinya

transaksi. Mutu pelayanan dapat ditingkatkan bila didukung oleh aspek keamanan dan
kerahasiaan berkas rekam medis pasien di ruangan penyimpanan berkas rekam
medis. Di RSUD Bendan Kota Pekalongan keamanan dan kerahasiaan rekam medis
masih belum berjalan dengan baik. Masih dijumpai bocornya atap ruang filing, rak
yang lembab, berdebu, tidak adanya kamfer, pintu sering tidak terkunci, juga masih
ditemukan pasien meminta dokumen rekam medis ke filing dan membawa dokumen
rekam medis itu sendiri, maupun dokumen rekam medis yang menumpuk di lantai.
Permasalahan yang utama adalah belum adanya prosedur tetap yang mengatur
tentang keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. Oleh sebab itu penulis
ingin mengetahi gambaran tentang aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam
medis pada ruang filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan.
Penelitianyang digunakan adalah deskriptif, pendekatan cross sectional dan
metode observasi dan wawancara. Subyek adalah petugas filing sebanyak 5 orang,
dan objeknya yaitu keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Filing.
Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman observasi, pedoman
wawancara dan pengukur suhu kelembaban. Pengolahan datanya adalah editing,
tabulasi, dan penyajian data.
Berdasarkan pengamatan terhadap keamanan pengolahan dokumen rekam
medis di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dapat diketahui dari segi fisik masih
belum aman dari bahaya kebakaran, dan kebanjiran, dari segi biologis belum
mengunakan kamfer pada setiap rak, dan dari segi kimiawi petugas masih melakukan
aktifitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing. Dari aspek kerahasiaan pintu
tidak di kunci dan masih ada pasien atau petugas selain rekam medis masuk ruang
filing. Belum adanya kebijakan atau prosedur tetap yang mengatur tentang keamanan
dan kerahasiaan dokumen rekam medis.
Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di perlukan sarana
dan prasarana serta ruangan yang cukup aman dan baik untuk menjaga kerahasiaan
dokumen rekam medis. Perlu dibuatkan kebijakan dan prosedur tetap berisi aturan
petugas dalam memberikan pelayanan yang baik.

Kata kunci : Aspek Keamanan, Aspek Kerahasiaan,Dokumen Rekam Medis, Filing

Kepustakaan : 23 (1993 - 2015)

xii
 The Diploma Program on Medical Records and Health Information
Faculty of Health
Dian Nuswantoro University
Semarang
2016

ABSTRACT
MUHAMMAD ASHIM

REVIEW ASPECT OF SECURITY AND CONFIDENTIALITY THE MEDICAL

RECORD DOCUMENTS IN FILING UNIT RSUD BENDAN PEKALONGAN
CITY YEAR 2016

xx + 119 pages + 5 tables + 3 pictures + 7 appendix

Medical Record Document (DRM) is a tool to record, recording the

transactions. Quality of service can be enhanced when supported by the safety
and confidentiality of medical record patient in the storage room. Security and
confidentiality of medical records in RSUD Bendan Pekalongan were still not
going well. Still found leaking roof space of filing, shelving humid, dusty, absence
of camphor, the door is often not locked, still found the patient requests their own
medical record and bring the document itself, and document medical records
piled up on the floor. The main problems were the lack of procedures of security
and confidentiality of medical records document. Therefore, reseacher wanted to
describe aspects of security and confidentiality the medical record documents on
filing unit in RSUD Bendan Pekalongan.
This study was a descriptive, cross-sectional approach and methods were
observation and interviews. Subjects were filing officer as many as five people,
and object was the security and confidentiality of medical records in Filing. The
research instrument used were guidelines for observation, interview and gauge
the temperature of the moisture. Data processing is editing, tabulation, and data
presentation
Based on the observation of security medical records processing in filing
RSUD Bendan Pekalongan can be seen from the physical aspect was still not
safe from the dangers of fire, and flood, in terms of biological not use camphor on
each shelf, and in terms of chemical officers were still doing activities such as
eating and drinking in the filing room. From the aspect of confidentiality, unlocked
door and patients or staff other than medical record personel enter the filing
room. There was no policies or standard operating procedures governing the
security and confidentiality of medical records document.
To maintain the security and confidentiality of medical records document,
it needs facilities and infrastructure and the rooms were quite safe and good for
maintaining confidentiality medical records document. Policies and procedures
need to be made that contains rules in providing good service.

Keywords : Security Aspect, Confidentiality aspects, Medical Record

Document, Filing

Bibliography : 23 (1993 - 2015)

xiii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................i

HALAMAN HAK CIPTA......................................................................................ii

PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ......................................................iii

PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ...................................................................iv

KEASLIAN PENELITIAN ...................................................................................v

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ILMIAH KEPADA

AKADEMIS ........................................................................................................vi

HALAMAN PERSEMBAHAN .............................................................................vii

KATA PENGANTAR ..........................................................................................x

ABSTARAK .......................................................................................................xii

DAFTAR ISI .................................................................................................... xiv

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xvii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xviii

DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................xix

DAFTAR LAMPIRAN .........................................................................................xx

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................1

A. Latar Belakang .......................................................................................1

B. Rumusan Masalah .................................................................................4

C. Tujuan Penelitian ...................................................................................5

D. Manfaat Penelitian .................................................................................5

E. Lingkup Keilmuan ...................................................................................6

F. Keaslian Penelitian .................................................................................7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................9

A. Rumah Sakit...........................................................................................9

xiv
 B. Sistem Pengelolaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis ..................17

C. Pengamanan Rekam Medis ...................................................................19

D. Pemeliharaan Arsip di Ruang atau Lokasi Penyimpanan .......................21

E. Aspek Hukum Rekam Medis ..................................................................24

F. Kebijakan Protap ....................................................................................26

G. Aspek Kerahasiaan ................................................................................27

H. Mutu Pelayanan .....................................................................................29

I. Keragka Teori.........................................................................................33

BAB III METODE PENELITIAN ..........................................................................34

A. Kerangka Konsep ...................................................................................34

B. Jenis Penelitian ......................................................................................34

C. Variabel Penelitian .................................................................................35

D. Definisi Oprasional .................................................................................35

E. Populasi dan Sampel .............................................................................37

F. Pengumpulan Data.................................................................................37

G. Pengolahan Data ...................................................................................38

H. Analisa Data ...........................................................................................39

BAB IV HASIL PENELITIAN ..............................................................................40

A. Gambaran Umum RSUD Bendan Kota Pekalongan ...............................40

B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan .45

C. Hasil Penelitian ......................................................................................51

BAB V PEMBAHASAN ......................................................................................61

A. Kondisi Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan ......................................61

B. Karakteristik Petugas Filing ....................................................................62

xv
 C. Keamanan Ruang Penyimpanan Rekam Medis .....................................70

D. Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis ....................................................73

E. Hasil Pelaksanaan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam

Medis .....................................................................................................74

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................80

A. Kesimpulan ............................................................................................80

B. Saran .....................................................................................................82

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................84

xvi
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Keaslian Penelitian

Tabel 3.1 Devinisi Operasional

Tabel 4.1 Karakteristik Responden Petugas Filing RSUD Bendan Kota

Pekalongan

Tabel 4.2 Suhu dan Kelembaban Udara Ruang Filing RSUD Bendan Kota

Pekalongan

Tabel 4.3 Hasil Wawancara Kepala Unit Rekam Medis

xvii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Teori

Gambar 3.1 Kerangka Konsep

Gambar 4.1 Struktur Organisasi URM

xviii
 DAFTAR SINGKATAN

1. DRM : Dokumen Rekam Medis

2. Protap : Prosedur Tetap

3. RSUD: Rumah Sakit Umum Daerah

4. TDF : Terminal Digit Filing

xix
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Pedoman Observasi

2. Pedoman Wawancara

3. Surat Ijin Penelitian

4. Hasil Observasi

5. Hasil Wawancara

6. Dokumentasi

xx
 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pesatnya perkembangan ilmu kedokteran dan teknologi serta

membaiknya keadaan sosial ekonomi dan pendidikan saat ini, mengakibatkan

perubahan sistem penilaian masyarakat yang menuntut pelayanan kesehatan

yang bermutu, untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan

dalam suatu rumah sakit diberlakukan sistem pengelolaan rekam medis yang

baik. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.269 tahun 2008

disebutkan bahwa Rekam Medis merupakan berkas yang berisikan catatan

dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis,

pengobatan dan tindakan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang

pasien. Dengan adanya rekam medis, maka pasien memiliki bukti yang sah

yang dapat dipertanggung jawabkan. Sehingga Setiap pelaksanaan

pelayananaan kesehatan wajib menyelengarakan rekam medis. Juga berguna

sebagai pencatatan dan perekaman terjadinya transaksi-teransaksi atau

peristwa suatu kegiatan di sebuah pelayanan kesehatan. Pelayanan rekam

medis yang baik di tandai dengan kecepatan pelayanan dan tersedianya

rekam medis saat dibutuhkan.(1)

Dokumen rekam medis (DRM) merupakan alat untuk merekam dan

mencatat terjadinya transaksi pelayanan. Sehingga isi dokumen rekam medis

dapat memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu

pelayanan dapat di tingkatkan bila didukung oleh keamanan dan Kerahasiaan

1
 2

berkas rekam medis pasien di ruangan penyimpanan berkas rekam medis itu

sendiri, seperti Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008

tentang rekam medis, pasal 10 ayat (1) bahwa isi berkas rekam medis

mengandung nilai kerahasiaan yang harus dijaga karena didalam rekam

medis mengandung riwayat pengobatan pasien dari awal sampai akhir pasien

tersebut berobat. Maka dari itu rumah sakit berkewajiban menjaga keamanan

dan kerahasiaan dokumen rekam medis setiap pasien karena sifat dari

dokumen rekam medis adalah rahasia Pasien. Sedangkan Permenkes

No.749/menkes/per/1989 pasal 10 ayat 1 bahwa rekam medis memiliki sarana

pelayanan kesehatan, ayat 2 bahwa isi rekam medis merupakan milik pasien,

maka rumah sakit berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen

rekam medis dan memelihara keawetannya. (2)

Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang

berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, penyediaan dokumen rekam

medis untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip dokumen rekam

medis terhadap kerhasiaan isi data rekam medis, perlindungan arsip-arsip

dokumen rekam medis terhadap bahaya rusak fisik, kimiawi dan biologi. (3)

Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan itu sendiri merupakan suatu

keadaan bebas dari kejahatan, kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor

keamanan merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan aturan

keamanan hendak secara jelas ditempelkan. Pengaturan udara yang

semestinya dalam hal kontrol suhu, kelembaban, dan debu penting dalam

mencegah kebakaran dan meningkatkan produktifitas petugas. Prosedur

pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu. Catatan tidak boleh di lantai,

karena ada kemugkinan kerusakan dari air. Sistem spinkler (keran khusus
 3

kebakaran) harus dievaluasi, dan pemadam api yang sesuai harus diletakan

pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih menghadapi

kebakaran atau kecelakaan lain. sehingga di perlukan pengolahan rekam

medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang penyimpanan

yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila ruangan tersebut

dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien seperti terhindar dari

ancaman kehilangan, bencana dan segala sesuatu yang dapat

membahayakan rekam medis tersebut.(4)

Berdasarkan survei awal di RSUD Bendan Kota Pekalongan bagian unit

filing. Masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan

dan kerahasiaan dokumen rekam medis pasien. Pertama, berdasarkan

denah ruangan, pintu langsung menuju ke ruang filing sebelum menuju ke

URM, dan pintu sering tidak terkunci. Sehingga petugas selain rekam medis

dapat melihat langsung rak filing. Kedua, kebutuhan rak tidak sesuai dengan

jumlah DRM yang terus bertambah menyebabkan kapasitas rak tidak

memenuhi, banyak dokumen rekam medis yang menumpuk di lantai jalan, hal

ini menyebabkan dokumen tidak terjaga kerahasiaannya dan mudah rusak.

Rusaknya dokumen tidak hanya disebabkan oleh hal tersebut akan tetapi juga

disebabkan oleh beberapa hal yaitu karena bocornya atap ruang filing, rak

yang lembab, berdebu, tidak adanya kamper di sub rak yang membuat

serangga banyak bersarang di rak filing, dan juga belum adanya sarana

prasarana keselamatan di ruang penyimpanan dokumen rekam medis. Dari

survei awal terdapat 41 DRM yang rusak (41%) dari 100 DRM yang diambil

dari hasil campur masing-masing subrak yang diambil.

 4

Kemudian, berdasarkan aspek hukum, ketentuan peminjaman dokumen

rekam medis sangat perlu diperhatikan. Akan tetapi di Rumah Sakit Bendan

Kota Pekalongan masih ditemukan pasien meminta dokumen rekam medis ke

filing dan membawa dokumen rekam medis itu sendiri. Catatan medis

merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat

bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi tanggung jawab

rumahsakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam catatan medis

ataupun di pergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin tertulis dari

pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada seseorang. Bagi

orang yang seharusnya tidak berhak untuk memperoleh informasi.

Permasalahan yang terakhir dan utama adalah belum adanya protap yang

mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan dari dokumen rekam medis.

Sehingga mengakibatkan tidak adanya ketetapan bagi petugas untuk

melaksanakan tugas dan alur prosedur tidak sesuai dengan proses

sebenarnya yang ada.

Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan pelitian tentang tinjauan

aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada ruang filing di

RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2016.

B. Rumusan Masalah

Masalah utama yang ditemukan adalah tidak adanya keamanan dan

kerahasiaan DRM, yang pertama dari denah ruangan pintu utama ruang

rekam medis langsung menuju ke filing dan tidak terkunci sehingga petugas

selain rekam medis dapat melihat langsung filing, yang kedua banyak

dokumen di lantai jalan menyebabkan dokumen mudah rusak dan tidak

 5

terjaga kerahasiaannya filing dan yang terakhir peneliti menjumpai pasien

meminta dokumen rekam medis ke ruang filing dan membawanya sendiri,

maka yang menjadi pertanyaan dalam penelitian ini adalah, “Bagaimana

aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada ruang filing di

RSUD Bendan Kota Pekalongan?”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran tentang aspek keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis pada ruang filing di RSUD Bendan Kota

Pekalongan

2. Tujuan Khusus

a) Mengidentifikasi keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam

medis dalam aspek ancaman fisik, biologis dan kimiawi di Filing

b) Mengidentifikasi aspek kerahasiaan DRM

c) Menjelaskan pelaksanaan Keamanan dan kerahasiaan di RSUD

Bendan Kota Pekalongan

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan dan wawasan peneliti dalam upaya

mengembangkan dan menerapkan pegetahuan ilmu rekam medis dan

informasi kesehatan yang di peroleh selama masa pendidikan di bangku

kuliah.
 6

2. Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan masukan dalam pelaksanaan rekam medis sebagi upaya

meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam menjaga keamanan

dan kerahasiaaan rekam medis dan dapat bermanfaat untuk evaluasi bagi

rumah sakit.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan refrensi untuk penelitian atau pengetahuan bagi

mahasiswa atau pihak lainnya.

E. Lingkup Penelitian

1. Lingkup Keilmuan

Lingkup keilmuan ini adalah Ilmu Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

2. Lingkup Materi

Lingkup materi penelitian ini adalah hukum kesehatan terutama keamanan

dan kerahasiaan dokumen rekam medis pasien

3. Lingkup Lokasi

Tempat yang diambil dalam melakukan penelitian dan pengambilan data

ini yaitu bagian Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

4. Lingkup Metode

Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara.

5. Lingkup Objek

Objek pada penelitian ini adalah keamanan dan kerahasiaan dokumen

rekam medis di Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

6. Lingkup Waktu

Dilaksanakan mulai bulan Mei 2016.

 7

F. Keaslian Penelitian

Tabel 1.1
Tabel Keaslian Penelitian
No Penelitian Judul Metode Hasil

Mona Aspek Keamanan Pada Metode yang Hasil

1. meidya Pengelolaan Dokumen digunakan pengamatan
Mustika Rekam Medis Di Filing metode dalam
Rawat Jalan observasi pengamanan
Rumahsakit Umum pada
Kota Semarang Tahun pengelolaan
2014 DRM

Muhammad Aspek Keamanan Isi Metode yang Hasil

2. Husni Azam Dan Fisik Dokumen digunakan penelitian
Rekam Medis Ditinjau metode yang
Dari Hukum Kesehatan observasi dilakukan
Di RSU RA Kartini menjaga
Jepara Tahun 2015 keamanan isi
dan fisik
DRM

Syaiful Aspek kamanan Metode yang Hasil

3. Hidayah pengolahan pada digunakan penelitian
penyimpanan dokumen metode mengenai
rekam medis di filing observasi keamanan
RSUD ungaran tahun dari segi fisik,
2014 kimia dan
pengolahan
pada
penyimpanan
DRM

Novia Tinjauan Pelaksanaan Metode yang Hasil

4. Wijayastuti pemeliharaan dokumen diguakan penelitian
rekam medis di ruang adalah mengenai
filing rawat inap RSUD metode pengelolan
sunan Kalijaga Demak observasi dan
Tahun 2014 kerahasiaan
ruang filing
tidak dikunci
dan orang
lain mudah
masuk
keruang filing
 8

Perbedaan penelitian dengan penelitian sebelumnya adalah pada lokasi

dan waktu penelitian. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif,

Metode yang di gunakan adalah observasi dan wawancara, Variabel yang

digunakan juga hampir sama namun permasalahannya berbeda. Peneliti

hanya ingin mengetahui keamanan dari aspek fisik ,kimia, biologis dan juga

kerahasiaan.
 9

BAB II

Tinjauan Pustaka

A. Rumah Sakit

1. Pengertian Rumah Sakit

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 159b/Menkes/Per/II/1988

bahwa Rumah Sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan secara merata, dengan mengutamakan upaya

penyembuhan penyakit dan pemulian kesehatan, yang dilaksanakan

secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan an

pencegahan penyakit dalam suatu tatanan rujukan, serta dapat

dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga dan penelitian.(5)

Sedangkan undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah

Sakit menyebutkan bahwa rumah sakit adalah instansi

pelayanankesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna (meliputi Promotif, Preventif, Kuratif, dan

Rehabilitatif) dengan menyelengarakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit umum, dalam UU tersebut di

definisikan sebagai rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan

untuk semua bidang dan jenis penyakit. Sementara rumah sakit khusus

adalah ruamh sakit yang memberikan pelayanan umum pada satu

bidang atau jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan

umur, organ, jenis penyakit, atau kekhususan Lainnya.(5)

9
 10

2. Jenis Pelayanan Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009

tentang rumah sakit, rumah sakit dapat dibagi berdasarkan jenis

pelayanan dan pengelolaannya:

a. Berdasarkan jenis pelayanan

1) Rumah Sakit Umum

Memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis

penyakit. Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan

secara berjenjang dan fungsi rujukan, rumah sakit umum

diklasifikasikan berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan

rumah sakit:

a) Rumah Sakit Umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik

spesialistik luas dan subspesialistik luas.

b) Rumah Sakit Umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik

sekurang-kurangnya sebelas spesialistik dan subspesialistik

luas.

c) Rumah Sakit Umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik

spesialistik dasar.

d) Rumah Sakit Umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.

 11

2) Rumah Sakit Khusus

Memberikan pelayanan utama pada satu bidang atau satu jenis

penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan umur, organ,

jenis penyakit, atau kekhususan lainnya, rumah sakit khusus

memberi pelayanan pengobatan khusus untuk pasien dengan

kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah. Contoh:

rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin.

b. berdasarkan pengelolaan

1) Rumah Sakit Publik

Dapat dikelola oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan badan

hukum yang bersifat nirlaba. Rumah sakit publik yang dikelola

pemerintah dan pemerintah daerah diselenggarakan

berdasarkan pengelolaan Badan Layanan Umum atau Badan

Layanan Umum Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

2) Rumah Sakit Privat

Dikelola oleh badan hukum dengan tujuan profit yang berbentuk

Perseroan Terbatas atau Persero. (6)

3. Pelaksananan Rekam Medis

a. Rekam Medis

1) Pengertian Rekam Medis

a) Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 269

tahun 2008
 12

Adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (1)

b) Menurut Huffman EK

Adalah rekaman atau catatan mengenal siapa, apa,

mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang

diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang

memuat pengetahuaan mengenai pasien dan pelayanan yang

diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk

menemukenali (mengindentifikasi) pasien, membenarkan

diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (4)

Batasan rekam medis adalah: rekaman atau catatan

mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana

pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa

perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan

dan pelayanan yang di peroleh serta memuat pengetahuan

mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta

memuat informasi yang cukup untuk menemukenali

(mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan

pengobatan serta merekam hasilnya.(7)

2) Tujuan dan manfaat rekam medis

a) Tujuan

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan

kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem

 13

pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib

administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang

diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah

satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan

kesehatan di rumah sakit. Tujuan dari rekam medis secara

rinci akan telibat dalam rekam medis itu sendiri. (8)

b) Manfaat

Manfaat rekam medis secara umum adalah:

(1) Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli

lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan

pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

(2) Sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada

seorang pasien.

(3) Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,

pengembangan penyakit dan pengobata selama pasien

berkunjung /dirawat dirumah sakit.

(4) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian

dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan

kepada pasien.

(5) Melindugi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit

maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya

(6) Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna

untuk keperluan penelitian dan pendidikan.

 14

(7) Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran

pelayanan medik pasien.

(8) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan,

serta bahan pertanggung jawaban dan pelaporan.

Dalam pemenkes 749a tahun 1989 Bab III pasal 14

disebutkan bahwa rekam medis dapat dipakai sebagai:

(1) Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.

(2) Bahan pembuktian dalam perkara hukum

(3) Bahan untuk keperluan penelitian dan pendididkan

(4) Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan

(5) Bahwa untuk menyiapkan setatistik kesehatan.(8)

3) Kegunaan Rekam Medis

Dalam pelaksanaan kerjanya, bahwa pada Kepmenkes

377 Tahun 2007 seorang perekam medis harus memenuhi aspek

rekam medis yaitu ALFRED. ALFRED merupakan singkatan dari

Administration, Legal, Financial ,Research, Education dan

Documentation.(9)

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek

antara lain:

a) Aspek Administration (Administrasi)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai adminstrasi,

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang

dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis

dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

 15

b) Aspek Legal (Hukum)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum

serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan

keadilan.

c) Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk

merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan

kapada seorang pasien.

d) Aspek Financial (Keuangan)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena

isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek keuangan.

e) Aspek Research (Penelitian)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data/ informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan dibidang kesehatan.

f) Aspek Education (Pendidikan)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,

karena isinya menyangkut data/informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik

yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat

 16

dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang

profesi si pemakai.

g) Aspek Documentation (Dokumentasi)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,

karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di

dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung

jawaban dan laporan rumah sakit.(8)

b. Filing

Dalam unit rekam medis filing mempunyai tugas pokok

menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan DRM, mengambil kembali (retriev) DRM untuk

berbagai keperluan, menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan

ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan,

memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, membantu

dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang di

abadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir

rekam medis. sedangkanperan dan fungsinya dalam peayanan

rekam medis ialah sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM untuk

berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip DRM terhadap

kerahasiaan isi data rekam medis serta perlindungan arsip-arsip

DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kimia dan biologi). Untuk

melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan

pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk.

Yang berhak untuk meminjam dokumen rekam medis yaitu pasien

yang bersangkutan, dokter yang terlebih dahulu meminta izin ke

 17

petugas rekam medis untuk meminjam DRM, mahasiswa praktek

yang juga telah meminta izin untuk keperluan pendidikan. (4)

B. Sistem Pengelolaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Pengolahan dokumen adalah usaha yang dilakukan untuk menjaga dan

memelihara doumen dari kerusakan, pencurian dan kehiangan,. Kerusakan

dan kehilangan dokumen yang datangnya dari dokumen itu sendiri atau yang

disebabkan oleh serangga-serangga dari luar dokumen tersebut, sedangkan

yang dikatakan pengamanan dokumen adalah usaha-usaha yang dilakukan

untuk menjaga dokumen dari kecurian maupun kehilangan.

Usaha pengengelolaan dokumen dapat berupa menjaga dari kecurian

dokumen rekam medis tindakan-tindakan yang bertujuan untuk

menyelamatkan okumen-dokumen berikut informasi serta menjamin

kelangsungan hidup dokumen dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam

medis dari kerusakan fisik dan isi rekam medis itu sendiri. Rekam medis

harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan

harta benda rumah sakit yang sangat berharga. Ada 2 (dua) cara

pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu:

1. Sentralisasi

Sentalisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam

satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-

catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak

kebaikannya juga ada kekurangannya.

 18

Kelebihan :

a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan rekam medis.

b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan

ruangan.

c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis

mudah distandarisasikan.

d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

e. Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat

jalan dan unit rawat inap.

b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam.

2. Desentralisasi

Desentralisasi memisahkan antara rekam medis poliklinik dengan rekam

medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat

penyimpanan. Sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan

dibagian pencatatan medis.

Kelebihan :

a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

b. Beban kerja yang dilakukan petugas lebih ringan.

Kekurangan :

a. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

b. Biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan lebih

banyak.(10)
 19

C. Pengamanan Rekam Medis

Secara umum informasi dalam rekam medis bersifat rahasia artinya

tidak semua orang dapat membaca dan mengetahuinya. Informasi di dalam

rekam medis bersifat rahasia karena menjelaskan hubungan yang khusus

antara pasien dan dokter yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai

dengan kode etik kedokteran dan peraturan perundang – undangan yang

berlaku. Rumah sakit sebagai pihak penyelenggara pelayanan kesehatan

wajib untuk menjamin terjaganya kerahasiaan isi rekam medis sehubungan

denga ata masing – masing pasien seperti yang dalam Undang – undang RI

Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran Pasal 47 ayat (2)

menyataan “Rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaannya oleh

dokter atau dokter gigi dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan”. (11)

Pada dasarnya terdapat dua kategori informasi yang bersumber dari

rekam medis yaitu:

1. Informasi kesehatan yang mengandung nilai kerahasiaan

Merupakan catatan mengenai hasil pemeriksaan diagnosa,

pengobatan, dan seterusnya mengenai penderita yang bersangkutan.

Mengenai hal ini ada kewajiban simpan rahasia kedokteran, sehingga

tidak boleh disebarluaskan tanpa izin penderita tersebut

2. Informasi yang tidak mengadung nilai kerahasiaan

Informasi yang dimaksud adalah mengenai identitas penderita serta

informasi nonmedis lainnya. Berkas rekam medis asli harus tetap

disimpan di rumah sakit dan tidak boleh diserahkan kepada pengacara

atau siapapun yang berhak atas berkas rekam medis adalah rumah sakit.

Pengisian rekam medis serta penyelesaiannya adalah tanggung jawab

 20

penuh dokter yang merawat, catatan harus ditulis cermat, singkat dan

jelas.(12)

Menurut Pasal 10 ayat (1) Permenker RI nomor 269/menkes/Per/III/2008

tentang rekam medis menyatakan bahwa informasi tentang identitas,

diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan

pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga

kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan

kesehatan. Akan tetapi, kerahasiaan rekam medis menurut Permenkes

tersebut tidak mutlak bersifat rahasia. Hal itu dikarenakan meskipun tetap

ada kewajiban bagi dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas

pengelola dan pimpinan pelayanan kesehatan untuk menjaga kerahasiaan

informasi dalam rekam medis, kewajiban tersebut ada batasnya. Adapun

yang wajib dijaga kerahasiaannya adalah informasi tentang identitas,

diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan. (12)

Berdasarkan Pasal 10 ayat (3) Permenkes RI Nomor

269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pemeriksaan rekam medis

untuk tujuan sebagaimana di atas, harus dilakukan secara tertulis kepada

pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tanpa adanya izin tertulis dari

pasien, dokter/dokter gigi tidak diperbolehkan memberikan penjelasan

tentang informasi dalam rekam medis kepada publik. Oleh karena itu, untuk

melindungi kerahasiaan informasi dalam rekam medis dibuat ketentuan

sebagai berikut :

1. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan

dokumen rekam medis.

2. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
 21

badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

3. Selama penderita dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat

ruangan dan menjaga kerahasiaannya. (11)

D. Pemeliharaan Arsip di Ruang atau Lokasi Penyimpanan

Faktor – faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2

yaitu:

1. Faktor Instrinsik

Penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,

misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh perekat dan

sebagainya.

2. Faktor ekstrinsik

Penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, seperti:

a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi

arsip antara lain :

1) Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak

terlalu lembab dapat di pasang AC yag hidup selama 24

jam terus menerus dan juga untuk mengurangi

banyaknya debu

2) Kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu

ruang penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50%

sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8oC

sampai 24.24oC apabila suhu kurang dari normal, maka

dalam waktu singkat arsip-arsip akan rusak.

 22

3) Ruang harus terang dan sebaiknya mengunakan

penerangan alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan

debu.

4) Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau

kebakaran

b. Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara

lain :

1) Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol,

kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari

pada perekat yang berada pada kertas, upaya

menghindarinya adalah dengan menepatan DRM di

tempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi

sempurna

2) Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu

tersentuh dengan dengan dinding yang lembab, bukan

saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula di

serang kutu buku, untuk menghindarinya di guanakan rak

yang tidak menempel dengan dinding dipasang antara

lain 6 inci dari dinding

3) Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak,

dan tikus, adalah dengan mengadakan pencegahan yakni

peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan

tanah, di berikan kamfer pada setiap rak untuk

menghindari serangan serangga

c. Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh

 23

merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip.

seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin

luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah

akan merusak dan melunturi kertas bila sengaja tersentuh air

atau udara yang lembab. Selain itu makanan dan minuman

juga dapat mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila

makanan dan minuman tersebut mengandung minyak akan

menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung

dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak

kertas

Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi

arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh

pengamanan fisik arsip adalah:

1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti

pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm

dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian,

sabotase, penyadapan dan lain-lain.

2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat

ketinggian yang bebas dari banjir.

3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak

rawan gempa, angin topan dan badai.

Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta

dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan

lain-lain.

Ruang penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin

 24

hingga mendukung keawetan arsip yang diantaranya :

1. Lokasi ruang/gedung arsip sebaiknya luas tempatnya untuk penyimpanan

arsip. Kalau merupakan bagian dari satu bangunan gedung, hendaknya

ruang penyimpanan terpisah dari keramaian kegiatan kantor dan tidak

dilalui saluran air.

2. Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung

menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela

diletakkan dibagian yang tidak memungkinkan terkena matahari secara

langsung masuk kedalam ruangan.

E. Aspek Hukum Rekam Medis

Ada beberapa aspek hukum dalam rekam medis :

1. Nama dan tanda tangan

Dalam pasal 5 Permenkes tentang rekam medis menyatakan bahwa :

“Setiap pencatatan kedalam rekam medis harus dibubuhi nama dan tanda

tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan”. Pembubuhan

nama dan tanda tangan ini perlu diperhatikan, karena setiap petugas yang

mencantumkan nama dan tanda tangan rekam medis tersebut bertanggung

jawab penuh atas isi rekam medis yang ditanda tangani. Apabila ada

kekeliruan atau pemalsuan isi rekam medis maka penanggung jawab

utama adalah petugas yang menandatangani rekam medis tersebut

terutama dalam menghadapi gugatan tuntutan dari penderita yang merasa

dirugikan. Oleh karena, itu lembaran rekam medis harus dijaga jangan

sampai orang yang tidak berkepentingan dapat mempergunakan tanpa

hak.(12)
 25

2. Pembetulan dan penghapusan rekam medis

Dalam pasal 6 Permenkes tentang rekam medis menyebutkan

bahwa:

Ayat (1): Pembetulan kesalahan catatan dilakukan pada tulisan

yang salah dan diberi paraf oleh petugas yang bersangkutan.

Ayat (2): Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak

diperbolehkan.

Peraturan mengenahi pembetulan kesalahan dan larangan

penghapusan tulisan pada rekam medis juga mengandung tanggung

jawab hukum. Oleh karena itu, yang berhak memberi paraf pada

pembetulan rekam medis hanyalah petugas yang bersangkutan.

Sedangkan penghapusan dalam bentuk atau cara apapun tidak

diperkenankan, karena dikhawatirkan adanya tuduhan dari pihak

penderita bahwa ada hal-hal yang disembunyikan untuk menutupi fakta

yang sebenarnya.(12)

3. Kerahasiaan rekam medis

Hal-hal yang bersangkutan dengan kerahasiaan rekam medis diatur

dalam pasal 11 dan 12 Permenkes

Pasal 12 ayat (1) :

Pemaparan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter

yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.

Pasal 12 ayat (2):

Pimpinan sarana kesehatan dapat memaparkan isi rekam medis

tanpa izin pasien berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.
 26

Sifat kerahasiaan rekam medis ini sangat perlu untuk diperhatikan,

karena ada sangkut pautnya dengan hak penderita. Apabila isi rekam

medis dipaparkan tanpa izin penderita, maka penderita yang merasa

dirugikan.(12)

4. Tanggung jawab pimpinan terhadap rekam medis

Dalam pasal 15 Permenkes yang berbunyi: “Pimpinan sarana

pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas:

a. Hilangnya, rusaknya, atau pemalsuan rekam medis

b. Penggunaan oleh orang/ badan yang tidak berhak.

Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara

karena sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit.

Menjadi tanggung jawab rumah sakit untuk melindungi informasi yang

ada di dalam catatan medis ataupun di pergunakan oleh orang yang tak

semestinya. Izin tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan

keterangan pada seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak

untuk memperoleh informasi.(12)

5. Sanksi pasal 20 Permenkes

Menyebutkan bahwa pelangaran terhadap ketentuan- ketentuan dalam

peraturan ini dapat dikenakan sanksi adminitrasi mulai teguran sampai

pencabutan.

F. Kebijakan Protap

Menurut Ealau dan Prewitt, kebijakan adalah sebuah ketetapan yang

berlaku dan dicirikan oleh perilaku yang konsisten dan berulang, baik dari

yang membuatnya maupun yang mentaatinya (yang terkena kebijakan itu).

 27

Titmuss mendefinisikan kebijakan sebagai prinsip yang mengatur tindakan

yang diarahkan kepada tujuan – tujuan tertentu. Dengan demikian dapat

dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketetapan yang memuat prinsip-

prinsip untuk mengarahkan cara – cara bertindak yang dibuat secara

terencana dan konsisten dalam mencapai suatu tujuan tertentu. (13)

Kebijakan adalah pernyataan atau ketentuan umum yang menuntun

atau menyalurkan pemikiran menjadi pengambilan keputusan oleh

bawahan, serta memberikan arah ke mana organisasi tersebut akan

dikemudikan. Prosedur tetap adalah suatu rangkaian tugas-tugas yag

saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan

tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan

berulang-ulang.(14) Kebijakan dan prosedur harus tersedia yang

mencerminkan pengelolaan unit rekam medis dan menjadi acuan bagi staf

rekam medis yang bertugas.

G. Aspek Kerahasiaan

1. Kerahasiaan Rekam Medis

Kepemilikan rekam medis sesuai UU praktik kedokteran adalah

berkas rekam medis menjadi milik dokter, dokter gigi, atau sarana

pelayanan kesehatan sedangkan isi dan lampiran dokumen rekam medis

menjadi milik pasien. Data-data rekam medis merupaka data yang

bersifat rahasia sehingga tidak dapat dibuka kepada pihak ketiga tanpa

seizin dari pasien yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain

berdasarkan peraturan atau perundang-undangan yang memaksa

dibukanya informasi tersebut. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka

 28

hanya untuk kepentingan pasien, untuk memenuhi permintaan aparat

penegak hukum (hakim majelis), permintaan pasien sendiri atau

berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, untuk

penelitian pendidikan dan audit medis sepanjang tidak menyebutkan

identitas pasien. Permintaan untuk tujuan tersebut diatas haarus

dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana layanan kesehatan.(15)

2. Rahasia Medis

Rahasia medis, rekam medis dan persetujuan tindakan medis dikenal

dengan istilah rahasia kedokteran. Disadari dasar utama hubungan

pasien dengan tenaga kesehatan adalah hubungan kepercayaan. Dimana

pasien percaya kemampuan profesional tenaga kesehatan yang dapat

membantu meringankan penderianya dan pasien percaya bahwa tenaga

kesehatan akan menjaga rahasia yang disampaikan kepada tenaga

kesehatan

Dari sudut pasien rahasia medis atau kedokteran adalah rahasia

yang dimiliki oleh pasien dalam bidang medis atau kedoteran. Dari sudut

pandangan tenaga kesehatan ialah rahasia milik pasien yang

diketahuinya dan wajib disimpan oleh tenaga kesehatan dengan baik.

Ruang lingkup rahasia medis terdiri dari:

a. Segala sesuatu yang oleh pasien disampaikan kepada tenaga

kesehatan, baik secara disadari maupun secara tidak disadari

b. Segala sesuatu yang diketahui oleh tenaga kesehatan sewaktu

memeriksa atau mengobati atau merawat pasien.

Rahasia medis akan di simpan bila:

a. Bila diatur dalam UU seperti UU no 4 tahun 1984

 29

b. Bila pasien dapat membahayakan orang lain

c. Bila pasien memperoleh hak soial

d. Bila secara jelas diberikan izin oleh pasien

e. Bila pasien memberikankesan kepada dokter bahwa ia mengizinkan

f. Bila hal itu untuk kepentingan yang lebih tinggi.

3. Tanggung Jawab

Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas

hilang, rusak, pemalsuan, dan penggunaan oleh orang atau badan yang

tidak berhak terhadap rekam medis. Karena itu izin untuk penelitian dan

untuk pemeriksaan di pengadilan untuk kepentingan penegakan hukum.(1)

Rekam medis wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka

waktu 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien mendapatkan

perawatan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan selama 10

tahun. Sedangkan masa simpan di sarana selain rumah sakit adalah 2

tahun. Setelah batas waktu sersebut, maka rekam medis dapat

dimusnahkan dengan mengikuti aturan yang telah ditentukan untuk

pemusnahan dokumen.(1)

H. Mutu Pelayanan

1. Mutu pelayanan

Rumah Sakit merupakan Institusi pelayanan kesehatan bagi

masyarakat dengan karaktristik tersendiri yang dipengaruhi oleh

perkembangan ilmu pengetahuan, kesehatan, kemajuan tehnologi,

kehidupan sosial, ekonomi masyarakat, dan harus tetap mampu

meningkatkan meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan

 30

terjangkau oleh masyarakat agar terjadi derajat kesehatan yang setinggi

tingginya. Mutu dapat diartikan sebagai tingkat keunggulan yang

diharapkan dan pengendalian atas tingkat keunggulan untuk memenuhi

keinginan pelanggan. Baik tidaknya mutu tergantung pada kemampuan

penyedia jasa dalam memenuhi harapan pelanggannya secara

konsiten.(16)

Parasuraman, Zeithmal dan Berry mengidentifikasi sepuluh factor utama

dalam menentukan kualitas pelayanan yakni:

1) Nyata atau berwujud (Tangible) meliputi penampillan fisik dan fasilitas,

peralatan, karyawandan alat-alat komunikasi.

2) Keandalan (Reliability) kemampuan untuk melaksanakan jasa yang

telah dijanjikan secara konsisten dan dapat di andalkan (akurat).

3) Cepat tanggap (Responsiveness) kemauan untuk membantu

pelanggan (konsumen) dan menyediakan jasa atau pelayanan yang

tepat dan cepat.

4) Kompetensi (Competence) setiap pegawai memiliki pengetahuan dan

keterampilan yang dibutuhkan untuk dapat memberikan pelayanan

tertentu.

5) Kemudahan (Access) kemudahan untuk dihubungi atau ditemui yang

berarti lokasi fasilitas mudah dijangkau, waktu menunggu tidak terlalu

lama, saluran komunikasi mudah dihubungi.

6) Keramahan (Courtesy) sikap sopan santun, respek, perhatian, dan

keramahan dari para kontak personal.

 31

7) Komunikasi (Communication) memberikan informasi yang dapat

dipahami pelanggan serta selalu mendengarkan saran dan keluhan

pelanggan.

8) Kepercayaan (Credibility) jujur dan dapat dipercaya.

9) Keamanan (Security) aman (secara fisisk, finansial dan kerahasiaan)

dari bahaya, resiko atau keragu-raguan.

10) Understanding / knowing the customer upaya untuk memahami

kebutuhan pelanggan.(17)

Kemudian berkembangnya pada kesimpulan oleh Parasuraman,

Zeithaml dan Berry menganalisis dimensi kualitas jasa berdasarkan lima

aspek komponen. Kelima komponen mutu pelayanan tersebut dikenal

dengan nama ServQual.(18)

2. Dimensi mutu pelayanan

a. Cepat Tanggap (Responsiveness)

Pelayanan kesehatan yang responsif terhadap kebutuhan pelanggan

kebanyakan ditentukan oleh sikap yang secara langsung berhubugan

dengan para pengguna jasa dan keluarganya, baik melalui tatap muka,

komunikasi non-verbal atau langsung.

b. Kemampuan (Reliability)

Kemampuan yang diberikan harus sesuai dengan tepat waktu dan

akurat. Untuk meningkatkan kemampuan perlu ditingkat kinerja dokter

dalam pemberian layanan yang diberikan kepada pasien.

 32

c. Jaminan (Assurance)

Pemenuhan terhadap pelayanan yang diberikan mengakibatkan

pengguna jasa merasa terbebas dari risiko dan dapat memberikan

jaminan bagi pasien.

d. Perhatian(Empaty)

Rasa kepedulian dan perhatian terhadap pasien yang dimana

memahami kebutuhan mereka dan memberikan kemudahan. Untuk

menentukan mutu pekayanan dan dapat langsung memenuhi

kepuasan pasien.

e. Secara langsung (Tamgiable)

Mutu jasa pelayanan dapat dirasakan secara langsung oleh pasien

denga adanya fasilitas fisik dan perlengkapan yang memadai. Mampu

bekerja secara optimal sesuai keterampilan.

3. Mutu Rekam Medis

Rekam medis yang baik dapat mencerminkan mutu pelayanan yang

diberikan, rekam medis yang bermutu juga diguanakan untuk keperluan

evaluasi dan audit medik terhadap pelayanan rekam medis secara

retrospektif terhadap rekam medis. Tanpa dipenuhinya syarat-syarat dari

mutu tersebut, maka tenaga medis maupun pihak rumah sakit akan sukar

membela diri di pengadilan bila terdapat tuntutan malpraktik oleh pihak

pasien.

Menurut huffman (1990) dan soejaga (1996), mutu rekam medis yang

baik adalah rekam medis yang memenuhi indikat-indikator mutu rekam

medissebagai berikut:

a. Kelengkapan isi resume medis

 33

b. Keakuratan

c. Tepat waktu

d. Pemenuhan persyaratan hukum.(19)

I. Kerangka Teori

Faktoryang
menyebabkan
kerusakan Arsip:
1. Faktor Intrisik

DRM a. Kualitas
kertas

b. Tinta Pelaksanaan
Mutu
Keamanan Protap
Filing Pelayanan
c. perekat dan
Kerahasiaan
2. Faktor ekstrinsik DRM

a. Aspek fisik

b. Aspek biologis

c. Segi Kimiawi

Aspek Kerahasiaan
DRM

Gambar 2.1

Kerangka Teori

Sumber: 1,4,7,11,12,14,15,16,17,18,19
 34

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Kerangka Konsep

Faktor Ektrinsik
1. Aspek fisik

2. Faktor Biologis Pelaksanaan

Mutu
3. Faktor kimiawi Keamanan dan
Pelayanan
Kerahasiaan DRM

Aspek Kerahasiaan
DRM

Gambar 3.1

Kerangka Konsep

B. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, yaitu menggambarkan data

sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah

metode observasi dan wawancara yaitu peneliti mengamati keamanan

dokumen rekam medis meliputi aspek fisik, aspek biologis, dan aspek kimiawi,

kerahasiaan dokumen rekam medis, protap, dan kebijakan rumah sakit.

Wawancara dilakukan kepada kepala unit rekam medis dan 4 orang petugas

filing yang bersangkutandengan pendekatan cross sectional yaitu cara

menganalisis variabel-variabel penelitian bersifat sewaktu-waktu untuk

memperoleh data yang lebih lengkap dan tepat. (20)

34
 35

C. Variabel Penelitian

1. Keamanan dokumen rekam medis dari segi Aspek fisik, Aspek biologis

dan Aspek kimiawi

2. Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis

3. Pelaksanaan keamanan dan Kerahasiaan DRM

D. Definisi Oprasional

Tabel 3.1
Tabel Definisi Operasional
No. Variabel Definisi Operasional

1. keamanan Upaya yang dilakukan untuk menjaga dokumen

dokumen rekam rekam medis bebas dari bahaya kejahatan, segala

medis bentuk kecelakaan dan lain-lain yang dilaksanakan di

bagian Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

a. Aspek fisik Dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip

dari ancaman faktor-faktor pemusnah atau perusak

arsip seprti kebocoran ruangan, kebakaran, dan

kelembaban

b. Aspek biologis Dilakukan dengan maksud perlindungan terhadap

bahaya biologis seperti kutu buku, air, tikus rayap,

kecoa.

c. Aspek Kimiawi Dilakukan dengan maksud perlindungan terhadap

bahaya bahan-bahan kimia, debu, makanan dan

minuman
 36

2. Aspek kerahasiaan Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis yang

dokumen rekam ditetapkan di RSUD Bendan Kota Pekalongan

medis meliputi :

1. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan

masuk ruang penyimpanan dokumen rekam

medis.

2. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi

rekam medis untuk badan-badan atau

perorangan, kecuali yang telah ditentukan

oleh peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

3. Selama penderita dirawat, rekam medis

menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan

menjaga kerahasiaannya3.

3. Pelaksanaan Suatu tindakan melakukan kegiatan pengamanan

Keamanan DRM penyimpanan dokumen rekam medis dari segi fisik,

kimia, biologis.

4. Pelaksanaan Suatu tindakan yang di tempuh untuk tetap menjaga

Kerahasiaan DRM keutuhan serta memelihara dokumen rekam medis

dari segi isi meliputi data dan informasinya yang

terkandung di DRM dan menjaga jika terjadi

kehilangan
 37

E. Populasi dan Sampel

1. Populasi

Terdiri dari subjek yaitu petugas filing rekam medis sebanyak 4 orang,

kepala rekam medis sebanyak 1 orang, sehingga subjek sebanyak 5 orang,

dan objeknya yaitu keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di

Filing

2. Sampel

Sempel yang diambil yaitu meggunakan semua populasi yang ada

sebanyak 4 orang petugas dibagian filing, 1 orang kepala rekam medis,

sehingga yang menjadi sempel sebanyak 5 orang dan keamanan serta

kerahasiaan dokumen rekam medis.

F. Pengumpulan data

1. Jenis dan sumber data

a. Data primer

Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya

yaitu observasi dan wawancara kepada petugas filing dan kepala rekam

medis terkait dalam pelaksanaan aspek keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis.

b. Data sekunder

Data sekunder merupakan data yang sudah ada yaitu kebijakan

prosedur tetap tentang keamanan dan kerahasiaan DRM di Filing RSUD

Bendan Pekalongan

2. Metode pengumpulan data

Metode pengumpulan data adalah dengan observasi yaitu pengumpulan

 38

data dengan mengetahui obyek secara langsung yang akan diteliti

berkaitan tentang keamanan dokumen rekam medis, kerahasian rekam

medis dan kebijakan protap. selain itu cara wawancara dengan kepala unit

rekam medis dan petugas di bagian filing dan membuat daftar pertanyaan

untuk mendapatkan jawaban dari petugas tentang upaya pengelolaan

penyimpanan dokumen rekam medis, keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis, serta kebijakan dan protap

3. Instrumen penelitian

Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:

a. Pedoman observasi

Instrumen pedoman observasi untuk mengetahui aspek keamanan

dokumen rekam medis, kerahasiaan dokumen rekam medis, kebijakan

dan protap

b. Pedoman wawancara

Instrumen pedoman wawancara untuk memperoleh data tentang

kebijakan dan protap, keamanan dokumen rekam medis (segi fisik,

kimia, biologis)

c. Alat pengukur suhu dan kelembaban

Untuk mengukur suhu (temperatur) ataupun perubahan suhu dan

kelembaban udara pada ruangan filing

 39

G. Pengolahan Data

1. Editing

Kegiatan yang di lakukan untuk meninjau atau mengoreksi kembali hasil

observasi data yang telah dikumpulkan guna mengetahui kesalahan-

kesalahan

2. Tabulasi

Menyusun data hasil penelitian dalam bentuk tabel.

3. Penyajian Data

Suatu cara pengolahan data dengan cara menyajikan hasil dari

pengumpulan data berupa narasi.

H. Analisa Data

Data yang terkumpul dari observasi yang akan diolah secara deskriptif

untuk menggambarkan keamanan, dan kerahasiaan penyimpanan dokumen

rekam medis yang sesuai dengan kebijakan

 40

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum RSUD Bendan Kota Pekalongan

1. Sejarah Singkat RSUD Bendan Kota Pekalongan

Rumah Sakit Umum Daerah Bendan kota Pekalongan adalah

Lembaga teknisi daerah yang didirikan berdasarkan Perda Kota

Pekalongan No. 5 Tahun 2008. Gagasan untuk membangun rumah sakit

sebenernya sudah dimulai pada tahun 2002. Pada waktu itu masih dalam

bentuk studi kelayakan apakah kota Pekalongan layak untuk dibangun

Rumah Sakit Umum Daerah. Beberapa catatan yang menjadi

rekomendasi dari hasil studi tersebut adalah meskipun di Kota Pekalongan

banyak berdiri rumah sakit swasta, Kota Pekalongan masih layak untuk

didirikan Rumah sakit Umum Daerah dengan beberapa ketentuan

antaralain luas tanah 1 Ha, terletak dijalur pantura dan memiliki

keunggulan pelayanan.

Misi yang diemban oleh Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan

periode 2005-2010 dalam rangka meningkatkan mutu dan jangkauan

pelayanan kesehatan bagi masyarakat kota Pekalongan. Rencana

pembangunan RSUD dimulai dengan kegiatan penyusunan Design

Engineering Detail pada tahun 2006. Pada awalnya perencanaan

ditujukan untuk peningkatan Puskesmas Bendan, namun pada akhirnya

berkembang menjadi rumah sakit. Dalam menentukan lokasi mengalami

beberapa pembahasan yang cukup panjang. Beberapa lokasi diusulkan

antara lain SMP 13, bekas Terminal, Puskesmas Bendan dan akhirnya di

40
 41

BLK dengan menempati tanah yang masih kosong dan lokasi ini dianggap

cukup strategis. Atas dasar keputusan Dewan Perwakilan Rakyat kota

Pekalongan Nomor 08/DPRD/IV/2007 tentang persetujuan surat Walikota

Pekalongan Nomor 050/0198 tanggal 17 Januari 2007 perihal Rencana

Anggaran Biaya kegiatan pembangunan RSUD kota Pekalongan untuk

merealisasikan lebih lanjut dan pembangunan nya disepakati bersama

bahwa akan dilaksanakan secara 3 tahun dimulai pada tahun 2007, 2008

dan 2009.

Pembangunan gedung sesuai kontrak kerja ditargetkan selama 18

bulan dan berakhir pada 5 Maret 2009. Perkembangan terakhir yang

terjadi yaitu dengan adanya addendum pekerjaan sekaligus anggarannya,

maka jangka waktu diperpanjang 26 hari hingga berakhir 31 Maret 2009.

RSUD Bendan diresmikan pada tanggal 21 Mei 2009 oleh Wakil Presiden

RI Bapak Jusuf Kalla dan di dampingi oleh Direktur Jendral Pelayanan

Medis Bapak Farid W. Husain.

2. Letak Geografis

Lokasi RSUD Bendan Kota Pekalongan luas keseluruhan ± 1,35 Ha

terletak di Jalan Sriwijaya No. 2 Pekalongan yang termasuk dalam wilayah

Kelurahan Bendan Kecamatan Pekalongan Barat dan berjarak 300 m dari

Pemerintah Kota Pekalongan. Luas bangunan gedung utama dan

penunjangnya adalah ± 12.000 m2 terdiri dari bangunan 4 lantai ditambah 1

lantai basement. Adapun rincian bangunan terdiri dari :

a. Lantai basement digunakan untuk Instalasi Dapur/Gizi, Instalsi

Laundry/CSSD, Radiologi, Laboratorium, Fisioterapi dan Perkantoran

 42

b. Lantai 1 digunakan untuk Instalasi Rawat Jalan, Hemodialisa serta

Instalasi Gawat Darurat.

c. Lantai 2 digunakan untuk Instalasi Bedah Sentral/Operasi, ICU,

Persalinan dan Rawat Inap Kelas III.

d. Lantai 3 digunakan untuk Rawat Inap Kelas II, Kelas I, dan Kelas

Utama.

e. Lantai 4 digunakan untuk Rawat Inap VIP dan Aula.

f. Bangunan penunjang antara lain : Pemulasaran Jenazah, Ruang

Genset, IPAL, dan lain-lain

3. Visi dan Misi RSUD Bendan Kota Pekalongan

a. Visi RSUD Bendan Kota Pekalongan

Visi RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Unggulan dalam

Pelayanan.

b. Misi RSUD Bendan Kota Pekalongan

1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau

2) Menjadi pusat rujukan pelayanan medis

3) Mengembangkan jejaring pendidikan

4) Mewujudkan kemandirian pengelolaan keuangan yang transparan

dan bertanggung jawab.

c. Motto

Motto dari RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Kesembuhanmu

Ibadahku.

4. Jenis Pelayanan Yang Ada di RSUD Bendan Kota Pekalongan

RSUD Bendan Kota Pekalongan merupakan Rumah Sakit tipe C

yang memiliki beberapa fasilitas pelayanan diantaranya:

 43

a. Pelayanan Gawat Darurat 24 Jam

Pelayanan profesional 24 jam oleh dokter spesialis dan perawat

yang handal. Selain itu ditunjang pula dengan fasilitas dan peralatan

medis yang lengkap, laboratorium, radiologi, ruang observasi, dan

mobil ambulance

b. Pelayanan Rawat Jalan, meliputi:

1) Poli Umum

2) Poli Mata

3) Poli Penyakit Dalam

4) Poli Gigi

5) Poli Bedah Mulut

6) Poli Obsgyn

7) Poli Jiwa

8) Poli Saraf

9) Poli Bedah

10) Poli bedah syaraf

11) Poli Jantung

12) Poli kulit / kelamin

13) Poli Bedah Tulang / Ortopedi

14) Poli Anak

15) Poli THT

16) Poli Rehab Medik

17) VCT

18) Dot (tb)

19) CST
 44

c. Instalasi Rawat Inap

Instalasi Rawat inap di laksanakan selama 24 jam. Kapasitas tempat

tidur di RSUD Bendan sebanyak 193 tempat tidur yang terdiri dari :

1) Kelas VIP

2) Kelas I (Truntum)

3) Kelas II (sekar jagad)

4) Kelas III (Jlamprang dan sekar jagad khusus anak )

5) ICU

6) Bangsal VK

7) Bangsal Ruang bayi

d. Pelayanan instalasi Bedah Sentral

Pelayanan insatalasi bedah sentral meliputi tindakan operasi baik

umum maupun persalinan.

e. Instalasi Pelayanan Penunjang antara lain:

1) Instalasi Radiologi

2) Instalasi Laboratorium 24 Jam

3) Instalasi Farmasi 24 Jam

4) Instalasi Gizi

5) IPAL

6) Laundry / CSSD

7) Fisioterapi

8) Konsultasi Gizi

9) Instalasi Bank Darah RS 24 Jam

 45

B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan

1. Struktur Organisasi Rekam Medis

Direktur

Kabid
Pelayanan
Medik

Kasi Pelayanan
Medik

KA. Unit Rekam

Medik

Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksan Pelaksana

Pendaftaran Assembing Pelaporan Filing Mediko Legal

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis

2. Visi dan Misi Unit Rekam Medis

a. Visi

Tertib rekam medis demi terselenggaranya pelayanan rumah sakit

yang bermutu

b. Misi

1) Meningkatkan pelayanan dokumen rekam medis secara lengkap

dan memuaskan semua pihak

 46

2) Memberikan pelayanan rekam medis secara efektif dan efesien

dengan data yang akurat lengkap serta dapat dipertangung

jawabkan

3) Memberikan informasi kesehatan secara komprehensif untuk

mencapai pelayanan rumah sakit yang bermutu.

c. Motto

Motto pelayanan rekam medis RSUD Bendan Kota Pekalongan

adalah Jelas, Lengkap, Tepat.

3. Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis

a. Kepala Unit Rekam Medis

Kepala Unit Rekam Medis berpendidikan formal minimal DIII

Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Bertanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pelayanan

rekam medis di rumah sakit

2) Memberikan pengarahan kerja kepada staff bawahannya.

3) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar

4) Menyusun rencana kebutuhan tugas staff di instalasi Rekam Medis.

b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Jalan berpendidikan minimal

SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki

tugas Pokok antara lain :

1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan

2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi )

3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah

terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali

 47

berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada

kunjungan berikutnya ( pasien lama )

4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan ( URJ ) atau Poliklinik

yang sesuai dengan keluhannya

5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi

yang membutuhkan.

c. Tempat Pendaftaran Paisen Gawat Darurat (TPPGD)

Bagian Pendaftaran Pasien Gawat Darurat berpendidikan minimal

SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki

tugas pokok sebagai berikut:

1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di unit Gawat

Darurat

2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi )

3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah

terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali

berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada

kunjungan berikutnya ( pasien lama )

4) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk

menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / di mintai

keterangan perihal kondisi pasien sebelum di bawa ke unit gawat

darurat.

5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi

yang membutuhkan.
 48

d. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Inap berpendidikan formal

minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis,

memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang di buat dokter

baik dari pelayanan rawat jalan maupun Gawat Darurat.

2) Bersama-sama keluarga pasien menentukan kelas perawatan dan

bangsal yang di tuju.

3) Menjelaskan mengenai tarif layanan rawat inap dengan fasilitas-

fasilitas di ruang rawat inap.

4) Menyiapkan Formulir kelengkapan pelayanan pendaftaran rawat

inap.

5) Melengkapi data pada formulir Rekam Medis Rawat Inap

6) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk di

kirim ke bangsal di mana pasien akan di rawat.

7) Memberi informasi tentang adanya mutasi kepada keluarga pasien,

pengunjung atau instansi badan / orang yang memerlukan

informasi tentang keberadaan pasien rawat inap.

e. Assembling

Assembling di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan

formal minimal D-3 Rekam Medis dan dibantu beberapa staff yang

berpendidikan minimal SLTA,memiliki tugas pokok sebagai berikut:

1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI.

2) Merakit Dokumen Rekam Medis rawat inap.

 49

3) Meneliti Kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam

Dokumen rekam medis.

4) Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis.

5) Mengendalikan DRM yang di kembalikan ke unit pencatat data

karena isinya tidak lengkap.

6) Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam

medis

f. Koding / Indeksing

Bagian Koding/Indeksing di RSUD Bendan Kota Pekalongan

berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok

sebagai berikut:

1) Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis

dokter, kode operasi dan tindakan medis yang telah dilakukan oleh

dokter atau petugas kesehatan lainnya dan kode sebab kematian

dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.

2) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks

operasi atau tindakan medis, Indeks sebab kematian dan indeks

dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks.

3) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan

indeks.

4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian

(mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks

sebab kematian.
 50

g. Analising / Reporting

Bagian Analising / Reporting di RSUD Bendan Kota Pekalongan

berpendidikan formal minimal DIII Rekam Medis,memiliki tugas pokok

sebagai berikut:

1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.

2) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.

3) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.

4) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk

penyusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi,

radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik,

pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan

laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.

5) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda

tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit

terkait.

6) Meminjam indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap darti fungsi

K/I untuk menyusun laporan.

7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut

untuk dianalisis statistiknya.

8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen

rumah sakit.

9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit

serta membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke

Depkes dengan sistem online.

 51

h. Filing

Bagian Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan

formal D III Rekam Medis, dan dibantu beberapa staff lulusan SLTA

yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan DRM.

2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan.

3) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.

5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

6) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).

7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

C. Hasil Penelitian

1. Kondisi Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan

Berdasarkan hasil wawancara tentang pelaksanaan keamanan dan

kerahasian di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan mengunakan sistem

penyimpanan sentralisasi dengan mengunakan metode penjajaran TDF

(Terminal Digit Filing). Untuk Tugas pokok petugas filing adalah

mengambil dokumen rekam medis dengan tracer, kemudian menyortir

pada rak distibusi tanpa adanya buku ekspedisi, setelah itu

mendistribusikan berdasarkan ke setiap poliklinik yang di tuju. Kemudian

melakukan pengembalian ke rak filing berdasarkan sistem penjajaran

metode angka akhir yaitu TDF (Terminal Digit Filing) .

 52

2. Karakteristik Petugas Filing

Tabel 4.1
Karakteristik Responden Petugas Filing
RSUD Bendan Kota Pekalongan

Pelatian
Lama Yang
Umur Jenis
No Nama Kerja Pendidikan Pernah
(Tahun) Kelamin
(Tahun) Diikuti

1 AS 31 Laki-laki 5 S1 Tidak
Teknologi pernah
Pendidikan
2. AR 30 Laki-laki 5 SMA Tidak
pernah

3 BA 24 Laki-laki 2 D3 Tidak
Akuntansi pernah

4 SO 35 Laki-laki 4 SMA Tidak

pernah

Sumber: Hasil wawancara dengan petugas filing RSUD Bendan Kota

Pekalongan

Dari tabel 4.1 diketahui terdapat 4 (empat) petugas laki-laki yang

semuanya merupakan petugas filing, dari keempatnya bukan merupakan

lulusan D3 rekam medis. Dengan rincian: 1 (Satu) petugas lulusan S1

Teknologi Pendidikan, 1 (Satu) petugas lulusan D3 Akuntansi, dan 2

petugas lulusan SMA serta semuanya belum pernah mengikuti pelatihan

yang berkaitan tentang pengelolaan berkas rekam medis. Rata-rata

petugas berumur 30 tahun dengan lama kerja kurang dari 5 tahun

dibagian filing.
 53

Berikut merupakan hasil wawancara dari petugas filing:

a. Tugas pokok dan fungsi petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara kepada beberapa petugas filing

tugas pokok dan fungsi filing adalah mencari dokumen rekam medis

berdasarkan tracer pada rak yang sesuai nomor rekam medis, dan

menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan TDF yang kembali

dari poliklinik.

b. Keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis

1) Aspek keamanan dokumen rekam medis

Petugas filing belum mengetahui sepenuhnya tentang

keamanan dokumen rekam medis di karenakannya belum

terdapatnya protap dan tidak pernah mengikuti pelatihan tentang

pengolahan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan

kerahasiaannya. Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen

rekam medis supaya tetap aman adalah ruangan tetap kering,

menyiapkan anti serangga, menyiapkan tempat sampah, di rawat

tiap bulan, dan mengusahakan agar dokumen tetap tertata rapi.

Kendala dalam menjaga dokumen rekam medis di filing yaitu

kebutuhan rak yang tidak sesuai dengan ukuran dokumen,

ruangan kurang luas, dan sering terjadinya miss file.

2) Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis

Petugas mengetahui tentang kerahasiaan dokumen rekam

medis bahwa dokumen rekam medis wajib dijaga kerahasiaan isi,

tidak boleh dibawa pasien dan tidak boleh dibeberkan untuk umum.

Di filing terdapat prosedur peminjaman dokumen rekam medis, dan

 54

jika terdapat seseorang yang meminjam dokumen tanpa seizin

petugas diberi teguran dan tidak di berikan dokumen tersebut

kecuali dengan izin petugas.

Di filing semua petugas rekam medis wajib menjaga dan

mengelola dari kerahasiaanya. Usaha yang dilakukan dalam untuk

menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis adalah harus ada

izin peminjaman, penataan sesuai sistem penjajaran TDF dan

menganti map ketika dokumen rusak.

Yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen yang hilang

adalah seluruh petugas filing dan mencarinya berdasarkan histori

pasien dalam pelayanan. Jika hilang diganti dengan yang baru.

3. Keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam medis

a. Aspek fisik

1) Kondisi pencahayaan

Untuk penerangan di ruang filing RSUD Bendan Kota

Pekalongan digunakan lampu neon ruangan sebanyak 12 buah,

dengan daya lampu 24 watt. Tetapi yang masih aktif menyala

hanya 6 buah. Pada ruangan tersebut juga sudah diberi jendela

kaca besar dengan ukuran 2,5x2,5 m2 sebanyak 6 buah dan tidak

pernah dibuka untuk menghindari kebocoran Air Conditioner. Pintu

hanya 1 (Satu) yang menghubungkan antara ruang filing dengan

ruang unit rekam medis. Sinar matahari sebagai penerangan alami

dapat masuk keruangan, namun tidak langsung mengenai DRM

karena ventilasi berada di sebelah selatan.

 55

2) Temperatur udara (suhu dan kelembaban udara)

Pada ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan sudah

mengunakan 6 buah AC sehingga suhu dan kelembaban stabil.

Akan tetapi AC tidak aktif selama 24 jam. Dari hasil observasi

dengan mengukur suhu dan kelembaban udara menggunakan alat

thermohygrometer di ruang filing didapatkan hasil sebagai berikut:

Tabel 4.2
Suhu dan kelembaban udara ruang Filing RSUD Bendan Kota
Pekalongan

Suhu Kelembaban
Tanggal Jam
o
C o
F %

10 Juni 08.00 27,6 81,6 65

2016
10.00 27,0 80,6 70

12.00 27,9 82,2 71

Dari tabel 4.2 dapat dilihat hasil pengukuran suhu dan kelembaban

udara mengunakan alat thermohygrometer. Dan hasilnya pada jam

08.00 suhu mencapai 27.6 oC atau 81.6 oF dan kelembaban 65% ,

untuk jam 10.00 suhu mencapai 27.0oC atau 80.6 o

F dan

kelembaban 70%, dan pada pengamatan terakhir jam 12.00 suhu

mencapai 27.9oC atau 82.2 oF dan kelembaban 71%.

3) Keamanan ruangan dari seranggan api atau kebakaran

Berdasarkan hasil observasi selama penelitian di RSUD

Bendan Kota Pekalongan untuk keamanan dari seranggan

kebakaran, penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh

 56

dari tempat penyimpanan barang barang yang mudah terbakar

tetapi belum tersedia alat pemadam kebakaran pada ruang filing.

4) Keamanan ruangan dari seranggan air atau banjir

Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan terdapat saluran air

berupa talang pipa air yang melalui ruang tersebut dan masih

terdapat atap yang bocor.

b. Aspek biologis

Untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang di

sebabkan serangga hama pemakan kertas petugas filing tidak

memberikan kamfer pada rak filing akan tetapi petugas filing langsung

menyemprotkan alat pengendalian serangga berupa cairan aerosol

ketika menemui serangga. Untuk pengendalian tikus sendiri petugas

menggunakan racun tikus sebagai alat untuk membasmi tikus.

c. Aspek kimiawi

Untuk Menjaga keamanan dokumen rekam medis dari aspek

kimiawi perlindungan sudah dilakukan dengan baik yaitu digunakan

tinta warna hitam untuk menghindari kelunturan dalam pengisian

dokumen rekam medis. Akan tetapi untuk menyatukan dokumen

rekam medis hanya dengan mengunakan steples, padahal bahan

staples merupakan bahan yang mudah berkarat. Dan masih

ditemukannya petugas yang melakukan aktivitas-aktifitas seperti

makan dan minum di ruang filing yang mengakibatkan kerusakan pada

dokumen rekam medis.

 57

4. Kerahasiaan dokumen rekam medis

Pada ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan belum

sepenuhnya menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis dikarenakan

tidak terkuncinya pintu filing dan masih terdapat pasien atau petugas

selain rekam medis masuk ke ruang filing untuk meminta dokumen rekam

medis, ruang filing dijadikan satu dengan ruang unit rekam medis yang lain

seperti: assembling, pelaporan, dan koding. Karenakan pintu masuk

menuju ruang filing belum tertulis “ Selain petugas rekam medis dilarang

masuk” yang seharusnya wajib terdapat pada pintu masuk yaitu bertujuan

untuk meminimalisir orang yang masuk ke ruang filing

Kebutuhan rak tidak sesuai dengan jumlah DRM yang terus

bertambah menyebabkan kapasitas rak tidak memenuhi sehingga banyak

DRM yang masih di lantai.

5. Hasil pelaksanaan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis

a. Kebijakan dan protap

Di RSUD Bendan Kota Pekalongan berdasarkan wawancara

dengan kepala rekam medis menyatakan bahwa belum terdapat

kebijakan rumah sakit mengenai pelaksanaan pemeliharaan

keamanan dokumen rekam medis. Akan tetapi hanya terdapat

kebijakan tentang kerahasiaan. Dan belum ada prosedur tetap

tentang sarana dan prasarana dalam mengelola keamanan dokumen

rekam medis dan hal-hal tentang kerahasiaan dokumen rekam medis .

b. Pemeliharaan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan

kerahasiaan

1) Pemeliharaan dari aspek keamanan

 58

Berdasarkan wawancara dengan kepala rekam medis,

Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis

supaya tetap aman dari aspek fisik, biologis, dan kimia.

Berdasarkan aspek fisik adalah di rak harus tertata rapi dari

pelayanan ada buku espedisi dan terhindar dari ancaman seperti

bocor, untuk aspek biologis sudah diberikan obat racun serangga

dan racun tikus tetapi di rak tidak diberikan kamper untuk

menghidari seranggan serangga. Sedangkan aspek kimiawi

ruangan dipasang AC biar tertutup terhindar luar seperti debu dan

yang lain. Dan upaya yang dilakukan bila dokumen rekam medis

tersebut rusak maka map diganti dengan yang baru. Untuk

formulir kertas yang sobek atau rusak kecil disteples atau dilem.

2) Pelaksanaan dari aspek kerahasiaan

Tabel 4.3
Hasil wawancara
Kepala Unit Rekam Medis

Pertanyaan Jawaban

Upaya apa yang dilakukan 1) Penataan ulang dan evaluasi kita

untuk menjaga kerahasiaan satu persatu terhadap DRM

DRM dari kehilangan di 2) Adanya buku peminjaman dan

filing? kedepannya akan dibutuhkan aplikasi

berkas

3) Kelengkapan diteliti kembali supaya

pencarian mudah ketika dicari

kembali
 59

Dari hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis tentang

usaha untuk menjaga kerahasiaan DRM dari kehilangan adalah

melakukan penataan ulang, adanya evaluasi satu-satu, adanya buku

peminjaman, kelengkapan diteliti kembali supaya ketika pencarian

mudah dicari kembali.

c. Tanggung jawab pimpinan terhadap kerahasiaan dan keamanan

rekam medis

Dalam pasal 15 Permenkes tahun 2008 tentang rekam medis

pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas

hilangnya,rusaknya,atau pemalsuan rekam medis dan penggunaan

oleh orang atauu badan yang tidak berhak. Catatan medis merupakan

milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi

pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi tanggung jawab

rumah sakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam catatan

medis ataupun dipergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin

tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan

pada seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak untuk

memperoleh informasi.

Berdasarkan wawancara pihak yang bertanggung jawab bila

terjadi dokumen hilang adalah seluruh petugas rekam medis. Dengan

cara mencari dokumen yang hilang tersebut berdasarkan historinya

dalam pelayanan atau di bagian unit rekam medis. Jika dibagian

pelayanan minta bantuan bagian pelayanan untuk mencari dokumen

tersebut, dan jika histori terakhir di bagian unit rekam medis di lacak

dibagian yang menyortir atau yang menyimpan. Apabila dokumen

 60

rekam medis akhirnya tidak ditemukan maka dibuatkan dokumen

rekam medis baru.

Masing-masing personal rekam medis mengetahui bahwa isi

dokumen rekam medis tidak boleh disebarluaskan dan disampul

dokumen rekam medis sudah terdapat tulisan bahwa dokumen bersifat

rahasia.
 61

BAB V

PEMBAHASAN

A. Kondisi Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

Sistem penyimpanan yang digunakan di RSUD Bendan Kota Pekalongan

adalah sentralisasi dengan mengunakan metode penyimpanan TDF (Terminal

Digit Filing). Sehingga mempunyai kelebihan dan kekurangan. Yaitu :

Kelebihan :

1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan

rekam medis.

2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah

distandarisasikan.

4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

5. Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :

1. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan

unit rawat inap.

2. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam. (10)

Dan setelah dilakukan wawancara dengan kepala rekam medis menyatakan

bahwa tugas pokok petugas filing adalah :

1. Mengambil dokumen rekam medis dengan tracer

2. Menyortir pada rak distibusi tanpa adanya buku ekspedisi

3. Mendistribusikan berdasarkan ke setiap poliklinik yang dituju

61
 62

4. Kemudian melakukan pengembalian ke rak filing berdasarkan sistem

penjajaran TDF (Terminal Digit Filing)

Hal ini masih tidak sesuai dengan teori yang mengatur pengelolaan

penyimpanan dokumen rekam medis yang telah ditetapkan oleh RSUD

Bendan Kota Pekalongan. Tugas pokok dan fungsi petugas filing adalah

sebagai berikut:

1. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan DRM.

2. Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan.

3. Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

sarana pelayanan kesehatan.

4. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.

5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

6. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).

7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. (4)

B. Karakteristik Petugas Filing

Di RSUD Bendan Kota Pekalongan terdapat 4 petugas laki-laki yang

semuanya merupakan petugas filing dari keempatnya bukan merupakan

lulusan D3 rekam medis . Dengan rincian: 1 (Satu) petugas lulusan S1

Teknologi Pendidikan, 1 (Satu) petugas lulusan D3 Akuntansi, dan 2 petugas

lulusan SMA serta petugas filing belum pernaah mengikuti pelatian tentang

sistem pengelolaan aspek keamanan dan kerahasiaan DRM. Rata-rata

petugas berumur 30 tahun dengan lama kerja kurang dari 5 tahun dibagian

filing. Petugas mempunyai tanggung jawab yang penting untuk menjaga,

 63

memelihara, mengelola dokumen rekam medis, maka dari itu petugas berhak

mendapatkan pendidikan yang berkelanjutan untuk meningkatkan ilmu

pelayanan dan kopetensi petugas sebagai dasar peningkatan kualitas Sumber

Daya Manusia maka dari itu kompetensi petugas belum sesuai dengan teori

karena semua petugas filing bukan lulusan D3 rekam medis.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, seorang

pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut :

1. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh

selama 6 (enam) semester, dengan gelar Ahli Madya.

2. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama

8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.

3. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh selama 8

(delapan) semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi

Kesehatan

4. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4

(empat) semester, dengan gelar Megister Manajemen Informasi

Kesehatan.(21)

Sedangkan Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007,

seorang pegawai rekam medis atau perekam medis harus memiliki

kompetensi. Kompetensi tersebut meliputi:

1. Klasifikasi dan Kodifikasi Penyakit dan Masalah- masalah yang Berkaitan

dengan Kesehatan dan Tindakan-tindakan Medis

Dalam hal ini perekam medis mampu menetapkan kode penyakit dan

tindakan dengan tepat sesuai dengan klasifikasi yang diberlakukan di

Indonesia (ICD- 10).

 64

2. Aspek Hukum dan Etika Profesi

Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan pelayanan

rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi dengan

memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.

3. Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Perekam medis

mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk

memenuhi kebutuhan layanan medis, administrasi, dan kebutuhan

informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang

kesehatan.

4. Menjaga Mutu Rekam Medis

5. Perekam medis mampu merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi

dan menilai mutu rekam medis.

6. Statistik Kesehatan

7. Perekam medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk

menghasilkan informasi dan perkiraan (forecasting).

8. Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan / Rekam Medis

9. Perekam medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan

perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja

manajemen informasi kesehatan (MIK/ rekam medis di instalasi

pelayanan kesehatan.

10. Kemitraan Profesi

Perekam medis mampu berkolaborasi inter dan intra profesi yang terkait

dalam pelayanan kesehatan.(21)

 65

a) Tugas pokok dan fungsi petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara di RSUD Bendan Kota Pekalongan tentang

tugas pokok filing sebagaian besar belum sesuai dengan teori yaitu:

1) Mencari dokumen rekam medis berdasarkan tracer

2) Menata kembali dokumen rekam medis yang kembali dari poliklinik.

Sedangkan menurut teori adalah sebagai berikut:

1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan DRM.

2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan.

3) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

sarana pelayanan kesehatan.

4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.

5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

6) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).

7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.(4)

Melihat uraian diatas dapat mengakibatkan pelayanan dalam pengolahan

dan penyimpanan arsip atau rekam medis selain harus mencari DRM dan

menyimpan DRM petugas harus melaksanaakan tugas pokok sebagai

petugas filing.

b) Keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis

1) Aspek keamanan dokumen rekam medis

Keamanan rekam medis dari segi fisik, biologis, dan kimiawi perlu

dipehatikan untuk menjaga dari ancaman kerusakan atau kehilangan.

berdasarkan hasil wawancara Petugas filing belum mengetahui

sepenuhnya tentang keamanan dokumen rekam medis serta petugas

 66

filing belum pernaah mengikuti pelatian tentang sistem pengelolaan

aspek keamanan dan kerahasiaan DRM sehingga belum sesuai dengan

teori, Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang

pegawai rekam medis atau perekam medis harus memiliki kompetensi di

antaranya:

a) Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan

pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu

tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang

berlaku.

b) Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Perekam medis

mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk

memenuhi kebutuhan layanan medis, administrasi, dan kebutuhan

informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di

bidang kesehatan.

c) Menjaga Mutu Rekam Medis

d) Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan / Rekam

Medis Perekam medis mampu mengelola unit kerja yang

berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan

dan pengontrolan

e) Unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK/ rekam medis di

instalasi pelayanan kesehatan).(21)

Usaha yang dilakukan petugas untuk menjaga dokumen rekam medis

supaya tetap aman adalah ruangan tetap kering, menyiapkan anti serangga,

menyiapkan tempat sampah, di rawat tiap bulan, dan mengusahakan agar

dokumen tetap tertata rapi. Kendala dalam menjaga dokumen rekam medis
 67

di filing yaitu kebutuhan rak yang tidak sesuai dengan ukuran dokumen,

ruangan kurang luas, dan sering terjadinya miss file. Sedangkan menurut

teori tentang keamanan dokumen rekam medis harus memenuhi dari segi

fisik, biologis dan kimiawi antara lain:

(a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip

antara lain :

(1) Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak terlalu

lembab dapat di pasang AC yag hidup selama 24 jam terus

menerus dan juga untuk mengurangi banyaknya debu

(2) kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu ruang

penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan

suhu udara berkisar antara 18,8 oC sampai 24,24oC apabila suhu

kurang dari normal, maka dalam waktu singkat arsip-arsip akan

rusak.

(3) Ruang harus terang dan sebaiknya mengunakan penerangan

alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan debu.

(4) Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran

(b) Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain :

(1) Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol,

kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada

perekat yang berada pada kertas, upaya menghindarinya

adalah dengan menepatan DRM di tempat yang kering, terang

dan ruangan yang mempunyai ventilasi sempurna

(2) Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu tersentuh

dengan dengan didnding yang lembab, bukan saja kertas

 68

menjadi lembab, akan tetapi sring pula di serang kutu buku,

untuk menghindarinya digunakan rak yang tidak menempel

dengan dinding dipasang antara lain 6 inchi dari dinding

(3) Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak, dan

tikus, adalah dengan mengadakan pencegahan yakni

peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah, di

berikan kamfer pada setiap rak untuk menghindari serangan

serangga

(c) Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh

merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip.

seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur,

sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan

merusak dan meluturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara

yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat

mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan dan

minuman tersebut mengandung minyak akan menempel dan

menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan

minuman tersebut juga dapat merusak kertas. (22)

Kurangnya pengetahuan tentang aspek keamanan akan

mengakibatkan ancaman dalam menjaga dokumen rekam medis dari

segi fisik, biologis dan kimiawi.

2) Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis

Berdasarkan peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 32

tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan Pasal 22 diwajibkan bagi tenaga

kesehatan dalam melaksanakan tugasnya harus:

 69

(a) Menghormati pasien

(b) Menjaga kerahasiaan identitas dan data kesehatan pribadi pasien

(c) Memberikan informasi yang berkaitan dengan kondisi dan tindakan

yang dilakukan

(d) Membuat dan memelihara rekam medis. (23)

Dengan demikian pentingnya petugas rekam medis dalam

melakukan pengamanan dokumen rekam medis karena di dalam

dokumen rekam medis berisi dokumen-dokumen penting. Berdasarkah

hasil wawancara dengan petugas filing Petugas mengetahui tentang

kerahasiaan dokumen rekam medis bahwa dokumen rekam medis wajib

dijaga kerahasiaan isi, tidak boleh dibawa pasien dan tidak boleh

dibeberkan untuk umum. Di filing terdapat prosedur peminjaman

dokumen rekam medis, dan jika terdapat seseorang yang meminjam

dokumen tanpa seizin petugas diberi teguran dan tidak di berikan

dokumen tersebut kecuali dengan izin petugas.

Di filing semua petugas rekam medis wajib menjaga dan mengelola

dari kerahasiaanya. Usaha yang dilakukan dalam untuk menjaga

kerahasian dokumen rekam medis adalah harus ada izin peminjaman,

penataan sesuai sistem penjajaran TDF dan menganti map ketika

dokumen rusak. Dengan demikian aspek kerahasian yang dilakukan

petugas filing berdasarkan wawancara sudah sesuai teori tetapi

berdasarkan pengamatan belum sesuai masih dijumpai petugas yang

memberikan DRM kepada pasien yang berobat dan membacanya

sendiri.
 70

C. Keamanan Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

1. Aspek Fisik

a. Kondisi pencahayaan

Untuk penerangan yang digunakan filing mengunakan lampu neon

12 buah dengan daya 24 watt, Tetapi yang masih nyala hanya 6 buah

neon. Pada ruangan filing agar sinar matahari dapat masuk di ruang

filing diruang tersebut sudah dibuat 6 buah jendela beserta ventilasinya.

Dengan adanya ventilasi dan jendela tersebut maka dapat membantu

mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu

lembab. Jendela diruang ini menghadap ke arah selatan jadi DRM tidak

terkena sinar matahari secara langsung, sehingga dokumen rekam

medis tidak cepat rusak, hal ini sudah sesuai dengan teori, karena jam

kerja dari jam 07.00-02.00 sehingga ruangan masih terang dan sudah

menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari. (22)

b. Temperatur udara (suhu dan kelembaban)

Berdasarkan hasil pengukuran diperoleh suhu dan kelembaban

udara di filing berkisar 27 oC dan kelembaban antara 65% sampai 71%,

berdasarkan teori pada ruangan filing hasil tersebut masih tinggi karena

suhu dan kelembaban masih dibawah normal. Menurut teori suhu ruang

penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin hingga

mendukung keawetan arsip yang diantaranya ruang dilengkapi dengan

penerangan, pengaturan temperatur ruangan dan AC yang bermanfaat

untuk mengendalikan kelembaban udara yang baik sekitar 50-60% dan

temperatur sekitar 60-75 oF atau 18,8-24,24 oC.(22) Jadi jika suhu dan

kelembabanya tinggi mengakibatkan dokumen akan cepat rusak.

 71

c. Keamanan dari serangan api atau kebakaran

Di ruang filing untuk keamanan dari kemungkinan terjadinya kebakaran,

penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh dari tempat

penyimpanan barang yang mudah terbakar. Tetapi masih belum

tersedia alat pemadam kebakaran pada ruang filing. Hal ini belum

sesuai dengan teori yaitu pengamanan dari kemungkinan serangan api

atau kebakaran.(22) karena di ruang filing berisi kertas-kertas yang

mudah terbakar dan mengharuskan adanya alat atau tabung pemadam

kebakaran untuk mengantisipasi bila terjadi kebakaran.

d. Keamanan dari serangan air atau banjir

Berdasarkan observasi ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

berada di lantai 2 terdapat saluran air (talang pipa air) yang melalui

ruang tersebut sehingga beresiko kebocoran dan masih ada atap yang

masih bocor. Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 tentang perlindungan

dan pengamanan dokumen atau arsip vital yang terdapat pada

pengamanan fisik arsip yang meliputi :

1) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti

pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem

alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya

pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain.

2) Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada

tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.

3) Menggunakan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak

rawan gempa, angin topan dan badai.

 72

4) Menggunakan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta

dilengkapi dengan peralatan alarm, alat pemadam kebakaran dan

lain-lain.(22)

2. Aspek Biologis

Di Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan untuk menghindari dan

menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang di sebabkan oleh

serangan hama pemakan kertas, petugas filing tidak memberikan kamfer

pada rak filing akan tetapi petugas filing memberikan obat semprot racun

seranga ketika menemui serangga, dan obat tikus. Hal ini belum sesuaii

dengan teori, karena menurut teori untuk menghindari DRM dari serangan

hama dapat digunakan kamfer disetiap sudut rak, dan sedangkan

menyemprotkan racun seranga dengan cairan aerosol, cairan dapat

mengenai DRM sehingga akan merusak dokumen rekam medis itu

sendiri.(22)

3. Aspek Kimiawi

Di RSUD Bendan Kota Pekalongan masih ada makan dan minum di

ruang filing, makan dan minum bisa menimbulkan kerusakan pada DRM,

karena apabila ada bekas makanan dan minuman menempel di DRM

mengakibatkan kotor dan sulit dibaca. Selain itu apabila ada bekas dan

minuman akan mengundang semut dan kecoa. Untuk perlindungan DRM

sudah dilakukan dengan baik yaitu digunakan tinta warna hitam yang tidak

mudah lutur untuk mengisi DRM, hal ini sudah sesuai teori yaitu kerusakan

arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan

kimia dari bahan arsip. seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak

mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah

 73

akan merusak dan meluturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara

yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi

kerusakan DRM, karena apabila makanan dan minuman tersebut

mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang

terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak

kertas.(22) Akan tetapi untuk menyatukan dokumen tersebut hanya dengan

menggunakan staples. Hal ini belum sesuai teori, karena bahan tersebut

mudah berkarat apabila mengunakan bahan penjepit kertas yang mudah

berkarat harus sering diganti. Agar tidak merusak kertas, bahan penjepit

kertas sebaiknya terbuat dari plastik atau atom.

D. Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis

Kepemilikan rekam medis sesuai UU praktik kedokteran adalah berkas

rekam medis menjadi milik dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan

kesehatan sedangkan isi dan lampiran dokumen rekam medis menjadi milik

pasien. Data-data rekam medis merupakan data yang bersifat rahasia

sehingga tidak dapat dibuka kepada pihak ketiga tanpa seizin dari pasien

yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain berdasarkan peraturan atau

perundang-undangan yang memaksa dibukanya informasi tersebut. Rahasia

kedokteran tersebut dapat dibuka hanya untuk kepentingan pasien, untuk

memenuhi permintaan aparat penegak hukum (hakim majelis), permintaan

pasien sendiri atau berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang

berlaku,untuk penelitian pendidikan dan audit medis sepanjang tidak

menyebutkan identitas pasien. Permintaan untuk tujuan tersebut diatas harus

dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana layanan kesehatan. (15)

 74

Dengan demikian kerahasian dokumen rekam medis RSUD Bendan

Pekalongan belum sesuai dengan teori hal ini bisa di buktikan dengan

1. Petugas belum menerapkan aturan selain “petugas rekam medis dilarang

masuk” dan masih terdapat pasien atau petugas selain rekam medis yang

masuk dan membawa dokumen rekam medis sendiri.

2. Belum memisahkan ruang penyimpanan dokumen dengan ruang yang

lainnya, dan pintu rekam medis yang sering terbuka.

3. Masih terdapat dokumen yang tertata dilantai

E. Hasil Pelaksanaan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis

1. Kebijakan dan Protap

Belum terdapatnya kebijakan dan prosedur yang tentang sarana dan

prasarana yang mengelola keamanan dan hal-hal yang mengenai

kerahasiaan rekam medis itu sendiri. Hal ini tidak sesuai dengan teori

bahwa kebijakan merupakan ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk

mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secara terencana dan

konsisten dalam mencapai suatu tujuan tertentu,(13) sehingga kebijakan

dan prosedur harus tersedia, untuk mencerminkan pengolahan unit rekam

medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas .

2. Pemeliharaan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan

kerahasiaan

a. Pemeliharaan dari aspek keamanan

Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis

supaya tetap aman dari aspek fisik, biologis, dan kimia. Berdasarkan

aspek fisik adalah di rak harus tertata rapi dari pelayanan ada buku
 75

espedisi dan terhindar dari ancaman seperti bocor, untuk aspek

biologis sudah diberikan obat racun serangga dan racun tikus tetapi di

rak tidak diberikan kamper untuk menghidari seranggan serangga.

Sedangkan aspek kimiawi ruangan dipasang AC biar tertutup terhindar

luar seperti debu dan yang lain. Dan upaya yang dilakukan bila

dokumen rekam medis tersebut rusak maka map diganti dengan yang

baru. Untuk formulir kertas yang sobek atau rusak kecil disteples atau

dilem. Sehingga hal ini sudah sesuai dengan teori yaitu:

1) Aspek fisik

(a) Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak

terlalu lembab dapat dipasang AC yang hidup selama 24 jam

terus menerus dan juga untuk mengurangi banyaknya debu

(b) Kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu ruang

penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan

suhu udara berkisar antara 18,8 oC sampai 24,24oC apabila

suhu kurang dari normal, maka dalam waktu singkat arsip-

arsip akan rusak.

(c) Ruang harus terang dan sebaiknya mengunakan penerangan

alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan debu.

(d) Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran

2) Aspek biologis organisme perusak yang kerap merusak arsip

antara lain :

(a) Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol,

kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada

perekat yang berada pada kertas, upaya menghindarinya

 76

adalah dengan menepatan DRM di tempat yang kering, terang

dan ruangan yang bervntilasi sempurna

(b) Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu tersentuh

dengan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas

menjadi lembab, akan tetapi sering pula di serang kutu buku,

untuk menghindarinya di guanakan rak yang tidak menempel

dengan dinding dipasang antara lain 6 inci dari dinding

(c) Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak, dan

tikus, adalah dengan mengadakan pencegahan yakni

peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah, di

berikan kamfer pada setiap rak untuk menghindari serangan

serangga

3) Aspek kimiawi

Merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan

arsip. seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin

luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah

akan merusak dan meluturi kertas bila sengaja tersentuh air atau

udara yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat

mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan dan

minuman tersebut mengandung minyak akan menempel dan

menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan

minuman tersebut juga dapat merusak kertas

b. Pelaksanaan dari aspek kerahasiaan

Dalam permenkes No. 269 tahun 2008 dijelaskan bahwa,

“Informasi tentang identitas, diagnosa, riwayat penyakit, riwayat

 77

pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaan

oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola

dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Sifat rekam medis ini tidak

terbatas oleh masa aktif, inaktif maupun statis sehingga rekam medis

wajib dijaga kerahasiaan isi yang memiliki beberapa ketentuan untuk

menjaga kerahasiaan informasinya, antara lain:

1) Hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk ruang

penyimpanan rekam medis

2) Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk

badan-badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan oleh

peraturan perundang-undangan yang berlaku

3) Selama penderita dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab

perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya.(11)

Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala rekam medis upaya

yang dilakukan untuk menjaga kerahasiaan DRM dari kehilangan

adalah penataan ulang, adanya evaluasi satu-satu, adanya buku

peminjaman, kelengkapan diteliti kembali supaya ketika pencarian

mudah dicari kembali.

Dengan demikian berdasarkan wawancara dengan kepala rekam

medis tentang upaya untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam

belum sesuai dengan teori.

3. Tanggung jawab pemimpin terhadap kerahasiaan dan keamanan rekam

medis.

Kepemilikan rekam medis sesuai UU praktik kedokteran adalah

berkas rekam medis menjadi milik dokter, dokter gigi, atau sarana
 78

pelayanan kesehatan sedangkan isi dan lampiran dokumen rekam medis

menjadi milik pasien. Data-data rekam medis merupakan data yang

bersifat rahasia sehingga tidak dapat dibuka oleh pihak ketiga tanpa seizin

dari pasien yan bersangkutan kecuali ada alasan berdasarkan peraturan

yang memaksa untuk membuka informasi tersebut, hal ini sudah sesuai

dengan hasil wawancara dengan kepala rekam medis megetahui bahwa

dokumen rekam medis bersifat rahasia. Dan Masing-masing personal

rekam medis mengetahui bahwa isi dokumen rekam medis tidak boleh di

sebarluaskan dan di sampul dokumen rekam medis sudah terdapat tulisan

bahwa dokumen bersifat rahasia.(15)

Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas

hilang, rusak, pemalsuan, dan penggunaan oleh orang atau badan yang

tidak berhak terhadap rekam medis. Sedangkan menurut hasil wawancara

dengan kepala rekam medis yang bertaggung jawab bila terjadi dokumen

hilang adalah seluruh petugas rekam medis, sehingga ini tidak sesuai

dengan teori.

Berdasarkan hasil penelitian tentang keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis didapatkan ada beberapa hal yang belum sesuai

yaitu:

1. Tingkat pendidikan akhir petugas yang belum semuanya lulusan D3

Rekam Medis.

2. Masih didapatkan petugas yang belum melaksanakan tugas dan

fungsinya sesuai teori

3. Petugas rekam medis masih belum mengetahui aspek keamanan

rekam medis dan aspek keamanan rekam medis di RSUD Bendan

 79

Kota Pekalongan masih kurang sesuai antara lain: suhu dan

kelembaban masih tinggi, belum terdapatnya alat pemadam api untuk

mengantisipasi kebakaran, masih terdapatnya atap ruangan yang

masih bocor, dari segi biologis belum terdapatnya kamfer pada setiap

rak untuk mengantisipasi serangan hama pemakan kertas dan dari

segi kimiawi masih terdapatnya petugas yang makan dan minum di

ruang filing.

4. Dalam aspek kerahasiaan petugas mengetahi bahwa dokumen rekam

meis bersifat rahasia tetapi masih di jumpai pasien yang masih masuk

keruangan filing untuk meminta dokumen rekam medis dan

membawanya sendiri untuk berobat. Dan belum terdapatnya tulisan

“Selain Petugas Rekam Medis di Larang Masuk”.

5. Belum terdapatnya kebijakan ataupun protap yang mengenai aspek

keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis untuk pedoman

petugas dalam melaksanakan tugas tentang keamanan dan

kerahasiaan dokumen rekam medis.

Sehingga hal – hal tersebut perlu diperhatikan oleh pihak Rumah Sakit

untuk menunjang aspek keamanan dan kerahasiaan dalam pelayanan.

 80

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dari penelitian mengenai aspek keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis pada filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Peneliti

dapat menyimpulkan.

1. Keamanan ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dari segi fisik

antara lain

a. Kondisi pencahayaan ruang filing sudah sesuai dengan teori karena

ruangan sudah mengunakan lampu dan penerangan alami yaitu sinar

matahari dan tidak langsung mengenai DRM karena jendela kaca

berada di sebelah selatan

b. Di ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan udah mengunakan AC

tetapi tidak aktif 24 jam dan rata-rata suhu udara 27oC dan

kelembaban antara 65% sampai 71%, hal ini tidak sesuai dengan teori

karena suhu masih dibawah normal, yang seharusnya yaitu 18,8oC

sampai 24,24oC dan kelembaban 50% sampai 65% dan AC tidak aktif

selama 24 jam yang akan mengakibatkan kerusakan dokumen rekam

medis.

c. Kondisi ruang filing dari serangan api atau kebakaran belum sesuai

dengan teori dikarenakan belum adanya alat tabung kebakaran

d. Pada ruang filing RSUD Bendan Kota pekalongan berada di lantai 2

terdapat saluran air (talang pipa air) yang melalui sehingga beresiko

bocor dan masih ada atap ruangan yang bocor

80
 81

2. Keamanan ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dari segi biologis,

yang disebabkan serangga hama pemakan kertas petugas filing tidak

memberikan kamfer pada rak filing akan tetapi petugas filing langsung

menyemprotkan alat pengendalian serangga berupa cairan aerosol ketika

menemui serangga dan racun tikus sebagai alat untuk membasmi tikus.

3. Keamanan ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dari segi Kimiawi

sudah digunakan tinta warna hitam untuk menghindari kelunturan dalam

pengisian dokumen rekam medis. Akan tetapi untuk menyatukan dokumen

rekam medis hanya dengan mengunakan steples, padahal bahan staples

merupakan bahan yang mudah berkarat. Dan masih ditemukannya

petugas yang melakukan aktivitas-aktifitas seperti makan dan minum di

ruang filing yang mengakibatkan kerusakan pada dokumen rekam medis.

4. Kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filing RSUD Bendan tidak

sesuai dengan teori dikarenakan tidak terkuncinya pintu filing dan masih

terdapat pasien atau petugas selain rekam medis masuk ke ruang filing

untuk meminta dokumen rekam medis, ruang filing dijadikan satu dengan

ruang unit rekam medis yang lain, selain itu pintu masuk menuju ruang

filing belum tertulis “ Selain petugas rekam medis dilarang masuk” dan

masih terdapatnya DRM yang masih di lantai.

5. RSUD Bendan Kota Pekalongan belum mempunyai Kebijakan dan Protap

yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan.

6. Yang bertanggung jawab bila terjadi kehilangan dokumen rekam medis

adalah seluruh petugas rekam medis hal ini belum sesuai dengan teori

karena pemimpin sarana pelayanan yang bertanggung jawab atas hilang,

 82

rusak, pemalsuan dan penggunaan oleh badan atau orang lain yang tidak

berhak terhadap rekam medis.

7. Petugas filing belum mengetahui sepenuhnya tentang keamanan dan

dokumen rekam medis

8. Petugas filing sudah mengetahui bahwa dokumen rekam medis bersifat

rahasia dan tidak boleh disebarluaskan hal ini sudah sesuai dengan teori

B. SARAN

1. Untuk pengaturan suhu dan kelembaban udara yang normal sebaiknya AC

diaktifkan selama 24 jam dan suhu di besarkan sampai memenuhi

setandar normal yaitu 18,8 oC sampai 24,24oC dan kelembaban 50%

sampai 65% untuk menjaga keawetan DRM

2. Dipasang hygrotermometer (alat pengukur suhu dan kelembaban) supaya

petugas mengetahui temperatur udara (suhu dan kelembaban) sehingga

mudah mengontrol suhu dan kelembabannya

3. Digunakannya kamfer atau kapur barus di setiap rak agar terhindar dari

serangan hama pemakan kertas dan jamur dan di bersihkan sesering

mungkin

4. Untuk antisipasi terjadinya kebakaran pada ruang filing seharusnya di

pasang pada sudut ruangaan alat pemadam kebakaran

5. Memberi himbauan kepada petugas atau menepelkan poster tentang

“larangan makan dan minum di ruang filing”

6. Untuk kerahasiaan ruang filing yang di karenakan masih banyaknya

petugas selain rekam medis atau pasien yang masuk ruangan rekam

medis sebaiknya memberi peringatan langsung dan menegaskan akan

 83

larangan tersebut dengan memberikan poster peringatan pada pintu

masuk tentang ”selain petugas rekam medis dilarang masuk”.

7. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit sebaiknya membuat

protap-protap tentang aspek keamanan dan kerahasiaan di ruang filing.

Dan sebagai pedoman petugas untuk menjalankan tugasnya

8. Petugas filing diberi pengetahuan atau pelatihan tentang pengelolaan dan

penyimpanan dari aspek keamanan dan kerahasiaannya.

 84

DAFTAR PUSTAKA

1. Siswati Sri. Etika dan Hukum Kesehatan dalam perspektif undang-undang

kesehatan. Jakarta: PT Rajagrafindo persada. 2013.

2. Menkes RI, Peraturan Menkes RI no.269/menkes/III/2008 tentang rekam

medis atau medical record. Jakarta, 2008

3. Direktorat Jendralpelayanan Medik. Pedoman Catatan Medik, Jakarta,

Desember, 1997

4. Huffman.E.K, Health Information Management, Physician Record

Company, Berwyn,Illinois,1994

5. Hartono, bambang. Manajemen Pemasaran Untuk Rumah Sakit. PT

Rineka Cipta. Jakarta. 2010.

6. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20297/4/Chapter%20II.pdf

diakses 14/04/2016 11:09 am

7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jedral Pelayanan

Medik. Petunjuk Teknis Penyelengaraan Rekam Medis. Jakarta, Januari,

1993

8. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Jendral Pelayanan

Medik. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di

Indonesia,Jakarta: depkes.Januari 1997,

9. Oriordan, Tiffany Carina Oriordan, dkk. Peran Perekam Medis Dalam

Menjaga Kerahasiaan Data Genetic Screening Pasien.

jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/download/28/14diakses

03/04/2016 12:45 am

10. Ismainar, Hetti. Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: CV Budi Utama.2015

 85

11. Firdaus, Sunny Ummul. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum danEtika.

Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP)UNS dan UPT Penerbitan

dan Pencetakan UNS (UNS Press). Surakarta. 2012.

12. Soeparto, Pitono, Dkk. Etik dan Hukum di Bidang Kesehatan Edisi Kedua.

2006. Jakarta: Airlangga University Press 2006.

13. Suharto, Edi. Analisa Kebijakan Publik (Panduan Praktis Menkaji

Masalah Dan Kebijakan Sosial). Alfabeta. Bandung. 2010

14. Siswanto, H.B. Pengantar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta 2005

15. Sabarguna, Boy. S. Keselamatan dan Keamanan pada Rekam Medis

Terkomputerisasi. Jakarta: UI-PRESS. 2009.

16. Saragih Rosita, dkk. Pengaruh Mutu Pelayanan Kesehatan Terhadap

Loyalitas Pasien Rumah Sakit Umum Herna Medan.

http://www.uda.ac.id/jurnal/files/tesisdesemberrosita.pdf diakses

13/04/2016 9:29 pm

17. Tjiptono, fandy. Prinsip – prinsip Total Qualty Service. Andi offset,

Yogyakarta.2000.

18. Muninjaya, A. A. Gde. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Buku

Kedokteran,EGC. Jakarta. 2011

19. Lubis, Angginia Nita. Analisis Pengetahuan Tenaga Kesehatan dengan

Ketidaklengkapan Isian Resume Medis di RS Hospital Cinere Tahun

2009. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/124277-S-5855-

Gambaran%20pengetahaun-Literatur.pdf di akses tanggal 15/04/16

02:59 pm

20. Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.

Revisi V. Yogyakarta: Rineka Cipta. 2002

 86

21. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21393/4/Chapter%20II.pdf

diakses tanggal 29 Juni 2016 jam 03.00 Wib

22. Utomo, Djoko. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.

06 Tahun 2005, 2005. http://www.anri.go.id/Pdf Diakses tanggal 29 Mei

2016

23. http://jurnalhukumkesehatanrekammedis.yoyoke.wweb.ugm.ac.id,

diakses tanggal 29 juni 2016

 87

Lampiran 1
 88

Pedoman Observasi

Observasi Hasil
No

1 Melakukan pengamatan

terhadap kebijakan rumah

sakit tentang keamanan

dan kerahassiaan apakah

sudah sesuai dengan

kenyataan

2 Melakukan pengamatan

terhadap protap rumah

sakit

3 Keamanan

a. Aspek fisik

Mengukur kelembaban

udara dengan

hygrometer

Mengamatiapakah ada

alat pemadam

kebakaran pada

ruanng filing

Mengamati ruangan

apakah ada yang bocor

Mengamati ruangan

penerangan ruangan
 89

b. Aspek biologis

Mengamati apakah ada

obat anti serangga

atau kamfer untuk

melindungi seranggan

serangga pemakan

kertas

c. Aspek kimiawi

Mengamati apakah ada

tulisan tentang

larangan makan dan

minum di dalam

ruangan filing

4. Kerahasiaan

a. Mengamati apakah ada

tulisan selain petugas

rekam medis di larang

masuk ke ruangan

flling

5. Mengamati rak filing

tebuat dari apa

6. Mengamati kebersihan

filing
 90

Lampiran 2
 91

Pendoman Wawancara

A. Kepala rekam medis

No:

Nama:

Umur:

Pendidikan:

Jenis Kelamin:

1. Kebijakan rumah sakit

a. Apakah ada kebijakan rumahsakit mengenai pelaksanaan

pemeliharaan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di

filing?

1) Ya

2) Tidak, alasannya?(Lanjutkan no 2)

b. Kalau ada bagimana isi dari kebijakan tersebut?

c. Apakah sudah dilaksanakan?

1) Ya

2) Belum, alasanya?

2. Bagaimana tugas pokok filing di RSUD Bendan?

3. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam medis?

a. Ya, jelaskan?

b. Tidak

4. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman dari

aspek fisik, aspek biologis, dan aspek kimiawi?

5. Bagaimana upaya bila adanya kerusakan kecil yang terjadi pada DRM?
 92

6. Apakah petugas mengetahi bahwa dokumn rekam medis(DRM) bersifat

rahasia?

7. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan di filing?

8. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis

yang hilang?

9. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari

kerahasiaannya?
 93

Pedoman wawancara

A. Petugas Filing

No:

Nama:

Umur:

Pendidikan:

Lama Kerja:

Jenis Kelamin:

1. Apa latar belakang pendidikan dan apa ada tugas pokok dan fungsi

petugas di filing?

2. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam medis?

a. Iya, sebutkan?

b. Tidak

3. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman?

4. Apa saja kendala dalam menjaga dokumen?

5. Apakah ada petugas ada yang makan dan minum di filing?

6. Apakah ada obat atu kapur barus yang di gunakan untuk menghindari

serangga?

7. Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam medis?

a. Iya, sebutkan?

b. Tidak

8. Apakah ada prosedur peminjaman dokumen?

9. Jika mendapati sesorang meminjam dokumen tanpa seizin apa yang di

lakukan petugas?
 94

10. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari

kerahasiaannya?

11. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?

12. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis

yang hilang?
 95

Lampiran 3
96
 97

Lampiran 4
 98

Hasil Observasi

Observasi Hasil
No

1 Melakukan pengamatan Tidak terdapatnya kebijakan yang mengatur

terhadap kebijakan rumah tentang aspek keamanan tetapi hanya ada

sakit tentang keamanan kebijakan yang mengatur kerahasiaan, dan

dan kerahasiaan apakah dalam penerapannya tidak diaplikasikan.

sudah sesuai dengan Karena masih masih ada pasien dan

kenyataan petugas selain rekam medis yang masuk.

2 Melakukan pengamatan Belum adanya prosedur tetap yang

terhadap protap rumah berkaitan tentang aspek keamanan dan

sakit aspek kerahasian dokumen rekam medis di

RSUD Bendan Kota Pekalongan

3 Keamanan

a. Aspek fisik

Mengukur kelembaban 1. Jam:08.00, Suhu: 27.6oC/81,6oF,

udara dengan Kelembaban: 65%

hygrometer 2. Jam:10.00, Suhu: 27.0oC/80,6oF,

Kelembaban: 70%

3. Jam: 12.00, Suhu: 27.9 oC/82,2oF,

Kelembaban: 71%

Mengamatiapakah ada Tidak terdapatnya alat pemadam kebakaran

alat pemadam atau tabung pemdam kebakaran pada

kebakaran pada ruangan filing RSUD Bendan Kota

ruanng filing Pekalongan

 99

Mengamati ruangan Ruangan berada di lantai 2 dan terdapat

apakah ada yang bocor saluran air pada ruang filing sehingga

rawan kebocoran, terdapat atap yang bocor

Mengamati ruangan Penerangan mengunakan 2 buah lampu

penerangan ruangan neon 24watt yang terdapat 12 titik dan

yang nyala hanya 6 titik, di sertai dengan

penerangan sinar matahari melewati

jendela berjumlah 6 jendela dengan ukuran

2,5x2,5 m2. dan terdapat 6 buah AC

b. Aspek biologis

Mengamati apakah ada Terdapat obat anti serangga yaitu obat

obat anti serangga semprot (aerosol) dan racun tikus, tetapi di

atau kamferuntuk setiap rak tidak terdapat kamfer pada setiap

melindungi seranggan rak untuk perlindungan dokumen rekam

serangga pemakan medis

kertas

c. Aspek kimiawi

Mengamati apakah ada Tidak terdapat tulisan atau simbol tentang

tulisan tentang larangan membawa makan dan minum

larangan makan dan pada area ruang Filing

minum di dalam

ruangan filing

4. Kerahasiaan

Mengamati apakah ada Di pintu masuk atau di ruang filing tidak

tulisan selain petugas terdapat aturan atau simbol tentang

 100

rekam medis di larang larangan pasien atau petugas selain rekam

masuk ke ruangan flling medis dilarang masuk, pintu filing jadi satu

dengan unit bagian rekam medis (koding,

pelaporan dan assembling) dan selalu

terbuka.

5. Mengamati rak filing Rak filing terbuat dari rak besi yang di lapisi

tebuat dari apa kasu dan sebagian mengunakan roll o’pack

6. Mengamati kebersihan Untuk kebersihan di ruang filing setiap hari

filing dibersihkan oleh petugas kebersihan atau

clining sevis
 101

Lampiran 5
 102

Hasil Wawancara

Kepala Rekam Medis

No: 1

Nama: HK

Umur: 30 tahun

Pendidikan: D3 Rekam Medis dan S1 Sistem Informasi

Jenis Kelamin: Laki-laki

No Pertanyaan Jawaban

1 a. Apakah ada kebijakan rumah sakit Tidak ada, dikarenakan dari

mengenai pelaksanaan manajemen belum mengintruksikan

pemeliharaan keamanan dan tentang aspek keamanan dan

kerahasiaan dokumen rekam kerahasiann

medis di filing?

1) Ya,

2) Tidak, alasannya? (lanjutkan

no 2)

b. Kalau ada bagimana isi dari

kebijakan tersebut?

c. Apakah sudah dilaksanakan?

1) Ya

2) Belum, alasanya?

2 Bagaimana tugas pokok filing di a. Mencari atau mengambil

RSUD Bendan? dokumen rekam medis sesuai

nomor rekam medis dengan

tracer
 103

b. Menyortir ke rak distribusi

c. Melakukan pengembalian

3 Apakah Anda tahu tentang Iya tahu, bahwa di rak harus rapi

keamanan dokumen rekam medis?

a. Ya, jelaskan

b. Tidak

4 Usaha apa yang dilakukan untuk Dari aspek fisik: di rak harus tertata

menjaga DRM supaya tetap aman rapi, dari setiap pelayanan

dari aspek fisik, aspek biologis, dan mengunakan buku ekspedisi,

aspek kimiawi? terhindar dari ancaman kebocoran,

untuk biologis mengunakan obat

semprot serangga dan obat tikus

karena masih ada tikus pada

ruangan filing, sedangkan dari

aspek kimiawi ruangan ber AC biar

tertutup dari luar seperti debu dan

yang lain.

5 Bagaimana upaya bila adanya Untuk Dokumen yang rusak maka

kerusakan kecil yang terjadi pada kita menganti Map Baru, untu

DRM? formulir yang sobek atau rusak di

Steples atau Lem

6 Apakah petugas mengetahi bahwa Iya mengetahuinya

dokumen rekam medis (DRM)

bersifat rahasia?
 104

7 Upaya apa yang dilakukan untuk a. Penataan ulang dan efaluasi kita

menjaga kerahasian DRM dari satu persatu terhadap DRM

kehilangan di filing? b. Adanya buku peminjaman, dan

kedepanya akan dibuatkan

aplikasi berkas

c. Kelengkapan diteliti kembali

supaya pencarian mudah ketika di

cari kembali

8 Siapa saja yang bertanggung jawab Semua petugas, dengan cara

bila terdapat dokumen rekam medis mencari dokumen rekam medis

yang hilang? yang hilang berdasarkan histori,

misal di pelayanan maka kita minta

bantuan bagian pelayanan, dan

semisal di bagian rekam medis di

lacak di bagian mana yang terakir

apakah yang menyortir atau bagian

yang menyimpan.

9 Apakah ada petugas khusus untuk Masing-masing personal Rekam

menjaga dan mengelola DRM dari Medis sudah tahu dan isinya tidak

kerahasiaannya? boleh disebarluaskan, dan Map

rekam medis sudah di cantumkan

tulisan dokumen rahasia.

 105

Hasil wawancara

Petugas Filing Rekam Medis

A. Identitas petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

No Nama Umur Lama kerja difiling

1 AS 31 Tahun 5 Tahun

2 AR 30 Tahun 5 Tahun

3 BA 24 Tahun 2 Tahun

4 SO 35 Tahun 4 Tahun

B. Hasil wawancara kepada Petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan

1. Apa latar belakang pendidikan dan apa ada tugas pokok dan fungsi

petugas di filing?

No Nama Jawaban

1 AS S1 Teknologi Pendidikan, tugas pokok petugas mencari

DRM dan menata DRM

2 AR SMA, tugas pokok petugas mencari DRM dengan Tracer

dan menata DRM

3 BA D3 Akuntansi, tugas pokok petugas mencari status

dengan dan menata status yang kembali dari poli atau

bangsal

4 SO SMA, tugas pokok petugas mencari status dengan dan

menata status yang kembali

 106

2. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam medis?

a. Iya, sebutkan?

b. Tidak

No Nama Jawaban

1 AS Tidak mengetahuinya

2 AR Tidak mengetahuinya

3 BA Tidak tahu

4 SO Tidak tahu

3. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman?

No Nama Jawaban

1 AS Dicek tiap bulan pada rak penyimpanan

2 AR Tertata rapi

3 BA Menjauhkan dari bocor, dikasih obat serangga

4 SO Ruangan tetap kering, menyiapkan anti serangga,

menyiapkan tempat sampah

4. Apa saja kendala dalam menjaga dokumen rekam medis?

No Nama Jawaban

1 AS Keterbatasan rak dan sering terjadi salah letak

2 AR Lemari yang tidak sesuai dan masih kurang

3 BA Rak kurang, tempat masih kurang luas

 107

4 SO Kendala rak kurang banyak dan rak kurang sesuai

5. Apakah ada petugas yang makan dan minum di Filing?

No Nama Jawaban

1 AS Terkadang masih ada

2 AR Masih ada

3 BA Ada

4 SO Ada

6. Apakah ada obat atau kapur barus yang digunakan untuk menghindari

serangga

No Nama Jawaban

1 AS Ada

2 AR Ada obat semprot serangga

3 BA Ada obat semprot serangga

4 SO ada obat semprot serangga

7. Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam medis?

a. Iya, sebutkan?

b. Tidak

No Nama Jawaban

1 AS Iya tahu, dirahasiakan jenis penyakit pasien

2 AR Iya tahu, bahwa dokumen rekam medis harus di jaga

 108

kerahasiaannya dan di sampulnya tertera tulisan

“Rahasia”

3 BA Iya tahu, tidak boleh dibawa pasien, tidak boleh

dibeberkan untuk umum

4 SO Iya tahu, rahasia pasien tidak boleh keluar

8. Apakah ada prosedur peminjaman dokumen?

No Nama Jawaban

1 AS Ada

2 AR Ada

3 BA Ada

4 SO Ada

9. Jika mendapati sesorang meminjam dokumen tanpa seizin apa yang di

lakukan petugas?

No Nama Jawaban

1 AS Ditegur dan diberikan tracer bahwa status keluar

2 AR Ditegur dan tidak diberikan

3 BA Tidak dikasih

4 SO Mengambil tanpa izin tidak dikasih dan ditegur

 109

10. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari

kerahasiaannya?

No Nama Jawaban

1 AS Ada, petugas filing

2 AR Ada, seluruh petugas

3 BA Semua menjaga, sesuai nomor kelompok pada filing

4 SO Tidak ada (dokumen tidak boleh dibocorkan)

11. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?

No Nama Jawaban

1 AS Usaha yang dilakukan untuk kerusakan adalah menganti

map yang baru

2 AR Penataan sesuai nomor rekam medis

3 BA Rusak diganti dengan yang baru, dan di tata sesuai urut

nomor penyimpanan

4 SO Harus ada izin peminjaman, penataan teratur,kerusakan

maka map diganti

12. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis

yang hilang?

No Nama Jawaban

1 AS Seluruh petugas filing

 110

2 AR Semua petugas

3 BA Semua petugas, dengan cara histori terakhir dokumen

rekam medis berada dimana dan semisal hilang dibuatkan

baru

4 SO Semua petugas, posisi terakhir dokumen dimana dan

akan dicari, semisal tidak ditemukan maka dibuatkan

dengan yang baru

 111

LAMPIRAN 6
 112

Dokumentasi Penelitian

Alat Pengukur Suhu Dan Kelembaban/

Termohygrometer Pada Rak Filing

Rak Filing
 113

Pintu Masuk Ruang Filing

Dokumen Rekam Medis yang dilantai

 114

Wawancara Dengan Petugas Filing

 115

Lampiran 7
 116

Contoh Protap Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis

1. Aspek Keamanan

PENGELOLAAN ASPEK KEAMANAN

DOKUMEN REKAM MEDIS

No.Dokumen No.Revisi Halaman

1/Yanmed/ 1 1
XXII/ VII/
2016

Tanggal Ditetapkan

STANDAR Terbit Direktur RSUD Bendan

22 Juli 2016
PROSEDUR

OPRASIONAL
Dr.Bambang Prasetijo, M.Kes

Pengertian Pengamanan Dokumen Rekam Medis dilakukan

dengam maksud untuk melindungi dari ancaman
faktor-faktor pemusnah atau perusak dukumen
rekam medis dari segi fisik, biologis dan kimiawi.

Tujuan Melindungi dokumen rekam medis dari ancaman

kerusakan atau pemusnahan yang disebabkan
dari segi fisik, biologis dan kimiawi

Kebijakan Petugas rekam medis diwajibkan menjaga

dokumen rekam medis dari ancaman kerusakan

Prosedur 1. Aspek Keamanan ruangan dari segi Fisik

a. Ruang penyimpanan jangan terlalu
lembab, supaya tidak terlalu lembab dapat
di pasang AC yag hidup selama 24 jam
untuk mengurangi banyaknya debu
b. kelembaban ruangan penyimpanan sekitar
 117

50% - 65% dan suhu udara berkisar antara

18,8oC - 24,24oC.
c. Ruang harus terang dan sebaiknya
mengunakan penerangan alam yaitu sinar
matahari, polusi udara, dan debu.
d. Pengamanan dari kemungkinan serangan
api atau kebakaran
2. Aspek Keamanan dari segi Biologis,
organisme perusak yang kerap merusak arsip
antara lain :
a. Jamur merupakan bukti temperatur yang
tidak terkontrol, upaya menghindarinya
adalah dengan menepatan DRM di tempat
yang kering, terang dan ruangan yang
berventilasi sempurna
b. Kutu buku sering merusak buku, untuk
menghindarinya di guanakan rak yang
tidak menempel dengan dinding dipasang
antara lain 6 inci dari dinding
c. Usaha untuk menghindari seranga seperti
rayap, kecoak, dan tikus, adalah dengan
mengadakan pencegahan yakni peniadaan
penggunaan kayu yang langsung dengan
tanah, di berikan kamfer pada setiap rak
untuk menghindari serangan serangga
3. Aspek Keamanan dari segi Kimiawi
Petugas rekam medis dilarang melakukan
aktivitas-aktivitas seperti makan dan minum
pada ruang filing yang bisa merusak kertas
atau dokumen rekam medis

Unit yang terkait Intalasi rekam medis dan filing

 118

2. Aspek Kerahasiaan

PENGELOLAAN ASPEK KERAHASIAAN

DOKUMEN REKAM MEDIS

No.Dokumen No.Revisi Halaman

2/Yanmed/ 1 1
XXII/ VII/
2016

Tanggal Ditetapkan
STANDAR Terbit Direktur RSUD Bendan
PROSEDUR 22 Juli 2016
OPRASIONAL
Dr.Bambang Prasetijo, M.Kes
Pengertian Menjamin kerahasiaan isi dokumen rekam medis

Tujuan Menjaga kerahasiaan data sosial dan data pasien

Kebijakan Selain petugas Rekam Medis tidak diperkenalkan

masuk ruangan penyimpanan agar terjamin
keamanan dan kerahasiaan isi Dokumen Rekam
Medis

Prosedur 1. Selain petugas rekam medis dilarang

masuk ruangan filing
2. Selain petugas rekam medis dilarang
membawa atau mengambil rekam medis
milik pribadi ataupun milik pasien dari
ruang penyimpanan
3. Tidak diperkenakan mengutip atau
memfoto copy sebagian atau seluruh isi
DRM baik milik pribadi atau pasien
4. Pemaparan isi DRM hanya boleh
dilakukan izin tertulis dari dokumen pada
hal-hal tertentu
 119

5. Untuk kepentingan berobat agar

mengikuti prosedur yang berlaku
6. Ruang penyimpanan harus selalu dalam
kkeadaan terkunci
7. Terdapat tanda atu tulisan “ selain
petugas dilarang masuk” pada pintu
ruangan penyimpanan
8. Terdapat tanda atau tulisan “ ruang rekam
medis yang tidak berkepentingan dilarang
masuk”
Unit terkait Instalasi rekam medis