BAB I

PENDAHULUAN

A. Latarbelakang
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan dan
kedokteran, berdampak pula pada bidang gizi dan dietetik. Pelayanan gizi yang
dilaksanakan di rumah sakit tentu senantiasa disesuaikan dengan perkembangan
tersebut (Depkes, 2006).
Menurut Moehyi (1992), penyelenggaraan makanan adalah suatu proses
menyediakan makanan dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sedangkan Depkes
(2003) menjelaskan bahwa penyelenggaraan makanan adalah rangkaian kegiatan
mulai dari perencanaan menu sampai dengan pendistribusian makanan kepada
konsumen dalam rangka pencapaian status yang optimal melalui pemberian
makanan yang tepat dan termasuk kegiatan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi
bertujuan untuk mencapai status kesehatan yang optimal melalui pemberian makan
yang tepat (Rahmawati, 2011).
Tujuan umum pembangunan kesehatan adalah mengusahakan kesempatan yang
lebih luas bagi setiap penduduk untuk memperoleh derajat kesehatan yang
setinggi - tingginya dengan mengusahakan pelayanan yang luas dan merata. Sistem
penyelenggaraan makanan merupakan program terpadu dan terintegrasi dan
subsistemnya adalah perencanaan anggaran belanja, perencanaan menu, perencanaan
bahan makanan, perencanaan sarana dan prasarana, pembelian bahan makanan,
penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, persiapan bahan
makanan, pengolahan bahan makanan, distribusi makanan, pencatatan dan pelaporan
(Depkes, 2006 dalam Kusumastuti, 2009).

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan pembelian/pemesanan bahan makanan?
2. Bagaimana metode pembelian bahan makanan?
3. Bagaimana prosedur pembelian bahan makanan?

MSPM 2014 Page 1

 A. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari pembelian/pemesanan bahan makanan
2. Untuk mengetahui metode pembelian bahan makanan
3. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan makanan

B. Manfaat penulisan
Adapun manfaat dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis dapat memiliki dan menambah wawasan serta pengetahuan lebih
mengenai Pembelian Bahan Makanan
2. Bagi Dosen mata kuliah yang bersangkutan makalah ini dapat dijadikan sebagai
bahan atau persyaratan yang akan membantu dalam pemenuhan nilai yang harus
dicapai oleh mahasiswa. Selain itu dapat membantu dalam mewujudkan suatu
sistem pembelajaran yang berdasarkan KBK.
3. Bagi masyarakat, makalah ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi dalam hal
penulisan makalah ataupun paper lainnya.

MSPM 2014 Page 2

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian pembelian/pemesanan bahan makanan

Kegiatan pembelian bahan makanan pada hakekatnya merupakan salah satu
langkah pengawasan terhadap harga makanan. Pada saat penetapan menu, telah
diperhitungkan standar harga makanan, dan selanjutnya setelah pemesanan bahan
makanan, maka dilakukan pengecekan spesifikasi bahan makanan, yang akan banyak
menentukan kualitas makanan yang akan dihidangkan. Menu yang terencana baik
merupakan syarat mutlak untuk suksesnya pembelian bahan makanan.

B. Metode pembelian bahan makanan

Dalam melaksanakan pemesanan bahan makanan maka pembeli seharusnya
memperhatikan ketentuan berikut:
1. Pemesanan harus sesuai dengan macam, jumlah, dan spesifikasi bahan makanan
yang tertera dalam SPJB (surat perjanjian jual beli)
2. Mempertimbangkan harga yang ditawarkan dan kualitas bahan makanan.
3. Penawaran disetujui setelah diadakan inspeksi.
4. Pesanan yang dibuat harus berdasarkan menu dan jumlah klien yang ada saat ini
5. Pesanan dalam kuantitas bahan makanan dan dalam jumlah berat.
6. Pemesanan mengerti dan tahu sumber bahan makanan, kondisi serta sanitasi
bahan makanan.
7. Pada akhir pemesanan, akan terakumulasi jumlah dana yang disepakati dalam
pembelian.
8. Harus selalu melakukan pencatatan terhadap pesanan secara rinci, termasuk harga
bahan makanan dan keterangan lain yang khusus.
9. Meneliti order/pesanan sebelum dikirimkan ke rekanan.
10. Pesanan bahn makanan memuat tentang :
a) Nama penjual dan keterangan tepat yang lengkap
b) Judul pesanan
c) Dikirim untuk siapa dan untuk tanggal berapa (menyatakan waktu)
d) Nama items atau jenis bahan makanan
e) Spesifikasi bahan makanan

MSPM 2014 Page 3

 f) Jumlah dalam butir/buah dan berat bahan makanan yang dipesanjumlah dalam
butir/buah dan berat bahan makanan yang diterima
g) Harga bahan makanan dari masing-masing rekanan
h) Identitas petugas dan institusi penerima bahan makanan.

C. Prosedur Pembelian Bahan Makanan

Dalam ketentuan pembelian makanan terdapat dua proses dimana bahan makanan
ini bisa sampai pada konsumen. Proses yang pertama yakni melalui penjualan secara
eceran maupun penjualan besar. Pada proses ini pembelian bahan makanan mencakup
semua kegiatan dan transaksi dari hasil-hasil pertanian maupun perikanan hingga
bahan makanan tersebut dapat tersedia di meja makan konsumen.

Pembelian bahan makanan adalah rangkaian kegiatan dalam penyediaan macam

dan jumlah serta spesifikasi bahan makanan tertentu dalam kurun waktu tertentu,
sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada setiap institusi. Pembelian bahan makanan
ini harus secara resmi, artinya dalam semua proses maupun prosedur yang ditempuh
mengikuti ketetapan yang berlaku. Semua pesanan, penerimaan, dan pengeluaaran
uang dan bahan makanan hrus dicatat dengan cermat teratur dan continue.

Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur, tergantung

dari policy, kondisi, besar institusi, serta kemampuan sumberdaya institusi, antara
lain:

1. Pembelian langsung ke pasar (the open market of buying)

Cara ini sebenarnya dapat digolongkan sebagai pembelian setengah resmi,
karena banyak hal-hal yang merupakan kesepakatan antara pembeli dan penjual,
yang tidak dapat dikendalikan dengan pasti. Namun cara ini pun dapat
dilaksanakan menurut prosedur yang sudah ditetapkan, artinya semua aspek
administratif pembelian bahan makanan dilakukan sebagaimana mestinya.
Pembeli akan mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas, harga,
ketersediaan bahan makanan.
Selanjutnya dia akan memutuskan pilihannya menurut ketentuan institusi, dan
kemudian membuat order pesanan bahan makanan. Pada saat bahan makanan
dikirimkan, maka pembeli akan mengecek macam, jumlah, spesifikasi bahan
makanan sesuai kesepakatan. Prosedur selanjutnya tetap mengikuti jalur

MSPM 2014 Page 4

 administrasi yang berjalan. Biasanya pesanan dapat dilakukan melalui telpon,
datang langsung ke pasar, atau berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual.
Cara pembelian ini hanya dilaksanakan bila institusi melayani 50 klien, sehingga
beban penyediaan bahan makanan masih cukup mampu diatasi. Prosedurnya
sederhana, tidak komplek, tetapi perlu sikap positif, jujur dan terbuka.
Pada institusi kecil di Indonesia, cara pembelian langsung ke pasar banyak
dilakukan, tetapi kurang memenuhi ketentuan administrasi keuangan yang tepat.
Nota pemesanan penerimaan dan pencatatan sering tidak ada. Meskipun pada
pada saat proses pembelian melakukan ransaksi penawaran harga sukar diawasi,
tetapi dengan adanya “harga pasar” maka kesepakatan harga beli bisa ditolerir.
Selanjutnya seluruh kegiatan akan dicatat secara resmi, tertulis dan sesuai
perencanaan pembelian yang ditetapkan (macam, jumlah, spesifikasi, satuan
harga, cara pengiriman).
Para cara ini sekiranya prinsip dan prosedur pembelian bahan makanan
mengikuti peraturan yang berlakuu. Untuk menjaga terjadinya hal hal yang kurang
diinginkan, maka hendaknya para penjual bahan makanan memenuhi syarat
berikut:
1. Dapat dipercaya
2. Bonafide
3. Memiliki perusahaan dengan standar bahan makanan kualitas baik dan
terpercaya
4. Harga pantas
5. Bahan makanan dapat diambil langsung atu dikirim dengan baik, dan tepat.
6. Prossedur pembayaran konan sesuai dengan prosedur dan aturan
perjanjian/kesepakatan.

Dalam pembelian ini maka transaksi pembelian seperti pesanan makanan,

penerimaan, pengihan, pengiriman, dan prosedur administrasi lain mengikuti
ketentuan yang berlaku. Dalam memesan bahan makanan, maka pembeli harus
memiliki informasi luas tentang rekanan, termasuk kemampuannya dalam
memenuhi macam dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan institusi, serta
informasi bahan makanan yang selalu baru.

MSPM 2014 Page 5

 2. Pembelian Bahan Makanan dengan Pelelangan (the formal competitive of
bid)
Pembelian bahan makanan dengan pelelangan adalah cara pembelian yang
resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah dijabarkan dalam Keputusan
Presiden, serta peraturan yang ditetapkan Pemerintah Daerah ataupun
penanggungjawab tertentu.
1. Cara pembelian ini memberi kesempatan untuk rekanan yang memenuhi
persyaratan yang ditentukan, mengikuti persaingan/competitive dengan
sesama penjual lain baik dalam hal standar bahan makanan, harga
pelayanan rekanan, serta kelengkapan badan usaha (pajak, jaminan bank,
telpon serta kemudahan lain bagi pembeli dan sebagainya) untuk menjadi
rekanan pemenang
2. Pemberitahuan atau undangan pelelangan tentang acara pelelangan resmi
lengkap dengan jadwal, waktu, tempat penyelenggaraan, disebarkan
melalui media massa, radio, surat kabar, poster di institusi
3. Dalam pelelangan dilakukan acara tatap muka/wawancara dengan rekanan
tentang manajemen dan tata cara pembelian yang harus dipenuhi mereka,
antara lain :
a) Penjelasan umum
b) Spesifikasi bahan makanan
c) Pengiriman
d) Cara dan prosedur pemesanan
e) Cara dan prosedur pengiriman
f) Cara dan prosedur penawaran harga
g) Cara dan prosedur pembayaran
h) Cara dan prosedur potongan harga
i) Cara dan prosedur penghapusan serta sanksi bila terjadi
pelanggaran
4. Cara pelelangan dapat dilakukan dalam empat cara, tergantung besar
kecilnya dana transaksi yang ditandatangani. Makin besarr dana maka
prosedurnya menjadi lebih tegas dan jelas, mengikuti ketetapan yang telah
ada

MSPM 2014 Page 6

 a) Pelelangan terbuka/umum atau open tender. Dengan prosedur
ini, maka bagi semua rekanan yang memenuhi starat atau lulus
prakualifikasi, memperoleh kesempatan menjadi pemenang,
bila mampu bersaing untuk menawarkan harga makanan.
Pelelangan terbuka dibuka secara umum bagi rekanan yang
berminat, dan telah memenuhi ketentuan yang ditetapkan
institusi
5. Pelelangan terbatas (Selective Tender)
Dari rekanan bahan makanan yang lulus prakualifikasi dan memiliki
keunggulan tertentu dipilih/diambil beberapa rekanan untuk mengikuti
tender yang diadakan. Pada umumnya rekanan yang mengikuti tender ini
adalah rekanan yang mampu. Formulir penawaran harga atau Surat
Permintaan Penawaran Harga (SPPH) hanya dikirimkan pada rekanan
yang dipilih oleh institusi
6. Penunjukan langsung
Penunjukan pemborong sebagai pelaksanaan pembelian tanpa melalui
pelelangan umum/terbatas, dan dilakukan antara sekurang-kurangnya tiga
penawar atau pemborong/rekanan yang tercatat dalam rekanan mampu
(DRM)
7. Pengadaan langsung
Pelaksanaan pembelian dilakukan diantara rekanan/penawar dari golongan
ekonomi lemah tanpa melalui pelelangan umum atau terbatas ataupun
penunjukan langsung

3. Pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying)

Cara pembelian ini termasuk pembelian setengah resmi. Pembelian cara ini
hanya dilakukan untuk bahan makanan yang hanya tersedia pada waktu-waktu
tertentu, jumlahnya terbatas, dan merupakan bahan makanan yang dibutuhkan
klien. Misalnya golongan ikan tertentu yang hanya tersedia pada musim tertentu.
Pembeli menghubungi penjual secara langsung, dan memberikan SPPH kepada
rekanan, selanjutnya rekanan menyampaikan SPPH dan langsung mengikuti
prosedur administrasi yang berlaku

MSPM 2014 Page 7

 4. Pembelian untuk waktu yang akan datang (future contract)
Pembelian ini dirancang untuk bahan makanan yang telah terjamin, pasti,
terpercaya mutu, keadaan dan harga. Karena produk bahan makanan yang
dibatasi, maka pembeli berjanji membeli bahan makanan tersebut, dengan
kesepakatan harga saat ini, tetapi bahan makanan dipesan sesuai waktu dan
kebutuhan pembeli/institusi

5. Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract auction)

Dari istilahnya jelas dipahami bahwa cara ini termasuk pembelian setengah resmi.
Perjanjian dilakukan atas dasar kepercayaan, sehingga pihak rekanan/pemborong
jelas harus memiliki reputasi tinggi dalam pelaksanaan pembelian bahan makanan.
Ada dua cara dari pelaksanaan kontrak tiga ini :
a. Firm at the opening of price (FAOP)
Pembeli memesan bahan makanan pada rekanan pada saat dibutuhkan dan
harga disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu berlangsung
b. Subject Approval of Price (SAOP)
Pembeli dapat memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan dengan harga
yang sudah ditetapkan terdahulu. Cara-cara pembelian seperti ini hanya
ditujukan untuk bahan makanan yang sudah terjamin mutu dan
penggunaannya di institusi tidak terlalu sering
Dengan memiliki prinsip dan prosedur pembelian diatas, maka seorang
manager makanan banyak dapat memilih prosedur yang sesuai, sederhana, praktis
dan membantu terwujudnya pengendalian harga makanan di institusi

MSPM 2014 Page 8

 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Pembelian bahan makanan adalah salah satu upaya pengawasan terhadap harga
makanan. Pada saat penetapan menu yang akan digunakan, harus memperhitungkan
harga makanan baru kemudian dilakukan pemesanan bahan kemudian dilakukan
pengecekan spesifikasi terhadap bahan makanan. Hal tersebut dilakukan, agar
nantinya makanan yang akan dihidangkan memiliki kualitas yang baik. Kualitas
bahan makanan yang digunakan dipengaruhi oleh metode pembelian dan prosedur
pembelian bahan makanan. Metode pembelian bahan makanan merupakan cara
bagaimana seseorang dapat memilih bahan makanan yang tepat yang akan digunakan
nantinya, dalam hal ini, pelaksanaan pemesanan bahan makanan, pembeli seharusnya
memperhatikan ketentuan-ketentuan, seperti : pemesanan harus sesuai dengan macam,
jumlah, dan spesifikasi bahan makanan yang tertera dalam SPJB (Surat Perjanjian
Jual Beli), Mempertimbangkan harga yang ditawarkan dan kualitas bahan makanan,
penawaran disetujui setelah diadakan inspeksi, dan lain-lain.
Dalam ketentuan pembelian makanan terdapat proses dimana bahan makanan ini
bisa sampai pada konsumen. Proses ini melalui penjualan secara eceran maupun
penjualan besar. pembelian bahan makanan mencakup semua kegiatan dan transaksi
dari hasil-hasil pertanian maupun perikanan hingga bahan makanan tersebut dapat
tersedia di meja makan konsumen. Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan
berbagai prosedur, tergantung dari policy, kondisi, besar institusi, serta kemampuan
sumberdaya institusi, antara lain:
1. Pembelian langsung ke pasar (the open market of buying)
2. Pembelian Bahan Makanan dengan Pelelangan (the formal competitive of bid)
3. Pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying)
4. Pembelian untuk waktu yang akan datang (future contract) dan
5. Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract auction)

MSPM 2014 Page 9

 DAFTAR PUSTAKA
A. Mukrie, Nursiah. Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar. 1990, Jakarta :
Akademi Gizi Departemen Kesehatan RI Jakarta.

MSPM 2014 Page 10