Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun

yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan

Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari. Dapat dikatakan bahwa disinilah
pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di
rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata
cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun
tidak baik dari pelayanan rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat
dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah,
sopan, tertib dan penuh tanggung jawab. Dilihat dari segi pelayanan di
rumah sakit, pasien yang datang

dapat dibedakan menjadi :

1. Pasien yang dapat menunggu

 Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian.
 Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat.
2. Pasien yang harus segera ditolong (pasien gawat darurat).
Sedang menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan

menjadi :

 Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke RS untuk
keperluan berobat.
 Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya ke RS
untuk keperluan berobat.
Kedatangan pasien ke RS dapat terjadi karena :

1. Dikirim oleh dokter praktek di luar RS

2. Dikirim oleh Rumah Sakit lain, Puskesmas, atau jenis pelayanan
kesehatan lainnya.
3. Datang atas kemauan sendiri.
4. Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan ( Registrasi )
5. Pasien baru
Setiap pasien baru diterima di registrasi dan akan diwawancarai oleh
petugas guna mendapatkan data identitas yang akan ditulis diberkas
rekam medis dan dientry pada komputer. Setiap pasien baru akan
memperoleh nomor pasien yang juga akan dicetak pada kartu pasien atau
kartu Emboser sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada setiap
kunjungan berikutnya di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari, baik sebagai
pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Pasien baru
dengan berkas rekam medisnya akan dikirim ke poliklinik sesuai dengan
yang dikehendaki pasien. Setelah mendapat pelayanan yang cukup dari
poliklinik, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien :

 Pasien boleh langsung pulang.

 Pasien diberi kartu perjanjian oleh petugas poliklinik untuk datang
kembali pada hari dan tanggal yang telah Kepada pasien yang diminta
datang kembali, harus lapor kembali ke Admission.
 Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
 Pasien harus dirawat.
Untuk pasien yang harus dirawat, dokter yang merujuk membuat rujukan
berisi alasan pasien harus dirawat inap, bisa berupa diagnosa, tindakan
medis, ataupun tindakan penunjang lainnya. Jika pasien yang harus
dirawat rekam medisnya akan dikirim keruang perawatan.

1. Pasien lama
Pasien lama datang ke Admission dan akan diwawancarai oleh petugas,
guna mendapatkan informasi nomor rekam medis, dan tujuan berobat.
Pasien ini dapat dibedakan :

 Pasien yang datang dengan perjanjian

 Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan sendiri)
Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang tanpa
perjanjian , akan mendapat pelayanan di registrasi. Pasien datang
dengan perjanjian akan langsung dipersilahkan menuju poliklinik yang
dimaksud karena rekam medisnya telah disiapkan oleh petugas. Pasien
yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan sendiri), setelah
menunjukan nomor rekam medis dan tujuan berobat, pasien
dipersilahkan menunggu poliklinik yang dimaksud, sementara rekam
medisnya dimintakan oleh petugas registrasi ke bagian penyimpanan
berkas rekam medis. Setelah rekam medisnya dikirim ke poliklinik,
pasien akan mendapat pelayanan di poliklinik dimaksud.
1. Pasien Darurat Gawat
Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang
biasa, disini pasien ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian
administrasinya, meliputi

Pendaftaran pasien baik baru maupun ulang seperti pasien datang tidak
dengan perjanjian. Di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari, pendaftaran
pasien darurat gawat dilakukan di registrasiuntuk pasien baru maupun
pasien lama. Setelah mendapat

pelayanan yang cukup, ada beberapa kemungkinan darisetiap pasien :

 Pasien bisa langsung pulang.

 Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
 Pasien harus dirawat.
1. Pasien yang sudah diseleksi dan membawa surat pengantar untuk
dirawat dapat langsung dibawa ke ruangan perawatan atau ke ruang
penampungan sementara sambil menunggu tempat tidur kosong dari
ruang perawatan.
2. Jika pasien sudah sadar dan dapat diwawancarai, petugas rekam medis
mendatangi pasien/keluarga untuk mendapatkan identitas
selengkapnya.
3. Petugas rekam medis mengecek data identitas di komputer untuk
mengetahui apakah pasien pernah dirawat/berobat di Rumah Sakit
Mitra Anugrah Lestari.
4. Bagi pasien yang pernah berobat/dirawat maka rekam medisnya segera
dikirim ke ruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai
nomor yang telah dimilikinya.
5. Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat di Rumah Sakit
Mitra Anugrah Lestari maka diberikan nomor rekam medis baru.
1. Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap ( Admission )
Penerimaan pasien rawat inap dilakukan diAdmission. Tata cara
penerimaan pasien rawat inap harus wajar sesuai dengan keperluannya.
Pasien yang memerlukan

perawatan, dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu :

 Pasien yang tidak urgen, penundaan perawatan pasien tersebut tidak

akan menambah penyakitnya.
 Pasien yang urgen, tetapi tidak darurat gawat, dapat dimasukkan ke
dalam daftar tunggu.
 Pasien gawat darurat (emergency), langsung dirawat.Pembinaan dan
pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan baik menciptakan
tanggapan yang baik dari pasien-pasien yang baru masuk, menjamin
kelancaran dan kelengkapan catatan-catatan serta menghemat waktu
dan tenaga. Untuk lancarnya proses penerimaan pasien 4 hal berikut ini
perlu diperhatikan, yaitu :
 Petugas yang kompeten.
 Cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas (clear cut ).
 Ruang kerja yang menyenangkan.
 Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan pasien.
Untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat hubungannya
dengan proses penerimaan pasien, aturan penerimaan pasien perlu
ditetapkan. Aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut :

 Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya

mengenai pencatatan seluruh informasi yang berkenaan dengan
diterimanya seorang pasien di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

 Bagian penerimaan pasien harus segera memberitahukan bagian-

bagian lain terutama bagian yang berkepentingan langsung, setelah
diterimanya seorang pasien untuk dirawat.
 Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien,
apabila seorang pasien diijinkan meninggalkan rumah sakit.
 Membuat catatan yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan
oleh semua bagian selama pasien dirawat.
 Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja
dalam proses penerimaan dan pemulangan pasien. Ketentuan Umum
Penerimaan Pasien Rawat Nginap
 Semua pasien yang menderita segala macam penyakit, selama
ruangan dan fasilitas yang memadai tersedia dapat diterima di Rumah
Sakit Mitra Anugrah Lestari.
 Sedapat mungkin pasien diterima di Admission pada waktu yang telah
ditetapkan, kecuali untuk kasus gawat darurat dapat diterima setiap
saat.
 Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat,
pasien tidak dapat diterima.
 Sedapat mungkin tanda tangan persetujuan untuk tindakan operasi dan
sebagainya (apabila dilakukan ) dilaksanakan sebelum pasien dirawat.
 Pasien dapat diterima, apabila :
 Ada surat rekomendasi dari dokter yang mempunyai wewenang untuk
merawat pasien di rumah sakit.
 Dikirim oleh dokter poliklinik.
 Dikirim oleh dokter Instalasi Gawat Darurat.
 Pasien darurat gawat perlu diprioritaskan.
Prosedur pasien untuk masuk untuk dirawat :

1. Pasien yang sudah memenuhi syarat atau peraturan untuk dirawat,

setiap saat dapat menanyakan pada petugas Admission apakah
ruangan yang diperlukan sudah tersedia.
2. Apabila ruangan sudah tersedia :
 Pasien segera mendaftar di Admission.
 Pada saat mendaftar dia akan mendapat penerangan tentang : Kapan
dapat masuk,Bagaimana cara pembayaran serta tarif-tarifnya dan
peraturan selama pasien dirawat.
 Dibuatkan kartu identitas penderita dirawat yang minimal berisi :
 Nama lengkap pasien
 Jenis kelamin pasien
 Nomor rekam medis
 Nama ruangan dan kelas
 Diagnosa awal (diagnosa kerja)
 Nama dokter yang mengirim
 Jika pasien pernah berobat ke poliklinik atau pernah dirawat
sebelumnya maka petugas Admission menghubungi ruang
penyimpanan rekam medis untuk meminta nomor berkas rekam medis.
 Petugas Admission Rawat Inap segera menghubungi petugas
keuangan untuk menyelesaikan pembayaran uang muka.
 Selesai pembayaran, pasien diantar petugas keruangan. Prosedur
selama pasien di ruang perawatan yang berkaitan dengan rekam medis
antara lain :
 Pada waktu pasien tiba di ruang perawatan dan diterimaoleh perawat
pasien diberi tanda pengenal.
 Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter
maupun perawat sendiri
 Selama perawatan, perawat mencatat semua data perawatan yang
diberikan dari mulai saat pasien tiba di ruang sampai pasien tersebut
pulang, dipindahkan atau meninggal.
1. Sistem Identifikasi Dan Penomoran
2. Sistem Penamaan
Sistem penamaan pada dasarnya untukmemberikan identitas kepada
seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien yang satu dangan
pasien yang lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar didalam
memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat
ke Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari. menggunakan sistem penamaan
langsung yaitu yang ditulis dalam data base adalah nama pasien sendiri
berdasarkan kartu tanda pengenal dan dapat ditambahkan

sesuai dengan wawancara terakhir. Prinsip utama yang harus ditaati oleh
petugas

pencatat adalah : nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua
suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam
rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini :

– Nama pasien sendiri, apabila namanya sudah terdiri dari dua suku kata
atau lebih.

– Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien

seorang perempuan bersuami.

– Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama
ayah).

– Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama

keluarga/marga atau surename didahulukan dan kemudian diikuti nama
sendiri. Dalam sistem penamaan pada rekam medis, diharapkan :

– Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang

disempurnakan.

– Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap

ditambah Ny. Atau Nn sesuai dengan statusnya.

– Pencatuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.

– Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan
nama pasien.

2. Sistem Penomoran
Rekam medis pada Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari. disimpan menurut
nomor, yaitu menggunakan “ Unit Numbering System “ sistem ini
memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan
maupun pasien untuk dirawat.inap. Pada saat seorang penderita
berkunjung pertama kali ke Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari. apakah
sebagai penderita berobat jalan ataupun untuk dirawat inap, kepadanya
diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya
untuk kunjungan seterusnya, sehingga rekam medis penderita tersebut
hanya tersimpan di dalam satu berkas di bawah satu nomor.
Kepada petugas yang memberikan pendaftaran, diperintahkan agar selalu
mengecek apakah seorang pengunjung sudah pernah berkunjung ke
Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari.. Seorang pasien yang sudah pernah
berkunjung ke Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari.sebelumnya tidak akan
diberikan nomor baru, karena rekam medisnya yang sekarang akan diberi
nomor yang sama dengan nomor yang telah dimiliki pada kunjungan yang
lalu. Kadang-kadang terjadi kekeliruan dimana seorang penderita diberikan
lagi nomor yang baru, padahal ia telah mempunyai nomor, kekeliruan ini
dapat diperbaiki dengan membatalkan nomor baru dan tetap menyimpan
rekam medisnya pada nomor lama. Sistem nomor unit yang digunakan
mempengaruhi rencana perkembangan ruang tempat penyimpanan. Satu
masalah yang biasa timbul adalah bertambahnya satu rekam medis
menjadi berjilid-jilid,

karena seringnya pasien tersebut mendapat pelayanan (dirawat) di RS.

Royal Progress. Kadang-kadang begitu seringnya seorang penderita di
rawat sehingga rekammedisnya harus dibuat jilid yang baru, karena terlalu
tebal jika hanya satu jilid saja. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan
tentang hal ini, maka pada setiap jilid harus dibuat catatan nomor jilid dan
jumlah jilidnya, misalnya :

Jilid 1 dari 2; Jilid 2 dari 2.dan Untuk pengambilan rekam medis yang tidak
aktif

dari rak penyimpanan untuk dimusnahkan atau untuk dibuat microfilm,

karena menggunakan sistem unit, nomor-nomor rekam medis tidak
menunjukkan tua atau

mudanya satu rekam medis sehingga untuk memilih rekam medis yang
tidak aktif harus dilihat satu persatu, tahun berapa seorang penderita
terakhir dirawat atau
berkunjung ke poliklinik. Untuk sumber nomor Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari. Membuat satu “ bank nomor” terdiri dari enam angka,
menggunakan sistem angka akhir (terminal digit) dengan menentukan
nomor awal dimulai dari 000001 sampai

dengan 999999. Bank nomor dikeluarkan oleh system komputer yang

secara otomatis akan mengeluarkan satu nomor baru setiap entry data
pasien.

1. Simbol Dan Tanda Khusus

Pada berkas rekam medis pasien tercantum simbol-simbol

sebagai berikut:

1) Nomor Rekam Medis

Pada map sudah dicetak kotak untuk menuliskan nomor

rekam medis yang akan diisi oleh petugas rekam medis.

Penulisan nomor harus dengan tulisan yang jelas dan

mudah dibaca, dapat dicetak atau ditulis tangan

menggunakan spidol jangan hanya menggunakan pulpen.

2) Label Warna

Pada map tercetak warna-warna berdasarkan sistem

angka akhir untuk memudahkan dalam menyimpan dan

menemukan kembali rekam medis, dengan ketentuan

warna sebagai berikut:

0 Hijau

1 Kuning

2 Merah Tua
3 Biru Dongker

4 Merah Muda

5 Biru Muda

6 Biru Tua

7 Hitam

8 Coklat

9 Abu abu

3) Stiker Warna

Petugas Rekam medis akan menempelkan label warna

pada berkas rekam medis pasin di sudut kanan atas persis

dibawah barisan nomor rekam medis sesuai dengan warna

yang telah ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut :

4) Tulisan Alergi

Diisi dengan alergi yang diderita oleh pasien.

5) Tulisan Rahasia

Tulisan Rahasia pada map rekam medis.

6) Tulisan dan stiker Tahun Kunjungan

Pada map telah dicetak sejumlah tahun yang oleh petugas rekam medis
akan dicoret tahun kunjungan terakhir pasien berobat dan menempelkan
warna tertentu untuk

mewakili tahun tertentu sehingga petugas dapat melihat dengan warna

tersebut tahun berapa pasien berobat terakhir.
7) Tempat Menuliskan Nama pasien

Terdapat tempat untuk menuliskan nama pasien pada map rekam medis.

1. Penyelesaian Dan Pengembalian Rekam Medis

 Pengendalian Rekam Medis (Retrieval)
Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik umum maupun spesialis setiap hari pada jam tertentu dapat
dilakukan melalui telepon, apabila sistem cetak permintaan secara
komputerisasi sedang rusak. Untuk melayani pasien perjanjian yang
datang pada hari tertentu bertugas mengisi ‘Buku Permintaan’. Petugas
harus menulis dengan benar dan jelas nama penderita dan nomor rekam
medisnya. Petugas dari bagian lain yang meminjam rekam

medis harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang dipinjam
ke bagian rekam medis. Surat permintaan berbentuk satu formulir yang
berisi nama peminjam,

untuk keperluan apa, waktu peminjaman, nomor rekam medis, nama

pasien, umur, tanggal rawat, kelas/kamar, nama orang yang meminjam
dan tanda tangan.Pada saat rekam medisnya kembali lembar 1 diberi
tanda ceklist atau paraf peminajm
yang artinya rekam medis sudah kembali.

 Penyimpanan Rekam Medis

1. Sistem Sentralisasi
Sistem penyimpanan yang digunakan di Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari.adalah sistem sentralisasi. Dengan cara sentralisasi terjadi
penggabungan antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap
dalam satu tempat. Karena semua pasien baik rawat jalan maupun rawat
inap hanya memiliki satu nomor rekam medis.

Kebaikan dari system sentralisasi adalah :

(1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam

pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis ,

sehingga pasien dapat dilayani lebih cepat.

(2) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk

peralatan dan ruangan.

(3) Tata kerja Dan peraturan mengenai kegiatan

pencatatan medis mudah distandarisasikan.

(4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

(5) Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan dari system sentralisasi adalah :

(1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus

menangani unit rawat jalan Dan unit rawat inap.

(2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam

1. Sistem Penjajaran Rekam Medis

Ada banyak jenis penomoran yang dilakukan pada sarana pelayanan
kesehatan, namun hal tersebut tergantung dari kondisi dan kebijakan yang
dilakukan pada sarana pelayanan kesehatan.

 Penomoran Langsung (Straight Numerical)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan rekam
medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan
nomornya. Jenis penyimpanan ini banyak sekali digunakan di klinik rawat
jalan yang ada di rumah sakit maupun pelayanan masyarakat

1. a) Keuntungannya :
 Mudah dalam mengambil berkas rekam medis secara berurutan dari
rak untuk keperluan pelayanan, pendidikan maupun pengambilan
berkas rekam medis inaktif.
 Mudah melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan.
1. b) Kekurangannya :
 Pada saat penyimpanan rekam medis petugas harus memperhatikan
seluruh angka nomor sehingga sangat mudah terjadi kekeliruan dalam
penyimpanan.
 Makin besar angka yang diperhatikan,makin besar kemungkinan
membuat kesalahan. Hal yang dapat menyebapkan kesalahan adalah
tertukarnya urutan nomor,misalnya rekam medis nomor 465424
tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 465524.
 Pekerjaan yang paling sibuk terkonsentrasi pada rak penyimpanan
nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor baru.
 Terminal Digit Filling System (Sistem Angka Akhir)
Penilaian dengan sistem angka akhir disebut ”Terminal Digit Filling
System. Disini digunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokan
menjadi tiga kelompok, masing-masing dua angka. Angka pertama adalah
kelompok dua angka yang terletak di paling kanan, angka kedua adalah
kelompok dua angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah
kelompok dua angka terletak paling kiri.

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 angka kelompok
pertama yaitu 00 sampai dengan 99.

Pada waktu penyimpanan petugas harus melihat angka-angka pertama

dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk
kelompokangka-angka pertama bersangkutan. Pada kelompok pertama ini
rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian
rekam medis disimpan dalam urutan angka ketiga, sehingga dalam setiap
kelompok penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah
yang selalu berlainan

Contoh :

1. a) Keuntungannya :
 Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok di dalam rak penyimpanan. Petugas penyimpanan
tidak akan berdesak-desakan di suatu tempat.
 Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing 00-24, 25-49, 50-74,
75-99
 Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya
untuk setiap bagian.
 Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru
dibagian tersebut.
 Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
 Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak)
 Kekeliruan penyimpanan dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam
memasukan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi
kekeliruan membanca angka.
 Pemilahan berkas dapat dilakukan lebih cepat, lebih mudah dan lebih
cermat karena hanya memerlukan 2 pemilahan sebelum dijajarkan.
1. b) Kerugiannya :
 Memerlukan pelatihan khusus, karena harus membaca dari kanan ke
kiri bukannya dari kiri ke kanan.
  Sumua berkas yang salah tempat sulit ditemukan karena kesamaan
nomor.
 Cost yang tinggi dikarenakan jumlah peralatan seperti rak dan ruangan
mesti tersedia
 Midle Digit Filling System (Sistem Angka Tengah)
Sistem penyimpanan angka tengah adalah penyimpanan rekam medis
diurut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka
akhir, namun angka pertama, angka kedua dan angka ketiga berbeda
letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang letaknya
ditengah-tengah menjadi angka pertama. Pasangan angka yang terletak
paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka yang terletak paling
kanan menjadi angka ketiga.

Contoh :

1. a) Keuntungannya :
 Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya
berurutan.
 Pergantian dari sistem penomoran langsung ke sistem angka tengah
lebih mudah dari pada sistem penomoran langsung ke sistem angka
akhir.
 Penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan.
 Petugas penyimpanan dapat dibagi merata berdasarkan bagiannya.
1. b) Kekurangannya :
 Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.
 Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis
dialihkan ketempat penyipanan tidak aktif.
 Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor
yang lebih dari angka.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen Pelayanan Rawat Inap
1. Pengertian Pelayanan Rawat Inap
Rawat inap (opname) adalah istilah yang berarti proses perawatanpasien oleh tenaga kesehatan
profesional akibat penyakit tertentu, di mana pasien diinapkan di suatu ruangan di rumah sakit . Ruang
rawat inap adalah ruang tempat pasien dirawat. Ruangan ini dulunya sering hanya berupa bangsalyang
dihuni oleh banyak orang sekaligus. Saat ini, ruang rawat inap di banyak rumah sakit sudah sangat
mirip dengan kamar-kamar hotel. Pasien yang berobat jalan di Unit Rawat Jalan, akan mendapatkan
surat rawat dari dokter yang merawatnya, bila pasien tersebut memerlukan perawatan di dalam rumah
sakit, atau menginap di rumah sakit.
Rawat inap merupakan suatu bentuk perawatan, dimana pasien dirawat dan tinggal di rumah sakit
untuk jangka waktu tertentu. Selama pasien dirawat, rumah sakit harus memberikan pelayanan yang
terbaik kepada pasien (Posma 2001 yang dikutip dari Anggraini (2008).
a. Memberikan bantuan kepada orang yang mempunyai kebutuhan
b. Memberikan pelayanan atas semua hal berikut ini:
 Apa yang mereka kehendaki
 Kapan mereka menghendaki
 Siapa yang ingin mereka temui
 Mengapa mereka menginginkannya
 Cara apa yang mereka kehendaki dalam melekukan pekerjaan tersebut.
Pelayanan rawat inap adalah pelayanan terhadap pasien masuk rumah sakit yang menempati tempat
tidur perawatan untuk keperluan observasi, diagnosa, terapi, rehabilitasi medik dan atau pelayanan
medik lainnya (Depkes RI 1997 yang dikutip dari Suryanti (2002).

2. Standar Minimal Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit

a) Pemberian layanan rawat inap adalah Dokter spesialis, dan perawat dengan minimal pendidikan D3.
b) Penanggungjawab pasien rawat inap 100 % adalah dokter.
c) Ketersediaan pelayanan rawat inap terdiri dari anak, penyakit dalam, kebidanan, dan bedah.
d) Jam kunjung dokter spesialis adalah pukul 08.00 – 14.00 setiap hari kerja.
e) Kejadian infeksi paska operasi kurang dari 1,5 %.
f) Kejadian infeksi nosokomial kurang dari 1,5 %.
g) Kematian pasien lebih dari 48 jam : kurang dari 0,24 %.
h) Kejadian pulang paksa kurang dari 5 %.
i) Kepuasan pelanggan lebih dari 90 %.

3. Kegiatan Pelayanan Rawat Inap

Penerimaan Pasien ( Admission )
 Pelayanan Medik
 Pelayanan Penunjang Medik
 Pelayanan Perawatan
 Pelayanan Obat
 Pelayanan Makanan
 Pelayanan Administrasi Keuangan

Menurut Revans (1986) bahwa pasien yang masuk pada pelayanan rawat inap akan mengalami
tingkat proses transformasi, yaitu:
a. Tahap Admission, yaitu pasien dengan penuh kesabaran dan keyakinan dirawat tinggal di rumah sakit.
b. Tahap Diagnosis, yaitu pasien diperiksa dan ditegakan diagnosisnya. Tahap Treatment,yaitu
berdasarkan diagnosis pasien dimasukan dalam program perawatan dan therapi.
c. Tahap Inspection, yaitu secara continue diobservasi dan dibandingkan pengaruh serta respon pasien
atas pengobatan.
d. Tahap Control, yaitu setelah dianalisa kondisinya, pasien dipulangkan. pengobatan diubah atau
diteruskan, namun dapat juga kembali ke proses untuk didiagnosa ulang.

4. Sistem Pelayanan Rawat Inap Rumah sakit

Alur proses pelayanan pasien unit rawat inap akan mengikuti alur sebagai berikut :
a. Bagian Penerimaan Pasien ( Admission Departement )
b. Ruang Perawatan
c. Bagian Administrasi dan Keuangan

5. Klasifikasi Rawat Inap di Rumah sakit

 Berdasarkan fasilitas
Klasifikasi perawatan rumah sakit telah ditetapkan berdasarkan tingkat fasilitas pelayanan yang
disediakan oleh rumah sakit, yaitu seperti berikut:
a. Kelas Utama (termasuk VIP)
b. Kelas I
c. Kelas II dan Kelas III
 Klasifikasi pasien berdasarkan kedatangannya:
a. pasien baru
b. pasien lama
 Klasifikasi pasien berdasarkan pengirimnya
a. Dikirim oleh dokter rumah sakit
b. Dikirim oleh dokter luar
c. Rujukan dari puskesmas dan rumah sakit lain
d. Datang atas kemauan sendiri

6. Kualitas Pelayanan Rawat Inap

Menurut Jacobalis (1990) kualitas pelayanan kesehatan di ruang rawat inap rumah sakit dapat
diuraikan dari beberapa aspek, diantaranya adalah:
a. Penampilan keprofesian atau aspek klinis, Aspek ini menyangkut pengetahuan, sikap dan perilaku
dokter dan perawat dan tenaga profesi lainya.
b. Efisiensi dan efektifitas, Aspek ini menyangkut pemanfaatan semua sumber daya di rumah sakit agar
dapat berdaya guna dan berhasil guna.
c. Keselamatan Pasien, Aspek ini menyangkut keselamatan dan keamanan pasien
d. Kepuasan Pasien, Aspek ini menyangkut kepuasan fisik, mental, dan sosial pasien terhadap lingkungan
rumah sakit, kebersihan, kenyamanan, kecepatan pelayanan, keramahan, perhatian, biaya yang
diperlukan dan sebagainya.

Menurut Jacobalis (1993), pelayanan kesehatan di ruang rawat inap rumah sakit erat kaitanya dengan:
a. Dokter, perawat atau petugas kesehatan
b. Aspek hubungan antar manusia.
c. Kemanusiaan.
d. Kenyamanan atau kemudahan fasilitas dan lingkungan.
e. Peralatan dan perlengkapan.
f. Biaya pengobatan.

7. Tujuan Pelayanan Rawat Inap

a. Membantu penderita memenuhi kebutuhannya sehari-hari sehubungan dengan penyembuhan
penyakitnya.
b. Mengembangkan hubungan kerja sama yang produktif baik antara unit maupun antara profesi.
c. Menyediakan tempat/ latihan/ praktek bagi siswa perawat.
d. Memberikan kesempatan kepada tenaga perawat untuk meningkatkan keterampilannya dalam hal
keperawatan.
e. Meningkatkan suasana yang memungkinkan timbul dan berkembangnya gagasan yang kreatif.
f. Mengandalkan evaluasi yang terus menerus mengenai metode keperawatan yang dipergunakan untuk
usaha peningkatan.

8. Ruang pasien rawat inap

Ruang untuk pasien yang memerlukan asuhan dan pelayanan keperawatan dan pengobatan secara
berkesinambungan lebih dari 24 jam. Untuk tiap-tiap rumah sakit akan mempunyai ruang perawatan
 dengan nama sendiri-sendiri sesuai dengan tingkat pelayanan dan fasilitas yang diberikan oleh pihak
rumah sakit kepada pasiennya.

9. Ruang Post Perawat

Ruang untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian asuhan dan pelayanan keperawatan
(pre dan post conference, pengaturan jadwal), dokumentasi sampai dengan evaluasi pasien.

10. Ruang Konsultasi

Ruang untuk melakukan konsultasi oleh profesi kesehatan kepada pasien dan keluarganya.

11. Ruang Tindakan

Ruangan untuk melakukan tindakan pada pasien baik berupa tindakan invasive ringan maupun non-
invasive.

B. Manajemen Pelayanan Medik

1. Manajemen Pelayanan Medik
a. Menurut PP No.32 Tahun 1996 Tenaga Medik termasuk tenaga kesehatan
b. Menurut Permenkes No.262/1979 yang dimaksud dengan tenaga medis adalah lulusan Fakultas
Kedokteran atau Kedokteran Gigi dan "Pascasarajna" yang memberikan pelayanan medik dan
penunjang medik.
c. Pelayanan medik di Rumah sakit : adalah salah satu jenis pelayanan Rumah sakit yang diberikan oleh
tenaga medik.
d. Manajemen Pelayanan Medik di Rumah sakit secara sederhana : adalah suatu pengelolaan yang
meliputi perencanaan berbagai sumber daya medik dengan mengorganisir serta menggerakkan sumber
daya tersebut diikuti dengan evaluasi dan kontrol yang baik, sehingga dihasilkan suatu pelayanan
medik yang merupakan bagian dari sistem pelayanan di Rumah sakit.

2. Pelayanan Medik
a. Tenaga yang dibutuhkan sesuai dengan jenis pelayanan yang diberikan, beban kerja yang ada dengan
memperhitungkan kecenderungan (TREND) pada masa yang akan datang.
b. Sumber daya lain yang dibutuhkan untuk terselenggaranya suatu pelayanan medis.
c. Kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan sasaran yang diharapkan dengan memperhitungkan
sumber daya potensial yang ada maupun kendala yang mungkin terjadi. Berdasarkan "waktu" maka
perencanaan kegiatan dapat harian, mingguan, bulanan, tahunan dan jangka panjang sesuai dengan visi
dan misi Rumah sakit Dalam perencanaan kegiatan alangkah baiknya apabila Ruma h Sakit
mempunyai skala prioritas dan mempunyai projek unggulan.

3. Pelaksanaan Pelayanan Medik

Hal penting yang mendasari pelayanan medis agar dihasilkan suatu pelayanan yang optimal yaitu
Falsafah dan tujuan dalam arti Pelayanan medis yang diberikan harus sesuai dengan ilmu pengetahuan
kedokteran mutakhir serta memanfaatkan kemampuan dan fasilitas Rumah sakit secara optimal. Tujuan
pelayanan medis adalah mengupayakan kesembuhan pasien secara optimal melalui prosedur dan
tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan standar masing-masing profesi.
C. Manajemen Pelayanan Perawatan
Perawat adalah seseorang yang telah lulus pendidikan perawa baik di dalam maupun di luar
negeri sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Pelayanan perawatan di rumah sakit
merupakan bagian integral dari pelayanan rumah sakit secara menyeluruh, yang sekaligus merupakan
tolak ukur keberhasilan pencapaian tujuan rumah sakit, bahkan sering menjadi faktor penentu citra
rumah sakit di mata masyarakat. Keperawatan sebagai suatu profesi di rumah sakit yang cukup
potensial dalam menyelenggarakan upaya mutu, karena selain jumlahnya yang dominan juga
pelayanannya menggunakan metode pemecahan masalah secara ilmiah melalui proses keperawatan.

1. Asuhan Keperawatan
a. Pelayanan keperawatan (Nursing Service ) adalah seluruh fungsi, tugas, kegiatan dan tanggung jawab
yang dilaksanakan oleh seorang perawat dalam praktek profesinya
b. Asuhan keperawatan (Nursing Care) adalah suatu pelayanan keperawatan langsung berupa bantuan,
bimbingan, penyuluhan, pengawalan atau perlindungan yang diberikan oleh seorang perawat untuk
memenuhi kebutuhan pasien
Menurut Doenges (2000) menyebutkan proses keperawatan adalah proses yang terdiri dari 5 tahap
yang spesifik, yaitu :
a. Pengkajian
Adalah pengumpulan data yang berhubungan dengan pasien secara sistematis, meliputi fisik, psikologi,
sosiokultural, spiritual, kognitif, kemampuan fungsional, perkembangan ekonomi dan gaya hidup.
Pengkajian mencakup data yang dikumpulkan melalui wawancara, pengumpulan riwayat kesehatan,
pemeriksaan fisik, laboratorium dan diagnosa serta melihat kembali catatan sebelumnya.
b. Identifikasi Masalah/Diagnosa Keperawatan
Adalah analisa data yang telah dikumpulkan untuk mengidentifikasi, memfokuskan dan mengatasi
kebutuhan spesifik pasien serta respon terhadap masalah aktual dan resiko tinggi.
c. Perencanaan
Adalah proses dua bagian yaitu pertama adalah identifikasi tujuan dan hasil yang diinginkan dari pasien
untuk memperbaiki masalah kesehatan atau kebutuhan yang telah dikaji, hasil yang diharapkan harus
spesifik, realistik, dapat diukur, menunjukkan kerangka waktu yang pasti, mempertimbangkan
keinginan dan sumber pasien. Kedua adalah pemilihan intervensi keperawatan yang tepat untuk
membantu pasien dalam mencapai hasil yang diharapkan.
d. Implementasi
Impelementasi adalah melakukan tindakan dan mendokumentasikan proses keperawatan sesuai dengan
rencana keperawatan.
e. Evaluasi
Adalah menentukan kemajuan pasien terhadap pencapaian hasil yang diharapkan dan respon pasien
terhadap keefektifan intervensi keperawatan. Kemudian mengganti rencana keperawatan jika
diperlukan.

D. Manajemen Pelayanan Administrasi

Administrasi menurut John M. Echols dan Hassan Shadily adalah hak atau ijin masuk bagi
pasien yang berfungsi sebagai koordinator untuk penerimaan pasien dirawat inap, baik yang berasal
dari rawat darurat (emergency) atau rawat jalan (poliklinik). Admisi merupakan kegiatan yang sangat
penting karena sebagai ujung tombak pelayanan rawat inap. Bagian ini mempunyai tanggung jawab
dalam pendaftaran pra penerimaan pasien,penerimaan pasien dan dalam penentuan ruang perawatan.
1. Fungsi administrasi di rumah sakit
Fungsi bagian administrasi di bagian rawat inap adalah:
a. Sebagai koordinator untuk penerimaan pasien di rawat inap baik yang berasal dari rawat jalan
(Poliklinik) maupun dari gawat darurat ( Emergency).
b. Mengatur tujuan pengiriman pasien ke ruang bangsal sesuai dengan instruksi rujukan dan kondisi
yang ada.
c. Mencatat segala bentuk terapi dan obat serta diet makanan untuk pasien rawat inap

Tata cara penerimaan pasien yang disebut admitting procedureharus wajar sesuai dengan
keperluannya. Dengan makin meningkatnya jumlah pasien, pimpinan rumah sakit harus memberikan
perhatian yang konstan dalam membina sistem dan procedure penerimaan pasien yang sebaik-baiknya.

2. Tujuan kegiatan administrasi di rawat inap

a. Menerima pasien yang akan masuk bangsal rawat inap.
b. Memproses perpindahan pasien antar bangsal perawatan di dalam rumah sakit tersebut, antar rumah
sakit dan tempat pelayanan kesehatan yang lainnya.
c. Mengantar pasien menuju ke bangsal dan menyerahkannya kepada kepala ruangan.

BAB III
PENUTUP

Rawat inap merupakan salah satu pelayanan kesehatan di rumah sakit yang mempunyai
kontribusi cukup besar ditinjau dari berbagai aspek, antara lain aspek jenis pelayanan, aspek keuangan,
pemasaran, etika dan hukum maupun administrasi dan manajemen rumah sakit itu sendiri.
Untuk memberikan pelayanan rawat inap yang maksimal terhadap pasien maka rumah sakit
harus memiliki manajemen pelayanan yang baik, baik dari segi ruang dan bangunan, ketenagaan,
pelayanan medik, keperawatan serta administrasi agar pasien merasa puas dan nyaman pada rumah
sakit tersebut.