PANDUAN PENDAFTARAN

PASIEN RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

RUMAH SAKIT PRIMA HUSADA CIPTA MEDAN

Jalan Stasiun No. 92 Kel. Belawan Bahagia
Kec. Medan Belawan 20413
Kota Medan – Sumatera Utara
ptphcm2017@gmail.com
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmatNya Buku
Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap dapat selesai disusun.
Buku Panduan ini disusun sebagai acuan dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang
berkesinambungan di RS. Prima Husada Cipta Medan dapat teratasi dengan baik. Sehingga pelayanan
medik yang bermutu dan sesuai standar yang diharapkan dapat berjalan secara optimal dan pelayanan
kesehatan yang terbaik untuk semua pasien dapat diwujudkan.
Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada Tim Penyusun
dan semua pihak yang telah berkontribusi dalam membantu menyelesaikan penyusunan panduan ini.
 BAB I DEFENISI

I. PENGERTIAN
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang adalah sebagian dari
prosedur pelayanan rumah sakit, disinilah pelayanan diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah
sakit.Maka disini juga seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk pelayanan tersebut. Tata
cara melayani pasien akan dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas pendaftaran dengan sikap
yang ramah, sopan, tertib dan bertanggung jawab.
Jenis Pendaftaran pasien dibedakan menjadi dua yaitu pendaftaran pasien rawat darurat, rawat
penunjang, rawat jalan dan pendaftaran pasien rawat inap. Berdasarkan jenis kunjungan pasien
pendaftaran dibedakan menjadi dua yaitu pendaftaran pasien lama dan pendaftaran pasien baru. Agar
pelayanan dapat berjalan sesuai standart maka perlunya petugas pendaftaran pasien mengetahui arti
pelayanan dibawah ini.
1. Pasien
Adalah Seseorang yang menerima perawatan medis,menderita penyakit atau cedera dan memerlukan
bantuan dokter untuk memulihkannya pasien juga dapat diartikan setiap orang yang melakukan
konsultasi masalah kesehatan untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara
langsung maupun tidak langsung kepada dokter.
2. Pelayanan Pasien Gawat Darurat
Adalah suatu kondisi dimana pasien tiba-tiba dalam keadaan gawat, karena mengancam nyawa atau
kecacatan anggota tubuhnya sehingga memerlukan penanganan segera.
3. Pelayanan Rawat Jalan
Adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran secara sederhana untuk observasi, diagnosis,
pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap dirumah sakit. Tapi
kalau dokter meyarankan untuk rawat inap bias dirawat inapkan.
4. Pelayanan Rawat Inap
Adalah salah satu bentuk pelayanan kedokteran berkelanjutan dan pasien tersebut telah terdaftar
dirawat inap rumah sakit, pasien rawat inap umumnya menggunakan tempat tidur (menginap) paling
sedikit selama empat jam atau semalam.
II. TUJUAN
1. Dijadikan pedoman kerja dalam hal pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat
inap
2. Sebagai bahan untuk pembuatan laporan yang benar yang membutuhkan pencatatan yang rutin,
tepat dan isinya sesuai dengan kebutuhan RS. Prima Husada Cipta Medan.
3. Untuk mendapatkan hasil guna dan daya guna secara maksimal dalam pelayanan pendaftaran
pasien
4. Melayani pasien yang berobat di RS. Prima Husada Cipta Medan dengan memberikan
bentuk pelayanan yang prima.
5. Dapat memberikan kesan baik pada kunjungan pertama pasien/ keluarganya terhadap pelayanan
kesehatan RS. Prima Husada Cipta Medan.
6. Mengarahkan dan menyalurkan pasien secara efesien sesuai dengan kasusnya untuk
mendapatkan pelayanan medis yang tepat dan cepat.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Penerimaan Pasien adalah kegiatan pada unit kerja pendaftaran yang mempunyai fungsi untuk
melayani pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, rawat darurat dan rawat penunjang bagian
penunjang lainnya. Dalam pelayanan pendaftaran pasien seorang petugas wajib mengetahui macam-
macam pasien sebagai berikut :
1. Kunjungan Baru
Adalah pasien yang pertama kali datang kepelayanan rawat jalan pada tahun yang sedang berjalan.
2. Kunjungan Lama
Adalah kunjungan pasien berikutnya dari suatu kunjungan baru pada tahun yang sedang berjalan.
3.Pengunjung Baru
Adalah pengunjung yang baru pertama kali datang ke RS. Prima Husada Cipta Medan dan dapat
melakukan kunjungan dibeberapa poliklinik sebagai kunjungan baru dengan kasus baru dan setiap
pengunjung baru diberikan nomor rekam medis diberikan hanya satu kali seumur hidup.
4. Pengunjung Lama
Adalah pengunjung yang datang untuk kedua kalinya dan seterusnya, datang ke poliklinik yang sama
atau berbeda sebagai kunjungan lama atau baru dengan kasus lama dan kasus baru dan tidak
mendapat nomor rekam medis lagi.
5. Pasien Rawat Jalan
Adalah pasien yang mendapatkan pelayanan medis di poliklinik RS. Prima Husada Cipta Medan.
6. Pasien Rawat Inap
Pasien / keluarga / petugas ruangan mendaftarkan pasien rawat inap dengan membawa surat
opname dari polilkinik spesialis pada saat jam kerja setelah menyelesaikan administrasi dibagian
keuangan untuk pasien umum atau pasien yang sudah dinyatakan rawat inap oleh dokter yang
memeriksa pasien.
7. Pasien Instalasi Gawat Darurat
Adalah pasien dan atau keluarga dapat berobat di IGD 24 jam apabila dalam keadaan gawat/darurat
baik pasien baru/lama dengan mengisi formulir pendaftaran/ menunjukan kartu berobat.
8. Pasien Umum
Adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis di poliklinik dengan membayar tunai
dikasir.
9. Pasien Perusahaan
Adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis di poliklinik dengan menunjukkan garansi
 later (GL) dari perusahaan dan semua pembayaran ditanggung oleh perusahaan yang bersangkutan
sesuai dengan haknya.
10. Pasien Asuransi
Adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis di poliklinik dengan cara menunjukkan
asuransi/ no polis yang tertera di kartu pasien.
11. Pasien BPJS Kesehatan
Adalah pasien yang mendapatkan pelayanan kesehatan di RS. Prima Husada Cipta Medan dengan
menggunakan kartu identitas BPJS Kesehatan yang telah disahkan oleh pemerintah dan semua
pembayaran ditanggung oleh BPJS.
12. Pasien BPJS Ketenagakerjaan
Adalah pasien yang mendapatkan pelayanan kesehatan di RS. Prima Husada Cipta Medan dengan
menggunakan kartu identitas BPJS Ketenagakerjaan yang ditanggung oleh perusahaan.
13. Pasien Rujukan/ Umum
Hubungan dalam pengiriman dan pemeriksaan pasien ke fasilitas yang lebih mampu dan lengkap.
Rujukan ini umumnya berkaitan dengan upaya peningkatan promosi kesehatan (promotif) dan
pencegahan (preventif).
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

1. Pasien datang dengan kondisi gawat darurat langsung masuk ke IGD untuk menerima pelayanan
emergency.
2. Petugas IGD memberikan pertolongan pertama/ segara selama proses pendaftaran berlangsung.
3. Keluarga pasien diarahkan menuju ke bagian pendaftaran pasien untuk mendaftarakan identitas
pasien.
4. Petugas menanyakan kepada pasien/keluarga pasien apakah pasien tersebut merupakan pasien
baru atau pasien lama.
5. Jika pasien tersebut adalah Pasien Baru maka petugas administrasi (bagian pendaftaran)
mendaftar pasien sebagai berikut :
- Petugas pendaftaran meminta pasien/ keluarga pasien menunjukkan KTP serta mewawancarai
pasien/keluarga pasien tersebut.
- Petugas administrasi mencetak Kartu Identitas Berobat (KIB) dan Index Utama Pasien (IUP)
(hanya pasien umum).
- Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien/keluarga pasien.
6. Jika pasien tersebut adalah Pasien Lama maka petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sebagai
berikut :
- Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien.
- Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sesuai dengan nomor rekam medis yang sudah
terdaftar atau melihat KTP/ kartu berobat pasien.
- Petugas Rekam Medis mengambil berkas rekam medis pasien di ruang rekam medis sesuai
dengan no RM pasien.
7. Sebelum pasien masuk keruang yang dituju pada waktu proses pendaftaran pasien diberikan
penjelasan mengenai isi dari general consent serta tata tertib rumah sakit.
8. Apabila pasien sudah mengerti dengan penjelasan yang diinformasikan pasien menandatangani
formulir persetujuan umum (general consent) formulir edukasi pasien dan catatan terintegrasi.
9. Jika pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain maka petugas IGD membawa
formulir rujukan ke unit yang dituju.

10. Petugas IGD memakaikan gelang identitas pasien pada lengan pasien apabila pasien
dianjurkan untuk rawat inap.
 11. Petugas IGD mengantarkan pasien ke ruangan rawat inap yang dituju.
12. Apabila pasien dianjurkan hanya rawat jalan petugas IGD mempersilahkan pasien/ keluarga
pasien menyelesaikan administrasi pembayaran dikasir RS. Prima Husada Cipta Medan.
13. Petugas IGD mengantarkan pasien/ keluarga pasien untuk mengambil obat di instalasi
farmasi.

2. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

1. Pasien datang ke petugas adiministrasi (bagian pendaftaran) pasien dan diterima oleh petugas
administrasi (pendaftaran).
2. Petugas administrasi (pendaftaran) menanyakan kepada pasien/keluarga pasien apakah
pasien tersebut merupakan pasien baru atau pasien lama.
3. Petugas administrasi menanyakan kepada pasien apakah berobat dari perusahaan, asuransi, bpjs
atau umum.
4. Petugas administrasi (pendaftaran) meminta KTP pasien.
5. Jika pasien tersebut adalah Pasien Baru maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai
berikut :
- Petugas administrasi (bagian pendaftaran) menerima pasien baru dengan cara melakukan
wawancara kepada pasien/keluarga pasien tersebut.
- Petugas pendaftaran mencetak Kartu Identitas Berobat (KIB).
- Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien/keluarga pasien.
- Petugas administrasi (pendaftaran) mendaftarkan nama pasien untuk membuat no.
RM pasien.
6. Jika pasien tersebut adalah Pasien Lama maka petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sebagai
berikut :
- Petugas menerima dan meneliti Kartu Identitas berobat pasien.
- Petugas administrasi (pendaftaran) mendaftarkan pasien sesuai dengan nomor rekam
medis pasien yang sudah terdaftar di SIRS.
7. Petugas administrasi (bagian pendaftaran) menghubungi poliklinik bahwa ada pasien rawat jalan
baru dengan dokter spesialis (sebutkan nama dokter).

8. Untuk pasien yang akan dilakukan tindakan endoscopy dan hemodialisa, Petugas administrasi
mencetak gelang identitas pasien dan gelang diberikan kepada perawat endoskopi dan
hemodialisa.
9. Selanjutnya perawat endoscopy dan hemodialisa memasang gelang pasien dan menjelaskan
 manfaat pemasangan gelang pasien.
10. Pasien menunggu dokter langsung dipoliklinik.
11. Petugas di poliklinik memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien.
12. Dokter spesilasi poliklinik melakukan pemeriksaan kepada pasien.
13. Jika pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain maka petugas poliklinik membawa
formulir rujukan ke unit yang dituju.
14. Jika pasien dianjurkan untuk rawat inap maka petugas poliklinik menghubungi petugas administrasi
(bagian pendaftaran).
15. Sebelum pasien masuk keruang yang dituju pada waktu proses pendaftaran pasien diberikan
penjelasan mengenai isi dari general consent serta tata tertib rumah sakit.
16. Apabila pasien sudah mengerti dengan penjelasan yang diinformasikan pasien menandatangani
formulir persetujuan umum (general consent).
17. Petugas poliklinik memakaikan gelang identitas pasien pada lengan pasien.
18. Jika pasien dianjurkan untuk pulang pasien dipersilakan untuk menyelesaikan administrasi
pembayaran dikasir RS. Prima Husada Cipta Medan setelah itu pasien mengambil obat di instalasi
farmasi.

3. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1. Sebelum pasien dinyatakan Rawat Inap oleh Dokter, pasien sudah melakukan pendaftaran awal di
bagian administrasi.
2. Atas persetujuan pasien/ keluarga/ penanggungjawab pasien, perawat IGD/ POLI memberitahu
petugas administrasi (bagian pendaftaran) bahwa pasien akan dirawat inap.
3. Keluarga pasien datang di bagian administrasi (pendaftaran) dan diterima oleh petugas
administrasi (pendaftaran) untuk melakukan registrasi ulang.
4. Petugas bagian administrasi melakukan wawancara mengenai tempat/ fasilitas dan jaminan
kesehatan yang diinginkan;
Admisi Ruangan
- Tanggal Admisi*
- Kelas Pelayanan*
- Ruangan Inap*
- Masuk kamar/ Rawat Gabung
- Jenis Kasus Penyakit*
- Dokter*
 - Cara Bayar*
- Penjamin*
- Remark
- Kelas Tanggungan
5. Melakukan wawancara kepada pasien mengenai tempat/ fasilitas dan jaminan kesehatan yang
diinginkan;
Admisi Ruangan
- Tanggal Admisi*
- Kelas Pelayanan*
- Ruangan Inap*
- Masuk kamar/ Rawat Gabung
- Jenis Kasus Penyakit*
- Dokter*
- Cara Bayar*
- Penjamin*
- Remark
- Kelas Tanggungan
Data Penanggung Jawab Pasien
- Pengantar*
- Nama*
- Jenis Kelamin*
- Jenis Identitas dan No Identitas
- Hubungan Keluarga
- Tempat Lahir
- Tanggal Lahir
- Alamat
- No Telepon
- No Hp
Bagian dengan tanda * harus diisi.
6. Apabila pasien adalah pasien umum, pasien dijelaskan mengenai fasilitas yang tersedia di RS. Prima
Husada Cipta Medan dengan menggunakan leaflet.
7. Petugas administrasi mencari kamar sesuai kebutuhan pasien, apabila kamar yang diinginkan
sudah tersedia, petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
 - Jika pasien/ keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan pasien
tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
- Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien berdasarkan
identifikasi data sosial pasien;
8. Petugas administrasi menjelaskan mengenai hak dan kewajiban pasien serta tata tertib rumah
sakit.
9. Setelah pasien mengerti dengan penjelasan dari bagian administrasi pasien menandatangani form
persetujuan umum (general consent) dan didokumentasikan didalam rekam medis.
10. Petugas administrasi memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru ;
- Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan ;
- Petugas memberi aminities hanya kepada pasien umum/ selisih.
11. Selanjutnya petugas Administrasi mencetak gelang identitas pasien sebagai identitas pasien selama
di rawat inap.
12. Petugas Administrasi memberikan gelang identitas kepada perawat di Instalasi Gawat Darurat/
Poliklinik.
4. Penanganan Pasien Apabila Tempat Tidur Yang Dituju Penuh
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi.
2. Semua pasien yang ada indikasi dirawat dokter yang memeriksa di instalasi rawat jalan dan IGD
harus mengetahui kapasitas tempat tidur yang masih tersedia di Instalasi rawat inap
3. Petugas Pendaftaran mengisi berkas rekam medis pada system dengan melakukan wawancara
kepada pasien mengenai tempat/ fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;

4. Petugas Pendaftaran mengecek/ mencarikan tempat/ fasilitas yang diinginkan;

5. Jika pasien tidak dapat diterima karena tempat tidur ruangan kelas penuh, maka pasien dapat;
- Memesan tempat tidur dan bagian opname akan mengarsipkan surat pengantar dokter (kalau
kondisi pasien masih memungkinkan untuk menunggu)
- Menaikkan kelas/ menurunkan kelas tempat tidur dengan persetujuan pasien.
- Mencari rumah sakit lain dan surat pengantar diserahkan kembali kepada pasien.
6. Petugas Pendaftaran menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain.
- Jika pasien/ keluarga pasien meminta fasilitas/ perawatan yang lain sesuai permintaan pasien
tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
- Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien berdasarkan
identifikasi data sosial pasien;
7. Petugas Pendaftaran menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
 permintaan pasien;
- Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
- Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain selama
tempat yang diinginkan belum ada;
- Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan pasien;
- Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan pasien;
8. Bila diketahui ternyata instalasi rawat inap penuh dan fasilitas yang diinginkan pasien sesuai
permintannya tidak tersedia maka :
- Dokter IGD melakukan observasi pasien di ruang IGD sebelum dilakukan rujukan ke RS lain, dengan
menghubungi RS yang bekerjasama (MoU) dan Dokter DPJP yang akan merawat untuk mengetahui
ada atau tidak tempat perawatan yang dibutuhkan oleh pasien serta tarif rujukan apabila pasien
dirujuk ke RS yang dituju.
9. Lakukan koordinasi dengan petugas (Dokter) rumah sakit yang dituju dan komunikasikan tentang
rencana pemindahan pasien yang meliputi :
- Identitas pasien (nama, umur, jenis kelamin)
- Diagnosa medis dan riwayat penyakit
- Keadaan umum pasien
- Alasan pasien dipindahkan
10. Informasikan pada pasien dan keluarga saat pasien akan dirujuk “Bapak/ Ibu, kita pindah ke RS….
(sebutkan nama rumah sakit yang dituju, dokter yang menangani pasien di RS yang dituju dan
fasilitas RS tersebut) untuk mempermudah pasien dalam melanjutkan proses perawatan.
11. Apabila pasien/ keluarga pasien tidak setuju dan memilih RS sendiri yang diinginkannya, Petugas
menghubungi RS yang diinginkan oleh pasien/ keluarga pasien, untuk menanyakan apakah fasilitas
RS tersebut memadai sesuai kondisi pasien.
12. Apabila RS yang diinginkan pasien fasilitasnya tidak memadai sesuai kondisi pasien, petugas
kembali menginformasikan kepada keluarga pasien dan keputusan dikembalikan kepada keluarga
pasien.
13. Setelah keluarga pasien diinformasikan dan keluarga pasien tetap menolak, keluarga pasien
menandatangani form penolakan.
5. Asesmen Informasi Pasien Rawat Jalan
1. Pasien melaksanakan pendaftaran di loket pendaftaran
2. Pasien mendapat penjelasan mengenai proses administrasi rawat jalan, informasi hak dan
kewajiban.
3. Pasien menerima nomor antrian pemeriksaan
4. Pasien di terima di Poliklinik sesuai penyakit
5. Pasien di informasikan mengenai ruang pemeriksaan dan dokter yang akan memeriksa.
6. Pasien diinformasikan hasil pengkajian dokter dan keperawatan.
7. Pasien diinformasikan tentang rencana pengobatan dan tindakan yang diperlukan
8. Pasien mendapat penjelasan tentang pengobatan dan edukasi di rumah
9. Seluruh kegiatan pengkajian dan rencana pengobatan didokumentasikan.

6. Asesmen Informasi Pasien Rawat Inap

1. Menerima pasien masuk dan menempatkan pasien sesuai ketentuan yang berlaku di RS. Prima
Husada Cipta Medan
2. Memberikan orientasi pasien dan keluarga yang akan masuk perawatan.
3. Menginformasikan fasilitas ruang perawatan, dokter dan perawat yang merawat, hak dan
kewajiban pasien, peraturan dan tata tertib ruang perawatan.
4. Melaksanakan pengkajian fisik dan pemeriksaan penunjang sesuai pesanan, menyusun
perencanaan dan membuat catatan perkembangan pasien, konsultasi dokter, dan rencana pulang
perawatan.
5. Edukasi kesehatan berhubungan dengan perawatan pasien.
6. Kebijakan rumah sakit berhubungan dengan hak pasien: pulang atas permintaan pasien/ keluarga
7. Persetujuan dan penolakan pasien dalam tindakan medis dan keperawatan.
8. Mendokumentasikan seluruh informasi yang diterima pasien
 BAB IV DOKUMEN
Tata cara pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap yang akan berobat
ke poliklinik ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari prosedur pelayanan rumah sakit, disinilah
pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit. Maka disini juga
seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk pelayanan petugas RS. Prima Husada Cipta
Medan, maka dengan ini untuk menunjang pelayanan petugas Pendaftaran dan Penerimaan pasien perlu
diadakannya dokumen yang wajib disiapkan pada saat mengidentifikasi pasien adalah sebagai berikut :
Dokumen Regulasi :
a. Kebijakan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Pasien Rawat Inap
b. Panduan Pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, IGD dan penerimaan pasien rawat inap.
c. SPO Pendaftaran pasien rawat jalan
d. SPO Penerimaan pasien rawat inap
e. SPO Pendaftaran pasien gawat darurat
f. SPO Penanganan pasien bila tidak tersedia tempat tidur pada unit yang dituju
g. SPO Asesmen Informasi pasien Rawat jalan
h. SPO Asesmen Informasi pasien rawat inap
Dokumen Implementasi :
Rekam Medis

Demikian buku panduan ini dibuat sebagai panduan pelayanan pendaftaran pasien rawat dan
penerimaan pasien rawat inap, sehingga didalam pelayanan pasien dapat berjalan baik dan sesuai
standar yang telah ditetapkan oleh undang – undang kesehatan yang berlaku, dengan terbitnya Buku
Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap di RS. Prima Husada Cipta
Medan ini maka segala pelayanan pasien wajib berlandaskan buku panduan ini terhitung setelah
ditandatangani oleh Direktur RS. Prima Husada Cipta Medan.