PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

RUMAH SAKIT RAMA HADI PURWAKARTA

JL. Raya Sadang Subang Desa Ciwangi, Bungursari Purwakarta
Telp: 0264 - 202136

1
 BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. RS harus menyediakan skrining medis yang
sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau
pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan
apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi
berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi
tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari
yang tersedia di RS, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang
sesuai. RS harus mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat
memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di
RS. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian II:
ruang lingkup pelayanan di RS, bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan.
Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari pelayanan,
persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RS, termasuk para
manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang
membuat kontak pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien
tersebut

A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu
catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

2
 a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawatan

B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta
dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan
ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan
bahwa:
i. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan ini
serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.

3
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa:
i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.

4
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7

hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
ii. Rawat Jalan Poliklinik dan one day care (ODC)
iii. Unit Emergensi
iv. VK
v. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked admission)
sebagaiman diterangkan pada point 7.1 kebijakan ini.
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat perjanjian
atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari senin sampai sabtu, pagi
hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai jam 17.00-20.00.
.Pasien hanya dapat dilayani di RS jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan. Apabila
layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah
sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan
sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai
standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai,
ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RS atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke
rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer
pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya,
RS memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

5
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat
jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan
sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi.
Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu
pelayanan pasien.

A. PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN

Penerimaan pasien yang akan berkunjung ke poliklinik, unit rawat jalan, unit gawat
darurat ataupun yang akan dirawat adalah bagian dari sistem prosedur pelayanan rumah
sakit.
Disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah
sakit, sehingga sangat menentukan kesan baik dan buruk dari rumah sakit tersebut.
1) Jenis Pasien yang Datang ke Rumah Sakit
a. Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit dapat dibedakan menjadi :
Pasien yang dapat menunggu
Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian
Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat
Pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)
b. Menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi :
Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk
keperluan mendapatkan pelayanan.
Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan
mendapatkan pelayanan..
c. Kedatangan pasien dapat terjadi karena :
Dikirim oleh dokter praktek di luar RS

6
 Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesmas atau jenis pelayanan kesehatan lainnya.
Datang atas kemauan sendiri
B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien
lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan
mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index Utama
Pasien);
2) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
3) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan
yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir.
Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut:
Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan
mewawancarai pasien tersebut;
Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;
Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

7
 Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak
di bagian admisi;
Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis
pasien ke poliklinik yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.
Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka, petugas
yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.
Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang
lebih rinci.

ii. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat Ijin
Praktek di RS. Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara
kepada admission dalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika lebih dari masa
berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien
rujukan ke RS harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien serta
kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di RS
Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja
admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat ARM)
2. Diagnosis saat dating

8
Jenis-jenis pendaftaran :
i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak
lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan
sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke
bagian pendaftaran.
ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara langsung dari
poliklinik RS. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan
pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
iii. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan pendaftaran
rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian
pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
iv. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau
pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama
observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan
oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
v. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian
pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi. Kemudian
Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan
mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
iii. Pendaftaran pasien Rawat Inap
iv. Penerimaan pelayanan di Emergensi
v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
vi. Observasi pasien di Unit Emergensi

9
 vii. Observasi pasien di VK

Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai
tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan
pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan
pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain
selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan
pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan
pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju;

10
 c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak
pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur Rumah Sakit
D. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar di RS. dibedakan berdasarkan:
a) Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1) Kamar kelas VVIP
2) Kamar kelas VIP
3) Kamar Kelas 1
4) Kamar kelas 2
5) Kamar kelas 3
6) Neonatus (nursery room)

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk

memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau
pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1) VVIP
2) VIP
3) Kelas Satu
4) Kelas dua
5) Kelas tiga

11
 Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien
tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti.
Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat
Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku
adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, VIP dan Suite maka tarif
kamar bayi disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan penyakit
menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan tanda isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim infection
control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu area
bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan rapat tentang
berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.

12