LAMPIRAN :

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

UMUM NEGARA NOMOR : 540/RSUN/2022
TANGGAL :10 JUNI 2022
PEMBERLAKUAN PANDUAN
PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

BAB I
DEFINISI

1. Latar Belakang
Rumah Sakit Umum Negara bertugas menyelenggarakan fungsi perumah sakitan
dapat memberikan pelayanan yang profesional, pelayanan yang diberikan harus dapat
dengan mudah diakses atau dijangkau dan terjaminnya pelayanan secara
berkesinambungan. Akses ke pelayanan diharapkan mudah untuk dipahami oleh
pengunjung/pasien dengan meminimalkan hambatan yang terjadi dan alur yang cukup
jelas dan tidak membingungkan.
Proses pelayanan dimulai dari pendaftaran pasien rawat jalan, penerimaan pasien
rawat inap, penerimaan pasien emergensi ke unit rawat inap, proses menahan pasien
untuk keperluan observasi, penanganan pasien apabila tidak tersedia tempat tidur pada
pelayanan yang dituju.

2. Tujuan
1. Memberikan pelayanan pendaftaran bagi pasien yang berkunjung untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan di Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat
Inap dan IGD.
2. Untuk mendapatkan identifikasi pasien yang lengkap dan Tertib administrasi,
guna kepentingan pelayanan selanjutnya
3. Melayani kegiatan administrasi pasien rawat inap, sehingga dapat
memperlancar bagian-bagian yang terkait
4. Memberikan informasi bagi pasien yang akan menjalani pelayanan rawat inap.

1
5. Menjadi pedoman bagi petugas yang terkait dalam proses penerimaan pasien
rawat jalan, rawat inap dan IGD

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

1. PENGERTIAN
a. Pendaftaran pasien rawat jalan adalah suatu bentuk penerimaan pasien
yang hendak mendapatkan pelayanan kesehatan di Instalasi Rawat Jalan
Rumah Sakit Umum Negara
b. Pendaftaran pasien di IGD adalah suatu bentuk kegiatan penerimaan pasien
yang berkunjung untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit
Umum Negara melalui Unit Gawat Darurat (IGD)
c. Pendafataran pasien rawat inap adalah Pelayanan penerimaan pasien untuk
dirawat inap, setelah ada Surat Pengantar Dirawat dari pihak yang
berwenang

2. TEMPAT DAN WAKTU PENDAFTARAN

a. Loket pendaftaran IGD adalah tempat pendaftaran bagi pasien emergency
yang berkunjung di Unit Gawat Darurat atau pasien non emergency yang
berkunjung pada saat pelayanan Instalasi Rawat Jalan tutup/diluar jam
kerja/pada hari libur. Pada loket pendaftaran IGD juga melayani pendaftaran
pasien Rawat Inap dari IGD maupun dari poliklinik. Waktu pelayanan di loket
pendaftaran IGD adalah 24 jam
b. Loket pendaftaran Poliklinik adalah tempat pendaftaran pasien yang
berkunjung ke poliklinik baik sebagai pasien dengan kasus lama maupun
kasus baru, pasien kunjungan lama maupun kunjungan baru, dengan
rujukan maupun tanpa rujukan serta pasien dengan biaya sendiri maupun
dengan jaminan kesehatan. Waktu pelayanan di loket pendaftaran poliklinik
buka mulai jam 07.30 sampai dengan 12.30 wita dari hari senin sampai
dengan sabtu, kecuali hari libur

3
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang

akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien
dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi
baru lahir), pasien rawat jalan. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan
angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas yang spesifik
maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan

1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas mempersilakan pasien mengambil antrean dulu (sesuai rujukan
yang dibawa dari puskesmas), kemudian mempersilahkan pasien duduk
sebelum nomor antrean dipanggil.
3. Setelah nomor antrean dipanggil, petugas menanyakan apakah pasien
tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali
berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama.
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
meminta identitas pasien (KTP / Katu jaminan asuransi) untuk dimasukkan
dalam SIM RS, kemudian membuatkan kartu berobat dan menyerahkan
kepada pasien.
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran
meminta kartu berobat pasien.
6. Petugas pendaftaran memeriksa perlengkapan pasien sesuai jaminan
asuransi nasional (BPJS Non PBI / BPJS PBI) atau umum.
7. Perlengkapan jaminan JKN/ BPJS Non PBI :
 Fotocoy surat rujukan dari puskesmas atau surat kontrol dari RSU
Negara 3 lembar
 Fotocopy kartu JKN 1 lembar
8. Perlengkapan jaminan JKN / BPJS PBI :

4
  Fotocopy surat rujukan dari puskesmas atau surat kontrol dari RSU
Negara rangkap 3
 Fotocopy kartu JKN / BPJS PBI 3 lembar
 Fotocopy kartu keluarga 3 lembar
9. Mendaftarkan dan mengarsipkan data perlengkapan pasien sesuai rujukan
yang dibawa dari puskesmas dalam rekam medis pasien, kemudian rekam
medis dibawakan oleh petugas ke masing-masing klinik yang dituju.
10. Pasien akan diarahkan ke klinik tujuan dengan membawa bukti registrasi
yang berisi nomer antrean klinik

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap

1. Dokter yang merawat merencanakan pasien untuk rawat inap dan tindakan
invasive yang lain, dengan mengisi dengan jelas pada form pengantar rawat
inap.
2. Dokter memberikan penjelasan tentang rencana perawatan yang ditulis
pada form pengantar rawat inap.
3. Form pengantar rawat inap dibawa pasien/ keluarga pasien ke admission
4. Petugas admission mengucapkan salam kepada pasien/ keluarga yang
datang ke admission office.
5. Petugas admission menegaskan kembali tentang isi form.
6. Petugas admission menanyakan kelas kamar yang akan diminta oleh
pasien.
7. Petugas admission melakukan koordinasi dengan ruangan tentang
keberadaan kamar.
8. Petugas admission memberikan penjelasan tentang perkiraan biaya rawat
inap dan atau disertai biaya tindakan bila ada tindakan/ operasi sesuai
dengan form rencana tindakan yang ditulis oleh dokter.
9. Pasien/keluarga diberikan penjelasan tentang tata tertib berkunjung dan
jadwal visite dokter.
10. Petugas admission juga menyampaikan tentang fasilitas-fasilitas (alat medis)
yang belum dimiliki oleh RSU Negara dan bila perlu pasien akan dirujuk ke
RS lain yang memiliki fasilitas tersebut.
11. Bila pasien / keluarga telah menyetujui, maka pasien/keluarga
menandatangani general consent.

5
 12. Petugas admission melakukan registrasi rawat inap pada billing system.
13. Setelah selesai meng-input, petugas admission menyampaikan salam dan
ucapan semoga cepat sembuh.
14. Rekam medik rawat inap dibawa oleh Pengantar RM ke poliklinik atau IGD.
15. Perawat poliklinik akan melengkapi rekam medis pasien ( form pemindahan
pasien antar ruangan )
16. Pasien diantar oleh perawat poliklinik ke ruangan rawat inap yang dituju, dan
dilakukan serah terima pasien kepada perawat di ruangan.

C. Proses Penerimaan Pasien di IGD

1. Pasien diperiksa di ruang IGD
2. Keluarga pasien dipersilahkan mendaftar di loket pendaftaran IGD
3. Petugas loket memberi senyum, salam dan sapa kepada keluarga pasien
4. Petugas mempersilahkan keluarga pasien mengisi formulir pendaftaran
5. Formulir pendaftaran berisi nama, alamat, umur, jaminan kesehatan yang
akan dipakai dengan menunjukkan kartu jaminan atau umum
6. Petugas mengentry data pasien di komputer
7. Petugas melengkapi persyaratan jaminan
 JKN : - Blangko tindakan IGD
- Cetak SEP
8. Jika pasien umum, pasien atau penanggung jawab pasien mengisi blangko
data identitas pasien baru
9. Jika pasien JKN harus dirawat inap, maka pasien bisa melengkapi
persyaratan JKN selama 3 x 24 jam.
10. Keluarga pasien dipersilahkan ke ruang admision untuk proses rawat
inapnya.

D. Proses Pendaftaran Online

Dilakukan oleh pasien :
1. Siapkan Nomor NIK / nomor Rekam Medis/Surat Rujukan;
2. Buka Aplikasi Hidok minimal 1 hari dan maksimal 3 hari sebelum
kunjungan;
3. Pilih jaminan pembiayaan yang akan di gunakan ;
4. Selanjutnya : jika jaminan Non BPJS

6
 a. Pilih nama rumah sakit
b. Pilih Spesialis
c. Pilih tanggal berobat
d. Klik “Next” lanjut Pilih “ sudah/belum” pernah berkunjung;
e. Jika sudah “masukan no. KTP/rekam medis” lanjut klik “cari”
f. Lanjut akan ada notifikasi no. Antrean poliklinik dan QR code
(automatis tersimpan di galeri) untuk melakukan verifikasi
kedatangan di mesin Kiosk.
5. Jika Jaminan BPJS :
a. Pilih Rumah Sakit
b. Masukan nomor rujukan/no. Kartu peserta
c. Pilih tanggal berobat
d. Klik “Next” lanjut Pilih “ sudah/belum” pernah berkunjung;
e. Jika sudah “masukan no. KTP/rekam medis” lanjut klik “cari”
f. Lanjut akan ada notifikasi no. Antrean poliklinik dan QR code
(automatis tersimpan di galeri) untuk melakukan verifikasi
kedatangan di mesin Kiosk.
6. Pasien datang ke anjungan/mesin kiosk melakukan konfirmasi kedatangan
dengan men “scan” QR code, pasien mengambil cetakan nomor antrean poli.
7. Jika pasien kunjungan pertama kali pasien harus melengkapi data sosial di
loket registrasi dan admisi, jika sudah pernah berkunjung pasien langsung ke
ruang tunggu poliklinik yang di tuju.
8. Petugas poliklinik memanggil pasien dengan menggunakan aplikasi my-
Medis sesuai dengan nomor antrean poliklinik.

E. Proses Dalam Menahan Pasien Untuk Keperluan Observasi

1. Kriteria pasien yang diobservasi :
 Pasien yang setelah diberi tindakan dan terapi membutuhkan
pemantauan lebih lanjut untuk mengetahui kondisi terakhir penderita
sebelum dirujuk atau dipindahkan ke ruang rawat inap
 Pasien dengan tanda – tanda vital yang belum stabil (tekanan darah,
nadi, saturasi O2)
 Pasien yang setelah diberikan tindakan dan terapi beresiko jika
dipulangkan

7
 2. Jika pasien memenuhi kriteria observasi, oleh dokter jaga dilakukan
observasi selama maksimal 2 jam sampai siap untuk dikirim ke ruang rawat
inap, dipulangkan atau dirujuk. Jika selama 2 jam kondisi pasien belum
stabil maka dokter jaga akan menghubungi DPJP, untuk tindak lanjut
apakah pasien masuk ruang intensif atau tidak.
3. Pasien/Keluarga pasien diberikan informasi alasan penahanan untuk
observasi.
4. Catatan hasil observasi dan assesment didokumentasikan dalam rekam
medis yang meliputi:
a. Anamnesa
b. Data obyektif : GCS, Vital Sign, Pemeriksaan fisik, pemeriksaan
penunjang.
c. Diagnosa.
d. Tindakan pengobatan.
5. Observasi dilakukan oleh dokter dan perawat sesuai kebutuhan pasien
meliputi kesadaran, vital sign, keluhan, dll. Catatan Observasi dirangkum
dalam formulir perpindahan/transfer pasien.
6. Bila pasien telah stabil bisa dipindahkan ke ruangan/unit intensif.
7. Bila kondisi dan kebutuhan pasien tidak memenuhi sumber daya rumah
sakit maka pasien dirujuk ke rumah sakit yang lebih memadai.

F. Proses Mengelola Pasien Bila Tidak Ada Tempat Tidur atau Unit atau
Fasilitas lain yang tersedia sesuai dengan layanan yang diinginkan
1. Petugas admission mencarikan kamar atau tempat tidur pada pasien yang
harus rawat inap untuk mendapatkan pelayanan yang dibutuhkan pasien
2. Jika pasien belum mendapatkan kamar atau tempat tidur, maka petugas
admission :
 Mengidentifikasi bila di ruangan ada pasien yang sudah diijinkan pulang
oleh dokter tapi pasien belum mengurus administrasi / belum pulang
 Bila didapatkan di ruangan ada pasien diijinkan pulang tapi belum
pulang, pasien dari IGD / poliklinik bisa memesan kamar di ruangan
tersebut dan sebelum pasien di ruangan pulang, pasien bisa dititip di
rawat inap yang kamar atau tempat tidurnya masih ada

8
  Bila semua kamar atau tempat tidur di ruangan penuh dan tidak ada
pasien rencana pulang, maka petugas admission berkoordinasi dengan
dokter jaga IGD / poliklinik untuk mempertimbangkan merujuk pasien.
3. Jika pasien membutuhkan unit atau pelayanan lain yang tidak tersedia di
RSU Negara, maka pasien dirujuk ke rumah sakit lain yang mempunyai
unit atau fasilitas yang dibutuhkan dengan persetujuan pasien atau
keluarga.

9
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap pasien di Rumah Sakit Umum
Negara tercatat pada SIM RS ( Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit ).
2. Formulir penerimaan pasien rawat jalan
3. Formulir penerimaan pasien rawat inap

10