Panduan pendaftaran pasien

RSU BINA KASIH

Jl. Jend. T.B Simatupang No. 148 Medan Sunggal

BAB I
DEFENISI

0/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 Pasien adalah setiap individu yang datang ke Rumah Sakit Umum Bina Kasih dan atau di
jemput oleh layanan rumah sakit untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Setiap pasien perlu
melakukan pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan baik pasien baru atau pasien
lama, pasien rawat jalan atau rawat inap, bahkan pasien yang hanya mendapat pelayanan
penunjang seperti radiologi atau laboratorium.
Pendaftaran adalah proses pendaftaran pasien setiap kali datang dan akan mendapat
pelayanan di rumah sakit. Pendafataran merupakan rangkaian proses, cara, perbuatan
mendaftarkan, pencatatan nama, alamat dan sebagainya sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pendaftaran pasien adalah proses, cara, perbuatan mendaftarkan orang sakit atau ingin mengecek
kesehatan yang selanjutnya akan mendapatkan layanan kesehatan rawat jalan atau rawat inap.
Pendaftaran pasien di Rumah Sakit Umum Bina Kasih dilakukan oleh bagian pendaftaran.
Pendaftaran ada dua yaitu Pendaftaran rawat inap dan Pendaftaran rawat jalan. Pendaftaran rawat
inap melayani pasien rawat inap baik dari poliklinik atau IGD dan semua pasien yang dilayani
dari instalasi gawat darurat. Pendaftaran rawat jalan melayani pasien berobat jalan yaitu dari
poliklinik atau pasien kiriman yang hanya menginginkan pemeriksaan penunjang seperti
laboratorium dan radiologi.
Rangkaian kegiatan pendaftaran ini meliputi pendataan pasien baik ke dalam status pasien,
kartu pengeluaran dan pengisian teramedik, menyeleksi status layanan jaminan kesehatan pasien
serta memberikan informasi mengenai layanan kesehatan ataupun pembiayaan. Dengan
pendaftaran yang baik pasien akan dapat terlayani dengan baik dan berkesinambungan.

BAB II
RUANG LINGKUP

1/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
a. Registrasi rawat inap
Resepsionis rawat inap adalah bagian dari petugas resepsionis yang melayani
pendaftaran pasien yang mendapat layanan rawat inap ataupun pasien yang mendapat
layanan IGD.

b. Registrasi rawat jalan

Resepsionis rawat jalan adalah bagian dari petugas pendaftaran yang melayani
pendaftaran pasien yang mendapat layanan rawat jalan dari poliklinik.

c. Instalasi gawat darurat

Instalasi gawat darurat adalah salah satu bagian di rumah sakit yang menyediakan
penanganan awal bagi pasien gawat dan atau darurat.

d. Poliklinik
Polilinik adalah salah satu unit pelayanan kesehatan di rumah sakit yang
menyediakan layanan kesehatan umum dan spesialistik untuk pasien yang relatif stabil.

e. Pasien baru
Pasien baru adalah pasien yang belum pernah memperoleh pelayanan di RSU Bina
Kasih baik rawat inap maupun rawat jalan.

f. Pasien lama
Pasien lama adalah pasien yang sudah pernah memperoleh pelayanan di RSU Bina
Kasih baik rawat inap maupun rawat jalan.

g. Komunitas rumah sakit

1. Pasien umum : yaitu pasien yang membayar biaya rumah sakit secara cash dan tidak
menggunakan jaminan kesehatan yang bekerjasama dengan rumah sakit.
2. PB : yaitu pasien yang terdaftar sebagai tanggungan perusahan golongan B yang
berkeja sama dengan rumah sakit seperti perusahaan BUMN.
3. PA : yaitu pasien yang terdaftar sebagai tanggungan perusahaan golongan A yang
bekerjasama dengan rumah sakit seperti asuransi komersil.
4. ASB : yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta asuransi inhealth
5. BPJS : yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta asuransi BPJS kesehatan.
6. JKK : yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta BPJS ketenagakerjaan yang
mengalami kecelakaan saat menuju tempat kerja, di tempat kerja atau pulang dari
tempat kerja.
7. PAK : yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta dari perusahaan yang bekerjasama
dengan rumah sakit menggunakan sistem kapitasi seperti perusahaan golgon.

BAB III
TATA LAKSANA

2/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
A. Alur penerimaan pasien secara umum
1. Seluruh petugas yang kontak dengan pasien atau keluarga pasien seperti petugas IGD,
poliklinik, petugas keamanan atau customer servis mengarahkan pasien ke registrasi baik
rawat inap maupun registrasi rawat jalan.
2. Petugas registrasi pendaftaran selanjutnya mendata pasien dan meminta berkas yang
dibutuhkan sesuai dengan status berobat pasien. Pasien lama atau ulangan diminta
menunjukkan kartu pengenal rekam medik sedangkan pasien baru diberikan katu
pengenal rekam medik yang baru sesuai dengan nomor rekam medik pasien.
3. Petugas registrasi pendaftaran menyiapkan berkas yang dibutuhkan pasien, yaitu:
a. Rawat jalan :
- Kartu berobat Merupakan catatan kunjungan pasien per orang yang diisi oleh
dokter setiap kali pasien berobat.
- Kartu bukti kunjungan pasien ( BKP ) BKP berisi lembar resep dan kartu
pengeluaran bagi pasien rawat jalan. Warna BKP disesuaikan dengan status
pasien yaitu : umum ( putih ), PB ( kuning ), JKK ( merah ), PA ( biru ),
ASB dan BPJS ( hijau ), PAK ( abu-abu ).
b. Rawat inap
- Kartu berobat
- Status rekam medik pasien
- Kartu pengeluaran
- Kartu bukti kunjungan pasien
- Gelang identifikasi
4. Berkas diserahkan kepada dokter sesuai dengan rencana layanan yang diberikan dan diisi
oleh dokter dan perawat. Semua berkas yang dibutuhkan pasien dicetak dan didapat dari
bagian registrasi Pendaftaran
5. Petugas Registrasi Pendaftaran memberikan informasi kepada pasien atau keluarga pasien
mengenai :
a. Rawat jalan
- Perkiraan biaya yang akan dibebankan kepada pasien.
- Nama dan jenis layanan spesialistik yang tersedia untuk poliklinik
- Jam praktek doktek spesialistik
b. Rawat inap
- Informasi tentang ruangan inap pasien
- Perkiraan biaya yang akan dibebankan kepada pasien.
- Pembayaran panjar untuk pasien umum
- Informasi jam kunjungan
- Informasi hak pasien dan keluarga
6. Untuk pasien rawat jalan, kartu berobat akan dikembalikan ke registrasi dan disimpan
sedangankan BKP diberikan ke kasir untuk pembayaran jika ada. Untuk pasien rawat
inap, seluruh berkas diserah terimakan ke petugas ruangan rawat inap sedang gelang
identifikasi dipakai pasien dan dilakukan oleh perawat. Setelah pasien selesai mendapat
pelayanan, status rekam medik diberikan dan disimpan oleh petugas rekam medis, kartu
berobat dikembalikan ke registrasi, BKP dan kartu kartu pengeluaran di berikan ke kasir.

3/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 7. Semua data dan catatan perkembangan pasien dicatat di rekam medis dan teramedis
( sistem komputer ).

B. Penerimaan Pasien Unit Gawat Darurat

1. Pasien yang gawat darurat yang masuk harus diterima terlebih dahulu dan diberikan
pelayanan langsung dan setelah mendapatkan pelayanan medis, pasien lalu dicatat
identitasnya.
2. Petugas pendaftaran harus memastikan apakah pasien tersebut sebelumnya sudah pernah
mendapat layanan kesehatan di RSU Bina Kasih atau belum. Apabila pasien belum
pernah mendapat layanan kesehatan di RSU Bina Kasih maka diberikan nomor rekam
medik yang baru, namun apabila sudah pernah maka ditelusuri nomor rekam medik
pasien.
3. Proses penyediaan berkas rekam medik pasien dapat disesuaikan dengan keadaan gawat
pasien baik sebelum mendapat pertolongan atau sesudah mendapat pertolongan
4. Setelah mendapat pertolongan kegawatdaruratan maka diputuskan pasien mendapat
layanan rawat inap atau rawat jalan, selanjutnya diberlakukan prosedur rawat inap atau
rawat jalan

C. Penerimaan Pasien Baru Rawat Jalan

1. Pasien baru rawat jalan adalah pasien yang belum pernah memperoleh pelayanan di RSU
Bina Kasih baik rawat inap maupun rawat jalan.
2. Petugas pendaftaran menerima pasien dengan sopan dan ramah serta terlebih dahulu
mengucapkan salam selanjutnya menanyakan ke pasien apa yang bisa dibantu.
3. Petugas Pendaftaran harus tanggap dengan pasien dan memiliki kemampuan dasar
kegawatadaruratan. Pasien kasus gawat darurat diarahkan ke IGD terlebih dahulu untuk
mendapat layanan kesehatan terlebih dahulu.
4. Pasien atau keluarga harus mendaftarkan diri di tempat pendaftaran pasien dengan
membawa berkas yang dibutuhkan seperti surat rujukan, kartu identitas seperti KTP atau
SIM dan surat jaminan kesehatan.
5. Petugas mengidentitas pasien dengan wawancara atau dari kartu identitas pasien yang
mencakup:
a. Nama pasien
Nama pasien harus ditulis secara lengkap dan jelas serta tidak diperbolehkan
menyingkat nama pasien.
b. Alamat Pasien
c. Umur dan Tanggal Lahir
d. Pekerjaan
e. Jenis kelamin
f. No. Telepon Rumah / HP
Nomor telephon adalah nomor yang dapat dihubungi setiap saat dan masih aktif.
g. Perusahaan
h. Agama
i. Status Menikah/ Tidak Menikah
6. Petugas pendaftaran memastikan bahwa pasien tersebut benar – benar belum pernah
berobat di RSU Bina Kasih dengan mengecek di komputer (teramedik) atau Kartu Indeks

4/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 Utama Pasien ( KIUP ). Bila ternyata pasien tersebut pasien baru maka diberikan
nomor rekam medik baru dan kartu pengenal rekam medik.
7. Petugas pendaftaran mencatat data sosial demografis pasien baru pada kartu berobat dan
bukti kunjungan pasien sesuai dengan kategori pasien tersebut :
a. Umum
Yaitu pasien yang membayar cash di Rumah Sakit
b. PB
Yaitu pasien dari perusahaan BUMN yang bekerja sama dengan rumah sakit.
c. PA
Yaitu pasien dari perusahaan asuransi
d. PAK
Yaitu pasien dengan kerjasama perusahaan dengan sistem kapitasi.
e. JKK
Yaitu pasien dengan jaminan kecelakaan kerja yaitu pasien yang mengalami
kecelakaan kerja pada saat mau pergi, pulang, dan pada saat bekerja.
f. ASB
Yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta askes komersial yaitu perusahaan –
perusahaan yang ada kerja sama dengan PT.Askes.
g. BPJS
Yaitu pasien yang terdaftar sebagai peserta BPJS. Tulis data pasien di Kartu
Pengenal ( kartu pengenal tekam medic ) diserahkan kepada pasien. Pasien
BPJS harus mendaftar terlebih dahulu ke BPJS center dan mencetak SEP ( surat
egebilitas pasien ).
8. Pasien dari perusahaan yang ada kerjasama dengan RSU Bina Kasih harus membawa
surat jaminan dari perusahaan dan petugas melampirkan surat tersebut di bukti
kunjungan pasien ( BKP ).
9. Petugas pendaftaran menuliskan di BKP Dokter yang dituju sesuai dengan garansi letter
yang dibawa pasien.
10. Pasien dari peserta JPK Mandiri ( PAK ), petugas cukup melihat di daftar rekapan yang
sudah ada.
11. Pasien dari peserta asuransi, petugas harus memperhatikan masa berlaku kartu dan benefit
yang ada di kartu dan melampirkan formulir pelayanan medis sesuai dengan asuransi
pasien tersebut.
12. Peserta Asuransi Admedika kartu harus digesek terlebih dahulu ke EDC Terminal
( Edmedika Data Center ), dan memperhatikan strug yang keluar dari mesin bisa dilayani
atau surat penolakan yang keluar.
13. Petugas pendaftaran mengantarkan pasien beserta BKP dan diserahkan pada pos
pelayanan yang keluar.
14. Semua data di back up dalam komputer.

D. Penerimaan Pasien Lama Rawat Jalan

1. Pasien lama harus mendaftarkan diri di tempat pendaftaran pasien dengan menyertakan
Kartu Pengenal Rekam Medik ( Kartu Berobat Peserta ) dan atau surat jaminan rawat dari
perusahaan ( untuk pasien dimana penanggung jawab pembayaran adalah perusahaan
yang mempunyai kerja sama dengan RSU Bina Kasih )

5/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 2. Petugas mencari kartu berobat rekam medik rawat jalan pasien.
3. Kartu berobat peserta diserahkan kembali kepada pasien
4. Petugas pendaftaran mengantarkan pasien beserta rekam medik rawat jalan dan bukti
kunjungan pasien yang sudah dipersiapkan dan diserahkan pada pos pelayanan yang
dituju
5. Semua data di back up dalam komputer

E. Penerimaan Pasien Baru Rawat Inap

1. Petugas pendaftaran harus tanggap dengan pasien apabila emergensi petugas
mengarahkan pasien ke IGD dan apabila tidak emergensi mengarahkan ke Poliklinik.
2. Pasien atau keluarga pasien harus mendaftar pada petugas pendaftaran pasien. Apabila
pasien datang ke IGD dan tidak ada keluarga maka petugas pendaftaran harus ke IGD
3. Petugas pendaftaran memastikan pasien tersebut apakah pasien tersebut dari perusahaan
atau sebagai pasien umum.
4. Petugas pendaftaran mengidentifikasi pasien / keluarga atau pengantar pasien untuk
pengisian identitas pasien ( dengan wawancara atau kartu pengenal pasien seperti, KTP,
SIM, dll )
5. Dengan bantuan komputer atau KIUP, petugas memastikan bahwa pasien tersebut benar
– benar belum pernah dirawat.
6. Bila ternyata pasien tersebut pernah dirawat, maka posedurnya sebagai pasien lama,
namun apabila pasien belum pernah berobat maka kepadanya diberikan nomor rekam
medik baru.
7. Pasien perusahaan yang ada kerjasama dengan RSU Bina Kasih ;
- Yang tidak membawa garansi letter petugas pendaftaran membuat ”Surat Keterangan
Berobat” yang didalamnya tertulis : Nama pasien, Umur/ Tanggal Lahir, jenis kelamin,
Perusahaan, Nip, Golongan, Bagian, Alamat, No. Telepon/ HP untuk ditindaklanjuti
oleh marketing didalam pengurusan surat jaminan.
- Yang membawa garansi letter dikategorikan sebagai pasien perusahaan
- Pasien yang tidak membawa surat jaminan dan tidak ada kerjasama dengan RSU Bina
Kasih maka diberlakukan sebagai pasien UMUM.
8. Petugas pendaftaran menjelaskan tarif kamar ke pasien atau keluarga pasien atau
pengantar pasien.
9. Petugas mengisi kartu berobat dan bukti kunjungan pasien dengan lengkap dan
mencantumkan nomor rekam medik. Setelah pengisian identitas pasien pada berkas
rekam medik rawat inap selesai, petugas pendaftaran membawa berkas tesebut dan
menyerahkan ke dokter jaga.
10. Petugas pendaftaran menghubungi ruangan untuk mempersiapkan ruangan pasien baru.
11. Semua data – data pasien di back up dalam komputer

F. Pendaftaran Pasien Radiologi dan laboratorium

1. Pasien rawat jalan harus mendaftar di registrasi terlebih dahulu agar petugas registrasi
menginput status pasien di komputer dan mengirimnya ke radiologi
2. Setelah pasien didaftar pasien dibawa perawat atau petugas Pendaftaran ke radiologi
untuk difoto dengan membawa nomor rekam medis dan bukti kwitansi pembayaran (
BKP ).

6/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 3. Bila pasien datang dengan membawa permintaan foto dari dokter praktek luar maka
pasien atau keluarga pasien bisa mendaftar sendiri atau petugas radiologi yang
mendaftarkannya dengan menelefon bagian registrasi untuk mengantar nomor rekam
medis dan BKP ke radiologi.
4. Petugas radiologi akan memasukkan data permintaan foto ke buku register pasien dan ke
komputer beserta jumlah biaya sesuai dengan permintaan foto dan status pasien

G. MEMBACKUP DATA KE PROGRAM TERAMEDIK

 Pasien Lama Rawat Jalan (berulang)
1. Hidupkan komputer
2. Buka Icon Mozilla Firefox
3. Klik teramedik → pendaftaran
4. Klik pendaftaran pasien lama
5. Masukkan tanggal lahir pasien lalu enter
6. Cari nama yang sesuai dengan nama pasien yang mendaftar
7. klik OK
8. Klik Poli tujuan
9. Pilih nama dokter yang dituju
10. Klik pilihan pasien di rujuk :
- Dalam RS
- Luar RS
- Inisiatif sendiri
11. Klik simpan
12. Klik OK
13. Antar BKP ke poli tujuan

 Pasien Baru Rawat Jalan

1. Hidupkan komputer
2. Buka Icon Mozilla Firefox
3. Klik teramedik → pendaftaran
4. Klik pendaftaran pilih pendaftaran pasien baru
Isi data pasien/ keterangan tentang pasien yang berisi : Nama, Tgl lahir, Jenis kelamin,
Status, Suku, Kewarganegaraan, Agama, Alamat, Kecamatan, No telepon, Penjamin (
sesuai dengan penjamin masing-masing ) dan klik OK
5. Pilih poli tujuan
6. Klik simpan
7. Antar BKP kepoli tujuan

 Pasien Masuk Opname

1. Hidupkan komputer
2. Buka Icon Mozilla Firefox
3. Klik teramedik → pendaftaran
4. Klik pendaftaran pilih pendaftaran pasien baru

7/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 5. Isi data pasien/ keterangan tentang pasien yang berisi : Nama, Tgl lahir, Jenis kelamin,
Status, Suku, Kewarganegaraan, Agama, Alamat, Kecamatan, No telepon, Penjamin (
sesuai dengan penjamin masing-masing ) dan klik OK
6. Klik pilihan layanan
7. Misalnya dari IGD masuk ke nama dokter IGD
8. Kalau ada perujuk masukan
9. Klik rawat inap
10. Dipilih sesuai kamar pasien
11. Kamar tujuan ( ke kamar inap )
12. Klik Simpan

H. Pemberian nomor rekam medik pasien

1. Setiap pasien baru diberikan nomor rekam berdasarkan nomor urut masuk pasien di RSU
Bina Kasih . Setiap pasien wajib memiliki satu nomor rekam medik yang dipergunakan
selama hidupnya untuk keperluan pelayanan baik rawat jalan, rawat inap, dan gawat
darurat di RSU Bina Kasih .
2. Nomor rekam medis terdiri dari 6 (enam) digit yang terbagi dalam 3 (tiga) kelompok
masing – masing kelompok mengandung 2 (dua) digit angka / numerik.
Contoh : 01 - 02 - 03
III II I
Kelompok angka paling kiri (III) disebut angka ketiga (tertiary digits), kelompok angka
tengah (II) disebut angka kedua (secondary digits), dan kelompok angka paling kanan (I)
disebut angka utama (primary digits). Bila penerapan 6 (enam) digits angka numeric tidak
mencukupi maka di depannya dapat ditambah satu huruf alpabet.
3. Pemberian nomor rekam medik di urut mulai dari nomor ;
00-00-01 01-00-00 99-99-95
00-00-02 01-00-01 99-99-96
00-00-03 01-00-02 99-99-97
00-00-04 01-00-03 99-99-98
00-00-05 01-00-04 99-99-99
……..dst ……dst
4. Nomor rekam medik ditulis pada sampul berkas rekam medik, formulir lembaran isi
rekam medik dan KIUP

I. Kartu Indeks Utama Pasien

1. Setiap pasien yang pertama kali berkunjung untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di
Rumah Sakit Umum Bina Kasih wajib memiliki KIUP yang disimpan di tempat
pendaftaran pasien.
2. Pengisian dan penerbitan KIUP dilakukan oleh petugas tempat pendaftaran pasien.
Sistem KIUP dilaksanakan secara komputerisasi. KIUP berisikan data pasien sebagai
berikut :
- Nama pasien
- Jenis Kelamin
- Tempat dan tanggal lahir atau umur.

8/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 - Nomor rekam medis
- Alamat pasien
- Agama
- Pekerjaan
- Penanggung jawab pembayaran
- Tanggal kunjungan pertama
3. Data pasien pada KIUP tersusun berdasarkan alphabetis dari huruf awal nama pasien
seperti susunan kamus atau buku telepon.
4. Lama penyimpanan dan pemusnahan kartu tidak ditentukan kecuali ada kebijakan baru
dari pimpinan RSU Bina Kasih
5. Pengecekan atau evaluasi KIUP diadakan setiap 3 ( tiga ) bulan sekali untuk memperbaiki
atau menghindarkan kehilangan KIUP dan untuk menghindarkan penggunaan nomor
rekam medis yang double

BAB IV
DOKUMENTASI

9/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc
 1. Status rekam medis pasien dan kartu pengeluaran
2. Kartu berobat
3. Kartu bukti kunjungan pasien
4. KIUP
5. Laporan kunjungan pasien

10/10
File 1/conversion/tmp/activity_task_scratch/631878659.doc