PEMERINTAH KABUPATE BIREUEN

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMS KUTA BLANG
Jln. Banda Aceh – Medan Km.234 Desa Meuse Kec. Kuta Blang
Telp.0644-442099 Kode Pos:24356

KERANGKA ACUAN

PELAYANAN PENDAFTARAN KARTU DI PUSKESMAS

I. PENDAHULUAN

Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekaman medis

atau disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah

sakit, dalam proses pendaftaran inilah pasien mendapat kesan yang baik ataupun tidak

baik dari suatu pelayanan dari rumah sakit. Oleh karena it, pada sistem pendaftaran ini

petugas harus bersikap ramah, ramah, sopan, tertib dan bertanggung jawab agar pasien

merasa diperhatikan dan dilayani dengan baik.

II. LATAR BELAKANG

Dalam sistem pendaftaran, biasanya pasien diterima sebagai pasien rawat jalan,

rawat inap dan rawat UGD. Pasien dikatakan menjalani pengobatan rawat jalan apabila

kondisi pasien tidak begitu buruk dan keadaannya masih normal – normal saja. Pasien

dikatakan menjalani pengobatan rawat inap bila kondisi pasien memerlukan perawatan

yang intensif. Sedangkan pasien yang menjalani perawatan UGD apabila kondisi pasien

sudah benar – benar buruk, atau dalam keadaan parah dan tidak sadarkan diri. Untuk

pasien UGD biasanya pasien rujukan dari Puskesmas atau Rumah Sakit yang lain.

Penekanan pelayanan Rawat jalan adalah pada pengelolaan Poliklinik. Pada modul ini

jumlah Poliklinik yang dapat ditangani fleksibel sesuai dengan kebutuhan Rumah Sakit.

Pelayanan Rawat Jalan meliputi pendaftaran pasien, transaksi tindakan pasien, kasir

penerimaan pembayaran serta transaksi pemakaian obat/alat kesehatan. Penekanan rawat

inap merupakan pengelolaan data pasien inap, yang berfungsi untuk manajemen dan

pengelolaan data pelayanan pasien di instalasi rawat inap. Pengelolaan tersebut meliputi

pendaftaran
 Penekanan Rawat Inap merupakan pengelolaan data pasien inap, yang berfungsi

untuk manajemen dan pengolahan data pasien di instilasi rawat inap. Pengelolaan tersebut

meliputi pendaftaran pasien, transaksi tindakan pasien, transaksi kamar/mutalasi kamar

perawatan, pemakaian fasilitas RS serta pemakaian obat/alat kesehatan. Setiap tindakan

dan fasilitas yang diberikan kepada pasien sejak masuk (masuk UGD/Rawat jalan) hingga

keluar Rumah Sakit dicatat dari unit-unit yang dipergunakan oleh pasien, sehingga apabila

pasien akan meninggalkan Rumah Sakit, maka tagihannya sudah meliputi tagihan dari unit-

unit tersebut.

Sistem pendaftaran pasien ini dapat dibedakan menjadi pendaftaran pasien baru

dan pasien lama. Sistem penomoran menurut DEPKES, 1997 penomoran rekam medis

pasien di instalasi pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor, yaitu nomor pasien

masuk ( admission number). Ada 3 macam sistem pemberian nomor pasien masuk yang

umumnyta dipakai yaitu ;

a. Pemberian nomor secara seri ( serial numbering system) dengan sistem ini setiap

pasien mendapatkan nomor baru setiap kunjungan rumah sakit. Jika pasien telah

berkunjung 3x, maka pasien akan mendapatkan 32 nomor. Sedangkan rekam medisnya

disimpan di berbagai tempat sesuai nomor yang diperolehnya.

b. Pemberian nomor secara unit (unit numbering system) sistem ini memberikan 1 unit

rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap. Saat pasien

berkunjung pertama kali ke rumah sakit akan diberi 1 nomor yang akan dipakai

selamanya untuk kunjungan seterusnya, sehingga rekam medis pasien tersebut

tersimpan dalam berkas di bawah 1 nomor.

c. Pemberian nomor secara seri unit ( serial unit numbering system) sistem nomor ini

merupakan gabungan antara sistem seri dan unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah

sakit, diberikan 1 nomor baru, tetapi rekam medisnya yang dahulu digabungkan dan

disimpan di dalam nomor yang paling baru. Apabila 1 rakam medis lama diambil dan

dipindahkan tempatnya ke nomor baru, di tempat yang lama harus diberi petunjuk

( outguide) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan.

III. TUJUAN

Sebagai pedoman kerja bagi petugas pendaftaran untuk memberikan pelayanan

pendaftaran kepada semua pasien yang berkunjung ke Puskesmas.

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

a. Tugas pokok pendaftaran

1. Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi )

2. Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder/ dokumen rekam medis

bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan yang datang pada

kunjungan berikutnya ( pasien lama).

3. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poli klinik yang sesuai

keluhannya

4. Memberi infor,masi tentang pelayanan- pelayanan di rumah sakit atau puskesmas

yang bersangkutan

b. Pokok Kegiatan Pendaftaran

1. Menanyakan pasien yang datang, apakah sudah pernah berobar atau belum .

apabila belum berarti pasien baru danm bila sudah berarti pasien lama

2. Pelayanan kepada pasien baru, meliputi :

 Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam

medis, KIB, dan KIUP

 Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa kembali bila

datang berobat berikutnya

 Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik)

 Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien pada poliklinik

yang sesuai

 Menanyakan anggota apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa :

 Surat rujukan ditempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan

 Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosis nya

guna mengarahkan pasien menuju ke poloklinik yang sesuai

 Mempersilahkan pasien menungu diruang tunggu poliklinik yang sesuai

 Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang sesuai,

3. Menyiapkan formulir, catatan serta bernomor rekam medis yang diperlukan dalam

pelayanan, yaitu:

 KIUP ( kartu indeks pertama pasien )

 KIB/KTPP ( kartu identitas berobat/ kartu tanda pengenal pasien)

 Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor

rekam medis
  Kartu petunjuk (tracer)

 Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit pelayanan

 Karcis pendaftaran pasien

4. Pelayanan kepada pasien lama meliputi

 Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak

 Bila membawa KIB, petugas mencatat nama dan nomor rekam medis pasien

pada kartu petunjuk untuk dipinjamkan dokumen rekam medis lama ke bagian

pengisian.

 Bila tidak membawa KIB, maka tanyakan nama dan alamatnya untuk dicari

nomor rekam medis pada KIUP

 Mencatat nama dan nomor rekam medis dari KIUP kedalam kartu petunjuk

untuk meminjam dokumen rekam medis lama ke bagian pengisian

5. Setelah akhir pelayanan, kegiatan yang dilakukan adalah :

 Mencatat indentitas pasien pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan

 Membuat laporan harian tentang :

 Penggunaan nomor rekam medis, untuk menghindari terjadi duplikasi nomor

rekam medis

 Pengguanan formulir rekam medis untuk mengendalikan penggunaan setiap

formulir rekam medis

 Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan pasien lama, untuk

keperluan membuat laporan internal puskesmas

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Pasien daaing diterima diloket pendaftaran

2. Pasienbaru : mengumpulkan KTP dan kartujaminan ASKES/JKM/JKA (jika ada)

3. Pasien lama : mengumpulkan kartu pengenal pasien dan kartu jaminan

ASKES/JKM/JKA (jika ada)

4. Petugas mencari kanrekam medis untuk pasien lama dan membuatkan rekam medis

baru untuk pasien baru sesuai dengan instruksi kerja membuat rekam medis pasien.

5. Petugas mendaftarkan pasien dibuku register

6. Petugas melakukan distribusi rekam medis , resep pasien serta kartu rekam medis

pasien
 7. Petugas menunjukkan ruangan /unit yang dituju oleh pasien

8. Setelah selesai pelayanan petugas unit mengembalikan rekam medis pasien ke unit

pendaftaran

9. Petugas pendaftaran mengembaikan rekam medis tersebut kedalam rak sesuai nomor

rekam medis.

VI. SASARAN

Pasien diwilayah kerja Puskesmas

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Jadwal pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap hari kerja sesuai dengan jam

pelayanan.

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

Evaluasi dan pelaporan dilakukan setiap 1 tahun, apakah pelaksanaan laporn

jumlah kunjungan sesuai dengan jadwal.

IX. PENCATATAN,PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Pencatatan : Hasil Indentifikasi dicatat dalam buku rekapan dan register

2. Pelaporan :Dilakukan oleh penanggung Jawab Kartu 1 Tahun sekali kepad Kepala Uptd

Puskesmas.

3. Evaluasi : Laporan Jumlah Kunjungan dilakukan 1 Tahun Sekali oleh Kepala

Puskesmas

Mengetahui Bireuen, 2016

UPTD Kepala Puskesmas Kuta Blang Koordinator Pokja UKP

dr.Hj.Darmawanti dr.Nelli Srihartati

Nip: 19771105 200604 2 010 Nip:19820726 201406 2 003
 PELAYANAN PENDAFTARAN KARTU

  No. Kode : Ditetapkan Oleh

    Kepala Puskesmas
  Terbitan : Kuta Blang
       
No.
 
 
SPO Revisi
 
:
 
 
 
Tgl.
Mulai
  Berlaku :  
Puskesmas     dr. Darmawanti
Kuta Blang Halaman : NIP: 19771105 200604 2 010

Pengertian Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data social /mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan dan mencatat hasil dari
pelayanan.
Tujuan Sebagai pedoman kerja bagi petugas pendaftaran untuk memberikan pelayanan
pendaftaran kepada semua pasien yang berkunjung ke Puskesmas

Kebijakan SK. Kepala UPTD Puskesmas Kutablang Tentang Pelayanan Pendaftaran Kartu
No /Kapus/ /2016
Referensi http://otodidakers-tutor.blogspot.com/2013/05/cara-membuat-link-di-blog.html

1. Pasien datang diterima di loket pendaftaran

2. Pasien baru : mengumpulkan KTP dan kartu jaminan ASKES/JKM/JKA (jika
ada)
3. Pasien lama : mengumpulkan kartu pengenal pasien dan kartu jaminan
ASKES/JKM/JKA (jika ada)
4. Petugas mencarikan rekam medis untuk pasien lama dan membuatkan rekam
medis baru untuk pasien baru sesuai dengan instruksi kerja membuat rekam
medis pasien.
Prosedur
5. Petugas mendaftarkan pasien dibuku register
6. Petugas melakukan distribusi rekam medis , resep pasien serta kartu rekam
medis pasien
7. Petugas menunjukkan ruangan /unit yang dituju oleh pasien
8. Setelah selesai pelayanan petugas unit mengembalikan rekam medis pasien
ke unit pendaftaran
9. Petugas pendaftaran mengembalikan rekam medis tersebut kedalam rak
sesuai nomor rekam medis
Petugas pelayanan kartu
Distribusi
Dokumen  Kartu tanda pengenal pasien
terkait  Kartu tanda pengunjung pasien
 Kartu jaminan kesehatan
 Lembar status pasien
 Lembar resep
 ALUR PELAYANAN KARTU

  No. Kode : Ditetapkan Oleh

    Kepala Puskesmas
  Terbitan : Kuta Blang
       
 
 
SPO No. Revisi
 
:
 
 
 
Tgl. Mulai
  Berlaku :  
Puskesmas     dr. Darmawanti
Kuta Blang Halaman : NIP: 19771105 200604 2 010

BAGAN ALUR PELAYANAN KARTU

Menerima
Mulai Pasien

Meminta kartu
Meminta pengenal pasien Kartu tanda
KTP dan Ya Baru Tidak pengenal
dan kartu jaminan
kartu
pasien
jaminan
pasien
Menuliskan identitas pasien, unit
yang dituju serta status pasien
Membuat
(umur, askes, jamkesmas) kedalam Mencari dan
kan rekam
resep pasien mengambil
medis
rekam medis

Menanyakan unit yang dituju

Mendata pasien kedalam buku Buku

register pasien register

Memasukkan data pasien

Mendistribusikan rekam medis,

resep, kartu jaminan (dalam 1
stoqmap plastic ke unit yang dituju

Petugas unit mengembalikan

rekam medis pasien
 Petugas pendaftran dan rekam
medi melakukan pengecekan

Cocok Mengecek ke
Tidak
unit yang terkait

Ya

Mengembalikan status ke rak

penyimpanan status sesuai nomor SELESAI
rekam medis penyimpanan